Référentiel Rapport Comité Suivi BIP des départements
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Référentiel Rapport Comité Suivi BIP des départements
REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix – Travail – Patrie ………. MINISTERE DE L’ECONOMIE, DE LA PLANIFICATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ………. SECRETARIAT GENERAL ………. DIRECTION GENERALE DE L’ECONOMIE ET DE LA PROGRAMMATION DES INVESTISSEMENTS PUBLICS ………. DIRECTION DE LA PROGRAMMATION DES INVESTISSEMENTS PUBLICS ............ REPUBLIC OF CAMEROON Peace – Work – Fatherland ………. MINISTRY OF ECONOMY, PLANNING AND REGIONAL DEVELOPMENT ………. SECRETARIAT GENERAL ………. GENERAL DEPARTMENT OF ECONOMY AND PROGRAMMING OF PUBLIC INVESTMENTS ………. DEPARTMENT OF PROGRAMMING OF PUBLIC INVESTMENTS ............. REFERENTIEL D’ELABORATION DES RAPPORTS DE SUIVI DE L’EXECUTION PHYSICO-FINANCIERE DE L’INVESTISSEMENT PUBLIC PAR LES COMITES DEPARTEMENTAUX DE SUIVI DE L’EXECUTION Septembre 2015 1 Sommaire LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................................................................. 3 INTRODUCTION .............................................................................................................................................................. 4 Considérations générales .................................................................................................................................................... 4 I. PRESENTATION DU DEPARTEMENT .................................................................................................................. 6 II. PRESENTATION DE LA STRUCTURE DE L’INVESTISSEMENT PUBLIC 20__ DANS LE DEPARTEMENT DE ______ ............................................................................................................................................ 6 1. Présentation de l’investissement public par source de financement ...................................................................... 6 2. Présentation du BIP par mode de gestion .............................................................................................................. 6 3. Présentation du BIP par secteur ............................................................................................................................. 7 4- Présentation des autres ressources (FEICOM, PNDP, recettes communales, …) par secteur .................................... 7 III. SITUATION DE LA PASSATION DES MARCHES .......................................................................................... 8 1. Situation de la passation des marchés par mode de gestion ............................................................................ 8 2. Analyse comparative de la passation des marchés du département ............................................................... 8 3. Situation de quelques projets à problème dans le processus de passation ..................................................... 9 4. Fonctionnement de la commission départementale de passation des marchés publics ................................ 9 IV. EXECUTION DE L’INVESTISSEMENT PUBLIC 20__ DANS LE DE PARTEMENTDE _________ ........... 9 1. Exécution physico-financière du BIP 20__ dans le département de ________ ............................................... 9 2. Situation d’exécution physico-financière des autres ressources du département de ________ .................. 10 3. Exécution de l’investissement public (BIP, autres ressources des communes, …)suivant quelquesunités physiques majeures ..................................................................................................................................................... 11 V. REALISATIONS MAJEURESDE L’INVESTISSEMENT PUBLIC DANS LE DEPARTEMENT DE_________________ A COURS DE L’EXERCICE 20__.......................................................................................... 11 VI. ETAT DES CHANTIERS NON ACHEVES, MAL EXECUTES OU ABANDONNES AU COURS DES EXERCICES ANTERIEURS ........................................................................................................................................... 12 VII. SYNTHESE DES DIFFICULTES ET RECOMMANDATIONS ....................................................................... 13 ANNEXES........................................................................................................................................................................ 14 2 LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Présentation de l’investissement public par source de financement ............................................................... 6 Tableau 2 : Présentation du BIP par mode de gestion ....................................................................................................... 7 Tableau 3 : Présentation du BIP par secteur ...................................................................................................................... 7 Tableau 4:présentation des autres ressources par secteur .................................................................................................. 8 Tableau 5 :Situation de passation des marchés de l’investissement public 20__ par mode de gestion ............................. 8 Tableau 6 :Projets rencontrant des difficultés particulières dans leur processus de passation .......................................... 9 Tableau 7 : Situation d’exécution du BIP 20__ selon le mode de gestion....................................................................... 10 Tableau 8 : Situation d’exécution des autres ressources des communes (PNDP, FEICOM, …) selon la source de financement ...................................................................................................................................................................... 10 Tableau 9 : Situation de l’exécution de l’investissement public (BIP, autres ressources des communes, …) suivant quelques unités physiques majeures ................................................................................................................................. 11 Tableau 10 :Principales réalisations du BIP 20__ dans le département de _________ ................................................... 12 Tableau 11 : Situation synthétique des chantiers non-achevés, mal exécutés ou abandonnés......................................... 13 3 INTRODUCTION Ce document est un guide simplifié et expliqué d’élaboration des rapports de suivi participatif de l’exécution du budget dans les départements. Lesdits rapports sont produits à la fin de chaque comité départemental tel que institué par le décret N° 2013/7987/PM du 13 septembre 2013 portant création, organisation et fonctionnement des Comités de Suivi de l’Exécution Physicofinancière de l’Investissement Public. Il sert à remonter des informations sur l’exécution du budget des départements. Il est le support de la remonté des informations sur l’exécution de l’investissement public (BIP et autres ressources) dans les départements et constitue l’élément de base de prise de décision pour les corrections des insuffisances et malfaçons relevées dans l’exécution des projets, ainsi que la prise la compte des propositions des responsables. Ce document présente le minimum d’informations à remonter. Toute autre information complémentaire jugée utile pourra y être intégrée ; de même, les données pourraient être présentées par des figures, images ou graphiques, en cas de nécessité. Considérations générales - Toutes les valeurs monétaires dans le document sont en FCFA ; - Les projets retenus sont ceux de l’exercice en cours ; - Les projets du BIP sont ceux du budget de l’Etat au sens de la loi de finance alors que les projets de l’investissement public désignent plus généralement les projets toutes sources de financement confondus, notamment les ressources propres des communes (FEICOM, PNDP). - Un classeur Excel est remis au comité départemental pour servir d’annexe au rapport de suivi de l’exécution de l’investissement public. Dès la tenue de chaque sous-comité technique départemental, une copie avancée des deux fichiers (rapport en fichier Word et annexes en fichier Excel) sera transmise au délégué régional du MINEPAT de ressort par Email, avec copie aux services centraux du MINEPAT ([email protected]). Ensuite, le rapport consolidé sera transmis au délégué régional susdit, avant la tenue du sous-comité technique régional, autrement dit, avant la fin de la deuxième semaine de chaque trimestre, pour une prise en compte effective des données du département dans le rapport régional de suivi. - Au-delà du cadre de la tenue des sessions des comités locaux de suivi de l’exécution du BIP, le classeur Excel contenant les annexes sera mis à jour chaque mois, dans le cadre du déploiement des services départementaux du MINEPAT pour le suivi administratif du BIP, et dans le cadre des orientations données par le MINEPAT pour un suivi de proximité et un accompagnement de l’exécution de tous les projets du BIP. Le classeur mis à jour sera transmis au délégué régional du MINEPAT de ressort par Email, avec copie aux services centraux du MINEPAT ([email protected]) au plus tard avant la fin de la deuxième semaine de chaque mois. 4 LEXIQUE : - AE : Autorisation d’Engagement. Les autorisations d’engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées au cours d’une période n’excédant pas trois ans. - CP : Crédit de Paiement. Le crédit de paiement (CP) est la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées et ordonnancées durant un exercice budgétaire pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des AE. - Engagement : L’engagement d’une dépense consiste pour le gestionnaire des crédits titulaire ou son délégué à créer et à constater à l’encontre du Trésor Public une obligation de laquelle résultera une charge. - Liquidation : C’est l’opération consistant à arrêter le montant exact d’une charge à payer, après constatation du service fait conformément aux clauses de l’engagement juridique et au vu des documents établissant les droits acquis les créanciers. - Délégation automatique : il s’agit des crédits délégués en début d’exercice. - Délégation ponctuelle : ce sont des crédits délégués au cours de l’exercice budgétaire. - Réalisation physique CP : il s’agit de l’évaluation de la quantité des travaux effectués au cours de l’année. - Réalisation physique AE : il s’agit de l’évaluation du niveau d’exécution des travaux effectués depuis le début des travaux. - Chantier abandonné : c’est un chantier abandonné par le(s) prestataire(s) - Chantier inachevé : il s’agit d’un chantier non-achevé pour lequel l’Etat a cessé son engagement financier - Chantier mal exécuté : il s’agit ici d’un chantier dont la réalisation n’est pas conforme aux termes du contrat 5 I. PRESENTATION DU DEPARTEMENT Il s’agit de faire une présentation du Département en termes de : - II. nombres de Communes ; superficie, situation géographique, situation socioéconomique (population, principale production, département ….), enclavement, principaux problèmes que le BIP doit adresser dans le département…. ressources du PRESENTATION DE LA STRUCTURE DE L’INVESTISSEMENT PUBLIC 20__ DANS LE DEPARTEMENT DE ______ 1. Présentation de l’investissement public par source de financement - Faire une analyse de la dotation en projet du département par source de financement, nombre de projets programmés,… Analyse et appréciation: o Du volume du crédit du BIP du département ; o De l’implication des autorités locales dans le choix des projets ; o De l’information sur les projets à exécuter dans le département. Tableau 1 : Présentation de l’investissement public par source de financement Source de financement BIP Autres ressources Nombre de projets Dotation AE Dotation CP Indications: i) Le BIP prend en compte les crédits à gestion départementale et communale et n’intègre donc pas les crédits à gestion régionale et centrale; ii) Les autres ressources captent l’exécution des autres ressources des communes (PNDP, FEICOM,…) tels renseignées dans les rapports communaux. 2. Présentation du BIP par mode de gestion Faire une analyse sommaire du tableau ci-dessous, notamment la part des projets à gestion centrale et régionale, ainsi que d’éventuelles difficultés rencontrée avec les projets. 6 Tableau 2 : Présentation du BIP par mode de gestion Mode de gestion Nombre de projets Dotation AE Dotation CP Gestion communale Gestion départementale Délégations Gestion Communauté urbaine Automatiques Gestion régionale Total département Gestion communale Gestion Communauté urbaine Délégations Gestion départementale Ponctuelles (à date) Gestion régionale Total département Projets à gestion Centrale Gestion communale Gestion départementale Ensemble Gestion régionale Gestion Centrale Total département 3. Présentation du BIP par secteur Analyse de la structure des projets du département par secteur (les secteurs les plus pourvus correspondent-t-ils aux besoins prioritaires du département ?) Tableau 3 : Présentation du BIP par secteur Secteur Nombre de projets Dotation AE Dotation CP Souveraineté (PRC, DGRE, SPM, MINATD, MINREX, CES, SENAT, AN, CS, CONSUPE, MINJUSTICE, ELECAM, ) Défense et sécurité (MINDEF et DGSN) Affaires générales et financières (MINFI, MINEPAT, MINMAP, MINFOPRA) Enseignement, formation recherche (MINEDUB, MINESEC, MINESUP, MINEFOP, MINRESI) Communication, culture, loisirs et sports (MINCOM, MINAC, MINTOURL, MINSEP, MINJEC) Santé (MINSANTE, ) Affaires sociales (MINAS, MINTSS, MINPROFF, MINAC) Infrastructures (MINTP, MINHDU, MINEE, MINDCAF, MINPOSTEL, MINT) Production et commerce (MINADER, MINCOMMERCE, MINEPIA, MINFOF, MINEPDED, MINIMIDT) Total Commune 4- Présentation des autres ressources (FEICOM, PNDP, recettes communales, …) par secteur 7 Tableau 4:présentation des autres ressources par secteur Nombre de projets Secteur Dotation AE Dotation CP Souveraineté (PRC, DGRE, SPM, MINATD, MINREX, CES, SENAT, AN, CS, CONSUPE, MINJUSTICE, ELECAM, ) Défense et sécurité (MINDEF et DGSN) Affaires générales et financières (MINFI, MINEPAT, MINMAP, MINFOPRA) Enseignement, formation recherche (MINEDUB, MINESEC, MINESUP, MINEFOP, MINRESI) Communication, culture, loisirs et sports (MINCOM, MINAC, MINTOURL, MINSEP, MINJEC) Santé (MINSANTE, ) Affaires sociales (MINAS, MINTSS, MINPROFF, MINAC) Infrastructures (MINTP, MINHDU, MINEE, MINDCAF, MINPOSTEL, MINT) Production et commerce (MINADER, MINCOMMERCE, MINEPIA, MINFOF, MINEPDED, MINIMIDT) Total Commune III. SITUATION DE LA PASSATION DES MARCHES 1. Situation de la passation des marchés par mode de gestion Faire une analyse sommaire de la situation de passation des marchés globale suivant les différents modes de gestion et conformément aux données du tableau ci-dessous. Tableau 5 :Situation de passation des marchés de l’investissement public 20__ par mode de gestion PASSATION Situation de la Programmation Mode de gestion EXECUTION Lancement Projet s recens és DAO attend us DAO reçus AO lancés (a) (b) (c) (d) Attribution % lance ment des AO (d)/(b ) Contra ts attribu és % d'attrib ution (e) (e)/(a) Signature des contrats Montant en FCFA (contrats attribués ) Contrats signés et notifiés (f) Démarrage Réception % signature /notificatio n OS notifié s % OS notifié s Contrats réception nés % contrats réceptio nnés (f)/(a) (g) (g)/(f) (h) (h)/(f) Economies budgétaires en millions FCFA Gestion départementa le Gestion Communauté Urbaine Gestion Communale Total département Indications : i) ce tableau présente la situation consolidée, la situation de passation par projet figurant dans le tableau d’exécution par projet en annexe 1 ; ii) pour un marché infructueux, le processus de passation du marché recommence à zéro ; iii) les sources d’information de la situation de passation des marchés sont : les commissions de passation des marchés de ressort et les services locaux du MINMAP. Formuler des propositions argumentées sur le dispositif de passation de marchés. 2. Analyse comparative de la passation des marchés du département 8 Analyser l’évolution de la passation des marchés par rapport à la même période l’année dernière, en insistant sur les efforts effectués pour le respect du journal de programmation des marchés et leurs limites. 3. Situation de quelques projets à problème dans le processus de passation Tableau 6 : Projets rencontrant des difficultés particulières dans leur processus de passation Intitulé du projet Description du problème Proposition de solution Observations/commentaires Indications : lister les problèmes qui peuvent entraver la forclusion des projets récences (recours, conflits d’intérêt…) 4. Fonctionnement de la commission départementale de passation des marchés publics Décrire le fonctionnement de la Commission départementale de passation des marchés publics, en faisant ressortir notamment les éléments suivants : L’engorgement de la commission interne La disponibilité des responsables (président, représentant du MINMAP, secrétaire, …) La gestion des moyens financiers Analyser les délais de traitement des éventuels dossiers transmis à la commission régionale. IV. EXECUTION DE L’INVESTISSEMENT PUBLIC 20__ DANS LE DE PARTEMENTDE _________ 1. Exécution physico-financière du BIP 20__ dans le département de ________ - Relevé quelques faits marquants de l’exécution du BIP dans le département ; - Faire une analyse du niveau d’exécution physico-financière, en utilisant les données du tableau ci-dessous ; - Apprécier l’implication du département dans l’exécution des projets, notamment ceux à gestion régionale et centrale ; - Faire une analyse comparative de l’exécution du BIP par secteur et par source de financement ; 9 - Indiquer les principaux problèmes rencontrés dans l’exécution du BIP dans le département, avec le cas échéant des propositions de solutions. Tableau 7 : Situation d’exécution du BIP 20__ selon le mode de gestion EXECUTION FINANCIERE DOTATION Engagement Liquidation % Eng. AE CP AE MODE DE GESTION AE CP CP CP %Liq. CP % Réalisation Physique annuelle (CP) % Réalisation Physique cumulée (AE) Gestion communale Gestion Communauté Urbaine Gestion départementale Total département Indications Ce tableau présente la situation consolidée, la situation d’exécution par projet figurant dans le tableau d’exécution par projet ; ii) ce tableau ne prend pas en compte les données des interventions spéciales, une section spéciale leur étant dédiée. iii) % Réalisation Physique annuelle (CP) : il s’agit de l’évaluation de la quantité des travaux effectués au cours de l’année. Ce taux est toujours supérieur ou égal au taux de liquidation. Pour le cas des projets pluriannuels, il faut donc effectuer une évaluation préalable des travaux à conduire dans l’année. Ce taux est calculé pour tous les projets du BIP (études, constructions, acquisitions,…). Pour les acquisitions par exemple, le % Réalisation Physique annuelle (CP) correspond à la quantité d’équipements acquis rapportée à la quantité programmée. iv) % Réalisation Physique cumulée (AE) : il s’agit de l’évaluation du niveau d’exécution des travaux effectués depuis le début des travaux. v) le % Réalisation Physique annuelle (CP) est égal au % Réalisation Physique cumulée (AE) pour les projets non-pluriannuels. vi) l’exécution financière AE est supérieure ou égale à l’exécution financière CP ; dans le cas contraire, la dotation AE est nulle. vii) le % Liq. CP est toujours inférieur ou égal au % Réalisation Physique annuelle (CP). 2. Situation d’exécution physico-financière des autres ressources communales du département de ________ Tableau 8 : Situation d’exécution des autres ressources des communes (PNDP, FEICOM, …) par commune Commune Dotation Exécution financière Exécution physique Commune1 Commune2 Commune3 … Total département 10 3. Exécution de l’investissement public (BIP, autres ressources des communes, …)suivant quelquesunités physiques majeures Faire une analyse de la contribution des résultats obtenus au développement du département. Tableau 9 : Situation de l’exécution de l’investissement public (BIP, autres ressources des communes, …) suivant quelques unités physiques majeures Type d’unité physique Nombre non démarré Nombre en cours d’exécution Nombre achevé Observation Forages construits Réseaux d’alimentation en eau potable construits ou réhabilités (localités) Electrification rurale (localités électrifiées) Salles de classe construites Blocs maternels construits Tables bancs acquis Centres de santé construits Centres de santé réhabilités Centres de santé équipés Km de routes bitumés Km de routes en terre et de pistes agricoles entretenus …. V. REALISATIONS MAJEURESDE L’INVESTISSEMENT PUBLIC DANS LE DEPARTEMENT DE_________________ A COURS DE L’EXERCICE 20__ 11 Tableau 10 :Principales réalisations du BIP 20__ dans le département de _________ Secteur Principaux résultats/livrables obtenus / Etat de réalisation Infrastructures Education Santé Eau et énergie Production et commerce Autres réalisations Indications : i) Toutes les réalisations majeures du BIP dans le département sont prises en compte, qu’elles soient à gestion communale, départementale, régionale ou même centrale ; ii) Pour les projets non-achevés, il s’agit d’indiquer l’état d’avancement des travaux. Faire une analyse et des suggestions de mesures d’actions sur l’impact que les réalisations du BIP ont sur le développement du département et sur l’amélioration des conditions de vie des populations. Faire une analyse et des suggestions de mesures d’actions sur la façon dont le BIP adresse les besoins prioritaires du département. Faire une analyse de l’appréciation que les populations ont du BIP. VI. ETAT DES CHANTIERS NON ACHEVES, MAL EXECUTES OU ABANDONNES AU COURS DES EXERCICES ANTERIEURS Analyse et appréciation de la situation des chantiers, non achevés, mal exécutés ou abandonnés. 12 Tableau 11 : Situation synthétique des chantiers non-achevés, mal exécutés ou abandonnés Intitulé du projet Année de démarrage 1= Chantiers abandonnés 2= Chantiers nonachevés 3= Chantiers mal exécutés Principales causes action à entreprendre Evolution de la situation le cas échéant Projet 1 Projet 2 Indications :le tableau ne porte que sur les projets : i) qui n’ont pas encore fait l’objet d’une fiche documentée transmise dans les précédents rapports ; ii) ou qui ont connus des évolutions dans leur situation ; Le tableau prend en compte les chantiers non-achevés, mal exécutés ou abandonnés, identifiés dans les rapports communaux VII. SYNTHESE DES DIFFICULTES ET RECOMMANDATIONS Difficultés rencontrées Propositions de solutions 1. En matière de contractualisation 2. En matière de fonctionnement de la commission de passation des marchés 3. En matière de remontée des données 4. En matière de suivi de l'exécution des projets 5. En matière de collaboration intra administrative 6. Autres difficultés 13 ANNEXES NB : pour des besoins d’analyse, le classeur Excel contenant toutes les annexes doit être envoyé, par Email au délégué régional de ressort, avec copie aux services centraux du MINEPAT, à l’adresse suivante : [email protected] , à la fin de chaque comité souscomité technique départemental. Annexe 1 : Exécution du BIP 20__ au __/__/20__ dans le département de _________ Annexe 2 : Exécution des autres ressources communales de l’exercice 20__ dans le département de _________ au __/__/20__ Annexe 3 : Fiches d’informations sur les chantiers non achevés, mal exécutés ou abandonnés au cours des exercices antérieurs 14 Annexe 1 : Exécution du BIP 20__ au __/__/20__ dans le département de _________ EXECUTION FINANCIERE DOTATION TACHE *Situation passation du marché(1) EXECUTION PHYSIQUE Engagement Liquidation % Eng. AE CP Livrables %Liq. CP AE CP prévisionnelle CP AE actuelle CP % Réal. Phy. CP % Réal. Phy. AE Unité physique Quantité Quantité commandée(2) réalisée Observation /Etat d'exécution (elevation murs, pose des ouvertures…) DEPARTEMENT : CHAPITRE : 07 MINISTERE DE L'ADMINISTRATION TERRITORIALE ET DE LA DECENTRALISATION PROGRAMME N° ACTION N° : PROJET N° : : TOTAL PROJET PROJET N° : TOTAL PROJET … TOTAL ACTION ACTION N° : … TOTAL ACTION TOTAL PROGRAMME … TOTAL MINATD … 15 TOTAL REGION NB: Les projets à gestion centrale ne sont pas pris en compte, car ils sont déjà comptabilisés au niveau central Les délégations ponctuelles sont prendre en compte Dans ce tableau, quantité commandée est telle que indiquée sur le carton (1) Situation de la passation des marchés : - DAO en cours de finalisation - DAO reçu - AO lancé - Contrat attribué - Contrat signé - OS notifié - Contrat réceptionné 16 Annexe 2 : Exécution des autres ressources communales (FEICOM, PNDP,…) de l’exercice 20__ dans le département de _________ au __/__/20__ Intitulé du projet Commune Sources de financement Dotation Exécution financière Exécution physique (%) PROJET 1 PROJET 2 PROJET3 …. TOTAL 17 Annexe 3 : Fiches d’informations sur les chantiers non achevés, mal exécutés ou abandonnés au cours des exercices antérieurs Intitulé du projet : I. Informations sur le projet Région Département Commune Localité II. Informations sur le financement et sur le marché N° Autorisation d’Engagement Exercice(s) budgétaire(s) Sources de financement Maître d’ouvrage Nom (s) du (des) Prestataire (s) Contact du Prestataire Coût du projet Date de notification de l’ordre de service de démarrage Délais d’exécution III. Informations sur l’exécution du projet Montant engagé Montant payé % Réalisation Physique IV. Informations sur les problèmes rencontrés par le projet Nature du problème (chantier nonachevé, mal exécuté ou abandonné) Causes du problème Suggestions pour la relance Remarque : i) fiche à renseigner pour chaque projet abandonné, non achevé ou mal exécuté ii) joindre à chaque fiche la documentation disponible pour le projet concerné : copie du marché, Procèsverbaux, photos, rapport des descentes … 18