I. OBJECTIF A. L`objectif fondamental d`Advocate Health Care (AHC

Titre : Politique de facturation et de recouvrement des factures
☒ Politique ☒ Procédure ☐ Directive ☐ Autre :
☒ Système
Champ d'application :
Advocate Health Care
I.
☐ Site :
Service :
OBJECTIF
A. L'objectif fondamental d'Advocate Health Care (AHC) consiste à fournir des soins et
des services de santé de qualité qui répondent, de manière efficace et efficiente, aux
besoins des particuliers et des familles vivant dans les communautés desservies par
AHC. Aux fins de la présente politique, AHC se rapporte aux hôpitaux à but non
lucratif suivants : BroMenn Medical Center, Christ Medical Center, Condell Medical
Center, Eureka Hospital, Good Samaritan Hospital, Good Shepherd Hospital, Illinois
Masonic Medical Center, Lutheran General Hospital, Sherman Hospital, South
Suburban Hospital et Trinity Hospital.
II.
POLITIQUE
A. La politique décrit les mesures qu'AHC peut prendre pour recouvrer des dépenses
liées à des services fournis en hôpital aux patients d'AHC. Ce document décrit
également la démarche et les échéances associées à ces activités, les mesures
qu'AHC peut prendre en cas de défaut de paiement et les efforts raisonnables
qu'AHC doit déployer si un patient a droit à l'aide financière.
B. Cette politique définit la façon dont AHC communique aux patients les montants dûs
pour les services fournis par AHC.
C. Elle définit aussi les circonstances selon lesquelles AHC peut annuler les comptes
d'un patient et les inscrire comme créance irrécouvrable, ainsi que la démarche à
suivre afin de contrôler et surveiller les passations des comptes client en pertes et
profits.
D. AHC n'aura recours à aucune mesure extraordinaire de recouvrement des factures
(ECA), comme indiqué à la section 501(r) de l'Internal Revenue Code.
E. Les politiques et les procédures indiquées aux présentes ont pour but de se
conformer aux réglementations de l'État de l'Illinois et à la section 501(r) de
l'Internal Revenue Code et aux directives s'y afférant.
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F. L'organisation du cycle de partage des revenus (Shared Revenue Cycle Organization)
d’Advocate décide au final si AHC a déployé des efforts raisonnables permettant de
déterminer l'éligibilité à la FAP.
III.
DÉFINITIONS/ABRÉVIATIONS
A. Demande : on entend par ce terme une demande d'aide financière à remplir par un
patient.
B. Période de demande : au cours de la période de demande, AHC acceptera et
étudiera une demande d'aide financière. Cette période commence à la date où les
soins sont dispensés à la personne et prend fin 240 jours après la date du premier
relevé de facturation pour ces soins.
C. Passation d'une créance irrécouvrable par pertes et profits : un ajustement au
compte d'un patient pour tenir compte des montants jugés irrécouvrables, le patient
toutefois a les moyens de payer le solde impayé. Cette décision se fonde sur
l'utilisation de critères établis de recouvrement des factures et est prise uniquement
après qu'un compte ait été facturé et que des efforts appropriés de recouvrement
des fonds aient été déployés.
D. Ajustement contractuel : un ajustement au compte d'un patient pour tenir compte des
écarts existant entre les frais totaux du patient aux taux fixés et le remboursement
effectivement attendu de tiers payants, conformément aux réglementations ou
d'accords contractuels.
E. Mesures extraordinaires de recouvrement des factures (ECA) : il s'agit de mesures de
recouvrement des fonds nécessitant des procédures légales ou judiciaires et
pouvant aussi impliquer d'autres activités telles que la vente de la créance à un tiers
ou le signalement d'informations négatives à des agences ou bureaux de crédit. AHC
n'a recours à aucune ECA et ne permet pas à ses agents de recouvrement des fonds
d'entreprendre de telles mesures.
F. Aide financière : on entend par aide financière, l'assistance offerte par AHC aux
patients répondant à certains critères financiers et autres, comme défini dans la
Politique d'aide financière d'Advocate (FAP), afin de les aider à obtenir les
ressources financières leur permettant de s'acquitter des frais de soins de santé
nécessaires du point de vue médical ou urgents fournis par AHC dans un
environnement hospitalier. Les patients éligibles peuvent comprendre des patients
non assurés, à faible revenu et ceux partiellement couverts par une assurancemaladie mais dans l'impossibilité de payer tout ou partie du solde de leurs factures
médicales. L'aide financière ne comprend pas les ajustements contractuels conclus
avec les compagnies d'assurance et autres prestataires d'assurance-maladie.
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G. Résumé en termes simples (PLS) : Un résumé en termes simples de la FAP d'AHC
comprend les éléments suivants : 1) une brève description des conditions d'éligibilité
et de l'aide proposée ; 2) une liste de sites Internet et des endroits où les formulaires
de demande d'aide financière peuvent être obtenus ; 3) des explications sur la façon
d'obtenir gratuitement une copie papier de la Politique d'aide financière ; 4) les
numéros à contacter si vous avez besoin d'assistance pour remplir la demande
d'aide financière ; 5) la disponibilité des versions en langue étrangère de la FAP et
des documents y afférant et 6) une déclaration attestant que les patients ayant droit
à une aide financière ne seront pas facturés un montant supérieur aux montants
généralement facturés pour les soins en urgence ou nécessaires du point de vue
médical.
H. Efforts raisonnables : AHC déploiera des efforts raisonnables afin d'aviser le patient
au sujet de la FAP d'AHC en lui communiquant le Résumé en termes simples de la
FAP avant sa sortie de l'hôpital. Par ailleurs, AHC entreprendra les étapes suivantes
afin d'informer les patients au sujet de la FAP de l'AHC.
1. Demandes incomplètes : si le patient et/ou la famille dépose une demande
incomplète, l'hôpital lui transmettra un avis écrit expliquant que des
informations ou une documentation supplémentaires sont requises.
2. Demandes complètes : Si le patient et/ou un membre de la famille dépose une
demande d'aide financière dûment remplie, AHC lui transmettra, en temps
voulu, un avis écrit expliquant la décision quant à son droit à une aide
financière et l'informera par écrit de la décision (y compris, le cas échéant,
l'aide à laquelle le patient a droit) et de la raison d'une telle décision. Cet avis
comprendra aussi le montant en pourcentage de l'aide financière (pour les
demandes approuvées) ou bien la ou les raisons d'un refus, ainsi que le
paiement attendu de la part du patient et/ou de la famille, le cas échéant. Le
patient et/ou la famille continuera de recevoir des relevés au cours de
l'évaluation de la demande dûment remplie.
3. Relevés envoyés au patient : AHC enverra des relevés décrivant le compte du
patient et le montant dû. Ces relevés comprendront un avis demandant au
patient d'informer AHC de toute couverture d'assurance-maladie éventuelle et
une mention de la politique d'aide financière d'AHC, un numéro de téléphone
à composer pour demander une aide financière et l'adresse du site Internet où
obtenir les documents relatifs à la politique d'aide financière.
4. Site Internet d'AHC : les sites Internet d'AHC afficheront, dans un endroit bien
visible, un avis indiquant qu'une aide financière est disponible et une
explication des étapes à suivre pour déposer une telle demande. AHC affichera
sa politique d'aide financière ainsi qu'une liste indiquant quels sont les
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prestataires couverts ou non par la FAP, un résumé en termes simples, une
demande d'aide financière et la politique de facturation et de recouvrement
des factures sur le site Internet d'AHC :
www.advocatehealth.com/financialassistance. AHC mettra gratuitement à la
disposition des patients des copies papier de ces documents, sur demande, au
service des urgences et dans les bureaux d'accueil.
IV.
PROCÉDURE
A. Communications avec le patient : Aussi rapidement que possible au cours du cycle
de facturation, les patients recevront des communications écrites ou orales
concernant le solde à régler, ainsi que les attentes d'AHC eu égard au paiement.
Toutes les communications avec le patient comprendront un avis expliquant
l'existence de la politique d'aide financière, un numéro de téléphone à appeler pour
demander des informations supplémentaires et l'adresse du site Internet où obtenir
des exemplaires de la FAP et autres documents y afférant. AHC will offrira un
exemplaire du Résumé en termes clairs de la FAP à tous les patients avant leur sortie
de l'hôpital Plain Language Summary of the FAP to all patients prior to discharge from
the hospital. Les patients non assurés auront droit à un délai de 60 jours et
recevront trois avis rédigés en termes simples décrivant la FAP avant de recevoir un
relevé indiquant le solde dû.
B. Aide financière : Au sein des hôpitaux d'AHC, il est d'usage d'aider les patients à se
faire rembourser par les organismes et programmes tiers disponibles. Des services
de conseil financier seront offerts pour aider les patients à trouver des programmes
d'assurance-maladie fédéraux ou offerts par l'État de l'Illinois auxquels ils peuvent
avoir droit, ainsi que pour déterminer leur éligibilité à la FAP. Les démarches de
recouvrement des factures seront suspendues en attendant le résultat de ces
recherches, le patient toutefois continuera à recevoir des relevés de compte. En ce
qui concerne l'aide financière accordée par AHC, les critères utilisés pour calculer le
montant de la remise, les mesures qu'entreprendra AHC pour promouvoir largement
la FAP au sein de la communauté desservie par l'AHC, le processus utilisé par AHC
pour déterminer l'éligibilité à l'aide financière et la démarche à suivre pour déposer
une demande sont décrits en détails dans le document intitulé Politique du
système, Politique d'aide financière d'AHC.
C. Plans de paiement : AHC propose aux patients anticipant des difficultés financières
des prolongations des délais de paiement, sans intérêt.
D. Recouvrement des fonds en cas de défaut de paiement : En cas de défaut de
paiement, diverses méthodes de recouvrement seront utilisées selon le solde du
compte, la responsabilité de remboursement d'un tiers payant, l'éligibilité du patient
vis-à-vis d'un financement ou d'une aide financière du gouvernement, la
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coopération du patient, les antécédents de paiement ou de créances irrécouvrables
et/ou la l'impossibilité de trouver le patient. Les activités de recouvrement des fonds
peuvent prendre la forme d'une procédure d'appel en cas de refus de paiement d'un
tiers payant ; de communications de suivi auprès du tiers payant ; de relevés, lettres
et appels téléphoniques à l'intention du patient afin de lui proposer une aide
financière et/ou lui demander de régler ses frais et un dernier avis envoyé au patient
ou garant lui indiquant que le compte est en souffrance et risque d'être confié à une
agence de recouvrement dans les 120 jours suivant la date du premier relevé avisant
le patient du solde à régler. AHC peut également engager des poursuites légales à
l'encontre d'un tiers responsable d'un règlement en souffrance d'un compte.
E. Créances irrécouvrables : Les créances irrécouvrables ne peuvent être passées en pertes
et profits qu'une fois la facture finale envoyée au(x) tiers payant(s) et au patient/garant,
les procédures établies de facturation et les communications de suivi respectées, les
efforts raisonnables déployés afin d'informer le patient sur la possibilité d'obtenir
une aide financière, les échéances de paiement arrivées à terme et le compte jugé
comme étant irrécouvrable. Les comptes identifiés comme étant irrécouvrables
seront soumis de façon régulière au directeur du service-clientèle de l'organisation
du cycle de partage des revenus (Shared Revenue Cycle Organization) et seront
approuvés, en temps opportun, pour une passation en pertes et profits afin
d'accélérer le signalement vers une agence de recouvrement des fonds.
F. Agence externe de recouvrement des fonds : Pour s'assurer que seuls les comptes
appropriés sont passés par pertes et profits et que tous les efforts liés à la
facturation et au recouvrement des fonds aient été déployés, y compris un
signalement approprié auprès d'une agence externe de recouvrement, l'équipe du
service à la clientèle passera en revue les passations d'une créance irrécouvrable par
pertes et profits, avant de les approuver. Utilisant les critères établis de collecte de
fonds et les limites approuvées d'autorisation de passations de créance
irrécouvrable par pertes et profits (voir Politique du système d'AHC no 90.003.24,
transactions d'ajustement des comptes client), le directeur du service à la clientèle
peut approuver la passation ou recommander une action appropriée au viceprésident du cycle de revenus. (Les comptes peuvent être transférés
automatiquement vers une agence externe de recouvrement des fonds par le
système de comptabilité des comptes client, en fonction des paramètres de payeur
établi, solde et activité de paiement. Avant ce signalement, une liste générée par le
système de ces comptes est produite et examinée par le responsable des services
financiers aux patients).
G. Mise en œuvre : Il incombe à l'organisation du cycle de partage des revenus (Shared
Revenue Cycle Organization) de mettre en œuvre cette politique et de mettre sur
pied des procédures opérationnelles pour chaque service.
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V.
RENVOI
A. Politique du système AHC : Traitement médical d'urgence dans les hôpitaux
Advocate
B. Politique du système AHC : Politique d'aide financière
C. Résumé en termes simples de l'aide financière
D. Demande d'aide financière
VI.
RÉFÉRENCES
VII.
DOCUMENTS/REGISTRES CONNEXES
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