les incontournables de l`organisation d`un challenge gpe bpce

LES INCONTOURNABLES DE L’ORGANISATION D’UN
CHALLENGE GPE BPCE SPORTS…
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Constitution d’une EQUIPE d’Organisation locale
Démarche des SPONSORS en amont de la manifestation
Prévision de la gestion des TRANSPORTS
Aide Financière aux Organisateurs : le Groupe BPCE SPORTS
contribue financièrement à postériori à hauteur de 10 € /
personne, sur demande écrite de l’Organisateur au plus tard 2
mois après l’organisation du Challenge
Budget prévisionnel à maîtriser en fonction des Challenges
précédents
Hébergement : regrouper si possible l’ensemble des
participants dans le même Etablissement, et en tout état de
cause, prévoir les différents sites d’hébergement de façon
homogène (même catégorie)
Commencer par consulter BELAMBRA ou VILLAGES CLUB DU
SOLEIL ou RENOUVEAU VACANCES : accords passés avec le
Groupe BPCE SPORTS
Repas : essayer de prévoir un lieu permettant à l’ensemble des
participants de manger ensemble
DINER DE GALA ou SOIREE DE CLOTURE : prévoir une animation
simple et festive
Rédaction d’une PLAQUETTE de PRESENTATION à l’effigie du
Groupe BPCE SPORTS : utiliser la maquette à la disposition des
Organisateurs sur notre site www.groupebpcesports.fr
COMMISSION COMMUNICATION / EVENEMENTS DU MARDI 19 MAI 2015 BIS
 Signalétique : bien disposer des ROLLS UP de BPCE SPORTS et
de BPCE MUTUELLE, ainsi que de la BANDEROLLE de BPCE
SPORTS, et les réclamer au cas échéant à Claire VIGNA
 DELEGUE DU CHALLENGE : il est nommé par le C.A et il est le
garant du bon respect de nos STATUTS, de notre R.I ainsi que
de la règlementation de la discipline. Sa présence est donc
OBLIGATOIRE au sein d’un Challenge du Groupe BPCE SPORTS
 Prévoir la prise en charge du Délégué BPCE SPORTS sur la
manifestation (frais d’hébergement et de repas) : mais cela
reste FACULTATIF, même si cela fait partie des « bonnes
pratiques » de courtoisie
 Prévoir l’intervention de Christian LUGIER / KINE sur la
manifestation, en passant par BPCE MUTUELLE via Véronique
ROCHETTE ou Jacques RIVIERE
 Discours d’ACCUEIL : ne pas oublier de présenter les
personnalités présentes, et de remercier les différents
SPONSORS. Et penser à présenter le DELEGUE / BPCE SPORT du
CHALLENGE, tout en lui laissant un temps de parole pour
présentation du Groupe BPCE SPORTS
 Présentation d’une VIDEO de PRESENTATION de nos ACTIVITES
avec commentaires de notre Président accompagné d’1 ou 2
personnes
 RESULTATS : se référer impérativement au REGLEMENT de la
DISCIPLINE concernée diffusé sur le site du Groupe BPCE
SPORTS
 RESULTATS : prévoir un lieu d’affichage et s’assurer que ces
résultats soient disponibles auprès du DELEGUE avant la remise
des PRIX
 ARBITRES : très important : recourir au cas échéant à des
arbitres officiels de la FEDERATION SPORTIVE concernée
 PERSONNALITES : préciser les membres de la Direction ou les
personnalités politiques pressenties pour se rendre sur la
manifestation
COMMISSION COMMUNICATION / EVENEMENTS DU MARDI 19 MAI 2015 BIS
 TROUSSE DE SECOURS : à prévoir sur le site de la compétition
par l’Organisateur
 Prévoir une ASSURANCE R.C spécifique à la manifestation
 ROLE DU DELEGUE : il doit réaliser un reportage PHOTOS et
rédiger un compte rendu pour BPCE MUTUELLE et pour le
Groupe BPCE SPORTS ; et ne pas oublier d’adresser des
remontées d’info synthétiques pour FACEBOOK –via François
VENET – et pour notre SITE / INFOS CHRONOS –via Sébastien
SANSOULET
 TROPHEES : prévoir de privilégier les COUPES pour les
CHALLENGES EQUIPE / CATEGORIE (les 3 premiers) ; et
remettre le TROPHEE du CHALLENGE ENTREPRISE (la flamme
BPCE SPORTS)
 Discours de CLOTURE : penser à remercier l’ensemble des
participants, les sponsors, l’équipe d’organisation, puis laisser
le DELEGUE BPCE SPORTS remettre le CHALLENGE du FAIR PLAY
 Proposer un nouvel Organisateur pour le Challenge suivant ?
« LE SPORT EN ENTREPRISE, VECTEUR DE BIEN ETRE POUR TOUS ! »
« LE SPORT EN ENTREPRISE, TOUS ENSEMBLE POUR UNE MEME
PASSION ! »
« LE SPORT EN ENTREPRISE, ACCELERATEUR DE BIZZ ! »
COMMISSION COMMUNICATION / EVENEMENTS DU MARDI 19 MAI 2015 BIS