Les 10 commandements de l`e-mail

Les 10 commandements de l’utilisation efficace de l’E-MAIL
Le courrier électronique, cette nouvelle forme de communication, engendre bien plus de problèmes
qu’on ne pourrait le supposer.
Certains collaborateurs sont littéralement submergés de messages, et tout ce trafic électronique – y
compris les virus et les réseaux surchargés – représente une véritable calamité !
De nombreuses entreprises se voient donc contraintes d’édicter des règles afin de maîtriser l’usage du
courriel au sein de leur propre structure.
1. La couleur tu annonceras
Les titres de message sont facultatifs (ils sont désignés par les logiciels comme "sujet", "objet", …) et
pourtant indispensables. A l’arrivée, le destinataire ne dispose que de cette ligne de sujet pour déduire
rapidement la teneur du message.
Imaginez qu’il reçoive quarante messages par jour et vous comprenez alors pourquoi certains de vos
messages, qui ne comprenaient pas de sujet, n’aient jamais reçu de réponse.
2. Ta pensée tu synthétiseras
Pour le courrier électronique, mieux vaut être clair et concis.
Utiliser des paragraphes courts permet d’isoler chacune des informations importantes que vous avez à
communiquer.
3. A bon escient tu répondras
Les logiciels de messagerie électronique disposent d’une fonction très pratique de réponse
automatique ("répondre à l’auteur ") qui évite d’avoir à retaper l’adresse du correspondant. Le texte
auquel vous répondez est automatiquement inséré dans le corps du message.
Il convient dans tous les cas de faire des coupes sombres dans ce texte pour ne garder que les
citations auxquelles vous répondez. Votre interlocuteur appréciera ainsi de ne pas avoir à relire
systématiquement tous les messages qu’il vous envoie !
4. La confidentialité tu respecteras
L’atout de la messagerie est de pouvoir envoyer le même message à plusieurs destinataires d’un seul
clic en utilisant le champ "CC" (copie conforme). TOUS les destinataires savent alors à qui d’autre le
message a été envoyé. Tous vos interlocuteurs n’ont pas forcément envie de voir leurs coordonnées
diffusées à tous vents ! Alors … employez donc le champ "CCi" (copie conforme invisible); tous les
contacts entrés dans ce champ recevront le même message, mais uniquement avec la mention de
leurs propres coordonnées.
5. A la facilité tu ne d’adonneras point
Quel utilisateur de messagerie n’a jamais succombé à la tentation d’envoyer à plusieurs de ses amis
quelques photos satiriques (pour ne pas dire plus), ou encore des petits programmes amusants ? A
l’arrivée, cela se traduit par des minutes, si ce n’est des heures d’attente pour qu’un seul message
veuille bien arriver, bloquant ainsi derrière lui une dizaine d’autres messages, peut-être bien plus
importants !
Les fichiers attachés représentent donc un plus appréciable !
(À utiliser avec modération)
6. Ton égo tu maîtriseras
La "signature" est un petit fichier texte dans lequel vous pouvez inscrire vos coordonnées … et qui
s’affichera automatiquement à la fin de chacun des messages que vous écrirez. Mais là encore, il s’agit
de faire preuve de modération et de ne pas appesantir les messages d’une signature dépassant les 10
lignes !
7. Les coutumes tu suivras
Les listes de diffusion représentent un formidable moyen d’information et de débats accessibles à
tous, en fonction des centres d’intérêts.
Sur les petites listes, il est bon de se présenter aux autres membres.
Avant d’intervenir, il faut savoir observer la nouvelle tribu que l’on tente d’intégrer … pour en
découvrir les us et coutumes, les sujets rebattus … et ceux qui fâchent…
8. A la destruction tu t’adonneras
Les archivistes le savent bien; il est bien plus difficile de jeter que de garder. En ce qui concerne la
messagerie, il ne faut pas hésiter à jeter, séparer le bon grain de l’ivraie afin de limiter le volume de
votre boîte de réception. Il y a peu de chance que vous consultiez encore un jour des e-mails de plus
de 7 semaines ! Mieux vaut donc jeter ceux dont la date de péremption est dépassée
9. Le bon grain de l’ivraie tu sépareras
Hormis les dossiers "boîte de réception", "boîte d’envoi", les logiciels autorisent la création de dossiers
personnalisés pour classer ses messages. Ces dossiers sont eux-mêmes subdivisables en sous-dossiers
Là encore, le bon sens conseille de ne pas en abuser, au risque de ne plus s’y retrouver !
Il existe par contre les fonctions de tri automatique permettant de classer le courrier selon des
critères définis : expéditeur, mots du sujet, destinataire, …
10. Les "4 D" tu appliqueras
Le principe des "4D" réfèrent à Do-Dump-Defer-Delegate, c’est-à-dire faire, vider, reporter ou
déléguer.
Après avoir lu un e-mail, vous devez prendre immédiatement une décision. Si vous pouvez répondre
dans les 2 minutes, faites-le. S’il réclame plus de temps, notez-le dans votre agenda. Si vous pouvez
le déléguer, transmettez-le directement à la personne adéquate. S’il est hors de propos, supprimez-le
!