1 Présentation Microsoft ACCESS

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Présentation Microsoft ACCESS
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STOCKAGE DES DONNEES
Toute entreprise ou organisme possède des données à gérer qui concernent des domaines très variés tels que
les clients, les fournisseurs, le personnel, les éléments de comptabilité, le parc de machines, etc …
Avant l’avènement du (quasi)tout-informatique leur stockage était confié principalement à des supports de
type « papier ».
Avec l’informatique ce sont les serveurs qui assurent cette fonction. Les données sont enregistrées sur les
disques durs.
Les disques durs sont destinés à recevoir des « fichiers » de type informatique.
HIER
AUJOURD’HUI
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STRUCTURE D’UN FICHIER « PAPIER »
Rubriques
Fiches
Nom de rubrique
Contenu de rubrique
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TRANSPOSITION D’UN FICHIER « PAPIER » EN FICHIER « INFORMATIQUE »
Nom de champ
Contenu de champ
Enregistrement 1
Enregistrement 2
Enregistrement 3
Champs
Rubrique ………………….. CHAMP
Nom de rubrique ………….. NOM DE CHAMP
Contenu de rubrique ………. CONTENU DE CHAMP
Fiche ………………………. ENREGISTREMENT
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NATURE DU CONTENU DES CHAMPS
Pour optimiser le stockage des données, la nature du contenu des champs doit être
prédéfini.
Natures de contenu de champ usuelles
Champ contenant du texte (caractères alphabétiques)
Texte
Champ composé de chiffres sur lesquels ne s’applique
aucun calcul
Texte
Champ composées de chiffres sur lesquels peuvent
s’appliquer des calculs
Numérique
Entier, Entier long,
Réel simple, Réel double
Champ contenant une date ou heure
Date/heure
Champ contenant une valeur binaire (vrai,/faux)
Oui/Non
Monétaire
Champ une valeur monétaire
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NATURE DU CONTENU DES CHAMPS
Autres natures de contenu de champ
Champ composées de tous types de caractères mais ne pouvant
faire l’objet d’une requête
Mémo
Champ contenant une URL (adresse site Web)
Lien hypertexte
Champ une données issue d’une autre application (ex. Image)
Objet O.L.E.
Champ une valeur numérique générée par Access
(s’utilise principalement pour les champs clé)
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NuméroAuto
STOCKAGE DES DONNEES
Les données sont enregistrées dans les fichiers informatiques ne sont pas
directement lisibles par un utilisateur, leur organisation étant complexe.
Les applications de gestion de bases de données permettent de lire ces fichiers en les
présentant sous forme de « tables »
Attention : cette présentation rappelle le référentiel de travail d’Excel. Il n’y a aucun
fonctionnement similaire !!!
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LES FORMULAIRES ACCESS
Les formulaires permettent de présenter les données d ’une table ou d ’une
requête sous-jacente. Ils améliorent le confort et la qualité de saisie.
Ils permettent aussi, via des contrôles, la présentation de données sélectives.
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ETATS et SOUS-ETATS ACCESS
Les états s ’utilisent pour imprimer des données sur du papier.
Les techniques de mise en œuvre sont identiques à celles des formulaires. Seul le support de sortie est
différent. Il faut donc tenir compte des spécificités d ’impression lors de la composition des pages
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LES REQUETES ACCESS -Exemple-
Table
Générateur SQL
Langage SQL
SELECT tblVEHICULES.IMMATRICULATION, tblVEHICULES.MARQUE,
tblVEHICULES.MODELE, tblVEHICULES.ANNEE, tblVEHICULES.KILOMETRAGE,
tblVEHICULES.CATEG_LOCATION
FROM tblVEHICULES
WHERE (((tblVEHICULES.MARQUE)="RENAULT") AND
((tblVEHICULES.KILOMETRAGE)>6000)) OR (((tblVEHICULES.MARQUE)="PEUGEOT"));
Table résultat
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LES REQUETES ACCESS
La plus utilisée. Permet d ’extraire des entités
selon les critères indiqués
Permet l ’analyse de données. Il est
préférable d ’exporter la table dans Excel
pour y effectuer le même traitement
Permet de créer une nouvelle table
selon les critères indiqués. Utile pour
l ’exportation de données
Permet de mettre à jour des des entités à
partir d ’expressions numériques
Comme son nom l ’indique, elle
permet de supprimer des entités
devenues obsolètes.
Permet d ’ajouter des entités à une table
à partir d ’une autre table possedant la
même structure
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LES REQUETES ACCESS -Exemple-
ET
OU
Tout ce qui commence par F
ET : tous les critères
doivent correspondre
OU : un seul des critères
doit correspondre
Tout ce qui possède 3
caractères et dont le
3ème est 6
Pour les
données
numériques Toutes les
De haut en bas : valeurs
* Inférieur
« SAUF »
* Supérieur
* Entre
* Différent
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Booléens :
* Vrai
* Faux
LES REQUETES ACCESS
La plus utilisée. Permet d ’extraire des entités
selon les critères indiqués
Permet l ’analyse de données. Il est
préférable d ’exporter la table dans Excel
pour y effectuer le même traitement
Permet de créer une nouvelle table
selon les critères indiqués. Utile pour
l ’exportation de données
Permet de mettre à jour des des entités à
partir d ’expressions numériques
Comme son nom l ’indique, elle
permet de supprimer des entités
devenues obsolètes.
Permet d ’ajouter des entités à une table
à partir d ’une autre table possedant la
même structure
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Tutoriel ACCESS
Ce tutoriel va vous apprendre à :
?Créer une TABLE
?SAISIR des enregistrement dans une table
?TRIER ces enregistrements
?FILTRER ces enregistrements
?Créer un FORMULAIRE
?Utiliser un formulaire pour la saisie de nouveaux
enregistrements dans la table
?Créer une REQUETE de type SELECTION
?Créer un ETAT
?Créer une REQUETE de type MISE A JOUR
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