Guide de démarrage rapide

Guide de démarrage rapide
Sommaire
• 1 Introduction
• 2 Installation à partir du package de téléchargement
♦ 2.1 Pré-requis
♦ 2.2 Attention
♦ 2.3 Téléchargement et installation des packages
♦ 2.4 Activation de la configuration par défaut
♦ 2.5 Création de la base de données et des valeurs par défaut
♦ 2.6 Création des Document Servers
♦ 2.7 Note
♦ 2.8 Pour émuler un scanner, ou traiter tout document électronique...
• 3 Tour d'horizon rapide
♦ 3.1 Les profils utilisateurs déclarés
♦ 3.2 Enregistrement d'un nouveau courrier
♦ 3.3 Validation du courrier
♦ 3.4 Acte de gestion et clôture du courrier
• 4 Et maintenant ?
Introduction
Maarch LetterBox est une application de gestion de courrier entièrement libre, basée sur un modèle économique communautaire.
Ce guide tout public vous permet d'installer et de tester très rapidement l'application après son téléchargement, sans disposer de réelles compétence en
informatique. La version cible de ce guide est la 2.8, livrée avec un jeu de données spécifique servant de base à ce document.
En mettant librement Maarch LetterBox à disposition de tous, nous permettons aux organisations d'envisager une diffusion élargie de l'information
contenue dans les documents, le tout dans un budget sans commune mesure avec les constantes du marché.
Maarch et son réseau de partenaires vivent uniquement des services d'intégration, de formation et de support sur les projets bâtis autour de l'outil. Il n'y
a pas de version "professionnelle" : tous les utilisateurs de Maarch sont à la même enseigne et peuvent télécharger le même logiciel. Par contre,
l'expertise sur le produit, le paramétrage poussé, les modules répondant à des besoins spécifiques sont uniquement proposés par le réseau de
partenaires.
Avant de recourir à une société tierce pour vous aider à installer Maarch au sein de votre organisation, assurez-vous qu'elle fait partie du réseau de
distributeurs/intégrateurs que nous animons.
Bonne installation !
Installation à partir du package de téléchargement
Pré-requis
La liste des pré-requis se trouve dans les détails ici.
Cependant, pour intaller très rapidement une version opérationnelle de Maarch LetterBox, nous vous conseillons de :
• Télécharger et installer XAMPP (dans une version inférieure à la 1.7.2*) sur une machine XP ou Windows, dans le répertoire C:\xampp.
• Vérifier l'application des paramètres suivants dans le PHP.ini (C:\xampp\php\php.ini)
♦ error_reporting = E_ALL & ~E_NOTICE
♦ display_errors = On
♦ short_open_tag = On
♦ magic_quotes_gpc = On
♦ session.bug_compat_42=0
♦ session.bug_compat_warn=0
Attention
Maarch Framework 3 nécessite un magic_quotes_gpc à off. Créez un fichier .htaccess si les deux applications sont installées sur le même poste.
(* L'application n'a pas encore été testée sur les versions supérieures à la 1.7.2)
Téléchargement et installation des packages
Récupérez sur Sourceforge ou Adullact les packages suivants :
• MaarchLetterBox-2.6 ou plus
Dezippez et installez :
• Maarch LetterBox dans C:\xampp\htdocs (ce qui doit vous donner c:\xampp\htdocs\letterbox)
Activation de la configuration par défaut
Dans le dossier c:\xampp\htdocs\letterbox\xml, renommez le fichier config.xml.default en config.xml
Création de la base de données et des valeurs par défaut
Allez dans phpmyadmin (normalement accessible via http://localhost/phpmyadmin), puis cliquez sur l'onglet "Importer".
• Créez une base nommée "letterbox"
• Dans cette base
♦ Importez le fichier C:\xampp\htdocs\letterbox\sql\structure.sql, pour créer toutes les tables nécessaires au fonctionnement de
Maarch LetterBox.
♦ Importez le fichier C:\xampp\htdocs\letterbox\sql\data_demo_fr.sql pour créer toutes les valeurs par défaut de notre jeu de test.
Création des Document Servers
Les document servers sont les espaces de stockage déclarés dans les solutions Maarch. Créez le répertoire suivant afin d'y héberger les documents de
LetterBox :
• C:\Maarch\Docserver\letterbox
Note
Vous pouvez modifier ce chemin en changeant la valeur mise par défaut dans docservers.PATH_TEMPLATE, en prenant soin de terminer par un "\" (ou
"/" sous unix).
Pour émuler un scanner, ou traiter tout document électronique...
Maarch LetterBox est prévu pour fonctionner de manière optimale avec un scanner de type "presse-bouton", comme le Fujitsu ScanSnap S510.
Lorsque ce type de scanner est connecté via le port USB, il suffit de placer un courrier multipage dans le chargeur, d'appuyer sur le bouton du scanner
en façade : le courrier est automatiquement numérisé, OCRisé, transformé en PDF, envoyé vers Maarch. Le résultat pour l'utilisateur est l'apparatition
d'une fenêtre d'indexation du courrier, où le document PDF apparait à droite de l'écran, et les index à gauche, comme illustré dans la copie écran
ci-contre. Pour ceux qui n'ont pas encore de dispositif de numérisation, une bonne façon d'illustrer le processus est d'installer l'imprimante virtuelle
Maarch, couplée avec le Maarch Capture Connector.
Sur n'importe quel document électronique (par exemple un courriel), il suffit de demander une impression pour que le document soit converti en PDF et
passe à l'indexation, exactement comme dans le processus de numérisation.
• Cliquer pour installer et configurer le Maarch Capture Connector et l'Imprimante virtuelle Maarch.
Tour d'horizon rapide
Et voilà ! Vous êtes maintenant prêt à utiliser Maarch LetterBox ! Suivez le guide d'utilisation rapide de ce chapitre, afin de valider votre installation et
faire un tour d'horizon rapide au travers des exemples concrets, sur la base du jeu de test accompagnant l'outil.
Les profils utilisateurs déclarés
Service
CAB - Cabinet du Maire
DGS - Direction Générale des Services
COU - Service du Courrier
DGA - Direction Générale Adjointe
PSO - Pôle Social
SGE - Secrétariat Général
PJS - Pôle Jeunesse et Sport
PCU - Pôle Culturel
PTE - Pôle Technique
PSF - Pôle Services Fonctionnels
Nom
Patricia Petit
Edith Erina
Robert Renaud
Sabrina Saporta
Bernard Blier
Brigitte Bina
Martin Manfred
Katy Kaar
Nancy Nataliu
Céline Cohen
Dina Dogem
Jules Joubert
Barbara Bain
Tino Toti
Bruno Boulle
Nour Nasser
Charlotte Charles
Noémie Nirva
Amanda Ackermann
Fonction
Maire
Secrétaire
Directeur
Assistant
Responsable
Agent
Directeur
Secrétaire
Responsable
Agent
Secrétaire général
Assistante
Responsable
Agent
Responsable
Agent
Responsable
Agent
Responsable
Login
ppetit
eerina
rrenaud
ssaporta
bblier
bbina
mmanfred
kkaar
nnataliu
ccohen
ddogem
jjoubert
bbain
ttoti
bboulle
nnasser
ccharles
nnirva
aackermann
DRH - Ressources Humaines
FIN - Service Financier
INF - Service Informatique
ELU - Elus
Tom Tibert
Tony Tong
Sylvie Solo
Susanne Starr
Jenny Jane
Chloé Cordy
Mounir Merad
Dominique Dur
Rita Rizzo
Agent
Responsable
Agent
Responsable
Agent
ResponsableAgent
Elu en charge de la Jeunesse et des sports
Elu en charge de la culture
ttibert
ttong
ssolo
sstarr
jjane
ccordy
mmerad
ddur
rrizzo
Le mot de passe est identique pour tous les utilisateurs : "maarch".
L'administrateur fonctionnel général est "demo", mot de passe = "demo".
Enregistrement d'un nouveau courrier
• Ouvrez l'application (dans votre navigateur, ouvrez la page http://localhost/letterbox)
• Connectez-vous avec l'utilisateur bblier. Il appartenant au service courrier. Il possède le droit d'enregistrement
• Dans le menu, sélectionnez "Enregistrer courrier"
• Maarch ouvre une nouvelle fenêtre de navigateur afin d'enregistrer le courrier. Saisissez les valeurs suivantes (ne sont mentionnées que les
valeurs à modifier) :
♦ Nouvelle affaire : oui (pour un premier courrier).
♦ Type de courrier : "Demande d'inscription". Ceci a pour effet de faire apparaitre le champ de parcours de fichiers. Vous pouvez
aussi enregistrer du contenu libre sur certains types de documents (ex: Appel téléphonique).
♦ Choisissez le fichier : Allez chercher un fichier PDF : celui-ci apparait à droite de l'écran. A ce stade, votre écran est dans la même
configuration que si vous aviez disposé d'un scanner de type ScanSnap, ou d'une imprimante virtuelle Maarch.
♦ Emetteur : Choisissez un emetteur ou sélectionnez-en un dans la liste.
♦ Service traitant : Sélectionnez le pôle Jeunesse et Sport. Barbara Bain apparait alors en destinataire principal, et Dominique Dur en
copie.
• Cliquez sur le bouton "En attente de validation". Ceci a pour effet de mettre le document dans la bannette de validation du Secrétariat
Général. Le courrier est bien enregistré, mais n'arrive pas immédiatement dans la bannette de Barbara Bain.
Si vous avez installé l'imprimante virtuelle Maarch, faites Contrôle-P sur un courriel, puis sélectionnez l'imprimante Maarch, et effectuez la même
opération d'enregistrement.
Validation du courrier
Le courrier est parti dans la bannette du Secrétariat Général pour validation. Cette étape consiste principalement à valider le routage envisagé par le
service courrier.
• Via le menu, sortez de l'application en cliquant sur "Deconnexion"
• Reconnectez vous avec l'utilisateur Dina Dogem, responsable du Secrétariat Général: Identifiant "ddogem" / mot de passe " maarch". Il est
possible que l'utilisateur ne se soit jamais connecté, Maarch LetterBox lui demande de saisir un mot de passe personnel avant de la rediriger
sur la page d'accueil.
Sur la page d'accueil, vous voyez apparaître à droite la liste des bannettes.
• Cliquez sur la bannette "Courriers à valider"
Le document à valider apparait dans la liste : cliquez sur la ligne.
Vous arrivez alors à l'écran de validation. Ajoutez un commentaire par exemple, changez les destinataires en copie, puis cliquez sur "Valider courrier"
en bas de page.
Le courrier disparait de la bannette : il n'y a plus rien à valider, déconnectez-vous.
Acte de gestion et clôture du courrier
Le courrier est parti dans la bannette de Barbara Bain, du pôle Jeunesse et Sport.
• Reconnectez vous avec l'utilisateur "bbain" (mot de passe: maarch), responsable du Pôle Jeunesse et Sport.
• Cliquez sur la bannette "mes courriers à traiter"
• Sélectionnez le courrier
• Générez une réponse au courrier à l'aide des modèles pré-enregistrés
• Cloturez le dossier
Et maintenant ?
Grâce à ce petit guide, vous avez installé et testé le coeur de Maarch LetterBox. Allez maintenant regarder du côté du paramétrage avancé :
• les groupes, leur périmètre documentaire et profil d'utilisation
• les bannettes de traitement
• la gestion des absences
• les modèles de document
• les fichiers de configuration
• ...
Si vous pensez que Maarch LetterBox peut aider votre organisation à mieux gérer son courrier, la bonne démarche consiste à faire appel aux services
de professionnels Maarch pour l'installation dans les normes sur n'importe quel système, le paramétrage avancé, la formation des administrateurs
fonctionnels et techniques, l'assistance à la mise en route, puis le support. Ces prestations sont vendues sous la forme d'un kit au forfait, à un tarif tout à
fait compétitif.
Allez sur http://www.maarch.com/fr/services/kit-de-demarrage-maarch-letterbox pour voir notre offre à ce sujet.