Document d`information concernant les paniers de gestion pour le

DOCUMENT
D’INFORMATION
CONCERNANT LES
PANIERS DE GESTION
POUR LE PERSONNEL
D’ENCADREMENT
CARRIERES.GOUV.QC.CA
Pour approfondir vos connaissances sur
les emplois dans la fonction publique,
consultez le site www.carrieres.gouv.qc.ca.
Dans le présent document, la forme masculine
est employée sans discrimination et dans
le seul but d’alléger le texte.
Vous pouvez obtenir de l’information au sujet
du Conseil du trésor et de son Secrétariat
en vous adressant à la Direction des communications
ou en consultant son site Web www.tresor.gouv.qc.ca.
Direction des communications
Secrétariat du Conseil du trésor
5e étage, secteur 500
875, Grande Allée Est
Québec (Québec) G1R 5R8
Téléphone : 4 1 8 6 4 3 - 1 5 2 9
Sans frais : 1 8 6 6 5 5 2 - 5 1 5 8
[email protected]
Tous droits réservés pour tous les pays.
© Gouvernement du Québec — 2014
Table des matières
Avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1. Description générale d’un panier de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1Utilisation de l’examen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2 Contenu de l’examen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3 Tâches demandées aux personnes candidates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.4 Durée de l’examen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2. Habiletés évaluées par le panier de gestion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3. Correction du panier de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.1 Panier de gestion à développement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2 Panier de gestion à choix multiple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4. Renseignements et conseils pratiques pour bien se préparer à un examen. . . 8
4.1 Renseignements généraux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4.2 Avant l’examen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4.3 Pendant l’examen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Document d’information concernant les paniers de gestion pour le personnel d’encadrement
Avertissement Le présent document contient de l’information générale sur les examens du type panier de gestion
du Secrétariat du Conseil du trésor (ce type d’examen peut aussi être appelé « exercice de gestion »
ou « exercice du courrier »). Sa lecture peut être utile à la préparation des personnes candidates,
mais elle ne constitue pas une condition pour pouvoir faire ces examens.
En cas de divergence entre l’information contenue dans ce document et celle contenue dans un
examen précis, il convient de toujours donner priorité à l’examen.
1.Description générale d’un panier de gestion
1.1Utilisation de l’examen
Le panier de gestion est un type d’examen écrit utilisé pour l’évaluation des personnes candidates
à des emplois de cadre ou de chef d’équipe. Il permet d’évaluer des habiletés de gestion par une
simulation du travail qui doit être accompli dans l’exercice des emplois à pourvoir.
Le Secrétariat du Conseil du trésor dispose de plusieurs examens de ce type, chacun étant adapté
pour le ou les niveaux d’emploi visés. En outre, pour le même niveau d’emploi, il peut y avoir plus
d’un panier de gestion. Dans ce cas, les divers paniers sont différents, notamment au regard des
critères mesurés.
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1.2 Contenu de l’examen
Le panier de gestion est constitué de divers documents qui sont interreliés. Ces derniers permettent
de contextualiser l’environnement de travail où la personne candidate est appelée à assumer un
rôle de supervision, de coordination ou de gestion. Toute cette documentation se réfère à un
ministère ou à un organisme fictif comparable à ceux de la fonction publique québécoise. À l’aide
de cette documentation, vous devez réagir aux mises en situation qui vous sont présentées. Voici
les documents que vous êtes susceptible d’avoir en votre possession lors de la passation d’un
examen de type panier de gestion :
• les consignes de l’examen : comme dans tout examen écrit, des consignes vous sont données.
Le scénario dans lequel vous avez un rôle à jouer, c’est-à-dire le personnage qui sera le vôtre
dans le ministère ou l’organisme fictif déjà évoqué, est présenté dans les consignes. Il importe
de bien prendre connaissance de ces consignes et de situer précisément votre rôle et vos
fonctions dans cette organisation fictive pour répondre de manière appropriée aux questions
de l’examen;
• les documents de référence : ces documents présentent une description détaillée du ministère
ou de l’organisme fictif en vous fournissant notamment un organigramme, une description
des mandats ou une description d’emploi. Tout cela vous est utile pour réagir aux mises en
situation qui vous sont présentées. Les expressions « renseignements de base » et « documents
de base » peuvent aussi être employées pour désigner cette partie de l’examen;
• les mises en situation : les mises en situation sont le cœur de l’examen, c’est-à-dire qu’elles
exposent des problèmes que vous avez à résoudre dans le cadre de l’examen. En effet, la
section sur les mises en situation présente des problématiques analogues à celles qu’une
personne, chef d’équipe ou gestionnaire, est susceptible de rencontrer après son entrée en
fonction. Cette partie peut comporter, entre autres choses, des courriels, des lettres et de
courts rapports.
À titre d’exemple, voici quelques situations courantes de supervision, de coordination ou de
gestion susceptibles de se présenter dans les mises en situation :
• un courriel d’un ou de plusieurs membres du personnel signalant des problèmes de nature
diverse portant, par exemple, sur le climat de travail, le rendement et les horaires;
• une lettre d’un client à propos de problèmes relatifs à la qualité du service;
•
une note des supérieurs portant sur des problèmes de nature diverse concernant la gestion
des ressources humaines et la réalisation des objectifs de travail;
• des documents provenant de différentes sources, par exemple des articles de journaux,
des rapports de consultation, des sondages et des tableaux de données.
À retenir que, pour chacune des mises en situation, le type de problème présenté tient compte
du niveau de gestion évalué et du type d’information habituellement traité par les personnes
occupant le poste visé. La nature, la complexité et le contenu de l’information varient donc d’un
panier de gestion à l’autre. Dans tous les cas, il s’agit de situations fictives ne nécessitant pas de
connaissances particulières relatives au milieu de travail du poste à pourvoir.
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1.3 Tâches demandées aux personnes candidates
Deux types de panier de gestion existent, soit celui à développement et celui à choix multiple. La
tâche qui vous est demandée ainsi que la façon de transmettre vos réponses n’est pas la même
selon le type de panier de gestion.
La documentation jointe à votre convocation précise de quel type est le panier de gestion auquel
vous aurez à répondre.
• Si votre convocation concerne un panier de gestion à développement, votre rôle consistera
à réagir par écrit à chacune des mises en situation en présentant, par exemple, vos décisions,
votre plan d’action, vos recommandations, les personnes visées et les raisons qui motivent la
démarche que vous entendez privilégier. Les consignes de l’examen indiqueront ce que votre
réponse doit plus précisément refléter.
Le panier de gestion à développement contient un cahier de réponse. Celui-ci vous permet
d’inscrire vos réponses pour chacune des mises en situation présentées. Il faut indiquer
clairement sur chaque page du cahier de réponse le numéro de la mise en situation à laquelle
vous répondez. Seul le texte écrit lisiblement dans le cahier de réponse sera considéré
au moment de la correction. Dans certains cas, ce cahier contient un calendrier qui peut
être utilisé pour répondre aux questions de l’examen. Des feuilles de brouillon vous seront
également fournies, mais elles ne seront pas corrigées. Vous devez toujours vous référer aux
consignes de l’examen quant à l’utilisation du matériel fourni.
• Si votre convocation concerne un panier de gestion à choix multiple, les mises en situation
de l’examen seront accompagnées de questions à choix multiple. Le nombre de choix de
réponse peut être de quatre ou de cinq selon la question. Vous devrez indiquer le choix de
réponse qui correspond à l’action que vous choisissez parmi celles proposées et l’inscrire sur la
feuille de réponse fournie à cette fin.
Vous devrez répondre à toutes les questions en noircissant, sur la feuille de réponse, la case
correspondant à la réponse que vous avez choisie. Seules les réponses inscrites sur la feuille
de réponse seront corrigées. La façon de remplir la feuille de réponse vous sera présentée par
la personne responsable de la séance d’examen.
1.4 Durée de l’examen
Vous devez répondre dans un temps limite. Cela peut varier, d’un panier de gestion à l’autre, de
2 h 30 à 3 h 30. La durée précise de l’examen auquel vous devrez répondre sera inscrite dans la
documentation de convocation que vous recevrez.
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2.Habiletés évaluées par le panier de gestion
Le panier de gestion est utilisé pour évaluer plusieurs habiletés requises afin d’exercer des fonctions
de supervision, de coordination ou de gestion. Le nombre d’habiletés et leur nature varient en
fonction du niveau de l’emploi. Cependant, dans l’ensemble, cet exercice a pour objet de mesurer
des habiletés communes aux différents emplois d’un même niveau. C’est ainsi que l’on pourrait
évaluer, par exemple, des compétences comme l’orientation performance, l’agilité et prise de
décision, la planification, l’organisation et l’orientation clientèle.
3.Correction du panier de gestion
La méthode de correction varie selon le type de panier de gestion.
3.1 Panier de gestion à développement
Les paniers de gestion à développement sont corrigés par des experts en correction qui ne connaissent
pas votre identité. Ils appliquent une procédure établie en vue de garantir une évaluation juste
et équitable pour toutes les personnes candidates, notamment en se référant en permanence à
une grille de correction prédéterminée et approuvée par un groupe de spécialistes de la fonction
publique québécoise. Ils bénéficient également d’une formation appropriée et d’un encadrement
structuré. De plus, chaque copie d’examen est corrigée par deux correcteurs indépendants qui
appliquent une procédure respectant les normes professionnelles reconnues dans ce domaine.
Rappelez-vous que seul le texte écrit lisiblement dans le cahier de réponse sera considéré au
moment de la correction. Il faut savoir également que, dans les paniers de gestion, les fautes de
français ne seront pas corrigées.
3.2 Panier de gestion à choix multiple
Les paniers de gestion à choix multiple sont corrigés par lecteur optique et selon une procédure
dont la qualité a été validée par la Commission de la fonction publique. Les réponses attendues
ont été déterminées par la conceptrice ou le concepteur de l’examen en collaboration avec des
spécialistes de la fonction publique québécoise.
Rappelez-vous que seules les réponses inscrites sur la feuille de réponse seront corrigées. Il faut
savoir également que, pour noircir la case indiquant votre choix de réponse sur la feuille prévue
à cette fin, vous devrez utiliser le crayon HB qui vous sera fourni à cette fin en début de séance.
Quel que soit le type du panier de gestion, vos résultats vous seront communiqués par écrit. Dans
le respect des principes d’équité et d’impartialité, aucune autre information concernant l’examen
et les résultats ne sera fournie.
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4.Renseignements et conseils pratiques pour
bien se préparer à un examen
4.1 Renseignements généraux
Les paniers de gestion sont administrés à des groupes, sous la surveillance de responsables. La
durée des séances d’examen est fixée au préalable pour chacun des examens. Les déplacements
à l’extérieur de la salle d’examen seront limités aux urgences. Le temps pendant lequel une
personne s’absente, le cas échéant, ne peut être repris à la fin de la séance d’examen.
4.2 Avant l’examen
Voici quelques suggestions pour vous préparer la veille de l’examen ou durant les jours qui précèdent :
• Relisez la lettre de convocation pour vous assurer de la date, de l’heure et du lieu de
l’administration de l’examen et pour prévoir le matériel autorisé, comme un surligneur
(s’il y a lieu);
• Allez repérer les lieux si vous ne connaissez pas exactement l’endroit où l’examen
sera administré;
• Prévoyez un moyen de transport approprié et le temps nécessaire pour vous rendre au lieu de
l’administration de l’examen;
• Munissez-vous d’une montre afin de pouvoir mieux organiser votre temps pendant l’examen.
Notez que vous ne pourrez pas utiliser de téléphone cellulaire ou toute autre technologie
numérique à cette fin;
• Exercez votre sens critique en ce qui a trait aux « trucs et astuces » que les uns et les autres
ont pu vous donner, car, en ce domaine, la meilleure stratégie à adopter est celle qui vous est
propre. Il est toujours souhaitable d’être authentique et bien concentré devant les questions
d’un examen;
• Rappelez-vous que la meilleure préparation consiste à vous présenter à l’examen reposé et
déterminé à le réussir. Faites-vous confiance et gardez une attitude positive.
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4.3 Pendant l’examen
• Portez une attention particulière aux consignes et directives qui vous sont données. Avant le
début de l’examen, n’hésitez pas à poser des questions si vous ne comprenez pas les consignes
ou les directives, ou pour obtenir plus de renseignements, par exemple sur l’utilisation du
cahier de réponse ou de la feuille de réponse;
•Lisez attentivement les consignes de l’examen. Il est essentiel de bien comprendre la tâche
que vous devez accomplir ou la question à laquelle vous devez répondre. Par exemple, le terme
« énumérer » n’a pas le même sens que le terme « décrire »;
• Prenez quelques minutes pour prendre connaissance du panier de gestion : le nombre de
mises en situation, le temps dont vous disposez, etc. Prévoyez du temps pour chaque mise
en situation;
• Ne vous laissez pas influencer ni distraire par les autres candidates et candidats. Par exemple,
le bruit des pages tournées rapidement ne signifie pas nécessairement que ces personnes
trouvent facilement les réponses;
•Lisez les documents de référence qui vous sont fournis. Cependant, vous ne devriez pas y
allouer plus de temps que celui qui est suggéré dans les consignes, s’il y a lieu;
•Mettez-vous dans la peau du personnage que l’on vous demande d’incarner en tenant compte
des renseignements contenus dans les documents de référence : date d’entrée en fonction,
niveau de l’emploi, politique de l’organisation, etc. Vous devez bien saisir votre position dans
l’organigramme et vous situer par rapport à vos subordonnés et à votre supérieur. Abordez les
situations problématiques comme si elles étaient réelles;
• Agissez comme si vous arriviez dans un nouveau milieu de travail, tel que le panier de gestion
vous le suggère, notamment en y présentant un ministère ou un organisme fictif;
• Lisez très attentivement chacune des mises en situation avant de répondre afin de bien en
comprendre le sens;
• Ne présumez de rien. L’information qui vous est fournie est suffisante pour répondre aux
questions ou pour réagir aux mises en situation;
• Utilisez le calendrier mis à votre disposition, s’il y a lieu, afin de vous aider à planifier vos
activités selon les priorités que vous aurez établies;
• Prévoyez du temps pour transcrire lisiblement vos réponses dans le cahier de réponse ou la
feuille de réponse à choix multiple et pour réviser ces dernières si vous le jugez nécessaire;
• Pour les paniers de gestion à développement, assurez-vous de formuler des réponses claires
et précises. Vous devez inscrire toutes les étapes que vous jugez importantes dans votre
résolution de problème. Décrivez bien vos solutions, vos recommandations, votre analyse ou
tout autre élément que vous considérez comme pertinent dans le contexte de la résolution
des problèmes. Le style télégraphique est acceptable. Cependant, prenez soin de fournir des
réponses complètes en mentionnant, au besoin, ce à quoi vous faites référence dans la mise
en situation.
Bon succès à tous!
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