offre d`emploi - l`Université Bretagne Loire

OFFRE D’EMPLOI
Agent d’accueil
Catégorie C
Présentation de l’Université Bretagne Loire (UBL)
L’Université Bretagne Loire fédère 7 universités, 15 grandes écoles et 5 organismes de recherche de Bretagne et
Pays de la Loire.
L’UBL a pour objectif de développer le potentiel scientifique et académique de ce territoire au niveau national et
international. Acteur majeur de l'innovation, l'Université Bretagne Loire coordonne des actions au niveau de la
stratégie de recherche et de l'offre de formation. Elle anime notamment 10 départements de recherche et 11 écoles
doctorales. Elle favorise la logique interdisciplinaire et la coopération en s'appuyant sur le numérique comme
instrument majeur au service de son ambition.
Les caractéristiques clés de l’UBL sont les suivantes :
- une structure de gouvernance et de coordination stratégique
- une organisation fonctionnelle en réseau pour faciliter les échanges d’expérience et la détection d’action à
mener en commun
- une offre collective de services pour la mise en œuvre des orientations politiques : animation, expertise,
déploiement d’actions communes
- une structure de portage de projets et de gestion de financement (appels à projets).
L’organisation qui a été choisie pour soutenir les ambitions de l’UBL conjugue à la fois des fonctions de centralité et
des services de proximité. Si le siège de l’UBL est situé à Rennes, les 110 personnels sont répartis sur 6 sites :
Rennes, Nantes, Angers, Le Mans, Vannes/Lorient et Brest. Un travail à distance quotidien est nécessaire, facilité
par des outils numériques adaptés.
L’Université Bretagne Loire recrute un Agent d’Accueil.
Missions

L’agent d’accueil aura pour mission d’accueillir le public extérieur. Il sera en charge des parties logistiques et
administratives liées aux activités quotidiennes.
Activités principales

Accueil téléphonique (Standard) et accueil physique du public extérieur
 Ouverture/fermeture de l’accueil
 Réception des appels
 Identification des demandes
 Filtrage
 Prise de message
 Orientation des appels ou des personnes vers les différents services
 Renseignements généraux
 Délivrance des laissez-passer

Gestion des tâches administratives
 Gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement, distribution)
 Gestion des fournitures bureautiques (stock, commande, rangement, distribution)

Gestion des salles de réunion
 Gestion du planning de réservations des salles et des espaces de co-working de la Cité Internationale
 Affichage/fléchage des salles
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 Accompagnement à l’utilisation des équipements numériques en lien avec le technicien informatique
(systèmes de visio conférence (salles 109, 107, 209), vidéo projection (salles 107, 110), vidéoprojecteur
interactif (109)
 Préparation logistique des salles et vérification des salles après utilisation
 Gestion des demandes de location des salles de réunion

Conciergerie pour les agents de l’UBL
 Gestion des réservations de véhicules
 Gestion et distribution des titres de transport
 Ouverture fermeture du co-working, distribution des accès au local vélo et ouverture des locaux spécifiques
 Point d’entrée pour toutes les demandes d’interventions immobilières et pour l’accueil des livreurs et
entreprises extérieures
 Participation aux actions de tri sélectif interne
 Gestion des demandes de manifestations exceptionnelles

Autres tâches administratives et logistiques possibles en particulier un appui aux différents services
en cas de nécessité.
Ces missions sont amenées à évoluer.
Profil requis, compétences
Formation / expérience :
 Niveaux d’études : Minimum Bac (professionnel) ou Bac +2 (BTS DUT)
 Anglais : maîtrise du vocabulaire professionnel et universitaire
 Connaissance de la fonction publique souhaitée
Savoir-faire :
 Connaissance des différentes techniques de communication
 Capacités rédactionnelles
 Règles et consignes de sécurité
 Utilisation des outils bureautiques
 Respect des procédures
Savoir-être :
 De réelles capacités relationnelles
 Aisance téléphonique
 Le sens de l’initiative, l’autonomie et la capacité à être force de proposition
 Savoir s’adapter et conseiller des interlocuteurs très variés
 Respect de la confidentialité
 Gérer les situations difficiles
 Bonne présentation et amabilité
Contrainte du poste
Plage horaire fixe
Durée du contrat
CDD ou détachement ou mise à disposition de 1 an renouvelable
Candidature :
Envoyer CV et lettre de motivation avant le 25/01/2017.
Contact :
Courriel : [email protected]
Adresse Postale : Université Bretagne Loire 1 place Paul Ricœur - 35000 Rennes
Préciser « candidature au poste d’Agent d’Accueil »
Prise de fonction
Poste à pourvoir début février 2017
Lieu de travail
Poste basé à Rennes
Salaire mensuel brut
Grille ITRF, Adjoint Technique, en fonction des diplômes et de l’expérience.
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