réunions - NH Hotel

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Conseils et liste de contrôle
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Conseils et liste de contrôle
1. Pour commencer:
Quel est l’objectif de l’événement?
Quel message souhaitez-vous communiquer à vos participantsv?
Avez-vous fixé une date et un horaire précis, ainsi que quelques dates alternatives en cas
de non disponibilité?
Où voulez-vous que votre événement se déroule: avez-vous un pays ou une ville spécifique
en tête?
Aurez-vous besoin de réserver des chambres pour loger les participants?
Aurez-vous besoin d’un espace de réunion?
Avez-vous réfléchi aux repas et boissons pour l’événement?
Aurez-vous besoin d’un équipement audiovisuel?
Quel pourcentage de votre budget souhaitez-vous consacrer:
Aux chambres des invités
À l’espace de réunion
Aux repas et aux boissons
À la location d’équipement audiovisuel
Avez-vous établi un planning de réunion?
2. Trouver le bon lieu:
Quel type de réunion souhaitez-vous organiser?
Avez-vous défini votre budget?
Quelle est la distance maximale que vous souhaitez parcourir entre l’aéroport le plus
proche et l’hôtel?
3. Chambres pour les invités:
Combien de chambres (total exact ou approximatif) pensez-vous réserver?
Avez-vous confirmé les dates d’arrivée et de départ?
Avez-vous une préférence pour certains types de chambres (simples, doubles,
communicantes, etc.)
Souhaitez-vous que les chambres soient proches les unes des autres sur un même étage?
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Les participants vont-ils s’occuper eux-mêmes de leur réservation, ou une seule et même
personne va-t-elle se charger d’effectuer toutes les réservations pour le groupe?
Est-il important qu’il y ait un accès Wi-Fi dans les chambres?
4. Outil événementiel (page Internet personnalisée pour le groupe):
Aurez-vous besoin d’un site Internet personnalisé pour le groupe? Si oui, parlez-en à votre
interlocuteur référent parmi l’équipe commerciale.
Après l’enregistrement des participants, demandez à l’hôtel une copie de la liste des
chambres sur laquelle apparaissent les noms des participants et leur numéro de chambre.
Cela vous permettra de savoir où se trouve chacun des membres du groupe en cas
d’urgence.
5. Espace de réunion:
Combien de personnes vont participer?
Aurez-vous besoin d’un seul espace ou de plusieurs pièces séparées?
Avez-vous regardé la disposition de l’espace de réunion de l’hôtel?
Avez-vous défini les horaires pour la réunion?
Si l’événement est programmé sur plusieurs jours, les horaires de début et de fin de réunion
vont-ils varier d’un jour à l’autre?
Avez-vous réfléchi à la disposition des sièges dans la salle: configuration de type réception,
théâtre, salle de classe, conférence, banquet, en U, etc.?
Avant de venir inspecter les lieux, demandez à l’hôtel de disposer la salle de réunion
comme vous le souhaitez. Vous pourrez ainsi mieux vous rendre compte de sa
fonctionnalité.
Avez-vous commencé la préparation des badges avec le nom des participants?
De quel type d’équipement audiovisuel aurez-vous besoin?
Notre pack audiovisuel correspond-il à vos besoins?
Aurez-vous besoin d’un podium et d’un micro?
Avez-vous réfléchi au déroulement précis de l’événement?
Aurez-vous besoin de tableaux à feuilles, de tableaux blancs, de carnets, de stylos et de
marqueurs?
Avez-vous pensé à nous demander de préparer la salle et d’installer l’équipement avant le
début prévu de la réunion?
Aurez-vous besoin d’un téléphone avec haut-parleur? Vous êtes-vous renseignés sur les
frais facturés pour les conférences téléphoniques?
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Un service Internet est-il nécessaire? Si oui, de combien de connections aurez-vous besoin
et avez-vous calculé le coût? Nous offrons une connexion Wi-Fi simple et gratuite à tous
les participants et les invités. Sur demande, nous pouvons adapter notre connexion à des
besoins spécifiques.
6. Nourriture et boisson:
Combien de personnes vont-elles manger et boire?
Avez-vous fixé les horaires des repas et des pauses café?
Avez-vous choisi un menu et une carte des boissons?
Aurez-vous besoin d’une salle supplémentaire pour les pauses?
Si les repas et les boissons sont servis pendant la réunion, cela peut-il être fait sans en
déranger le déroulement?
Voulez-vous que du café ou de l’eau soient servis pendant la réunion?
Certains des participants ont-ils des exigences diététiques particulières?
Quels sont les tarifs des repas et boissons?
7. Facturation et paiement:
Qui est en charge du paiement des chambres et de l’espace de réunion?
Comment souhaitez-vous que les extras (appels téléphoniques, service en chambre, etc.)
soient facturés?
Qui est en charge du paiement des chambres et de l’espace de réunion?
Comment souhaitez-vous que les extras (appels téléphoniques, service en chambre, etc.)
soient facturés?
Comment sera effectué le paiement du solde?
Qui sera autorisé à apporter des modifications à la réunion si celles-ci entraînent des frais
supplémentaires?
Est-il nécessaire de verser des arrhes ? Si oui, comment les paiements vont-ils
s’échelonner?
Souhaitez-vous établir une facture globale auprès de l’hôtel ? Si oui, quelles dépenses
peuvent être ajoutées, et qui sera autorisé à effectuer des changements?
8. Extras:
Le stationnement à l’hôtel est-il payant?
Y a-t-il des frais de réservations?
Quels sont les tarifs de services bureautiques tels que l’utilisation d’un photocopieur?
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8. Extras:
L’hôtel propose-t-il un service de navette vers et depuis l’aéroport?
Aurez-vous besoin de chambres, d’espaces publics ou de salles de réception bénéficiant
d’un accès handicapés?
L’hôtel a-t-il connaissance des horaires de livraison et de collecte pour les fournisseurs
externes?
Avez-vous trouvé des occupations à proximité de l’événement pour occuper les invités
avant et après la réunion?
Remarques:
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