Mitel® Collaboration Advanced
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Mitel® Collaboration Advanced
GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE Mitel® Collaboration Advanced À propos de MCA • Onglet Mes conférences : Toutes vos conférences Mitel Audio and Web Conferencing (anciennement Audio et Web Conferencing) permet de planifier et de gérer les conférences au moyen d’une interface Web. Avec les conférences audio, vous pouvez : • Télécharger des documents afin de les présenter aux appelants au cours d’un appel de conférence. • Désactiver le son, retirer et ajouter des participants, et mettre certains participants en garde au cours de l’appel. Avec les conférences Web, vous pouvez : • Télécharger des documents, transférer des fichiers, enregistrer la conférence, discuter et diffuser des vidéos. • Partagez les applications de vitre bureau et utilisez des fonctions de tableau blanc. Zone publiée Cette vue de MCA permet à un utilisateur d'accéder aux conférences, documents et enregistrements placés ici. Il n'est pas nécessaire de se connecter ou de disposer d'un compte MCA pour accéder à ces onglets de la page d'accueil : • Conférences : lorsque vous créez une conférence, vous pouvez la publier et la rendre accessible à tous. • Documents : les documents associés à une conférence publiée sont partagés dans cette zone, d’où ils peuvent être affichés et téléchargés. • Enregistrements : les enregistrements associés à une conférence publiée sont partagés dans cette zone. Vous pouvez lire et afficher les enregistrements publiés figurant dans cet emplacement. Se joindre à une conférence Remarque : La première fois que vous vous joignez à une conférence Web, vous installez Mitel Collaboration Advanced Client sur votre ordinateur ou vous utilisez MCA Web Client (comme sous-ensemble des fonctions MCAC). Le client que vous utilisez dépend du navigateur par défaut installé sur votre ordinateur, de l'installation Active X ou Sun Java et des paramètres de sécurité. Suivez les instructions fournies pour installer le client MCAC ou accéder à la conférence via MCA Web Client. Pour vous joindre à une conférence : • Invitation par message électronique : envoyée aux participants par l’animateur/l’hôte. Les invitations incluent : o Numéro à composer et code d’accès : (s’affichent uniquement si la conférence inclut une portion audio) utilisez votre téléphone pour vous connecter à la conférence. Suivez les instructions de l’invitation audio pour vous joindre à la conférence. o URL : cliquez sur le lien figurant dans l’invitation électronique afin d’ouvrir la page Joindre. Suivez les instructions sur la page pour vous connecter à la conférence. • Onglet Accueil : en tant qu’animateur/hôte, vos conférences sans réservation et en cours s’affichent sur cette page. Toutes les conférences publiées sont également répertoriées. Dans la liste, cliquez sur Joindre. en cours (actives) sont répertoriées sur cette page. Cliquez sur Joindre (si disponible) pour vous connecter à la conférence. Conférence instantanée Vous pouvez rapidement créer une conférence unique non planifiée. Pour démarrer une conférence instantanée : 1. Sur l’onglet Accueil, définissez le type de conférence : audio et Web, audio uniquement ou Web uniquement. 2. Précisez les renseignements nécessaires pour le type de conférence, puis cliquez sur Démarrer conférence. Onglet Participants Sélectionnez Mes conférences – Participants. En tant qu’animateur, cette page permet de surveiller les participants au cours de la conférence. Remarque : L’onglet Participants s’affiche lorsque la conférence inclut une portion audio. Utilisez l’onglet Participants de la console pour la partie Web. La page indique le numéro de téléphone de chaque participant, ainsi que leur nom (le cas échéant). En tant qu’animateur de la conférence (ou délégué), vous pouvez accéder à ces options de conférence : • Activer/désactiver le son pour les participants • Placer les participants en attente • Supprimer des participants de la conférence (Drop participants from the conference) • Ajouter un participant à la conférence (Add a participant to the conference) • Afficher les propriétés des participants Planifier une conférence Vous pouvez planifier un type de conférence en fonction de vos besoins particuliers. Sur l’onglet Accueil, sélectionnez un type de conférence, puis précisez les informations pour la planification de votre conférence. Les types de conférence sont les suivants : • Conférence unique : a lieu une fois à la date et à l’heure définies ; elle ne peut pas durer plus de 24 heures. Le code d’accès est valide uniquement pour cette conférence. • Conférence récurrente : une heure de début est définie avec une durée maximale de 24 heures. La conférence est planifiée pour se dérouler aux jours fixés, à la même heure de début et pour la même durée. La conférence est planifiée pour les six prochains mois ; le même code d’accès sert pour chaque occurrence. • Conférence sans réservation : a une date de début et de fin. L’heure de début et la durée ne sont pas définies. Vous pouvez utiliser le code d’accès à tout moment, jusqu’à la date de fin planifiée. Cette option est disponible uniquement si votre administrateur l'a configurée pour vous. Numéro de référence 835.3270, Mitel Collaboration Advanced, Version 4,0, mars 2012 ® Mitel est une marque déposée de Mitel Networks Corporation. Toutes les autres marques citées dans ce document sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Tous droits réservés. © 2003 – 2012 Mitel Networks Corporation. Vous devez obtenir l’autorisation de Mitel avant de réimprimer/republier cette documentation ou de réutiliser un composant protégé par droit d’auteur de ce document dans d’autres documents. GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE Pour planifier une conférence : 1. Sur l’onglet Configurer une conférence, cliquez sur le lien ou le bouton du type de conférence à créer. 2. Renseignez le formulaire de conférence, puis cliquez sur OK. Pour modifier une conférence planifiée : 1. Dans la liste sur l’onglet Mes conférences, cliquez sur Modifier en regard de la conférence à modifier. 2. Mettez à jour les informations, puis cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. Outlook Form Template (OFT). (Facultatif) Une fois le modèle OFT enregistré et configuré sur votre ordinateur, vous pouvez planifier des conférences MCA à l’aide du calendrier Microsoft® Outlook®. Les numéros de téléphone, codes d’accès et liens Web sont générés de la même façon que lorsque vous vous connectez et planifiez une conférence via MCA. Reportez-vous à l’aide en ligne de MCA pour plus d'informations sur l'installation et la configuration d'OFT. Enregistrer une conférence En tant qu’animateur/hôte de la conférence, vous pouvez vous vous joindre à la conférence et l’enregistrer à l’aide de MCA. Conférence audio uniquement Pour enregistrer une conférence audio : 1. Connectez-vous à votre compte MCA, puis cliquez sur Mes conférences – Participants. Le lien Démarrer enregistrement figure au-dessus des onglets de conférence. Le lien Démarrer enregistrement n'est pas actif tant qu’aucun participant (à part vous-même) ne s’est joint à la conférence. 2. Cliquez sur Démarrer enregistrement ; le lien devient Arrêter enregistrement. Remarque : si la conférence inclut des portions audio et Web, enregistrez-la à l’aide de l’enregistreur de la console de l'hôte. Conférences audio et Web ou Web uniquement La fonction Enregistreur permet d’enregistrer une conférence Web (ou audio et Web), puis de la sauvegarder sur votre ordinateur ou sur le serveur MCA. Pour enregistrer une conférence Web : 1. Dans la console de l'hôte, cliquez sur Fenêtres – Enregistreur ; le panneau de configuration s’affiche dans le bas de la console de l'hôte. 2. Cliquez sur pour lancer l’enregistrement. Lecteur de collaboration Le lecteur de collaboration est une application qui contient des commandes identiques à celles de la console de l'hôte. Il s’installe en même temps que le client de collaboration. Vous pouvez réaliser un enregistrement à l’aide du lecteur de collaboration, puis le sauvegarder localement sur l’ordinateur ou sur le réseau. Vous pouvez ainsi créer un enregistrement afin de le publier ultérieurement ou de le diffuser au cours d’une conférence Web. Console de l'hôte Lorsque vous vous joignez en tant qu’hôte à une conférence Web, vous pouvez utiliser les fonctions de la console de l'hôte pour gérer la réunion. La console de l'hôte (par défaut) inclut les fonctions suivantes : • Barre de menus : s’affiche au haut de la console de l'hôte. Elle comprend les options suivantes : o Réunion : permet d'inviter des participants, de verrouiller la réunion, de démarrer un enregistement vidéo et d'effacer l'historique des discussions. Partager : permet de partager une application, votre bureau ou une partie de votre bureau. o Fenêtres : contrôlent les panneaux affichés au cours de la conférence, notamment Participants, Discussion vidéo et Enregistreur. Vous pouvez également ancrer et désancrer les panneaux. o Outils : permettent de transférer des fichiers, de partager des documents, d'effectuer des sondages et d'accéder à l'aide en ligne. • Onglet Participants : affiche la liste des participants à la conférence Web. Cochez la case en regard du nom d’un participant pour le sélectionner pour une interaction au cours de la conférence Web. Les icônes des fonctions de conférence s’affichent sur cet onglet. • Onglet Discussion : présente deux volets : l’un pour taper les messages texte servant à communiquer avec d’autres participants, l’autre avec l’historique de discussion. o Console client Lorsque vous vous joignez à une conférence Web en tant que participant, la console client s’ouvre. La console client est semblable à la console de l'hôte, si ce n’est qu’elle ne permet pas de gérer la conférence. Elle inclut : • Barre de menus : s’affiche en haut de la console de l'hôte. Elle comprend les options suivantes : o Réunion : permet de démarrer un enregistrement vidéo et d'effacer l'historique des discussions. o Partager : permet de partager une application, votre bureau ou une partie de votre bureau. o Fenêtres : contrôlent les panneaux affichés au cours de la conférence, notamment Participants, Discussion vidéo et Enregistreur. Vous pouvez également ancrer et désancrer les panneaux. o Outils : permettent de transférer des fichiers, de partager des documents, d'effectuer des sondages et d'accéder à l'aide en ligne. • Onglet Discussion : permet de discuter avec l’hôte ou avec d’autres participants à la conférence Web. Tapez vos commentaires dans le volet de texte, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier pour les envoyer. • Onglet Participants : affiche l’hôte et les participants de la conférence Web. Centre de réunion Le panneau Meeting Center de Mitel Collaboration Advanced Client fournit des informations sur la conférence à laquelle vous participez. Il dispose également d'un bouton de partage qui permet de partager une application, votre bureau ou une partie de votre bureau. Meeting Center possède un bouton de démarrage vidéo qui permet de visualiser une vidéo partagée. YOU CAN’T RECORD THROUGH THIS CAN YOU ? Désancrage et ancrage Les consoles de l'hôte et du client sont dotées de panneaux qui peuvent être ancrés ou désancrés. Vous pouvez ancrer ou désancrer les fenêtres de la console principale en cliquant sur le panneau et en l'amenant dans l'emplacement désiré. Vous pouvez restaurer les panneaux dans leur emplacement d'ancrage d'origine en utilisant Fenêtres - Ancrer les fenêtres.