THEME 5 : Temps et risque MAITRISER LE TEMPS

THEME 5 : Temps et risque
MAITRISER LE TEMPS
I. Pourquoi et comment les organisations prennent-elles en compte le temps ?
A. Décider dans des horizons temporels différents
Une organisation a pour but de se maintenir et de se développer dans le temps. Aussi doit-elle s’intéresser
et gérer des horizons temporels différents : le court terme (moins de 2 ans), le moyen (entre 2 et 5 ans) et
le long terme (plus de 3 ou 5 ans) et prendre des décisions en fonction de ces perspectives temporelles.
Remarque : ces horizons temporels sont très relatifs
Les décisions opérationnelles sont des décisions à court terme. Elles sont plus répétitives, moins risquées
et prises presque de manière quotidienne ou hebdomadaire par les niveaux inférieurs d'une hiérarchie, car
ce qui les caractérise est le fait de ne pas avoir de liberté de choix ni des objectifs ni des moyens.
L'exécution doit simplement être en conformité avec ce qui a été décidé par les échelons supérieurs.
• Les décisions tactiques sont nécessaires pour organiser et développer les ressources disponibles de
l'organisation afin d'en assurer son bon fonctionnement à moyen terme Elles se rapportent à une
fonction particulière de l'organisation (telle la production, la gestion des ressources humaines, la
commercialisation…). Ces décisions tactiques sont du ressort des cadres moyens. À ce niveau, les
objectifs sont déjà fixés par la direction, mais il reste une grande souplesse dans le choix des
moyens utilisables pour les atteindre. Cette souplesse consiste à optimiser les ressources
nécessaires pour réaliser ces objectifs.
• Les décisions stratégiques engagent, quant à elles, l'organisation sur le long terme. Elles sont
importantes, complexes, non répétitives et prises dans l'ignorance partielle de leurs incidences
possibles. Ce sont des décisions d'adaptation à l'environnement et à ses mouvances. Ces décisions
relèvent de la direction générale ; le choix des objectifs et des moyens est largement ouvert.
La gestion des organisations, donc toutes les décisions de court ou de long terme à prendre pour piloter ces
organisations, nécessite des informations sur leur environnement au sens large du terme.
Ainsi plus l’horizon temporel à prendre en compte est lointain, plus les informations à rechercher sont
nombreuses et incertaines compte tenu des changements environnementaux multiples et à l’échelle
planétaire.
B. Le temps, une contrainte à intégrer par l’organisation
Le découpage du temps dans les organisations doit également prendre en compte les spécificités de ces
dernières et s’adapter à des différentes contraintes institutionnelles, sectorielles, technologiques.
- Contraintes institutionnelles
Les lois et règlements obligent les organisations à leur fournir ou à obtenir des documents avec une
périodicité déterminée afin de les protéger elles et leurs parties prenantes. Ces obligations vont être pour
les organisations des contraintes les obligeant à prendre en compte cet espace-temps et à s’y conformer.
- Contraintes sectorielles
Suivant les secteurs d’activité des organisations, les évolutions de l’environnement les affectent
particulièrement. De leur activité va naître une nouvelle réflexion quant au temps. Par exemple, pour des
activités liées aux fêtes de fin d’année (secteur du jouet, de l’alimentaire, secteur du tourisme…), la
production même sera affectée avec une nécessité de réorganiser le travail (embauches pour cette
période, heures supplémentaires à effectuer, logistique différente à organiser, communication particulière
à mettre en place…). La longueur du cycle de production comme l’étendue des marchés à couvrir vont
devoir également être prises en compte.
Certains secteurs peuvent être également dépendants de mesures économiques, politiques ou sociales qui
affecteront leur secteur d’activité en accélérant ou ralentissant la production.
- Contraintes technologiques
Elles vont prendre en compte l’étendue des marchés à couvrir ainsi que les techniques et technologies
employées à un moment donné du temps.
Ces différents temps se superposent dans les organisations. En effet ils font le plus souvent appel à la
diversité des acteurs, des services ou à des contraintes ou à des espaces de natures différentes à prendre
en compte.
THEME 5 : Temps et risque
II. La veille informationnelle : une nécessité pour gérer l’organisation dans le temps ?
A. La veille informationnelle : définition et enjeux
« La veille informationnelle est l’ensemble des stratégies mises en place pour rester informé, en y
consacrant le moins d’efforts possible en utilisant des processus de signalement automatisés » (Jean-Pierre
Lardy, Urfist de Lyon).
« Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement
technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions. » (Afnor).
La veille consiste à se tenir au courant des informations pertinentes pour un domaine défini. À la différence
de la recherche d'informations (voir thème 2, information et intelligence collective), action ponctuelle, la
veille est une activité continue. La recherche d'informations peut être une action de veille si elle est
réitérée selon un principe périodique régulier.
Pour une organisation, une veille informationnelle, rassemble des veilles dans différents
domaines notamment : la veille stratégique, la veille économique dont la veille concurrentielle, la veille
sociétale/environnementale, la veille technologique, la veille juridique dont la veille réglementaire etc.
Ces différentes veilles sont liées mais exigent l’identification et la surveillance de sources différentes ainsi
que l’analyse et l’expertise de personnes aux compétences différentes.
Se développer et être pérenne, consolider et affirmer un avantage concurrentiel constitutif de création de
valeurs, tels sont les enjeux économiques pour toutes les organisations qui se doivent d’effectuer une veille
informationnelle active dans un contexte de mondialisation et libéralisation des échanges.
Elles pourront ainsi mieux connaître leur environnement, détecter les changements, anticiper les
évolutions de ce dernier afin d’en identifier les opportunités et d’en dégager les menaces. Cette veille leur
permettra de mener des démarches proactives, de gagner du temps et d’être un outil d’aide à la décision.
B. La démarche de veille
Avec la multiplication des sources d’information numériques, la maîtrise des technologies de l’immédiateté
et des outils permettant de les exploiter, la veille prend une nouvelle dimension : les données internes sont
associées aux informations externes. Toute organisation peut bénéficier d’une démarche stratégique qui
peut se révéler un atout majeur et accroître la valeur créée. Deux méthodes peuvent être mises en place : la
méthode pull (les utilisateurs vont chercher les informations ; cette méthode est la plus classique) ou la
méthode push (les informations sont « poussées », de façon automatique, vers les chercheurs en fonction de
leurs critères et préférences qu’ils ont choisis) qui bénéficie des avantages du Web 2.0.
Toute démarche de veille comporte les étapes suivantes :
- Définition des besoins : que cherche-t-on à savoir ? De quelles informations a-t-on besoin ? Où se
trouvent-elles et sous quelle forme ? Qui en seront les destinataires ?
- Identification des sources : recherche des sources officielles et/ou pertinentes, utilisation de
différentes sources (concordance, fiabilité) dont la veille d'autres veilleurs (réseaux sociaux)
- Collecte de l’information
- Analyse et traitement de l’information selon les besoins et les acteurs
- Diffusion de l’information