Pointeuse virtuelle

Manuel utilisateur
Pointeuse virtuelle
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Table des matières
Pointeuse virtuelle.......................................................................... 3
1.
2.
3.
4.
5.
Concernant la pointeuse virtuelle................................................ 3
Paramétrage préalable .............................................................. 3
2.1 L'écran Gestion des autorisations ........................................ 3
2.2 Les paramètres du système dans les Paramètres de l'entreprise
5
Se connecter sur la pointeuse virtuelle ........................................ 7
Pointer avec la pointeuse virtuelle .............................................. 8
4.1 Consulter les pointages dans l'écran Corrections ................... 9
Options ..................................................................................11
5.1 Pointeuse virtuelle décentralisée ........................................11
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Version 5/06/2008
Pointeuse virtuelle
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Pointeuse virtuelle
1. Concernant la pointeuse virtuelle
La manière classique d'enregistrer les temps de travail via la présentation d'un badge à un terminal lecteur
de badges est de plus en plus souvent remplacée par ce qu'on appelle le terminal virtuel. C'est souvent le
cas dans les environnements de bureaux où la plupart des gens disposent d'un PC et qu'ils ont donc
facilement accès au réseau local.
Dans ce cas, on peut remplacer le lecteur de badges en connectant sur l'application web et en effectuant là
l'enregistrement.
De plus, les lecteurs de badges classiques et les pointeuses virtuelles peuvent être utilisés les uns à côté
des autres. A l'aide de cette option, vous pouvez donner aux personnes qui travaillent à domicile la
possibilité de pointer les heures de travail et de consulter leurs données via leur PC. Vous pouvez aussi
utiliser la pointeuse virtuelle pour les sites ayant un très petit nombre de personnes alors que dans le site
central, vous utilisez des lecteurs de badges classiques.
Le terminal virtuel en ligne est une simple extension des modules standards XTremisWeb. On peut se
connecter via une URL alternative sur le 'terminal virtuel', un écran web, pour introduire ses
enregistrements de pointage. Il y a donc une communication directe entre le navigateur web et le serveur
XTremisWeb.
2. Paramétrage préalable
2.1 L'écran Gestion des autorisations
2.1.1 Profil de sécurité
Dans l'onglet Profils de sécurité de l'écran Gestion des autorisations, vous créez un profil de sécurité
pour les employés qui doivent utiliser la pointeuse virtuelle. A ce profil, vous attribuez les objets de
sécurité qui sont décrits dans le chapitre “Objets de sécurité” en page 4 :
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2.1.2 Objets de sécurité
Dans l'écran Gestion des autorisations, les objets de sécurité sont ajoutés à certains profils de sécurité et
ensuite couplés à certains employés (voir manuel Gestion des autorisations).
Remarque :
L'écran Gestion des autorisations ne peut être utilisé que si vous avez acquis l'option Gestion des
autorisations sur fonctionnalités. Si cette option n'est pas installée, toutes les personnes de votre
entreprise peuvent ouvrir tous les écrans et modifier ou consulter toutes les données. Dans ce manuel,
nous partons du postulat que cette option est installée.
Il y a deux objets de sécurité qui ont trait à l'écran web Pointeuse virtuelle.
Pointer sur la pointeuse virtuelle (8300)
Pour pouvoir se connecter sur la pointeuse virtuelle et pointer.
Se connecter sur la pointeuse virtuelle avec badge (8310)
Pour pouvoir se connecter sur la pointeuse virtuelle via un lecteur de badges qui est raccordé au terminal.
Pour pointer, vous avez aussi besoin de l'objet de sécurité 8300.
2.1.3 Rôles utilisateurs et catégories de rôles utilisateurs
Dans l'écran Gestion des autorisations, onglet Rôles utilisateurs, vous créez un rôle utilisateur pour la
pointeuse virtuelle et vous y liez le profil de sécurité que vous venez de créer (voir chapitre « Profil de
sécurité on page 3 »).
Dans l'onglet Utilisateurs, vous attribuez alors la catégorie de rôle utilisateur et le rôle utilisateur aux
employés qui doivent pouvoir pointer via la pointeuse virtuelle :
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2.2 Les paramètres du système dans les Paramètres de l'entreprise
Dans l'onglet Paramètres du système de l'écran Paramètres de l'entreprise, vous indiquez si certains
des items doivent être ou non masqués pour les utilisateurs.
Pour l'écran Pointeuse virtuelle, les paramètres du système suivants sont à définir :
Classe
XTremisWeb
Paramètre du système
bookTimeLimit
XTremisWeb
overviewTimeLimit
XTremisWeb
VirtualTerminalSafetyCode
Pointeuse virtuelle
Fonction
Ce paramètre détermine après
combien de secondes la barre
temporelle Temps restants est
écoulée (après que vous soyez
connecté)
Ce paramètre détermine après
combien de secondes l'écran
d'aperçu (avec les informations de
vos pointages de la journée)
disparaît si vous n'avez pas cliqué
sur le lien Cliquez ici pour
retourner à l'écran de
connexion.
Valeur 1: la pointeuse virtuelle est
affichée avec un code de sécurité.
Valeur 0: la pointeuse virtuelle est
affichée sans code de sécurité.
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WebBase
VirtualTerminalStyle
Ce paramètre détermine la gamme
de couleurs de la pointeuse
virtuelle. Les feuilles de styles
disponibles sont les même que
dans XTremisWeb.
Valeur 1: Style original (Vert)
Valeur 2 : Brise d’été
Valeur 3: Arctic Blue
Dans l'onglet XTremisWeb de l'écran Paramètres de l'entreprise, vous obtenez une vue d'ensemble
plus simple de tous les paramètres du système ayant trait à XTremisWeb. Vous voyez ici les paramètres
qui ont trait à la pointeuse virtuelle :
•
•
•
Time-out du premier écran (pointer) : correspond au paramètre du système ‘BookTimeLimit’.
Time-out du deuxième écran (aperçu) : correspond au paramètre du système ‘OverviewTimeLimit’.
Utiliser code de sécurité : si le paramètre du système ‘VirtualTerminalSafetyCode’ est à 1, le champ
est coché. Si le paramètre du système est à 0, le champ n'est pas coché.
Si vous modifiez un de ces paramètres dans l'onglet Paramètres du système, la valeur dans l'onglet
XTremisWeb change également et vice-versa.
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3. Se connecter sur la pointeuse virtuelle
1)
2)
3)
4)
Ouvrez l'écran de connexion de la pointeuse virtuelle.
Indiquez dans Nom d'utilisateur votre nom d'utilisateur XTremis.
Introduisez dans Mot de passe votre mot de passe XTremis.
Cliquez sur OK.
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4. Pointer avec la pointeuse virtuelle
Dès que vous avez introduit votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, vous arrivez dans un deuxième
écran où vous pouvez effectuer un pointage :
Vous voyez ici dans Connecté votre
matricule et votre nom et dans Heure du
pointage la date du jour et le moment où
vous vous êtes connecté.
La barre temporelle
Temps restant indique
combien de temps vous
avez pour introduire le
code et pointer. A
l'expiration de ce
temps, l'enregistrement
est annulé et vous
devez à nouveau vous
connecter si vous
voulez effectuer un
enregistrement. Le
temps qui vous est
imparti est déterminé
par le paramètre du
système
‘overviewTimeLimit’.
Si le paramètre du système
‘VirtualTerminalSafetyCode’ a
la valeur 1, XTremis vous
donne à chaque fois que vous
vous connectez un nouveau
code que vous devez recopier
dans Introduisez votre
code ici.
Dans Touche de fonction vous
pouvez choisir une touche de
fonction dans la liste de choix. A
l'aide des touches de fonction, les
collaborateurs peuvent introduire
ou consulter des informations lors
du pointage.
Ex. Les employés peuvent indiquer
via une touche de fonction qu'ils
partent en mission, qu'ils vont chez
le médecin, qu'ils sont rappelés
pour du travail supplémentaire, …
On peut déterminer par employé
quelles touches de fonction il peut
utiliser via sa pointeuse virtuelle.
Pointeuse virtuelle
Dans Information, vous obtenez un
aperçu des pointages qui ont déjà été
effectués ce jour et un certain nombre
de soldes.
On peut déterminer par employé quels
soldes sont affichés lors d'un pointage
dans le champ Totaux au lecteur de
badges dans l'écran Signalétique /
Aperçu tous les employés /
Enregistrement du temps.
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Après avoir pointé, vous obtenez un écran de vue d'ensemble qui permet de confirmer le pointage:
4.1 Consulter les pointages dans l'écran Corrections
Après avoir pointé avec la pointeuse virtuelle, vous pouvez voir dans les écrans de corrections (tant web
qu'IUG) que le pointage est effectué :
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Dans Pointages, la flèche vers le
haut indique qu'un pointage SORTIE
a été effectué.
Dans le sous-onglet Pointages, vous obtenez
plus de détails : dans cet exemple, il s'agit d'un
pointage à 15:36 sans touche de fonction avec la
pointeuse virtuelle.
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5. Options
5.1 Pointeuse virtuelle décentralisée
Dans la plupart des cas, la fonctionnalité 'en ligne' permet à tous les utilisateurs de s'enregistrer. Dans
certains environnements, une mise en place centralisée peut poser des problèmes potentiels parce qu'aucun
fonctionnement 'hors ligne' n'est prévu. Cela peut poser problèmes quand :
• Le réseau (la plupart du temps, le WAN) a un problème
• Le serveur web n'est plus accessible suite à un entretien
Dans la plupart des environnements, les situations mentionnées ci-dessus sont exceptionnelles et sous
contrôle. Dans les grands réseaux ou des environnements avec un grand nombre d'entités décentralisées
sur le WAN, cela peut poser problème puisque les employés ne peuvent pas introduire de pointages tant
que le serveur web n'est pas accessible.
Pour résoudre ce problème, vous pouvez faire appel au module Pointeuse virtuelle décentralisée. Celleci fonctionne identiquement à la version 'en ligne' (mêmes écrans, mêmes possibilités, mêmes messages).
La seule différence réside dans le fait que ce module ne communique pas directement avec le serveur
XTremisWeb mais avec un PC où est installé IIS (Microsoft Internet Information Server) avec un logiciel
IBCU (BLITS). Le logiciel IBCU est une solution de BLITS (solutions du réseau de lecteurs de badges)
qui assure les messages de retour et la sauvegarde des pointages quand le serveur XTremisWeb est 'hors
ligne'. Lors du retour en ligne, les pointages seront envoyés automatiquement.
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