201606013 Commercialisation Salon Séniors 2016

AGENT COMMERCIAL POUR LE SALON DES SENIORS
9 et 10 OCTOBRE 2016
Consultation n° 201606013 Commercialisation Salon des séniors 2016
Objet : Consultation – AGENT COMMERCIAL POUR LE SALON DES
SENIORS 9 et 10 OCTOBRE 2016
Affaire suivie par Anne HOVANESSIAN et Ludivine PELTIER
La Chambre de Commerce et d’Industrie de pays d’Arles lance une
consultation ayant pour objet de confier à un prestataire la mission de
commercialisation des stands et des insertions publicitaires dans les
supports de communication du salon des séniors organisé en octobre
2016.
Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint une demande de devis et
un cahier des charges.
Nous vous remercions par avance pour votre réponse dans les délais
indiqués.
Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.
Veuillez croire, Monsieur, en l’assurance de notre considération distinguée.
Consultation n° 201606013 Commercialisation Salon des séniors 2016
DEMANDE DE DEVIS
COMMERCIALISATION DES STANDS ET INSERTIONS
PUBLICITAIRES DANS LES SUPPORTS DE COMMUNICATION DU
SALON DES SENIORS ORGANISE EN OCTOBRE 2016
Fournisseur :
Nom :
Adresse :
Consultation n° 201606013 Commercialisation Salon des séniors 2016
ARTICLE 1 – OBJET DU MARCHÉ
La CCI du Pays d’Arles organise via son service Palais des Congrès des
événements au sein de sa structure. Le salon Provence Prestige qui existe
depuis 1994 en est un exemple.
En 2016, un nouveau salon est programmé sur la thématique des séniors
et de la « silver économie ».
Le salon se déroulera dimanche 9 et lundi 10 octobre 2016 pendant la
semaine bleue.
Une cinquantaine de stands est prévue dont 10 à 15 dans le domaine de
l’alimentaire et un programme de conférences est également mis en
place.
En parallèle, un espace thé dansant et restauration sont mis à la
disposition des visiteurs.
Cette première
personnes.
édition
a
pour
objectif
d’accueillir
environ
3 000
Le présent marché a pour objet de retenir un prestataire dont la mission
sera d’assurer la commercialisation des stands et des insertions
publicitaires dans les supports de communication de la manifestation.
ARTICLE 2 – SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES GÉNÉRALES
1 – Description du salon
-
50 exposants
3 000 à 5 000 visiteurs
Durée : 2 jours (dimanche 9 et lundi 10 octobre 2016)
Surface totale des stands : 400 m²
Prix 2016 : 80 € HT le m² - 100 € HT par angle – 90 € HT de frais
d’inscription
Un plan de la salle sera remis au prestataire retenu précisant les surfaces
des stands à vendre.
2 – Exposants
A solliciter prioritairement sur le Pays d’Arles, puis étendre la zone
géographique à l’ensemble du département et aux départements
limitrophes.
Consultation n° 201606013 Commercialisation Salon des séniors 2016
Les secteurs concernés sont :
-
-
Loisirs : agences de voyages, croisiéristes, office de tourisme,
musées, parcs…
Retraite, patrimoine : Banques, assurances, mutuelles, caisses de
retraite, gestionnaires de patrimoine, immobilier…
Alimentation :
Producteurs
agroalimentaires,
démarches
collectives...
Bien-être : Thalassothérapie, thermalisme, spa, médecines douces,
magasin matériel médical, laboratoires, club de sport, produits de
bien-être, cosmétiques…
Logement : Maison de retraite, aménagement pour maintien à
domicile…
Comme mentionné au CCTP, les exposants du secteur alimentaire sont
gérés directement par la CCI du Pays d’Arles.
3 – Annonceurs
Il s’agit d’annonceurs sur le guide du visiteur du salon qui sera distribué à
l’entrée de l’événement, diffusé sur le site internet et envoyé à un fichier
qualifié de 20 000 adresses mails.
Ce document de 8 pages, format A5 comprendra 3 pages de publicité et 5
pages consacrées aux coordonnées des exposants, au programme de
conférences et au plan.
Les tarifs sont les suivants :
-
600
500
300
200
€
€
€
€
HT
HT
HT
HT
pour la dernière de couverture
pour la pleine page en 2ème ou 3ème de couverture
la ½ page en 2ème ou 3ème de couverture
le ¼ de page en 2ème ou 3ème de couverture
Un chemin de fer sera remis au prestataire retenu.
Tous les secteurs d’activité peuvent être sollicités. Les exposants peuvent
être annonceurs. Toutefois, le donneur d’ordre refusera des annonceurs
concurrents des exposants.
A noter pour les exposants ou pour les annonceurs, le prestataire devra
faire valider par la CCI du Pays d’Arles avant toute démarche commerciale
les entreprises qui seront sollicitées.
La CCI du Pays d’Arles pourra refuser le démarchage d’une société si elle
estime qu’elle ne correspond pas à l’ambiance générale du salon.
Consultation n° 201606013 Commercialisation Salon des séniors 2016
ARTICLE 3 – FONCTIONNEMENT
1 - Obligations de la CCI du Pays d’Arles
La CCI du Pays d’Arles s’engage à fournir au prestataire l’ensemble des
documents de communication et d’information nécessaires à la
commercialisation de ses produits (dossiers de présentation, d’inscription,
bons de commande...)
La CCI du Pays d’Arles devra verser au prestataire la rémunération
suivant les modalités prévues à l’acte d’engagement.
Les commissions sont calculées sur le montant hors taxes des bons de
commandes signés par le client.
Aucun commissionnement ne pourra être versé pour un client encore
redevable à la CCI du Pays d’Arles ou réglant sa créance plus de 6 mois
après l’échéance.
La CCI du Pays d’Arles donnera le double de chaque bon de commande
reçu par l’intermédiaire du prestataire. L’ensemble des commandes
réglées par les clients apportés fera l’objet d’un avis récapitulatif envoyé
par la CCI du Pays d’Arles au prestataire chaque mois. Il donnera lieu à un
règlement effectué dans un délai d’un mois (fin de mois) après réception
de la facture du prestataire.
2 : Obligations du prestataire
Le prestataire doit communiquer au donneur d’ordre toutes informations
utiles sur les souhaits de la clientèle et l’état du marché.
Il doit se conformer aux directives commerciales du donneur d’ordre
(notamment respecter la charte des manifestations et participer aux
réunions à la demande du donneur d’ordre). Il dépendra du directeur du
Palais des Congrès.
La prospection des exposants ou des annonceurs devra tenir compte des
dates des manifestations ou des publications. Un rétro-planning sera
établi par la CCI du Pays d’Arles en fonction des contraintes techniques
d’organisation et de parution. Le prestataire doit impérativement
respecter les dates et délais définis.
Le prestataire sera amené dans le cadre de l’exécution du présent contrat,
à représenter la CCI PA auprès des tiers et notamment des ressortissants.
Il s’engage à une totale loyauté envers la CCI PA.
Le prestataire devra, chaque semaine, porter à la connaissance de la CCI
du Pays d’Arles un compte-rendu écrit détaillé de l’ensemble des
démarches effectuées pour la recherche de nouveaux clients.
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3 - Liberté du commerce et obligation de non-concurrence
Le prestataire reste libre d’effectuer pour son propre compte ou pour le
compte d’autrui des opérations commerciales si ces dernières ne
concurrencent pas directement ou indirectement les produits ou les
prestations de services de la CCI du Pays d’Arles.
En cas de résiliation du contrat pour quelque cause que ce soit, le
prestataire s’interdit d’effectuer pour son compte ou pour le compte
d’autrui, directement ou indirectement toutes opérations commerciales
visées par le présent engagement. La durée de l’obligation de nonconcurrence est de 5 ans et s’étend sur l’ensemble de la circonscription de
la CCI du Pays d’Arles.
3.1 Livraison
Les différents documents concernant la mission seront adressés à :
CCIPA
Services Marchés / Assurances
BP N° 10039
Avenue de la 1ère DFL
13633 ARLES Cedex
3.2 Facturation
Le titulaire devra facturer à l’adresse suivante :
CCIPA
Service Comptabilité Fournisseurs
BP N° 10039
Avenue de la 1ère DFL
13633 ARLES Cedex
La facture comportera outre les mentions légales :
Le
Le
Le
Le
Le
Le
Le
Le
La
Le
numéro du bon de commande
nom et l’adresse du titulaire
numéro de son compte bancaire
descriptif de la prestation réalisée
prix forfaitaire HT
montant total HT
taux et le montant de la TVA
montant total TTC
date
nom de l’établissement concerné
Ces mentions devront être inscrites de façon claire et lisible sur toutes les
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factures.
La CCIPA s’engage à payer le fournisseur dans les 30 jours suivant la
réception de la facture et sous réserve du service fait.
3.3 Assurances
Le Titulaire devra obligatoirement avoir contracté à ses frais toutes les
assurances spécifiques nécessaires.
4 Prix
Les prix forfaitaires comprennent déplacements compris à la CCI du pays
d’Arles.
Les prix indiqués en euros sur le bon de commande sont fermes et non
révisables.
La mission prendra effet à compter de la date de réception du bon de
commande.
5 Autres éléments demandés
Le fournisseur
suivants
doit joindre obligatoirement à son offre, les éléments
- Une description détaillée de la structure répondant à la présente
demande de devis,
- Une attestation d'assurance Responsabilité civile professionnelle,
- Un exposé de la méthodologie de travail et d'intervention
- Un planning prévisionnel d'intervention qui tient compte des
exigences prévues dans le cahier des charges
Tous les documents seront rédigés en langue française.
6 Critères d’attribution
Le jugement des offres sera effectué selon les critères de sélection ciaprès.
Les critères relatifs à la candidature sont :
Garanties et capacités techniques et financières
Capacités professionnelles
Les critères intervenant pour le jugement des offres sont pondérés
de la manière suivante :
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Critères
1 – Prix des prestations, pondérés à :
40 %
2 - Valeur technique, pondérée à :
30 %
- Mémoire technique présentant la structure de la société
- Rétro-planning de la mission en cohérence avec les objectifs
et les dates
3 - Référence, pondérée à :
30 %
- Référence sur des prestations similaires
4 – Durée et conditions d’exécution de la prestation
La prestation prend effet à partir de la signature de l’acte d’engagement
par le pouvoir adjudicateur.
Cette prestation est soumise à un échéancier.
Le prestataire devra avoir vendu 25 stands au 31 juillet 2016.
Si cet objectif n’est pas atteint, la CCI du Pays d’Arles peut annuler
l’événement et aucune indemnité ne pourra être versée au prestataire.
Si l’objectif est atteint, la commercialisation peut se poursuivre jusqu’au
15 septembre pour les stands et pour les insertions publicitaires.
La mission prendra fin officiellement par courrier recommandé avec
accusé de réception soit :
- au 1er août 2016 si l’objectif n’est pas atteint
- au 31 mars 2017 si le salon est maintenu
8 Modalités de réponse
La date limite de réponse est fixée au : 7 juin 2016
Toute proposition transmise hors délais sera rejetée.
La durée de validité de votre offre doit figurer sur votre devis.
La réponse peut être effectuée par :
1.
Mail à l’adresse suivante : [email protected]
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2. ou par Courrier à l'adresse suivante :
CCIPA
Services Marchés / Assurances
BP N° 10039
Avenue de la 1ère DFL
13633 ARLES Cedex
9 Règlement des litiges
Dans le cas où un accord ne pourrait intervenir après une tentative de
règlement à l’amiable, le litige relèverait de la compétence exclusive du
tribunal administratif de Marseille
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