FORMULAIRE STAND / PARTENARIAT / SPONSORING / PUBLICITE

èmes
Journées d’Orthopédie Outremer
Journées du Rachis de l’Océan Indien
26 mars 2016 au 02 avril 2016
Hôtel Lux, Saint Gilles, Ile de la Réunion
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èmes
FORMULAIRE STAND / PARTENARIAT / SPONSORING / PUBLICITE
Société : _____________________________________________________________________________
Responsable du dossier : ________________________________________________________________
Adresse de facturation : _________________________________________________________________
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Téléphone ________________________ Fax______________________ Port______________________
Email (indispensable) ___________________________________________________________________
I/ RESERVATION D’ESPACE STAND (durant le congrès)
2.500 €
Espace Stand (6 jours du Dimanche 27 Mars au vendredi 1 Avril 2016)
II/ COMMUNICATION PUBLICITAIRE (pleine page du programme final)
Intérieur Brochure : 1 Pleine Page A4 format portrait
1.500 €
3ème de couverture
2.000 €
4ème de couverture
2.500 €
Publicité possible sur le site Internet : www.meetingoutremer.com
Merci de faire votre demande d’informations par email à l’adresse : [email protected]
III/ PRESTATIONS A SPONSORISER
Cocktail dînatoire Lundi 28 Mars 2016
Pauses Cafés chaque matin (tarif pour la pause café d’une journée à définir) :
Dîner de Clôture Jeudi 31 Mars 2016
3.000 €
1.000 €
6.000 €
Je confirme la réservation de la (ou des) prestation(s) suivante (merci de cocher également la prestation) :
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Remarques ou information complémentaire :
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PAIEMENT :
50% à l’envoi de ce contrat. Le solde au plus tard le 31 Janvier 2016.
 Cheque (les chèques sont à libeller à l’ordre de : MEETING OUTREMER, chèques France uniquement)
 Carte de crédit (Visa / Euro Card / Mastercard uniquement, car American Express non acceptée)
 Virement Bancaire * (nos coordonnées bancaires sont sur les factures et pro forma)
* Pour tout règlement par virement étranger, merci de noter le supplément de 40 € pour frais et commissions bancaires
Formulaire à retourner à :
MEETING OUTREMER
Espace Cluny
97233 Schoelcher
Tel : +596 (0)6 96 50 84 00 Fax : +596 (0)5 96 63 37 36
Ou par Email (scan) à : [email protected]
DATE____/____/____
Lu et approuvé, Signature
I/ ESPACES STANDS: Règlement et Organisation
Le tarif correspondant à la réservation d’un espace stand inclue la présence sur l’espace stand durant le
congrès de 2 représentants de la marque concernée.
Au delà de ces 2 représentants présents sur le stand, tout représentant supplémentaire devra régler les
Droits d’inscription congressiste et sponsor.
Merci de préciser le nom et le prénom des 2 représentants concernés, ainsi que que le nom de la marque
concernée :
Nom de la marque : ____________________________________________________________________
1ère Personne Exposante ________________________________________________________________
2ème Personne Exposante _______________________________________________________________
Détails et renseignements sur les espaces stand :
Dimensions : 1.50 m x 1.50 m
Seront fournis une table et deux chaises– (en cas de besoin de prises électriques 220v, merci de nous le
signaler au moins 3 semaines avant le début de la manifestation)
Aucun câble électrique ne sera fourni par l’hôtel.
Possibilité de connexion Internet WI FI sur place à voir directement avec l’hôtel.
Equipement et Matériel : Les sociétés exposantes sont entièrement responsables de l’envoi, de la
livraison à l’hôtel, et de la gestion de tout leur matériel sur place durant le séjour.
MEETING OUTREMER pourra sur demande vous transmettre les coordonnées d’un transitaire traitant :
- la gestion de Fret entre Paris et la Réunion,
- le dédouanement sur place
- la livraison à l’hôtel
- la récupération à la fin du congrès et le renvoi du matériel sur Paris.
Pour tout envoi, le matériel est à faire livrer à l’adresse suivante :
Hotel LUX
28, rue du Lagon - 97434 Saint-Gilles les bains
(A l’attention de Mme … ; congrès Journées d’Orthopédie 2016)
INSTALLATION :
Stands Journées Caribéennes d’Orthopédie:
Les exposants pourront s’installer sur le lieu d’exposition à l’hôtel LUX à compter du
Samedi 26 Mars 2016, dans la soirée.
DATES D’EXPOSITION :
Stands Journées d’Orthopédie :
Les dates d’exposition sont fixées du : Dimanche 27 Mars 2016 au Vendredi 1 Avril 2016
DEMONTAGE :
Samedi 2 Avril 2016
ATTENTION : l’espace d’exposition étant limité dans l’hôtel, il est défini un nombre maximum
d’espaces stand disponibles. Ils seront réservés à la demande du premier arrivé ; premier servi.
EQUIPEMENTS:
Hormis l’équipement précisé ci-dessus, l’hôtel ne fournira aucun équipement ou prestation
supplémentaire, en cas de besoins particuliers, merci de nous contacter ou nous en faire la demande dès
que possible.
ADMISSION, BADGES, RESTAURATION:
L’espace d’exposition est accessible à tous les congressistes.
Les exposants devront s’organiser afin que leur stand soit toujours représenté avec au moins une
personne.
Tous les exposants devront porter obligatoirement un badge qui leur sera fourni par l’organisation.
Les exposants pourront se restaurer lors des pauses café.
La réservation du stand comprend la participation des 2 exposants nommés sur ce document, au cocktail
dinatoire le Lundi 28 Mars 2016 et à la soirée de clôture le Jeudi 31 Mars 2016.
RESPONSABILITE:
L’espace stand loué ainsi que le matériel présent relève de la seule responsabilité de la société qui a loué
l’espace.
La société MEETING OUTREMER ainsi que l’hôtel LUX ne peuvent en aucun cas être tenu pour
responsable de dégradation matérielle, perte, vol éventuel, ou accident corporel occasionné sur l’espace
stand.
AUTRES REGLES A RESPECTER PAR LES SOCIETES EXPOSANTES:
Toutes les démonstrations, interviews ou autres activités y compris la distribution de matériels publicitaires
de quelconque nature devront se faire dans l’espace réservé à l’Exposant.
Aucune inscription aux murs et au sol sauf autorisation expresse de la Direction de l’hôtel.
Tout instrument de musique, radio, ou équipement vidéo, ou tout appareil produisant une nuisance
sonore, devra être utilisé de manière à NE PAS DERANGER AUTRUI.
Les exposants devront se conformer à la législation française (sécurité, santé) ainsi qu’au règlement de
l’hôtel LUX.
II/ COMMUNICATION PUBLICITAIRE Journées Caribéennes d’Orthopédie
La société qui souhaite insérer une communication publicitaire dans le programme final du congrès pourra
le faire.
Dans ce cas, merci de remplir ce document.
La société devra se charger de réaliser elle-même cette publicité, puis de nous la remettre au format défini
pour ce programme final.
(Il est prévu à ce jour un format dit portrait ou vertical ; dans tous les cas, merci de nous contacter avant de
réaliser ces travaux).
Le fichier informatique final contenant cette publicité, devra nous être transmis par email au format JPG.
La demande pour une communication publicitaire dans le programme final, devra nous être transmise au
plus tard le 15 janvier 2016.
III/ PRESTATIONS A SPONSORISER
Certaines prestations liées à l’organisation et au déroulement du congrès peuvent faire l’objet d’un
partenariat ou sponsoring par des sociétés extérieures.
Toute société souhaitant sponsoriser un des évènements mentionnés en première page de ce document,
pourra le faire.
Dans ce cas, merci de remplir ce document.
En contrepartie du financement alloué pour l’évènement choisi, la société aura la possibilité de
communiquer par différents moyens :
-
possibilité de présenter une banderole sur l’évènement
possibilité de présenter le menu avec logo et nom de la marque ou société
possibilité d’autres décorations ou autres moyens de communiquer… (à définir)
Dans tous les cas, merci de contacter la société MEETING OUTREMER afin de définir les modalités qui
peuvent être envisagées pour cette communication.
DERNIERES CONSIGNES
Merci de vous assurer que vous avez correctement rempli et signé ce document.
Merci de vous assurer que le règlement effectué correspond à votre demande de réservation.
Merci de noter que tout dossier mal complété ne pourra pas être pris en compte et sera annulé.
Une fois le document complété et le règlement joint, merci de nous retourner l’ensemble par courrier.
Merci de noter que toutes les réservations liées au séjour, à l’hébergement, enregistrement, et toute question
relative à l’organisation logistique doivent être traités avec la société MEETING OUTREMER dont les
coordonnées figurent ci-dessous :
Contact :
MEETING OUTREMER
Espace Cluny
97233 Schœlcher
Tel : +596 (0)6 96 50 84 00 Fax : +596 (0)5 96 63 37 36
Mail : [email protected]