Gestion automatique des salaires: La fin des

RESSOURCES HUMAINES NEWSLETTER 07
SALAIRE
GESTION AUTOMATIQUE DES SALAIRES
LA FIN DES DOUBLONS
La gestion des salaires comprend de nombreuses tâches répétitives, disposant ainsi d’un potentiel
élevé en termes d’automatisation. Voici un mode d’emploi pour un déploiement progressif.
 par Christian Kobler
L’infrastructure informatique dans le
domaine des RH prend de l’importance
dans la plupart des entreprises. Souvent, des systèmes viennent s’ajouter
aux autres, année après année. Mais, si
les logiciels proviennent à chaque fois
d’un nouveau fournisseur et qu’aucune
intégration centrale standard des données du personnel n’a été envisagée,
cela peut devenir rapidement ingérable.
Chaque système a été choisi parce qu’il
fonctionnait au mieux, même si cela débouche sur une infrastructure tellement
hétérogène que de nombreuses données
du personnel sont saisies et gérées en
plusieurs localisations. Vous trouverez
ci-après un mode opératoire par étapes
sur la manière dont vous pourrez bénéficier rapidement d’un aperçu sur la situation actuelle des processus et identifier
le potentiel requis d’automatisation.
Vision des processus
Créez, avec un logiciel professionnel
de gestion des processus, une analyse
complète de tous les processus de
traitement des salaires. Ceux-ci seront
présentés sous forme compréhensible
afin de pouvoir identifier rapidement les
potentiels d’optimisation.
Analyse des données
A partir de l’étape 1 (enregistrement des
processus), toutes les données seront
portées systématiquement sous forme
de tableau pour permettre d’identifier
d’un coup d’œil quel système requiert
ou fournit quelles données (voir cidessous). Ainsi, les interdépendances
entre les différents systèmes ainsi que
les effets de tout changement dans le
paysage logiciel des RH seront ainsi affichés.
Suppression des sources d’erreur
Les données ne doivent être saisies
qu’une seule fois et être ensuite disponibles en permanence. Pour atteindre
14
cet objectif, vous devrez vous poser les
questions suivantes:
• Avons-nous réellement besoin de tous
les systèmes ou pouvons-nous reproduire certaines étapes de processus
dans un autre système?
• Existe-t-il des activités que l’on peut
même abandonner totalement, par
exemple des évaluations dont personne n’a besoin?
• Check-lists: comment concevoir la
saisie des données afin que tout soit
exact et complet dès le départ?
• Existe-t-il des étapes de processus qui
peuvent être résolues dans l’intervalle
par le logiciel de salaires en relation
avec le processus uniforme d’annonce
de salaires ELM?
Utiliser les potentialités
de l’automatisation
une évaluation mensuelle des frais de
personnel.
Par une analyse et une optimisation
systématique de toutes les interdépendances, on pourra calculer et bénéficier
en un clic d’une vue d’ensemble. Evidemment, chaque fichier sera enregistré
automatiquement sous forme correcte,
doté d’un mot de passe et déposé à
l’endroit approprié, y compris un courrier électronique adressé aux personnes
concernées.
Le gain de temps ainsi dégagé est considérable: dans les processus courants,
l’évaluation d’un centre individuel de
coûts prend généralement une heure.
Après l’optimisation du processus, cinq
minutes seront consacrées à l’ensemble
des centres de coûts.
Données de base du personnel
Pour que les données de base du personnel ne doivent pas être saisies en
plusieurs endroits, il faut que celles-ci
se voient accorder la plus haute priorité
dans le cadre de l’optimisation du processus. Nous savons de l’étape 2 (analyse des données) quelles sont les données qui relèvent de quel système et qui
sont également utilisées par d’autres
programmes. Si vous ne parvenez pas à
vous entendre sur un logiciel totalement
intégré – il peut y avoir de bonnes raisons d’y renoncer étant donné qu’aucun
logiciel ne peut couvrir toutes les fonctions des RH sans présenter quelques
faiblesses – un Data Connector central
sera nécessaire (voir l’illustration).
ELM
personalSUISSE a abordé de nouveau
les possibilités existantes au sein de
la procédure uniforme d’annonce de
salaires (ELM) dans une édition récente
de 8/2015 (p. 15). Evidemment, ce
domaine dispose d’un grand potentiel
d’optimisation que vous devez impérativement prendre en compte.
Surveillance des échéances
Mettez en place une fonction de rappel
pour toutes les échéances importantes.
Vous serez ainsi averti automatiquement
des délais. C’est notamment utile pour
les allocations familiales, les autorisations de travail ou l’arrivée à échéance
des périodes d’essai.
Evaluations
Les rapports sont souvent tirés avec de
grandes difficultés. Vous constaterez
également qu’une grande partie des
données a déjà été fournie par d’autres
systèmes. Par exemple des données du
logiciel de comptabilité des salaires, de
la saisie des temps et de l’évaluation
des fonctions sont nécessaires pour
Générateur de formulaires
et de documents
Pratiquement tous les formulaires et
documents de la gestion des salaires
peuvent être créés automatiquement et
envoyés ou déposés électroniquement
grâce à un Generator Tool qui peut accéder à toutes les données correspon-
JUILLET / AOÛT 2016
RESSOURCES HUMAINES NEWSLETTER 07
Système de
saisie des temps
Système d’accès
Active
Directory
SALAIRE
Système de saisie
des temps de travail
Active
Directory
Gestion des
candidatures
Data-Connector central
Systèmes
de formation
Système qualité
Système de
comptabilité
des salaires
Système
d’évaluation
des fonctions
Gestion des
candidatures
ERP
Système de formation
ERP
(y compris système
d’évaluation des
fonctions et
de la qualité)
Système de comptabilité des salaires
Efficacité contre développement sauvage: d’un paysage logiciel à croissance organique (à gauche) à une infrastructure optimisée (à droite).
dantes. Le seul «gêneur» est constitué
des APG, car leurs formulaires doivent
toujours être envoyés sous la forme
d’originaux.
Les responsables des salaires
ont-ils encore un avenir?
La numérisation est en plein boom et
ouvre de nouvelles possibilités. Toute
entreprise se doit d’y faire appel, même
dans la gestion des salaires. Pour des
questions de coûts ou de concentration,
nombreuses sont celles qui confient ces
tâches à des sociétés spécialisés. La
gestion des salaires change fondamentalement du fait de l’automatisation et
les responsables des salaires doivent
se poser des questions étant donné que
leur fonction est de plus en plus remise
en question. Il est vraisemblable que
ceux-ci n’aient plus d’avenir et doivent
se vouer de plus en plus aux activités de
Controlling et de conseil.
AUTEUR
Christian Kobler, CEO de CH
Outsourcing SA, une société
de production de Payroll chez
laquelle l’automatisation des
processus dans le déroulement des salaires
occupe une place prépondérante.
LE COUP GAGNANT DANS
VOTRE STRATÉGIE RH
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5 & 6 octobre 2016 | Palexpo Genève
10ème Salon Solutions Ressources Humaines
JUILLET / AOÛT 2016
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