avis de vacance de poste
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AVIS DE VACANCE DE POSTE Intitulé du poste : secrétaire Catégorie statutaire : catégorie C Corps : adjoint administratif Cotation PFR : Domaine(s) Fonctionnel(s) : (à reprendre dans le Répertoire ministériel des métiers de la culture – RMCC 2012) culture et patrimoine : affaires générales Emploi(s) Type : ADM02 Adresse administrative et géographique de l’affectation : Le musée Rodin est un établissement public administratif fondé en 1917, implanté à Paris et sur le site de Meudon, villa de l’artiste. Le musée Rodin a pour mission de faire connaître l’œuvre de Rodin et de faire respecter le droit moral qui y est attaché. Notamment, il présente au public les collections comprenant les objets donnés ou légués par Auguste Rodin et les œuvres acquises ultérieurement ; il organise des expositions, des colloques et toute activité éducative et culturelle susceptible de concourir au rayonnement de l’œuvre de Rodin et de la sculpture. Musée Rodin, 19 boulevard des Invalides, 75007 Paris Missions et activités principales : L’objectif principal de ce poste est de contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et administrative (gestion du courrier, agenda, accueil téléphonique…) de la Directrice et de la Secrétaire Générale. 1 – Secrétariat - gestion des agendas - accueil téléphonique (filtrage et prise de messages) - accueil physique des rendez-vous (personnalités extérieures) - mise en forme du courrier - organisation de réunions, préparation des dossiers correspondants, prises de notes et rédaction de compte-rendu - suivi et commande des fournitures de bureaux pour la Direction - suivi de ressources partagées entre les agents du secrétariat de direction (demandes de rendez-vous…) - gestion des salles de réunion - affichages et diffusion d’information 2 – Gestion du courrier - traitement du courrier quotidien entrant et sortant - suivi de tableaux bord (périodiques, catalogues de vente…) - transmission par voie dématérialisée en tant que de besoin - réception et tableau de suivi des appels d’offres - suivi des fournitures nécessaires au traitement du courrier 3- Missions - Rédaction des ordres de mission - Etablissement des états de frais préalables - Réservation (transport, hôtel) - Rédaction de certificats administratifs pour demande de remboursement 4 – Astreintes - Suivi des permanences de week-end - Transmission de tableaux récapitulatifs à la tutelle et en interne - Calcul des indemnités ou récupérations mensuelles 5 – Référent « grèves » pour l’établissement - Suivi des mouvements de grève - Diffusion et recensement des états de présents - Transmission des données provisoires et définitives 6 – Gestion des candidatures - Lettre de refus - Convocation des candidats - Réponses aux candidatures sur postes vacants - Elaboration des dossiers pour la commission d’étude des candidatures 7 – Organisation d’événements internes à l’attention du personnel de l’établissement - Invitation et relance des agents - Recherche et commande de prestations diverses (traiteur, transport, fleuriste…) 8 – Correspondant interne du ministère pour les cadeaux de Noël pour les enfants du personnel - Diffusion des catalogues - Recensement des commandes - Distribution des places de spectacle et des cadeaux 9 – Archives - Correspondant « archives » en interne - Procédure d’archivage Compétences principales mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise - expert) Compétences techniques : - Connaissance de l’administration Connaissance en informatique et bureautique (Word, Excel…) Connaissance du fonctionnement du musée Savoir-faire - Faire preuve de réactivité, efficacité - Capacité à suivre des échéances Capacité d’adaptation Capacité à enregistrer, classer des documents Capacité à saisir et mettre en forme des documents Capacité à accueillir et prendre des messages téléphoniques Savoir-être (compétences comportementales) - Faire preuve de discrétion professionnelle Sens relationnel Sens de l'organisation Capacité d'écoute Faire preuve de rigueur et de régularité Sens du service public Environnement professionnel : (description brève du service) Liaisons hiérarchiques : Placée sous l'autorité hiérarchique directe du chargé de secrétariat de direction Liaisons fonctionnelles : En collaboration étroite avec l’ensemble des services du musée. Perspectives d'évolution : Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Poste à temps complet Profil du candidat recherché (le cas échéant) Expérience similaire réussie Qui contacter ? Informations : Madame Patricia Hoeppe Chargée du secrétariat de direction [email protected] Envois des candidatures : AVANT le 28 OCTOBRE Madame Sandrine ARRECGROS Secrétaire Générale 19 boulevard des Invalides 75007 Paris Une copie de la candidature doit obligatoirement être adressée par le candidat au Ministère de la culture et de la communication, bureau des ressources humaines de la DGP,182 rue Saint-Honoré, 75033, PARIS cedex 01 Date de mise à jour de la fiche de poste :