CADRE ADMINISTRATIF Article 10 : Gestion des fichiers

A.D.V.
GUIDE DES BIBLIOTHÈQUES SONORES
307 - 01
Novembre 2007
CADRE ADMINISTRATIF
Article 10 : Gestion des fichiers :
A) Obligation de gestion informatique : Chaque BS doit, au moyen du logiciel de gestion approprié,
tenir à jour les fichiers nécessaires à son fonctionnement et à la production des états d’activité.
B) Conformité aux règles de la C.N.I.L. : L’Association ayant fait une déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, les fichiers de personnes doivent être tenus conformément
aux exigences précisées en page 307/7.
Article 11 : Donneurs de voix et donneurs de temps :
Ils sont membres actifs de l’Association
Ils sont assujettis au paiement d’une cotisation annuelle.
A) Période considérée : Pour le décompte des membres, la période considérée est celle qui s’étend du 1er
janvier au 31 décembre de l’année précédent la déclaration.
B) Les Donneurs de Voix : Sont comptabilisés ceux qui :
se sont acquitté de leur cotisation pour la période considérée,
et ont produit au moins un ouvrage durant cette période.
C) Les Donneurs de Temps : Sont comptabilisés ceux qui :
se sont acquitté de leur cotisation pour la période considérée,
et ont consacré du temps aux permanences ou à la gestion de la BS durant cette période,
et ne sont pas des Donneurs de Voix.
Il s’agit des animateurs de permanences et des responsables ou chargés de mission.
Article 12 : AudioLecteurs :
Bénéficiaires de l’Association, ils ne sont pas membres de l’Association et, par conséquent, ne sont pas assujettis au paiement d’une cotisation.
Pour être inscrite au fichier des audiolecteurs, une personne doit produire :
un certificat médical attestant qu’elle n’a pas une vision suffisante pour lire,
ou une carte d’invalidité de la vue.
Lors de la déclaration annuelle, ne seront comptabilisées que les personnes ayant, en outre, lu au moins un
ouvrage durant la période considérée.
Les AudioLivres :
A) Définitions :
L’audiolivre : Fruit du travail du Donneur de Voix, l’audiolivre est la transcription sonore de l’ouvrage
papier. Le DDV fournit à la BS un original qui sera ou non dupliqué. L’audiolivre comporte donc, au
minimum, un exemplaire. Les exemplaires d’un audiolivre se distinguent par leur destination :
Exemplaires mères et filles : Un exemplaire que l’on destine à la sauvegarde est une « mère ». Il ne
sera pas prêté mais archivé en prévision d’un incident survenant à un exemplaire circulant ou « fille ».
Supports et formats : Les audiolivres sont enregistrés sur des supports physiques comme les cassettes, les cédéroms, les DVD, les disques durs etc. Les cassettes ont un format analogique, les autres un
format numérique. On distingue le format numérique audio (CDA) et le format MP3 qui est compressé.
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B) Champs indispensables pour chaque audiolivre :
Le numéro d’enregistrement,
Le ou les auteurs,
Le titre, précédé si besoin de la saga ou série et/ou de la tomaison,
L’éditeur et son code droit,
Le donneur de voix,
Les dates de fabrication,
Le statut de déclaration,
Accessoirement le genre littéraire (voir le CDU).
C) Champs indispensables pour chaque exemplaire :
La
Le
Le
Le
La
La
destination (mère ou fille),
support (K7, CD, DVD, DD, etc.),
format (analogique, CDA, MP3),
nombre de supports,
durée d’écoute,
disponibilité.
D) Autorisations d’enregistrer : L’enregistrement d’un ouvrage se fait en accord avec la BS concernée et
en fonction de l’autorisation de l’éditeur. Les autorisations doivent être sollicitées dans les conditions indiquées à la page 404/1.
E) Suivi des enregistrements : Il est opportun de suivre les délais de réalisation des enregistrements et
de procéder éventuellement à des relances.
F) Catalogue : Le catalogue des ouvrages enregistrés est fourni gratuitement à l’audiolecteur. Il est souhaitable d’en faire une édition annuelle.
G) L’état des statistiques et des activités : Cet état est disponible à la page 307/4.
Période considérée : Pour le décompte des audiolivres, la période considérée est celle qui s’étend du 1er
janvier au 31 décembre de l’année précédent la déclaration.
Gestion des prêts :
Les permanences doivent avoir lieu au minimum une fois par semaine. Pendant les permanences, les prêts
sont soit remis en main propre à l’audiolecteur, soit effectués par voie postale, en franchise, à l’aide des
valisettes prévues à cet effet.
Les statistiques feront ressortir cette proportion ainsi que le type de supports prêtés (K7, CD, MP3). Au
retour de prêt, il y aura lieu d’effectuer un contrôle très sérieux des supports prêtés et d’en assurer la remise
en état si nécessaire.
Audiorevues :
Un certain nombre de BS font enregistrer des périodiques, journaux et magazines, avec l’accord de ces
publications. Ces enregistrements sont fait non seulement à l’attention de leurs propres audiolecteurs mais
également au profit de ceux d’autres BS.
Le service se fait par abonnement. Le prêt des audiorevues bénéficie également de la gratuité et de la
franchise postale. Les valisettes sont la plupart du temps remplacées par des enveloppes spéciales.
Il est aujourd’hui envisagé une mutualisation des tâches pour répondre au délai d’enregistrement très bref
suivant la parution du périodique. Le nombre d’exemplaires n’étant pas limité, seul le Peer to Peer pourra
permettre de développer sa diffusion à l’échelon national.
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