Le correspondant autorités - Guide méthodologique

Le correspondant autorités
Version : 29-03-2016
Le correspondant autorités
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Table des matières
1. Définition .............................................................................................................................1
2. Outils propres au correspondant autorités ...............................................................................2
3. Descriptions des missions ......................................................................................................3
3.1. Représentation de son établissement auprès de l’ABES .................................................3
3.2. Représentation de son établissement auprès du réseau professionnel Sudoc ....................3
3.3. Représentation de son établissement auprès des usagers du catalogue Sudoc ..................4
3.4. Contrôle de la qualité des données d’autorités produites par son établissement ...............6
3.4.1. Le dédoublonnage ...........................................................................................6
3.4.2. Le suivi du catalogage des données personnelles ...............................................7
3.4.3. Le suivi des notices d’autorité produites ou utilisées ..........................................7
3.4.4. Assistance et formation de premier niveau ........................................................8
3.5. Représentation de l’établissement auprès du Centre national RAMEAU ........................8
4. Les compétences requises ....................................................................................................10
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Le correspondant autorités
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Chapitre 1. Définition
Dans chaque établissement déployé dans le réseau Sudoc, l’ABES préconise la nomination d’un
correspondant autorités.
Celui-ci aura pour missions :
• d’être l’interlocuteur direct de l’ABES pour toutes les questions relatives aux autorités du Sudoc ;
• d’être l’interlocuteur direct du réseau des professionnels et du public, pour les questions relatives aux
données d’autorités produites par son établissement ;
• d’exercer le contrôle sur la qualité des données d’autorités produites par l’établissement ;
• d’assurer l’assistance et la formation dont ses collègues créateurs de notices d’autorité auraient besoin ;
• d’être le relais unique auprès de la BnF pour les propositions RAMEAU relevant de son établissement.
Le correspondant autorités travaille en collaboration avec le coordinateur local du Sudoc, et le
responsable de la base locale.
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Chapitre 2. Outils propres au
correspondant autorités
Le correspondant autorités doit être identifié dans l’annuaire des correspondants spécifiques de l’ABES.
Il communique avec l’ABES et le réseau via la liste de diffusion « CORAUT » destinée aux échanges
concernant les questions d’autorités. Un membre du réseau qui ne serait pas correspondant autorités et
non inscrit à Coraut peut y poster un message, celui-ci sera alors modéré par l’ABES. Les messages
postés par les correspondants autorités dûment désignés ne sont pas modérés.
Il est abonné à la liste de diffusion à destination des catalogueurs du réseau Sudoc, « SUCAT ».
Il dispose dans l’outil WinIBW d’un login spécifique, de type <ILN>TA<nnn>, du groupe des
«tcatalogueurs » et qui lui donne tous les droits de catalogage, y compris celui d’intervenir sur les notices
d’autorités de statut 7.
Voir, à ce propos, le manuel Administration / Gestion des utilisateurs.
Il doit se référer aux règles de catalogage propres au Sudoc, consignées dans le guide méthodologique de
WinIBW.
Il doit se référer au manuel Unimarc, format autorités.
Il doit être inscrit auprès du Centre national RAMEAU et être habilité à saisir des propositions dans le
« Fichier national des propositions RAMEAU (FNPR) ».
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Chapitre 3. Descriptions des missions
3.1. Représentation de son établissement
auprès de l’ABES
Lorsque l’ABES souhaite échanger avec un établissement du réseau Sudoc à propos des données
d’autorités produites par lui ou qui lui sont utiles, elle ne doit avoir qu’un seul interlocuteur identifié (en
plus du coordinateur local), et ce pour des raisons de clarté et de rapidité des échanges.
Le correspondant autorités doit donc figurer dans l’annuaire des correspondants spécifiques, accessible à
partir du guide méthodologique de WinIBW.
Doivent être renseignés dans cet annuaire les champs suivants :
• ville et nom de l’établissement ;
• numéro ILN de l’établissement ;
• nom et prénom du correspondant autorités ;
• coordonnées professionnelles (RCR de localisation, coordonnées postales, électroniques et
téléphoniques).
C’est le coordinateur local du Sudoc qui, lors de la nomination de son collègue au titre de « correspondant
autorités », se chargera de communiquer à l’ABES ces renseignements (utiliser le guichet d’assistance
ABESstp, https://stp.abes.fr [https://stp.abes.fr/], application SudocPro).
En tant que représentant de son établissement, le correspondant autorités peut participer aux éventuels
groupes de travail initiés par l’ABES sur des questions de traitement des autorités ou d’indexation.
Il peut, avec l’accord de sa direction, participer aux « journées ABES » et en assurer le compte-rendu
auprès de ses collègues.
3.2. Représentation de son établissement
auprès du réseau professionnel Sudoc
Lorsqu’une bibliothèque du réseau Sudoc souhaite compléter une notice d’autorité, il est souhaitable
qu’elle puisse entrer en contact avec la bibliothèque qui en est l’auteur et vérifier ainsi que la modification
proposée lui convient.
De même, lorsqu’une erreur est relevée dans l’indexation d’une notice bibliographique, le correspondant
autorités peut solliciter l’avis de ses pairs.
Exemples d’échanges entre correspondants autorités du réseau Sudoc :
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Question d’un correspondant posée à la liste CORAUT :
« Bonjour, Nous avons relevé une erreur de construction RAMEAU dans la notice PPN 004493826
(Comment apprendre et se former en groupe ?) : « Méthodes d'enseignement de groupe » est utilisée en
tête de vedette, alors que la syntaxe RAMEAU ne l’autorise qu’en subdivision de sujet ou de forme aux
instruments de musique. Nous vous proposons de supprimer cette autorité. »
Réponse d’un correspondant autorités concerné :
« Bonjour, Ok pour supprimer cet accès matière. »
Question d’un correspondant posée à la liste CORAUT :
« Une erreur avait attribué à Giovanni Fratta des œuvres de Cellini. L'Abes a corrigé les liens erronés
mais si vous n'êtes pas en "toutes mises à jour", vous ne bénéficierez pas de cette correction. Benvenuto
Cellini étant au programme du CAPES d'italien, cette information peut intéresser certains d'entres vous. »
Réponse d’un correspondant autorités concerné :
« Bonjour, je vous remercie ; une notice contenait cette erreur dans notre SIGB ».
Lorsque 5 (ou moins de 5) correspondants autorités sont concernés par une demande de conseil ou de
vérification, il est conseillé d’écrire à chacun (on trouvera leur adresse dans l’annuaire des
correspondants) plutôt que d’utiliser la liste de diffusion.
Lorsque plus de 5 correspondants sont potentiellement concernés, il convient de diffuser sa demande de
vérification via la liste CORAUT.
Tout le monde peut écrire sur CORAUT, il n’est pas nécessaire d’être abonné. Il suffit d’envoyer son
message à [email protected] [mailto:[email protected]], les messages des non abonnés sont alors
modérés par l’ABES.
3.3. Représentation de son établissement
auprès des usagers du catalogue Sudoc
Les notices d’autorités de la base Sudoc sont très visibles sur le web :
• au travers de l’application IdRef, indexée par tous les moteurs de recherche ;
• au travers de la notice bibliographique dans le catalogue Sudoc, dans laquelle figurent des données
sensibles concernant les personnes physiques ;
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• au travers de la notice bibliographique d’origine Sudoc, présente dans le catalogue Worldcat, dans
laquelle figurent des données sensibles concernant les personnes physiques.
Cette forte visibilité peut entraîner l’interrogation des personnes identifiées par ces notices d’autorité :
elles s’étonnent de trouver dans leur notice d’autorité des données telles qu’une date de naissance, une
nationalité.
Qu’appelle-t-on « données personnelles » ?
La loi « Informatique et libertés du 06/01/1978 modifiée » encadre la mise en œuvre des fichiers ou des
traitements de données à caractère personnel. Sont qualifiées de « personnelles » les données qui
permettent d’identifier directement (nom, prénom, sexe, photo) ou indirectement (numéro de sécurité
sociale, date et lieu de naissance,…) une personne. Elles se distinguent des données dites « sensibles »
(origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle
ou santé des personnes).
Lorsqu’une telle demande se manifeste, c’est le correspondant autorités de l’établissement créateur de la
notice d’autorité « personne physique » qui procède au traitement (favorable ou non) de la demande.
Exemple d’échanges entre un usager et un correspondant d’autorité :
Demande par un usager :
« Bonjour, je ne veux pas que mon année de naissance apparaisse dans la fiche de présentation de ma
thèse, ni dans toute autre document figurant sur internet. En vous remerciant de faire les suppressions
nécessaires. Cordialement. »
Réponse du correspondant autorités concerné :
Bonjour, A ce jour, l'ensemble des données utilisées dans les applications de l'ABES, appelés traitements
par la CNIL, sont licites. Les thèses font l'objet d'une réglementation qui rend obligatoire leur signalement
dans les meilleures conditions. De plus, nous ne pouvons donner une suite favorable à votre demande
sans un justificatif officiel d'identité. L'ABES comprend cependant le besoin des citoyens et internautes
de connaitre et contrôler la manière dont leurs données personnelles sont affichées et utilisées sur le web.
Bien à vous.
Demande par un usager :
Bonjour, j’entends vos arguments mais je réitère ma demande de supprimer ma date de naissance sur la
fiche de signalement de ma thèse. Cordialement.
Réponse du correspondant autorités concerné :
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Bonjour, La date de naissance est un critère majeur de désambiguïsation pour une attribution correcte des
documents à leur auteur. Le traitement de votre demande se limite donc à un retrait de l'affichage . Votre
date de naissance est conservée dans notre système en zone interne non accessible au public. Cela pour
répondre aux missions et objectifs cités plus haut.
Saisi de la demande qui lui sera parvenue, le correspondant autorité devra :
1. s’assurer que le demandeur est bien la personne décrite dans la notice d’autorité grâce à un justificatif
d’identité
2. proposer au demandeur que les données personnelles soient conservées mais non visibles du public,
dans le but de garantir une éventuelle confusion en cas d’homonymie (utiliser la zone 899 dans la
notice d’autorité)
3. donner suite à la demande dans la notice d’autorité, mais pas des données catalographiques relevant de
la description normalisée des documents (même si la notice d’autorité était complètement supprimée,
l’information présente sur les documents continuerait à figurer dans le catalogue)
4. Conserver une trace des demandes de retrait d’informations personnelles.
3.4. Contrôle de la qualité des données
d’autorités produites par son établissement
Le correspondant autorités est chargé, en collaboration avec le coordinateur local, du contrôle qualité des
données d’autorités et de l’indexation proposées pour les notices bibliographiques de son établissement.
Ce contrôle qualité se décompose en trois axes.
3.4.1. Le dédoublonnage
Le correspondant autorités est habilité à la fusion des notices d’autorités (hors Rameau et FMeSH). Il
reçoit et traite les doublons détectés par son équipe de catalogage.
Cette opération est documentée dans le manuel « Dédoublonnage » dans la partie dédiée aux notices
d’autorités
:
http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/controle_bibliographique/dedoublonnage/CasNoticesAutorite
.html
La table de fusion réservée aux Correspondants Autorités de chaque établissement Sudoc (identifié par
son ILN) est nommée : A<ILN>.
Le travail de dédoublonnage consiste à ajouter, dans la notice à fusionner, la zone :
024 $aA<ILN>$bM$3ppn de la notice préférée
-> où le segment <ILN> doit être remplacé par les 3 chiffres composant le numéro ILN de l’établissement
(exemples : A050 pour l’ILN 50, A417 pour l’ILN 417)
-> où la table de fusion déclenche, vers 19h, les opérations suivantes :
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- rapatriement des identifiants de la notice qui va disparaître (le PPN, dupliqué en 839 et éventuellement
les zones d’identifiant 010, 033 et 035)
- bascule des liens des notices bibliographiques vers la notice qui va demeurer
-> où "notice préférée" est la notice la plus ancienne car c'est toujours la notice récente qui vient
doublonner la plus ancienne.
Le principe de la fusion, comme pour les notices bibliographiques, est d'enrichir la notice préférée avec
les informations de la notice doublon.
L’opération s’achève par l’établissement des liens manquants, le déliage des liens erronés et la création
les notices d’autorités manquantes. Opérations toutes menées "manuellement", notice par notice. Pour ce
faire, il faut feuilleter les index :
• BAL PER (index auteurs) Zola, Emile
• BAL ORG (index auteurs) Université Laval
• BAL VMA (index matière) Mitochondrie
Ces requêtes suivies successivement des différentes formes présentes dans les zones 2X0 et 4X0 des
notices en traitement, permettent de retrouver les différentes vedettes bibliographiques du catalogue, à la
graphie approchante mais n'étant pas liées.
Le guichet d’assistance de l’ABES reste à la disposition du réseau pour les cas difficiles et pour les
interventions sur les notices Rameau et FMeSH.
3.4.2. Le suivi du catalogage des données personnelles
La visibilité des données d’autorités « personnes physiques » sur le web exige qu’un grand soin soit
apporté au respect des consignes de signalement des données personnelles.
Les données d’autorité gérées dans un catalogue doivent être des données ayant un rôle bibliographique :
elles visent à expliquer ou justifier des choix déterminant par exemple le classement d’un nom, la forme
préférée d’un nom d’auteur, … de manière à lever des homonymies.
Le correspondant autorités devra donc étudier, connaître et diffuser dans son établissement les consignes
du guide méthodologique sur le traitement des données personnelles.
3.4.3. Le suivi des notices d’autorité produites ou
utilisées
Le correspondant catalogage devra contrôler que format et consignes sont également respectés, pour toute
création d’une notice d’autorité autre que « personne physique ».
Il veillera également à la bonne utilisation des notices d’autorité-matière.
Pour cela, il pourra :
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• rédiger et diffuser des notes ou des fiches techniques, si besoin ;
• participer régulièrement à des réunions de service catalogage ;
• assurer une veille scientifique concernant l’évolution des normes de description et des formats de
catalogage des autorités ;
• suivre les évolutions du langage RAMEAU, à partir de la rubrique « Actualités » du site web
RAMEAU (http://rameau.bnf.fr/informations/actualites.htm);
• signaler les erreurs d’indexation récurrentes (contresens, indexation trop générique, erreur de syntaxe,
subdivision manquante) ;
• effectuer ponctuellement des chantiers de correction dans le Sudoc (par exemple pour lever les
homonymies).
Cette liste d’actions, non exhaustive, est donnée à titre d’exemple.
3.4.4. Assistance et formation de premier niveau
Parce qu’il sera identifié par les catalogueurs / indexeurs de son établissement comme une personne
ressource fiable, le correspondant autorités aura un rôle d’assistance et de formation de premier niveau,
avant de passer le relais à l’assistance ou au pôle Métadonnées de l’ABES.
Il répondra aux questions relatives aux différentes normes de description, de construction des vedettes et
de choix des accès, ainsi qu’aux questions relatives aux formats de catalogage Unimarc (A) ou
Marc21-Format for authority Data, en se conformant aux règles préconisées par l’ABES et consignées
dans le guide méthodologique (onglet « Aide au catalogage »).
Il répondra aux questions relatives aux procédures de création ou de modification de notices d’autorités
dans WinIBW en se conformant aux manuels de cet outil consignés dans le guide méthodologique (onglet
« manuels »).
Pour les questions liées aux langages d’autorités Rameau et FmeSH, il pourra se référer à la dernière
édition du Guide d’indexation RAMEAU (également disponible en ligne depuis avril 2009
(http://guiderameau.bnf.fr/) et compter sur l’assistance de la cellule Rameau de la BnF
(http://rameau.bnf.fr/informations/contacts.htm) ou consulter les documents sur FmeSH proposés par
l’Inserm (http://mesh.inserm.fr/mesh/links.htm).
En étroite collaboration avec le coordinateur local, il pourra s’il le désire préparer et organiser des
formations sur le circuit de création et de traitement des propositions RAMEAU.
Il pourra pour ce faire bénéficier de l’aide du pôle Formation-Documentation de l’ABES, et contacter
éventuellement les différents formateurs RAMEAU (coordonnées sur le site web RAMEAU :
http://rameau.bnf.fr/formation/repertoire.htm).
3.5. Représentation de l’établissement auprès
du Centre national RAMEAU
Le correspondant autorités est chargé :
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• de s’assurer que les propositions RAMEAU créées dans WinIBW par ses collègues sont pertinentes ;
• de saisir dans le Fichier National des Propositions RAMEAU (FNPR) la proposition de son
établissement, en y associant le numéro PPN de la notice Td3 créée ;
• d’alerter, en cas de refus du Centre national RAMEAU, le catalogueur / indexeur à l’origine de la
proposition ;
• de supprimer, en cas de refus du Centre national RAMEAU la notice de proposition RAMEAU Td3
dans WinIBW et de procéder à la ré-indexation de l’ouvrage.
Afin de faire ce suivi, le correspondant dispose du web service Iln2Td3 :
http://www.idref.fr/services/iln2td3/X
Inscrire le numéro de votre ILN en fin d'URL (ci-dessus à la place du "X") permet d’obtenir la liste des
notices Td3 en cours dans un fichier tabulé se déposant sur le poste de travail, avec les colonnes
suivantes :
1. le PPN des Td3
2. l'ILN concerné
3. le RCR créateur de la Proposition
4. la Date de la création de la Proposition
5. la Zone 250
6. la Zone 830
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Chapitre 4. Les compétences requises
Pour exercer au mieux son rôle, le correspondant autorités devrait, du point de vue de l’ABES :
• maîtriser les normes de description et les formats de catalogage Unimarc (A) ou Marc21 –Format for
authority data ;
• maîtriser l’outil de catalogage WinIBW ;
• connaître le guide méthodologique de WinIBW et savoir s’y repérer ;
• comprendre les enjeux d’un catalogue sous autorités ;
• connaître les langages d’autorité Rameau, FmeSH et éventuellement LC ;
• connaître les principes de communication avec l’ABES, au sein du réseau Sudoc, et avec la BnF ;
• avoir le goût du travail en équipe et de la collaboration ;
• posséder des compétences pédagogiques et le sens de la diplomatie ;
• être rigoureux ;
• savoir mettre à jour ses connaissances professionnelles.
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