Assistante de direction du service Jeunesse - Mairie

DIRECTION MUNICIPALE JEUNESSE DES ULIS
ASSISTANTE DE DIRECTION
CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS
MISSION DE REMPLACEMENT A POURVOIR EN AVRIL 2014
Missions principales :
- Aider sur le plan administratif à la mise en oeuvre de la politique de la jeunesse dans le cadre
des objectifs de la Commune et des dispositifs de réussite éducative (CEL/CJS/PRE),
Politique de la ville, Contrat Urbain de Cohésion Sociale, Ville Vie Vacances, Ecole Ouverte
- Assurer le suivi de l'ensemble des dossiers administratifs de la direction jeunesse (actes,
courriers, comptabilité, classement, préparation réunions, ...) et ponctuellement ceux de la
direction des sports en complémentarité de l'assistante administrative de ladite direction
- Assurer l'accueil du service et de la direction en complémentarité de l'assistante
administrative de la direction des sports (accueil physique, téléphonique et informatique du
personnel, public, partenaires municipaux, associatifs, institutionnels, prestataires)
- Assister le directeur de la direction jeunesse et de son adjoint dans la gestion de leurs
emplois du temps (réunions, planning, ...)
- Assurer le relais administratif auprès du personnel de la direction jeunesse et ponctuellement
de la direction des sports en complémentarité de l'assistante administrative de ladite direction
(diffusion informations, gestion fournitures, relais achats, ...)
Position dans la structure :
Sous la responsabilité directe du directeur jeunesse
Relations :
- Agents et responsables hiérarchiques
- Agents de la Direction Jeunesse
- Partenaires éducatifs, socioculturels et sportifs (municipaux, associatifs, établissements
scolaires, institutionnels)
- Partenaires autres collectivités territoriales et prestataires
Détail des activités :
- Activités administratives : conventions, délibérations, décisions, arrêtés, courriers,
classement, préparation de dossiers, ...
- Suivi budgétaire et mise à jour de la comptabilité du service
- Activités d'accueil : réception des appels téléphoniques, présence physique, relais
informatique pour diffusion des informations concernant les activités du service en relation
avec ensemble partenaires
- Assistance du directeur jeunesse : gestion de plannings, organisation de réunions, suivi du
budget; commandes, achats divers, ...
- Relais administratif auprès du personnel de la direction jeunesse et ponctuellement de la
direction des sports en complémentarité de l'assistante administrative de ladite direction
(diffusion informations générales et spécifiques, gestion fournitures, relais achats, congés,
courriers entrants et sortants, ...)
Dimension du poste :
- Gestion administrative de la direction jeunesse (animation jeunesse et accueils jeunes,
information jeunesse, dispositifs jeunesse et conseil de jeunes) en lien avec pôle musiques
actuelles
- Travail en binôme avec l’assistante de la direction des sports pour suivi ensemble des
dossiers de ladite direction et accueil
Compétences requises :
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et procédures administratives et
budgétaires
- Maîtriser les outils permettant le suivi administratif notamment l’outil informatique (Word,
Excel, Axel, Astre GF, E Atal, ...)
- Maîtriser les règles basiques d'orthographe et de grammaire française pour la rédaction
d'actes divers
- Capacité à travailler en autonomie mais aussi en réseau avec fortes compétences
relationnelles
- Faire preuve d'initiative et de réactivité
- Organiser avec rigueur le suivi des actes administratifs de la direction jeunesse et plus
ponctuellement ceux de la direction des sports
Critères de performance du poste :
- Qualité des actes administratifs divers réalisés
- Qualité du suivi budgétaire
- Qualités d'accueil et relationnelles de manière générale
- Entretenir un partenariat riche et construit au travers de l'ensemble des actions
administratives et d'accueil menées
- Qualité de transmission et diffusion d'informations
Contraintes particulières :
- Travail ponctuel possible pour réunions partenariales et actions d'animation en soirée et
weekends
- Congés en alternance avec assistante de direction de la direction des sports
Diplômes ou formation ou expérience requise :
- Niveau bac
- Expérience nécessaire en poste administratif, et souhaitée dans une collectivité territoriale