La collecte des archives électroniques
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La collecte des archives électroniques
Gestion des documents électroniques et niveaux de maturité des organisations Orange Labs Michel Cottin, Recherche & Développement 6 avril 2009, présentation SITA diffusion libre un opérateur mondial L’un des principaux opérateurs de télécommunications dans le monde Fournissant des services à plus de 170 millions de clients sur les cinq continents Dont 120 millions sous la marque Orange à propos d’Orange et du Groupe France Télécom diffusion libre Orange Labs : le réseau mondial d'innovation du groupe Les Orange Labs forment le réseau mondial d'innovation du Groupe Les Orange Labs réunissent sur 4 continents : 17 laboratoires de recherche et développement dans 9 pays, le Technocentre (en France ainsi qu'une branche en Jordanie) et l'Explocentre, à Paris. 5 000 collaborateurs (chercheurs, marketeurs, ingénieurs). Orange Labs R&D Explocentre Technocentre Orange Vallée géographies Innovation industrialisation Services Clients diffusion libre les Orange Labs : une implantation mondiale au service de tous les marchés Boston, centre R&D UK, centre R&D technocentre Varsovie, centre R&D technocentre Pékin, centre R&D Tokyo centre R&D San Francisco centre R&D Technocentre et équipes R&D Madrid & Barcelone 4 Technocentre Le Caire (Châtillon) centre R&D Explocentre (Paris) 8 centres Orange Labs - Recherche & Développement - titre R&D de la présentation – date Seoul centre R&D Amman Technocentre diffusion libre L'archivage électronique c'est quoi Mettre en œuvre un projet d’archivage électronique c’est prendre en compte un certain nombre de normes / réglementations / guides qui précisent les exigences que doivent avoir les archives ainsi que leurs modalités de traitement Ces normes sont à sélectionner en fonction des métiers, de la législation des pays, des niveaux d’exigences de conservation / exploitation, des budgets des entreprises et des risques encourues…. Concrètement on fait quoi ? – On transforme une archive papier en une archive électronique, (scannérisation) – dans ce cas l’original, c’est toujours le papier mais on peut faire une copie électronique – On créer, valider, diffuser, gérer, archiver un document totalement électronique – dans ce cas, l’original c’est un original électronique. La copie papier n'a pas de valeur. 5 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre On archive quoi ? – des documents – des dossiers – des données – des références 5000 formats de fichiers 56 To Accroissement 20%/an 1500 "projets en cours" Document : Norme ISO 15489 : « tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité » Dossier : c’est un regroupement de documents sur un sujet donné Donnée : Norme AFNOR XP -X 50 465 : « représentation ré interprétable d’une information sous forme conventionnelle convenant à la communication, à l’interprétation ou au traitement » Wikipédia : une donnée est une description élémentaire, souvent codée , d'une chose, d'une transaction d’affaire, d'un évènement, etc. Référence : Wikipédia : une référence n'est pas la donnée elle même mais seulement une information de localisation 6 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Dans les entreprise on utilise souvent des normes Les normes les plus citées dans les cahiers des charges : – – – – – – – – 7 ISO 15489 Records management - guide qui détaille les processus organisationnels et les niveaux d’exigences à mettre en œuvre pour l’archivage. NF Z42-013 : Spécifications pour la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes DOD 5015.2 : Design criteria standard for electronic records management software applications – « US Department of Defense Records Management program » ISO 19005 : utilisation du pdf/a comme format d’archivage sur le long terme CCSDS 650.0B-1 Modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information (OAIS). Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales. Recommandation technique pour l’archivage numérique : fonctions liées à la conservation, processus de gestion, migrations, modèle de données, interfaces…. BP Z74-500 : référentiel de bonnes pratiques pour assurer la «Qualité de la confiance» qu'une structure peut accorder, à son organisation et à celle de ses partenaires, lorsqu'il s'agit de protéger la confidentialité des informations FD X50-185 : fournir des pistes de réflexion pour la mise en place de dispositions de management de l'information en tant que support à la fonction de direction, aux fonctions opérationnelles et aux autres fonctions de support de l'organisme Il existe aussi des léglislations – > l’article 17 de la Loi de finances rectificative du 30 décembre 2002 et au décret du 18 juillet et d’août 2003. – > au Bulletin officiel des Impôts 3 E-1-07 N° 4 du 11 janvier 2007 de la Direction Générale des Impôts – > Ainsi que à l’instruction 3 CA n° 136 du 7 août 2003, n° 324 et suivants. – > (CGI, art. 286 et 289 ; LPF, art. L. 102 B). Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre En résumé – L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. pas de "préséance" des écrits, le processus de mise à disposition des preuves peut être plus important que le suuport de cette dernière – Il revient au juge de régler les conflits de preuve entre une preuve littérale sous forme électronique et une preuve littérale traditionnelle, à savoir le papier – 8 La fiabilité de la signature électronique en tant que procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. Votre système d'archivage doit garantir l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité, la pérennité et la fiabilité des archives Voir le forum. On ne peut pas présumé de la disparition de l'original, les copies informatiques doivent présenter des garanties d'intégrité, d'inaltérabilité (arrêt de la Cour de cassation de 4 décembre 2008) Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Dans la pratique, ça fonctionne comment 9 » En règle générale ce sont les outils informatiques existants dans l'entreprise qui vont servir d'outils d'archivage électronique. Cette notion est importante à comprendre car c'est celle des utilisateurs et des équipes SI » Il y a un "niveau de maturité" de l'organisation que le Records Manager doit comprendre et accompagner » Applications informatiques métiers, messagerie, disques durs, réseau » Les outils de GED sont utilisés pour l’archivage électronique. Ces outils sont couplés avec des modules spécifiques pour répondre à toutes les autres fonctions non couvertes » Les outils collaboratifs sont aussi utilisés pour "préparer" l'archivage Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre La GED dans le contexte de la dématérialisation des processus métier Gestion des Processus : On positionne les "événements documentaires" management de projet Modélisation graphique, distribution / attribution, Gestion corbeilles etc. Gestion Électronique de Documents : - Acquisition – scannérisation - Lad – rad, vidéo codage -Catégorisation, Plans de classement, Versionning , Recherche documentaire Gestion du cycle de vie Archivage électronique : Versement, conservation, migration, restitution, destruction, traçabilité, horodatage 10 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Qualification initiale des besoins … Cartographier les besoins • Besoins opérationnels • Besoins des applicatifs • Besoins réglementaires Qualifier les besoins : • tout n’a pas la même valeur • tout n’a pas nécessité à être restitué en temps réel • tout n’a pas vocation à être archivé Définir les besoins fonctionnels – Définir les objets => nature, format, volumétrie, granularité / taille unitaire – Sélectionner => organiser l’acquisition des documents / leur versement – Indexer => gérer le contenu, classer – Tracer les flux et opérations => suivre la vie de l’objet documentaire – Protéger => exploiter une solution technique et gérer les droits d’accès – Détruire => gérer un objet sur la totalité de son cycle de vie 11 Définir des règles de gestion Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Nouveaux services avec la collecte d'archives électronique Les utilisateurs sont face au dispositif en direct (équilibre à trouver entre rapport local ou central) Nouvelles formes de médiation pour les professionnels Opérations de collecte beaucoup plus liées à l'évènementiel ou le jalonnement des projets (effet déménagement) Intervention dans les processus métiers (cartographies, processus projets à R&D) 12 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Quand arrive-t-on à démontrer qu'on a réussi un archivage électronique 1. On démontre qu'on sait faire pour les documents les plus "emblématiques" (théorie des 5 documents) 2. Si le dispositif est auditable par les autorités de contrôles 3. La pérennité – pas de formats "propriétaires" – indépendance technologique 4. Nouvelles entrées (nouveau versements, nouveau clients) 5. Un bilan économique maîtrisé 13 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre merci diffusion libre