Union Bank

Etude de cas dans le Secteur Bancaire
Union Bank
Chez Union Bank, les équipes de prêt à la consommation peuvent
accéder en un clin d’œil aux documents de prêt et les partager avec
les investisseurs, les contrôleurs de gestion et les autres parties
prenantes au moyen du logiciel Kofax KapowTM. Résultat ? Un délai
de rentabilisation plus court pour les prêts, des coûts restreints et
une mise en conformité simplifiée en vue des audits.
Défi
De nouvelles opportunités exploitées au maximum
La constance de la reprise économique et le renouveau de l’attrait pour les
produits de prêt ont relancé les activités de prêt. Cette situation a également
engendré une croissance notable sur le marché des hypothèques, où les prêts
hypothécaires et les droits de gestion font l’objet de transactions entre prêteurs et
investisseurs.
À propos de Union Bank
MUFG Union Bank, N.A. (Union Bank) propose
une large gamme de services financiers
Pour Union Bank, cette augmentation de la demande est synonyme de nouvelles
aux particuliers et aux professionnels, des
opportunités de vente lucratives, mais la banque doit agir rapidement pour en
petites entreprises aux grandes sociétés.
tirer le meilleur parti. Des retards de procédure peuvent entraîner la perte d’une
Filiale entièrement détenue par The Bank of
vente, un délai de rentabilisation plus long et d’importantes répercussions sur la
Tokyo-Mitsubishi UFJ, Union Bank dispose de
trésorerie de la banque.
succursales en Californie, dans l’Oregon et à
Au sein d’Union Bank, Reginald L. Brown Sr., Vice-président, Responsable du
Washington. Elle a aussi ouvert des agences
traitement électronique des prêts à la consommation et de la gestion des fichiers,
explique : « Lorsque nous proposons une offre groupée de prêt, nous devons
échanger une multitude de documents avec nos investisseurs. Auparavant, il était
très difficile de gérer tout ce contenu et de l’envoyer aux bonnes personnes en
temps voulu. »
« La simple conversion électronique des documents originaux de prêt prenait un
temps considérable et coûtait des sommes folles. Nous envoyions les documents
papier à un sous-traitant, puis nous attendions qu’il numérise les fichiers et les
charge sur notre système de gestion de contenu. Nos équipes pouvaient ainsi
patienter jusqu’à 15 jours avant d’obtenir les fichiers électroniques. »
Regroupement d’informations disparates sur les prêts
Autre difficulté, Union Bank avait défini son référentiel central de gestion du
contenu d’entreprise (ECM) en tant que système d’enregistrement principal, mais le
sous-traitant chargeait les documents de prêt numérisés dans un autre référentiel.
Les employés devaient souvent passer d’un système à l’autre pour trouver tous
les documents relatifs à un même prêt, ce qui provoquait des retards et des
problèmes de suivi des informations.
commerciales à Dallas, Houston, New York et
Chicago, ainsi que deux bureaux internationaux
en Asie.
Produit utilisé : Kofax Kapow™
Pays : États-Unis, Japon
Siège social : New York, États-Unis
Spécialisation : Services Financiers
Etude de cas dans le Secteur Bancaire
Union Bank s’est alors rendu compte qu’il suffisait de consolider les fichiers de
prêt dans son système ECM principal pour améliorer grandement la situation.
Cependant, étant donné que cet autre référentiel recensait environ 800 000
images de documents, la banque savait qu’une migration traditionnelle serait
trop onéreuse et chronophage. Il fallait un autre moyen de gérer l’intégration des
informations.
Solution
Des centaines de milliers de documents migrés en l’espace de quelques
jours
Les recherches effectuées ont conduit Union Bank à Kofax KapowTM, une
plateforme puissante qui permet aux utilisateurs d’accéder automatiquement aux
données et de les intégrer dans les applications de l’entreprise. Contrairement
““Grâce à Kofax Kapow et à la
rationalisation de certains
de nos processus métier, le
délai de numérisation des
documents de prêt est passé
de 15 jours à seulement
5 jours… Nous avons
ainsi raccourci le délai de
rentabilisation pour le secteur
des prêts, amélioré notre
trésorerie et diminué le coût de
nos fonds. “
Reginald L. Brown Sr.,
Vice-président, Responsable du traitement
électronique des prêts à la consommation et
de la gestion des fichiers, Union Bank
aux outils traditionnels, qui reposent principalement sur des tâches manuelles ou
un développement personnalisé, Kofax Kapow offre un processus automatisé et
éprouvé de migration des contenus d’entreprise.
Tout d’abord, Union Bank s’est servi de Kofax Kapow pour dresser l’inventaire
complet des contenus de son référentiel source. Puis la banque a extrait
automatiquement l’ensemble des données et des métadonnées, qu’elle a ensuite
nettoyées et transformées en suivant des règles métier préétablies. Enfin, elle
a chargé ces données dans son système ECM principal au moyen de workflows
automatisés.
Reginald L. Brown Sr. explique : « Avec Kofax Kapow, la migration devient un vrai
jeu d’enfant. Nous avons pu déplacer l’intégralité de nos 800 000 documents vers
notre système ECM principal en quelques jours seulement. Sans cette technologie,
nous aurions probablement mis plusieurs semaines pour terminer la migration. Et
la complexité d’un tel projet aurait clairement alourdi les coûts. »
« Désormais, les équipes ne perdent plus leur temps à rechercher des fichiers
de prêt dans les différents systèmes. Elles peuvent obtenir les informations
nécessaires en quelques secondes et poursuivre leur travail. »
Avantages
Accès à la demande pour la documentation de prêt
Kofax Kapow a également permis à Union Bank d’accélérer la mise à disposition
des documents de prêt au format électronique.
Reginald L. Brown Sr. précise : « Grâce à Kofax Kapow et à la rationalisation de
certains de nos processus métier, le délai de numérisation des documents de prêt
est passé de 15 jours à seulement 5 jours. »
« Moins nos équipes mettent de temps à rassembler les documents de prêt, plus
vite elles peuvent traiter les offres proposées aux investisseurs. Nous avons ainsi
raccourci le délai de rentabilisation pour le secteur des prêts à la consommation,
réduit notre trésorerie et diminué le coût de nos fonds. Cette grande souplesse
nous permet aussi de réagir plus rapidement en fonction du marché et de saisir
toutes les opportunités qui se présentent afin de réaliser de meilleures opérations
auprès de nos investisseurs. Tout cela est très profitable à Union Bank. »
Etude de cas dans le Secteur Bancaire
Simplification du contrôle de la qualité et de la mise en conformité en vue
des audits
Alors que les organismes de prêt s’exposent à une surveillance sans précédent en
raison de la crise financière, Union Bank doit plus que jamais s’assurer que chaque
étape du processus de prêt répond à des contrôles de qualité stricts et à des
exigences réglementaires spécifiques.
Afin de garantir l’intégrité et l’exactitude des données de prêt, Union Bank fait
““Grâce à Kofax Kapow,
nous avons pu déplacer
l’intégralité de nos 800 000
documents vers notre système
ECM principal en quelques
jours seulement. Sans cette
technologie, nous aurions
probablement mis plusieurs
semaines pour terminer la
migration. Et la complexité
d’un tel projet aurait
clairement alourdi les coûts. »
Reginald L. Brown Sr.,
Vice-président, Responsable du traitement
électronique des prêts à la consommation et
de la gestion des fichiers, Union Bank
parvenir ses fichiers électroniques de prêt à des fournisseurs tiers en vue d’un
contrôle de qualité. Pour cela, la banque rassemble tous les documents relatifs au
prêt concerné, les fusionne dans un fichier PDF unique et envoie ce dernier à un
fournisseur afin qu’il puisse tout passer en revue et donner son avis sur la qualité
des informations.
Auparavant, Union Bank devait extraire manuellement les fichiers individuels
de son système ECM, puis les intégrer dans un fichier PDF : cette tâche était très
fastidieuse. Mais la banque s’est rendu compte qu’elle pouvait utiliser Kofax
Kapow dans l’optique de rationaliser le processus et d’accélérer la disponibilité
des informations pour le contrôle de qualité et l’audit.
Reginald L. Brown Sr. explique : « Il suffit que les utilisateurs saisissent la référence
du prêt pour lequel ils souhaitent créer un fichier. Kofax Kapow se charge de
rassembler tous les fichiers concernés, de les intégrer dans un seul et même fichier
PDF comportant des signets pour une navigation simplifiée, et d’envoyer une
notification indiquant que le fichier est prêt. »
« Avec Kofax Kapow, l’intégralité du processus, entièrement automatisé, prend
à peine quelques secondes, ce qui nous évite beaucoup de travail superflu et de
nombreuses pertes de temps. Les équipes peuvent fournir en un clin d’œil toute la
documentation requise pour le contrôle de qualité ou les audits, avec la garantie
que rien n’a été négligé. »
Reginald L. Brown Sr. conclut : « La nouvelle de notre réussite avec Kofax Kapow
dans le secteur des prêts à la consommation s’est vite répandue, notamment dans
les entreprises qui cherchent une solution pour déplacer des données. Même si, à
l’origine, nous avions choisi Kofax Kapow pour résoudre un problème spécifique
de migration des documents de prêt, sa flexibilité nous a permis d’améliorer la
gestion du contenu et les processus d’automatisation afférents sous plusieurs
aspects. Nous nous réjouissons d’étendre cette solution à d’autres domaines de
l’entreprise et d’explorer toutes ses fonctionnalités. »
Pour en savoir plus sur les réussites de nos clients internationaux,
rendez-vous sur www.kofax.com
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