CENTRA CREATION ET GESTION WEB SEMINAIRE

Création Administration de Web Séminaires CENTRA
CENTRA
CREATION ET GESTION WEB SEMINAIRE
MODE OPERATOIRE
Le web séminaire est un type d’événement CENTRA qui permet d’organiser un événement auprès d’une cible potentielle de
personnes car le web séminaire permet de disposer d’un formulaire d’inscription avec lequel les apprenants pourront s’inscrire au
classe virtuelle web séminaire.
Prérequis :
1.
Etre présentateur CENTRA, pour cela demander les droits spécifiques au gestionnaire Centra de l’académie (pour
Toulouse Claire MOUTIN : [email protected])
2.
Connaître l’environnement de travail CENTRA en ayant participé à une réunion.
3. Avoir administré au moins une fois une réunion CENTRA facilite la prise en main du contexte web séminaire.
 Accès
A partir de la page d’accueil https://foad.orion.education.fr/, accès habituel aux outils de gestion d’évènements (Planning et
différentes fonctionnalités)
Accès création web séminaire par la
fonction « Gérer les événements »
 Vérification disponibilités licences
Avant de créer l’événement vous devez
vérifier que vous disposerez à la date
prévue pour votre web séminaire, des
licences nécessaires (idem réunion)
Vous pouvez visualiser uniquement les événements
pour un jour donné en choisissant la date précise
Liste globale des réunions Centra
planifiées
Bouton de création de l’événement web
séminaire : « Nouveau séminaire web »
Liste globale des web séminaires Centra
planifiés
D. MONLAUR
jeudi 7 juin 2012
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 Création du web séminaire
La création de l’événement web séminaire s’effectue grâce au bouton :
« Nouveau séminaire web » (voir plus haut).
Après une première page de présentation des différentes étapes de la
configuration du web séminaire présentée ci-contre, la première page
« Planning » ci-dessous doit être obligatoirement renseignée afin de
créer le web séminaire ce qui permettra de le voir apparaître ensuite
dans les web séminaires planifiés. Les zones nom événement, date,
heure, durée, nombre de participants doivent être renseignées.
D’autres options peuvent être choisies (Détails ci-dessous)
Un bandeau des étapes de création du web séminaire
affiché à chaque page de la procédure de création
permet de repérer la phase de création.
Nom de l’événement
Date de l’événement
Heure début événement
Durée de l’événement
Nombre de participants : utiliser le nombre
adéquat afin de ne pas bloquer des licences
inutilement.
Choix type événement :
« Symposium » : les participants peuvent
intervenir « Conférence »: les participants ne
peuvent pas intervenir : (lors de la séance les
participants ne pourront intervenir que par
l’intermédiaire des fonctions OUI/NON,.. et le chat
sans pouvoir utiliser leur micro.
Caractéristiques de l’événement :
- Sécurisation par mot de passe
- Rendre accessible à tous Evénement public
- Si vidéo de la séance prévue : autoriser le
téléchargement
- Préinscription obligatoire des participants
- Accord nécessaire à la participation après
l’inscription de chaque participant par le
gestionnaire.
 Ajout d’un « agenda » et « sujet »
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Le gestionnaire reçoit un courriel lorsque ce seuil
d’inscriptions est atteint.
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Cette page permet :
- De préciser le sujet du web séminaire ;
- D’insérer un agenda qui s’apprente à un diaporama .
Un diporama peut être également être téléchargé
directement dans l’environnement de la web conférence
tout comme pour une réunion.
 Affectation des conférenciers
Un seul conférencier principal
Plusieurs co-présentateurs possibles
Pour avoir la possibilité d’affecter un présentateur
ou un co-présentateur , il est nécxessaire qu’il soit
répertorié dans la liste des conférenciers de la
page. Pour cela deux solutions :
- Ajouter un nouveau présentateur à l’aide de
l’option prévue sur la page. Dans ce cas le lien
avec le compte du présentateur (ac-toulouse) ne
sera pas réalisé et le présentateur s’il est un
personnel de la’cadémie ne verra pas cet
événement dans son planning.
- Demander au gestionnaire Centra de l’académie
[email protected] de donner les droits
de conférencier aux présentateurs et coprésentateurs prévus.
Les droits d’enregistrement de la seance web
conférence peuvent être donnés à un
conférencier en particulier . Par défaut , c’est le
créateur du web séminaire qui possède ce droit.
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 Les inscriptions
Une page d’inscription nécessaire pour l’auto inscription des
participants doit être paramétrée. Le lien (créé par Centra)
vers cette page devra être envoyé aux participants potentiels
qui se chargeront individuellement de leur propre inscription.
Possibilité de préciser la description détaillée du
thème du web séminaire
Des éléments tels que la police , la couleur d’arrière plan ou
une image peuvent permettre de personnaliser la page
d’inscription.
 Les sondages
Le web séminaire sous Centra permet de réaliser des sondages auprès des participants à l’incription, après l’événement ….
 Les courriers électroniques
Possibilité de paramétrer des courriers
électroniques d’alerte autour de l’événement

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 Résumé final
Cette étape vous fournit les liens vers les différentes pages utilitaires du web séminaire
Vers la page de
connexion à
l’événement
Lien vers la page
d’inscription
Liens pour contrôle des options choisies dans les
pages précédentes de la configuration du web
séminaire.
Lien de lecture de l’éventuel
enregistrement de la séance
ATTENTION : Ces liens ne sont pas actifs, c’està-dire qu’ils servent au contrôle mais ne peuvent
en aucun cas être utilisés pour réaliser une
quelconque opération.
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CONCLUSION
Une fois le web séminaire crée, il figure dans la liste des événements CENTRA pour le jour spécifié.
Possibilité de
modifier les
caractéristiques du
web séminaire
Consulter, ajouter,
supprimer des inscriptions
Une documentation plus complète concernant la gestion des web séminaires est disponible sur le site de la FOAD :
https://foad.orion.education.fr/
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D. MONLAUR
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Vers l’offre de services du pôle + Identification académique
Bibliothèque
Document au format Word : prise_en_main_web_seminaire
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