Formation au module Newsletter

Formation au module Newsletter
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FORMATION AU MODULE
NEWSLETTER
AVANT-PROPOS
Ce document est complémentaire au document global fourni « Formation à l'administration de
votre site.pdf »
Merci de vous référer au document global avant de consulter cette notice.
Le module Newsletter vous permet d'avoir un système complet de lettre d'information sur votre site.
Chaque lettre d'information (Newsletter) est catégorisé par bulletin.
Vos visiteurs peuvent inscrire leur adresse mail à un ou plusieurs bulletins d'informations.
En tant qu'administrateur, vous créer tout d'abord des bulletins en amont, puis vous pouvez créer
périodiquement des Newsletter qui seront envoyées à tous les utilisateurs inscris au bulletin en
question.
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Sommaire
Avant-propos........................................................................................................................................1
Gestion des bulletins.............................................................................................................................3
Création et gestion des bulletins.....................................................................................................................................3
Gestion des inscrits et des publications..........................................................................................................................3
Gestion des Newsletters.......................................................................................................................3
Création d'une Newsletter...............................................................................................................................................3
Envoi de la newsletter.....................................................................................................................................................5
Considérations technique......................................................................................................................5
Procédure d'envoi :..........................................................................................................................................................5
Contraintes techniques....................................................................................................................................................5
Conseils................................................................................................................................................6
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GESTION DES BULLETINS
Création et gestion des bulletins
La gestion de vos Bulletins se fait depuis votre menu « Gérer mon contenu » >> « Mes
newsletters » >> «Bulletins »
Vous avez alors accès à la liste des bulletins auxquels vos utilisateurs peuvent s'inscrire.
Un Bulletin par défaut est déjà en place, vous pouvez éditer ce bulletin pour en changer le nom ou
fournir des informations complémentaires sur la thématique de ce bulletin.
Vous pouvez également configurer le nom et l'adresse mail de l'expéditeur du bulletin (par défaut
vous).
Gestion des inscrits et des publications
Le menu « Abonnement » vous permet de voir la liste des utilisateurs qui se sont inscris sur votre
site.
Pour des raisons techniques et légales vous ne pouvez pas importer une liste de mail, vos
visiteurs doivent donner leur mail et valider l'inscription de leur mail grâce à un lien automatique
qui leur est envoyé dès leur demande d'inscription.
Cette page vous permet de gérer les abonnements, de les visualiser, les exporter ou les désinscrire.
Le menu « Publications envoyés » vous permet de garder un historique de toutes les Newsletters
que vous pouvez envoyer.
Enfin le menu « Versions de brouillon » est très utile, c'est là que vous retrouverez vos newsletter
envoyés à une adresse de test avant l'envoi définitif.
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GESTION DES NEWSLETTERS
Création d'une Newsletter
Pour créer une nouvelle Newsletter, il vous suffit d'utiliser votre menu « Créer un contenu » >>
« Newsletter »
Vous atteindrez alors le formulaire de contribution des Newsletters.
Description des champs
Titre du mail
Ce champ est obligatoire et sera le sujet du mail, il sera précédé du nom du bulletin, ex :
[Newsletter] Titre du mail
Bulletin
Cela vous permet d'associer cette Newsletter à une catégorie (Bulletin). Cette Newsletter
sera envoyé à tous les inscris à ce bulletin. Ce Champs est indispensable pour que la
newsletter fonctionne correctement.
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Contenu du mail
Cela correspond au texte central de votre mail, celui ci sera « stylé » c'est à dire que le
contenu sera inclus dans une charte graphique repris de votre site pour rendre vos
Newsletter plus « agréables »
Vous pouvez, se nécessaire, utiliser des variables comme décris sous le « contenu du
mail ». Ces variables seront remplacés par les termes correspondant dans la configuration
de votre site.
Envoyer le bulletin
L'action par défaut consiste à d'abord s'envoyer un mail de test pour vérifier que
l'affichage du mail correspond au rendu que vous souhaitez.
« Ne pas envoyer maintenant » permet simplement d'enregistrer cette Newsletter dans vos
brouillons, pour pouvoir la finir ou l'expédier ultérieurement.
Envoi de la newsletter
Une fois le bulletin envoyé à l'adresse d'essai ou enregistrer en tant que brouillon, vous pourrez
retrouver cette Newsletter dans votre menu « Gérer mon contenu » >> « Mes newsletters » >> «
Versions de brouillon »
Vous devez alors cliquer sur modifier, pour pouvoir envoyer réellement votre Newsletter.
Vous pouvez en profiter pour corriger si vous avez constaté des erreurs lors de votre test, Si le rendu
vous convient, choisissez l'option « Envoyer le bulletin » dans le cadre « Envoyer le bulletin » puis
cliquer sur « sauvegarder et envoyer »
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CONSIDÉRATIONS TECHNIQUE
Procédure d'envoi :
Les bulletins de test sont envoyés dès validation, les bulletins finaux ne sont pas tous envoyés immédiatement, seul les
20 premiers sont envoyés, puis si il reste des inscris, les 20 suivant seront envoyés le soir vers minuit, les 20 suivants le
lendemain etc...
Cela est lié à notre hébergement, nous privilégions les ressources pour vos visiteurs dans la journée.
Si vous souhaitez changer ce système vous pouvez le faire en ne prenant pas ou en résiliant votre hébergement sur notre
serveur et en louant votre propre serveur sur lequel installer ce site. Vous aurez alors accès à la configuration technique
de l'envoi de vos mails.
Contraintes techniques
Vous ne pouvez pas non plus importer d'adresses e-mail manuellement car cela pourrait correspondre à du Spam (mails
non sollicités).
Notre système d'inscription volontaire et validé permet de garantir qu'aucun des inscris à vos bulletins ne pourra vous
accuser de Spam.
Le format général des mails impose également certaines contraintes, il est par exemple délicat d'associer beaucoup
d'images à des mails car cela peut alourdir considérablement leur taille et aussi bien influer sur la qualité des envois que
sur la qualité de réception chez vos inscris. Mieux vaut un mail léger contenant du texte et des liens pertinent vers votre
site.
CONSEILS
Il est important que votre Newsletter incite vos inscris à venir sur votre site ou à vous contacter :
•
N'hésitez pas pour chaque sujet que vous traitez à mettre un lien direct sur la page de votre site concerné.
•
Si vous souhaitez joindre des fichiers, privilégiez un lien direct vers la page de votre site dans laquelle vous
avez attaché ce fichier.
•
Ne mettez pas trop d'images dans votre Newsletter, privilégiez le contenu.
•
Ne faites pas un mail trop long, mieux vaut multiplier la fréquence de vos Newsletter que de vouloir mettre
trop de contenu à la fois.
•
Fournissez dans votre Newsletter toutes vos informations de contact (mail, site, téléphone avec horaires etc...)
•
Pour inciter vos inscris à vous contacter, faites des lien vers le formulaire de contact de votre site.
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