FICHE DE POSTE D`ATTACHE D`ADMINISTRATION

CNG/DCAEMDP/UCAN/JPH/AAH-2015
FICHE DE POSTE
D’ATTACHE D’ADMINISTRATION HOSPITALIERE
Responsable de l’accueil et des admissions
À remplir par le directeur d’établissement ou le directeur des ressources humaines
Intitulé de l’établissement :
Centre Hospitalier Universitaire de Limoges
Adresse de l’établissement :
2 Avenue Martin Luther King 87042 LIMOGES cedex
Personne à contacter
Nom : Gala MUNFORTE
Fonction : Directrice des affaires financières, contractualisation et
contrôle de gestion
Téléphone :
Adresse électronique : [email protected]
05 55 05 60 20
Présentation générale
Présentation générale de l’établissement :
Le CHU de Limoges, créé en 1974, a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la
recherche et l’innovation. Les personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (l’hôpital Dupuytren, l’hôpital
Jean Rebeyrol, l’hôpital du Cluzeau, l’hôpital de la mère et de l’enfant et l’EHPAD Dr Chastaingt) et d’un
Centre de biologie et recherche en santé. Les instituts de formations et la faculté de médecine et
pharmacie de Limoges permettent aussi de former les personnels soignants et médicaux de demain.
Les équipes labellisées Inserm et les différents et nombreux projets reconnus au niveau national et
européen illustrent la volonté du CHU de Limoges de développer ses activités de recherche.
Présentation des services : nombre de lits, effectifs, budget …
Les services sont regroupés en 6 pôles hospitalo-universitaires (biologie-cancer, soins aigus bloc et imagerie,
mère-enfant, thorax-abdomen, neurosciences – tête – cou – os, clinique médicale et gérontologie clinique).
Capacité d’accueil : 1998 lits et places installés au 31/12/2015
Budget 2015 :
. ressources : 505 926 995
. charges : 511 089 410
Identification du poste
Fonction :
Responsable de l’accueil et des admissions des secteurs :
- consultations et actes externes (20 agents et 1 ACH)
- admissions et accueil hôpital annexe Rebeyrol (8 agents et 1 ACH)
- bureau administratif des urgences (10 agents)
- admissions et accueil hôpital Mère-Enfant (13 agents et 1 ACH)
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- admissions hôpital annexe Le Cluzeau (4 agents)
- accueil site principal Dupuytren (7 agents)
- admissions hospitalisation site principal Dupuytren (17 agents en mutualisation avec la
responsable de la facturation et 1 ACH)
Position dans la structure :
Liaisons fonctionnelles :
- équipes des admissions et des différents bureaux d’admissions
- attachés et ACH du pôle « Ressources »
- Service de l’Information Médicale et de l’Evaluation
- service social
- médecins, cadres supérieurs et cadres de santé
- Trésorerie principale
- responsables des divers secteurs de la CPAM et autres organismes de protection sociale, tutelle
Missions générales :
Missions générales :
- L'Attaché d'Administration relève de la Direction des Affaires Financières. Il est chargé, sous l’autorité
du directeur des affaires financières, et en lien avec les autres attachés d’administration du domaine
accueil et prise en charge administrative des patients, de mettre en oeuvre la politique de qualité
d’accueil et des admissions en vue d’une facturation de qualité.
- Il organise et manage les sept secteurs et met en œuvre les mesures nécessaires pour atteindre les
objectifs qui lui ont été fixés dans le cadre de la politique définie.
Missions permanentes :
Pilotage de domaine :
- Veille à la qualité de l’accueil des usagers, à la qualité des informations collectées pour assurer un bon
recouvrement des recettes.
. participe au PPF (point processus facturation, DSI – gestion du patient)
. participe au GOF (Groupe Opérationnel facturation, CPAM-TP-CHU)
. participe au GCL (groupement de coordination locale dans le cadre de FIDES)
. participe à la CIV (Cellule Identito Vigilance)
. est chargé du suivi de la réglementation, de l’analyse et de l’application des textes (information
des équipes et des services)
. est chargé du contrôle de qualité relatif à : l’accueil des patients, le recueil des renseignements
pour la facturation, le traitement du contentieux
- participe à la mise en œuvre des évolutions du système de gestion des patients en relation avec les
services ad hoc de la DSI
- participe à la mise en œuvre des réformes T2A – LAM (réforme de l’assurance maladie) – B2/Noémie facturation directe
- harmonise les pratiques des agents des différents secteurs en particulier dans le cadre du projet FIDES
- supervise le poste de l’état civil – formalités liées aux décès
- rencontre les représentants des services de soins pour tous les problèmes liés à l’admission des
patients.
Management des secteurs :
- Organise, gère et manage les équipes des sept secteurs
. définition de priorités dans les activités, au regard des différentes alternatives, lors des
situations de crise
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. gestion des plannings et des effectifs : adapter les effectifs de chaque secteur en fonction des
besoins en cas d’arrêt maladie.
. évaluation et notation des personnels : fixation des objectifs et évaluation des résultats pour
aboutir à la notation
. recueil des besoins en formation des personnels
. élaboration et suivi des indicateurs d’activité des secteurs
Missions spécifiques (en complément de la mission principale)
- signature des registres des décès à la mairie de Limoges
- Missions spécifiques transversales ponctuelles
- Participe à la préparation et à la mise en œuvre du plan blanc
Présentation du service et de l’équipe où l’Attaché(e) va exercer
La Direction des Affaires Financières, du contrôle de gestion et de la contractualisation regroupe
plusieurs domaines qui travaillent en étroite collaboration :
- Finances – Recettes et Accueil et Prise en charge administrative des patients (APAP)
- Contrôle de gestion
- Contractualisation
L'Accueil et la prise en charge administrative des patients admis aux urgences, hospitalisés ou
consultants externes, a lieu :
à l'hôpital Dupuytren :
• accueil dans le hall au RC
• service des Consultations Externes au RC
• admissions-hospitalisations au RC
• bureau administratif des urgences au 1er sous sol
à l’hôpital du Cluzeau
à l’hôpital Jean Rebeyrol
à l’hôpital Mère Enfant.
•Tous ces secteurs sont chargés de collecter les informations relatives aux patients (identité, caisse
d’assurance maladie et organismes complémentaires) en respectant les consignes d’identito-vigilance
de l’institution. La complétude des dossiers dans le logiciel de gestion des malades doit permettre une
facturation hebdomadaire des dossiers d’hospitalisation et de consultations externes.
Les litiges issus de ces facturations sont traités par les agents du contentieux.
•L’orientation des patients et du public est assurée par les agents d’accueil.
•Les formalités liées aux décès sont assurées par les admissions-hospitalisations de l’hôpital Dupuytren
et de Rebeyrol.
Cette mission est confiée au Bureau administratif des urgences quand ces deux secteurs sont fermés.
•Les personnels autorisés dans le cadre des décisions relatives aux régies prennent les dépôts et
vendent les tickets des repas/lits accompagnants.
Compétences requises / prévues
Connaissances particulières requises / prévues :
Formations / qualification : diplôme universitaire
Connaissances particulières :
- financement de l’hôpital (T2A, LAM, EPRD [état des prévisions
de recettes et de dépenses])
- gouvernance de l’hôpital
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- management d’équipe et principes de gestion des ressources humaines
- appétence pour l’informatique
Qualités professionnelles requises / prévues :
Expériences professionnelles :
- dans l'organisation et le fonctionnement interne d'un établissement hospitalier
- expérience en encadrement d'équipe indispensable
Qualités professionnelles :
- sens du service public
- sens du contact avec les usagers
- rigueur et méthode
- initiative et diplomatie
- sens de l’écoute et du dialogue
Autres
Contraintes et avantages liés aux postes :
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