Régie interne, 129 ko - Ombudsman

BUREAU DE L’OMBUDSMAN VILLE DE LAVAL
RÈGLES DE FONCTIONNEMENT ET DE RÉGIE INTERNE _____________________ 1.
DEFINITIONS ET DISPOSITIONS GENERALES 1.1.
Dans le présent document, tout mot employé au genre masculin, lorsque le contexte s'y prête, s'applique également au genre féminin. L'emploi du masculin est fait dans le seul but d'alléger le texte. 1.2.
Dans le présent document, les mots suivants désignent, lorsque le contexte s’y prête : 1.2.1. « Citoyen » : Une « personne physique » résidant sur le territoire de la Ville ; 1.2.2. « Demande » : Une « plainte » ou une « insatisfaction » d’un citoyen ; 1.2.3. « Intervention » : Toute démarche faite par l’Ombudsman ou son personnel en vue de résoudre rapidement une demande ; 1.2.4. « Enquête » : Toute démarche approfondie faite par l’Ombudsman ou son personnel en vue de compléter les éléments constituant le dossier, incluant les rencontres ou déclarations des parties impliquées ainsi que, au besoin, les témoignages d'experts, le tout faisant suite à une Intervention ; 1.2.5. « Ville » : La « Ville de Laval » ; 1.2.6. « Conseil » : le conseil municipal de la Ville . 1.3.
1.4.
Dans le présent document, la référence à un article renvoie aux dispositions de la résolution 2013/58 créant la fonction d’Ombudsman, adoptée par le Conseil municipal le 4 février 2013 ainsi qu’aux modifications apportées, lors du Conseil municipal en date du 3 septembre 2013 selon la résolution 2013/350. Les dispositions de la Résolution créant la fonction d’Ombudsman ainsi que les présentes Règles de fonctionnement et de régie interne adoptées par ce dernier, doivent être interprétées de manière à favoriser l'admissibilité d’une demande et à Ombudsman / Règles de fonctionnement et de Régie interne
2.
faciliter les démarches du citoyen. 1.5.
L’Ombudsman et son personnel doivent adopter, en tout temps, un comportement conforme à la Résolution, au Code de déontologie, aux Valeurs éthiques ainsi qu’aux présentes Règles de fonctionnement et de régie interne, et ce, tant dans leurs rapports avec le citoyen qu’entre eux. 1.6.
L’Ombudsman, son personnel et les experts dont il retient les services ne peuvent être contraints de faire une déposition ayant trait à un renseignement obtenu dans l’exercice de leurs fonctions ou de produire un document contenant un tel renseignement. (Loi sur les cités et villes, chapitre C‐19) Nul n’a droit d’accès à un tel document, et ce, malgré l’article 9 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A‐2.1). 1.7.
L’Ombudsman et son personnel ne peuvent être poursuivis en justice pour avoir, de bonne foi et dans l’exercice de leurs fonctions, accompli un acte ou omis de le faire. Sauf sur une question de compétence, aucun recours en vertu de l’article 33 du Code de procédure civile (chapitre C‐25) ou recours extraordinaire au sens de ce code ne peut être exercé ni aucune injonction accordée contre l’ombudsman, son personnel ou les experts dont il retient les services lorsqu’ils agissent en leur qualité officielle. (Loi sur les cités et villes, chapitre C‐19) 1.8.
Dans l’exercice de ses fonctions, l’Ombudsman a le droit d’obtenir de toute personne, et de faire copie de tous les renseignements ou documents qu’il juge nécessaires. Tout fonctionnaire ou employé de la Ville est tenu de collaborer aux enquêtes de l’Ombudsman. 1.9.
L’Ombudsman et son personnel doivent se tenir informés de l'actualité municipale de la Ville. 2.
RECEVABILITE 2.1.
L’Ombudsman apprécie la recevabilité de la demande en s’assurant que celle‐ci est formulée par un citoyen et qu’elle porte sur les services offerts par la Ville de Laval ou par une société contrôlée par la Ville ou ses fonctionnaires ou employés. 2.2.
Il détermine, en tenant compte, des éléments sommaires dont il dispose si la demande nécessite une enquête approfondie. 2.3.
L’Ombudsman informe, par écrit, le demandeur de sa décision d’enquêter ou de ne pas enquêter. Dans ce dernier cas, il en indique les motifs. 2.4.
L’Ombudsman peut refuser d’enquêter. Il ne peut enquêter sur une demande d’un 6 février 2014
Ombudsman / Règles de fonctionnement et de Régie interne
3.
citoyen tant que celui‐ci ne lui démontre pas à sa satisfaction qu’il a épuisé les recours administratifs et judiciaires normaux pour solutionner sa situation. 2.5.
L’Ombudsman ne peut enquêter lorsqu’il s’est écoulé plus d’un an depuis que le citoyen a eu connaissance des faits qui fondent la demande à moins que le citoyen ne démontre, à la satisfaction de l’Ombudsman, des circonstances exceptionnelles justifiant ce délai. 2.6.
L’Ombudsman peut refuser d’enquêter lorsqu’il est d’avis que la demande est frivole, vexatoire ou qu’elle n’a pas été faite de bonne foi ou qu’un recours légal est susceptible de corriger la situation dénoncée. 3.
INTERVENTION ET ENQUETE 3.1.
Lors d'une intervention, l’Ombudsman et son personnel doivent adopter une attitude souple et conviviale pour favoriser l'expression du citoyen et l'accès à ses recours. 3.2.
Un citoyen peut être accompagné d'une tierce personne pour l’assister. 3.3.
Lorsque le citoyen ou l'une des parties impliquées manifeste des difficultés à se rendre aux locaux du bureau de l’Ombudsman, ce dernier doit privilégier le recours aux moyens électroniques, ou des déplacements vers les districts concernés. 3.4.
Lorsqu’il décide d’enquêter, l’Ombudsman doit, au début de l’enquête, en aviser par écrit le directeur général de la Ville et le directeur du service concerné ou le dirigeant de la société contrôlée par la Ville. 3.5.
Il doit, par écrit, inviter l’auteur de l’acte ou omission ou le directeur concerné à se faire entendre et lui permettre, s’il le juge opportun, de remédier à la situation. 3.6.
L’Ombudsman peut également, par écrit, inviter à se faire entendre toute autre personne susceptible de lui accorder un éclairage pertinent et prendre tout autre moyen approprié pour obtenir les renseignements nécessaires ou utiles à l’enquête. 3.7.
Au terme de son enquête, l’Ombudsman doit faire rapport, par écrit, des résultats au demandeur. Il doit également faire rapport, par écrit, au directeur général et au directeur concerné. 4.
RECOMMANDATIONS 4.1.
À la suite d’une enquête, l’Ombudsman peut, par, écrit, recommander toute mesure qu’il juge appropriée. 6 février 2014
Ombudsman / Règles de fonctionnement et de Régie interne
4.
4.2.
Lorsqu’il fait une recommandation, l’Ombudsman peut exiger de l’une des personnes mentionnées au paragraphe 3.4 qu’elle lui fasse rapport, par écrit, dans un délai donné, des mesures prises ou proposées afin de donner suite à la recommandation. 4.3.
La réponse de la Direction générale ou de l’instance concernée est présentée à l’Ombudsman. À défaut, par les personnes visées, de faire rapport des mesures prises ou proposées dans le délai fixé par l’Ombudsman, ce dernier peut, par écrit, déposer un rapport au Conseil exposant la situation. Il peut également exposer la situation dans son rapport annuel. 5.
CONFIDENTIALITÉ 5.1
6.
L’Ombudsman et son personnel doivent respecter la nature confidentielle de tout renseignement et document portés à leur connaissance dans l’exercice de leurs fonctions. RAPPORT AU CONSEIL 6.1 Chaque année, l’Ombudsman dépose au Conseil, au plu tard le 30 avril, un rapport écrit portant sur l’accomplissement de ses fonctions pour l’année civile précédente. Il peut, en tout temps, faire un rapport écrit sur des situations qu’il croit d’intérêt pour le Conseil ou sur toute situation indiquée au paragraphe 4.3 de l’article 4. Ces rapports sont publics après leur dépôt au Conseil. 6 février 2014