Dématérialiser et rationaliser les Bons de Livraison chez Total Maroc

Étude de cas | Industrie Pétrolière | Total Maroc
Dématérialiser et rationaliser les Bons
de Livraison chez Total Maroc
Le Défi
Client
Total Maroc
Secteur d’activités
Industrie Pétrolière
Nombre d'employés
300
Siège
Casablanca - Maroc
Départements utilisant OnBase
Comptabilité
Service juridique
Ressources Humaines
Présent dans le Royaume depuis plus de 80 ans, Total Maroc, est le troisième
acteur du marché marocain du pétrole grâce à un vaste réseau, des clients
industriels de renom, et un savoir-faire éprouvé dans les secteurs du gaz, des lubrifiants et de l’aviation.
La préservation et le respect de l’environnement constituent l’une des
priorités de l’entreprise, qui concilie au quotidien développement durable
et impératifs économiques. C’est sans l’oublier que dès 2010, Total Maroc
a engagé une réflexion relative à une solution qui permettrait de maîtriser
l’archivage papier et son impact sur l’environnement.
Dans un premier temps, l’expérience s’est portée sur la gestion des bons
de livraison des produits pétroliers. Comment gérer 250 bons de livraisons
quotidiens en diminuant significativement le délai de leur traitement, les
pertes et les contentieux, tout en les rendant simultanément accessibles à
tous les collaborateurs, et en restant attentif à leur empreinte écologique ?
Comment aussi mettre en œuvre une gestion documentaire électronique pour le fonds documentaire juridique ?
La Solution
Constatant une gestion qui manquait d’homogénéité et était parfois source
d’erreurs et de perte de documents et de temps, Total Maroc a publié un appel
d’offre visant à mettre en place la dématérialisation des flux et documents
précités. Après étude et comparaison des solutions en compétition, OnBase, de Hyland Software a emporté le marché pour 3 raisons :
• L’ergonomie de l’ensemble de la solution ;
• Le rapport qualité/prix ;
• La capacité du représentant Hyland Software Maroc à proposer
un accompagnement professionnel et une solution personnalisée
particulièrement en adéquation avec la spécificité des problèmes liés aux bons de livraison.
La gestion des bons de livraison concerne les acteurs travaillant sur le terrain,
le déploiement s’est donc effectué à tous les niveaux de la chaîne de livraison des produits pétroliers. Dans le même temps, le fonds documentaire juridique
a commencé à être numérisé pour être utilisé par les collaborateurs en
exprimant la nécessité.
La Différence
« C’est un fait avéré dont
nous sommes très satisfaits :
avec le déploiement d’OnBase,
nous sommes passés d’une
gestion très disparate, à une
homogénéisation fiable des
méthodes. »
En premier lieu, et le plus notable, en termes de temps : d'un mois parfois, le délai de remontée des bons de livraison des sites livranciers en central est tombé à une journée. Ce délai au jour le jour étant lié au fait que la plupart des bons est scannée en fin de journée.
– Fadoua Mettioui, Responsable DSI
Total Maroc
Des gains en termes de place : à ce jour Total Maroc a pu dégager l’équivalent de 25 m2 d’espace de stockage en central et cet espace a pu être utilisé à
d’autres fins.
Des gains en termes de fiabilité : c’est un gain récurrent chez les clients de Hyland
Software ; une fois la solution mise en œuvre, les documents ne sont plus
égarables ni égarés, leur suivi est facilité, ils sont sécurisés et accessibles à
toute la chaîne de collaborateurs de façon instantanée.
Des gains en termes de recherche documentaire : pour les documents juridiques.
Opportunités d'expansion : aujourd’hui, Total Maroc envisage de partager son
expérience de déploiement de la solution OnBase avec la Direction Générale
du Groupe Total. Une note de cadrage accompagne l’évolution du déploiement
spécifique pour Total Maroc, qui devrait s’intéresser dans un premier temps
à des modules workflow gérant et standardisant différents formulaires
internes. À terme, la totalité du processus fournisseur devrait également être dématérialisé.
Pourquoi choisir OnBase de Hyland Software ?
Madame Fadoua Mettioui, Responsable du Département Systèmes
d'Information, témoigne : « C’est un fait avéré dont nous sommes très
satisfaits : avec le déploiement d’OnBase, nous sommes passés d’une gestion
très disparate, à une homogénéisation fiable des méthodes qui a permis
de limiter les pertes de documents, de réduire le délai de remontée et de
traitement de l’information, et de favoriser son partage rapide entres les métiers concernés grâce à la gestion documentaire associée.
Évidemment, la satisfaction client s’en trouve positivement affectée.
Parallèlement, la numérisation des archives juridiques a permis de dégager des espaces remis à disposition des moyens généraux. Moins de papier, c’est
plus d’espace et moins d’impact sur l’environnement ! Bien plus, la solution,
d’une grande scalabilité supporte l’ensemble des personnes concernées qui
travaillent simultanément, sans noter le moindre ralentissement.
Total Maroc est, satisfait de la mise en œuvre de la solution Hyland Software
et de l’accompagnement proposé. C’est la raison pour laquelle nous avons
décidé de partager notre expérience en remontant ses résultats positifs au siège du Groupe Total en espérant que nous trouverons les moyens de poursuivre et d’étendre cette fructueuse collaboration. »
Pour en savoir plus, visitez notre site :
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