Guide d`utilisation d`Instant Scheduler pour Microsoft Outlook

User Guide: Guide d’utilisation d’Instant Scheduler pour Microsoft® Outlook®
USER GUIDE
Conferencing
Guide d’utilisation d’Instant Scheduler
®
®
pour Microsoft Outlook
Description du produit
Instant Scheduler permet aux utilisateurs de démarrer et d’organiser des audioconférences et/ou des conférences Web dans
Outlook. Les organisateurs de conférences peuvent programmer des réunions et envoyer des invitations contenant un lien sur
lequel organisateur et participants peuvent cliquer et permettre ainsi à la passerelle audio de rappeler ces derniers. Les
principales fonctionnalités de ce module additionnel sont les suivantes :
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Importer des audioconférences et des conférences Web dans le module additionnel grâce aux informations de connexion
« Gestion de mes réunions ».
Ajouter manuellement les détails concernant les réunions Instant Meeting, Instant Net ou les réunions Web
avancées/personnalisées.
Démarrer/rejoindre des audioconférences et/ou des conférences Web en cliquant sur le bouton « Verizon Conferencing » de
la barre d’outils.
Programmer des rendez-vous Outlook à l’aide d’informations d'audioconférence et/ou de conférence Web affichées
automatiquement dans le corps des rendez-vous.
Des rappels personnalisés s’affichent pour les rendez-vous, ce qui permet de démarrer ou de rejoindre des réunions
directement depuis l’écran de rappel.
L’outil Web Moderator peut être lancé automatiquement lorsqu’un utilisateur démarre une audioconférence.
Plateforme
Microsoft Outlook 2003 ou Microsoft Outlook 2007 est pris en charge sur les plateformes suivantes :
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Microsoft Windows® XP
Windows Vista®
Langues prises en charge
Les langues suivantes sont prises en charge. Si nécessaire, d’autres langues peuvent être prises en charge.
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Anglais
Allemand
Français
Japonais
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Procédure d’installation
Le module additionnel et la procédure de téléchargement sont disponibles à l'adresse https://emeetings.verizonbusiness.com/global/fr/index.php sous la barre de menus « Outils phares ». Sélectionnez « Outlook Instant
Scheduler » dans « Outils phares ». Un fichier PDF contenant la procédure d’installation est disponible sur la page de
téléchargement du module additionnel. Les utilisateurs doivent suivre la procédure de téléchargement indiquée dans le Guide
d’installation.
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Barre d’outils et menu
Une fois le module additionnel installé, le bouton de la barre d’outils « Verizon Conferencing » est disponible dans Outlook, comme
indiqué ci-dessous :
Le bouton de la barre d’outils permet d’afficher le menu suivant :
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Planifier une conférence
Démarrer/rejoindre une conférence
Gérer les réunions
Préférences
À propos de
User Guide: Guide d’utilisation d’Instant Scheduler pour Microsoft® Outlook®
Définition et modification des préférences
Pour ajouter des détails sur les conférences Instant Meeting ou les conférences Web, sélectionnez « Préférences ».
Au démarrage, seules les options « Préférences » et « À propos de » sont activées. Une fois que l’utilisateur a entré ses préférences,
l’option « Gérer les réunions » est activée.
Dans l’onglet « Préférences » illustré ci-dessous, l’utilisateur doit renseigner les champs suivants :
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Prénom et nom
Numéros Appelez-moi
Paramètres de langue
Importer les conférences
Conférence Web (le cas échéant)
Je déclare avoir lu et approuvé la Politique de confidentialité des conférences
Lancer automatiquement Web Moderator au démarrage de l’audioconférence Instant Meeting
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Pour importer des conférences, vous devez disposer d’une identité d’utilisateur et d’un mot de passe « Gestion de mes
réunions », comme indiqué ci-dessous.
Une fois que l’utilisateur a importé des conférences depuis l’écran « Préférences » ou en a ajouté depuis l’écran « Gérer les
réunions » et qu’un utilisateur en ligne est sélectionné, le menu « Démarrer la conférence » est activé.
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Sous-menus de la section « Démarrer/rejoindre une conférence »
Le menu « Démarrer/rejoindre une conférence » comporte les sous-menus suivants :
Démarrer l'audioconférence
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Ce menu est désactivé si aucune audioconférence ne figure dans l’écran « Gérer les réunions ».
Si la case relative à la politique de confidentialité n’est pas cochée, un message d’erreur s’affiche et le processus s’arrête.
Démarrez l’audioconférence.
Démarrer la conférence Web
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Cette option de menu est désactivée si aucune conférence Web ne figure dans l’écran « Gérer les réunions ».
Si la case relative à la politique de confidentialité n’est pas cochée, un message d’erreur s’affiche et le processus s’arrête.
Démarrez la conférence Web.
Démarrer l'audioconférence et la conférence Web
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Cette option de menu est désactivée si aucune audioconférence ou conférence Web ne figure dans l’écran « Gérer les
réunions ».
Si la case relative à la politique de confidentialité n’est pas cochée, un message d’erreur s’affiche et le processus s’arrête.
Démarrez les fonctions audio de la conférence comme indiqué ci-dessus.
Démarrez la conférence Web.
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Sous-menus de la section « Planifier une conférence »
Le menu « Planifier une conférence » comporte les sous-menus suivants :
Planifier une audioconférence
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Ce menu est désactivé si aucune audioconférence ne figure dans l’écran « Gérer les réunions ».
Il permet d’ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l’agenda d’Outlook et d’insérer les détails de l’audioconférence dans
le corps du rendez-vous (l’abonnement par défaut à l’audioconférence est indiqué).
Le corps de l’invitation comprend les détails de l’audioconférence indiqués ci-dessous :
Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre l'audioconférence :
https://wbbc.verizonbusiness.com/wbbcClick2Join/servlet/WBBCClick2Join?cc=54&ph=0800777-8049&pc=7890988&customHeader=emeetings&langKey=fr
Informations sur Instant Meeting :
Fonction : Global Audio Meeting
Code secret des participants : 7890988
Si vous ne parvenez pas à rejoindre la conférence en cliquant sur le lien ci-dessus, veuillez
composer l'un des numéros d'appel ci-après :
ARGENTINE :
NUMÉRO GRATUIT : 0800-777-8049
AUSTRALIE :
ADÉLAÏDE, NUMÉRO PAYANT : 8-8121-4838
BRISBANE, NUMÉRO PAYANT : 7-3102-0940
CANBERRA, NUMÉRO PAYANT : 2-6100-1940
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User Guide: Guide d’utilisation d’Instant Scheduler pour Microsoft® Outlook®
Planifier une conférence Web
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Ce menu est désactivé si aucune conférence Web ne figure dans l’écran « Gérer les réunions ».
Il permet d’ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l’agenda et d’insérer les détails de la conférence Web dans le corps
du rendez-vous (l’abonnement par défaut à la conférence Web est indiqué).
Le corps de l’invitation comprend les détails de la conférence Web indiqués ci-dessous :
Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre la conférence Web :
https://emeetings.verizonbusiness.com/nc/join.php?i=SW201082&p=111111&c=emeetings&l=fr
Informations sur la conférence Web instantanée :
Type de réunion Web : LIVE_MEETING
Fonction : All Purpose Meeting - Live Meeting
Code secret des participants : 111111
URL de la réunion : https://e-meetings.verizonbusiness.com/emeet/join/index.jsp
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Planifier une audioconférence et une conférence Web
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Ce menu n’est activé que si au moins une audioconférence et une conférence Web figurent dans l’écran « Gérer les réunions ».
Il permet d’ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l’agenda et d’insérer les détails de l’audioconférence et de la
conférence Web dans le corps du rendez-vous (les abonnements par défaut à l’audioconférence et à la conférence Web sont
indiqués).
Le corps de l’invitation comprend les détails de l’audioconférence et de la conférence Web indiqués
ci-dessous :
Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre l'audioconférence et la conférence Web :
https://wbbc.verizonbusiness.com/wbbcClick2Join/servlet/WBBCClick2Join?cc=1&ph=517-4449940&pc=8767889&customHeader=emeetings&langKey=fr&netId=SW201082&netPass=111111
Informations sur Instant Meeting :
Fonction : US Audio Meeting
Code secret des participants : 8767889
Si vous ne parvenez pas à rejoindre la conférence en cliquant sur le lien ci-dessus, veuillez
composer l'un des numéros d'appel ci-après :
ÉTATS-UNIS :
NUMÉRO PAYANT : 517-444-9940
NUMÉRO GRATUIT : 866-692-5721
Informations sur la conférence Web instantanée :
Type de réunion Web : LIVE_MEETING
Fonction : All Purpose Meeting - Live Meeting
Code secret des participants : 111111
URL de la réunion : https://e-meetings.verizonbusiness.com/emeet/join/index.jsp
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Écran « Gérer les réunions »
L’écran « Gérer les réunions » propose les fonctionnalités suivantes :
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Le prénom et le nom sont automatiquement affichés une fois que la section « Préférences » a été renseignée.
Le champ « Appelez-moi @ » est automatiquement renseigné avec tous les numéros provenant de l’écran « Préférences »,
le numéro par défaut étant le numéro actuel.
Les détails de l’audioconférence Instant Meeting ou de la conférence Web sont automatiquement affichés une fois que la
section « Préférences » a été renseignée. (Vous devez disposer d’un compte d’audioconférence ou de conférence Web
actif. Sinon, aucune réunion ne s’affiche.)
Ajouter manuellement une audioconférence. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, le pays et le numéro
d’appel, à cocher la case « Organisateur » et à indiquer le code secret de l’organisateur/du participant.
Ajouter manuellement une conférence Web. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, à cocher la case
« Présentateur » et à indiquer le numéro et le code secret de la réunion, le code secret du présentateur ainsi que l’identité
d’utilisateur et le mot de passe « Gestion de mes réunions ».
Consulter et modifier les informations relatives à la réunion
Démarrer/rejoindre une audioconférence et/ou une conférence Web
Voir et modifier
Démarrer la conférence
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Ajouter manuellement
une réunion
Démarrer /
joindre
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Ajout de conférences Web avancées/personnalisées
Si la case « Avancé/personnalisé » de l’écran « Préférences » est cochée, vous devez ajouter l’URL de votre conférence Web
avancée/personnalisée dans l’écran « Gérer les réunions ». Cliquez sur l’onglet « Ajouter une réunion ». La fenêtre ci-dessous
s’affiche alors. L’utilisateur doit ajouter le titre de la réunion, l’URL du participant et du présentateur, puis cliquer sur OK. (Cette
fenêtre ne s’affiche que lors de la configuration initiale.) Pour obtenir les URL, accédez au site Web « Gestion de mes réunions », à
l’adresse https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/fr/login.php. Après avoir entré l’identité d’utilisateur et le code secret, cliquez
sur l’onglet « Net Conferencing » et sélectionnez l’abonnement à une conférence avancée ou personnalisée. Sélectionnez « Meeting
Now Details » (Détails de la réunion actuelle) pour obtenir l’URL du participant et du présentateur.
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Écran de rappel des rendez-vous
Un écran de rappel s’affiche avant le début prévu de la conférence si le rendez-vous a été créé au moyen du module additionnel
Verizon Conferencing.
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Démarrage du Web Moderator
Si le Web Moderator est configuré pour démarrer automatiquement dans l’écran « Préférences », la boîte de dialogue suivante
s’affiche une fois qu’une audioconférence Instant Meeting a été lancée.
Si le Web Moderator n’est pas configuré pour démarrer automatiquement dans l’écran « Préférences », cette boîte de dialogue ne
s’affiche pas. L’utilisateur doit démarrer l’outil Web Moderator d’une autre façon.
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Recherche des mises à jour
Pour rechercher les mises à jour, cochez la case « Vérifier les mises à jour » dans le menu « À propos de ». Le bouton « Télécharger
la dernière version » permet d’accéder aux instructions de mise à jour du module additionnel.
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