Job Posting Executive Secretary May 10, 2013_FR

Offre d’emploi
SECRÉTAIRE EXÉCUTIF OU EXÉCUTIVE
Résumé : Le secrétaire exécutif ou la secrétaire exécutive est responsable de la provision de
services cléricaux auprès du personnel administratif afin qu’il puisse assurer un appui au
Conseil juridique dans le cadre de son travail conjoint avec la Commission Constitutionnelle
Mi’gmawei Mawiomi. La personne qui occupera ce poste fournira la prestation desdits services
d’une façon efficace et fiable.
Tâches et responsabilités : La personne embauchée :
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traitera des textes et proposera de l’appui administratif au Conseil juridique;
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utilisera une variété d’appareils bureautiques, y compris un ordinateur personnel, plusieurs
logiciels, le téléphone, le télécopieur, la déchiqueteuse et la photocopieuse;
•
organisera les archives et, conformément aux systèmes de classement en place, facilitera
l’accès au matériel archivé et son entreposage;
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préparera les archives et, conformément aux systèmes de classement en place, facilitera son
accès et son entreposage;
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préparera les archives, notamment les descriptions de document, afin d’accéder facilement aux
renseignements;
•
prendra soin des documents et des objets, transférera des exemplaires en format papier sur du
matériel d’enregistrement audio, vidéo, sur disque ou en formatage numérique, le cas échéant;
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fera de la recherche sur les origines et l’importance historique du matériel archivé tout en
assurant sa sauvegarde;
•
coordonnera les services de préparation de réunions du groupe de travail désignées par la
CCMM dans le but d’appuyer le travail de la Commission Constitutionnelle Mi’gmawei Mawiomi,
y compris la remise ultérieure de rencontres et la création de leur nouvel horaire, les préparatifs
dans le cadre des voyages d’affaires, le transport des participants, la préparation de
conférences et de leurs lieux, les services d’alimentation, la signalisation, l’affichage, la
traduction en plus de voir aux besoins spéciaux, à l’équipement audio-visuel, au matériel
imprimable, etc.;
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distribuera au préalable les ordres du jour et les autres documents d’appui selon les consignes;
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assurera la disponibilité opportune de tout matériel affecté aux réunions;
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assurera l’organisation rigoureuse des documents et du matériel afin d’appuyer chaque groupe
conformément aux procédures de classement de documents approuvées par le Secrétariat;
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rédigera les brouillons de la correspondance destinée à plusieurs niveaux gouvernementaux;
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rédigera des notes de breffage, des exposés sur des prises de position et d’autres
mémorandums à l’interne;
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révisera des documents de cas, fera la cueillette de données nécessaires et proposera des
mises à jour sur la progression de cas;
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fera de la recherche de cas, enquêtera sur les faits relatifs à des cas de jurisprudence et de
constitutions autochtones ou sur tout autre sujet qui s’y rattache en plus de fournir des
suggestions relatives au contexte actuel;
•
fera un suivi du matériel juridique en plus d’assurer la mise-à-jour continue de la bibliothèque
juridique interne.
ÉDUCATION ET QUALIFICATIONS : La personne embauchée aura :
Posted May 10, 2013
End Date May 24, 2013
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complété un programme collégial en techniques administratives ou en d’autres disciplines
relatives;
acquis une expérience de travail minimale de deux à trois ans en Études de secrétariat;
suivi des formations professionnelles et / ou acquis de l’expérience professionnelle;
acquis des connaissances spécialisées, notamment en création et en entretien de matériel
offrant l’accès à des bases de données, à des systèmes de catalogage, de préparation et
d’élimination de matériel et à leur usage en plus de trouver l’aide nécessaire;
en sa possession un permis de conduite valide.
CONDITIONS D’EMPLOI
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Environnement de bureau
Attitude de vigilance
Communication professionnelle avec d’une grande variété de clients.
LANGUES DE TRAVAIL
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Bilinguisme : l’usage courant du français et de l’anglais sont obligatoires; la connaissance de la
langue Mi’gmaq représentera un atout important.
DURÉE DU MANDAT :
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Contrat de 35 heures par semaine
Du lundi au vendredi (quoique des heures additionnelles peuvent s’ajouter de temps à autres).
Rémunération :
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Conforme à l’échelle salariale
Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur lettre d’intérêt et leur curriculum vitae avant
vendredi, le 24 mai 2013 (16 h, heure du Nouveau-Brunswick) au :
Secrétariat Mi’gmawei Mawiomi
MADAME CHASTITY MITCHELL-VICAIRE
directrice des opérations
2, chemin Riverside West
Listuguj (QC) G0C 2R0
[email protected]
Pour obtenir une description complète, veuillez consulter notre page Facebook ou visiter notre
site web au URL suivant : www.migmawei.ca .
Nous ne communiquerons qu’avec les personnes choisies.
Nous accorderons la priorité aux membres des Premières Nations.
Le Secrétariat Mi’gmawei Mawiomi agit en tant que conseiller et consultant auprès des collectivités
membres de Listuguj, de Gesgapegiag et de Gespeg sur des enjeux qui leur sont communs en plus de
promouvoir l’essor d’un territoire Gespe’gewa’gi fort et autosuffisant.
Posted May 10, 2013
End Date May 24, 2013