5Notes 4.6 Utilisateur

5Notes 4.6
Utilisateur
Auteurs
Patrick MORIE
Jean François ROUQUIER
GUIDE DE FORMATION
Avant-propos
Avant-propos
La plupart des utilisateurs découvrent Lotus Notes en communiquant avec la
messagerie Notes, en utilisant l’agenda partagé. Beaucoup pensent que Lotus Notes
est essentiellement une messagerie.
Lotus Notes est bien plus que cela : c’est le seul logiciel orienté, depuis ses origines,
vers le travail coopératif, autrement dit le Groupware. Il offre une importante panoplie
de fonctions permettant de partager des informations organisées en bases de
documents, ou encore d’accéder simplement aux sites d’Internet. L’utilisateur itinérant
dispose avec Lotus Notes d’un moyen efficace de consulter son courrier hors
connexion avec le serveur de messagerie, d’interroger des bases d’informations
enregistrées sur le disque dur de son portable. Le courrier, les bases d’informations
sont mis à jour périodiquement par connexion avec les serveurs de l’entreprise.
L’apprentissage de Lotus Notes se fait progressivement pour en tirer pleinement parti.
Cet ouvrage de formation a été conçu pour s’adapter aux besoins de formation des
utilisateurs, chacun pouvant déterminer son “ cursus ” : apprendre ce qui est utile sur
le moment, utiliser immédiatement les connaissances acquises, se perfectionner,
découvrir des fonctions supplémentaires.
L’introduction résume le contenu de chaque chapitre et propose des chemins adaptés à
des utilisateurs ayant des besoins différents :
• • utiliser simplement la messagerie dans un temps minimum
• • créer des bases de documents, organiser une discussion
• • utiliser pleinement les outils de traitement de texte pour la réalisation de
documents de qualité
• • etc.
Ce support peut être utilisé pour suivre un cours dans un centre de formation, mais
aussi par quelqu’un qui veut s’autoformer. C’est également un ouvrage de référence
destiné à être consulté pour surmonter les difficultés inhérentes à l’utilisation d’un
logiciel puissant.
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Avant-propos - 1
Avant-propos
L’utilisation de Notes par l’itinérant, les fonctions avancées de traitement de texte, de
personnalisation de l’environnement, sont abordées dans un ouvrage distinct.
À vous de jouer …
Avant-propos - 2
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Sommaire
Sommaire
1 - PRÉSENTATION
Qu’est-ce que Lotus Notes ? ............................................................................................. 1-2
Notion Client/Serveur....................................................................................................... 1-4
Terminologie.................................................................................................................... 1-6
2 - ENVIRONNEMENT
DE TRAVAIL
Lancer/Quitter Notes......................................................................................................... 2-2
Choix d’un site.................................................................................................................. 2-4
L’espace de travail ............................................................................................................ 2-5
Les pages de travail........................................................................................................... 2-8
Les icônes de bases de documents..................................................................................... 2-9
Accéder à une base de documents ................................................................................... 2-11
Préférences utilisateur..................................................................................................... 2-13
Personnaliser la palette SmartIcons ................................................................................. 2-15
Mot de passe et ID utilisateur.......................................................................................... 2-16
Utiliser l’aide .................................................................................................................. 2-18
Atelier 2.......................................................................................................................... 2-23
3 - UTILISER LES BASES DE DOCUMENTS
Types de bases.................................................................................................................. 3-2
Ouvrir et fermer une base.................................................................................................. 3-3
Les vues............................................................................................................................ 3-6
Trier et classer les documents ......................................................................................... 3-12
Documents non lus.......................................................................................................... 3-13
Imprimer la liste des documents...................................................................................... 3-14
Gérer un dossier.............................................................................................................. 3-15
Copier une base .............................................................................................................. 3-20
Exporter des informations ............................................................................................... 3-21
L’espace de travail, le classeur........................................................................................ 3-26
Atelier 3.......................................................................................................................... 3-30
4 - UTILISER LES DOCUMENTS
Rechercher un document................................................................................................... 4-2
Ouvrir un document, le fermer .......................................................................................... 4-3
Déplacements entre documents ......................................................................................... 4-4
Utiliser les liens docs ........................................................................................................ 4-5
Utiliser les zones sensibles................................................................................................ 4-6
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Sommaire - 1
Sommaire
Imprimer un document...................................................................................................... 4-7
Exporter un document..................................................................................................... 4-10
Atelier 4.......................................................................................................................... 4-12
5 - CRÉER UNE BASE DE DOCUMENTS
Créer une base .................................................................................................................. 5-2
Types de modèles ............................................................................................................. 5-6
Présentation de la base .................................................................................................... 5-10
Utilisation de la base....................................................................................................... 5-11
Créer un document.......................................................................................................... 5-12
Modifier un document..................................................................................................... 5-16
Supprimer un document .................................................................................................. 5-17
Copier/Déplacer des documents ...................................................................................... 5-19
Supprimer une base......................................................................................................... 5-21
Atelier 5.......................................................................................................................... 5-22
6 - BASE DE DISCUSSION
Une base de discussion pour partager................................................................................ 6-2
Créer une base de discussion............................................................................................. 6-3
Organisation d’une base de discussion .............................................................................. 6-4
Parcourir une base de discussion ....................................................................................... 6-5
Poser une question ............................................................................................................ 6-9
Répondre à une question ................................................................................................. 6-12
Le profil d’intérêt............................................................................................................ 6-15
Atelier 6.......................................................................................................................... 6-18
7 - RÉDACTION D’UN
DOCUMENT -
LES BASES
Saisie du texte................................................................................................................... 7-2
Déplacements dans le texte ............................................................................................... 7-4
Sélection de texte.............................................................................................................. 7-5
Couper/Copier/Coller........................................................................................................ 7-6
Police, taille et attributs..................................................................................................... 7-8
Alignement et retrait des paragraphes.............................................................................. 7-10
Interligne, espacement, coupure des paragraphes ............................................................ 7-12
Les tabulations................................................................................................................ 7-14
Symboles, puces, listes numérotées et barres................................................................... 7-16
Mise en page................................................................................................................... 7-18
Recherche/Remplacement............................................................................................... 7-21
Vérifier l’orthographe ..................................................................................................... 7-22
Utiliser les styles............................................................................................................. 7-23
Créer un tableau.............................................................................................................. 7-26
Saisie, déplacements et sélections ................................................................................... 7-27
Modifier la structure d’un tableau ................................................................................... 7-28
Sommaire - 2
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Sommaire
Mise en forme d’un tableau............................................................................................. 7-30
Atelier 7.......................................................................................................................... 7-33
8 - RÉDACTION D’UN DOCUMENT - COMPLÉMENTS
Rattachement de fichiers ................................................................................................... 8-2
Importer des données ........................................................................................................ 8-5
Gestion des images ........................................................................................................... 8-6
Liaisons ............................................................................................................................ 8-7
Incorporation d’objet ........................................................................................................ 8-9
Composants Lotus .......................................................................................................... 8-11
Zones sensibles ............................................................................................................... 8-13
Liens et ancres ................................................................................................................ 8-16
Sections .......................................................................................................................... 8-18
Masquer des paragraphes ou des sections........................................................................ 8-20
Outil de révision/Commentaires...................................................................................... 8-21
Word ou WordPro comme éditeur de mémos .................................................................. 8-22
Atelier 8.......................................................................................................................... 8-24
9 - CRÉER ET
ENVOYER UN MÉMO
Introduction ...................................................................................................................... 9-2
L’espace de travail Messagerie.......................................................................................... 9-3
La boîte aux lettres............................................................................................................ 9-5
Créer un mémo - Principes................................................................................................ 9-8
Indiquer le/les destinataires............................................................................................... 9-9
Options de distribution.................................................................................................... 9-13
Insérer une pièce jointe ................................................................................................... 9-16
Échéance et demande de réponse .................................................................................... 9-17
Envoyer ou abandonner le mémo .................................................................................... 9-18
Enregistrer un brouillon .................................................................................................. 9-19
Informations de distribution ............................................................................................ 9-20
Gestion du carnet d’adresses personnel ........................................................................... 9-21
Atelier 9.......................................................................................................................... 9-23
10 - GESTION DES MÉMOS REÇUS
Notification de l’arrivée d’un mémo ............................................................................... 10-2
Courrier en arrivée .......................................................................................................... 10-3
Trier les mémos .............................................................................................................. 10-4
Rechercher un mémo ...................................................................................................... 10-5
Consulter les mémos ....................................................................................................... 10-7
Gestion des pièces jointes ............................................................................................. 10-10
Exporter le contenu d’un mémo .................................................................................... 10-12
Imprimer un/des mémos................................................................................................ 10-13
Supprimer des mémos................................................................................................... 10-15
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Sommaire - 3
Sommaire
Répondre à un mémo .................................................................................................... 10-16
Faire suivre un mémo.................................................................................................... 10-18
Classer des mémos........................................................................................................ 10-20
Renvoyer un mémo....................................................................................................... 10-22
Atelier 10...................................................................................................................... 10-23
11 - L’AGENDA
Vue d’ensemble .............................................................................................................. 11-2
Profil d’agenda ............................................................................................................... 11-7
Profil de délégation......................................................................................................... 11-9
Créer un rendez-vous .................................................................................................... 11-10
Créer un événement ...................................................................................................... 11-14
Créer un rappel ............................................................................................................. 11-15
Créer un anniversaire .................................................................................................... 11-16
Inviter à une réunion ..................................................................................................... 11-17
Répondre à une invitation ............................................................................................. 11-21
Gestion des réponses des invités ................................................................................... 11-24
Impression de l’agenda ................................................................................................. 11-25
Gestion des entrées d’agenda ........................................................................................ 11-26
Créer une entrée à partir d’un autre élément .................................................................. 11-29
Créer une tâche ............................................................................................................. 11-30
Répondre à une assignation de tâche ............................................................................. 11-33
Gestion des tâches......................................................................................................... 11-36
Créer une tâche à partir d’autres éléments ..................................................................... 11-38
Afficher l’agenda d’un autre utilisateur......................................................................... 11-39
Atelier 11...................................................................................................................... 11-40
12 - RECHERCHE D’INFORMATIONS
Introduction .................................................................................................................... 12-2
Recherche dans un document .......................................................................................... 12-3
Recherche dans une vue .................................................................................................. 12-5
Créer un index de recherche. Pourquoi ? Comment ? ...................................................... 12-7
L’assistant de requête...................................................................................................... 12-9
Gérer une requête.......................................................................................................... 12-14
Le langage de requête ................................................................................................... 12-17
La recherche multibase ................................................................................................. 12-19
Atelier 12...................................................................................................................... 12-21
INDEX ...................................................................................................INDEX-1
Sommaire - 4
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction
6Introduction
A l’issue de ce cours, le lecteur sait utiliser l’ensemble des fonctions du client Notes
connecté à une messagerie et à des bases de documents Notes.
L’utilisation de Notes en mode itinérant, certaines fonctions de messagerie, la
connexion à Internet, la personnalisation de l’environnement sont abordées dans un
ouvrage séparé.
Support de formation
Ce guide de formation est idéal pour être utilisé comme support élève dans une
formation se déroulant avec un animateur dans une salle de formation, car il permet à
l’élève de suivre la progression pédagogique de l’animateur sans avoir à prendre
beaucoup de notes.
L’animateur, quand à lui, appuie ses explications sur les diapositives figurant sur
chaque page de l’ouvrage. Les procédures de mise en œuvre sont suffisamment
détaillées pour que le formateur puisse concentrer ses explications sur l’essentiel.
Cet ouvrage peut aussi servir de manuel d’autoformation car il est rédigé à la façon
d’un livre, il est tout aussi complet, il va beaucoup plus loin qu’un simple support de
cours.
De plus, il inclut une quantité d’ateliers conçus pour vous permettre d’acquérir une
bonne pratique du logiciel Lotus Notes.
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction - 1
Introduction
Plan du cours
n
M1 Présentation
n
M2 Environnement de travail
n
M3 Utiliser les bases de documents
n
M4 Utiliser les documents
n
M5 Créer une base de documents
n
M6 Base de discussion
n
M7 Rédaction d’un document - les bases
n
M8 Rédaction d’un document - compléments
n
M9 Créer et envoyer un mémo
n
M10 Gestion des mémos reçus
n
M11 L’agenda
n
M12 Recherche d’informations
Ce cours traite de l’utilisation des fonctions les plus courantes de Lotus Notes. Il n’est
pas nécessaire de suivre tous les modules : des cursus sont proposés pour atteindre le
niveau de connaissances requis pour mettre en œuvre une partie des fonctions du
logiciel.
Module 1 : Présentation
Ce chapitre présente le rôle et les principales fonctionnalités de Lotus Notes.
Il explique également ce qu’est une plate-forme Client/Serveur, quel en est l’intérêt et
quelles en sont les conséquences pour un utilisateur de Notes.
Enfin, un bref glossaire rappelle la définition de certains termes régulièrement utilisés
dans ce support.
Module 2 : Environnement de travail
Ce chapitre décrit l’interface et l’environnement de travail de Notes.
Après son étude, le lecteur saura lancer le programme, gérer les pages de travail,
manipuler les icônes associées aux bases de documents, accéder aux bases de
documents et personnaliser son environnement de travail.
Le chapitre explique enfin comment sécuriser son poste de travail et utiliser le système
d’aide intégré de Notes.
Module 3 : Utiliser les bases de documents
Ce chapitre présente les manipulations opérées sur les bases de documents Notes.
Après son étude, le lecteur saura rechercher une base, l’ouvrir, naviguer dans les vues.
Il saura également comment imprimer une liste de documents, exporter les
informations et gérer des dossiers.
Introduction - 2
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction
Module 4 : Utiliser les documents
Ce chapitre présente les manipulations opérées sur les documents d’une base.
Après son étude, le lecteur saura rechercher un document, se déplacer d’un document
à l’autre, utiliser les liens hypertextes, imprimer un document.
Module 5 : Créer une base de documents
Ce chapitre présente les manipulations communes à toutes les bases et à tous les
documents.
Après son étude, le lecteur saura créer une base, l’alimenter avec des documents,
modifier les documents, supprimer documents et bases.
Module 6 : Base de discussion
Ce chapitre présente l’utilisation d’une base de discussion.
Après son étude, le lecteur saura créer une base de discussion, parcourir une base de
discussion existante, participer aux discussions.
Module 7 : Rédaction d’un document – les bases
Ce chapitre explique comment saisir du texte dans un document ou dans un mémo
Notes, puis présente l’ensemble des outils mis à votre disposition pour le mettre en
forme.
Les fonctionnalités visant à améliorer la qualité du contenu d’un document
(vérification de l’orthographe et remplacement de texte), ainsi que la mise en page
sont ensuite évoquées.
Enfin, une attention particulière a été portée à la création, à la modification et à la mise
en forme des tableaux.
Module 8 : Rédaction d’un document – compléments
Le chapitre explique d’abord comment attacher des fichiers à un document et
comment y importer des données externes (textes, tableaux ou images).
Il présente ensuite la méthode à suivre pour lier ou incorporer des informations créées
à l’aide d’autres applications Windows, et l’utilisation des composants Lotus.
Enfin, il s’intéresse aux outils disponibles pour rendre vos documents dynamiques en
créant des zones sensibles, des sections et des liens vers des documents, des bases ou
des vues.
Module 9 : Créer et envoyer un mémo
Après l’étude du chapitre, le lecteur saura créer et expédier un message (un mémo
selon les termes de Notes) à un ou plusieurs destinataires.
Une attention particulière est portée aux diverses méthodes d’adressage, aux options
de distribution disponibles ainsi qu’à l’insertion de pièces jointes dans un mémo.
Le chapitre explique également comment créer un mémo en plusieurs temps en
l’enregistrant comme brouillon et obtenir des informations sur le cheminement d’un
mémo expédié.
Module 10 : Gestion des mémos reçus
Après l’étude du chapitre, le lecteur saura consulter les mémos qu’il a reçus, les trier
et rechercher un mémo particulier.
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction - 3
Introduction
Une attention particulière est portée à la gestion des pièces jointes ainsi qu’à certaines
fonctions telles que l’exportation du contenu d’un mémo.
Le chapitre explique enfin comment gérer les mémos reçus : y répondre, les faire
suivre, les imprimer, les renvoyer, les supprimer, ou encore les classer dans des
dossiers personnels.
Module 11 : L’agenda
Ce chapitre décrit l’utilisation de l’agenda de Notes. Utilisant la base Courrier, celui-ci
vous permet de tenir votre planning à jour en y notant vos rendez-vous, ainsi que des
événements, des rappels ou des anniversaires.
Il détaille ensuite la procédure à suivre pour planifier des réunions de groupe, inviter
des participants, vérifier leurs disponibilités et réserver des ressources.
Le chapitre explique enfin comment gérer une liste de tâches à accomplir et comment
assigner des tâches à d’autres utilisateurs.
Module 12 : Recherche d’informations
Après l’étude de ce chapitre, l’utilisateur saura rechercher des documents contenant un
ou plusieurs mots.
Il saura utiliser les méthodes proposées par Notes selon le contexte : recherche sur un
ou plusieurs mots, dans un document, une vue, une base, un ensemble de bases.
L’administrateur Notes doit préparer la base de Recherche globale, cette compétence
ne faisant pas partie de cette formation.
Introduction - 4
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction
Cursus
•
•
•
•
•
•
•
•
•
A - Messagerie simple
B - Messagerie simple et agenda
C - Consultation des bases de documents
D - Participer à des discussions
E - Le traitement de texte Notes
F - Créer des bases personnelles
G - Perfectionnement messagerie
H - Perfectionnement consultation
I - Perfectionnement traitement de texte
Les modules peuvent être assemblés de diverses façons pour construire des cursus de
formation adaptés. Les cursus standard sont développés ici.
Cursus Savoir-faire
Cursus précédent
Suivre les
modules
A
Messagerie simple
B
Messagerie simple et agenda
C
Consultation des bases de
documents
D
Participer à des discussions
C
6
E
Le traitement de texte Notes
A, C
7
F
Créer des bases personnelles
A, C
5
G
Perfectionnement messagerie
A
10
H
Perfectionnement consultation
C
12
I
Perfectionnement traitement de
texte
E
8
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
1 , 2, 9
A
11
1, 2, 3, 4
Introduction - 5
Introduction
Préparation de la salle
1. Installation des logiciels
•
•
•
•
Serveur Domino
Clients Notes
Lotus Components sur les postes clients : module 8
Créer une base de réservations de ressources à partir du modèle Réservations de
ressources (4.5) resrc45.ntf : module 11
• Préparer une base de recherche globale à partir du modèle Site de recherche
srchsite.ntf : module 12
• Installer Word et Excel sur chaque poste client
2. Préparation des ateliers
• Installer ou réinstaller en local sur chaque poste client les fichiers utilisés pour les
exercices
• Vider les bases courrier associées aux postes en utilisant la vue Tous documents
• Supprimer la page de travail « Formation » sur chaque poste, si elle existe
• Supprimer les dossiers personnels
• Vider les carnets d’adresses personnels
• Vérifier l’existence de salles et de ressources dans la base de réservations de
ressources
• Installer les icônes des bases d’aide
• Changer les mots de passe
• Retirer le bouton « Quitter Notes » des SmartIcons lorsqu’il est présent
3. Installation des fichiers utilisés par les exercices
• Se procurer le programme « Install Notes 46 exercices.exe »
♦ Sur le site Web de TSOFT www.tsoft.fr
♦ A défaut auprès de TSOFT
• Lancer ce programme. Il crée automatiquement un dossier nommé « Formation
Notes 46 » sur le disque local C: et y copie les fichiers d’exercices :
♦
♦
♦
♦
Base Fichier Produits : N46UPRO.nsf
Base Clients Lotus Notes : N46UCLI.nsf
Image.jpg
Infos.doc
♦
♦
♦
♦
Nouveau.doc
Offre GPA.doc
Plan du stage.doc
Tableau1.xls
♦ Tableau2.xls
Introduction - 6
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction
Il est recommandé de télécharger ces fichiers qui ont servi d’exemples et qui sont
également utilisés dans les ateliers.
Préparer les diapositives
• Préparer le matériel : projecteur ou plaquette LCD
• Se procurer les fichiers PowerPoint contenant les diapositives
♦ Sur le site Web de TSOFT www.tsoft.fr
♦ A défaut auprès de TSOFT
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Introduction - 7
Introduction
Introduction - 8
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Chapitre 1 : Présentation
• Qu’est-ce que Lotus
Notes
• Les services de Lotus
Notes
• Notion Client/Serveur
• Sites
• Droits d’accès
• Terminologie
1
7Présentation
Objectifs
Ce chapitre présente le rôle et les principales fonctionnalités de Lotus Notes.
Il explique également ce qu’est une plate-forme Client/Serveur, quel en est l’intérêt et
quelles en sont les conséquences pour un utilisateur de Notes.
Enfin, un bref glossaire rappelle la définition de certains termes régulièrement utilisés
dans ce support.
Contenu
Qu’est-ce que Notes
Services de Notes
Notion Client/Serveur
Sites
Droits d’accès
Terminologie
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
1-1
Chapitre 1 : Présentation
Qu’est-ce que Lotus Notes ?
"On ne finira jamais ce projet à temps
et on perdra notre Client !"
Outil de productivité, Lotus Notes est un programme de travail de groupe (on parle
également de Groupware et de Workgroup) visant à faciliter, à organiser et à sécuriser
les échanges d’informations au sein d’un groupe de travail ou d’une entreprise.
Environnement d’exploitation
Notes 4.6 fonctionne sous les environnements Windows 95/98, Windows NT,
Windows 3.11, OS/2, UNIX et MacOS. Cette version met l’accent sur les nouvelles
possibilités offertes par Internet.
Ce support est consacré à l’utilisation de Notes sur un poste de travail équipé de
Windows 95 ou 98.
Principes
Lotus Notes est basé sur les principes suivants :
– Les données de l’entreprise sont regroupées dans un lieu unique (sur un ou
plusieurs serveurs) pour en simplifier l’accès et la mise à jour.
– Les informations sont organisées de manière structurée.
– Les flux de documents sont normalisés et automatisés.
– L’accès à l’information est sécurisé.
Les intervenants
Sur un réseau Notes, les intervenants sont de trois types :
– Les administrateurs : ils gèrent l’installation, l’évolution, l’accès et le bon
fonctionnement du réseau et des bases de documents.
– Les concepteurs : ils créent, personnalisent et modifient les bases de document.
– Les utilisateurs : ils créent, modifient et partagent les documents stockés dans les
bases de documents.
1-2
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Chapitre 1 : Présentation
Les services proposés par Notes
Notes propose divers outils permettant à ses utilisateurs de communiquer, de partager
des données et de collaborer.
Communiquer
Notes inclut un système de courrier électronique qui permet de créer des messages (on
parle de mémos) et de les envoyer aux autres utilisateurs. Ces messages seront mis à la
disposition des destinataires qui pourront les consulter, les imprimer, les classer, y
répondre ou les faire suivre.
Un message ressemble à n’importe quel document de traitement de texte : vous
pouvez le mettre en forme, y insérer des tableaux, et lui rattacher des fichiers (pièces
jointes).
Au-delà de l’envoi de brefs messages, c’est donc également un outil efficace pour
transférer simplement à d’autres utilisateurs des documents ou des liens vers des
documents.
La messagerie Notes permet d’échanger des messages électroniques avec des
utilisateurs de Notes ou d’autres messageries électroniques. Vous pouvez
communiquer avec des utilisateurs connectés au même réseau local (LAN) ou à des
réseaux distants (WAN).
Si vous n’êtes pas connecté à un réseau, c’est-à-dire si vous vous trouvez à votre
domicile ou dans une chambre d’hôtel, par exemple, vous pouvez accéder à votre
serveur de messagerie au moyen d’un modem et d’une ligne téléphonique.
Les groupes de discussion sont une autre forme de communication. Ils permettent à un
groupe de personnes de participer à un forum de discussion sur un thème précis afin
d’y exprimer des idées ou des interrogations et de répondre aux questions et aux
suggestions des autres membres.
Partager des données
Notes offre d’abord et avant tout des fonctions de partage de documents. Stockés et
centralisés dans des bases de documents, ces fichiers, constituant le fond documentaire
de l’entreprise, sont accessibles à tous : il peut s’agir de notes, de rapports, de
formulaires, d’états, de listes, de manuels de procédures, de guides d’utilisation, etc.
Les utilisateurs ont la possibilité de consulter, d’imprimer et de mettre à jour ces
documents, ainsi que d’en créer de nouveaux, dans la mesure où ils y sont autorisés.
Une base de documents Notes contient généralement des informations relatives à un
sujet spécifique. Par exemple, des présentations de produits, une sélection d’articles
extraits de publications ou l’ensemble des processus, formulaires et politiques
régissant un service clientèle.
Une base de documents peut être privée (enregistrée sur votre disque dur local et
réservée à votre usage personnel) ou partagée (enregistrée sur le serveur et mise à la
disposition d’un groupe d’utilisateurs ou de tous).
Collaborer
Notes offre des fonctions d’agenda qui permettent à chacun de gérer son emploi du
temps en y notant ses rendez-vous, divers événements et des rappels.
Il est également possible d’utiliser Notes pour organiser des réunions avec d’autres
utilisateurs dont on pourra alors connaître les disponibilités.
Enfin, Notes permet de tenir à jour une liste de tâches à mener à bien, ainsi que
d’assigner des tâches à d’autres personnes et d’en suivre l’avancement.
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
1-3
Chapitre 1 : Présentation
Notion Client/Serveur
Serveur
Clients
LAN / WAN
Clients
Mobiles
Serveur
Lotus Notes est une plate-forme Client/Serveur permettant à ses utilisateurs d’accéder
aux informations du réseau, de les partager et de les gérer. Ce type de réseau peut
compter une dizaine d’ordinateurs connectés dans les locaux de votre entreprise, aussi
bien que dix mille machines réparties dans toute l’Europe et connectées entre elles par
des techniques variées.
Un réseau Notes comporte au minimum un serveur et un ou plusieurs clients ou postes
de travail. Un serveur est un ordinateur puissant dont le rôle est de communiquer avec
d’autres machines et de leur fournir les données qu’elles réclament. Un client est un
ordinateur qui est connecté à ce serveur et qui peut utiliser certaines de ses ressources.
Serveurs et postes de travail
Lotus Notes est constitué de deux programmes principaux : Notes Serveur et Notes
Poste de travail.
Notes Serveur fournit des services aux utilisateurs de postes de travail et aux autres
serveurs, notamment le stockage des bases de documents partagées et l’acheminement
du courrier. Par exemple, un serveur fournira à un poste de travail des documents, des
outils de sauvegarde, un centre de messagerie et un emplacement où sont stockées les
informations mises à la disposition de tous.
Notes Poste de travail est quant à lui utilisé pour communiquer avec les serveurs
Notes, afin de permettre aux utilisateurs d’accéder aux bases partagées et à la
messagerie électronique.
Travail à distance ou hors connexion
Des ordinateurs distants peuvent se connecter au réseau Notes par l’intermédiaire d’un
modem et d’une ligne téléphonique. Ils peuvent également fonctionner de manière
autonome sur une copie (Réplique) de la base Courrier et de certaines bases de
documents.
1-4
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur de base
Chapitre 1 : Présentation
Notion de site
Un site est un document qui contient les paramètres de communication à utiliser pour
vous connecter à votre serveur Notes lorsque vous vous trouvez en un lieu donné. Les
sites disponibles sont généralement au nombre de cinq :
Domicile
(modem)
Utiliser cette option si votre connexion au réseau Notes s’effectue
non pas par câble, mais par une ligne téléphonique et un modem.
Local (non
connecté)
Utiliser cette option si durant la session en cours, vous projetez de
travailler avec Notes sans vous connecter au réseau local de votre
entreprise et à ses ressources.
Bureau (réseau) Utiliser cette option si vous êtes connecté au réseau local de votre
entreprise.
Déplacement
(modem)
Utiliser cette option si votre connexion au réseau Notes s’effectue
non pas par câble, mais par une ligne téléphonique et un modem.
La différence entre Domicile et Déplacement réside simplement
dans le numéro de téléphone à composer pour vous connecter au
serveur et dans les options de numérotation.
Internet
Utiliser cette option pour vous connecter à la messagerie Internet.
En réseau (que la connexion soit directe ou par l’intermédiaire d’une connexion par
modem), vous avez accès aux fichiers du serveur, c’est-à-dire à la totalité des
informations disponibles à travers le réseau Notes, dans la limite de vos droits d’accès.
En local, vous pouvez accéder aux bases de documents et aux messages enregistrés sur
le disque dur de votre ordinateur. Vous accéderez plus rapidement aux données et
vous pourrez travailler ailleurs qu’au bureau si vous disposez d’un portable. Mais les
données auxquelles vous accédez sont restreintes et vous ne pouvez utiliser la
messagerie ou les groupes de discussion.
Sécurité et contrôle d’accès
Tous les utilisateurs du réseau Notes ne peuvent bien entendu pas accéder à toutes les
bases de documents stockées sur le serveur. En effet, chaque base de document n’est
accessible qu’à certains utilisateurs ou groupes de travail.
Ainsi, lorsque vous passez une commande qui implique l’accès au serveur Notes, un
mot de passe vous est systématiquement réclamé : il permet au système de vous
identifier et de savoir à quelles bases de documents vous êtes autorisé à accéder.
De plus, quand vous êtes autorisé à consulter une base de documents, vos droits
d’intervention sur son contenu peuvent être de plusieurs types. Il existe sept niveaux
d’accès, chacun conférant des privilèges plus ou moins importants :
Gestionnaire
L’utilisateur peut effectuer toute opération y compris l’attribution
de droits d’accès et la suppression d’une base de documents.
Concepteur
L’utilisateur peut créer, modifier et supprimer des documents,
créer et modifier des masques et des vues.
Editeur
L’utilisateur peut créer, modifier et supprimer des documents.
Auteur
L’utilisateur peut créer et lire des documents. Il ne peut modifier
que ses propres documents.
Lecteur
L’utilisateur peut uniquement lire les documents.
Déposant
L’utilisateur peut seulement ajouter de nouveaux documents.
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Chapitre 1 : Présentation
Terminologie
Réseau local : réseau qui permet de partager des fichiers, des imprimantes et des
applications. Ce réseau peut être du type Windows NT, Novell Netware, OS/2, etc.
Domaine : dans un réseau Windows NT, ensemble d’ordinateurs, d’utilisateurs et de
groupes de travail réunis en un ou plusieurs réseaux. Un domaine permet à
l’administrateur d’assigner des droits et des permissions à un groupe, ce qui est plus
simple que de le faire pour chaque utilisateur individuellement.
Réseau Notes : réseau additionnel installé sur le réseau local, qui permet aux
personnes connectées de partager des documents et de communiquer à l’aide de la
messagerie.
Serveur Notes : ordinateur puissant désigné comme serveur pour gérer le trafic de
Notes (documents et messages). Une entreprise de grande taille peut disposer de
plusieurs serveurs connectés entre eux.
Station de travail : ordinateur connecté au réseau local et au réseau Notes. Il permet
d’utiliser les ressources offertes par le serveur Notes dans la limite des droits accordés
à son utilisateur.
Permissions et droits : privilèges accordés à chaque utilisateur ou poste de travail
pour lui donner accès aux ressources du réseau.
Site : document contenant les informations nécessaires pour qu’un poste de travail se
connecte au serveur Notes.
ID utilisateur : identifiant individuel enregistrant les droits d’accès au serveur. Il est
protégé par un mot de passe afin d’en empêcher l’utilisation par un tiers.
Administrateur Notes : responsable de l’installation, de la gestion et de
l’organisation des clients Notes et des serveurs Notes. Il définit les règles de sécurité
et résout les problèmes.
Groupe de travail : groupe de postes de travail dans un réseau, identifié par un nom.
L’administrateur Notes crée et utilise des groupes de travail pour faciliter la
surveillance et l’organisation des postes sur le réseau.
Base de documents : fichier (extension .nsf) enregistré sur le serveur ou en local et
servant à stocker des documents traitant d’un même sujet.
Document Notes : fichier créé avec Notes et stocké dans une base de documents.
Mémo : message électronique créé avec Notes.
Réplique : copie locale (sur un poste de travail) d’une base de documents stockée sur
un serveur Notes.
Réplication : opération visant à mettre à jour le contenu d’une réplique locale à partir
de la base de documents originale stockée sur le serveur. Ou, opération visant à mettre
à jour le contenu d’une base de documents stockée sur le serveur à partir d’une
réplique locale.
Base Courrier : base de document particulière, stockée sur le serveur, servant à
héberger les messages reçus. Chaque utilisateur de la messagerie Notes dispose de sa
propre base Courrier.
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Chapitre 1 : Présentation
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