identitovigilance - Cabinet radiologie des Alizés

Cabinet de radiologie
Date de création :
18 novembre 2013
Date d’application :
IDENTITOVIGILANCE
Les Alizés
Périmètre d’application : GEN MAN GDR ADM GSI QUA
RAD FIN
Mise à jour du :
17 mars 2015
PRO GDR 003 V2
OBJET
Mise en place du dispositif relatif à l’identitovigilance :
- améliorer le processus d’identification du patient et fiabiliser son identité
- prévenir le risque d’erreur de patient dans la prescription et la dispensation de soins
- relier toutes les données concernant un malade au sein d’un même dossier
(informatisé) et dans sa pochette d’examen pour lui remettre les résultats
correspondant à celui (ceux) qu’il est venu passer au cabinet.
DOMAINE
D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à tous les patients transitant dans le service, et engage
chaque acteur du service (secrétaires, manipulateurs et radiologues).
DOCUMENTS DE
REFERENCE
Le manuel HAS V 2010 référence 15, critère 15a
DIFFUSION INTERNE
Radiologues, secrétaires et manipulateurs
REDACTION
Dr Raphaële HOARAU (Responsable de pharmacovigilance)
Dr Yves LAVAUD
Dr Pascal LEONETTI
Dr Philippe COURCHAY
Dr Marc STIENON
VALIDATION
Dr Sophie MORAND
Dr Olivier BORSON
Dr Marie BALU
Dr John STOREY
1- Définitions :


L’identitovigilance est un système de surveillance et de gestion des risques et erreurs liés à
l’identification des patients.
L’identité du patient est la représentation administrative d’une personne physique. Elle est
composée d’un identitfiant (propre au centre d’imagerie) et d’un profil de traits (nom, prénom, date
de naissance, sexe,…).
2- Qui est concerné ?
Les médecins radiologues, les manipulateurs, et les secrétaires ont l'obligation de s’assurer qu’il s’agit bien
du bon patient et que la prescription correspond bien à ce patient.
Mais également que les documents de la visite (radiographies, images d’échographie, scanner, IRM, compterendu, CD) correspondent à la prescription et au bon patient avant de les lui remettre.
Procédure d’Identitovigilance – V Mars 2015
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3- Que faire et quand le faire ?

A chaque fois que l’on prend en charge un patient et à chaque étape de son transit dans le service
d’imagerie, on doit s’assurer de l’identité du patient, et de la concordance avec la prescriptions et les
documents d’examens.
4- Comment faire ?

Pour tous les acteurs du service (Secrétaires, manipulateurs et radiologues) : faire décliner au
patient son nom, son prénom, voire sa date de naissance.

Les secrétaires doivent :
Demander au patient sa carte vitale, sa carte de mutuelle, son ordonnance et vérifier la
concordance des nom, prénom, date de naissance, sexe,… sur 3 documents.
Si le patient ne communique pas, obtenir les informations nécessaire de l’accompagnant.
Puis entrer les différentes données permettant l’identification du patient à l’ordinateur :
- Nom, prénom
- Civilité (M, Mme, Mlle)
- Sexe
- Date de naissance, lieu de naissance
- Adresse
- N° de téléphone
- N° de Sécurité Sociale
- Médecin traitant
Vérifier que ces données correspondent bien à celles lues par le lecteur sur la carte vitale
Si plusieurs personnes ont les même identifiants s’assurer qu’il ne s’agit pas de doublons
(s’assurer de l’antériorité de ses examen dans le service), inscrire alors en commentaire que
deux patients ont les mêmes identifiants et ce qui nous permet de les différencier quand ils
viennent au centre d’imagerie. S’il s’agit de simples doublons, fusionner les dossiers.

Les manipulateurs doivent :
Faire décliner au patient son identité : quel est votre nom ? votre prénom ? date de
naissance.
Vérifier que ces données correspondent à celles inscrites sur la console d’identification des
patients en salle de radio (RIS)
Vérifier que l’ordonnance correspond bien à celle du patient (même nom sur l’ordonnance)
et vérifier que c’est bien l’examen que son médecin lui a prescrit, et qu’il correspond à sa
symptomatologie.
S’assurer que c’est le bon examen permettant de répondre à la problématique du patient
sinon en informer le radiologue afin de faire bénéficier au patient du meilleur examen (le
plus performant et la moins irradiant) conformément au guide des bonnes pratique.
A l’impression des images, vérifier que c’est bien le nom du patient qui figure à l’écran, puis
sur les films radiographique.
Enfin mettre ces films dans une pochette et y coller l’étiquette du patient : vérifier encore la
bonne concordance du nom sur la radio et la pochette.

Les radiologues doivent :
Procédure d’Identitovigilance – V Mars 2015
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A l’arrivée en salle d’échographie faire décliner au patient son identité et s’assurer que celleci correspond bien à celle inscrite sur l’écran de l’échographe, ou sur la console de radio, de
scanner ou d’IRM
Il doit s’assurer là encore que le patient a l’examen en adéquation avec sa symptomatologie
et en concordance avec la prescription médicale (même si la technique d’imagerie a pu être
modifiée pour des raisons de performance et/ou de son caractère peu irradiant
conformément au guide des bonnes pratiques).
A la dictée du compte-rendu bien vérifier la concordance du nom sur l’écran d’imagerie,
l’écran de dictée et sur le dossier du patient.
A la relecture du compte-rendu, bien vérifier que le nom du patient correspond bien à
l’examen qui lui a été fait.
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5- Consignes d’identitovigilance :
1) Secrétaires
ACCUEIL DU PATIENT ET RECUEIL DE SON IDENTITE AU SECRETARIAT
Quoi ?
Qui ?
Bonjour, comment vous appelezvous ?
Secrétaire
d’accueil
Pouvez-vous me donner votre
ordonnance, votre carte vitale et votre
carte de mutuelle ?
Comment ?
S’adresser au patient
si apte à
communiquer sinon à
son accompagnant
Quelle est votre date de naissance ?
Bien vérifier que l’identité du patient et les
données inscrites sur l’ordonnance, les cartes
vitale et de mutuelle sont parfaitement
concordantes
Secrétaire
d’accueil
Secrétaire
d’accueil
Secrétaire
d’accueil
Secrétaire
d’accueil
Entrer les données dans
l’ordinateur et ne rien oublier :
nom, prénom, date de naissance,
adresse téléphone, médecin, nom et
N°SS, mutuelle, parcours de soin,
examen, modificateurs, comment a
connu le cabinet, ….
Rassembler les documents de la visite (fiche suiveuse,
ordonnance, photocopies de carte vitale, de mutuelle,
compte-rendu antérieur) dans la pochette de la
couleur adaptée toujours en vérifiant que ce sont bien
ceux du patient sur chaque document
Mettre le dossier complet dans la bannette
correspondant à l’examen préconisé
Procédure d’Identitovigilance – V Mars 2015
En cas de doute,
demander une pièce
d’identité
Renseigner la totalité
des champs de la
page d’accueil patient
dans Serval
Pochette
Rouge : rendez-vous
Bleue : sans rendezvous
Verte : ostéodensito
Jaune : pano, telec
Bannettes de :
Radio, échographie,
ou de mammographie
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2) Manipulateurs
CONSIGNES D’IDENTITOVIGILANCE DESTINEES AUX MANIPULATEURS
Quoi ?
Qui ?
Comment ?
Bonjour, comment vous appelezvous ?
Manipulateur
Quelle est votre date de naissance
?
S’adresser au patient si
apte à communiquer
sinon à son
accompagnant
Quel examen votre médecin vous
a-t-il prescrit ?
Manipulateur
Bien vérifier que l’identité du patient et les
données inscrites sur l’ordonnance et la fiche
suiveuse sont parfaitement concordantes
En cas de doute, voir
avec la secrétaire
d’accueil si c’est bien le
patient qu’elle a
enregistré sous cette
identité
Manipulateur
Choisir dans la work-list à sa console de travail
le bon nom et vérifier à nouveau la
concordance des informations
Vérifier la totalité des
champs de la page
d’accueil patient sur la
console d’acquisition
des images
Manipulateur
Sur la page de travail sélectionner le dossier du
patient pour valider les images, les imprimer et
les envoyer sur les différentes consoles de
travail et au pacs
Manipulateur
Manipulateur
Mettre le dossier à l’interprétation, ou dans un
autre circuit d’imagerie si autre examen
Mettre les radios en pochette
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Soyez attentif à la
concordance des dossiers
Bannette
d’échographie, de
mammographie ou de
scanner
Vérifier la concordance
du nom du patient sur
le dossier, sur la radio et
sur l’étiquette de la
pochette
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3) Radiologues
CONSIGNES D’IDENTITOVIGILANCE DESTINEES AUX RADIOLOGUES
Quoi ?
Qui ?
Bonjour, comment vous appelezvous ?
Radiologue
Quel examen votre médecin vous
a-t-il prescrit ?
Pour quel motif ?
Radiologue
Radiologue
Radiologue
Bien vérifier que les
informations inscrites sur
la console sont
conformes au dossier et
aux dires du patient
A la dictée du compte-rendu
Concordance du nom sur
les images, le dossier et la
fenêtre de dictée sur
l’ordinateur
A la l’impression des images
Concordance du nom sur
les images et le dossier
du patient
A la relecture du compte-rendu
Procédure d’Identitovigilance – V Mars 2015
Comment ?
Soyez attentif à que le nom
sur le compte-rendu
correspond bien à l’examen
du patient
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