partenaire commercial de merck code de conduite

PARTENAIRE COMMERCIAL DE MERCK
CODE DE CONDUITE
« Nos valeurs et normes » à l’intention des partenaires commerciaux
Code de conduite des partenaires commerciaux de Merck [1re édition]
Dans toutes ses activités, Merck prend un engagement envers
la durabilité et elle a l’intention de mettre en application et de
respecter les normes éthiques, sociales et environnementales
les plus élevées. Nous reconnaissons que nos partenaires
commerciaux jouent un rôle important dans notre réussite
globale.
Conséquemment, Merck s’efforce de faire des affaires avec des
individus et des organisations qui s’engagent comme nous à
respecter des normes éthiques élevées et qui sont socialement
et écologiquement responsables.
Pour renforcer les normes envers lesquelles nous affirmons
notre engagement, Merck a rédigé le code de conduite
des partenaires commerciaux en s’inspirant des Principes
de l’industrie pharmaceutique pour l’initiative de la chaîne
logistique pharmaceutique (PSCI), des 10 principes du Pacte
mondial des Nations Unies et Nos valeurs et normes.
TABLE DES MATIÈRES
Attentes …………………………………………………………………………………………………………
Droits du travail et de la personne…………………………………………………………………………
Emploi librement choisi……………………………………………………………………………………
Travail des enfants et jeunes travailleurs………………………………………………………………
Non-discrimination…………………………………………………………………………………………
Traitement équitable…………………………………………………………………………………………
Salaires, avantages sociaux et heures de travail………………………………………………………
Liberté d’association…………………………………………………………………………………………
Protection des données et confidentialité………………………………………………………………
Santé, sécurité et environnement……………………………………………………………………………
Protection des travailleurs…………………………………………………………………………………
Sûreté des processus………………………………………………………………………………………
Plan d’intervention et réponse en cas d’urgence………………………………………………………
Renseignements sur les matières dangereuses………………………………………………………
Autorisations environnementales…………………………………………………………………………
Déchets et émissions………………………………………………………………………………………
Déversements et dégagements……………………………………………………………………………
Systèmes de gestion……………………………………………………………………………………………
Engagement et responsabilité……………………………………………………………………………
Exigences juridiques et des clients………………………………………………………………………
Évaluation et gestion du risque……………………………………………………………………………
Documentation………………………………………………………………………………………………
Formation et compétence…………………………………………………………………………………
Continuité des affaires………………………………………………………………………………………
Amélioration continue………………………………………………………………………………………
Pratiques éthiques des affaires ………………………………………………………………………………
Intégrité commerciale………………………………………………………………………………………
Concurrence loyale…………………………………………………………………………………………
Identification des préoccupations…………………………………………………………………………
Exactitude des dossiers commerciaux…………………………………………………………………
Protection de l’information…………………………………………………………………………………
Propriété intellectuelle………………………………………………………………………………………
Conformité commerciale……………………………………………………………………………………
Essais cliniques………………………………………………………………………………………………
Qualité des produits…………………………………………………………………………………………
Marketing et pratiques promotionnelles………………………………………………………………
Cadeaux, repas, divertissement…………………………………………………………………………
Bien-être animal……………………………………………………………………………………………
Conflit d’intérêts……………………………………………………………………………………………
Signalement des préoccupations……………………………………………………………………………
Le code de conduite des partenaires commerciaux de Merck a été
adopté par le Comité de contrôle de la conformité d’entreprise le
15 novembre 2011 et il est en vigueur depuis.
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ATTENTES
Les normes que Merck établit pour la conduite
éthique des affaires sont élevées et conformes à la
loi. Nous nous attendons à ce que nos partenaires
commerciaux fassent preuve du même engagement.
Ce code de conduite à l’intention des partenaires
commerciaux décrit les principes fondamentaux
que doivent connaître les partenaires commerciaux
qui font des affaires avec Merck. Nous tenons
compte de ces principes lors de la sélection de nos
partenaires commerciaux et nous garantissons qu’ils
les respectent. Nos partenaires commerciaux doivent
mettre ces principes ou d’autres, semblables, en
application s’ils travaillent avec des partenaires pour
fournir des biens et services à Merck.
LES PARTENAIRES COMMERCIAUX SONT
SUPPOSÉS...
• Adhérer fermement aux principes
d’éthique en vigueur pour le travail,
l’environnement, la santé et la sécurité
et les systèmes de gestion.
• Intégrer et communiquer ces principes, et
les mettre en application.
• Exploiter leur entreprise conformément à
toutes les lois, règles et règlementations
en vigueur.
• Intégrer les principes dans une approche
axée sur l’amélioration continue, qui fait
progresser la performance dans le temps.
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POINTS ESSENTIELS :
Les partenaires commerciaux sont notamment les
organisations qui offrent des services, des matières
brutes, des ingrédients actifs, des composantes,
des marchandises finies ou d’autres produits à
Merck et à ses filiales, sociétés affiliées et divisions
d’exploitation.
Ces principes ne sont pas mis en application pour
remplacer, annuler ou entrer en conflit avec toute
exigence juridique ou règlementaire, ou toute
obligation contractuelle reconnue par Merck et ses
filiales, sociétés affiliées et divisions d’exploitation.
Chaque partenaire commercial a la responsabilité
de déterminer comment les principes et les normes
décrites dans le code de conduite des partenaires
commerciaux seront respectés et observés Merck
peut se réserver les droits d’inspection et de
vérification de la conformité si les contrats le
stipulent.
Durant la phase d’examen initial du processus de
sélection de ses nouveaux partenaires commerciaux,
Merck veut s’assurer que les partenaires potentiels
respectent ce code de conduite en les invitant à
remplir un questionnaire d’autoévaluation. Si des
partenaires sont jugés à haut risque, il se peut que
Merck demande d’effectuer une visite du site pour
procéder à une vérification plus poussée de leur
conformité.
Pour d’autres conseils sur le respect de ces
attentes, vous pouvez consulter les liens suivants :
www.pharmaceuticalsupplychain.org (en anglais);
http://www.unglobalcompact.org/Languages/french/
index.html.
Chez Merck, nos valeurs et normes ont toujours été à la base de notre
réussite. Nous croyons que la société et les entreprises tirent le plus
grand parti des comportements et pratiques responsables en affaires.
Au cœur de cette croyance réside la compréhension qu’une entreprise
doit, au minimum, exploiter conformément à toutes les lois, règles et
règlementations en vigueur. Nous nous soucions toujours des différences
entre les cultures et les défis associés à l’interprétation et la mise en
application de ces principes dans le monde, et nous croyons que ces
attentes sont universelles. Nous comprenons que les méthodes utilisées
pour respecter ces attentes peuvent varier en fonction des lois, valeurs et
attentes culturelles de diverses sociétés dans le monde.
Nous croyons
au développement
de relations
mutuellement
avantageuses
avec nos
partenaires
commerciaux
fondées
sur la confiance et
le respect.
Nous exploitons
notre entreprise
avec intégrité et
nous respectons
toutes les
lois, règles et
règlementations en
vigueur dans les
pays où
nous faisons des
affaires.
Nous nous
efforçons d’avoir
un effet positif
sur la vie de nos
employés, de leur
famille et des
communautés où
nous menons nos
activités.
Nous nous
attendons à ce
que les sociétés
de notre réseau
de partenaires
commerciaux
fassent de même.
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DROITS DU TRAVAIL ET DE LA PERSONNE
Les partenaires commerciaux
doivent appuyer et respecter les
droits de l’homme proclamés dans le
monde et garantir qu’ils ne sont pas
complices d’abus de ces droits.
EMPLOI LIBREMENT CHOISI
Les partenaires commerciaux ne doivent pas avoir
recours au travail forcé, à l’asservissement pour
dettes ou à de la main-d’œuvre engagée à long terme,
pas plus qu’au travail involontaire en milieu carcéral.
Les employés ne devront pas non plus consigner des
papiers ou des dépôts pour commencer à travailler.
TRAVAIL DES ENFANTS ET JEUNES TRAVAILLEURS
Les partenaires commerciaux ne feront pas travailler
des enfants. L’embauche de jeunes travailleurs de
moins de 18 ans ne doit se produire que pour des
tâches sécuritaires et si les jeunes travailleurs ont
dépassé l’âge légal d’embauche d’un pays ou l’âge
obligatoire en vigueur pour la fin des études.
NON-DISCRIMINATION
Les partenaires commerciaux doivent fournir
un lieu de travail exempt de harcèlement et de
discrimination. La discrimination pour des raisons
comme la race, la couleur de la peau, l’âge, le sexe,
l’orientation sexuelle, l’ethnicité, un handicap,
une information de nature génétique, la religion,
l’affiliation politique, l’adhésion à un syndicat ou l’état
matrimonial n’est pas tolérée.
TRAITEMENT ÉQUITABLE
Les partenaires commerciaux doivent fournir un lieu
de travail exempt de traitement dur et inhumain, y
compris le harcèlement sexuel, les abus sexuels,
les châtiments corporels, la coercition mentale ou
physique ou les abus verbaux des travailleurs et de
toute menace d’avoir recours aux dits traitements.
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SALAIRES, AVANTAGES SOCIAUX ET HEURES DE
TRAVAIL
Les partenaires commerciaux doivent rémunérer
les travailleurs conformément aux lois en vigueur,
notamment celles sur le salaire minimum, les
heures supplémentaires et les avantages sociaux
obligatoires. Les partenaires commerciaux doivent
rapidement informer le travailleur de la base
salariale sur laquelle se fonde sa rémunération. Les
partenaires commerciaux doivent également aviser
le travailleur de l’obligation de faire des heures
supplémentaires, le cas échéant, et du salaire qui
sera payé pour lesdites heures.
LIBERTÉ D’ASSOCIATION
Nous encourageons la communication ouverte
et l’engagement direct avec les travailleurs (ou
les représentants syndicaux, le cas échéant) pour
résoudre les conflits et les problèmes liés à la
rémunération. Les partenaires commerciaux doivent
respecter les droits des travailleurs, tels que décrits
dans les lois locales, à s’associer librement, à
adhérer ou non à des syndicats, à être représentés
et à devenir membres de conseils des travailleurs.
Les travailleurs doivent être en mesure de parler
ouvertement avec la direction de questions relatives
aux conditions de travail sans crainte de représailles,
d’intimidation ou de harcèlement.
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DES DONNÉES
Les partenaires commerciaux doivent respecter les
individus de manière à observer leurs droits à la
vie privée et la protection des données. Ils doivent
en tout temps utiliser l’information des personnes
de manière appropriée et aux fins commerciales
données, et la protéger contre les abus pour éviter
tout préjudice aux individus concernés, comme la
discrimination, la stigmatisation ou d’autres entraves
à la réputation et à la dignité personnelle, effet sur
l’intégrité physique, fraude, perte financière ou
vol d’identité.
SANTÉ, SÉCURITÉ ET ENVIRONNEMENT
Les partenaires commerciaux
doivent offrir un environnement
de travail sécuritaire et sain,
notamment des résidences fournies
par l’entreprise.
PROTECTION DES TRAVAILLEURS
Les partenaires commerciaux doivent protéger les
travailleurs contre les surexpositions aux dangers
chimiques, biologiques et physiques et les tâches
physiquement exigeantes dans le milieu de travail et
dans toutes les pièces d’habitation fournies par
la société.
SÛRETÉ DES PROCESSUS
Les partenaires commerciaux doivent avoir mis sur
pied des programmes pour prévenir ou limiter les
dégagements catastrophiques de produits chimiques
dans le cadre des activités et processus. Ces
programmes doivent tenir compte des risques
sur place.
PLAN D’INTERVENTION ET RÉPONSE EN CAS
D’URGENCE
Les partenaires commerciaux doivent identifier
et évaluer les situations d’urgence dans le milieu
de travail et les pièces d’habitation fournies par la
société. Ils doivent minimiser leurs répercussions par
la prévention et la mise en œuvre de plans d’urgence
et de procédures de réponse.
RENSEIGNEMENTS SUR LES MATIÈRES
DANGEREUSES
Les données relatives aux matériaux dangereux,
y compris les composés pharmaceutiques et les
composés pharmaceutiques intermédiaires, doivent
être mises à disposition pour éduquer et former les
travailleurs, et les protéger contre les dangers.
AUTORISATIONS ENVIRONNEMENTALES
Les partenaires commerciaux doivent respecter toutes
les règlementations environnementales en vigueur.
Ils doivent obtenir et observer tous les permis,
licences, enregistrements et restrictions en matière
Les partenaires commerciaux
doivent mener leurs activités en
faisant preuve de responsabilité
et d’efficacité écologiques, pour
minimiser les répercussions
néfastes sur l’environnement. Nous
encourageons les partenaires
commerciaux à préserver les
ressources naturelles, à ne pas
utiliser de matières dangereuses
là où c’est possible et à s’engager
envers la réutilisation et le recyclage.
d’environnement, et les exigences opérationnelles et
de signalement connexes doivent être suivies.
DÉCHETS ET ÉMISSIONS
Les partenaires commerciaux doivent avoir mis sur
pied des systèmes pour assurer la manutention, le
déplacement, le stockage, le recyclage, la réutilisation
ou la gestion sécuritaire des déchets, des émissions
dans l’air et des décharges d’eaux usées. Tout déchet,
toute emission ou eau usée possiblement néfaste
pour la santé humaine ou de l’environnement doit
être adéquatement géré, contrôlé et traité avant son
dégagement dans l’environnement.
DÉVERSEMENTS ET DÉGAGEMENTS
Les partenaires commerciaux doivent avoir mis
sur pied des systèmes pour prévenir et limiter les
déversements et les dégagements accidentels
dans l’environnement.
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SYSTÈMES DE GESTION
Les partenaires commerciaux
doivent faire appel à des systèmes
de gestion pour favoriser
l’amélioration continue et l’atteinte
des attentes de ces principes.
ENGAGEMENT ET RESPONSABILITÉ
FORMATION ET COMPÉTENCE
Les partenaires commerciaux doivent faire preuve
d’engagement envers les concepts décrits dans
ce document en y affectant les ressources
qui conviennent.
Les partenaires commerciaux doivent posséder un
programme de formation qui procure un niveau
approprié de connaissances, compétences et
capacités en gestion, et qui aide les travailleurs à
respecter ces attentes.
EXIGENCES JURIDIQUES ET DES CLIENTS
Les partenaires commerciaux doivent identifier et
respecter l’intégralité des lois, règlements et normes
en vigueur, ainsi que les exigences des clients. Ils
doivent aussi régler les défaillances identifiées de
manière opportune.
CONTINUITÉ DES AFFAIRES
ÉVALUATION ET GESTION DU RISQUE
AMÉLIORATION CONTINUE
Les partenaires commerciaux doivent mettre des
mécanismes en place pour évaluer et gérer les
risques dans tous les domaines mentionnés dans
ce document.
Nous nous attendons à ce que les partenaires
commerciaux fassent preuve d’une amélioration
continue en établissant des objectifs de performance,
en exécutant des plans de mise en œuvre et en
adoptant les mesures correctives nécessaires
pour régler les défaillances identifiées lors des
évaluations et inspections internes ou externes, et
des évaluations de la direction.
DOCUMENTATION
Les partenaires commerciaux doivent maintenir
la documentation requise pour démontrer leur
conformité quant à ces attentes et leur respect des
réglementations en vigueur.
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Les partenaires commerciaux sont responsables du
développement et de la mise en œuvre de plans
de continuité des affaires qui conviennent pour les
activités connexes à Merck.
PRATIQUES ÉTHIQUES DES AFFAIRES
Les partenaires commerciaux
doivent exploiter leur entreprise
de manière éthique et agir
avec intégrité.
INTÉGRITÉ COMMERCIALE
La corruption, l’extorsion et le détournement de
fonds sont interdits. Les partenaires commerciaux ne
doivent pas offrir, payer ni accepter de pots-de-vin, ni
participer à d’autres incitations illégales dans le cadre
de relations d’affaires ou gouvernementales. Les
partenaires doivent lutter contre la corruption sous
toutes ses formes.
CONCURRENCE LOYALE
Les partenaires commerciaux doivent exploiter leur
entreprise en faisant preuve de concurrence loyale
et vigoureuse, conformément aux lois antitrust en
vigueur. Les partenaires doivent mettre en œuvre des
pratiques commerciales équitables, notamment en
ayant recours à des publicités exactes et honnêtes.
IDENTIFICATION DES PRÉOCCUPATIONS
Les partenaires commerciaux doivent encourager
tous les travailleurs à signaler leurs préoccupations
ou des activités illégales sans peur de représailles,
d’intimidation ou de harcèlement. Ils doivent
investiguer ces allégations et adopter des mesures
correctives au besoin.
EXACTITUDE DES DOSSIERS COMMERCIAUX
Tous les livres et les dossiers financiers doivent être
conformes aux principes comptables généralement
acceptés. Les dossiers doivent être précis à tous
les niveaux. Les enregistrements doivent être
lisibles, transparents et refléter les transactions et
paiements réels.
PROTECTION DE L’INFORMATION
Les partenaires commerciaux doivent protéger
l’information confidentielle, y compris les
renseignements personnels recueillis pour ou auprès
de Merck. Ils doivent prendre des mesures pour éviter
les pertes, abus, vols, fraudes, accès inadéquats,
divulgations ou altérations desdits renseignements,
notamment la communication ou la publication non
autorisée d’informations acquises auprès de Merck ou
en son nom.
Les partenaires qui doivent échanger de l’information
confidentielle avec Merck sont dans l’obligation de
signer une entente de confidentialité préalable avec
Merck.
Sauf s’ils y sont autorisés par Merck, les partenaires
commerciaux ne partageront pas l’information
confidentielle de Merck ou d’autres renseignements
qu’ils ont acquis dans le cadre de leur partenariat
avec Merck.
Les partenaires commerciaux doivent garantir, et être
prêts à prouver, qu’ils ont mis en place des mesures
appropriées pour protéger les renseignements
personnels et l’information confidentielle.
L’utilisation, la divulgation non autorisée ou la perte
d’informations confidentielles de Merck doit
être immédiatement signalée au bureau d’éthique
de Merck.
PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Les droits de propriété intellectuelle doivent être
respectés. Le transfert des technologies et des savoirfaire doit se faire de manière à protéger ces droits.
CONFORMITÉ COMMERCIALE
Les partenaires commerciaux doivent se soumettre à
tous les contrôles et les sanctions en vigueur pour les
importations et les exportations, ainsi qu’aux autres
lois de conformité commerciale des États-Unis et
celles en vigueur dans les pays où les transactions
ont lieu.
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PRATIQUES ÉTHIQUES DES AFFAIRES
ESSAIS CLINIQUES
Dans le cadre des essais cliniques menés au nom
de Merck, tous lesdits essais doivent être réalisés
conformément aux normes mondiales de pratiques
d’excellence clinique et aux exigences réglementaires
locales en vigueur, et elles doivent respecter les
principes éthiques qui découlent de la Déclaration
d’Helsinki.
QUALITÉ DES PRODUITS
Les partenaires commerciaux qui jouent un rôle dans
l’approvisionnement, la fabrication, l’emballage,
la mise à l’essai, le stockage et la distribution de
matériaux ou produits au nom de Merck s’assureront
de respecter les règementations en vigueur pour la
qualité et les exigences des pratiques d’excellence
de fabrication et de laboratoire en vigueur dans
les marchés où les produits sont enregistrés et
distribués.
MARKETING ET PRATIQUES PROMOTIONNELLES
Tout le matériel et toutes les activités de marketing
et promotionnels doivent être conformes à des
normes éthiques, médicales et scientifiques élevées,
et respecter toutes les lois et règlementations
en vigueur. Dans le cadre de leurs interactions
avec des professionnels de la santé, patients
ou professionnels de la santé animale, tous les
partenaires commerciaux doivent adhérer aux
normes de déontologie pertinentes du secteur qui
les concernent, comme celles de la Fédération
européenne des associations et industries
pharmaceutiques (EFPIA), de la Fédération
internationale des fabricants et associations
pharmaceutiques (IFPMA) et de la Recherche et des
fabricants pharmaceutiques de l’Amérique (PhRMA).
CADEAUX, REPAS, DIVERTISSEMENT
Les partenaires commerciaux ne doivent pas fournir
de cadeau, repas ou divertissement à un employé de
Merck si cela peut influencer, ou semble influencer,
sa décision en faveur du partenaire concerné. Dans
d’autres circonstances, des cadeaux, repas ou
divertissements modestes peuvent être offerts à
un employé de Merck s’il ne s’agit pas de dons en
espèces ou de l’équivalent, s’ils sont cohérents avec
les pratiques usuelles des affaires, s’ils sont rares ou
peu coûteux, et si cela ne viole aucune loi.
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BIEN-ÊTRE ANIMAL
Les animaux doivent être traités dans le respect
et les douleurs et le stress doivent être minimisés.
Les essais sur les animaux doivent avoir lieu après
qu’une option de remplacement ait été considérée
et ils doivent impliquer un nombre réduit d’animaux
ou des méthodes raffinées pour minimiser leur
détresse. D’autres options doivent être choisies
partout où elles sont valides et acceptables du point
de vue scientifique.
CONFLIT D’INTÉRÊTS
Les partenaires commerciaux doivent éviter toute
interaction avec un employé de Merck qui pourrait
générer un conflit, ou un conflit supposé, entre eux
et cet employé qui a à cœur les meilleurs intérêts
de Merck. Les partenaires ne doivent pas, par
exemple, embaucher ou octroyer des paiements à
un employé de Merck durant une transaction entre
le partenaire commercial et Merck, autrement que
dans le cadre du contrat concerné. Si l’employé d’un
partenaire commercial est un membre de la famille
d’un employé de Merck ou s’il entretient une relation
avec un employé de Merck qui pourrait représenter
un conflit d’intérêts, le partenaire commercial doit en
aviser Merck.
SOULEVER DES PRÉOCCUPATIONS
Les employés des partenaires commerciaux doivent tout d’abord
contacter leur société pour résoudre tout problème interne relatif à
l’éthique et la conformité.
Les partenaires commerciaux qui croient qu’un employé de Merck ou qu’un individu
qui agit au nom de la société a commis un acte illégal ou autrement inconvenant
doivent en aviser Merck sans attendre.
Le bureau d’éthique de Merck offre plusieurs ressources pour que vous
puissiez émettre vos préoccupations sans craindre les représailles.
•E
n ligne : http://ethics.merck.com
•P
ar téléphone : +1 (908) 423-4958 ou +1 800 990-1146
•P
ar télécopieur : +1 (908) 735-1565 (numéro confidentiel)
•C
ourriel : [email protected]
La ligne Conseil de Merck est disponible en tout temps et partout dans le monde.
Elle est exploitée par une organisation externe pour assurer l’anonymat de votre
appel. L’opérateur ne vous conseillera pas directement, mais il transmettra les
renseignements au bureau d’éthique et vous indiquera un numéro de dossier et une
date de rappel. Même si les questions et les problèmes signalés à la ligne Conseil
sont transférés au bureau d’éthique, aucun renseignement d’identité ne sera transmis
sans votre accord.
Pour contacter la ligne Conseil :
•E
n ligne : www.theadviceline.com
•P
ar téléphone : +1 877 319-0273 (aux États-Unis)
ou +1 (704) 323-4005 (en dehors des États-Unis)
Remarque : Merck est appelée MSD en dehors des États-Unis et du Canada.