Note de présentation de la facturation Sudoc

ABES/CA12.1/6
Nouveau modèle de facturation du Sudoc
Cette note expose les principes du nouveau modèle de facturation.
L’annexe 2 est une simulation de ce nouveau modèle pour chaque établissement,
établie d’après les données de 2011.
1. Modèle actuel de facturation
La facturation du Sudoc est établie depuis 2004 en fonction du nombre de
licences du logiciel de catalogage WinIBW installées dans chaque établissement
(ILN). Sauf exception, une facture est émise pour un établissement ou un
regroupement d’établissements (PRES, fusions).
Les licences installées durant le 1er semestre sont facturées pour l’année
complète; celles installées durant le 2e semestre le sont pour 6 mois.
Le forfait annuel appliqué à chaque licence est dégressif selon le nombre de
licences installées :
- baisse de 5% pour les licences au-delà de 20 et jusqu’à 30
- baisse de 10% pour les licences au-delà de 30 et jusqu’à 40
- baisse de 15% pour les licences au-delà de 40
Le montant de la facture peut être soumis à réduction en fonction:
- de la création de notices bibliographiques ou d’autorité (0,56 € HT par
notice, en 2012)
- du dédoublonnage de notices bibliographiques ou d’autorité (0,41 € HT
par notice, en 2010)
Ces bonifications ne peuvent réduire de plus de ¼ le coût total des licences
La facturation est différenciée selon la tutelle des établissements :
- ceux relevant du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la
Recherche
- ou ne relevant pas du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la
Recherche
Les tarifs pour les établissements hors MESR sont supérieurs de 25% aux tarifs
MESR.
Montant 2012 des licences
- établissements MESR : 397,99 € HT
- établissements non MESR : 497,50 € HT
2. Limites du système actuel de facturation
- Les établissements réclament de longue date la suppression de la
facturation par poste de travail, rigide, lourde et archaïque.
- L’application WinIBW est amenée à disparaître à moyen terme pour être
remplacée par une solution web, qui ne supportera plus, de fait, la logique de
licence.
- Il est aujourd’hui impossible de contrôler le nombre réel de postes sur
lesquels la licence WinIBW est installée. Le système est basé sur les déclarations
des établissements et se traduit par une mise à jour d’une annexe de la
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convention de participation au Sudoc (cette annexe répertorie le nombre de
licences par établissement).
- La gestion de la mise à jour de cette annexe est lourde et chronophage,
tant pour les coordinateurs locaux du Sudoc que pour l’ABES.
3. Un nouveau modèle de facturation
Il a semblé opportun de réviser le modèle de facturation établie sur le nombre de
licences. Cette révision repose sur plusieurs principes :
- Conserver le principe de remises accordées au titre de l’effort
d’alimentation de la base (création de notices, rétroconversion) et de contrôle
qualité (dédoublonnage).
- Maintenir le volume global de recette perçu par l’ABES: les sommes
facturées par l’ABES couvrent le marché de licence et de maintenance avec
OCLC, les autres contrats de maintenance du Sudoc, les abonnements aux bases
supports, l’hébergement et l’amortissement des serveurs, les dépenses de
formation des agents en poste dans les établissements déployés.
Le marché OCLC couvre :
* Les licences (maintenance évolutive, nouvelles versions de CBS,
PSI, WiniBw, Sybase)
* Maintenance et assistance incluant maintenance adaptative et
corrective, maintenance perfective, maintenance préventive, assistance
- Ne pas bouleverser (à la hausse comme à la baisse) les montants
facturés aux établissements membres du réseau Sudoc.
- Trouver un nouveau modèle transparent et facilement compréhensible
3.1. Deux scénarios étudiés et soumis à l’AURA
L’ABES a soumis à l’AURA à l’automne 2011 une simulation de nouvelle
facturation établie sur le critère du nombre de connexions par établissement.
Après échanges au sein de la liste de discussion de l’AURA et sur proposition de
l’AURA, un autre scénario a été étudié en mai 2012 reposant sur une part fixe et
une part variable.
Résultat du sondage AURA sur la facturation du SUDOC
- 90 bibliothèques ont répondu au sondage sur le choix de facturation.
- 27 se sont prononcées en faveur du scénario n°1 (basé sur le nombre de
connexions)
- 62 se sont prononcées en faveur du scénario n°2 (part fixe/variable)
- 1 n’a pas émis de préférence.
Une nette majorité du réseau s’est donc dégagée en faveur du du
scénario 2.
3.2. Principes du scénario 2
Abandonner la logique monocritère (proposée par le précédent scénario) au
profit d’une répartition des critères entre :
- une part fixe (permettant de caractériser l’établissement)
- une part variable (représentative de l’activité de l’établissement dans le
catalogue)
3.2.1. Définition de la part fixe
La part fixe combine 2 critères :
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1) le nombre de lecteurs inscrits dans la structure documentaire de
l’établissement : un forfait est appliqué sur la base de 4 tranches.
Source : ESGBU.
Pour ce critère, l’ABES ne dispose que des chiffres de l’ESGBU (derniers
chiffres publiés: 2008). Pour les établissements n’émargeant pas à cette
enquête, aucun chiffre n’est disponible. Les établissements devront
déclarer leur nombre d’inscrits. A ce stade du scénario exploratoire, c’est
le le tarif le plus bas. Qui leur a été appliqué
2) Le nombre de documents imprimés (tous localisés dans le Sudoc à la
date d’établissement de la nouvelle convention).
Un surcoût de 25% est appliqué sur cette part fixe pour les établissements ne
relevant pas du MESR.
Pour les nouveaux déployés, la part fixe est facturée à 50% la première année.
Tarification de la part fixe (tarifs appliqués pour toute la durée de la convention)
NB lecteurs
Hors ESGBU
SCD taille S
SCD taille M
SCD taille L
SCD taille XL
Collections
Groupe 0 - XS
Groupe 1 – S
Groupe 2 – M
Groupe 3 – L
Groupe 4 – XL
0 à 2 000
2 001 à 8 000
8 001 à 15 0000
15 001 et plus
1 à 30 000
30 001 à 100 000
100 001 à 200 000
200 001 à 350 000
350 001et plus
1
1
1
2
3
000
000
500
200
000
€
€
€
€
€
1
1
2
3
500
000
500
200
500
€
€
€
€
€
3.2.2. Définition de la part variable
Le critère retenu est celui du nombre de notices localisées sur la période
facturée (tous types de documents confondus). Il reflète l’exploitation que les
établissements font de l’offre de catalogage collectif pour alimenter leur système
local.
Entrent dans ces localisations :
- L’activité de catalogage courant
- L’activité de rétroconversion et catalogage rétrospectif
- La localisation (automatique) des thèses issues de Star
En sont exclues toutes les localisations générées par exemplarisation
automatique, quel que soit leur objet : à l’occasion d’un déploiement dans le
Sudoc (qui correspond à la reprise de données d’un établissement entrant) , à
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l’occasion d’une entrée d’un fonds (bibliothèque) dans un réseau déjà déployé
(ex : bibliothèque d’UFR, de laboratoire… entrant dans le SIGB local de
l’établissement), les exemplarisations automatiques de notices de licences
nationales.
Dans la simulation basée sur la facturation de l’année 2011, le coût du nouveau
titre localisé pendant la période a été fixé à 0,51 € HT.
Tarification de l’activité :
Activité
Coût du nouveau titre localisé
Coût unitaire
(HT)
0,51 €
Les bonifications :
Bonifications
Bonification pour création de notice
bibliographique (courant + rétrospectif)
Bonification pour dédoublonnage
Bonification pour localisation pour
rétroconversion (hors financement ABES)
Rétribution
unitaire
(HT)
0,56 €
0,41 €
0,25 €
• Prise en compte de l’activité de création et dédoublonnage
La logique de bonification existant dans le modèle précédent pour la création de
notices bibliographiques (enrichissement du catalogue) et le dédoublonnage de
notices bibliographiques (contrôle qualité) est maintenue.
• Prise en compte de l’activité de rétroconversion
Pour prendre en compte l’activité de rétroconversion, les bonifications portent
sur :
- La création de notices bibliographiques, permettant d’encourager cette
voie d’enrichissement du Sudoc ;
- La localisation de notices, sauf lorsqu’elle a lieu dans le cadre d’un projet
qui bénéficie d’un financement ABES.
Principe de plafonnement des bonifications
Le montant des bonifications est plafonné à 50% du montant initial de la
facturation (part fixe + part variable).
3.3 Convention sur 3 ans et révision annuelle des tarifs de la part
variable
Les tarifs de la part fixe sont fixés pour la durée de la convention (3 ans). Les
tarifs de la part variable seront recalculés chaque année afin de garantir à l'ABES
la recette attendue selon le coût global du Sudoc (voir annexe 1). Ce coût sera
le réel constaté de l’année universitaire précédente (voir « Calendrier de
référence » ci-dessous).
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3.4. Plafonner la variation d’un modèle à l’autre, avec lissage sur 3 ans
La simulation montre que ce modèle induit des hausses et des baisses selon les
établissements.
- 74 établissements enregistrent des hausses dont 15 de 4 000 € à
22 300€
- 66 établissements enregistrent des baisses dont 14 de 5 000 € à 23 000
€
-46 établissements enregistrent une quasi stabilité de leur facture
(variation comprise entre -1000€ et + 1000€).
Pour lisser ces mouvements, la variation de facture d’un établissement ne pourra
pas excéder 20% d’une année sur l’autre durant les 3 premières années du
dispositif. La facturation de la 4e année sera établie au réel.
3.5. Calendrier de référence : application du modèle pour la facturation
de 2014
Les données intégrées dans le calcul font référence à l’année universitaire. Cette
modification du calendrier permettra de fournir les éléments de facturation aux
établissements au moment où ils préparent leurs budgets primitifs (éléments
disponibles dans Webstats à la fin septembre pour le budget de l’année
suivante).
Ainsi, la facturation adressée aux établissements au premier trimestre 2014 aura
été préparée par l’ABES à l’automne 2013 par exploitation de l’activité mesurée
de septembre 2012 à août 2013.
Activité
Septembre
2013
Affichage facturation
Webstats pour l’année
2014
2012-août Septembre 2013
Envoi des factures
2014
1er Trimestre 2014
Publication des statistiques d’activité
Les données présentées dans le tableau de calcul (éléments de base de la
facturation : tarifs et statistiques) pourraient être exposées sur Webstats fin
septembre de l’année N pour la facturation de l’année N+1.
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ANNEXE 1 : Coût global du Sudoc
Montants en HT
2011
2012
811 488 €
Recettes
propres
Quotité
Prévisionnel
2011
personnels
2012
1 012 869
€
795 000 €
Autres contrats Sudoc
14 489 €
15 200 €
Abonnement ISSN
34 350 €
35 600 €
Quotité
personnels
Contrat OCLC CBS / licences
Dépenses
2011
Amortissement Serveurs
45 343 €
Prestations Informatiques
10 904 €
2 500 €
Formateurs relais
5 762 €
8 503 €
Impression supports de cours
1 804 €
2 500 €
11 848 €
12 600 €
5 860 €
10 200 €
980 €
1 000 €
2 733 €
1 800 €
15 056 €
10 359 €
Déplacements agents ABES
Déplacements formateurs relais et
Centre régionaux Sudoc-PS
Journée CR Sudoc-PS
Plaquettes Sudoc/Sudoc-PS
Hébergement serveurs (quote part
30 à 40%)
TOTAL (1) fonctionnement
TOTAL (2) personnels
contractuels
915 275 €
5,30
TOTAL GLOBAL tous budgets
16,78
1 012 869
€
195 881 €
1 111 156
€
TOTAL sur Budget Propre
TOTAL sur Budget Etat
(titulaires)
Recettes
propres
2012
1 000 000
€
860 598 €
1 971 754 €
Page 6/6
940 605 €
4,10
1 012 869
€
142 178 €
1 082 783 €
16,00
1 000 000
€
817 203 €
1 899 985 €
1 000 000
€