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PORTAIL GOOD INSIDE
GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE
POUR ORGANISMES DE CERTIFICATION
4 ÉTAPES POUR ACCÉDER AU PORTAIL GOOD INSIDE
1. Allez à www.goodinsideportal.org.
2. Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous ont été envoyés par e-mail.
a. Veuillez noter que l’utilisateur principal de votre organisation a reçu les codes
d’accès. En conséquence, l’utilisateur principal peut ajouter des utilisateurs
supplémentaires de votre organisation.
3. Allez à l’onglet « Système de traçabilité » et cliquez sur « Zone OC ».
4. Si vous travaillez avec plusieurs produits, veuillez sélectionner un produit dans le coin en
haut à droite.
5. Allez à l’onglet «Licence » et cliquez sur « Initier nouveau processus de licence » pour
commencer la demande de licence de votre client.
Veuillez noter que vous pouvez déjà commencer un nouveau processus de licence avant la
réalisation de l’audit. Dans ce cas, vous pouvez sauvegarder la demande sous forme de brouillon
jusqu’à l’audit et la terminer plus tard.
COMMENCER UN NOUVEAU PROCESSUS DE LICENCE
1. Tous les membres reçoivent un ID de membre dans le Portail Good Inside qu’ils doivent vous
transmettre pendant l’audit. Si un membre travaille avec plusieurs produits (comme le café,
le cacao et le thé), il aura un ID de membre pour chaque produit.
Voici le format des ID de membre, par produit :
Café : UTZ_CFXXXXXXXXXX
Cacao : UTZ_COXXXXXXXXXX
Thé : UTZ_TEXXXXXXXXXX
2. Si le membre pour lequel vous demandez une licence travaillait avec un autre organisme de
certification ou n’avait pas encore besoin d’une certification, vous devrez demander un
transfert de membre. Vous en serez notifié lorsque vous saisissez l’ID de membre de votre
client dans le nouveau processus de licence. UTZ CERTIFIED vérifiera la demande et
l’approuvera. Une fois qu’elle sera approuvée, vous pourrez saisir les détails de l’audit.
3. Dans le bloc « Audit planifié », indiquez le premier jour de l’audit. Si l’audit s’est déroulé sur
plusieurs jours, vous pouvez indiquer tous les jours à la fin du processus de licence.
4. Dans la section «Type de membre et activités » vous devrez indiquer les activités que votre
client effectue. En conséquence, vous devez répondre à cinq questions qui détermineront ce
que votre client pourra faire dans le système de traçabilité
Question s’appliquant aux Producteurs :
*Le Détenteur de Certificat produit-il des produits certifiés ?
*Le Détenteur de Certificat transforme-t-il ses propres produits ?
Questions s’appliquant aux Acteurs de la Chaîne d’Approvisionnement :
*Le Détenteur de Certificat fait-il le commerce de produits certifiés (achats ainsi que
ventes) ?
*Le Détenteur de Certificat transforme-t-il des produits pour d’autres Détenteurs de
Certificat et/ou des produits achetés à d’autres membres ?
*Le Détenteur de Certificat fournit-il des services d’Entrepôt à d’autres Détenteurs de
Certificat ?
Pour plus d’informations sur les questions à sélectionner dans des cas spécifiques, veuillez
consulter l’annexe concernant les produits spécifiques.
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5. Si vous remplissez une demande de licence Chain of Custody pour un membre multi-site
(ayant plusieurs sites), veuillez indiquer le nombre total d’unités dans le bloc Multi-site dans
le champ de l’année 4.
6. Dans la section « Questionnaire », si une question ne s’applique pas au membre, et la
réponse NA n’est pas disponible, veuillez sélectionner la première réponse et informer UTZ
Certified que cette question ne s’applique pas dans la boîte « Remarques » à la fin du
processus de licence.
7. Si des non-conformités ont été constatées lors de l’audit, vous devrez les indiquer dans la
section « Questionnaire ». Si les non-conformités ont été résolues, l’Auditeur Principal doit
le confirmer.
8. Pour le nombre d’exploitations agricoles ou membres de groupe audités, vous indiquez
l’échantillon de producteurs de groupe qui ont été visités par l’auditeur.
9. Dans la section « Paramètres de Certificat » vous pourrez télécharger la version PDF du
certificat. Vous pouvez également télécharger des documents supplémentaires dans un
format PDF. Veuillez assurer que les informations (par exemple, période de validité, volume
certifié, etc.) dans le PDF du certificat et dans le formulaire de processus de licence sont
identiques, autrement la demande de licence ne peut pas être acceptée.
10. Pour des informations ou remarques supplémentaires, vous pouvez décrire le contexte, ou
un accord spécial conclu avec UTZ, dans le bloc « Informations d’Audit » dans la boîte
« Remarques ». Veuillez noter que votre client pourra voir ces remarques dans le PDF du
Rapport de Synthèse.
11. Si la demande de licence doit être corrigée et/ou clarifiée, elle sera refusée et
accompagnée de remarques. Cliquez sur Modifier pour intégrer les remarques dans le
rapport. Veuillez noter que si vous cliquez sur Accuser réception, vous perdrez les données
originales et vous devrez recommencer le nouveau processus de licence.
12. Si la demande a été terminée et approuvée, cliquez sur Accuser réception pour supprimer la
demande de votre Boîte de Réception. Veuillez noter qu’une licence approuvée ne peut pas
être modifiée de quelque manière que ce soit.
TRANSACTIONS
1. Tous les membres certifiés doivent enregistrer leurs transactions de produits certifiés UTZ
dans le Portail Good Inside1. Ceci doit être vérifié par l’organisme de certification.
2. Si un producteur (Code de Conduite) ou un groupe de producteurs a accordé des droits
d’utilisateur mandaté à un exportateur pour enregistrer leurs transactions dans le système
de traçabilité, le producteur ainsi que l’exportateur ont la responsabilité d’en transmettre
les preuves à l’auditeur.
3. Lors d’un audit d’un groupe de producteurs, vous pouvez vérifier leurs transactions par
avance dans le Portail Good Inside en suivant une des démarches suivantes :
a. Pour les licences actives, cliquez sur la licence du producteur sous l’onglet
« Licences » et allez à « volume restant », en bas de la page.
b. Pour les licences non-actives, commencez un nouveau processus de licence, et une
fois que vous aurez saisi l’ID de membre de votre client, vous pourrez télécharger un
rapport de transaction. Cliquez sur « Télécharger rapport commercial et de
transaction ».
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Pour le cacao, seuls les produits de cacao pur doivent être enregistrés dans le Portail Good Inside
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4. Seuls les membres ayant une licence active peuvent enregistrer des transactions dans le
Portail Good Inside. En conséquence, il est important de finaliser rapidement les résultats de
l’audit et les enregistrer dans le portail.
5. Si votre client a des transactions ouvertes (non confirmées) à la fin de la période de validité
de leur licence, ces déclarations seront annulées, même si une nouvelle licence est
approuvée et activée automatiquement. En conséquence, il est essentiel de communiquer à
vos clients que les transactions ouvertes doivent être finalisées avant l’expiration de leur
certificat et de leur licence.
6. Le volume transféré :
a. Le stock physique certifié restant de la précédente période de certificat doit être
inclus dans le volume transféré.
b. Lorsque la licence d’un producteur arrive à expiration, le volume restant dans le
portail ne sera pas disponible dans la nouvelle licence. Si le producteur a vendu un
produit UTZ Certified, mais ne l’a pas indiqué dans le portail, ou la déclaration a été
annulée par le système, ce volume doit également être indiqué dans le volume
restant pour enregistrer la transaction rétrospectivement.
EXTENSIONS
1. Si vous souhaitez prolonger la période de validité du certificat de votre client, vous devez
également demander une extension de licence dans le Portail Good Inside. L’extension ne
peut être demandée que pour les licences valides et doit être demandée de bonne heure
pour donner suffisamment de temps au Service des Normes et de la Certification pour
finaliser le processus avant l’expiration. Une fois que la licence arrive à expiration, elle ne
pourra plus être prolongée.
2. Pour vos clients qui ont du volume supplémentaire, une fois que vous aurez vérifié le
chiffre, vous pouvez le saisir dans le Portail Good Inside. Dans le champ « Volume
supplémentaire », vous ajoutez le volume supplémentaire, plutôt que le total du nouveau
volume.
3. Pour vos clients qui ajoutent des membres de groupe (producteurs) ou sites (acteurs de la
chaîne d’approvisionnement), une fois que vous aurez vérifié le chiffre, vous pouvez le saisir
dans le Portail Good Inside. Dans le champ « Nouveau taille de groupe », vous saisissez le
nombre de membres de groupe ou de sites à ajouter, plutôt que le total des membres ou
des sites.
4. Si vous prolongez la période de validité du certificat vous devez également demander une
extension temporelle pour la licence active. Dans cette extension, veuillez indiquer la
nouvelle date finale de la licence. Cette date doit correspondre à la nouvelle date finale sur
le certificat.
5. Il est fortement recommandé de gérer l’expiration des certificats et licences de vos
membres de manière proactive. Vous trouverez des informations concernant l’expiration
des licences dans le bloc « Expiration » sous « Licence ».
COMPTE DE L’ORGANISME DE CERTIFICATION
1. L’utilisateur principal de votre organisme de certification peut ajouter des utilisateurs
supplémentaires de votre organisation et il peut fixer leurs droits et les actions qu’ils
peuvent effectuer dans le Portail Good Inside. Il est également possible d’avoir plus d’un
utilisateur principal qui gère le compte.
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2. Le processus de licence du PGI ressemble au processus de certification du fait que l’Auditeur
Principal est responsable de la décision de certification et du rapport. Il est possible qu’un
auditeur ou responsable administratif prépare le rapport dans le Portail Good Inside, à
condition qu’il soit vérifié et approuvé par l’Auditeur Principal.
3. Pour que notre base de données contienne toujours les dernières informations, veuillez
mettre à jour régulièrement vos détails de contact et vos informations d’utilisateur dans le
portail.
CONTACTER UTZ
Chez UTZ CERTIFIED, nous avons établi plusieurs voies distinctes pour différentes questions de
support concernant le Portail Good Inside. Veuillez suivre le processus suivant pour que nous
puissions vous aider aussi efficacement que possible.
Pour des questions et problèmes d’utilisateurs concernant le Portail Good Inside :
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Pour plus d’informations sur le système de traçabilité, veuillez consulter les vidéos d’entraînement
en ligne qui se trouvent sous l´onglet Entraînement En Ligne du Système de Traçabilité dans le
Portail Good Inside. Les mêmes matériaux sont également disponibles sous forme PDF dans l’onglet
Télécharger.
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