La billetterie informatique du spectacle vivant L`EMAILING

Transcription

SIRIUS COMPLEMENT AU MANUEL
L’EMAILING
(doc annexe : Gestion de l’Emailing)
MAJ 111212
La billetterie informatique du spectacle vivant
L’EMAILING
L’Emailing
La fonctionnalité « Emailing » vous permet d’envoyer un mail à plusieurs destinataires de votre fichier
clients Sirius.
Votre mail doit être composé soit :
• à part, dans un document de type texte (.txt) ou page web (.html). Il peut aussi être une
image (.jpg).
• au cours de la création de l’Emailing à l’aide d’un éditeur html intégré à Sirius.
L’envoi s’effectue dans une fenêtre complémentaire à Sirius (Magellan) qui vous permet de poursuivre
votre travail dans Sirius pendant l’envoi.
NB : La fonctionnalité n’est pas appropriée pour des envois de plus de 20 000 mails.
Merci de vous reporter à la documentation « Gestion de l’Emailing » pour toute information relative au
suivi d’un Emailing.
Sommaire
1.
2.
3.
4.
5.
Vérification de version
Préparation du mail
Sélection des destinataires
Contrôle des adresses mails
Envoi de l’Emailing
1
L’EMAILING
MAJ 111212
1 Vérification de version
Avant votre premier Emailing, vérifiez vos versions.
Allez dans le menu « Système », « Versions » :
Vérifiez :
• que vos versions de Sirius, Magellan, Bsi sont égales ou postérieures aux versions indiquées
• l’adresse du serveur de messagerie et du serveur pilote :
Si votre fenêtre n’indique pas ces informations, envoyez-nous un mail pour effectuer une mise à jour.
2
L’EMAILING
MAJ 111212
2 Préparation du mail
Préparez votre mail.
Pour cela créez un document en respectant les consignes ci-dessous.
(Il est également possible de ne pas préparer votre document en amont et de créer votre mail
directement avant l’envoi de votre Emailing, à l’aide d’un éditeur de document html intégré à Sirius.
Voir 5b2)
Formats
•
•
•
fichier texte créé à l’aide du bloc-note => document.txt
fichier html créé de préférence à l’aide d’un éditeur de document html ou, à défaut, à l’aide de
Word => document.html
fichier image créé sous paint ou tout autre logiciel de création d’images =>document.jpg ou
document.bmp document.png ou document.gif
Quelques formats impossibles : les documents au format pdf, les documents .doc et tout format non
autorisés ci-dessus.
Emplacement
Placez votre document dans votre répertoire Emailing.
Chemin d’accès vers ce répertoire : Poste de Travail/Ordinateur, disque local C :, Sirius, [dossier
client]*, Emailing
*dossier client : correspond au nom de votre institution pour Sirius (dans notre exemple, le dossierclient est « Alcion »)
3
L’EMAILING
MAJ 111212
Contenu des documents au format html
Encodage
L‘encodage préconisé pour un document html est l’ISO-8859-1 ou ISO-8859-15
Cet encodage doit être « déclaré » dans la balise « meta » de votre document html :
<meta content="text/html; charset=ISO-8859-1" http-equiv="content-type">
ou
<meta content="text/html; charset=ISO-8859-15" http-equiv="content-type">
Documents au format html avec image
Votre document html fait référence à une image : cette image doit aussi être copiée dans le répertoire
Emailing.
Veillez à ce que le lien vers l’image soit bien « relatif » à votre image.
Si votre document html a été réalisé avec l’outil Word et qu’il fait référence à une image, au moment
d’enregistrer votre document au format html (page Web), vous constaterez qu’un « dossier de
fichiers » se génère au même endroit que votre document. Ce dossier contient une copie de votre
image. Votre document fait alors référence à ce dossier de fichiers. Ne déplacez rien, ne renommez
rien, ni vos images ni le dossier de fichier ni votre document html.
Liens
Votre document html peut comporter des liens : saisissez bien le lien complet exemple
http://www.monsite.fr/accueil.html
Votre document peut également faire référence à une image ou à un document au format pdf hébergé
sur votre site : saisissez bien le chemin d’accès complet vers cette image ou ce document.
4
L’EMAILING
MAJ 111212
Lien de désinscription
Insérez dans votre document un lien de désinscription sous la forme suivante : $refus$
Au cours d’une prochaine étape de l’envoi, il vous sera demandé de définir ce lien.
Vous pouvez également définir ce lien directement dans votre document html :
Exemple : Je souhaite <a href='$hRefus$'>me désinscrire</a>
(Attention, dans ce cas, c’est bien $hRefus$ : n’oubliez pas le « h »)
Emailing personnalisé
Des codes faisant référence à des champs de vos fiches client peuvent permettre de personnaliser
votre Emailing.
Pour renvoyer :
• le titre : $tit$
• le nom : $nom$
• le prénom : $prn$
• le numéro de fiche :$num$
• la fonction : $fct$
• la raison sociale : $soc$
• l’adresse mail : $net$
Nom du document et taille
Faites court et simple !
Le nom de votre document ne doit :
• PAS excéder 9 caractères
• comporter NI espaces (utilisez plutôt le signe « underscore »), NI accents
• PAS mélanger les casses (minuscules, majuscules)
• s’il s’agit d’une image, nous vous recommandons de ne PAS dépasser une taille de 1 Mo
(le nom de votre image ne doit comporter ni accents ni espace)
• après avoir créé votre document html, ne le renommez pas, ni les images auxquelles il fait
référence (sous peine de « briser » les liens vers les images)
Pour un document faisant référence à une image, plus cette image sera d’une taille importante, plus
elle mettra de temps, si elle arrive, à s’afficher dans le serveur de messagerie de votre destinataire,
moins elle aura de chance de survivre à la patience de vos destinataires.
Respecter ces contraintes permet d’augmenter les chances de passer les nombreux (en réalité, il en
existe des centaines) filtres anti-spam en activité sur les serveurs d’emails.
NB :
*Votre document peut avoir été élaboré par votre service de communication ou webmaster. Dans ce cas, concernant les liens
vers d’éventuelles images, demandez-leur, s’il s’agit de liens « relatifs », de vous transmettre les images associées.
** Nous vous rappelons que malgré les conseils que nous sommes en mesure de vous apporter dans l’élaboration de votre
document html, nous ne sommes pas graphistes et n’avons pas la possibilité de créer nous-mêmes votre document html.
5
L’EMAILING
MAJ 111212
3 Sélection des destinataires
Sélectionnez les destinataires votre Emailing.
Effectuez un filtre (nous vous recommandons de le mémoriser avant) et cliquez sur l’icône « post-it » :
Pour effectuer un test, sélectionner un nom dans le fichier et utiliser le bouton « Ajoute client » :
Il est fortement recommandé, avant un envoi à votre liste définitive, de procéder à un envoi à une liste
« test » afin de vérifier la réception et l’affichage de votre mail.
6
L’EMAILING
MAJ 111212
4 Contrôle des adresses mails
La fenêtre « Filtres » s’ouvre. Cliquez sur l’icône « E » :
Une fenêtre de contrôle* s’affiche : cliquez sur le bouton Emailing pour définir les paramètres de votre
envoi :
*pour le détail du contenu de cette fenêtre de contrôle des mails, voir documentation « Gestion de
l’Emailing ».
7
L’EMAILING
MAJ 111212
5a
Envoi de l’Emailing
Une fenêtre (Magellan) s’ouvre : définissez votre envoi :
-
cliquez sur « Document à envoyer ». (pour la suite, rendez-vous 5b1)
ou, si votre document n’a pas été créé en amont, pour créer votre mail, cliquez le bouton
« Créer » (rendez-vous 5b2)
8
L’EMAILING
MAJ 111212
5b1
Après avoir cliqué sur « Document à envoyer », sélectionnez votre document
Sirius propose par défaut de sélectionner un fichier de type html. Pour modifier le format proposé,
cliquez sur le menu déroulant de « Type de fichier ».
9
L’EMAILING
MAJ 111212
Lien de désinscription
Quand votre document contient un code de désinscription (cf $hrefus$), une fenêtre « Mise à jour
anciens liens » s’ouvre automatiquement : définissez ce lien en saisissant le texte idoine (ici, par
exemple : cliquez ici)
10
L’EMAILING
MAJ 111212
5b2
Après avoir cliqué sur « Créer », un mini éditeur de document html s’affiche :
11
L’EMAILING
MAJ 111212
Insertion d’une image
Votre image doit être copiée préalablement dans votre dossier emailing.
(Attention, le nom de votre fichier image ne doit comporter ni caractère spéciaux, ni espace !)
12
L’EMAILING
MAJ 111212
Insertion d’un lien
La fenêtre suivante apparaît : sélectionner le type de lien (lien vers une page web, lien de
désinscription…), et les autres champs :
13
L’EMAILING
MAJ 111212
5c
Renseignez les champs « Objet », « Expéditeur », « Email expéditeur » :
Evitez de définir un « Objet » trop long (=pas plus de 30 caractères)
Pour que les champs « Expéditeur » et « Email expéditeur » soient prédéfinis, voir documentation
complémentaire « Gestion de l’Emailing ».
14
L’EMAILING
MAJ 111212
5d
Suivi des envois
La case « avec test de réception » cochée, permet à Sirius de compter le nombre de mails affichés
par vos destinataires.
Case « Suivi comportemental » : fonctionnalité en cours de correction et développement. Ne pas
cocher.
15
L’EMAILING
MAJ 111212
5e
Historique du client
Si vous souhaitez associer une action aux fiches concernées par votre envoi, cliquez sur « code
action » et sélectionnez votre action (préalablement créée dans le paramétrage du fichier) dans la liste
(exemple : Emailing).*
Renseignez le champ « commentaire » pour faciliter vos futurs filtres.
*Pour éviter de surcharger l'historique du client, il n'est pas utile d'enregistrer une action dans le cas
d'une newsletter (a priori, envoyée à tous). Utilisez plutôt « enregistrement d’une action » dans le cas
d’envois ciblés.
16
L’EMAILING
MAJ 111212
5f
Envoi
Cliquez sur le bouton « Création du document ».
Une petite fenêtre s’affiche.
Pour conserver une copie de votre document dans votre répertoire Emailing, cochez la case
« document générique », puis bouton « Okay ».
Après envoi, vous pouvez retrouvez vos documents (html et éventuellement images) dans un sousrépertoire de votre dossier Emailing (dossier em[date_envoi_format_AAMMJJ_HHMI).
17
L’EMAILING
MAJ 111212
5g
Envoi (pour de bon)
Le bouton « Envoi des zimaux » apparaît, cliquez dessus.
Une petite fenêtre s’affiche demandant de confirmer l’envoi : cliquez sur « Okay ».
18
L’EMAILING
MAJ 111212
5h
Envoi (pour de bon)
L’envoi commence après un léger délai.
Magellan copie d’abord votre document (plus images associées s’il y a lieu) sur le serveur de
messagerie.
19
L’EMAILING
MAJ 111212
5i
Pendant l’envoi
Pendant l’envoi, on voit défiler les adresses mails*.
L’information du nombre de mails envoyés apparaît et mis à jour automatiquement.
*Dans certains cas (système d’exploitation, réseau…) et quand votre Emailing concerne un grand
nombre de fiches, la fenêtre Magellan peut se figer et vous ne voyez pas défiler les mails.
20
L’EMAILING
MAJ 111212
5j
Envoi terminé
Votre Emailing est terminé quand le message « Envoi terminé » s’affiche dans « opération en cours ».
*dans « Nb reçus » : Sirius comptabilise le nombre de mails envoyés qui ont PAS aboutis dans une
boîte mail inconnue.
21
L’EMAILING
MAJ 111212
5k
Messagerie
Si vous avez effectué un test, contrôlez la réception de votre mail dans votre messagerie :
Attention, en fonction du réseau, de l’état du trafic sur le serveur d’emails, ce mail peut mettre
plusieurs dizaines de minutes à vous parvenir (Pour davantage d’informations sur la réception des
mails, merci de vous reporter à la documentation « Gestion de l’Emailing »)
22

La billetterie informatique du spectacle vivant L`EMAILING

Transcription

Documents pareils

CAMPAGNE EMAILING SALON HANDI2DAYS

Création et diffusion d`une Newsletter Durée : 3 jours Objectifs

Emailing : Référencement

Programme de formation - CA-Dev

Fiche Emailling avec Mailjet - Co

cet e-mail

Emailing : Enrichir le contenu rédactionnel

PRO contact - Le Progiciel

Module n°4 – Réaliser un mailing (papier ou électronique) et gérer

Consulter le contenu pédagogique de la Formation Emailing et