Compte rendu de la réunion avec les soumissionnaires

Compte rendu de la réunion avec les soumissionnaires potentiels dans le cadre de la
consultation pour l’avis d’appel d’offres concernant la réalisation d’infrastructures dans le
cadre du projet PVM : dossier ITB/13/02
LIEU
DATE
MODERATEUR
: Salle de Conférence du PNUD, COTONOU
: 23 mai 2013 à 11.00 heures
: Annick Pognon, Procurement Associate, PNUD
PARTICIPANTS
(PNUD) :
Georges Osse, Spécialiste PVM, Unité Pauvreté PNUD
Romaric Ahoudji, VNU Procurement, PNUD
Claude Akakpo, VNU Spécialiste Infrastructure, PVM
ENTREPRISES PARTICIPANTES
Cf. liste de présence en Annexe.
Le présent document est un compte rendu des présentations et de la session de questionsréponses.
Au cours de la séance, les questions ont été reçues au fur et à mesure qu’elles étaient
posées et les réponses apportées. Toutefois, il a été décidé de les compiler avec celles
reçues par e-mail pour des raisons de convenance.
Le PNUD a aussi avisé les participants que le présent document posté sur le site du PNUD au
plus tard le vendredi 24 mai 2013 à 14h00.
1.
Introduction des participants :
1.1.
1.2.
1.3.
2.
Le PNUD a informé que la séance allait se dérouler comme prévu dans l’appel
d’offres lancé le 17 mai 2013.
Il a été mentionné que des réponses écrites seront proposées pour toutes les
questions.
En début de séances les participants se sont présentés les uns aux autres.
Présentation des documents d’appels d’offres (DAO) et précisions
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2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5
Il a été rappelé que la date limite de soumission est le vendredi 31 mai 2013 à
11 heures.
Le PNUD a informé que les soumissionnaires doivent inclure tous les éléments
requis dans les DAO.
Le PNUD a souligné que les dossiers de soumissions doivent être bien
structurés et présentés selon le DAO.
Il a attiré l’attention des participants que les entreprises soumissionnaires
doivent avoir la possibilité de s’autofinancer initialement et que les travaux
doivent commencer sans attendre l’avance de démarrage, dans le cas où une
demande d’avance est faite.
Il a été précisé qu’une visite de site n’est pas prévue mais que les entreprises
doivent connaitre la zone de Banikoara
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3.
Session de questions-réponses
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
Les questions ont été consignées et les réponses fournies. Les détails sont
annexés à la fin de ce document. Ces réponses constituent une partie
intégrante de l’exercice de consultation et toute information fournie doit être
prise en compte.
Le PNUD a informé que conformément aux DAO les soumissionnaires ont fait
parvenir des questions électroniquement.
Les réponses ont été apportées à toutes les questions, posées à la séance ou
reçues par voie électronique.
A la fin de la séance, le modérateur a rappelé que les réponses seront postées
sur le site au plus tard le vendredi 24 mai 2013 à 14 h00.
Après cela l’assistance a été remerciée.
4.
Remarques finales et clôture de la séance
La réunion a pris fin à 12h15 (heure de Cotonou).
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CLARIFICATIONS A L’INVITATION A SOUMISSIONNER
Les questions soulevées par les soumissionnaires potentiels au cours de la séance et celles reçues
par courriel sont répertoriées ci-dessous avec les réponses appropriées.
A) Aspects administratifs
A.1 réponses au questions envoyées par Mail
AQ1 : Suite à la consultation de l'appel d'offres pour la réalisation de divers travaux de construction
dans le cadre du projet village du millénaire (CDS/IBT/13/02), nous aimerions savoir pour les états
financiers des deux (02) dernières années, c'est Bilan 2011, Bilan 2010 car par exemple nous notre
bilan 2012 est la certification.
Oui, mais sous réserve de celui de 2012 qui sera exigé au moment opportun
AQ2 : Notre entreprise aimerait participer au Dossier d’appel d’offres pour la réalisation de divers
travaux de construction dans le cadre du projet village du millénaire.
En effet notre entreprise créée depuis 2001 avait fait une cessation d’activité depuis janvier 2006 à
octobre 2012 où nous avons repris les activités. Notre préoccupation est savoir si cette condition
constitue-t-elle un obstacle à notre entreprise pour participer au D.A.O ? Aussi nous voulons savoir
si les cautions de FONAGA est acceptée.
Veuillez agréer Madame la coordonnatrice nos salutations distinguées.
Cela constitue effectivement un obstacle car nous nous référons aux cinq (05) dernières années
d’activité.
La caution FONAGA est acceptée à cette étape comme caution de soumission.
AQ3 : Est-il possible de prendre des cautions de soumission à l'Africaine des Assurances ou au
FONAGA?
Oui
AQ4 : Quelle est la liste des banques acceptées par le PNUD ?
Toute banque reconnue par les autorités compétentes ayant une autorisation pour opérer.
AQ5 : Quels sont les documents à mettre sur la clé USB?
Tous les documents saisis et si possible ceux scannés.
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AQ6 : Que met-on dans le profil de l'entreprise et de quelles catalogues parle-t-on?
Une note descriptive de la société (raison sociale, activités, expérience, contacts etc….). Il s’agit
des prospectus ou brochures sur la société qui peuvent être également inclus.
A.2 Réponses aux questions posées au cours de la séance
AQ1 : Est-ce que pour tous les lots on peut constituer un document unique ?
Les pièces administratives à fournir peuvent être communes mais les dossiers techniques
proprement dits ainsi que les dossiers financiers doivent être présentés par lot.
AQ2 : Est-ce que la consultation est restreinte ou ouverte à toutes les entreprises ?
C’est bien une consultation ouverte à toutes les entreprises.
Veuillez dans ce cadre noter à l’Annexe A, Cahier des Prescriptions Techniques, page 167 la
correction suivante :
« La présente Consultation a pour objet l’exécution des travaux de construction … »
AQ3 : Est-ce qu’il faut fournir une attestation financière ?
Oui, indiscutablement il faut fournir l’attestation financière et ceci pou chaque lot.
Il est à noter que l’attestation financière est différente de la caution de soumission.
L’attestation financière est la garantie que la banque accepte d’accompagner l’entreprise
Dans l’exécution des travaux.
AQ4 : Est-ce qu’il a un canevas pour l’attestation financière ?
Non, il n’y a pas de canevas à fournir par le PNUD pour l’attestation financière ; chaque banque
en dispose.
AQ5 : les sociétés d’assurance peuvent-elles donner l’attestation financière?
Non, nous n’acceptons que les attestations financières délivrées par les banques.
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AQ6 : Est-ce qu’une entreprise naissante peut s’associer avec une entreprise expérimentée ?
Oui, une entreprise naissante peut s’associer avec une entreprise expérimentée. Toutefois, l’accord
entre les deux entreprises doit clairement précisé qui est l’entreprise ‘Leader’.
AQ7 : Est-ce que la date de 01 juillet 2013 prévue pour le démarrage est effective ?
C’est une date prévisionnelle, le PNUD se réserve le droit de modifier cette date.
AQ8 : Est-ce que la caution peut être délivrée pour 2 lots uniquement même si l’entreprise
soumissionne pour plus que deux lots, étant donné qu’une entreprise ne peut gagner plus de 2 lots?
La caution doit être faite pour chaque lot soumissionné, soit individuellement ou une caution
globale incluant le montant total de tout lot soumissionné .
AQ9 : Est-ce que le matériel et le personnel peuvent être précisées pour 2 lots étant donné qu’une
entreprise ne peut gagner plus de 2 lots?
Oui, pour les 2 lots les plus importants de votre soumission.
AQ10 : Mode de calcul du ratio de liquidité
Il s’agit du mode de calcul ordinaire en fonction des éléments tirés du bilan.
AQ11 : Est-ce que toutes les inscriptions dans le formulaire sont à prendre en compte? (formule 6
question2)
Le formulaire est générique et doit être simplement adapté.
B) Aspects techniques
B.1 Réponses aux questions envoyées par mail
Aucune question technique n’a été reçue par mail
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B.2 Réponses aux questions posées au cours de la séance
AQ1 : Est-ce que la charpente sera constituée de fermes en bois ?
Il ne sera pas question de réaliser des charpentes avec fermes en bois. Les pannes se reposeront
sur des pignons supportés par des poutres en béton armé.
AQ2 : Les tôles galvanisées sont-elles d’épaisseur 0,17mm ou 0,23mm ?
Les tôles galvanisées sont d’épaisseur 0,17mm.
AQ3 : L’unité de la maçonnerie pour soubassement en agglos pleins est-il le m3 ou le m2 ?
L’unité est le m2.
AQ4 : Est-il nécessaire de faire la visite de site ?
Non, la visite de site n’est pas prévue mais il est important de bien connaître les difficultés
rencontrées dans la réalisation des infrastructures à BANIKOARA. Toutefois, toute entreprise est
libre d’aller faire une visite de terrain.
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