PERSONNELS EN SERVICE PARTAGE

PERSONNELS EN SERVICE PARTAGE
1-VERIFIER SA FICHE-PROFIL : Cliquer sur Menu et ensuite Fiche Profil
Cf. fiche paramétrage fiche profil. La fiche-profil reprend une fois pour toutes les éléments
d'identification du missionné, comme son état civil, son grade, ses adresses (administrative et
familiale), ses coordonnées bancaires…Elle est créée par basculement des données fournies
par les bases de paie.
Un Ordre de mission Permanent devra être saisi au préalable par le secrétariat de
l’établissement. Une fois l’OM Permanent validé, procéder à la création de l’OM Ponctuel.
Cf. Fiche de procédure Création de l’OM Permanent
2-DECLARER SES TRAJETS : L'ORDRE DE MISSION "PONCTUEL":L'ordre de
mission "ponctuel" est une première version de l'état de frais. Il permet de déclarer les trajets
d'une période donnée : le mois.
-Accès : Cliquer sur Ordre de mission
-Choisir la 4è option : "Initialisation d'un OM ponctuel à partir d'un OM permanent".
Cliquer enfin sur le n° de l'OM permanent 2010. (Si seul s'affiche le n° de l'OM permanent
2009, c'est que l'OM 2010 n'a pas encore été Validé)
-SAISIR SA MISSION :
- Lieu de départ / Lieu de retour : Sélectionner via la loupe ADM=RésidenceAdministrative
- Destination principale : saisir la commune de l'établissement secondaire.
- Type de mission : Par défaut, le type "OM-Métropole" est affiché.
Ce type de mission ne concerne pas les services partagés, il faut donc le modifier…
Sélectionner le type de mission "Service partagé", en cliquant sur la flèche pointée vers le bas.
Puis cliquer sur OK à chacun des messages successifs qui s'affichent.
- Date de début / de fin : dates et heures du 1er et du dernier trajet du mois concerné.
- Objet de la mission : saisir Service Partagé suivi du mois concerné
Exemple : SP du 01/01 au 30/01/2010
-Enveloppe budgétaire : 141 Déplacements divers et Service Partagé
-Centre de cout Chorus : Sélectionner PLATEFORME CHORUS MARTINIQUE
-Toujours décocher la case Indemnité de mission
PAVE SAISIE DES INDEMNITES KILOMETRIQUES
3- SAISIR SES TRAJETS :
-Descendre sur Pavé: "Saisie des Indemnités kilométriques".-Cliquer sur Créer.
S'affichent :
- la voiture saisie dans la fiche profil.
- le barème : Sélectionner Barème IK Standard).
- 3 premières lignes de saisie :
-Saisir une ligne pour chacun de vos trajets, en précisant point de départ-point d’arrêt et heure
d’arrivée et de départ
(Ne pas dépasser 38 caractères faire des abréviations, ne pas saisir de caractères spéciaux § &)
EXPLE : Clg. FDF Clg. Ducos 14h 17h/ Nb de trajets=1 pour aller-retour/ Km remboursé=26Kms
Cf. Distancier des kms entre les communes
Saisir une ligne pour chaque trajet effectué entre les établissements où vous enseignez.
Une fois les 3 lignes renseignées, cliquer sur "Enregistrer" pour faire apparaître deux
nouvelles lignes.
Une fois tous les trajets saisis et enregistrés, l'ordre de mission est prêt.
Aucun frais de repas n’est alloué aux personnels en service partagé.
4-ENVOYER L'OM A SON VALIDEUR :
- Envoyer l'ordre de mission à son Valideur Hiérarchique en cliquant sur Avancer
L'ordre de mission ne pourra être pris en compte qu'une fois validé.
- Cliquer sur Avancer (tout en haut à droite).
- Sélectionner "Passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique".
- Face à Destinataire, cliquer sur la loupe et sélectionner le nom de son chef d'établissement.
- "Prévenir le destinataire" (un mail lui est envoyé en temps réel).
- Confirmer l'envoi.
-Noter n° de L’OM
DECLARER SES FRAIS : CREATION DE L'ETAT DE FRAIS
5. TRANSFORMER L'ORDRE DE MISSION EN ETAT DE FRAIS :
Dès que l'ordre de mission sera passé au statut "validé", le missionné pourra créer son état de frais
proprement dit.
Accès : cliquer sur Etat de frais / Créer un EF.
-Cliquer sur le n° de l'OM où l'on a déclaré ses trajets.
-L'état de frais s'affiche avec les renseignements saisis dans l'ordre de mission.
-L'envoyer directement à son chef d'établissement (même procédure que pour l'OM).
-Une fois validé, l'état de frais sera mis en paiement via l'application Chorus.
-Noter n° de l’ EF
6-ENVOYER L'ETAT DE FRAIS A SON VALIDEUR.
L'Etat de frais ne pourra être pris en compte qu'une fois validé.
- Cliquer sur Avancer (tout en haut à droite).
- Sélectionner "Passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique".
- Face à Destinataire, cliquer sur la loupe et sélectionner le nom de son supérieur hiérarchique
- "Prévenir le destinataire" (un mail lui est envoyé en temps réel).
- Confirmer l'envoi.
Comme l’OM, l’EF entre dans le circuit de validation (Valideur Hiérarchique puis Service
Gestionnaire) Mise en paiement dans l’application CHORUS.
Notez le n° de votre état de frais
-IMPRIMER L’ETAT DE FRAIS A RENVOYER AU SERVICE GESTIONNAIRE
Dans la liste correspondante (OM ou EF par ex.), sélectionner « Imprimer »
Cliquer sur l’état d’impression correspondant :
Une fois le paiement effectué l’état de frais passera au statut Payé par chorus (cf. annexe liste
des statuts des OM et EF).
-VERIFIER LA PROGRESSION DE SON ETAT DE FRAIS (STATUT)
via la barre de menu d’ULYSSE – T&E : sélectionner « Etat de Frais » puis « Historique » :
A tout moment, le « statut » permet à l’agent de connaître la progression de son document dans
ULYSSE -Le statut d’un EF est mis à jour instantanément par ULYSSE - T&E dès qu’un changement
intervient dans la progression du document.
CONSULTATION DES ORDRES DE MISSION ET DES ETATS DE FRAIS
Pour consulter vos ordres de mission et/ou états de frais, cliquez sur l'onglet correspondant
(ex. OM), puis sur "Sélectionnez un OM"
· Une nouvelle fenêtre s'affiche
· Cliquez sur "Tous" pour afficher tous les ordres de mission vous concernant
Ci-dessus la liste de tous les OM de l’agent en question ainsi que le statut des différents documents