Guide sur les stages
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Guide sur les stages
Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 Guide pratique sur l’obtention de stages à l’usage des étudiants de Télécom Physique Strasbourg EDITION 2014 Document à usage interne Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg AAE Télécom Physique Strasbourg Parc d’Innovation, Boulevard Sébastien Brant, BP 10413, 67412 ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN www.aae-telecom-physique.fr [email protected] Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 1 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 Table des matières 1. Quand commencer la recherche ? __________________________________________ 3 2. Quel type de stage ? _____________________________________________________ 4 2.1. Stage de première année _____________________________________________________ 4 2.2. Stage de seconde année ______________________________________________________ 4 2.3. Stage de fin d’études _________________________________________________________ 4 3. Comment trouver son stage ? _____________________________________________ 5 3.1. Trouver son stage ___________________________________________________________ 5 3.2. Etablir un contact ___________________________________________________________ 6 4. Comment rédiger son CV ? ________________________________________________ 7 5. Comment rédiger une lettre de motivation ? _________________________________ 8 6. Comment préparer son entretien ? _________________________________________ 9 7. Comment financer le stage ? _____________________________________________ 10 8. Comment rédiger son rapport de stage ? ___________________________________ 12 9. Comment préparer sa soutenance de stage ? ________________________________ 13 Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 2 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 1. Quand commencer la recherche ? Trouver son stage fait partie de la formation de l’école, et permet de s’entraîner à la recherche d’emploi. De manière générale, les élèves démarrent leur recherche beaucoup trop tard. Pour un stage en fin d’année scolaire, on peut déjà prendre les premiers contacts dès la rentrée, en septembre. Bien sûr la réponse ne sera pas définitive, mais cela permet de poser des jalons et de figurer parmi les premiers dossiers. Fin décembre et début janvier ne sont pas des périodes propices à la recherche de stage en entreprise, car généralement les services du personnel sont très occupés. Il paraît opportun d’obtenir une réponse sûre au moins deux mois avant le début du stage, de manière à pouvoir s’orienter sur un autre stage en cas de problème. Dans le cas d’un stage à l’étranger, il faut s’y prendre beaucoup plus tôt, du fait des formalités potentiellement complexes : convention, financement, logement, visa… Entamez votre recherche de septembre à février pour un stage en 1A ou 2A Entamer sa recherche de juillet à décembre pour un stage de fin d’études Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 3 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 2. Quel type de stage ? 2.1. Stage de première année D’une durée assez courte, il s’agit pour la plupart d’entre vous de votre première prise de contact avec le monde du travail. Certains choisissent d’effectuer un stage «ouvrier» mais cela tend à disparaître. La durée minimale du stage est de 1 mois ; sauf piston ou connaissance ne comptez pas trouver un stage en entreprise intéressant car cela n’est pas rentable pour une entreprise de former un stagiaire s’il ne reste pas pendant au moins 3 mois. C’est souvent le stage le moins valorisant, mais certains laboratoires peuvent faire plus d’efforts en considérant que la formation des étudiants est une de leurs missions. 2.2. Stage de seconde année D’une durée de 3 mois, le stage de deuxième année permet aussi bien de trouver une place en entreprise qu’en laboratoire. Néanmoins, si vous n’êtes pas sûr de faire votre stage de fin d’études en entreprise, mieux vaut prévoir votre stage de seconde année en entreprise afin de respecter les impératifs du cursus de l’école. Nul n'est besoin de choisir forcément le domaine d'activité que l’on vise pour la suite, mais il est bon de rester cohérent avec votre projet professionnel car ce stage sert souvent d’argument dans votre recherche de stage de troisième année. 2.3. Stage de fin d’études Il arrive souvent que des élèves trouvent leur emploi ou leur thèse grâce à leur stage de fin d’études. Certains sont embauchés directement dans l’entreprise ou le laboratoire dans lequel ils ont effectué leur stage, d’autres y obtiennent des contacts et des recommandations. Il s’agit donc bien du dernier pas avant la vie active, et donc le domaine, le sujet, l’endroit etc. du stage doivent être mûrement réfléchis en fonction de ses projets professionnels et non pas en fonction des facilités ou des opportunités. A noter que pour certains masters il est préférable voire quasi-obligatoire d’effectuer un stage en laboratoire (notamment les masters de physique). Un certain nombre d’élèves choisissent également de poursuivre leur sujet de stage en thèse, ce qui a certains avantages : connaître son directeur de thèse à l’avance, connaître le laboratoire et l’équipe, mais aussi s’assurer que le sujet vous intéresse réellement ! Veillez à trouver une certaine cohérence entre vos trois stages même s’il n’est pas indispensable de viser dès le stage de première année le domaine dont on rêve pour sa carrière future. Posez-vous la question : "de quoi ai-je besoin pour avoir une chance de rentrer dans tel ou tel domaine dans un ou deux ans ?" Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 4 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 3. Comment trouver son stage ? 3.1. Trouver son stage a) Ciblez les entreprises ou labos qui vous intéressent, le type de stage que vous convoitez et faites-vous une liste classée par priorité. b) Epluchez les sites web de ces entreprises et labos et cherchez les offres de stage des départements qui vous intéressent. c) Adressez vous à vos proches, à vos anciens maîtres de stage et à vos professeurs dont il ne faut pas sous-estimer les relations : en insistant un peu, on apprend parfois qu’ils connaissent des pontes du MIT, de Berkeley et Cambridge ou certains PDG ! Les contacts mènent à deux stages sur trois ! d) Parcourez le listing des stages des années passées (les archives courent sur plus de 15 ans) fourni par la scolarité et contactez les élèves qui ont fait les stages qui auront attiré votre attention. e) Utilisez le réseau des anciens élèves. Utiliser l’annuaire papier ou en ligne (http://www.aae-telecom-physique.fr) ainsi que les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Viadeo) où de nombreux anciens sont inscrits (l’AAE y est présente via des « groupes »). Un ancien vous écoutera plus facilement qu’un inconnu, répondra plus souvent (positivement ou négativement) et transférera généralement votre candidature à des contacts ou collègues plus appropriés, le cas échéant ! f) Renseignez-vous auprès de l’interface de recherche de stage mise en place par l’école sur l’Intranet g) Renseignez-vous auprès du site stage/emploi de l’AAE : http://emploi.aaeensps.org (identifiant et mot de passe habituels du site). Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 5 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 3.2. Etablir un contact a) Renseignez-vous au maximum sur l’organisme visé et sur votre contact (poste, responsabilité, CV, publications) avant toute chose : ceci facilitera la rédaction de votre lettre de motivation et la préparation d’un éventuel entretien. Les réseaux sociaux professionnels permettent d’en savoir un peu plus sur le parcours de vos interlocuteurs, lorsqu’ils y sont inscrits, et de cerner leur profil (mais ceci fonctionne aussi dans l’autre sens !). b) Dans la mesure du possible, adressez-vous directement aux personnes susceptibles de vous accueillir et court-circuitez les Ressources Humaines qui reçoivent beaucoup de demandes. Etablissez plutôt un contact personnel avec un employé du service que vous visez. Celui-ci pourra ensuite vous aider. c) Prenez contact par e-mail mais rédigez celui-ci de manière formelle, comme vous le feriez pour une lettre. Le CV doit être impérativement joint à votre envoi : le recruteur lira d’abord la lettre de motivation et ne regardera votre CV que s’il est intéressé et veut en savoir plus sur vos états de service ! Sans réponse après 2 à 3 semaines, n’hésitez pas à faire une relance, ou envoyez un nouveau mail à un collègue de votre contact ou à un service proche. d) Pour les fichiers joints, privilégiez les formats portables (pdf) car tout le monde n’utilise pas Word ou un PC ! e) Proscrivez à tout prix le publipostage. Il vous sera bien plus profitable de vous concentrer sur quelques filons et de vous donner les moyens pour parvenir à vos fins en soignant tous les points précédents. Le publipostage se repère au premier coup d’œil car les lettres de motivation sont vagues, sans ambition ni réelle motivation (!) et partent donc à la poubelle. Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 6 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 4. Comment rédiger son CV ? a) Avant tout, regardez ce que font les autres : il existe de nombreux sites où apparaissent des CVs. Vous pouvez aussi demander directement à des Anciens de vous soumettre leur CV à titre d’exemple. Certains de leurs CVs (plus ou moins récents...) sont en ligne sur le site de l’AAE : http://www.aaeensps.org/index.php?page=consulterlescv b) Limitez-vous à une seule page. Attendez d’avoir une longue carrière derrière vous pour aller au-delà ! c) Lisez les conseils donnés par les sites de recrutement. Vous trouverez pas mal de lien sur le site de l’AAE : http://www.aae-ensps.org/index.php?page=redigercv d) Ciblez le contenu en fonction du destinataire : insistez sur ce qui sera susceptible de l’intéresser en priorité. e) N’oubliez pas de mentionner vos projets menés à l’école (de maths, d’info, de 2A, …) surtout si vous n’avez pas d’expérience professionnelle. f) N’oubliez pas de mentionner votre appartenance à une Grande Ecole, avec intégration sur Concours Communs Polytechniques ou Mines-Telecom. g) En particulier pour les CV destinés à l’étranger, précisez l’appartenance de l’école à l’Université de Strasbourg car celle-ci est d’une part très réputée en France comme à l’étranger et car les pays étrangers ne connaissent pas les grandes écoles et les écoles d’ingénieurs d’autre part : les Mines, Centrale ou l’ENS y sont complètement inconnues. En Allemagne, qualifiez-vous d’Ingenieur im Universität, plus valorisant qu’Ingenieur qui se réfère à un diplômé d’IUT ! h) Pour les CV destinés à l’étranger, mentionnez les équivalents de vos diplômes. Ex : Master Matière Condensée et Diplôme Télécom Physique Strasbourg se traduiront par MSc in Physics of Condensed Matter et MSc in Physical Engineering. Aux USA, le diplôme d’ingénieur français est depuis 2013 officiellement reconnu équivalent à un « Master of Science ». i) Pensez à ajouter et valoriser des choses que les autres n’ont pas, ou des informations plus personnelles qui attireront l’attention du recruteur. N’écrivez pas « hobbies : foot, cinéma », ce qui est creux et n’apporte que peu de valeur ajoutée. Détaillez plutôt : joueur de foot dans l’équipe interuniversitaire de Strasbourg, fan des œuvres d’Alfred Hitchcock. j) Proscrivez à tout prix les fautes d’orthographe, qui donnent une image vraiment négative et signale aux yeux du recruteur un manque d’attention dans la préparation de votre candidature ! k) Vous pouvez soumettre gratuitement votre CV au responsable emploi de l’AAE pour relecture et conseils ([email protected]). Un retour vous sera fait sous des délais raisonnables. N’hésitez pas à solliciter également votre professeur de langue si votre CV est destiné à l’étranger. Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 7 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 5. Comment rédiger une lettre de motivation ? a) Présentez le tout comme une lettre formelle, même s’il s’agit d’un e-mail : expéditeur, destinataire, date, objet, remerciements, signature. Pour les fichiers joints, utilisez un format portable tel que .pdf plutôt que .doc. b) Présentez-vous rapidement : nom, études … c) Dites ce que vous recherchez : stage dans tel service, dans tel domaine, et à telles dates. d) Dites pourquoi vous êtes attiré par cette entreprise/labo, montrez qu’il ne s’agit pas d’un publipostage et que vous connaissez l’entreprise/labo. Personnalisez votre lettre en fonction du destinataire ! e) Montrez le rapport entre votre demande et vos objectifs professionnels. f) Montrez ce que vous pouvez apporter à l’entreprise et précisez quelquesunes de vos qualités. Pensez à vous mettre à la place du recruteur qui reçoit des centaines de courriers identiques. g) Evitez à tout prix les fautes d’orthographe ! Relisez-vous plusieurs fois avant d’envoyer le tout, et soumettez votre travail à votre professeur de langue si vous avez rédigé en une langue étrangère. h) Vous pouvez soumettre gratuitement votre lettre de motivation au responsable emploi de l’AAE : [email protected]. Un retour vous sera fait sous des délais raisonnables. Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 8 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 6. Comment préparer son entretien ? Pour un stage, l’entretien peut se faire tant par téléphone que de visu. Pour les stages de longue durée, nous vous conseillons d’essayer de visiter l’entreprise ou le labo, car cela fait toujours bonne impression et vous permet d’éviter de mauvaises surprises. a) Un entretien se prépare déjà avant de postuler. Parfois, les entreprises appellent sans prévenir, posent plein de questions, testent … Si l’on n’y est pas préparé, on est forcément désarçonné et on a perdu ! b) Imbibez-vous de son CV et de votre lettre de motivation. Le recruteur qui les a lus vous demandera de vous présenter et de répéter ce que vous avez écrit pour s’assurer de votre honnêteté. c) Entraînez-vous à parler d’une voix distincte et déterminée pour évitez tant que possible les « euh », « bof », « je sais pas » : l’entretien sert à tester votre motivation et votre capacité à vous exprimer de manière cohérente ! d) Ne mentez jamais, même par omission : vous pouvez toujours présenter sous un angle positif quelque chose qui vous semble négatif, mais le recruteur détectera vos mensonges ! S’il on vous demande si vous savez utiliser le langage php et que vous n’avez pas cette compétence, répondez par exemple que si vous ne l’avez pas utilisé jusque-là, vous avez déjà travaillé avec du html et sous Unix, que vous savez programmer, et qu’apprendre ce nouveau langage ne sera pas un problème et serait pour vous une bonne opportunité ! e) Après vous avoir demandé de vous présenter et de détailler votre parcours et motivations, le recruteur demande généralement des précisions sur certains des points que vous avez développés. On peut ainsi vous demander de détailler vos responsabilités et les résultats obtenus au cours d’un stage passé, ainsi que ce que vos précédents stages vous ont appris. Même si vous pensez ne pas avoir fait grand-chose, essayez toujours de trouver des aspects positifs (mais encore une fois, ne mentez pas : cela se voit !). f) Préparez-vous à des questions du genre : que pouvez-vous nous apporter ? Pourquoi devrais-je vous prendre vous plutôt qu’un autre ? g) Le recruteur pourra aussi vous poser une question plus personnelle sur votre ville ou vos hobbies par exemple. Veillez donc à ne pas écrire de banalités dans votre CV et avoir du répondant – c’est parfois sur des questions extraprofessionnelles que l’on juge de la personnalité d’un candidat ! h) Préparez-vous mentalement à toutes ces questions. Préparez également des questions que VOUS poserez au recruteur. Celui-ci vous offre généralement cette possibilité en fin d’entretien et il est bon d’en poser pour prouver votre curiosité : préparez-en quelques unes dans cette optique, mais évitez de demander des informations que vous êtes sensés avoir recherchées pour préparer l’entretien, telles que la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise (!). i) Faites une simulation avec un(e) ami(e). Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 9 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 7. Comment financer le stage ? a) Pour tous les étudiants (indépendamment du stage) Il existe des bourses de master sur critères universitaires. Tout étudiant en master peut y prétendre, qu’il soit élève ou non à Télécom Physique Strasbourg. D’autres aides sont également disponibles : http://www.unistra.fr/index.php?id=2204 b) Bourse BOUSSOLE (étranger, 12 semaines minimum) Montant de 40 € par semaine pour des durées de 12 à 35 semaines, dans le monde entier, l'exception de la France (DOM-TOM inclus) et des principautés d'Andorre et de Monaco. Concerne les étudiants de L3, M1 ou M2. https://ssl.region-alsace.eu/boussole/Default.aspx c) Bourses Erasmus stage (ex-Léonardo) Pour tout stage de niveau Master en entreprise et en Europe, de 240 à 500 € mensuels (modulable selon l'indemnité versée par l'entreprise) pour des stages de 3 à 12 mois. Les critères sociaux peuvent être pris en compte, sachant qu’il y a trois commissions d’attribution, échelonnées entre décembre et mai. L’Université de Strasbourg détaille tout cela très bien sur : http://www.unistra.fr/index.php?id=1140 d) Bourses villes jumelles (3 mois minimum) Réservées aux étudiants effectuant un stage d’au moins 3 mois dans une des villes jumelées avec Strasbourg : Boston aux Etats-Unis, Dresde et Stuttgart en Allemagne, Leicester en Grande-Bretagne et Ramat Gan en Israël. Ces bourses sont cumulables avec d’autres bourses et les dossiers de candidature sont à retirer au printemps auprès de la Communauté Urbaine de Strasbourg... http://www.strasbourg.eu/international/bourses_enseignement_superieur e) Crédit sur laboratoire Certains laboratoires peuvent débloquer quelques fonds pour indemniser les stagiaires, le montant est en général assez faible. f) Allocations de mobilité internationale (AMI) Réservées aux étudiants boursiers sur critères sociaux du Ministère de l'éducation nationale. Durant le séjour à l'étranger, la bourse de mobilité s'ajoute à la bourse d'enseignement supérieur sur critères sociaux. Cette bourse s'élève à 400 € mensuels sur une durée de 2 à 9 mois. g) Aides Unistra (Canada, Australie) Dans le cadre de programme d'échanges à destination des étudiants effectuant une mobilité facultative d'études au Canada ou en Australie. Jusqu’à 150 € mensuels sur une durée maximale de six mois, versés par le Service des relations internationales de l’Université de Strasbourg. Trois commissions (octobre, février, mai) suivent le dépôt des dossiers pour l’attribution des bourses. Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 10 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 h) Allocation Erasmus (Europe) Etudes d’une durée de 3 mois minimum. Environ 150 € par mois, versés par le Service des Relations Internationales. i) Allocations de l'Université franco-allemande Certains cursus intégrés franco-allemand sont soutenus par l'Université francoallemande (UFA). 270 € par mois et par étudiant en séjour en Allemagne. http://www.dfh-ufa.org j) Bourses de l’office allemand des échanges universitaires (DAAD) Les étudiants diplômés ou non se rendant en Allemagne pour des études peuvent en certains cas obtenir des bourses via cet organisme, en sachant toutefois qu’elles sont attribuées au mérite bien plus que sur des critères sociaux. Toutes les informations se situent sur le site de l’antenne parisienne de la DAAD : http://paris.daad.de/bourses_et_subventions.html k) Bourses du gouvernement japonais Bourse de 650€ mensuels délivré par le gouvernement japonais aux étudiants en voyage d’étude, via l’intermédiaire du JASSO (Japan Student Services Organisation). S’adresser auprès du service mobilité de l’UdS pour plus d’informations, après avoir été retenu pour un programme ou stage qui vous mène au Japon. Remarque : une partie des informations de ce chapitre provient du site de l’Université de Strasbourg : http://www.unistra.fr/index.php?id=19413&L=3 Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 11 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 8. Comment rédiger son rapport de stage ? Organisation du rapport : a) Couverture : cf. modèle : nom de l’école en toutes lettres, nom de l’organisme d’accueil, titre, nom, prénom, année d’étude, intitulé du diplôme, dates du stage. Toutes les autres pages auront un pied de page avec écrit au centre : ème Mémoire de stage de X année – Machin TRUC Page 2 sur 30 b) Remerciements c) Résumé en français et en anglais (1 page en tout). Quelqu’un qui n’y connaît rien et qui ne veut pas lire le rapport doit comprendre en quoi le stage a consisté ; les éléments essentiels doivent être présents. d) Sommaire e) Table des illustrations f) Liste des abréviations. Ne pas en oublier. g) Introduction. Présentation du stage (lieu, …), de son contexte et de ses objectifs. Description du plan de votre rapport. h) Corps du mémoire avec introduction et conclusion pour chaque chapitre. Les illustrations et tableaux sont accompagnés d’une légende et numérotés. Les équations sont placées en retrait. Des renvois à la bibliographie sont utilisés. i) Conclusion générale. Synthèse et perspectives. j) Bibliographie. Les références sont numérotées. On pourra éventuellement ajouter des références non numérotées en précisant qu’il s’agit d’ouvrages de référence. On pourra également proposer un classement par thème. k) Annexes l) Dernière page de couverture : le titre, le résumé en français et en anglais, la discipline (ex. Mécanique quantique), une liste de mots clés. Le reste est évident : restez clair pour quelqu’un qui n’est pas forcément spécialisé dans votre domaine, restez concis et pédagogique, soignez la présentation et l’orthographe. Enfin, prenez aussi en compte les indications fournies par la scolarité ! Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 12 Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014 9. Comment préparer sa soutenance de stage ? a) Contenu : un slide de présentation du stage avec les informations essentielles, un slide pour le plan, un slide de mise en contexte et/ou de description du cadre du stage, un slide de conclusion. b) Ecrire grand !!! Arial 30 est un standard, exceptionnellement on pourra utiliser une taille plus petite. Une personne au fond de la salle doit pouvoir tout lire. Idem pour les figures. c) Prévoyez toujours un jeu de transparents, une copie du diaporama sur clé USB ou quelques tirages papier de vos slides en cas d’imprévu (panne du vidéoprojecteur, crash du PC…) d) Testez la projection du diaporama en conditions réelles au moins quelques heures avant la présentation. Les conflits de version PowerPoint, les erreurs de lecture de clé USB, ou le plantage du réseau sont fréquents ! e) Répétez, entraînez-vous à parler distinctement, faites attention à vos postures, à vos mouvements de mains et du corps, ne bouchez pas la vue aux auditeurs. Vous pouvez vous enregistrer avec un dictaphone, caméscope ou répéter entre amis. f) Entraînez-vous à respecter le timing imposé. g) Anticipez les questions. Il est même possible de prévoir des slides supplémentaires en prévision des questions qui seront posées, cela fait très bon effet ! Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg 13