Procédure relative à l`envoi de documents par voie

FSMA_2016_11 du 22/06/2016
- Organismes de placement collectif publics de droit belge, y inclus les sociétés d’investissement
publiques investissant dans des sociétés non cotées et dans des sociétés en croissance
- Organismes de placement collectif alternatifs publics de droit étranger
Ce document décrit la procédure à suivre pour l'envoi par voie électronique des documents suivants:
- documents définitifs qui sont demandés dans les lettres d'exécution du Comité de direction ;
- documents définitifs qui sont demandés dans les lettres suite à un dossier tombant sous les
dispositions de l'article 34 de l'arrêté royal du 12 novembre 2012 relatif à certains organismes de
placement collectif publics ;
- rapports annuels et semestriels.
1.
2.
3.
4.
Dispositions générales
Sujet de l’e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB
Nom des fichiers
Exemples pratiques
2/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016
1.
Dispositions générales
1) Les documents peuvent être transmis par voie électronique soit par e-mail, soit par CD-ROM
ou par clé USB:
 les documents qui sont transmis par e-mail, doivent être envoyés:
o à l'adresse [email protected] s'il s'agit de rapports annuels ou semestriels ;
o à l'adresse [email protected] s'il s'agit d'autres documents définitifs ;
 les documents qui sont transmis par CD-ROM ou par clé USB, doivent être envoyés à
l’adresse suivante:
FSMA
Contrôle transversal des produits financiers
Back Office Team CIS
Rue du Congrès 12-14
B-1000 Bruxelles
2) Chaque fichier doit correspondre à un seul document, sauf en ce qui concerne le document
d'information clé pour l'investisseur, pour lequel un fichier global comportant les informations
clés pour l'investisseur de toutes les classes de parts du compartiment concerné (ou de l'OPC
concerné s'il s'agit d'un OPC sans compartiment) doit toujours être envoyé (voir chapitre 2
pour plus d’information) ;
3) Les fichiers doivent être en format PDF (et doivent avoir l'extension ".pdf") et doivent pouvoir
être lus et imprimés dans un environnement Windows normal ;
4) Par OPC et par lettre reçue un e-mail séparé doit être envoyé. Dans le cas d'un envoi de
documents par CD-ROM ou par clé USB, un sous-folder séparé doit être créé par OPC et par
lettre reçue ;
5) Les e-mails ne peuvent avoir une taille de plus de 30 MB (= taille sur le disque et non taille
après décompression). Les fichiers peuvent être zippés. Les e-mails qui dépassent cette taille
de 30 MB ne seront pas délivrés par le serveur de la FSMA au service "Contrôle transversal
des produits financiers" ;
6) Pour chaque lettre, seuls les documents demandés devront nous être transmis ;
7) Dans le cas d'un envoi de documents par e-mail, il vous est demandé de veiller, préalablement
à l'envoi des documents par voie électronique, à demander une confirmation automatique de
la réception dudit courrier électronique au moyen de la fonction ad hoc du logiciel de gestion
des e-mails que vous utilisez ;
8) Vous êtes reponsables de la protection de vos données (authentification, confidentialité,...).
En cas de recours à la signature électronique ou à l'encryptage, vous devrez prendre contact
avec le secrétariat du service "Contrôle transversal des produits financiers" au
+32 2 220 55 15, afin de déterminer les modalités de transmission des données. Il faut
préciser que seuls les e-mails pourront être encryptés, et en aucun cas les fichiers. Les fichiers
ZIP éventuels ne pourront pas non plus être protégés par mot de passe.
3/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016
2.
Sujet de l’e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB
Le sujet de l'e-mail ou le nom du sous-folder sur le CD-ROM ou la clé USB doit avoir la structure
suivante:
CISNAME-REFERENCE-DOCUMENTCODE
où:
 CISNAME
= nom de l'OPC concerné (pas le nom du compartiment éventuel
de l'OPC)
 REFERENCE
= référence de la lettre que vous avez reçue de la FSMA (voir
"notre référence" en haut à droite à la première page). Cette
référence commence toujours par les lettres BNEW, BMOD,
FNUNEW ou FNUMOD.
Dans le cas de rapports annuels ou semestriels, pour lesquels
vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez comme
référence "PRUPL-XXXX-XXXXXX".
 DOCUMENTCODE
= le code qui identifie le type de document. Si plusieurs types de
documents sont envoyés ensemble, ceux-ci doivent être indiqués
l'un à la suite de l'autre, en les séparant par le signe "-".
Code
document
1
2
3
5
6
8
9
10
11
13
14
15
16
1
Type de document
Prospectus d'un OPC belge
Prospectus d'un OPC alternatif étranger, y inclus l'annexe belge
éventuelle
Acte de constitution
Statuts coordonnés
Attestation de l'autorité de contrôle étrangère
PV du Conseil d'administration ou de l'Assemblée Générale
Rapport du commissaire
Règlement de gestion
Attestation du notaire contenant la confirmation que l’acte de
constitution de l’OPC a été établi devant lui, avec l’indication de la
date, la dénomination de l'OPC, ainsi que la dénomination des
éventuels compartiments statutaires créés
Informations clés pour l'investisseur d'un OPC alternatif étranger ou
d'un de ces compartiments1
Informations clés pour l'investisseur d'un OPC belge ou d'un de ces
compartiments1
Rapport annuel
Rapport semestriel
En ce qui concerne les informations clés pour l'investisseur, un fichier au maximum portant le code 13 ou 14 peut être envoyé par
compartiment et par langue (ou par OPC et par langue s'il s'agit d'un OPC sans compartiment). Dès lors, il faut toujours envoyer un fichier
global comportant les informations clés pour l'investisseur de toutes les classes de parts du compartiment concerné (ou de l'OPC concerné
s'il s'agit d'un OPC sans compartiment). Cette règle s’applique également si un seul document d’information clé pour l’investisseur est
modifié, tandis que les autres documents d’information clé pour l’investisseur du même compartiment (ou du même OPC s'il s'agit d'un
OPC sans compartiment) ne sont pas adaptés. Dans ce cas, le fichier portant le code 13 ou 14 contiendra la dernière version de chaque
document d’information clé pour l’investisseur du compartiment concerné (ou de l'OPC concerné s'il s'agit d'un OPC sans compartiment).
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3.
Nom des fichiers
Le nom de chaque fichier annexé à l'e-mail ou repris dans le sous-folder du CD-ROM ou la clé USB
doit avoir la structure suivante:
YYYY-IDCISCODE-LANGUAGE-REFERENCE-SERIALNUMBER_AA_BB_CCCC-DOCUMENTCODE-DD_MM.pdf
où:
 YYYY
= l'année (en 4 chiffres) reprise dans la date du document.
Si un fichier portant le code 13 ou 14 comporte plusieurs
documents d’information clé pour l’investisseur, il faut prendre
l'année (en 4 chiffres) reprise dans la date du document le plus
récent compris dans le fichier.
 IDCISCODE
= code IDCIS de l’OPC ou du compartiment.
Pour les documents portant le code 1, 2, 13 ou 14, il faut utiliser
soit le code IDCIS de l'OPC (si le document concerné est établi au
niveau de l'OPC), soit le code IDCIS du compartiment (si le
document concerné est établi au niveau du compartiment).
Pour tous les autres documents, qui doivent toujours être établis
au niveau de l'OPC, il faut utiliser le code IDCIS de l'OPC.
Les codes IDCIS susmentionnés vous seront communiqués dans
la lettre d'exécution du Comité de direction lors de l’inscription
d’un nouvel OPC ou compartiment. Ces codes sont également
publiés sur le site internet de la FSMA:
Pour les OPC belges:
http://www.fsma.be/~/media/Files/fsmafiles/lijsten/icb/official
_lists_BE.ashx
Pour les OPC étrangers:
http://www.fsma.be/~/media/Files/fsmafiles/lijsten/icb/official
_lists_FO.ashx
 LANGUAGE
= langue du document (en 2 lettres) = "FR" (si en français), "NL"
(si en néerlandais), "DE" (si en allemand) ou "EN" (si en anglais).
Le nom de chaque fichier ne peut contenir qu’un seul code de
langue. Des documents multilingues doivent être envoyés
plusieurs fois (ex. rapport annuel français et néerlandais dans un
seul document → il faut envoyer 2 fichiers séparés (mais
identiques), l’un avec code de langue "FR" et l’autre avec code de
langue "NL").
5/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016
 REFERENCE
= référence de la lettre que vous avez reçue de la FSMA (voir
"notre référence" en haut à droite à la première page). Cette
référence commence toujours par les lettres BNEW, BMOD,
FNUNEW ou FNUMOD.
Dans le cas de rapports annuels ou semestriels, pour lesquels
vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez comme
référence "PRUPL-XXXX-XXXXXX".
 SERIALNUMBER
= numéro d’ordre (en 2 chiffres) mentionné pour le document
concerné dans la lettre que vous avez reçue de la FSMA (voir
l’avant-dernière colonne du tableau avec les documents
définitifs à envoyer, repris à la fin de la lettre).
Dans le cas de rapports annuels ou semestriels, pour lesquels
vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez le numéro
d’ordre "01".
 AA_BB_CCCC
= date de la lettre que vous avez reçue de la FSMA, où AA = jour
(en 2 chiffres), BB = mois (en 2 chiffres) et CCCC = année (en 4
chiffres).
Dans le cas de rapports annuels ou semestriels, pour lesquels
vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez la date
"XX_XX_XXXX".
 DOCUMENTCODE
= le code qui identifie le type de document (voir tableau dans le
chapitre 2 ci-dessus).
Ce code est également mentionné dans la dernière colonne du
tableau avec les documents définitifs à envoyer, repris à la fin de
la lettre que vous avez reçue, le cas échéant, de la FSMA.
 DD_MM
DD = jour (en 2 chiffres) et MM = mois (en 2 chiffres) repris dans
la date du document.
Si un fichier portant le code 13 ou 14 comporte plusieurs
documents d’information clé pour l’investisseur, il faut prendre
le jour (en 2 chiffres) et le mois (en 2 chiffres) repris dans la date
du document le plus récent compris dans le fichier.
6/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016
4.
Exemples pratiques
1) Envoi du prospectus et du document d’information clé pour l’investisseur de l'OPC belge sans
compartiment "BOND FUND" (avec code IDCIS BE1994003290CBF) (tous les deux datés du
01/10/2016 et établis au niveau de l'OPC, aussi bien en FR qu'en NL) et du PV du conseil
d’administraton (daté du 28/09/2016, uniquement en NL), tels que demandés dans la lettre
datée du 25/09/2016 et avec référence BMOD-2016-004864. Le numéro d’ordre mentionné
dans la lettre pour les 3 documents précités est le "05".
Sujet de l'e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB:
BOND FUND-BMOD-2016-004864-1-8-14
Nom des fichiers:
2016-BE1994003290CBF-FR-BMOD-2016-004864-05_25_09_2016-1-01_10.pdf
2016-BE1994003290CBF-NL-BMOD-2016-004864-05_25_09_2016-1-01_10.pdf
2016-BE1994003290CBF-NL-BMOD-2016-004864-05_25_09_2016-8-28_09.pdf
2016-BE1994003290CBF-FR-BMOD-2016-004864-05_25_09_2016-14-01_10.pdf
2016-BE1994003290CBF-NL-BMOD-2016-004864-05_25_09_2016-14-01_10.pdf
2) Envoi du prospectus de l'OPC belge "EQUITY FUND" (avec code IDCIS BE2016052024CBF) (daté
du 25/06/2016 et établi au niveau de l'OPC, aussi bien en FR qu'en NL), du document
d’information clé pour l’investisseur du compartiment "EUROPE INVEST" (avec code IDCIS
BE2016106963CBF) du même OPC (daté du 25/06/2016 et établi au niveau du compartiment
"EUROPE INVEST", aussi bien en FR qu'en NL) et des statuts coordonnés (datés du 20/06/2016,
uniquement en FR), tels que demandés dans la lettre datée du 10/06/2016 et avec référence
BNEW-2016-000548. Le numéro d’ordre mentionné dans la lettre pour les 3 documents
précités est le "01".
Sujet de l'e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB:
EQUITY FUND-BNEW-2016-000548-1-5-14
Nom des fichiers:
2016-BE2016052024CBF-FR-BNEW-2016-000548-01_10_06_2016-1-25_06.pdf
2016-BE2016052024CBF-NL-BNEW-2016-000548-01_10_06_2016-1-25_06.pdf
2016-BE2016052024CBF-FR-BNEW-2016-000548-01_10_06_2016-5-20_06.pdf
2016-BE2016106963CBF-FR-BNEW-2016-000548-01_10_06_2016-14-25_06.pdf
2016-BE2016106963CBF-NL-BNEW-2016-000548-01_10_06_2016-14-25_06.pdf
3) Envoi du rapport semestriel (daté du 30/06/2016, aussi bien en FR qu'en NL) de l'OPC belge
"CLICK" (avec code IDCIS BE2005094070CBF).
Sujet de l'e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB:
CLICK-PRUPL-XXXX-XXXXXX-16
Nom des fichiers:
2016-BE2005094070CBF-FR-PRUPL-XXXX-XXXXXX-01_XX_XX_XXXX-16-30_06.pdf
2016-BE2005094070CBF-NL-PRUPL-XXXX-XXXXXX-01_XX_XX_XXXX-16-30_06.pdf
7/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016
4) Envoi des documents modifiés d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A1 et
A2 du compartiment "AMERICA INVEST 2" (avec code IDCIS BE2006105297CBF) de l'OPC belge
"CLICK" (avec code IDCIS BE2005094070CBF), tels que demandés dans la lettre datée du
03/01/2016 et avec référence BMOD-2016-000015. Le numéro d’ordre mentionné dans la
lettre pour les documents est le "10".
Le compartiment "AMERICA INVEST 2" contient au total 4 classes d'actions (A1, A2, A3 et A4).
Pour chaque classe, il existe un document d'information clé pour l'investisseur, aussi bien en
FR qu'en NL. Dans ce cas, uniquement les documents d'information clé pour l'investisseur des
classes d'actions A1 et A2 ont été modifiés (tous les deux datés du 05/01/2016). Les
documents d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A3 et A4 n'ont pas été
modifiés et sont respectivement datés du 15/10/2015 et du 05/04/2015.
Dans ce cas, 2 fichiers PDF portant le code 14 doivent être créés. Le premier fichier contient
les 4 documents d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A1, A2, A3 et A4 en
français. Le deuxième fichier contient les 4 documents d'information clé pour l'investisseur
des classes d'actions A1, A2, A3 et A4 en néerlandais. Pour ce qui concerne le nom des fichiers,
la date à utiliser sera le 05/01/2016 (= date du document le plus récent compris dans le
fichier).
Sujet de l'e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB:
CLICK-BMOD-2016-000015-14
Nom des fichiers:
2016-BE2006105297CBF-FR-BMOD-2016-000015-10_03_01_2016-14-05_01.pdf
2016-BE2006105297CBF-NL-BMOD-2016-000015-10_03_01_2016-14-05_01.pdf
5) Envoi du prospectus (y inclus l'annexe belge) de l’OPC alternatif de droit luxembourgeois sans
compartiment "ABC FUND" (avec code IDCIS LU1997023079CBF) (daté du 01/12/2015 et
établi au niveau de l'OPC, uniquement en allemand), du document d’information clé pour
l’investisseur du même OPC (daté du 05/12/2015 et établi au niveau de l'OPC, aussi bien en
allemand qu'en néerlandais) et de l'attestation de l'autorité de contrôle étrangère (datée du
25/11/2015, uniquement en anglais), tels que demandés dans la lettre datée du 30/11/2015
et avec référence FNUNEW-2015-009847. Le numéro d’ordre mentionné dans la lettre pour
les documents est le "01".
Sujet de l'e-mail ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB:
ABC FUND-FNUNEW-2015-009847-2-6-13
Nom des fichiers:
2015-LU1997023079CBF-DE-FNUNEW-2015-009847-01_30_11_2015-2-01_12.pdf
2015-LU1997023079CBF-EN-FNUNEW-2015-009847-01_30_11_2015-6-25_11.pdf
2015-LU1997023079CBF-DE-FNUNEW-2015-009847-01_30_11_2015-13-05_12.pdf
2015-LU1997023079CBF-NL-FNUNEW-2015-009847-01_30_11_2015-13-05_12.pdf
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