Laserfiche Workflow 9_FR_130724

Automatiser
Laserfiche Workflow 9
TM
Laserfiche WorkflowTM est un outil flexible et facile à utiliser conçu pour l’automatisation et l’optimisation des
procédures d’affaires à l’échelle de l’entreprise. Composant entièrement intégré de Laserfiche RioTM et de Laserfiche
AvanteTM, Laserfiche Workflow vous permet de cartographier, de modéliser et de gérer vos procédures d’affaires afin
d’atteindre efficacement vos objectifs. Grâce à sa capacité d’intégration à une vaste gamme d’applications d’entreprise,
Laserfiche Workflow peut être utilisé pour exécuter des procédures répétables de façon uniforme dans l’ensemble de
l’organisation, optimisant ainsi l’efficacité des ressources, les coûts et la prestation de service.
Aperçu de Laserfiche Workflow
• Créez des flux de travaux grâce à un outil de conception graphique intuitif qui offre la cartographie des
processus de haut en bas, une trousse d’outils d’activités intégrées et un assistant de configuration.
• La nouvelle fonctionnalité de procédure d’affaires de Laserfiche Workflow vous permet de :
- lancer des flux de travaux sur un document à partir de Laserfiche Client ou de Laserfiche Web Access;
- établir des rapports sur les étapes personnalisées relatives au progrès de ce flux des travaux;
- informer et guider les utilisateurs quant à leurs responsabilités concernant les tâches de la procédure
d’affaires à terminer;
- améliorer la visibilité grâce aux détails de cas de Laserfiche Workflow qui fournissent de l’information –
incluant de nouveaux graphiques ainsi que de nouvelles statistiques et données – sur le moment particulier
où un flux de travail a été exécuté.
• Plus de 75 activités intégrées simplifient l’intégration de produits tiers, permettent une intégration simple et
améliorent le contrôle administratif.
• Conception de nouvelles actions avec l’éditeur de script intégré compatible à C# ou VB.NET.
• Dépannage, optimisation et rapports sur les procédures d’affaires avec l’interface de recherche et de rapport
incluse.
Simplifier les procédures complexes
Laserfiche Workflow vous permet de traduire même les
procédures les plus complexes en séries d’étapes
précises, chacune faisant intervenir les utilisateurs et les
activités que vous spécifiez. Vous pouvez lancer des flux
de travaux de plusieurs façons et configurer le système
afin de réaliser un certain nombre d’activités sur un
document dans le cadre de la procédure d’affaires, que ce
soit déplacer le document à un nouvel emplacement ou
changer son accès de sécurité, ou bien appliquer des
métadonnées à jour provenant d’une base de données de
tierce partie.
• Approfondir la gestion de procédures d’affaires
jusqu’à la saisie : notre approche novatrice de flux de
saisie vous permet de concevoir une stratégie de
saisie qui est plus efficace, qui exige moins de
surveillance et qui rend immédiatement disponible et
vérifiable l’information, peu importe où elle se trouve
dans le processus de saisie.
• Simplifier l’intégration en entreprise : supportez les
stratégies d’intégration à l’échelle de l’entreprise en
automatisant le processus de récupération et en
actualisant l’information des bases de données
tierces.
• Permettre une interaction facile avec les documents,
dossiers et formulaires Laserfiche : les fonctions
d’édition de Laserfiche, les fonctions d’acheminement
et la fonction Laserfiche Forms permettent aux
utilisateurs de remplir les champs, d’extraire du
contenu des formulaires Laserfiche, de modifier des
métadonnées, d’acheminer l’information et bien plus.
• Intégrer des formulaires PDF existants aux flux des
travaux : les fonctions liées aux formulaires PDF vous
permettent d’importer automatiquement des
formulaires PDF dans Laserfiche, d’extraire de
l’information des champs PDF et de les cartographier
dans les champs de Laserfiche, ajoutant une valeur
immédiate à la suite de produits.
• Partager facilement des données : la fonction de
reproduction des données copie automatiquement les
entrées de Laserfiche d’un répertoire à l’autre en
utilisant des porte-documents Laserfiche.
• Appliquer des signatures numériques : la fonction de
signature numérique vous permet d’appliquer des
signatures numériques fiables à un document, ainsi
que de supprimer et d'extraire de l’information à
partir de celles-ci.
Concevoir rapidement des procédures
standard répétables
Workflow Designer est une interface graphique
conviviale dans laquelle vous concevez un flux des
travaux et définissez les conditions devant être remplies
afin que le document puisse passer à l’étape suivante. La
disposition rationalisée de Workflow Designer vous aide
à travailler rapidement, alors que sa structure
descendante facilite l’identification de chaque étape du
flux de travail. Pour minimiser le temps consacré au
dépannage de problèmes liés à la conception, vous serez
averti automatiquement si un flux de travail n’est pas
configuré correctement. Lorsque vous êtes satisfait d’un
flux de travail, vous pouvez l’activer en un simple clic.
• Une interface simple, intuitive et personnalisable
vous permet de glisser-déplacer les activités dans un
flux de travail et de configurer la façon dont elles
devraient fonctionner.
• Lancez les flux des travaux selon un calendrier,
lorsque des événements précis ont lieu dans votre
répertoire Laserfiche en soumettant un formulaire
Laserfiche ou en cliquant manuellement un bouton
dans Laserfiche Workflow, Laserfiche Web Access ou
Laserfiche Client.
• Limitez les règles de départ à certains événements,
utilisateurs, répertoires, dossiers, etc.
• Acheminez les documents selon des conditions que
vous définissez ou selon différentes actions à
entreprendre avant ou après un certain délai.
• Effectuez deux ou plusieurs activités en parallèle,
selon des conditions spécifiées.
• Configurez un flux de travail afin qu’il attende avant
d’agir jusqu’à ce qu’une condition précise devienne
vraie.
• Récupérez des données et personnalisez leur format
avec des expressions régulières.
• Créez et exécutez des activités Laserfiche Workflow
sur mesure avec des scripts VB.NET ou C#.
• Enregistrez des flux de travaux en fichiers XML que
vous pouvez facilement télécharger sur d’autres
installations Laserfiche Workflow.
Accroître la visibilité dans les procédures
d’affaires
Laserfiche 9 inclut une nouvelle caractéristique nommée
« procédures d’affaires ». Les procédures d’affaires sont
des flux de travaux évolués qui peuvent être lancés
directement à partir de Laserfiche Client, Laserfiche
Workflow ou Laserfiche Web Access et qui offrent une
fonction avancée de suivi et de rapports. Elles offrent
aussi une meilleure transparence en fournissant aux
participants des instructions personnalisées pour les
actions qu’ils doivent réaliser, quel que soit le stade du
processus. À mesure que la procédure d’affaires
progresse, vous pouvez faire le suivi de la personne
responsable de la procédure d’affaires, et vous pouvez
collecter des statistiques sur le temps que prend chaque
Votre prochaine étape
Visitez laserfiche.com/wf ou envoyez un courriel à
[email protected] pour plus d’information.
participant pour terminer leur tâche. De plus, Laserfiche
Workflow peut avertir automatiquement les participants
(en fonction de leur rôle) de tout travail en attente ou en
retard qu’ils doivent terminer pour que la procédure
d’affaires puisse continuer, ainsi que de l’achèvement
des étapes terminées.
• Définir de quelle façon la procédure d’affaires
apparaîtra, le cas échéant, dans les applications de
Laserfiche client.
• Définissez quels utilisateurs disposent des droits de
consulter et de commencer des procédures d’affaires
et quelles sont les conditions devant être respectées
pour que ces utilisateurs aient l’autorisation
d’entamer ces procédures dans les applications de
Laserfiche client.
• Définir et établir des rapports sur une étape
individuelle d’une procédure d’affaires.
• Tenir à jour les participants concernés dans une
étape d’une procédure d’affaires pendant que l’étape
est en cours.
• Recherchez des procédures d’affaires en fonction de
divers critères et consultez l’information (comme des
tableaux sur la durée des étapes, de l’information de
résolution, les détails d’un participant, etc.) sur un
moment précis lors duquel le flux de travail était
exécuté.
Minimiser le soutien TI
Laserfiche Workflow est facile à déployer et à entretenir,
et encore plus facile à utiliser. L’architecture de
Laserfiche Workflow vous aide à concevoir un système
qui s’intègre à votre architecture existante et qui
optimise la performance du système. Pour favoriser une
meilleure visibilité, Laserfiche Workflow inclut une
fonctionnalité de rapport pour que vous puissiez
déterminer rapidement quels flux des travaux sont
exécutés et où est situé un élément particulier dans un
flux de travail. Les outils de rapports fournissent de
l’information sur vos flux de travaux, incluant le temps
moyen nécessaire pour leur exécution, sous forme de
tableau ou de graphique.
La console administrative Workflow fournit des options
avancées de rendement pour s’assurer que Laserfiche
Workflow tire pleinement avantage des ressources de
votre système et pour vous permettre d’envoyer des
notifications par courriel aux utilisateurs qui ont des
tâches de procédures d’affaires en attente ou en retard.
De cette façon, non seulement Laserfiche Workflow vous
aide à automatiser les procédures d’affaires, mais les
rend également plus transparentes, vous donnant ainsi
un seul emplacement à partir duquel vous pouvez
surveiller les opérations de votre organisation.
Un service Windows séparé, connu sous le nom de
Workflow Subscriber, surveille le répertoire Laserfiche
et avertit le serveur Laserfiche Workflow lorsque des
événements spécifiques ont lieu. Pour tirer le meilleur
parti de votre équipement actuel, vous avez la possibilité
d’installer le serveur Laserfiche Workflow et Workflow
Subscriber soit sur le même appareil ou sur deux
appareils différents.
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