Utiliser les services de communication dans l`iPad

Avant de commencer
À propos
Ce document a pour but d’aider les utilisateurs à configurer et utiliser les services de
communication Exchange de l’ENT ITOP sur iOS.
Présentation
ITOP propose des services de communication accessibles en ligne, sur le portail de
l’ENT. Parmi eux, on trouve des services comme :
- la messagerie.
- le carnet d’adresses.
- l’annuaire.
- le calendrier.
- les notes.
- les tâches.
Tous ces services peuvent être liés à l’iPad afin d’y accéder depuis les applications
natives d’iOS.
Les correspondances
Voici à quels endroits dans iOS il est possible de consulter et utiliser les services de
l’ENT :
- la messagerie de l’ENT = Mail dans iOS.
- le carnet d’adresses de l’ENT = Contacts dans iOS.
- l’annuaire de l’ENT = Contacts dans iOS.
- le calendrier de l’ENT = Calendrier dans iOS.
- les notes de l’ENT = Notes dans iOS.
- les tâches de l’ENT = Rappels dans iOS.
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Configuration et utilisation avec l’iPad
Configurer son compte
Les étapes à suivre pour connecter son compte dans l’iPad avec iOS 10 :
1. Ouvrir l’application Réglages puis dans la colonne de gauche, choisir
Mail.
2. Appuyer dans la colonne de gauche sur Ajouter un compte.
3. Choisir Exchange.
4. Les éléments à saisir sont :
- Adresse : l’adresse courriel de l’ENT de l’utilisateur.
- Mot de passe : le mot de passe de son compte ENT.
- Description : une description de la boite pour l’application Mail.
 
5. Cliquer sur Suivant, en haut à droite.
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Le serveur de l’ENT n’est pas en mesure de délivrer les dernières informations, nécessaires à la configuration : il faut donc les renseigner manuellement.
1. Les derniers éléments à saisir sont :
- Serveur : mail.enteduc.fr (78) ou www.enc92.fr (92)
- Domaine : laisser vide.
- Nom d’utilisateur : l’identifiant utilisé pour se connecter sur le
site de l’ENT.
 
2. Cliquer sur Suivant, en haut à droite.
Si tout s’est bien passé, l’écran suivant propose d’activer les services que l’on souhaite retrouver sur l’iPad. On choisira d’activer tous les services proposés :
- Mail
- Contacts
- Calendrier
- Rappels
-
Notes
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On termine la procédure en appuyant sur Enregistrer, en haut à droite.
Les services sont maintenant configurés, voyons comment les utiliser.
Utiliser les services de communication dans l’iPad
Désormais, tout ce qui va être réalisé au niveau du site web de l’ENT sera automatiquement répercuté dans l’iPad, et inversement.
Les courriels
Les courriels sont synchronisés entre l’ENT et l’iPad. Attention cependant : dans iOS,
on ne peut pas synchroniser tous les courriels au moment de l’inscription. Il ira chercher tous ceux qui ont été reçus depuis une semaine, par défaut.
Il est possible d’augmenter cette période :
- Appuyer sur Réglages - Mail - Comptes et choisir le compte de l’ENT.
- Appuyer sur E-mails à synchroniser et choisir la période souhaitée.
Vous disposez désormais des messages sur votre iPad. Vous pouvez les consulter, y
répondre et composer de nouveaux messages dans l’application Mail.
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Le carnet d’adresses
Tous les contacts qui sont enregistrés dans Mon carnet d’adresses de l’ENT sont
automatiquement synchronisés dans l’application Contacts.
L’annuaire
L’annuaire n’est, par contre, pas synchronisé. La raison est simple : dans un établissement, le nombre d’utilisateurs dans cet annuaire est conséquent. En comptant les
enseignants, les élèves, les parents et le personnel administratif, ce sont plusieurs
milliers de comptes qu’il faudrait synchroniser sur chaque tablette. C’est pour cela
que l’annuaire est disponible uniquement en consultation.
Pour consulter l’annuaire depuis l’iPad :
1. Se rendre dans l’application Contacts.
2. Appuyer sur Groupes, en haut à gauche de la fenêtre.
3. Un groupe est présent mais ne peut pas être coché pour être affiché :
c’est l’annuaire de l’ENT et il s’appelle Liste d’adresses globale suivi
de la description du compte, qui a été donnée lors de la configuration.
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4. Appuyer sur Liste d’adresses globale, la fenêtre des groupes a laissé
place à une fenêtre de recherche.
5. Saisir dans le champ de Recherche les premières lettres du destinataire
(4 lettres minimum) : les propositions s’affichent.
Une fois le correspondant trouvé, il est possible de réaliser des actions depuis sa
fiche, comme lui envoyer un courriel, l’ajouter à ses contacts, etc.
 
Astuce : il est possible de profiter de l’annuaire dans Mail. Lors de la saisie d’un destinataire, taper au moins 4 lettres et patienter le temps que les résultats de la recherche s’affichent dans une bulle dont la liste commence par la mention Détecté
sur les serveurs. Il est, par ce biais, également possible de faire des recherches
de listes de diffusion, en tapant par exemple le mot élève ou professeur.
 
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Le calendrier
Tous les évènements présents dans le calendrier de l’ENT sont synchronisés dans
l’iPad et inversement. Ils peuvent être visibles dans l’application Calendrier.
Pour inviter des contacts à un évènement, on utilisera la même procédure de recherche dans l’annuaire que pour les courriels .
 
Les notes
Les notes saisies dans l’ENT, dans la rubrique Courrier, sont synchronisées dans
l’application Notes de l’iPad.
 
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Les tâches
Les tâches saisies dans l’ENT, dans la rubrique Courrier, sont synchronisées dans
l’application Rappels de l’iPad.
 
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