des outils informatiques pour bien piloter son officine
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des outils informatiques pour bien piloter son officine
Extraction : 14/03/2012 00:00:00 Catégorie : Santé Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf Audience : 88000 DES OUTILS INFORMATIQUES POUR BIEN PILOTER SON OFFICINE GESTION. Anticiper avant d'agir, faciliter la remontée d'informations et simplifier la prise de décision. Vente, achat, politique de prix, stock, stratégie commerciale... L'informatique officinale regorge d'outils pour bien piloter et analyser l'activité de votre pharmacie. Lesquels ? Petit panorama non exhaustif, avec exemples à l'appui*. Nicolas Bohbot L'outil informatique permet d'optimiser ses ventes, de maîtriser ses achats, de manager son équipe, de suivre ses performances, etc. De bas en haut : 1 et 2/ Cadencement de commandes et statistiques (Alliance Premium) ; 3/ Rentabilité d'un fournisseur (Léo) ; 4 à 6/Comparaison prix de vente, informations produit et planning des promotions (LGPI) ; 7/ Commandes directes (WinPharma). Dans son informatique officinale, le titulaire d'officine peut-il se passer des outils de pilotage et d'analyse de l'activité de son officine ?Ce serait une stratégie pour le moins hasardeuse que de faire l'impasse dessus. Une pharmacie est une entreprise. Pour construire et pérenniser votre avenir, sachez où vous allez. « Dans un contexte de crise économique et de resserrement des dépenses de santé, les outils de pilotage et d'aide à la décision sont éminemment importants, explique David Gibeaux, directeur des opérations Isipharm (logiciel Léo). [...]. Le pharmacien se doit d'optimiser ses ventes, de maîtriser ses achats, de manager et de motiver. » Votre pharmacie a besoin d'être rentable et de bénéficier d'une santé solide. « Le titulaire se doit d'avoir une parfaite connaissance de son activité pour mieux la maîtriser », souligne Linda Leprovost, chargée de communication et marketing à Pharmagest Interactive (LGPI Global Services). Il existe différents types d'outils. « Chez Alliadis Groupe (logiciels Alliance Premium et OPUS), nous identifions deux types d'outils de pilotage de l'offi- cine : des outils de suivi de la performance et des outils opérationnels », indique Sophie Roussel, directeur marketing et communication d'Alliadis Groupe.Quels sont les outils indispensables de pilotage, de mesure et d'analyse de l'activité de l'officine ?Ces outils doivent être à la fois clairs, lisibles, pertinents pour permettre une lecture et une prise de décisions rapides. « Pour le titulaire, il est indispensable de bénéficier d'indicateurs clés sous formes de tableaux de bord et de graphiques pour prendre les bonnes décisions », assure Linda Leprovost. Les outils peuvent permettre d'analyser et d'optimiser, entre autres, les ventes et les achats. Sophie Roussel donne quelques exemples de tableaux de bord incontournables. « Pour le suivi de l'activité, vous avez l'évolution des stocks, les ventes sur une période, l'évolution des ventes mensuelle. L'analyse de ces tableaux de bord permet de contrôler au trimestre les performances des laboratoires gérés et de définir des actions ciblées, explique-t-elle. Pour « performer » la politique de prix et optimiser les achats, vous avez le palmarès par taux de TVA, le hit parade global et le tableau de bord d'un produit. Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation 639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A 1/4 Pharmagest Inter@ctive Extraction : 14/03/2012 00:00:00 Catégorie : Santé Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf Audience : 88000 À la lumière de ces indicateurs, vous pouvez décider de mettre en place des promotions, des prix, des objectifs de vente sur certains produits et ajuster la stratégie d'achat. » De son côté, David Gibeaux insiste sur la nécessité d'avoir un « tableau de bord général », « synthèse » qui doit « permettre de suivre les évolutions du Chiffre d'affaires (CA), de la marge, des stocks et de la trésorerie ». « À partir de ces constats, il faut pouvoir mener une analyse sur les points forts et les points faibles de l'offi- cine, explique-t-il. L'idée est toujours de partir d'un état général pour pouvoir ensuite descendre dans le détail. » Par exemple, le logiciel Léo dispose « d'un module de statistiques complet et évolutif » nommé « Vision », qui bénéficie d'une « découpe en modules explicites » et d'« une ergonomie simple qui permet de rentrer dans plus de détails », ainsi que d'un module d'optimisation des commandes (gain de temps, de productivité, de points de marge via un simulateur qui permet d'obtenir de meilleures conditions commerciales).À quelles questions concrètes ces outils, tableaux de bord, graphiques, et indicateurs sontils susceptibles d'apporter des réponses aux titulaires d'officine ?Quel est mon chiffre d'affaires (CA) annuel, mensuel, hebdomadaire, journalier ? Mes ventes sont-elles en progression par rapport à l'année précédente ? Quels sont les produits qui ont la plus forte rotation ? Quels sont ceux qui ne s'écoulent pas ? Quel est mon panier moyen ? Quelle est la composition de ma clientèle ? Quel est mon taux de substitution ? À combien se chiffrent mes achats annuels, mensuels, journaliers ? Quelle marge je réalise avec tel ou tel fournisseur ? Mon équipe est-elle dynamique ? Quel est le résultat du challenge mis en place pour mes collaborateurs ? etc. Les outils de pilotage, de suivi et d'analyse sont susceptibles de vous apporter des réponses efficientes sur ces questions et bien d'autres. Réponses qui devront influencer l'orientation de votre stratégie d'achat, de votre politique commerciale, et de management humain.Par exemple, le module de statistiques intégré au LGPI Global Services utilise la technologie Oracle Business Intelligence (OBI) et a l'ambition de garantir « un outil de pilotage puissant et performant ». Parmi les principaux tableaux de bord, indicateurs et graphiques clairs et efficients qu'il est en mesure de présenter : le CA avec positionnement par rapport aux objectifs et à l'exercice précédent, la valorisation du stock par taux de TVA (visualisation de la valeur du stock, suivi de son évolution...), la gestion et l'optimisation de la trésorerie (visualisation de l'encours tiers payant, du crédit client, des avances vignettes...), la composition de la clientèle, la fréquentation journalière, etc.Quels outils sont particulièrement efficients dans le registre de la gestion des stocks ?Éviter le « surstockage », les ruptures... Pour les titulaires d'officine, l'un des enjeux majeurs est de suivre le bon rapport volume de stock par rapport aux manquants pour ne pas immobiliser trop de trésorerie tout en maintenant la satisfaction des clients. Les prestataires informatiques en sont bien conscients et accompagnent les officinaux dans ce sens. Par exemple Winpharma. « WinCdirectes est notre tableau de bord de suivi des commandes directes, explique Bénédicte Karpov. Il permet notamment de s'assurer que l'on a refait sa trésorerie avant de commander de nouveau au même laboratoire. [...] D'un coup d'oeil, il permet de voir le meilleur moment pour commander, la marge réalisée par commande, l'impact sur la trésorerie et de gérer automatiquement les invendus et périmés afin d'accroître sa trésorerie ».Et pour une bonne stratégie d'achats ?Grâce, par exemple, à des tableaux de bord des analyses des ventes par laboratoire, par famille de produits, groupe de génériques, produits, le titulaire peut comparer les performances (CA et marge) des laboratoires et des produits d'une même famille. « Ces indicateurs permettent d'affiner son référencement et de ne pas s'éparpiller inutilement », indique Sophie Roussel. Elle ajoute : « Il est également possible de comparer facilement les conditions de vos différents fournisseurs. En préparation de commande, pour chaque produit, Alliance Premium et OPUS proposent, par exemple, un tableau de bord des ventes et des achats de la famille à laquelle appartient le produit. Cette analyse par famille ou par groupe de génériques permet une meilleure comparaison entre fournisseurs (estimation des besoins pour une période, état du stock restant, etc.). Prix d'achats, remises, marges, UG, délais de livraison... En outre, pour un produit à commander, l'ensemble Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation 639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A 2/4 Pharmagest Inter@ctive Extraction : 14/03/2012 00:00:00 Catégorie : Santé Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf Audience : 88000 des conditions commerciales des différents fournisseurs potentiels sont indiquées. Grâce à des indicateurs visuels - un système de feux verts et rouges - le pharmacien visualise d'un seul coup d'oeil toutes les possibilités de réapprovisionnement et peut choisir le meilleur circuit. »Quels sont les outils possibles pour établir son budget prévisionnel ?L'approche doit se faire en collaboration avec le comptable. « Elle exige d'étudier les bilans précédents, de relever les points d'amélioration, de définir avec son comptable ses objectifs d'avenir et d'établir avec lui à la fois un budget prévisionnel et un plan d'action pour corriger les faiblesses détectées et, au final, atteindre l'objectif défini, explique Bénédicte Karpov. Notre outil win-Performance permet de préparer un budget prévisionnel et de le comparer au réalisé. [...]. Il permet de suivre l'évolution économique de l'officine au jour le jour afin de détecter les problèmes et d'agir avant que l'exercice ne soit clos. » De son côté, David Gibeaux énumère quelques outils possibles : « un tableau récapitulatif des dépenses mensuelles de l'entreprise et le report des factures et de la TVA dans ce tableau » ; « à chaque prise de commande, avoir une information sur l'impact de cette commande sur la trésorerie de l'officine ». Tableau de bord du logiciel Léo. Tableau de bord du logiciel Léo Sur le plan de la politique de prix, quels outils sont particulièrement pertinents ?Sans pour autant jouer la carte du discount, vous vous devez d'être compétitif au niveau de vos prix. Veille concurrentielle, observatoires de prix, ajustement performant de vos tarifs... De nombreux outils vous permettent d'être au top. « L'observation des prix des confrères, via l'informatique, est indispensable puisque nous sommes dans un univers concurrentiel et que le client va nécessairement comparer les prix », souligne Bénédicte Karpov. Linda Leprovost ajoute : « Il est pertinent pour un titulaire d'avoir connaissance des prix moyen pratiqués sur sa zone géographique pour s'assurer de la justesse de sa politique de prix. Le titulaire doit aussi surveiller sa marge et vérifier que ses prix de vente sont appropriés par rapport à ses prix d'achat. Pour cela, son outil informatique peut lui faciliter les choses en lui proposant automatiquement les prix les plus adaptés pour une gamme de produits sélectionnés en fonction d'un objectif de marge qu'il aura lui-même déterminé. » Le LGPI Global Services propose, entre autres, un « module de fixation du prix de vente » qui permet de mettre à jour rapidement les prix sur un ensemble de produits « dans un objectif de rentabilité optimale ». « Un outil de fixation de prix de vente efficace doit permettre au pharmacien de visualiser toutes les informations nécessaires sur le produit pour établir de façon très juste ses prix (historique de ventes, marge par produit, quantité à vendre pour conserver sa marge...) », indique Linda Leprovost.Léo, qui intègre un observatoire des prix, la marge compensée, la marge comparée permettant de simuler prix de vente TTC et marge, propose aussi des tableaux de mise à jour des prix avec des alertes sur la marge faible. « Même chose en vente, avec la possibilité d'affecter des coefficients à des familles, gammes, sousgammes de produits pour le maintien de la politique des prix », souligne David Gibeaux.Winpharma met en lumière, entre autres, son outil winPrix. « Il permet d'appliquer la politique des acheteurs professionnels, explique Bénédicte Karpov. Le prix des fortes rotations baisse pendant que celui des faibles rotations augmente. La marge globale augmente alors que le client a le sentiment de payer moins cher, donnant une image positive de l'officine. Avec ce type d'outil, le pharmacien maîtrise mieux son avenir. »Et l'affichage électronique des prix peut être un vrai plus. « Il permet de relayer facilement dans l'of-ficine la politique de prix ainsi que les opérations promotionnelles », note Sophie Roussel.Que faut-il pour bien gérer, piloter et optimiser l'organisation et les performances de l'équipe officinale ?Les outils ne manquent pas : statistiques et suivi des ventes de chaque collaborateur, mise en place de challenges pour motiver les équipes, suivi d'opérations commerciales pour contrôler l'activité de chacun par campagne... « L'objectif est de détecter qui est moins efficace afin de pouvoir agir, indique Bénédicte Karpov. La personne a peut-être besoin de plus de formation pour mieux vendre. »La grande majorité des titulaires d'officine disposent Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation 639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A 3/4 Pharmagest Inter@ctive Extraction : 14/03/2012 00:00:00 Catégorie : Santé Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf Audience : 88000 d'outils performants mais ne les utilisent pas toujours. Quels conseils leur donner pour qu'ils s'y mettent ? Vous ne devez pas avoir peur de votre informatique officinale. Elle est là pour vous aider et non pour vous compliquer la vie. À condition, bien sûr, d'avoir un minimum de maîtrise. « Le pilotage de l'activité fonctionne en trois étapes, conclut Bénédicte Karpov. D'abord trouver l'information pertinente, ensuite savoir l'analyser et, enfin, prendre les décisions qui vont corriger les dérapages. Il ne faut pas hésiter à se former, d'une part à la gestion en général et, d'autre part, à son outil informatique. » ¦ Nicolas Bohbot Nicolas Bohbot* Les outils et offres de tel ou tel prestataire cités dans cet article sont donnés à titre d'exemple. Cela ne signifie pas, bien sûr, que des outils et offres plus ou moins similaires ne soient pas proposés par les autres prestataires. À vous de vous renseigner sur les outils et offres complètes de chacun d'eux.Plus d'outils = plus d'efficacité ?Multiplier les outils dans votre arsenal informatique, est-ce un gage d'efficacité ? « Ce n'est pas le nombre d'outils qui est important mais leur pertinence et surtout l'utilisation qui en est faite », indique Linda Leprovost. Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation 639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A 4/4 Pharmagest Inter@ctive