Manuel pour la saisie des données

MINISTERE DU PLAN
DIRECTION NATIONALE DE LA STATISTIQUE
DIVISION INFORMATIQUE
PROJET DE DEVELOPPEMENT SOCIAL
DURABLE DE LA HAUTE ET MOYENNE
GUINEE (PDSD/HMG)
Enquête situationnelle de base dans la zone
d’intervention du PDSD/HMG.
Manuel pour la saisie des données
Novembre 2004
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Introduction
Le Gouvernement guinéen avec l’appui de la communauté des bailleurs de fonds, a
élaboré et adopté le document de stratégie de réduction de la pauvreté (DSRP). Ce
document constitue désormais le cadre de référence pour l’action gouvernementale et
les interventions des partenaires au développement dans le domaine de la lutte contre
la pauvreté en Guinée.
Dans la perspective de mise en œuvre de cette stratégie, le Gouvernement, en
collaboration avec la BAD, a initié le projet de Développement Social Durable de la
Haute et Moyenne Guinée (PDSD/HMG). L’objectif global de ce projet est de
contribuer à la réduction de la pauvreté dans la zone d’intervention.
Les objectifs spécifiques de ce projet sont :
accroître l’accès des pauvres aux services socio-économiques de base ;
développer les capacités productives des pauvres particulièrement les femmes
et les jeunes ;
renforcer la bonne gouvernance au niveau local.
Afin d’atteindre les objectifs visés, le projet est structuré en trois composantes à savoir :
Composante I : Fonds de développement Social Durable (FSD) ;
Composante II : Appui à la coordination et au suivi évaluation de la pauvreté ;
Composante III : Exécution du projet.
Le projet couvre la Haute Guinée et la Moyenne Guinée qui sont les régions les plus
pauvres. La population ciblée est estimée à 850 451 habitants, soit 12% de la
population totale du pays. Elle comprend 677 845 personnes résidant dans 49
Communautés Rurales de Développement (CRD) et 177 606 personnes relevant de 8
Communes urbaines (CU). Les collectivités concernées se répartissent comme suit :
26 CRD (7 à Dinguiraye ; 11 à Mandiana ; 7 à Kérouané et 1 à Dabola) et 4 CU
(Dinguiraye ; Mandiana ; Kouroussa ; et Kérouané) sont localisées en Haute
Guinée tandis que 23 CRD (9 à Tougué ; 5 à Koubia et 9 à Dalaba) et 4 CU (Mali ;
Tougué ; Koubia et Dalaba) sont situées en Moyenne Guinée.
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, il est prévu la réalisation de deux
enquêtes. La première enquête est une enquête de base qui permet d’évaluer la
situation de référence de la pauvreté dans la zone d’intervention du projet. Elle est
réalisée au démarrage du projet. La deuxième enquête sera réalisée à la fin du projet.
Elle permettra de mesurer l’impact du projet.
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1.1
Objectifs et résultats attendus de l’enquête de référence :
L’objectif principal assigné à cette enquête est de faire une évaluation de la situation de
référence de la pauvreté dans la zone d’intervention du projet afin de faciliter le suivi et
l’évaluation de l’impact des activités du projet.
L’enquête comprendra à la fois une dimension qualitative permettant d’établir les
perceptions des populations cibles sur le phénomène de la pauvreté par rapport aux
services offerts pour lutter contre ce phénomène, et une dimension quantitative portant
sur l’évaluation du niveau de la pauvreté dans la zone d’intervention du projet.
1.2
Méthodologie de l’enquête :
Echantillonnage :
L’Enquête sera basée sur un échantillon aléatoire de ménages tiré, après stratification
implicite, par la méthode des probabilités proportionnelles à la taille (ppt) des unités de
sondage.
La base de sondage de l’enquête est constituée par les zones de dénombrement
définies lors du recensement général de la population et de l’Habitation de 1996. C’est
une base de sondage relativement vieille, mais c’est la seule disponible qui soit
exhaustive.
Le tirage de l’échantillon se fera à deux degrés :
Au premier degré, on établira la liste des CRD/Commune de la zone d’intervention du
projet selon la préfecture et la taille, et on sélectionnera de façon aléatoire les districts
(ou quartiers) de la CRD (ou commune);
Au deuxième degré dans chaque district (ou quartier) sélectionné au premier degré, 15
ménages seront choisis aléatoirement sur la base d’une liste exhaustive des ménages
La répartition des ménages tirés pour l’enquête sera faite de la même façon en milieu
Urbain qu’en milieu Rural. Une équipe (6 personnes) doit enquêter 2 ZD par jour,
soit 30 ménages ; à raison de 5 ménages par enquêteur et par jour.
Ainsi au total l’enquête couvrira 4230 ménages qui seront sélectionnés dans 282 Zones
de dénombrement. Cet échantillon est reparti comme suit : 143 ZD en Haute Guinée et
139 en Moyenne Guinée.
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Description des tâches :
L’une des phases cruciales d’une telle enquête est celle du traitement des données.
A l’intérieur de cette phase, l’étape de la saisie des données est capitale. Elle
requiert une préparation, une planification et une exécution méthodique. Elle
demande, certe, des équipements adéquats, mais aussi et surtout la mobilisation
d’agents de saisie de qualité.
L’objectif du traitement des données est de :
Saisir et vérifier les informations collectées sur le terrain tout en assurant
leur intégrité et leur fiabilité.
Organiser et exploiter ces informations saisies en vue de l’édition des
résultats attendus.
Les agents de saisie sont surtout concernés par le premier objectif : la saisie et la
correction des données.
Choix du logiciel de traitement et organisation de la saisie :
C’est le logiciel CSPro qui est retenu pour la saisie des données. Les applications de
saisie et les programmes de correction sont développés dans ce logiciel.
L’enquête comprend deux types de questionnaires :
Un questionnaire ménage
Un questionnaire communautaire
Les deux types de questionnaire seront traités séparément. Chaque type aura ainsi
son dictionnaire et son application de saisie.
La saisie se déroulera dans la salle de saisie de la Division Informatique.
Les agent de saisie recevront une formation sur les questionnaires et une formation
sur les applications de saisie.
Une connaissance des questionnaires dans leur structure et leur contenu sera d'un
grand apport dans l'efficacité de l’agent de saisie.
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Instructions pour la saisie des données :
Concepts de Base :
Modes d'opération :
En saisie de données, l'application CSPro offre cinq (05) modes d'opération.
Add (ajout) : ce mode permet de saisir des données pour ajouter des
enregistrements au fichier de données. C'est ce mode qui sera utilisé pour
la saisie des questionnaires.
Modify (Modification) : ce mode permet d'apporter des modifications à des
données déjà saisies. Il sera utilisé pour apporter des corrections aux
données.
Verify (vérification ) : ce mode demande une double saisie des données ;
la seconde saisie permet de corriger et/ou de valider la première saisie. Le
système comparera, champ par champ, les données de la 2ème saisie à
celles de la 1ère saisie. les différences décelées permettent ainsi de
corriger éventuellement la 1ère saisie.
Pause (suspension) : ce mode permet de suspendre, sans sortir de
l'application, le travail dans les trois précédents modes. Il suspend
également le chronomètre qui compte le temps pendant une session de
travail pour la mise en place des statistiques de performance de l'agent de
saisie.
Stop (arrêt) : met fin à l'opération d'ajout, de modification ou de
vérification. Il ferme les écrans de saisie mais l'application reste ouverte et
on peut toujours reprendre le travail en sélectionnant l'un des trois
premiers modes.
Cases and levels :
Dans la présente enquête, chaque type de questionnaire constituera un fichier et
correspondra à un dictionnaire et à une application de saisie. Chaque application
consistera à un seul level (niveau) et chaque questionnaire saisi correspondra à un
cas (case).
Forms :
Ce sont les formulaires de saisie. Ils apparaissent à l’écran dans les modes Add ,
Modify et Vérify. Les Forms contiennent des champs où seront saisies les données
et des textes descriptifs de ces champs.
Fields (champs de données ) :
C’est l’élément de base du formulaire dans lequel sont saisies les données. Un
champ correspond à une reponse codée sur le questionnaire . Pendant la saisie, le
curseur se déplace d’un champ au suivant, en respectant l’ordre prévu dans
l’application. Chaque champ à l’écran compte un nombre de positions indiquant la
longueur de la variable correspondante dans la structure du fichier.
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CSPro affecte une couleur à chaque champ pour indiquer son statut :
Blanc : le champ n’est pas encore saisi ou traité
Vert : des données ont été saisies dans le champ
Jaune : pour un saut (skip), le champ à été sauté car il ne doit pas
comporter de données ( non applicable ). Des champs déjà saisis sur les
lesquels on revient, prennent également la couleur jaune à la place du
vert.
Gris : le champ est protégé et ne permet pas de saisie au clavier. Ces
champs sont alimentés par l’application.
Gris clair : le champ contient une donnée saisie dans le champ
correspondant du questionnaire précédant. Exemple : des codes
géographiques saisis à partir d’un premier questionnaire, peuvent revenir
automatiquement lors de la saisie des questionnaires suivants. Quand ces
codes de localités changent, on utilise la touche de fonction F7 pour
apporter cette modification aux différents champs.
Records (enregistrements) :
Il est constitué d’un ensemble de champs formant une unité d’information. Les
records dans le fichier correspondent en général aux modules, sections et sous
sections des questionnaires.
Les questionnaires ménage et communautaire sont organisés en modules. Les
modules sont divisés en sections et sous sections selon le cas. Chaque module,
section ou sous sections correspondra a un type d’enregistrement.
Dans l’application de saisie, chaque type d’enregistrement est caractérisé par le
nombre de fois qu’il se répète à l’intérieur du questionnaire. Ceux qui existent une
seule fois dans le questionnaire sont dits à une occurrence ou unique (single).
Exemple : l’enregistrement concernant le logement et la possession des biens
durables ne se répète pas dans le questionnaire ménage.
Ceux qui se répètent à l’intérieur du questionnaire sont dits à plusieurs occurrences
(Multiple).
Exemple : l’enregistrement correspondant aux informations de base sur un membre
du ménage (Module 1) peut se répeter 15 fois à l’intérieur d’un questionnaire. Ce
type d’enregistrement peut donc contenir jusqu’à 15 occurrences.
Les types d’enregistrement multiples peuvent être structuré en tableau (Rosters) ou
en formulaires qui se répètent .
Dans le cas de la présente enquête, tous les enregistrements multiples sont en
tableaux (Rosters) pour la saisie. Chaque tableau est appelé « Group » et chaque
ligne du tableau représentant un individu est appelé un « Group Occurrence »
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Lancement de l’application :
Deux icônes se présentent sur le l’écran de votre ordinateur : ESB_MEN et
ESB_COM
Double cliquer sur ESB_MEN pour lancer l’application de saisie correspondant au
questionnaire ménage et ESB_COM pour lancer celle correspondant au
questionnaire communautaire.
Il sera indiqué à chaque agent pendant la formation les noms des dossiers et fichiers
correspondant à chaque type de questionnaire.
Une fois l’application lancée, il faut indiquer le dossier de travail, le fichier de
données et taper son identification qui servira à la production des statistiques de
performance pour l’agent de saisie pendant la session de travail.
Ainsi, l’application de saisie finira son chargement et affichera l’écran de travail. Il
faut alors choisir le mode de travail pour commencer à saisir les données.
Add : saisie et ajout de questionnaires ( Case) .
On peut choisir le mode Add de trois façons :
Par le clavier : Ctrl+A
Par le menu mode : ouvrir le menu et cliquer sur « Add »
Par la barre d’outil : cliquer sur l’outil Add.
Le système renvoi à la fin du fichier, le premier formulaire s’affiche et on peut saisir
et ajouter autant de questionnaires (Case) qu’on veut. Dans le mode Add, on peut
avoir accès aux fonctions suivantes :
Champ précédent : touche avec flèche haut ou Shift + tab
Champ suivant : touche avec flèche bas ou Entrer
Ecran précedent : touche PgUp, cette touche nous renvoie au début du
formulaire précédent.
Ecran suivant : touche PgDn cette touche nous renvoie au début du
formulaire suivant.
End Group Occurrence : / sur le pavé numérique : dans un type
d’enregistrement multiple, cette touche termine l’occurrence en cours et
nous renvoie au début de l’occurrence suivante.
End Group : Ctrl + / cette fonction nous permet de mettre fin à
l’enregistrement des occurrences d’un Roster pour aller au type
d’enregistrement suivant dans le cas où toutes les lignes du tableau ne
sont pas utilisées.
Exemple : le tableau d’enregistrement du ménage au module 1 contient 15 lignes. Si
un ménage ne compte que cinq (5) personnes, après la saisie des cinq (5)
occurrences, il faut faire Ctrl + / pour fermer ce Roster et continuer sur le module
suivant.
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Fin de saisie du questionnaire et enregistrement du Case :
Le questionnaire n’est normalement écrit sur le disque que lorsqu’on le termine en
entier. Il faut saisir tous les champs de tous les formulaires et une fois le dernier
champ du dernier formulaire saisi, CSEntry vous demande s’il faut accepter (c'est-àdire faut-il l’écrire ou non sur le disque ?) le questionnaire ou non. Si vous acceptez
le questionnaire (Case) en cliquant sur le bouton oui, CSEntry l’écrit immédiatement
dans le fichier de donnée sur le disque dur.
Toute fois, à tout moment, on peut arrêter la saisie d’un questionnaire en appuyant
sur F12 ou sur Ctrl+F12. Dans le cas de la présente enquête il faut saisir chaque
questionnaire jusqu’au dernier champ inclus.
Modification de Questionnaires : Modify Case
Il faut tout d’abord sélectionner l’identification du questionnaire à modifier (Case ID)
et choisir ensuite le mode Modify.
Pour sélectionner un questinnaire ou Case, on peut cliquer sur son identification
dans l’arborescence à gauche de la fenêtre de saisie pour les petits fichiers ou le
rechercher pour de gros fichier. Pour rechercher un Case ID, on peut faire Ctrl+F ou
ouvrir le mennu Edit et sélectionner la commande ¨Find Case¨, puis taper le Case ID
à rechercher et faire Entrer.
Une fois le Case ID sélectionné, on peut entrer dans le mode Modification de trois
façons :
Par le clavier : Ctrl+M
Par le menu mode : ouvrir le menu et cliquer sur la commande Modify.
Par la barre d’outil : cliquer sur l’outil Modify
Une nouvelle session de modification s’ouvre. Cette session finit quand on arrête la
modification du questionnaire sélectionné en appuyant la touche de fonction F12.
Les fonctions de déplacement à l’intérieur du questionnaire sont similaires à celles
du mode Add.
Insertion d’un Group Occurrence :
On peut insérer une occurrence dans un type d’enregistrement multipe organisé en
Tableau (Roster) ou en formulaire répétitif.
En mode Add ou Modify, positionner le curseur sur l’occurrence avant ou
après lequel l’insertion doit être faite, par exemple une ligne particulière
d’un Roster.
Pour insérer avant la position du curseur, appuyer sur la touche de
fonction F3, ou à partir du menu Edit, sélectionner la commande Insert
Group Occ.
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Pour insérer après la position du curseur, appuyer sur les touches
Ctrl + F3, ou à partir du menu Edit sélectionner la commande Insert Group
Occ After.
Saisir les données de l’occurrence à insérer.
Suppression d’un Group Occurrence :
On peut supprimer n’importe quelle occurrence dans un type d’enregistrement
multiple, organisé en tableau (Roster) ou en formulaire répétitif.
En mode Add ou Modify, positionner le curseur sur l’occurrence à
suprimer, par exemple une ligne particulière d’un Roster.
Appuyer sur la touche de fonction F4, ou à partir du menu Edit,
sélectionner la commande Delete Group Occ.
Déplacement entre les questionnaires :
On peut visualiser les questionnaires l’un après l’autre de plusieurs façons :
Cliquer dans le volet gauche de la fenêtre de saisie sur l’idntification des
questionnaires à visualiser, l’un après l’autre.
Utiliser la barre d’outil pour sélectionner le premier questionnaire, le
questionnaire précédent, le questionnaire suivant, le dernier questionnaire.
Utiliser le menu Navigation pour faire la même chose qu’au point
précédent
Utiliser les combinaisons de touches de clavier :
Ctrl+Home-----------------------1er questionnaire
Ctrl+PgUp-----------------------questionnaire précedent
Ctrl+PgDn-----------------------questionnaire suivant
Ctrl+End-------------------------dernier questionnaire
Insertion de questionnaire :
Un questionnaire sauté peut être saisie en mode Add à la fin du fichier. Toute fois,
dans le cas où on veut l’inserer à une place précise, il faut procéder comme suit :
Se mettre en mode stop (Ctrl+S)
Sélectionner le Case ID avant le quel on veut faire l’insertion.
Faire CTRL+Ins sur le clavier ou ouvrir le menu Edit et sélectionner la
commande Insert Case .
Saisir le questionnaire qui va être inséré
Suppression de questionnaire : Delete Case
Se mettre en mode stop (Ctrl+S)
Séléctionner le Case ID du questionnaire à supprimer
Faire à partir du clavier CTRL+Del ou à partir du menu Edit sélectionner la
commande Delete Case.
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Changer l’identification d’un questionnaire : change Case ID :
Sélectionner le questionnaire dont on veut changer l’identification
Se mettre en mode Modification
Taper la nouvelle Identification
Appuyer sur la touche F12 pour terminer la modification et accepter
l’enregistrement du questionnaire
Arrêt de la saisie de données :
On peut arrêter la saisie des données à n’importe quel moment par la commande
Stop qui peut s’obtenir de plusieurs façons.
Appuyer sur la touche Esc (Annulation) ;
Appuyer sur les touches Ctrl + S ;
Cliquer sur l’outil Stop sur la barre d’outil ;
A partir du menu mode, sélectionner la commande Stop.
Si la saisie ou la modification d’un questionnaire venait d’être terminée, cliquer sur le
bouton « Accepter » pour permettre l’enregistrement du questionnaire sur le disque.
Pause dans la saisie des données :
On peut prendre une pause à n’importe quel moment dans la saisie des données par
la commande Pause qui peut s’obtenir de plusieurs façons.
Appuyer sur Ctrl + P ;
Cliquer sur l’outil Pause de la barre d’outil ;
A partir du menu mode, sélectionner la commande Pause.
Pour reprendre le travail après la commande Pause, il faut resélectionner la
commande Pause.
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A retenir :
Saisie de l’identification des questionnaires
Ne faites pas d’erreur dans la saisie de l’identification d’un questionnaire. C’est la
partie la plus importante dans la saisie de données. En effet, c’est l’identification,
appelé à juste titre « clé », qui permet de retrouver le questionnaire pour le corriger
ou le traiter.
Saisie du Module 1
Dans le questionnaire ménage, le Module 1 est le module « maître ». C’est à lui que
se réfèrent tous les autres modules pour mettre en place les filtres permettant de
traiter seulement les populations cibles de chaque module.
Si par exemple vous saisissez mal le sexe ou l’âge d’un individu dans le module 1,
cette erreur va vous générer des problèmes dans tous les autres modules qui utisent
le sexe et/ou l’âge comme critère de sélection de la population élligible.
Faites donc attention de façon particulière en saisissant les données du module 1 qui
doivent être considérées comme des données de base.
Saisie de l’âge (Module 1)
Le champ âge comporte trois (3) positions afin de permettre la saisie de l’âge réel
des personnes qui ont 100 ans ou plus. Les peronnes âgées de 100 ans ou plus
étant rares, l’âge comprtera en général deux chiffres dans les questionnaires. C’est
pourquoi la procédure suivante doit être respectée pour la saisie de cette donnée
très importante ;
Après la saisie de l’âge, il faut appuyer obligatoirement sur la touche « Entrer »
pour passer au champ suivant.
Pour terminer un tableau (Roster) non plein :
Si toute les lignes d’un roster ne comportent pas de données, après la saisie de la
dernière ligne de données, il faut faire Ctrl + / afin de fermer le roster et de continuer
sur le type d’enregistrement suivant.
Ordre de saisie des ménages d’une ZD
Pour une ZD, mettre toujours les ménages en ordre (en séquense) avant d’entamer
la saisie de la ZD. Les ménages doivent être enregistrés en ordre : le ménage N°01
pour commencer, ensuite le N°02 et ainsi de suite j usqu’au ménage N°15 qui doir
clôture la saisie de la ZD.
En tout état de cause, l’application de saisie contrôle cette séquentialité qui est
obligatoire pour pouvoir continuer la saisie
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Ordre de saisie des questionnaires d’un ménage
Pour un ménage qui a plusieurs questionnaires, ces questionnaires doivent
également être enregistrés en ordre. Il faut donc mettre en ordre les questionnaires
du ménage avant d’entamer la saisie du ménage. le questionnaire N°01 pour
commencer, ensuite le N°02 et ainsi de suite jusqu’ au dernier questionnaire pour
clôturer la saisie du ménage
En tout état de cause, l’application de saisie contrôle cette séquentialité qui est
obligatoire pour pouvoir continuer la saisie