cours access 97 base

Transcription

COURS ACCESS 97 BASE
CHAPITRE 1. CONCEPTUALISATION ...........................................................................................................4
UTILITE D'UNE BASE DE DONNEES ...................................................................................................................4
TERMINOLOGIE .............................................................................................................................................4
LA METHODE MERISE .....................................................................................................................................4
CHAPITRE 2. PRESENTATION D'ACCESS ....................................................................................................6
QU’EST-CE QUE ACCESS ........................................................................................................................6
NOTIONS ESSENTIELLES .................................................................................................................................6
Qu’est-ce qu’une table ? ................................................................................................................6
Champs (Field)...............................................................................................................................7
Clés (Key) ......................................................................................................................................7
Clé primaire (Set primary Key) ......................................................................................................7
Table source...................................................................................................................................7
Table destination............................................................................................................................7
Relations ........................................................................................................................................7
Les liens de type 1-1.......................................................................................................................8
Les liens de type 1-N ......................................................................................................................8
Imprimer, afficher et retrouver des informations ............................................................................8
Qu’est-ce qu’un Etat (report) ? ......................................................................................................8
Qu’est-ce qu’un formulaire ( forms) ? ............................................................................................8
Qu’est-ce qu’une requête (Query) ?................................................................................................8
Qu’est-ce qu’une macro ? ..............................................................................................................8
Qu’est-ce qu’un module ?...............................................................................................................9
LANCER ACCESS ...........................................................................................................................................9
Sélectionner une commande dans un menu.....................................................................................9
Quitter Access ................................................................................................................................9
CHAPITRE 3. GESTION DES TABLES ..........................................................................................................10
CRÉER UNE NOUVELLE BASE DE DONNÉES .....................................................................................................10
OUVRIR UNE BASE DE DONNÉES EXISTANTE ..................................................................................................10
LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES ....................................................................................................................11
FERMER UNE BASE DE DONNÉES ...................................................................................................................12
CRÉATION D'UNE TABLE ..............................................................................................................................12
DÉFINIR LES CHAMPS ...................................................................................................................................13
LE NOM DES CHAMPS ...................................................................................................................................13
LE TYPE DE DONNÉES ..................................................................................................................................14
Le type Texte ................................................................................................................................15
Le type Mémo...............................................................................................................................15
Le type Numérique .......................................................................................................................15
Le type Date/Heure ......................................................................................................................15
Le type Monétaire ........................................................................................................................15
Le type Compteur .........................................................................................................................15
Le type Oui/Non ...........................................................................................................................15
Le type Liaison OLE.....................................................................................................................15
LA DESCRIPTION DES CHAMPS ......................................................................................................................16
DÉFINIR LES PROPRIÉTÉS D'UN CHAMP..........................................................................................................16
La propriété Taille du champ .......................................................................................................17
La propriété Taille du champ pour les champs de type Texte........................................................17
La propriété Taille du champ pour les champs de type Numérique ...............................................17
La propriété Format .....................................................................................................................18
La propriété Format pour les champs de type Numérique, Monétaire et Compteur.......................18
La propriété Format pour les champs de type Date/Heure............................................................18
La propriété Format pour les champs de type Oui/Non.................................................................19
Institut de Formation à l’Informatique pour le Développement de l’Entreprise
Page 1
La propriété Format pour les champs de type Texte et Mémo .......................................................19
La propriété Décimales ................................................................................................................19
La propriété Légende ...................................................................................................................19
La propriété Valeur par défaut .....................................................................................................20
La propriété Valide si...................................................................................................................20
La propriété Message si erreur.....................................................................................................21
La propriété Indexé ......................................................................................................................21
DÉFINIR LA CLÉ PRIMAIRE ............................................................................................................................21
CORRIGER DES ERREURS DANS LA STRUCTURE ..............................................................................................22
Insérer un nouveau champ............................................................................................................22
Supprimer un champ ....................................................................................................................23
Déplacer un champ ......................................................................................................................23
SAUVEGARDER LA STRUCTURE DE LA TABLE .................................................................................................23
SAISIE ET MODIFICATION DE DONNEES...........................................................................................24
Ouvrir une table ...........................................................................................................................24
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE ......................................................................................24
Copier les données du champ précédent .......................................................................................25
Modifier une valeur par défaut.....................................................................................................25
Se déplacer à l'aide des touches de déplacement ..........................................................................25
Se déplacer dans les enregistrements à l'aide de la souris ............................................................25
MODIFIER LES ENREGISTREMENTS................................................................................................................26
Supprimer un enregistrement........................................................................................................26
PERSONNALISER L'AFFICHAGE DE LA TABLE ..................................................................................................27
Modifier la largeur des colonnes à l'aide du menu .......................................................................27
Modifier la largeur des colonnes à l'aide de la souris...................................................................27
Déplacer des colonnes..................................................................................................................27
Masquer des colonnes ..................................................................................................................28
Afficher des colonnes ...................................................................................................................28
Figer des colonnes .......................................................................................................................28
Libérer les colonnes figées ...........................................................................................................29
Modifier la hauteur des lignes par le menu...................................................................................29
Modifier la hauteur des lignes a l'aide la souris ...........................................................................29
Modifier la mise en forme de caracteres.......................................................................................29
Supprimer ou activer l'affichage du quadrillage ...........................................................................29
Enregistrer les modifications de formats ......................................................................................30
RECHERCHER LES DONNÉES À MODIFIER .......................................................................................................30
Rechercher des données ...............................................................................................................31
Rechercher et remplacer des données...........................................................................................33
FERMER UNE TABLE ....................................................................................................................................33
RESTRUCTURATION D'UNE TABLE ....................................................................................................34
MODIFIER LE TYPE DE DONNÉES D'UN CHAMP................................................................................................34
Modifier la propriété Taille d'un champ .......................................................................................35
Ajouter une clé primaire ou un index............................................................................................35
CHAPITRE 4. RELATIONS ENTRE LES TABLES .......................................................................................36
LES DIFFÉRENTS TYPES DE RELATIONS ..........................................................................................................36
LES RÈGLES D'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE.....................................................................................................37
CRÉER DES RELATIONS ENTRE DES TABLES ...................................................................................................37
LIMITATIONS DANS LA RELATION ENTRE LES TABLES.....................................................................................37
SUPPRIMER UNE RELATION...........................................................................................................................38
CHAPITRE 5. LES REQUETES.......................................................................................................................39
CRÉER UNE REQUÊTE SÉLECTION..................................................................................................................39
Insérer, supprimer et déplacer des champs dans la réponse..........................................................40
Déplacer un champ ......................................................................................................................40
Supprimer un champ ....................................................................................................................40
Sauvegarder une requête ..............................................................................................................40
Fermer la fenêtre Requête ............................................................................................................41
Page 2
UTILISER UNE REQUÊTE SAUVEGARDÉE ........................................................................................................41
Trier les enregistrements à visualiser ...........................................................................................41
Sélectionner les enregistrements à visualiser................................................................................42
SPÉCIFICATION D'UNE CONDITION SIMPLE .....................................................................................................42
Correspondances exactes .............................................................................................................42
Utiliser les opérateurs de comparaison ........................................................................................43
Spécification d'une condition complexe ........................................................................................43
Les opérateurs spéciaux ...............................................................................................................44
LES EXPRESSIONS MATHÉMATIQUES .............................................................................................................45
Masquer l'affichage d'un champ dans la feuille de réponses.........................................................46
Créer des champs calculés ...........................................................................................................47
Afficher des valeurs uniques.........................................................................................................47
AJOUTER UNE TABLE OU UNE REQUÊTE .........................................................................................................48
Supprimer une table ou une requête .............................................................................................48
Joindre les tables .........................................................................................................................49
EFFECTUER DES CALCULS SUR LES ENREGISTREMENTS D'UNE REQUÊTE ..........................................................50
CRÉER DES REQUÊTES ACTION .....................................................................................................................51
Créer des requêtes Mise à jour.....................................................................................................52
Créer des requêtes Ajout ..............................................................................................................52
Créer des requêtes Suppression....................................................................................................53
Créer des requêtes Création de table............................................................................................54
CHAPITRE 6. LES FORMULAIRES ...............................................................................................................56
CRÉER UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT ..................................................................................................56
Création d'un formulaire :............................................................................................................57
CRÉER UN FORMULAIRE SANS L'ASSISTANT...................................................................................................58
La fenêtre Formulaire ..................................................................................................................58
Les différentes zones d'un formulaire............................................................................................59
LES CONTRÔLES ..........................................................................................................................................60
Déplacer des contrôles.................................................................................................................61
Redimensionner des contrôles ......................................................................................................61
Supprimer des contrôles ...............................................................................................................61
Changer le style et l'alignement du texte ......................................................................................62
Modifier les couleurs et les effets spéciaux ...................................................................................62
Ajouter des contrôles liés pour afficher des données de la table ...................................................62
Utiliser la boîte à outils pour créer des contrôles .........................................................................63
MODIFIER L'ORDRE DE TABULATION DES CHAMPS DANS UN FORMULAIRE........................................................66
UTILISER DES FILTRES .................................................................................................................................67
Créer un filtre ..............................................................................................................................67
Supprimer un filtre .......................................................................................................................67
Sauvegarder un formulaire...........................................................................................................67
Fermer la fenêtre Formulaire .......................................................................................................67
UTILISER UN FORMULAIRE SAUVEGARDÉ ......................................................................................................67
CHAPITRE 7. LES ETATS ...............................................................................................................................69
UTILISATION ...............................................................................................................................................70
Créer un état à l'aide d'un Assistant .............................................................................................70
Créer un état sans utiliser d'Assistant...........................................................................................70
AMELIORATION DE LA PRESENTATION ...........................................................................................................70
LES SECTIONS D'UN ÉTAT .............................................................................................................................71
Utilisation des différentes sections ...............................................................................................72
LES REGROUPEMENTS DANS UN ÉTAT ...........................................................................................................72
Regrouper des enregistrements.....................................................................................................72
APERCU AVANT L'IMPRESSION ......................................................................................................................73
Page 3
CHAPITRE 1. CONCEPTUALISATION
UTILITE D'UNE BASE DE DONNEES
Un système gestionnaire de base de données (comme Access) permet de gérer les informations
contenues dans une base de données. Le type d’information que l’on manipule peut varier :
commandes clients, comptes, clients, stocks, etc.
Un système gestionnaire de base de données relationnelle comme Access possède un très gros
avantage sur les systèmes traditionnels : il permet de séparer les données dans des tables
différentes en fonction de leur type, puis de mettre en relation le contenu de ces tables et de
retrouver des informations dans le format que vous désirez.
La gestion d’une base de données est une collection de tables et d’autres objets comme les états,
les formulaires et les macros.
TERMINOLOGIE
€ Une table contient toutes les informations relatives à un sujet donné, par exemple les
clients, les produits ou les commandes, organisées en ligne (enregistrements) et en
colonne (champs)
€ Un requête est une sorte d’interrogation que l’on fait sur des données afin de
rechercher des informations spécifiques ou d’isoler des informations en fonction de
certains critères.
€ Un formulaire est une feuille préimprimée que l’on utilise pour entrer des informations
dans une table.
€ Un état est une sortie imprimée ou un affichage de données, sur l’imprimante ou à
l’écran, dans un format de votre choix : bon de commande, lettre type, état mensuel
avec total et sous-total, graphique, étiquette et enveloppe.
LA METHODE MERISE
La méthode d'analyse MERISE est une méthode de conception-développement de SI (Système
d'Information) qui a été conçue dans le cadre d'un projet lancé par le Ministère de "Industrie en
décembre 1976, désireux de doter les administrations et les entreprises publiques d'une
méthodologie rigoureuse tout en intégrant les aspects nouveaux pour l'époque" informatique
répartie, bases de données.
L'Objectif de MERISE est de fournir :
€ Une philosophie
€ Une démarche
€ Des modèles, des formalismes et des normes pour concevoir et réaliser un SI.
Page 4
La philosophie de MERISE est de proposer une approche globale permettant :
€ Une analyse du système par niveaux de préoccupation allant des choix de gestion aux
choix techniques en passant par la définition des choix d'organisation"
€ Un dialogue et une validation permanente entre les informaticiens, les utilisateurs et les
décideurs
Cette philosophie est mise en oeuvre dans le cadre d'une démarche qui définit :
€ Les étapes et les phases qui jalonnent la vie du SI
€ Les prérequis et les résultats attendus pour chacune des étapes et des phases ; les
décisions à prendre sur les objectifs et la planification des moyens.
Les étapes et les phases mettent en oeuvre des modèles, des formalismes et des normes
pour :
€ Modéliser le système actuel et le système futur de manière extrêmement précise au
niveau de préoccupation souhaité ;
€ Assurer un dialogue efficace et fructueux entre les différentes parties prenantes du
projet.
MERISE présente les aspects fonctionnels suivants :
€ Elle couvre la totalité du cycle de vie d'un SI.
€ Elle a un champ d'utilisation large : elle est adaptée à des organismes de taille
quelconque, dans des domaines quelconques.
€ Elle permet d'indentifier des modèles conceptuels d'un grand niveau d'invariance ; ce
dernier point permettant une capitalisation de l'expérience par secteur et par domaine.
Les aspects techniques de MERISE démontrent que la méthode intégre les derniers
développements en matière de bases de données.
La répartition des données: la description des données par niveau de préoccupation permet de
définir le sens des données manipulées avant d'étudier la mise en oeuvre logique et physique sur
des sites répartis.
Les bases de données relationnelles: le modèle conceptuel des données peut être converti dans
un schéma de base de données relationnelles.
Il est facile de modéliser les concepts MERISE avec les concepts MERISE, d'où une parfaite
adaptation au développement d'outils logiciels supports de la méthode.
MERISE préconise une analyse globale des données mémorisées dans l'organisation afin de
mettre les informations pertinentes à la disposition des acteurs qui agissent.
Cette conception globale conduit à un décloisonnement des projets et motive dans bien des cas le
lancement d'un projet additionnel d'administration des données.
Page 5
CHAPITRE 2. PRESENTATION D'ACCESS
QU’EST-CE QUE ACCESS
Access est un programme puissant, très simple à utiliser, qui réalise des opérations très
complexes. Il aide l'utilisateur à gérer les informations de tous types en fonctions des choix qu'il
effectue. Access peut par exemple :
€ Gérer les listes d’adresses ou de numéros de téléphone.
€ Gérer des clients, des ventes, etc.
€ Gérer un livre de comptes contenant une comptabilité générale, des comptes clients et
des comptes fournisseurs.
€ Gérer des commandes et assurer une gestion de stock.
€ Gérer une bibliothèque personnelle d’informations par exemple des photos, des disques,
des sons, des séquences d’animation, etc.
€ Créer et mettre à jour un planning.
€ Stocker, analyser et rechercher des données.
NOTIONS ESSENTIELLES
Qu’est-ce qu’une table ?
Une table est un ensemble d’informations organisées en lignes et colonnes. Avant d’aller plus loin,
Il nous faut clarifier la situation : dans une base de données, chaque ligne d’une table s’appelle un
enregistrement et chaque colonne un champ .
Nom
Prénom
Téléphone
Adams
Anthony
55.45.45.86
Baker
Barbara
15.25.69.47
Duvall
Robert
18.14.36.74
Edwards
Black
98.32.65.95
Noms des champs
Enregistrements
Champs
Page 6
Champs (Field)
Le champ est une unité d'information pouvant être affectée par des propriétés telles que la taille,
le format et le type.
Clés (Key)
Les clés sont les champs capables d'identifier sans équivoque les fiches d'une relation. Les clés
servent en particulier à établir un lien avec une autre relation.
Clé primaire (Set primary Key)
Une clé primaire est une colonne de la table (champ) dont la tâche consiste à identifier un
enregistrement précis.
Pour sélectionner une clé primaire, Il faut en général sélectionner la colonne dont la taille de
champ est la plus petite. En effet, la taille de la clé primaire agit sur la vitesse de calcul dans une
base de données.
Une clé sert en particulier à établir des relations entre différentes tables. Une clé primaire peut
aussi se composer de plusieurs champs.
Table source
La table source est l'une des deux tables reliées. Dans le cas d'une relation 1:N, la table destination
lui est subordonnée. Il est possible d'associer à chaque ligne de la table source plusieurs lignes de
la table destination (voir chapitre sur les relations).
Table destination
Il s'agit dans une relation de type 1:N, de la table qui est subordonnée à la table source. La table
destination possède une colonne identique à la clé primaire de la table source laquelle à la fonction
de clé externe dans la table destination. Il est possible d'associer à chaque ligne de la table source
plusieurs lignes de la table destination (voir chapitre sur les relations).
Relations
Une relation avec des lignes de table est comparable à un fichier doté de fiches structurées. Le
type d'une colonne de la table est nommé Champ, le nom de champ devant lui aussi être explicite
à l'intérieur d'une relation. Un champ de données, représentant la plus petite entité d'une base de
données, prend une signification particulière en raison des relations avec d'autres champs de
données. Ainsi, ces derniers intervenir dans une autre relation. Les informations ne sont donc pas
stockées obligatoirement dans les champs d'une seule relation mais au contraire être distribuées
dans plusieurs relations interdépendantes. Une relation simple ou plus complexe peut ainsi être
générée entre les champs de données. La relation la plus simple est caractérisée par la notion de la
relation 1:1. Les relations complexes sont nommées l:N, N:l ou M:N (voir chapitre sur les
relations).
Page 7
Les liens de type 1-1
Une relation 1:1 est générée quand un champ d'une relation est affecté précisément à un autre
champ d'une autre table.
Les liens de type 1-N
Dans une relation l:N, plusieurs types de données sont reliés à un autre type. Mais naturellement,
l'affectation peut porter sur un seul type ou aucun type de données.
Imprimer, afficher et retrouver des informations
Le stockage d’information dans une table n’est qu’une opération élémentaire que l’on réalise sous
Access. Le programme permet d’afficher des informations à l’écran, d’imprimer dans de
nombreux formats et de retrouver une information spécifique.
Access possède de nombreuses fonctionnalités qui permettent, entre autres, de créer des états, des
formulaires, des requêtes et des macros, tous ces éléments pouvant être stockés avec les tables
dans une base de données.
Qu’est-ce qu’un Etat (report) ?
Un état est soit une sortie imprimée qui représente des données dans un certain format, soit des
données affichées à l’écran. Vous pouvez imprimer des listes, des lettres types, des étiquettes
pour le publipostage, des bons de commande, des états contenant des sous-totaux, etc.
Qu’est-ce qu’un formulaire ( forms) ?
Le formulaire est conçu pour entrer, modifier et consulter les enregistrements de la base de
données. Le formulaire peut servir à afficher des enregistrements précis à l'écran.
Qu’est-ce qu’une requête (Query) ?
Dans une base de données, une requête peut concerner les enregistrements d'une ou plusieurs
tables. Une requête regroupe des informations de même nature. La requête porte
automatiquement sur les données actuelles de la table concernée.
Qu’est-ce qu’une macro ?
Les macros aident à automatiser des fonctions. Une macro peut être une liste d'actions ou un petit
programme exécutable. Les macros peuvent être affectées à un formulaire, un état, un contrôle
ainsi qu'à une combinaison de touches ou une commande.
Page 8
Qu’est-ce qu’un module ?
Un module contient des fonctions écrites en Access BASIC. Elles sont utIlisables pour effectuer
des sélections particulières. Access BASIC représente également une extension du langage
macro. Access BASIC est un langage de programmation intégré de base de données dont la
structure ressemble beaucoup à celle de Visual Basic.
LANCER ACCESS
Pour lancer Access à partir de Windows :
1. Cliquez sur Démarrer
2. Cliquez sur l'icône de l'application Access
Sélectionner une commande dans un menu
Pour sélectionner une commande dans un menu, on peut utiliser les techniques de sélection
standard de Windows en cliquant sur la commande à l'aide de la souris, ou en tapant la touche
ALT en combinaison avec la touche de raccourci qui permet d'exécuter la commande. Il est
également possible d'utiliser les touches fléchées pour sélectionner les commandes et la touche
ENTRER pour les valider.
Quitter Access
€
Choisissez la commande Fichier / Quitter.
Page 9
CHAPITRE 3. GESTION DES TABLES
Une base de données se construit à partir d'une collection de données reportées dans une table.
Vous devez d'abord entrer correctement les enregistrements de la table avant de pouvoir extraire
ou consulter des données et créer des états.
CREER UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES
Sélectionnez Fichier / Nouvelle base de données pour créer une base de données. La boîte de
dialogue qui s'ouvre affiche le nom proposé par défaut DB1. Remplacez ce nom par un nom de
votre choix.
OUVRIR UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE
Une fois Access activé, la première tâche consiste généralement à ouvrir une base de données
composée de tables, de requêtes, de formulaires, d'états et autres objets. Certes, vous avez le droit
d'ouvrir une seule base de données mais celle-ci peut se constituer d'une quantité indéfinie de
tables qui, à leur tour, sont stockées physiquement dans d'autres bases de données.
Pour ouvrir une base de données :
1. Sélectionnez Fichier / Ouvrir une base de données puis la base souhaitée dans la boîte
de dialogue obtenue.
2. Confirmez l'action par Ouvrir.
Page 10
LA FENETRE BASE DE DONNEES
Un objet de la base de données Access peut être créé à partir de la fenêtre base de données.
€
Cliquez sur l'icône du type d'objet par exemple sur l'icône Tables puis cliquez sur
Nouveau.
Page 11
FERMER UNE BASE DE DONNEES
Une base de données se ferme dans la fenêtre de la base.
€
Cliquez sur la fenêtre de la base de données si elle est inactive puis
Sélectionnez Fichier / Fermer.
CREATION D'UNE TABLE
Un objet de la base de données Access peut être créé à partir de la fenêtre de base de données.
€
Cliquez sur l'icône du type d'objet ici sur l'icône Table puis sur Nouveau.
Après l'avoir créée, Access présente une table vierge en mode Création. Ce mode dans
lequel se définit la structure de la table est différent du mode Feuille de données.
Apparaît une fenêtre composée des trois colonnes Nom du champ, Type de données,
Description. Le type de données provient des types proposés dans la zone de liste. Cette dernière
apparaît lorsqu'un élément de la colonne Type de données se trouve marqué.
La rubrique Propriétés du champ qui est actuellement vide contient toutes sortes d'entrées en
fonction du type choisi. Cette rubrique dépend étroitement de la colonne Type de données.
€
Page 12
Sélectionnez par exemple le type Texte et Access ouvre aussitôt la zone Propriétés du
champ en indiquant la valeur 50 pour la taille du champ.
Il existe d'autres cellules permettant de limiter le champ de validité, d'afficher un message d'erreur
et d'indexer le champ.
DEFINIR LES CHAMPS
Avant d'ajouter des champs dans une base de données, il faut réfléchir longuement sur les données
à stocker dans telle ou telle table pour éviter des redondances. Une table se crée dès l'instant où
vous entrez les champs les uns sous les autres dans la partie supérieure de la fenêtre. Pour définir
un champ, vous devez préciser obligatoirement :
€ Le nom de champ,
€ Le type
€ Certaines propriétés à mentionner dans la partie inférieure du masque de modification de
la table.
Un nom de champ ne doit apparaître qu'une seule fois dans une table. Si vous le souhaitez, une
description de champ peut accompagner cette valeur.
LE NOM DES CHAMPS
La première tâche nécessaire pour définir un nouveau champ consiste à entrer le nom du champ
dans la colonne appropriée, comme par exemple le numéro de réservation.
Cliquez sur le champ souhaité. Le curseur de saisie clignotant apparaît dans le champ et à
l'extérieur gauche apparaît une petite flèche, le marqueur de champ, qui indique la ligne actuelle.
•
Le nom de champ ne doit pas obligatoirement être un mot court mais peut
comporter jusqu'à 64 caractères. Ce nom peut être composé de lettres, de
chiffres et d'espaces. Vous pouvez ainsi attribuer des noms significatifs aux
champs, ce qui est utile quand la base de données est volumineuse avec de
nombreuses tables.
Page 13
LE TYPE DE DONNEES
Spécifiez ensuite le type du champ qui est par défaut Texte.
€
Utilisez <Tab> ou la flèche droite pour atteindre ce champ ou sélectionnez-le avec la
souris.
Une fois ce champ sélectionné, une petite flèche apparaît à droite pour transformer la zone de
texte en une zone de liste.
La sélection de cette flèche provoque l'apparition de tous les types de champ existants. Cliquez
tout simplement sur le type souhaité pour le sélectionner.
Le choix du type dépend en particulier du type des données à inclure dans ce champ. Il faut savoir
également si les valeurs doivent être triées ou indicées. Si tel est le cas, vous ne pouvez pas
sélectionner le type OLE Object ou Mémo. Si vous devez calculer une somme, optez pour le type
Numérique. Le type Oui/Non est sélectionné pour économiser de la place mémoire car Il ne
nécessite qu'un bit ayant exactement deux états O et 1.
Dans une table, vous pouvez définir un nombre quelconque de champs de tous les types. Seul le
champ de type Compteur ne peut exister qu'une seule fois dans un objet de données. Si vous
tentez d'ajouter plusieurs champs de ce type, Access vous en empêche en retournant un message
d'erreur lorsque vous enregistrez la table ou commutez vers le mode Feuille de données.
Compte tenu du type de champ défini, Access affiche des propriétés différentes dans la zone
inférieure de la fenêtre de table.
Description de champ :
Page 14
Le type Texte
Un champ de ce type peut contenir toutes les combinaisons de caractères alphanumériques, de
chiffres, d'espaces et d'autres caractères.
La longueur d'un champ de type texte varie de 1 à 255 caractères.
Le type Mémo
Un champ de ce type peut contenir le même genre de données qu'un champ de type Texte. La
différence avec un champ de type Texte vient du fait qu'un champ de type Mémo peut contenir
jusqu'à 32 000 caractères.
Le type Numérique
Un champ de ce type contient des nombres sur lesquels on souhaite réaliser des calculs. Des
champs de ce type ne peuvent contenir que des chiffres, des virgules, des signes négatifs et des
points.
Le type Date/Heure
Ce type est utilisé pour insérer la date et l'heure dans un champ. Les dates arithmétiques sont
autorisées, ce qui permet de réaliser des calculs sur les dates.
Le type Monétaire
Un champ de ce type peut contenir des données numériques représentées en francs. Ces données
sont identiques à celles de type Numérique, si ce n'est que les nombres sont automatiquement
arrondis à deux décimales, et les valeurs négatives apparaissent entre parenthèses.
Le type Compteur
Un champ de ce type contient un numéro unique assigné automatiquement par Access à chaque
enregistrement ajouté dans la table. Le premier enregistrement a le numéro 1, le suivant le 2, etc.
Une fois assigné, le numéro ne peut plus être modifié.
Le type Oui/Non
Un champ de ce type n'accepte que les deux valeurs booléennes Oui et Non.
Le type Liaison OLE
Un champ de ce type spécifique est utilisé par Access pour conserver des objets placés dans la
table provenant d'une autre application Windows qui supporte les liaisons OLE. On l'utilise
surtout pour stocker des images où des sons dans une table, mais on peut également utiliser ces
champs pour stocker des cellules d'une feuille de calcul, une feuille de calcul dans sa totalité ou un
document provenant d'un traitement de texte.
Page 15
LA DESCRIPTION DES CHAMPS
La description de champ permet de décrire avec précision les champs aidant ainsi à éviter des
erreurs. Par exemple, la désignation Salaire est insuffisante pour évaluer des statistiques dans une
base de données. Il est nécessaire d'indiquer clairement s'il s'agit du salaire net ou du salaire brut.
Cette description de champ apparaît par exemple dans la barre d'état de Access. Celle-ci figure au
bas de la fenêtre quand un champ approprié est sélectionné en mode Feuille de données pour y
entrer les informations. Ainsi, la personne chargée de compléter la base de données avec des
informations peut s'y retrouver facilement.
DEFINIR LES PROPRIETES D'UN CHAMP
Les propriétés des champs peuvent être définies dans le mode Création de la table. Le formatage
aide par exemple à améliorer la lisibilité des nombres. Par ailleurs, Il semble judicieux de
déterminer la validité des données dès leur saisie et d'écarter celles qui ne correspondent pas au
domaine prédéfini. Lorsque vous définissez les propriétés de champs pour une table, Access
utilise alors les formats et les règles de validité dans les feuilles de réponses, les formulaires et les
états qui dépendent des tables. Il existe huit Propriétés de champs sous Access.
Toutes les propriétés de champ ne conviennent pas toujours à chaque type. Ces informations sont
disponibles par la sélection d'un nom de champ ou d'un type de données dans le mode Création.
La partie inférieure de la fenêtre de la table montre toujours les propriétés définies pour le champ
actuel. Celles-ci sont modifiables à cet endroit si cela est nécessaire.
Page 16
Propriété
Applicable aux types suivants
Légende
Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Liaison OLE,
Texte; Numérique, Compteur; Monétaire
Décimales
Numérique, Monétaire
Taille du champ
Texte, Numérique
Format
Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Texte,
Numérique, Compteur, Monétaire
Valide si
Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Liaison OLE,
Texte, Numérique, Monétaire
Indexé
Date/Heure, Texte, Numérique, Compteur;
Monétaire
Valeur par défaut
Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Texte,
Numérique, Monétaire
Une propriété de champ se modifie dans le mode Création d'une table. Dans la partie supérieure
de la fenêtre de la table,
1. Cliquez sur le champ dont les propriétés sont à redéfinir. Au bas de la fenêtre,
2. Sélectionnez la propriété à modifier et entrez la valeur adéquate. Dans le cas de
certaines propriétés, une flèche apparaît immédiatement à droite du champ de saisie.
Une liste affichant tous les réglages se déroule lorsque vous cliquez sur cette flèche. Une
fois sélectionnée, la valeur souhaitée apparaît dans la zone de texte en tant que nouvelle
valeur. Pour que les modifications restent durables dans la table, vous devez les sauver
par Fichier / Enregistrer.
Si aucune propriété n'a été définie, seules les quatre propriétés Taille du champ, Décimales,
Valeur par défaut et Indexé sont munis d'une valeur dans le cas d'un champ de type Numérique.
Les autres propriétés sont vides.
La propriété Taille du champ
Les champs de type Texte ou Numérique peuvent être limités en leur affectant les propriétés
Taille du champ ou Format. La limitation peut être utile pour deux raisons. D'une part, elle
économise de la place mémoire qui pourrait être accaparée sans être utilisée. D'autre part,
l'utilisateur ne peut pas entrer de grandes données comme il le souhaiterait.
La propriété Taille du champ pour les champs de type Texte
La propriété Taille du champ limite les valeurs entre 1 et 255 pour les champs de type Texte. Si
vous diminuez par la suite la taille du champ, pensez avant à ajuster la taille de tous les champs
pour éviter de perdre des données. Par défaut, la taille du champ est définie à 50.
La propriété Taille du champ pour les champs de type Numérique
En ce qui concerne un nombre, la propriété Taille indique s'il faut l'enregistrer en tant que valeur
réelle, entière, etc. Cela dépend notamment du domaine numérique utilisé. La propriété Taille est
réglée sur Réel double sauf indication contraire. Cinq types de nombres sont proposés : Octet,
Entier, Entier long, Réel simple, Réel double.
€ L'option Entier long convient aux champs devant stocker de grandes valeurs entières.
€ Optez pour Octet pour de petits nombres positifs.
€ Les types Réel simple ou Réel double sont nécessaires pour sauvegarder des nombres
avec des virgules décimales. L'avantage procuré par la diminution de la taille des champs
est l'augmentation de la vitesse de travail par rapport à la configuration standard où le
type Numérique est réglé sur Réel double.
Page 17
A la modification de la taille du champ, Access retourne un message informant que la modification
de la propriété Taille risque de provoquer des pertes de données. Dans ce cas, confirmez le
message par OK si vous êtes sûr que la valeur entrée dans le champ est adéquate.
La propriété Format
La propriété Format définit les formats de certains types de champs. Vous pouvez indiquer par
exemple le format à utiliser pour la date.
•
Cette propriété est assignable à tous les types de champs à l'exception des
champs de type OLE.
La propriété Format pour les champs de type Numérique, Monétaire et Compteur
La liste de la propriété Format concernant un champ de type Numérique, Compteur ou
Monétaire contient les six options suivantes : Nombre général / Monétaire / Fixe/Standard /
Pourcentage / Scientifique.
La plupart de ces formats numériques ne conviennent pas au type Monétaire. Pour les champs de
ce type, définissez le format numérique portant le même nom ou laissez vide la propriété Format
comme cela est proposé par défaut. Pour le type Compteur également, la propriété Format doit
toujours rester vide.
Dans le cas d'un champ de type Numérique, si la propriété Format ne comporte aucune indication
ou mentionne Nombre général, Access montre alors des nombres sans séparateurs de milliers.
Comme il est convenu de ne pas afficher des pourcentages ou des exposants supérieurs à 1000, il
faut choisir l'option Standard ou Monétaire pour la propriété Format si de tels séparateurs sont
souhaités. Seuls les chiffres après la virgule nécessaires à chaque valeur sont précisés dans le
format Nombre général. La virgule décimale n'apparaît pas si vous entrez un nombre sans virgule
décimale. Sinon, vous obtenez autant de chiffres après la virgule qu'il en a été édité. Il importe peu
quelle valeur a été définie dans la propriété Décimales.
La propriété Format pour les champs de type Date/Heure
Les champs de type Date/Heure possèdent également la propriété Format déterminant le mode
d'affichage de la date et de l'heure et pouvant contenir 7 valeurs différentes : Date Général.
Dans le mode Création, ces formats sont disponibles dans une liste de la rubrique Propriétés du
champ lorsque vous cliquez sur la flèche située à droite du champ de saisie de la propriété
Format.
Format
Date, général
Date, complet
Date, réduit
Date, abrégé
Page 18
Affichage
(Paramètre par défaut). Si la valeur ne contient que la date, l'heure n'est
pas affichée ; si la valeur ne contient que l'heure, la date n'est pas
affichée.
Identique au paramètre Format complet de la section International du
Panneau de configuration de Microsoft Windows.
Exemple : 03-Avr-1998.
Identique au paramètre Format abrégé de la section International du
Panneau de configuration de Windows.
Format
Heure, complet
Heure, réduit
Heure, abrégé
Affichage
Identique au paramètre Format horaire de la section International du
Panneau de configuration de Windows.
Exemple : 05:34 PM.
Exemple : 17:34.
La propriété Format pour les champs de type Oui/Non
Par défaut, les valeurs OUI et NON sont utilisées dans les champs de type Oui/Non. Si cela est
nécessaire, vous pouvez définir également les formats Vrai/Faux ou Actif/Inactif. Lorsque vous
entrez le mot Faux dans un champ de type Oui/Non dont la propriété Format est définie à
Actif/inactif, ce mot est converti automatiquement en Inactif. La différence entre majuscules et
minuscules n'est pas prise en compte, Access commence toujours le mot par une majuscule. Si le
réglage du format est effacé dans la propriété Format, vous obtenez -1 pour oui et 0 pour non. De
même, vous pouvez entrer le chiffre 0 selon le format Non, Faux ou Inactif, les valeurs positives
et négatives restantes signifient Oui, Vrai ou Actif.
La propriété Format pour les champs de type Texte et Mémo
Pour ces types, on ne peut définir que des formats personnalisés. Vous pouvez utiliser les
symboles ci-dessous pour créer des formats définis par l'utilisateur.
Code
Description
@
Caractère de texte (soit un caractère, soit un espace) requis.
&
Caractère de texte non requis.
<
Force tous les caractères à être en minuscules.
>
Force tous les caractères à être en majuscules.
La propriété Décimales
La propriété Décimales indique le nombre de chiffres après la virgule. Elle est donc réservée aux
champs numériques ou monétaires.
La propriété Légende
Dans les états et formulaires, le texte défini dans la propriété Légende est utilisé pour désigner le
champ au lieu d'utiliser le nom de champ. Par exemple, vous définissez l'étiquette Où ? pour le
champ Pays de destination. Dans un formulaire, Access intitule alors par Où? et non par Pays de
destination la zone de texte pour entrer le pays. Cette propriété est la seule qui s'applique à tous
les types de champ. Les Légendes sont utilisées également lorsque la base de données est fournie
dans une autre langue. Dans ce cas, il faut changer toutes les propriétés Légende en laissant
intacts les noms de champ. C'est un gros avantage car la modification d'un nom de champ
Page 19
nécessite généralement des améliorations ultérieures dans les requêtes et dans les objets de
données internes.
La propriété Valeur par défaut
Si un champ possède trop souvent la même valeur, vous pouvez personnaliser sa propriété
Valeur par défaut. Il est ainsi rempli automatiquement dès qu'un nouvel enregistrement est défini.
La propriété Valeur par défaut accepte non seulement une valeur fixe telle que Oui dans un
champ de type Oui/Non, mais aussi une expression permettant d'ajouter par exemple l'heure
système au moyen de la fonction TIME() ou la date système au moyen de la fonction DATE().
Une expression est une combinaison de fonctions, d'opérateurs (+, -, etc.), de constantes et de
noms de champs retournant ensemble un résultat. Dans ce cas, l'expression doit toujours
commencer par un signe égal et comporter près de 255 caractères. La valeur par défaut des
champs de type Numérique ou Monétaire est fixée automatiquement à zéro. Pour les champs de
type Oui/Non, Access propose par défaut le mot Non lors de l'entrée des données. Ces entrées
sont modifiables à loisir. Les modifications concernent les nouvelles données d'un formulaire ou
d'une feuille de données. Les données existantes restent inchangées. Les deux types Compteur et
Liaison OLE n'ont pas de valeur par défaut.
La propriété Valide si
Limite les données à entrer à celles qui correspondent à une règle de validité prédéfinie. Si vous
éditez des données non valides, vous recevez un message contenu dans la propriété Message si
erreur. En saisie, la règle de validité autorise des valeurs qui sont évaluées dès que vous entrez
ou modifiez des données dans un champ d'une feuille de données ou d'un formulaire. Elle
concerne toujours de nouvelles données et elle est utilisable également par des requêtes et
formulaires nouvellement créés. La définition de la propriété doit comporter 255 caractères
maximum. Access vérifie automatiquement si un champ de type Numérique comporte ou non un
texte.
Sous Access, les règles de validité sont entrées sous forme d'expressions. Une expression
détermine si une valeur est autorisée ou non dans un champ. Les expressions peuvent être de
nature simple ou complexe. Les expressions simples sont du type < 0 alors que les expressions
complexes contiennent par exemple des OU et des ET logiques.
Une expression peut être constituée d'une combinaison d'opérateurs, d'identificateurs, de
fonctions, de valeurs littérales et de constantes.
Elément
Opérateur
Exemples
=, <, &, Et, Ou, Comme
Identificateur
Formulaires![Commandes]
![N°commande]
Etats![Facture].Visible
Date, Somme (Sum),
RechDom (DLookup)
Fonction
Page 20
Description
Indique une opération qui porte sur un ou
plusieurs éléments.
Fait référence à la valeur d'un champ,
d'un contrôle ou d'une propriété.
Retourne une valeur fondée sur les
résultats d'un calcul ou d'une autre
opération. Vous pouvez aussi créer vos
propres fonctions au moyen d'Access
Basic.
Elément
Valeur littérale
Exemples
100, #1-Jan-92#, "New
York"
Constante
True, False, Oui, Non,
Null
Description
Représente une valeur telle qu'un nombre,
une chaîne de caractères ou une date que
Access évalue exactement comme elle est
écrite.
Représente une valeur qui ne change pas.
La propriété Message si erreur
Si vous éditez des données non valides, vous recevez un message contenu dans cette propriété.
Le message de validité définit le texte affiché dans une fenêtre de message lorsque la valeur
entrée dans un champ de données est fausse en raison de l'expression incluse dans la propriété
Valide si. La définition de la propriété doit comporter 255 caractères maximum.
La propriété Indexé
La propriété Indexé accélère la recherche en marquant un ou plusieurs champs d'une table en
tant qu'index. Un index permet à Access de retrouver rapidement des valeurs fréquemment
cherchées ou triées. Pour un champ distinct, l'index se définit par la propriété Indexé. La
propriété Indexé autorise les valeurs suivantes :
Valeurs de Indexé
Non
Oui - Avec doublons
Oui - Sans doublons
Effet
Effacer l'index existant ou ne pas créer d'index
Créer un index
Créer un champ d'index unique
Dans le cas de l'option Sans doublons, les valeurs entrées ne doivent apparaître dans aucun
autre enregistrement de la table. Si l'index défini existe déjà dans un enregistrement, Access
refuse l'accès. Dès l'instant où un champ est défini comme un champ de clé primaire, Access
règle automatiquement sur Oui (sans doublons) la propriété Indexé de ce champ. Cela vaut
obligatoirement pour chaque clé primaire. Cette propriété est assignable à tous les types de
champs à l'exception des champs de type Oui/Non et des champs de type Liaisons OLE.
DEFINIR LA CLE PRIMAIRE
Vous pouvez très bien définir le champ de la clé primaire sans toujours le demander à Access.
€
Sélectionnez le champ devant contenir la clé primaire et cliquez sur l'icône de la clé
primaire dans la barre d'outils. Alternativement, utilisez Edition / Clé primaire. Dans
les deux cas, Access ajoute l'icône de la clé à gauche du nom du champ de la clé
primaire pour signaler le ou les champ(s).
Page 21
CLE PRIMAIRE MULTI-CHAMPS :
De nombreux enregistrements peuvent être identifiés avec une clé sur un seul champ. Mais dans
les bases de données volumineuses, il existe des tables ne contenant aucune valeur intrinsèque. En
principe, ces tables peuvent générer une clé primaire par combinaison de deux ou trois champs.
Des clés primaires ainsi composées peuvent être représentées par le nom ou le lieu de résidence. Il
est important que les autres champs de la table soient affectés sans équivoque à cette clé.
Pour sélectionner une clé partielle,
€
Vous devez garder la touche <Ctrl> appuyée tout en cliquant sur les champs concernés
avec le bouton gauche. Ensuite, ces champs peuvent être définis comme une clé primaire
de même qu'un champ unique.
CORRIGER DES ERREURS DANS LA STRUCTURE
Avant d'effectuer des améliorations et des ajouts dans la table, pensez d'abord à l'enregistrer pour
parer à une brusque coupure de courant ou a une mauvaise manipulation d'un collaborateur. De
toute manière, la table doit être enregistrée avant l'entrée des enregistrements.
Une fois la structure d'une table entièrement définie, on peut rectifier certaines erreurs commises
lors de la saisie des noms, des types de données, des descriptions ou des propriétés des différents
champs. Pour effectuer des modifications ou des corrections, il faut :
1. Déplacer le curseur à l'endroit où il faut effectuer la modification.
2. Appuyer sur la touche retour arrière pour effacer le caractère précédent le curseur ou appuyer
sur la touche suppr pour effacer le caractère qui suit le curseur.
3. Saisir le nouveau texte.
Insérer un nouveau champ
Pour modifier une valeur de la table,
€
•
Activez le mode création accessible par l'icône triangle
.
Une table ne peut être modifiée que si tous les objets de données ont été
préalablement fermés. Sinon, Access retourne un message d'erreur.
De même, il arrive souvent que vous deviez ajouter des champs au milieu ou au début des champs
déjà définis une fois la table créée. Vous disposez dans ce cas de deux méthodes.
€
Page 22
Inscrivez le nouveau champ à la fin des champs existants puis placez-le à l'endroit souhaité
par la technique glisser-déplacer.
Ou
€
Cliquez sur la ligne devant laquelle doit se situer la nouvelle entrée et sélectionnez
Insertion / Lignes ou tapez <Ins> ou utilisez l’icône
.
Supprimer un champ
Vous pouvez retirer à tout moment les champs ajoutés dans la table que vous venez de créer.
Pour effacer un champ devenu inutile,
€
Sélectionnez la ligne en cliquant sur l'icône de sélection pour marquer l'entrée ainsi que le
type du champ puis tapez <Suppr>. La même action s'obtient également par Edition /
Supprimer les lignes ou l’icône
.
Déplacer un champ
Pour déplacer le champ, placez la marque de sélection sur ce dernier.
Cliquez sur le nom du champ concerné puis déplacez-le tout en gardant le bouton gauche
appuyé. Le pointeur se transforme en un petit rectangle hachuré. Cette technique de
glisser-déplacer est très usitée sous Access.
Vous pouvez déplacer un champ en Mode feuille de données
tout comme dans le Mode
création. La seule différence est qu'il s'agit de déplacer ici des colonnes et non des lignes.
Marquez les colonnes souhaitées en cliquant sur les noms de champ concernés.
€
€
Cliquez à nouveau sur le bouton et déplacez la colonne en gardant le bouton appuyé.
Relâchez le bouton à la nouvelle position.
SAUVEGARDER LA STRUCTURE DE LA TABLE
€
•
Choisissez la commande Fichier / Enregistrer ou Fichier / Enregistrer sous. Dans la
boîte de dialogue Enregistrer sous, la table peut être enregistrée sous un nom de votre
choix. Le mot Table et le chiffre 1 sont proposés par défaut.
Chaque nom de table peut comporter 64 caractères comprenant des lettres, des
nombres et des espaces. Si aucune clé primaire n'a été définie, un message
apparaît vous informant que la table ne possède pas de clé primaire. Ce message
s'il est confirmé par Oui, invite Access à se placer sur un champ de type
Compteur ou à créer un nouveau champ de type Compteur avec N° comme nom
de champ et à le définir comme clé primaire.
Page 23
SAISIE ET MODIFICATION DE DONNEES
En Mode Création, vous pouvez ajouter ou modifier des champs et définir les propriétés des
champs. Le Mode feuille de données est utile pour entrer des données dans la table, pour éditer
ou consulter les données existantes.
€
Cliquez tout simplement sur l'icône
dans la barre d'outils.
Ouvrir une table
Pour ouvrir une table en Mode Création, dans la fenêtre Base de données,
€
Cliquez sur le bouton Tables et sélectionnez la table que vous désirez ouvrir.
Pour ouvrir une table en, cliquant sur le bouton Tables.
€
•
Cliquez deux fois sur un nom de table (ou sélectionnez la table et choisissez le bouton
Ouvrir).
Access passe dans la fenêtre Tables en Mode feuille de données. C'est dans cette
fenêtre que l'on peut ajouter, modifier et visualiser les données d'une table.
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE
Au départ, après avoir créé une nouvelle table, vous obtenez une feuille de données vide avec des
champs prédéfinis qu'il vous suffit de compléter avec des données. Access affiche toujours un
enregistrement vierge marqué d'un astérisque en bas de la feuille de données. On peut alors taper
un nouvel enregistrement dans cette ligne vierge. L'enregistrement en cours que vous êtes en train
d'éditer est signalé par un petit crayon. Cet enregistrement n'est pas encore enregistré.
€
Page 24
Tapez le contenu du champ puis utilisez la touche <TAB> pour vous déplacer sur le
champ suivant. Après le dernier champ, une nouvelle ligne vierge s'insère. Le crayon
disparaît dès que vous placez le curseur sur une nouvelle ligne. Autrement dit,
l'enregistrement vient d'être sauvé. La fin des enregistrements est signalée par une étoile
située en dehors à gauche.
Copier les données du champ précédent
CTRL + ' (apostrophe)
Insère la valeur du même champ de l'enregistrement précédent.
Modifier une valeur par défaut
CTRL + ALT + ESPACE
par erreur.
Insère la valeur par défaut du champ lorsque l'utilisateur l'a modifié
Se déplacer à l'aide des touches de déplacement
Vous pouvez utiliser ces touches pour vous déplacer dans des feuilles de données dans la grille
d'une table affichée en mode Création :
TOUCHES
TAB, DROITE OU
ENTRER
FIN
MAJ + TAB OU GAUCHE
ORIGINE
BAS
CTRL + BAS
CTRL + FIN
HAUT
CTRL + HAUT
CTRL + ORIGINE
PG.SUIV
PG.PREC
CTRL + PG.SUIV
CTRL + PG.PREC
Effet
Vous déplacer jusqu'au champ suivant.
Vous déplacer jusqu'au dernier champ dans l'enregistrement en cours.
Vous déplacer jusqu'au champ précédent.
Vous déplacer jusqu'au premier champ dans l'enregistrement en cours.
Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans l'enregistrement suivant.
Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans le dernier enregistrement.
Vous déplacer jusqu'au dernier champ dans le dernier enregistrement.
Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans l'enregistrement
précédent.
Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans le premier enregistrement.
Vous déplacer jusqu'au premier champ dans le premier enregistrement.
Vous déplacer jusqu'à l'écran suivant.
Vous déplacer jusqu'à l'écran précédent.
Vous déplacer d'un écran vers la droite.
Vous déplacer d'un écran vers la gauche.
Se déplacer dans les enregistrements à l'aide de la souris
Quatre flèches supplémentaires se trouvent à gauche de la barre de défilement. Les deux flèches
du milieu permettent de commuter vers l'enregistrement suivant ou vers l'enregistrement
précédent.
L'enregistrement actuel est doté d'une marque à gauche. Son numéro apparaît au bas de la fenêtre
entre deux flèches.
Les deux Flèches externes représentées par un triangle muni d'une petite barre verticale
permettent d'atteindre la première ou la dernière entrée de la colonne actuelle.
La flèche à l’extrême droite permet l’ajout d’un nouvel enregistrement.
Page 25
MODIFIER LES ENREGISTREMENTS
Pour copier, couper, coller ou supprimer :
Touches
Effet
Ctrl + c
Copier la sélection dans le Presse-papiers.
Ctrl + v
Coller le contenu du Presse-papiers au point d'insertion.
Ctrl + x
Couper la sélection et la copier dans le Presse-papiers.
Ret.arr
Suppr
Supprimer la sélection ou le caractère situé à gauche du point
Supprimer la sélection ou le caractère situé à droite du point
d'insertion.
Supprimer un enregistrement
Dans un formulaire ou une feuille de données,
1. Sélectionnez l'enregistrement que vous désirez supprimer.
2. Appuyez sur SUPPR (ou choisissez Edition / Supprimer. Access vous invite à
confirmer la suppression.
3. Choisissez OK pour supprimer l'enregistrement ou Annuler pour le restaurer.
Page 26
PERSONNALISER L'AFFICHAGE DE LA TABLE
On peut modifier la taille et l'emplacement des colonnes, figer les colonnes et réaliser d'autres
opérations qui facilitent l'entrée et la modification des données dans une table.
Modifier la largeur des colonnes à l'aide du menu
Il arrive que le nom d'un champ ne soit pas entièrement visible. Pour remédier à cela, il suffit
d'élargir la colonne.
La largeur des colonnes peut être modifiée par Format / Largeur de colonne après avoir placé le
curseur dans la colonne à modifier. Par défaut, la largeur est définie à 15,41.
Modifier la largeur des colonnes à l'aide de la souris
1. Placez le pointeur sur le trait séparant deux noms de champ. A cet endroit, le curseur
prend la forme d'un trait vertical muni de deux flèches horizontales.
2. Cliquez sur le bouton gauche pour déplacer le trait à droite jusqu'à apercevoir
intégralement le premier nom de champ. Les autres colonnes décalent d'un pas à droite.
3. Relâchez le bouton de la souris.
Déplacer des colonnes
1. Sélectionnez les colonnes que vous désirez déplacer
2. Cliquez sur le sélecteur de champ et maintenez le bouton de la souris enfoncé. Access
affiche une barre verticale le long du côté gauche de la colonne.
3. Faites glisser les colonnes jusqu'à l'endroit souhaité. Access reclasse les colonnes en
fonction de la modification opérée.
Page 27
Masquer des colonnes
La sélection de Format / Masquer les colonnes fait disparaître la colonne contenant le curseur.
Afficher des colonnes
De même, la commande Format / Afficher les colonnes permet d’afficher de nouveau une ou
plusieurs colonnes masquées.
Figer des colonnes
Dans la plupart des tables, il existe un ou plusieurs noms de champ occupant toujours un
emplacement fixe. Pour rendre ces champs immuables,
€
Page 28
Utilisez Format / Figer les colonnes. Lors de la sélection de cette commande, le curseur
doit se trouver dans un champ de cette colonne.
Libérer les colonnes figées
La commande Format / Libérer toutes les colonnes annule l'action précédente.
Modifier la hauteur des lignes par le menu
Vous pouvez redimensionner les lignes en choisissant la commande Format / Hauteur de ligne.
Modifier la hauteur des lignes a l'aide la souris
Dans la zone sélecteur d'enregistrements,
1. Positionnez le pointeur sur la limite inférieure d'une ligne quelconque. Le pointeur se
transforme en double flèche verticale.
2. Faites glisser la limite vers le haut pour rétrécir les lignes, ou vers le bas pour les élargir.
Access redimensionne automatiquement toutes les lignes de la feuille de données.
Modifier la mise en forme de caracteres
€
Ouvrez la feuille de données existante, et choisissez le menu Format / Caractères
Supprimer ou activer l'affichage du quadrillage
La feuille de données peut être améliorée. Si vous n'aimez pas les lignes quadrillées séparant les
champs,
€
Utilisez Format / Cellules.
Page 29
Enregistrer les modifications de formats
Pendant l'utilisation d'une table, vous pouvez sauvegarder à tout moment l'enregistrement ou la
mise en forme par Fichier / Enregistrer.
RECHERCHER LES DONNEES A MODIFIER
Une recherche s'effectue directement à partir du Mode feuille de données de la table.
€
Cliquez sur le bouton
dans la barre d'outils horizontale
€
Sélectionnez Edition / Rechercher.
OU
nom de champ de l'attribut préalablement sélectionné.
Les deux méthodes ouvrent la boîte de dialogue Rechercher qui affiche, dans la barre de titre, le
Page 30
Rechercher des données
DANS TOUS LES CHAMPS
Si la valeur recherchée figure dans un groupe d'enregistrements, indiquez si la recherche doit
porter sur un champ précis de tous les enregistrements ou sur tous les champs de tous les
enregistrements. Normalement, Access recherche uniquement dans le champ où se trouve le
curseur afin d'accélérer l'opération. Mais si vous ne savez plus si le nom recherché concerne tel
champ ou tel autre, vous pouvez étendre la recherche à tous les champs en décochant l’option
Champ en cours.
DANS UNE PARTIE DU CHAMP
Si vous ne modifiez pas l'option N'importe où dans le champ proposée dans la zone de liste,
Access cherche toutes les valeurs correspondant intégralement à la valeur spécifiée. Si vous
souhaitez au contraire chercher le contenu composé exactement de la valeur spécifiée, utilisez
alors l'entrée Champ entier. La troisième option, Début de champ, demande d'effectuer la
recherche avec les caractères situés en début de champ.
EN TENANT COMPTE DE LA CASSE DES CARACTERES
Dans la boîte de dialogue Rechercher, vous pouvez indiquer si la différence entre les majuscules
et les minuscules doit être prise en compte ou si les données recherchées doivent correspondre
exactement au format du texte recherché. En général, la recherche ne doit pas tenir compte de la
différence majuscule/minuscule. La case à cocher correspondante est donc désactivée par défaut.
€
Activez la case à cocher si vous voulez chercher par exemple le nom Lion et non le mot
lion dans tous les champs.
EN TENANT COMPTE DU FORMAT
La case à cocher Rechercher champs comme formatés indique si le contenu de la propriété doit
être pris en compte lors de la recherche à partir d'un formulaire ou d'une table. Le format Date
complet étant défini dans la feuille des propriétés. La date affichée dans les enregistrements se
présente comme suit : Jeudi 13 avril 1994. Pour rechercher tous les Jeudi 13 avril via la boîte de
dialogue Rechercher, vous devez cocher l'option Rechercher champs comme formaté pour que
le mot Jeudi soit interprété comme un élément de la date.
CHOISIR LA DIRECTION DE RECHERCHE
Les options de direction permettent de spécifier le sens dans lequel s'effectue la recherche qui
commence toujours à partir de l'enregistrement courant. Pour rechercher vers le haut, sélectionnez
l'option Haut dans le groupe d'option Sens et pour rechercher vers le bas, sélectionnez l'option
Bas dans ce même groupe d'options.
Page 31
UTILISER LES CARACTERES GENERIQUES
Exécutez la recherche à l'aide des jokers si vous ne connaissez pas entièrement la chaîne
de caractères à rechercher.
Pour rechercher tous les voyages commençant en juin 1997, il faut entrer */06/1997 dans la zone
de texte de recherche. Avant d'activer cette boîte de dialogue,
€
€
•
Symbole
Cliquez sur le premier champ de la colonne Date de départ. La zone de recherche est ainsi
limitée au champ actuel permettant d'exécuter une recherche en aval. Le sens de la
recherche permet d'orienter la recherche vers le premier ou le dernier enregistrement en
partant de la position actuelle. Dans l'exemple précédent, il fallait extraire toutes les
dates du mois de juin 1997. Cette condition oblige l'utilisation du joker *. Il existe
également d'autres caractères de remplacement permettant d'élargir la recherche.
L'astérisque (*), le point d'interrogation (?), le dièse (#), le point d'exclamation (!), le
tiret (-) et les crochets ([]) sont des caractères génériques. Vous pouvez utiliser ces
caractères dans des requêtes, des commandes et des expressions pour inclure
tous les enregistrements, les noms de fichier ou d'autres éléments qui
commencent par certains caractères ou qui correspondent à une séquence
particulière. Ils servent aussi à améliorer une recherche.
Exemple
Usage
*
bl* trouve : blanc, blé, bleu, etc.
*at trouve : chat, rat, plat, etc.
L'astérisque représente un nombre quelconque de
caractères.
?
Gr?s trouve : gras, gris, gros
Le point d'interrogation représente un seul
caractère.
#
1#3 trouve : 103, 113, 123, etc.
Représente un seul chiffre.
[]
b[ae]lle trouve : balle et belle mais
pas bulle
Représente un des caractères entre crochets.
!
b[!ae]lle trouve : bille et bulle mais
pas belle
Représente tout caractère ne figurant pas entre
crochets.
-
b[a-c]r trouve : bar, bbr et bcr
Représente un des caractères de la plage
indiquée.
Page 32
Rechercher et remplacer des données
Si vous cherchez un texte déterminé pour le modifier ensuite vous pouvez certes utiliser la boîte
de dialogue Rechercher puis remplacer manuellement le texte. Mais il est plus rapide d'avoir
recours à la boîte de dialogue de la commande Edition / Remplacer.
RECHERCHER ET REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCES D'UN TEXTE DONNE
€
Saisissez dans la boîte de dialogue le nom recherché puis le nom de remplacement. Cliquez
sur Remplacer tout pour remplacer l'ancien mot par le nouveau.
Le remplacement ne fonctionne pas si le contrôle du champ à modifier possède une
règle de validité interdisant le nouveau mot. Access retourne dans ce cas une boîte de
message affichant le message de validité (s'il existe) défini personnellement.
Pour réaliser rapidement la recherche, on active en général le bouton Champ en cours
pour que la recherche porte seulement sur le champ où se trouve le curseur. Les jokers
décrits précédemment sont autorisés également dans la boîte de dialogue Remplacer.
REALISER UNE RECHERCHE AVEC UN REMPLACEMENT SELECTIF
€
Saisissez dans la boîte de dialogue le nom recherché puis le nom de remplacement. Utilisez
alors le bouton Suivant. Access sélectionne l'enregistrement suivant où il marque le mot
trouvé. Effectuez le remplacement en cliquant sur Remplacer.
FERMER UNE TABLE
Une table peut être fermée par la commande Fichier / Fermer ou par la case de fermeture de la
table.
•
Lorsque vous fermez une table sans avoir enregistré les modifications, Access
vous en informe par un message. Quant au dernier enregistrement, il est
enregistré automatiquement dès que vous fermez la table.
Page 33
RESTRUCTURATION D'UNE TABLE
Il est très facile de modifier un objet de données sous Access lorsqu'il ne correspond plus à vos
souhaits. Une fois enregistrée et fermée, une table peut être rouverte afin de modifier sa structure.
Vous devez afficher avant toutes les tables de la base de données active en cliquant sur l'icône
Tables dans la fenêtre de base de données. Ensuite cliquez sur le nom de la table choisie, puis sur
Modifier. Access affiche immédiatement le masque de modification à l'écran.
MODIFIER LE TYPE DE DONNEES D'UN CHAMP
Vous pouvez changer le type de données d'un champ à votre convenance, mais cette opération
peut avoir des résultats inattendus si le champ contient des données.
Si Access ne peut pas convertir une valeur particulière dans le nouveau type de données, il la
supprime et laisse le champ vide de tous les enregistrements contenant cette valeur.
Si, par exemple, vous convertissez un champ Texte en champ Numérique, toute valeur contenant
une ou plusieurs lettres est supprimée. Access vous informe du nombre de valeurs qu'il va
supprimer et vous permet d'annuler l'opération.
Si le champ que vous convertissez est une clé primaire ou est indexé sur des valeurs uniques,
Access supprime l'enregistrement entier s'il est incapable de convertir la valeur ou si sa conversion
en fait une valeur non unique. Access n'accepte pas de valeurs nulles dans des champs qui
requièrent des valeurs uniques. Access vous informe du nombre d'enregistrements qu'il va
supprimer et vous permet d'annuler l'opération.
Si vous convertissez le type de données d'un champ en un type de données ayant une largeur de
champ plus petite, Access coupe les données qui dépassent la largeur de champ acceptable. Si, par
exemple, vous transformez un champ Mémo en champ Texte, les données qui dépassent la largeur
définie pour le champ Texte sont tronquées. Access vous avertit que les données vont être
tronquées et vous permet d'annuler l'opération. Access ne permet pas la conversion en type
Compteur d'un type de données de champ quel qu'il soit. A la place de cette conversion, ajoutez
un champ Compteur à votre table.
En mode Création d'une table,
1. Cliquez sur la colonne Type de données dont vous voulez en changer le type.
2. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour afficher la liste des types de données.
3. Choisissez le nouveau type de données puis Fichier / Enregistrer.
Page 34
Modifier la propriété Taille d'un champ
Si on diminue la propriété Taille d'un champ qui contient déjà des données, on risque de perdre
certaines données.
Ajouter une clé primaire ou un index
Si on décide de modifier un champ existant afin d'en faire une clé primaire ou un index avec
l'option Non Sans doublons, Access effacera tous les enregistrements qui contiennent une valeur
dupliquée dans la table. Il faut donc s'assurer qu'il n'y a pas de doublons avant d'utiliser un champ
existant comme clé primaire ou d'indexer un champ à posteriori.
IMPORTANT €
Si les doublons sont des données erronés, il faut les modifier sinon si le
champ doit contenir des doublons, il ne faut pas l'utiliser comme clé
primaire ou pour créer un index.
Page 35
C H A P I T R E 4 . RELATIONS ENTRE LES TABLES
A l'image d'une base de données relationnelle, Access permet d'accéder simultanément à plusieurs
tables. Vous devez créer un lien entre les tables pour que Access puisse fusionner
automatiquement les données de deux tables. Il est généralement souhaitable de déterminer les
liens standards entre les tables dès la définition d'une nouvelle base de données c'est-à-dire avant
la création des requêtes, formulaires et états. Ces liens sont notamment utiles pour les requêtes
aidant Access à mettre automatiquement en relation les tables entre elles. Access utilise également
des liens standard pour relier des formulaires ou des états.
Pour définir une relation entre deux tables, il faut faire correspondre le ou les champ(s)
correspondant à la Clé primaire d'une table aux champs correspondants de l'autre table.
LES DIFFERENTS TYPES DE RELATIONS
Pour définir une relation standard, il existe la boîte de dialogue Relations servant à spécifier le ou
les champ(s) correspondant à la clé primaire de l'autre table. Pour ouvrir la boîte de dialogue,
sélectionnez Outils / Relations. Cette commande n'est disponible que si la fenêtre de base de
données est la fenêtre actuelle.
Pour définir ces liens, vous avez le choix entre une relation de type Un (l:l) et une relation de
type Plusieurs (l:N). Dans la relation l:N, couramment utilisée, chaque enregistrement de la table
d'origine peut être liée à plusieurs enregistrements de la table associée. En revanche dans la
relation 1:1, chaque enregistrement d'une table n'est lié qu'à un seul enregistrement de l'autre
table. Dans une relation 1:1, les champs associés doivent en outre être des champs de clé primaire.
Page 36
LES REGLES D'INTEGRITE REFERENTIELLE
Ce sont les règles à suivre pour maintenir les relations définies entre les tables lorsque vous
ajoutez ou supprimez des enregistrements. Si vous appliquez l'intégrité référentielle, Access vous
empêche d'ajouter de nouveaux enregistrements dans une table reliée pour laquelle il n'existe pas
d'enregistrement source, de procéder à la modification de valeurs dans une table source qui
entraînerait des enregistrements orphelins dans une table reliée, et de supprimer des
enregistrements d'une table source dans le cas où il existe des enregistrements reliés
correspondants.
CREER DES RELATIONS ENTRE DES TABLES
Pour définir une relation standard
€
€
Sélectionnez un champ de la table source et glissez-le vers la table destination..
Sélectionnez l'option Type Un dans le type de jointure, pour une relation 1:1. La relation
l:N (type Plusieurs) est proposée par défaut.
LIMITATIONS DANS LA RELATION ENTRE LES TABLES
Le fait de définir une relation entre deux tables ajoute certaines limitations dans celles-ci. Ces
limitations existent en fait pour éviter les erreurs :
€ On ne peut pas supprimer la table définie comme la table source de la relation.
€ On ne peut pas supprimer le champ commun une fois que la relation a été définie.
€ On ne peut pas modifier le type de données du champ commun après avoir défini la
relation.
•
Pour réaliser l'une des trois actions citées ci-dessus, il est nécessaire de supprimer
la relation.
Page 37
SUPPRIMER UNE RELATION
Pour supprimer une relation entre deux tables, il faut réaliser les mêmes étapes que celles qui ont
permis de la créer.
€
Page 38
Sélectionnez la relation et actionner la touche Suppr.
C H A P I T R E 5 . LES REQUETES
Une requête sert à localiser les champs et les enregistrements d'une table. Les requêtes de
sélection sont le plus utilisées. Les requêtes Sélection permettent de consulter, d'analyser de
modifier les données situées dans une ou plusieurs tables. Il convient de définir avec précision la
requête pour obtenir uniquement les données voulues sans afficher des informations inutiles. A la
suite d'une requête Sélection, Access présente un groupe d'enregistrements sous la forme d'une
feuille réponse.
CREER UNE REQUETE SELECTION
Une requête est accessible via le bouton Requêtes dans la fenêtre de base de données. Vous
disposez de deux méthodes principales pour créer une requête :
1ère méthode
1. Cliquez sur le bouton Requêtes dans la fenêtre de base de données.
2. Cliquez ensuite sur Nouveau et Mode création pour obtenir la liste des tables et
requêtes disponibles servant de base de création. Dans la boîte de dialogue,
3. Sélectionnez la table ou la requête à laquelle fait référence votre requête.
4. Cliquez ensuite sur Ajouter. Pour ajouter plusieurs tables, sélectionnez les tables
concernées et confirmez comme pour le premier choix.
5. Cliquez sur Fermer après avoir spécifié toutes les tables.
2ème méthode
Permet d'accéder au mode assistant de requête.
1. Cliquez sur le bouton Requêtes dans la fenêtre de base de données.
Page 39
2. Cliquez ensuite sur Nouveau et Mode assistant requête simple.
Les requêtes peuvent être créées interactivement.
3. Sélectionnez les tables et les champs faisant partie de la requête.
4. Cliquez sur Suivant ou Terminer pour voir s’afficher le résultat de votre requête.
Insérer, supprimer et déplacer des champs dans la réponse
Outre la sélection des champs pour une requête, Access permet de trier, d'ajouter des champs ou
d'effacer les champs inutiles. La technique glisser-déplacer aide à déplacer facilement les champs
et modifier ainsi l'ordre.
Déplacer un champ
1. Cliquez sur le nom de champ de la zone de liste. Ce dernier apparaît en vidéo inverse.
Vous pouvez déplacer le champ si vous gardez le bouton appuyé. Le curseur se
transforme alors en un rectangle. Tout en gardant le bouton appuyé,
2. Faites glisser la souris jusqu'à l'endroit voulu puis relâchez le bouton pour fixer le
champ.
Si le curseur prend la forme d'un cercle barré lors du déplacement, cela signifie que le champ ne
peut pas être placé à cet endroit. Le bouton de la souris ne peut être relâché pour fixer le champ
que si le curseur reprend la forme du rectangle.
Supprimer un champ
Si vous constatez que la requête contient un champ inutile n'hésitez pas à l'effacer.
€
Sélectionnez le champ en cliquant sur le marqueur situé au-dessus du nom de champ.
Tapez ensuite <Suppr>.
Sauvegarder une requête
€
Page 40
Choisissez la commande Enregistrer sous dans le menu Fichier.
Fermer la fenêtre Requête
€
Choisissez la commande Fermer du Menu Fichier.
UTILISER UNE REQUETE SAUVEGARDEE
1. Pour ouvrir une requête en mode Création, dans la fenêtre Base de données,
2. Cliquez sur le bouton Requêtes.
3. Sélectionnez la requête que vous désirez ouvrir, puis
4. Cliquez sur le bouton Modifier.
Pour ouvrir une requête Sélection ou Analyse croisée en mode Feuille de données, dans la fenêtre
Base de données,
1. Cliquez sur le bouton Requêtes,
2. Cliquez deux fois sur le nom de la requête (ou sélectionnez la requête, puis cliquez sur
le bouton Ouvrir).
Trier les enregistrements à visualiser
Si vous attendez en résultat d'une requête une grande série d'enregistrements, il est avantageux
d'effectuer un tri alphabétique ou numérique avant l'exécution de la requête. Définissez un ordre
de tri en cliquant sur l'entrée Tri du champ concerné. L'activation de la flèche ouvre une liste où
vous pouvez sélectionner les entrées Croissant (0-9, A-Z) ou Décroissant (9-0, Z-A).
Sous Access, vous pouvez définir un ordre de tri pour plusieurs champs. Le champ qui est trié en
premier est toujours celui qui se trouve complètement à gauche. Il est donc important de ranger
de gauche à droite les champs à trier dans la fenêtre QBE. Si une requête a été enregistrée avec
un ordre de tri déterminé, le champ trié dans la fenêtre QBE apparaît complètement à gauche lors
de l'ouverture de la requête en mode Création. Il en est de même si vous avez déplacé le champ
lors de la création de la requête. Et pendant la consultation de la feuille de réponse, les champs
apparaissent dans l'ordre où ils ont été préalablement placés.
Page 41
Sélectionner les enregistrements à visualiser
Des critères sont définis dans la requête pour limiter l'extraction à certains enregistrements. Ainsi
vous pouvez extraire de votre fichier d'adresses toutes les personnes dont le nom est "Michel". La
requête ne tient compte que des enregistrements qui obéissent au critère Nom=Michel. Pour la
définition du critère de requête, vous avez utilisé une expression qui limite la recherche et exclut
tous les enregistrements ne correspondant pas à cette expression. Une expression peut être une
notion simple ou une quantité. Un critère de requête peut être par exemple la limitation des
nombres compris entre 11 et 34 du champ de données Stage N°.
Dans une requête, vous pouvez définir des enregistrements dont un des champs est inclus dans
une zone de valeurs. Dans une expression, une zone est sélectionnée par l'opérateur DANS ou par
les opérateurs de comparaison (<, >, <>, <= >=).
Le type du critère dépend du type du champ de données. Selon que le type du champ est un
nombre, une date, un texte, ou une valeur oui/non l'expression du critère doit être adaptée au cas.
Les types de données Nombre, Monnaie et Compteur acceptent des nombres. Les nombres sont
autorisés sans symbole monétaire et sans séparateur de milliers. Dans les champs de type
date/heure, vous pouvez entrer les formats habituels de date et heure. Le programme cherche
toujours les mêmes enregistrements quel que soit le format dans lequel le critère a été défini.
Entrez Non, Faux, Inactif ou 0 pour rechercher une valeur Non ou Oui, Vrai, Actif ou -1 pour
une valeur Vraie.
SPECIFICATION D'UNE CONDITION SIMPLE
Correspondances exactes
Si on recherche un enregistrement qui correspond à une valeur donnée dans un champ donné, par
exemple le client Gérard, il suffit d'entrer cette valeur dans la cellule Critères du champ donné.
Si le critère est un texte, entrez le texte sous la forme d'un mot en mettant entre guillemets les
mots si ils sont nombreux. Dans votre répertoire téléphonique, vous pouvez chercher par exemple
un Monsieur Michel.
€
Entrez par conséquent Michel sous le champ Nom. Si le nom est composé comme par
exemple Michel Meyer,
IMPORTANT €
Page 42
N'oubliez pas de l'encadrer par des guillemets.
Utiliser les opérateurs de comparaison
On recherche parfois des enregistrements qui correspondent à une fourchette de valeurs ( par
exemple les articles dont le prix est supérieur à 150F ). Pour indiquer une fourchette de valeur
dans une grille d'interrogation, il suffit de faire précéder la valeur indiquée dans le champ donné
par l'un des opérateurs de comparaison décrits dans le tableau suivant :
Opérateur
Signification
<
Inférieur à
<=
Inférieur ou égal à
>
Supérieur à
>=
Supérieur ou égal à
=
Egal à
<>
Différent de
Exemple : < 150
Spécification d'une condition complexe
Vous pouvez définir des critères multiples pour chaque champ d'une requête. Indiquez dans ce cas
un intervalle de valeurs dans lequel se situent les valeurs. Les critères multiples sont reliés par les
opérateurs ET et OU. L'opérateur ET est à utiliser lorsqu'un champ doit répondre à l'un et à
l'autre des critères. L'opérateur OU est à utiliser lorsqu'un champ doit répondre à l'un ou l'autre
critère pour apparaître dans la requête.
UTILISER LE ET LOGIQUE
Access permet de définir des critères pour de nombreux champs et sous la forme de plusieurs
conditions. Dans votre collection musicale, vous pouvez rechercher tous les interprètes ayant
produit une musique entre 1990 et 1991 et dont le nom commence par une lettre comprise entre
A et S. Dans la fenêtre QBE, vous apercevez une autre cellule sous la cellule Critères vous
invitant à préciser les critères.
Entre #01.01.1990# ET #31.12.1991#
>="A*" ET <="S"
€ Précisez les deux critères dans la même ligne si vous recherchez des enregistrements
dans lesquels le contenu d'un champ doit répondre à plusieurs critères.
€ Précisez les critères sur des lignes différentes si vous recherchez des enregistrements
devant remplir un critère ou un autre.
Page 43
UTILISER LE OU LOGIQUE
Pour sélectionner des enregistrements correspondant à une condition ou une autre, il suffit, pour
des conditions portant sur le même champ, de taper les conditions dans la cellule Critère sur la
même ligne séparés par l'opérateur logique OR et pour introduire des conditions dans des champs
différents, il est nécessaire de les faire figurer sur des lignes différentes.
LES JOKERS * ET ?
Lors de la sélection des champs, si vous n'êtes pas par exemple sûr de vous quant à l'orthographe
d'un texte, entrer le texte que vous connaissez et remplacez les caractères inconnus par des
jokers. Le point d'interrogation remplace un seul caractère. l'astérisque un nombre quelconque
de caractères. Pour rechercher par exemple des noms avec G*, vous obtenez tous les
enregistrements commençant par G. Si vous utilisez la requête G????, vous obtenez les
enregistrements commençant par G et faisant 5 lettres. Les jokers peuvent comporter des
majuscules et des minuscules.
Les opérateurs spéciaux
Access fournit quelques opérateurs supplémentaires permettant d'établir plus simplement les
requêtes.
L'OPERATEUR COMME
Cet opérateur permet d'afficher les enregistrements dont la valeur se rapproche de celle spécifiée
derrière l'opérateur. Celui-ci est utilisé lorsqu'on ne connaît pas exactement l'orthographe d'une
valeur recherchée et qu'on utilise les modèles.
Exemple : Pour le champ Destinataire, l'expression comme "S*" sélectionne les commandes
livrées à des clients dont le nom commence par la lettre S.
L'OPERATEUR PAS
Utilisez l'opérateur PAS pour rechercher des enregistrements ne correspondant pas à une valeur
donnée.
Exemple : Pour le champ Pays de livraison, l'expression Pas "USA" sélectionne les commandes
livrées à l'extérieur des Etats-Unis.
L'OPERATEUR EST NULL
Utilisez l'expression Est Null pour rechercher des champs dépourvus de valeurs.
L'OPERATEUR EST PAS NULL
Pour rechercher des champs contenant des valeurs, utilisez l'expression PAS Null.
L'OPERATEUR ENTRE
Cet opérateur permet de retrouver les enregistrements correspondant à une fourchette de valeurs.
Exemple : Pour le champ Date d'envoi, l'expression Entre #5-Aoû-1992# Et #10-Aoû-1992#
sélectionne les commandes livrées à partir du 5 août 1992 et au plus tard le 10 août 1992.
Page 44
L'OPERATEUR DANS
L'opérateur DANS sert à extraire les enregistrements faisant partie d'un groupe de valeurs. Ce
groupe de données est désigné par liste de valeurs car les divers candidats se succèdent entre
parenthèses séparés entre eux par un point virgule. Selon ce critère, la feuille de réponses contient
les enregistrements appartenant à cette liste de valeurs.
Exemple : Pour le champ Pays livraison, l'expression Dans("Canada"; "Royaume-Uni")
sélectionne les commandes livrées au Canada ou au Royaume-Uni.
L'OPERATEUR DATE()
Il peut être important d'extraire des enregistrements portant la date du jour. C'est la fonction
Date() qui remplit cette tâche.
Exemple : Pour le champ Date commande, l'expression < Date( )- 30 sélectionne les commandes
de plus de 30 jours.
LES EXPRESSIONS MATHEMATIQUES
Les calculs peuvent être effectués dans des requêtes variées pour afficher par exemple les
paiements dus depuis 5 jours. Le critère s'écrirait comme suit : Date()-5. Si votre base de données
contient un planning de théâtre, vous pouvez demander les scènes à jouer dans les 6 jours à venir.
Le critère nécessaire serait :
Date()+6.
Mais si vous souhaitez consulter les événements intervenus dans les 10 derniers jours, la formule
s'énoncerait ainsi :
ENTRE Date() ET Date()-10.
Les calculs contenant un nom de champ doivent être spécifiés entre crochets. Dans le cas du
champ Date, vous devez écrire [Date]. Un calcul est non seulement exécutable avec un champ de
données, mais l'expression peut se composer d'un nombre quelconque de champs. Outre le champ
de données défini entre crochets, l'expression de calcul contient aussi les opérateurs
mathématiques courants (+, -, *, /).
Il existe un opérateur particulier pour fusionner deux champs de données de type Texte.
L'opérateur & permet de joindre des champs de texte et de les traiter comme une seule chaîne de
caractères. L'expression [Nom] & " " & [Prénom] fusionne les deux champs Nom et Prénom en
les séparant par un espace.
Page 45
Opérateur
Signification
+
addition
-
soustraction
*
multiplication
/
division
\
division entière
^
exposant
Mod
modulo
&
()
concaténation de deux chaînes de texte
constitution de groupes d'opérateurs
Masquer l'affichage d'un champ dans la feuille de réponses
Vous pouvez intentionnellement désactiver un champ pour ne pas l'afficher dans la feuille de
réponses bien qu'il existe dans la requête. A cet effet, chaque champ dispose d'une case Afficher
dans la fenêtre . Par défaut, tous les champs de la requête sont affichés et par conséquent la case
Afficher est activée au départ.
€
Page 46
Cliquez sur la case pour la désactiver, ce qui masquera le champ dans la feuille de
réponses. De cette façon, on ne peut pas accéder aux champs non affichés dans les
requêtes ou dans les formulaires provenant de cette requête.
Créer des champs calculés
Les requêtes ne se limitent pas aux champs des tables ou des requêtes de base. Elles peuvent aussi
intégrer par calcul de nouveaux champs de requête. Vous pouvez par exemple créer un champ
Total dans une requête contenant des sommes individuelles. Un champ calculé se crée dès
l'instant où vous entrez une expression dans une cellule de la ligne Champ. Le nom de l'expression
est à préciser entre crochets. Access attribue un nom par défaut au champ tel que "Expr1".
Sélectionnez ensuite un nom personnalisé pour changer "Expr1" le nom proposé par défaut.
Les champs calculés peuvent comporter deux colonnes de texte. Vous pouvez trier les champs
calculés, leur ajouter des critères et vous en servir pour effectuer des calculs. Un champ calculé ne
peut pas être modifié dans une feuille de réponses, est automatiquement mis à jour lorsqu'un des
champs du calcul subit une modification. Vous pouvez faire référence au nom d'un champ calculé
dans d'autres champs calculés mais pas dans les critères. Le nom d'un champ calculé sert
uniquement à désigner une colonne de la feuille de données. C'est un instrument aidant à faire
référence au champ pour les besoins des formulaires, états et autres requêtes.
Pour créer un champ calculé dans une requête,
1. Cliquez dans une cellule Champ vide de la grille d'interrogation
2. Tapez dans cette cellule le nom du champ calculé suivi de deux points (:)
3. Tapez après le nom du champ, l'expression qui effectuera le calcul.
Afficher des valeurs uniques
La requête standard de Access sélectionne automatiquement tous les enregistrements
correspondant aux critères spécifiés. Pour améliorer la lisibilité d'une feuille de réponses d'une
requête, vous pouvez limiter la requêtes à des valeurs distinctes. Cette limitation signifie que
Access n'affiche qu'une seule ligne lorsqu'une requête retourne deux lignes ayant des valeurs
similaires.
€
€
Cliquez sur l'icône Propriétés pour définir une propriété de requête.
Activez l'option Valeurs distinctes sur OUI et validez par OK dans la boîte de dialogue
Propriétés de la requête.
Page 47
La feuille de réponses est triée automatiquement dans l'ordre croissant des valeurs du champ
figurant dans la colonne gauche de la fenêtre QBE. L'option Valeurs distinctes signifie également
que la requête ne peut pas être mise à jour. Access permet uniquement d'actualiser à partir d'une
requête enregistrements contenant des doubles.
AJOUTER UNE TABLE OU UNE REQUETE
Quand la requête est affichée en mode Création
1. Choisissez, dans le menu Requête, la commande Ajouter une table pour afficher la
boîte de dialogue Ajouter une table. Si vous créez une requête, Access affiche
automatiquement cette boîte de dialogue.
2. Cliquez deux fois sur le nom de la table ou de la requête que vous désirez ajouter.
Access affiche la liste des champs dans la partie supérieure de la fenêtre.
3. Répétez la procédure de la deuxième étape pour chaque table ou requête que vous
désirez ajouter, puis fermez la boîte de dialogue.
Supprimer une table ou une requête
Dans la partie supérieure de la fenêtre Requête
1. Sélectionnez la table ou la requête que vous désirez supprimer en cliquant en un endroit
quelconque de sa liste des champs.
2. Appuyez sur la touche SUPPR ou choisissez, dans le menu Requête, la commande
Enlever la table. Les champs que vous avez fait glisser de la liste des champs vers la
grille d'interrogation sont également supprimés de la requête. La table ou la requête n'est
toutefois pas supprimée de la base de données.
•
Page 48
Pour ajouter à la requête une table provenant d'une autre base de données ou
d'une autre application, vous devez d'abord attacher la table à la base de
données active.
Joindre les tables
Si vous ajoutez plus d'une table à une requête, vous devez établir une relation entre les tables en
les joignant. Si vous ne joignez pas les tables d'une requête, Access risque de combiner et
d'afficher les données d'une manière inattendue.
JOINDRE DEUX TABLES DANS LA FENETRE REQUETE
Une jointure est indiquée par la présence d'une ligne qui relie les champs de la jointure. Les
jointures par défaut sont automatiquement affichées quand vous avez créé des relations par défaut
pour les tables. Si les tables de votre base de données ne possèdent pas de relations par défaut,
définissez-les pour éviter de devoir joindre les tables chaque fois que vous créez une requête.
Access accepte trois types de jointures :
€ Les équijointures,
€ Les jointures externes
€ Les jointures réflexives.
POUR CREER UNE EQUIJOINTURE
Quand la requête est affichée en mode Création, ajoutez les tables à la requête. Pour joindre deux
tables,
Faites glisser un champ d'une table vers le champ équivalent de l'autre table (champ du
même type de données contenant des données similaires). Access crée automatiquement
une équijointure entre les deux tables. Une ligne de jointure connecte les champs joints.
Pour créer une jointure externe ou modifier le type de jointure,
€
1. Cliquez deux fois sur la ligne de jointure entre les tables ou cliquez une fois sur la ligne
de jointure, puis
2. Choisissez, dans le menu Affichage, la commande Propriétés de la jointure. Access
affiche la boîte de dialogue Propriétés de la jointure pour vous permettre de
sélectionner le type de jointure désiré.
3. Sélectionnez le type de jointure désiré, puis choisissez OK.
Une équijointure ou une jointure externe joint les deux tables. La pointe de la flèche située sur la
ligne de la jointure externe est dirigée uniquement vers les tables qui comprennent des
enregistrements dont les valeurs sont identiques.
Pour créer une jointure réflexive : quand la requête est affichée en mode Création, ajoutez deux
fois la table à la requête. Access affiche deux listes de champs pour la table dans la partie
supérieure de la fenêtre. Créez la jointure en faisant glisser le champ approprié de la première liste
de champs vers le champ approprié de la seconde liste de champs.
SUPPRIMER UNE JOINTURE ENTRE DEUX TABLES
Lorsqu'on supprime une ligne de jointure dans une requête, cela n'affecte que cette dernière.
€
Sélectionnez la ligne de jointure entre les deux tables. Appuyez sur la touche Suppr.
Page 49
EFFECTUER DES CALCULS SUR LES ENREGISTREMENTS D'UNE REQUETE
La faculté de pouvoir effectuer des calculs dans les requêtes est comparable aux techniques
offertes par un programme tableur. Vous pouvez effectuer des calculs pour déterminer des
groupes de données. Vous pouvez par exemple calculer le nombre de marchandises vendues, le
montant de vos revenus, etc. Access autorise les types de calcul suivants : Compte, Max, Min,
Moyenne, Somme, etc.
Dans les requêtes, les calculs concernent tous les enregistrements d'une table. Pour obtenir
uniquement des valeurs distinctes :
€
€
€
€
€
€
€
Page 50
Exécutez d'abord une requête dont la propriété est Valeurs distinctes seulement.
Créez ensuite la seconde requête basée sur la première.
Les fonctions de groupe permettent d'obtenir des informations groupées sur tous les
enregistrements d'une table.
Créez d'abord une requête pour effectuer un calcul portant sur tous les enregistrements
d'une table.
Déplacez ensuite les champs souhaités vers la fenêtre QBE et
Cliquez sur l'icône Somme dans la barre d'outils.
La ligne Total se présente dans la fenêtre QBE. Sous chaque champ de la requête
apparaît l'expression Regroupement dans la cellule concernée de la ligne Opération.
Indiquez sous chaque champ dans la cellule de la ligne Opération, la fonction de
regroupement souhaitée (somme, moyenne variance, etc.).
Les fonctions de regroupement portant sur tous les enregistrements, le mot
Regroupement ne doit plus apparaître dans un champ une fois le calcul effectué.
Cliquez sur l'icône Feuille de données pour exécuter la requête.
Dans la feuille de données, Access affiche les dénominations représentant le type du calcul réalisé
comme par exemple le maximum du chiffre d'affaires. Vous avez le droit de renommer les
champs. Si votre requête a porté sur des champs formatés, leur format n'est pas affiché dans la
feuille de données.
Regroupement par champs multiples : les champs sont regroupés de gauche à droite suivant
l'ordre utilisé dans la feuille de données. Pensez par conséquent à ranger toujours à gauche les
groupes de premier niveau.
Critères de champs groupés : Vous pouvez définir des critères pour des requêtes avec des calculs
tout comme pour les requêtes sans calculs. Vous pouvez en outre restreindre l'affichage des
enregistrements de chaque groupe. Les critères de limitation sont définis avec Regroupement dans
la ligne de critères des champs. Seuls les enregistrements sélectionnés sont groupés.
Les critères de champs calculés peuvent être définis de différentes manières :
Les critères définis servent à exécuter des calculs dans la feuille de réponses comme par exemple
l'addition de champs donnés ou tiennent compte seulement des champs contenant une valeur
minimale. Vous avez la libre faculté de spécifier les enregistrements à prendre en compte dans le
calcul.
Expressions complexes dans les calculs : Access permet d'utiliser les expressions de calcul
contenues dans la zone de liste ou de créer des expressions personnalisées. Une expression
personnalisée peut s'avérer utile pour répondre à des exigences particulières. En ce qui concerne
les calculs utilisant plusieurs fonctions telles que Min et Somme, vous pouvez par exemple
calculer les salaires moyens en divisant la somme des salaires par le nombre personnes intéressées.
€
Activez l'entrée d'expressions complexes via l'icône Somme. La ligne Opération étant
affichée dans la fenêtre QBE, activez l'option Expression dans une cellule vide de la
ligne Opération. Dans la cellule de la ligne Champ, entrez l'expression que vous avez
définie. Cliquez sur l'icône Feuille de données pour valider la requête et obtenir une
feuille de réponses.
CREER DES REQUETES ACTION
Toute nouvelle requête est avant tout une requête sélection. Pour modifier cet aspect, vous
pouvez choisir un autre type de requête dans le menu Requêtes. Pour modifier les
enregistrements dans une requête sélection, vous devez le faire pour chaque enregistrement. Une
requête action sert à effectuer plusieurs modifications en une seule passe.
•
Pour vous assurer que vous n'exécutez pas une requête non voulue dans la
fenêtre de base de données, Access vous demande de le confirmer.
Méthode :
1. Créez une requête sélection correspondant exactement à la requête action. Ainsi vous
pouvez d'abord vérifier le résultat de la requête.
2. Convertissez la requête sélection en une requête action. Une fois la requête exécutée,
3. Contrôlez les données modifiées dans les tables.
Page 51
Les requêtes action servent à créer des tables ou à modifier des tables existantes. Access propose
4 requêtes action :
Créer des requêtes Mise à jour
Utilisez une requête Mise à jour pour modifier un groupe d'enregistrements que vous
spécifiez avec des critères. Vous pouvez utiliser des expressions dans une requête Mise
à jour pour effectuer les modifications.
Exemple : Vous pouvez diminuer de 10 pour cent le prix de toutes les boissons ou augmenter les
frais d'expédition de 3 pour cent pour tous les vêtements.
€
Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements visés.
1. Cliquez sur le bouton Mode Feuille de données pour vérifier la feuille de réponses
dynamique et vous assurer que les enregistrements corrects sont sélectionnés.
Lorsque vous êtes satisfait de la feuille de réponses dynamique
2. Retournez en mode Création. Dans le menu, choisissez Requête mise à jour. Access
ajoute la ligne Mise à jour à la grille d'interrogation de la fenêtre Requête Mise à jour.
Dans la cellule mise à jour du champ que vous voulez mettre à jour,
3. Entrez une expression ou une valeur pour modifier les données.
Exemple : réduire les prix de 20 pour cent dans le champ Coût.Tapez [coût]*0,8. Cliquez sur le
bouton Exécuter de la barre d'outils ou sélectionnez Requête / Exécuter. Access affiche une
zone de confirmation qui indique combien d'enregistrements seront mis à jour dans la table.
Choisissez OK pour exécuter la requête.
Créer des requêtes Ajout
La requête ajout ajoute un groupe d'enregistrements dans une autre table. Dans la mesure où vous
n'ajoutez pas d'enregistrements basés sur des critères et si la structure des nouveaux champs est
identique à celle des champs existants, vous pouvez utiliser Edition / Copie et Edition / Coller.
Les requêtes ajout sont utilisables également dans le cas où certains champs d'une table
n'interviennent pas dans une autre table.
•
Dans ce cas, seules les données des champs concordants sont prises en compte.
Les autres données sont ignorées lors de l'ajout.
Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements à ajouter. Si vous ajoutez des
enregistrements provenant d'une autre base de données.
1. Vous devez d'abord attacher la table.
dynamique et vous assurer que les enregistrements corrects sont sélectionnés. Lorsque
vous êtes satisfait de la feuille de réponses dynamique,
3. Retournez en mode Création. Dans le menu Requête, choisissez Requête Ajout.
Page 52
Access affiche la boîte suivante :
4. Tapez le nom de la table à laquelle vous voulez ajouter des enregistrements dans la zone
Nom de la table, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante.
5. Spécifiez ensuite la base de données contenant cette table.
6. Effectuez la sélection sous Base de données en cours ou indiquez le chemin complet
menant à une autre base.
7. Choisissez OK lorsque vous avez terminé. Access ajoute la ligne Ajouter à dans la
grille d'interrogation de la fenêtre Requête Ajout.
8. Tapez les noms des champs de la table dans laquelle vous ajoutez des enregistrements
dans la ligne Ajouter à en les faisant correspondre aux champs de la ligne Champ.
Access affiche automatiquement les noms des champs qui sont identiques. Vous pouvez
modifier la requête ajout proposée par Access.
9. Marquez la ligne du champ à modifier et cliquez sur la flèche pour obtenir la liste des
champs de la table ajout. Le nom de champ est à sélectionner dans cette table. Les lignes
Champ et Ajouter à à doivent contenir le même nombre de champs.
10. Cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils ou sélectionnez Requête / Exécuter.
Access affiche une zone de confirmation qui indique combien d'enregistrements seront
mis à jour dans la table.
11. Choisissez OK pour exécuter la requête.
Créer des requêtes Suppression
La requête suppression efface des enregistrements d'une table. Définissez une requête suppression
afin de pouvoir effacer une quantité d'enregistrements remplissant la même condition. Le point de
départ d'une requête suppression est la requête sélection que vous convertissez en une requête
suppression. La requête suppression n'efface pas des champs individuels mais elle efface toujours
des enregistrements entiers. Pour effacer des champs distincts, utilisez la mise à jour qui convertit
en zéros les valeurs des champs concernés. L'action de la requête suppression agit en général
toujours sur une table unique. Si votre requête suppression utilise par exemple deux tables liées
par une relation l:N, seules les données de la table N sont effacées.
•
Il faut définir une relation 1:1 pour effacer les données de plusieurs tables.
Page 53
SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE SEULE TABLE
1. Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements visés.
2. Faites glisser dans la grille d'interrogation uniquement les champs utilisés pour définir les
critères.
3. Entrez les critères dans la ligne Critère des champs appropriés pour sélectionner les
enregistrements.
4. Cliquez sur le bouton Création Feuille de données de la barre d'outils pour afficher la
feuille de réponses dynamique. Vérifiez que seuls les enregistrements que vous voulez
supprimer sont sélectionnés. Si besoin est, modifiez votre requête.
5. Retournez en mode Création et, dans le menu Requête
6. Choisissez Requête Suppression . Access ajoute la ligne Supprimer dans la grille
d'interrogation et entre " Où " dans les cellules situées sous le nom des champs pour
indiquer que vous pouvez définir des critères limitant les enregistrements, et " A partir
de " dans les cellules situées sous le nom des tables (telles que Catégories.*) pour
indiquer que les enregistrements seront supprimés de ces tables. Il n'est pas possible de
changer ces options.
7. Cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils. Access affiche une zone de
confirmation qui indique le nombre d'enregistrements qui seront supprimés de la table.
Choisissez OK pour exécuter la requête.
SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DANS PLUSIEURS TABLES AYANT UNE RELATION UN-APLUSIEURS
1. Ouvrez la requête en mode Création et ajoutez les tables dans lesquelles vous voulez
supprimer des enregistrements.
2. Faites glisser le champ servant à la définition de critères dans la grille d'interrogation,
dans la table qui contient les enregistrements source (soit du côté " un " de la relation).
3. Faites glisser l'astérisque (*) dans la grille dans la table qui contient les enregistrements
connexes (soit du côté " plusieurs " de la relation). S'il y a plusieurs tables connexes,
faites glisser l'astérisque de chaque table.
4. Cliquez sur le bouton Création Feuille de données de la barre d'outils pour afficher la
feuille de réponses dynamique. Vérifiez que seuls les enregistrements que vous voulez
supprimer sont sélectionnés. Si besoin est, modifiez votre requête.
5. Choisissez Requête Suppression dans le menu Requête.
6. Cliquez sur le bouton Exécuter pour exécuter la requête et choisissez OK pour
confirmer la suppression. Access ne supprime les enregistrements que dans les tables
connexes. Sélectionnez chaque table connexe et appuyez sur SUPPR pour l'éliminer de
la requête. Lorsque la requête ne contient plus que la table source et que la grille ne
contient plus que le champ qui a servi à définir les critères,
7. Cliquez de nouveau sur le bouton Exécuter. Choisissez OK pour confirmer la
suppression. Access supprime les enregistrements spécifiés de la table source.
Créer des requêtes Création de table
La requête création de table permet de créer de nouvelles tables à partir d'autres tables ou des
parties d'autres tables.
1. Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements qui doivent figurer
dans la nouvelle table.
Page 54
dynamique et vous assurer que vous avez sélectionné les enregistrements corrects.
3. Retournez en mode Création dans le menu Requête lorsque vous êtes satisfait de la
feuille de réponses dynamique
4. Choisissez Requête Création de table. Access affiche la boîte de dialogue suivante :
5. Tapez le nom de la nouvelle table ou sélectionnez-le dans la liste déroulante pour
remplacer les données de la table sélectionnée par celles de la feuille de réponses
dynamique. Si le nom de la table que vous tapez ou que vous sélectionnez est le même
que celui d'une table existante, Access remplace la structure et les données de l'ancienne
table par celles de la nouvelle table.
6. Choisissez OK lorsque vous avez terminé. Access affiche la fenêtre Requête Création de
table.
7. Cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils. Access affiche une zone de
confirmation qui indique combien d'enregistrements seront ajoutés dans la nouvelle
table. Choisissez OK pour exécuter la requête.
Vous pouvez définir un champ Clé primaire pour la nouvelle table. Lorsque vous créez une table à
partir d'une feuille de réponses dynamique, les champs de la nouvelle table héritent du type de
données et de la taille de chaque champ des tables source de la requête, mais aucune autre
propriété de table ou de champ n'est transférée.
Page 55
C H A P I T R E 6 . LES FORMULAIRES
Les formulaires sont une aide utile pour représenter confortablement les données. Sous Access,
vous pouvez entrer des données dans les formulaires et modifier, consulter et imprimer les
formulaires. II existe de nombreuses techniques aidant à gérer les formulaires. Ainsi, vous pouvez
accéder aux données, aux éléments de texte, aux images, aux lignes et aux couleurs.
Les formulaires sont surtout utiles pour modifier fréquemment les données des tables ou pour
ajouter sans cesse de nouvelles données. En revanche, il vaut mieux utiliser la feuille de données
de la table lorsque les données sont rarement modifiées.
CREER UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT
Sous Access, les Assistants aident à créer facilement des formulaires. Vous pouvez les adapter
ensuite à vos besoins personnels grâce aux techniques variées qui vous sont proposées.
Les formulaires peuvent être créés pour entrer, lire et imprimer des informations. Ils permettent
d'effectuer des calculs et d'afficher des graphiques ou d'autres sous-formulaires dans un formulaire
principal. Access offre en outre la faculté d'améliorer le rendu des données en les représentant
graphiquement ou avec une police adéquate.
Vous pouvez exploiter des couleurs si vous disposez d'un écran couleur ou utiliser des niveaux de
gris sur un moniteur monochrome. Les formulaires se créent à partir d'une table ou d'une requête.
Les informations d'un formulaire sont enregistrées en partie dans la table ou la requête et le reste
est contenu dans le formulaire lui-même.
L'Assistant de formulaire allège considérablement le travail d'élaboration des formulaires. Grâce
aux questions et aux réponses de l'Assistant, la création du formulaire se réalise automatiquement
par Access. L'assistant de formulaire permet de définir plusieurs sortes de formulaires :
Dans un formulaire Colonnes, les valeurs des enregistrements sont affichées dans une seule
colonne. Chaque valeur d'un enregistrement se trouve dans une ligne individuelle. Un seul
enregistrement est donc représenté à chaque fois.
Dans un formulaire Tableau, les valeurs des enregistrements sont représentées sur des lignes et
des colonnes. Cela permet d'afficher en même temps plusieurs enregistrements.
Page 56
Les formulaires Graphiques peuvent être représentés sous des formes différentes. L'histogramme
est un exemple de formulaire Graphique.
Création d'un formulaire :
1. Cliquez sur l’onglet Formulaires de la fenêtre de base de données puis Nouveau.
Dans les deux cas, vous obtenez une boîte de dialogue affichant la table ou la requête devant
servir comme base de création. Tapez le nom de la table ou de la requête source du formulaire,
ou sélectionnez-le dans la liste. Ensuite choisissez l'Assistant de formulaire.
2. Marquez un nom de champ dans la liste de gauche et
3. Cliquez ensuite sur le bouton > situé entre les deux listes ou double-cliquez sur le nom
de champ souhaité pour amener le champ dans la liste de droite. Ou bien cliquez sur >>
pour inclure tous les champs dans la liste Champs sélectionnés.
4. Cliquez sur Suivant pour ouvrir la boîte de dialogue suivante. Celle-ci est destinée à
définir la présentation finale du formulaire.
Page 57
Les options proposées sont décrites dans la partie gauche de la boîte de dialogue.
La boîte de dialogue suivante qui est d'ailleurs la dernière boîte proposée par l'Assistant de
formulaire attend que vous précisiez un nom significatif à attribuer au formulaire (par exemple
Adresses des clients). En mode Formulaire, ce nom est utilisé en guise d'en-tête.
Lorsque l'utilisateur chargé de saisir les données doit consulter simultanément plusieurs
enregistrements, pour obtenir par exemple un meilleur aperçu des données existantes, il peut créer
un formulaire Tableau. Il convient donc de sélectionner l'entrée Tableau dans la liste de la boîte
de dialogue qui apparaît immédiatement après l'activation des Assistants de formulaire.
Les premières étapes nécessaires à la création d'un formulaire Graphique sont similaires à celles
concernant un formulaire Colonne simple ou un formulaire Tableau. Vous devez activer les
Assistants de formulaire à partir de la boîte de dialogue Nouveau, définir le type de formulaire
souhaité, ici Graphique, et spécifier les champs parmi ceux de la table de base.
Il existe en tout quinze types de graphiques : les graphiques à barres, en courbes, en aires et à
secteurs représentables chacun en 2D et 3D.
€
Cliquez sur le bouton adéquat pour sélectionner le type de graphique souhaité. Cliquez sur
Suivant pour ouvrir une autre boîte de dialogue où vous devez préciser la manière dont
les données doivent être groupées.
CREER UN FORMULAIRE SANS L'ASSISTANT
Pour créer un formulaire sans l'Assistant
€
Sélectionnez le Mode Création.
La fenêtre Formulaire
Vous avez le choix parmi 3 modes pour afficher la fenêtre de formulaire :
€ Création
€ Mode Formulaire
€ Mode Feuille de Données.
Page 58
Dans le mode Création de la fenêtre de formulaire, vous pouvez définir de nouveaux formulaires
ou modifier des formulaires existants. Le mode Création de la fenêtre de formulaire est la fenêtre
de travail dans laquelle vous configurez le formulaire. Vous disposez à cet effet de la barre
d'outils, de règles, de la fenêtre de propriétés, de la fenêtre de palette, de la liste des champs, d'une
boîte à outils et de la barre d'état.
Le mode Formulaire sert à entrer, modifier et consulter des données. Un ou plusieurs
enregistrements sont affichés dans ce mode selon le type du formulaire.
Le mode Feuille de données sert également à entrer, modifier et consulter des données. Dans ce
mode, plusieurs enregistrements sont toujours affichés en même temps. Si les enregistrements
sont trop longs, on aperçoit uniquement les premiers champs des enregistrements.
•
Les images ou les objets OLE ne peuvent pas être affichés en mode Feuille de
données. Ce mode ressemble considérablement au mode homonyme de l'objet de
base de données Table.
En mode Aperçu avant impression, vous pouvez avoir une idée de l'aspect final du formulaire. Le
mode Aperçu est activable à partir de n'importe quel mode et même à partir de la fenêtre de base
de données si le formulaire souhaité s'y trouve sélectionné.
Les différentes zones d'un formulaire
En général, le formulaire est divisé en trois parties en mode Création.
€ Section Détail. Contient l'élément principal du formulaire. Recherchez dans cette
section les zones de texte et les autres contrôles relatifs aux champs de vos tables. Vous
ne pouvez pas supprimer la section Détail.
€ Sections En-tête Formulaire / Pied de Formulaire. Contiennent des informations (un
titre, une date ou des en-têtes de colonne) que vous souhaitez seulement voir apparaître
dans l'en-tête ou le pied d'un formulaire, que ce soit à l'écran ou à l'impression. Pour
ajouter ou supprimer ces sections (une paire en-tête/pied de formulaire, par exemple),
choisissez, dans le menu Affichage, la commande En-tête/Pied de Formulaire.
€ Sections En-tête Page / Pied de Page. Contiennent des informations (des en-têtes de
colonne ou un numéro de page) que vous souhaitez voir apparaître dans l'en-tête ou le
pied de chaque page, mais uniquement dans un formulaire imprimé. Pour ajouter ou
supprimer ces sections (une paire en-tête/pied de page, par exemple), choisissez, dans le
menu Affichage, la commande En-tête et Pied de page.
•
En mode Création, la barre d'outils est différente par rapport à la barre d'outils
horizontale du mode Formulaire ou du mode Feuille de données. Elle permet de
choisir les différents modes, mais fournit aussi des boutons pour ouvrir la feuille
des propriétés, la liste des champs et la palette de couleurs. Ces trois commandes
sont accessibles également via le menu Affichage. Si une de ces fenêtres est
ouverte, la commande correspondante possède une coche.
Page 59
LES CONTROLES
Un contrôle est un objet graphique, par exemple une zone de texte, une case à cocher, un
rectangle ou un bouton de commande, que vous placez dans un formulaire ou un état en mode
Création pour afficher des données, exécuter une action ou faciliter la lecture du formulaire ou de
l'état.
Pour sélectionner, déplacer et adapter les contrôles pour définir l'aspect du formulaire, vous devez
vous trouver dans le mode Création du formulaire ou de l'état. Un contrôle doit d'abord être
sélectionné avant d'être utilisé. Vous avez la possibilité de choisir un ou plusieurs contrôles. Pour
pouvoir marquer un contrôle, il faut que le pointeur soit affiché dans le formulaire. Si tel n'est pas
le cas, cliquez sur l'icône fléchée située tout en haut de la boîte à outils. Le pointeur obtient la
forme de la flèche dirigée en haut à gauche. Vous pouvez alors cliquer en un endroit quelconque.
Pour modifier en même temps des contrôles de même nature, vous devez les sélectionner
ensemble. Cliquez à l'extérieur du contrôle à sélectionner. Tout en gardant le bouton gauche
appuyé, faites glisser le pointeur sur tous les contrôles à sélectionner. Le déplacement est
représenté par un rectangle muni d'un fin cadre clair. Quand vous relâchez le bouton, tous les
éléments sont représentés par un rectangle qui les regroupe partiellement ou totalement. Pour
sélectionner plusieurs contrôles de nature différente, maintenez la touche <Shift> appuyée et
cliquez sur les contrôles souhaités.
Il existe trois types de contrôles :
€ Contrôle indépendant : C'est un contrôle qui n'est pas lié à un champ ou à une
expression.
Les contrôles indépendants servent à afficher les informations, telles que des instructions relatives
à l'utilisation d'un formulaire ou des graphismes et des images provenant d'autres applications. Les
traits et les rectangles sont des exemples de contrôles indépendants alors que les zones de texte
peuvent être des contrôles indépendants ou dépendants.
€ Contrôle Dépendant : Un contrôle peut être associé à un champ dans la requête ou la
table source d'un formulaire ou d'un état.
Ce contrôle dépendant permet d'afficher, d'entrer et de mettre à jour des données dans le champ.
Vous pouvez créer des contrôles dépendants de deux manières : en utilisant la liste des champs ou
en définissant la propriété SourceContrôle.
1. Utilisez la liste des champs quand vous désirez que Access crée automatiquement un
contrôle dépendant du champ de la requête ou de la table source
2. Définissez la propriété SourceContrôle quand vous devez associer un contrôle
indépendant existant. Le contrôle créé à l'aide de la liste des champs hérite des
paramétrages de propriété du champ auquel il est associé dans la table.
€ Contrôle calculé : Dans un formulaire ou un état, un contrôle calculé affiche une valeur
calculée à partir des données d'un ou plusieurs champs de la requête ou de la table
source ou encore à partir d'autres contrôles.
Page 60
Le calcul correspond au résultat de l'expression affectée à la propriété SourceContrôle
(ControlSource) du contrôle.
Utilisez un contrôle calculé lorsque vous désirez que Access calcule automatiquement la valeur
d'un champ spécifique afin que vous ne soyez pas obligé d'entrer ou de calculer une nouvelle
valeur chaque fois que vous utilisez le formulaire ou que vous créez un état. Utilisez ce type de
contrôle pour calculer, par exemple, le total mensuel des ventes de chaque employé.
•
En mode Formulaire, les champs calculés sont en lecture seule. Access
n'enregistre pas le résultat d'un champ calculé dans une table. Il le recalcule
chaque fois que vous affichez l'enregistrement. Vous pouvez utiliser la propriété
Format pour afficher les données dans un format standard ou personnalisé.
Déplacer des contrôles
1. Sélectionnez le contrôle.
2. Déplacez le pointeur par dessus le contrôle jusqu'à ce qu'il prenne la forme d'une main
ouverte
3. Faites glisser le contrôle jusqu'à sa nouvelle position. Quand vous déplacez ainsi un
contrôle composé, toutes ses parties sont déplacées simultanément sans que leur taille et
la distance qui les sépare soient modifiées.
Pour déplacer séparément les parties d'un contrôle composé :
1. Sélectionnez le contrôle.
2. Placez le pointeur sur la poignée de déplacement dans le coin supérieur gauche de la
partie que vous désirez déplacer. Le pointeur prend la forme d'une main dirigée vers le
haut.
3. Faites glisser le contrôle jusqu'à sa nouvelle position.
Redimensionner des contrôles
Vous pouvez redimensionner un contrôle de trois manières différentes lorsqu'un formulaire ou
un état est affiché en mode Création :
Redimensionner un contrôle en le faisant glisser
Sélectionnez le contrôle que vous désirez redimensionner. Faites glisser une des poignées
de redimensionnement jusqu'à ce que le contrôle atteigne la taille désirée.
Redimensionner un contrôle en l'ajustant à son contenu
€
Sélectionnez le contrôle, puis menu Format / Taille / Au contenu.
Redimensionner un contrôle jusqu'aux points les plus proches de la grille
€
€
Sélectionnez le contrôle, puis menu Format / Taille / A la grille.
Supprimer des contrôles
Pour effacer un contrôle avec une étiquette
1. Marquez d'abord le contrôle puis tapez <Suppr>.
2. Cliquez sur l'étiquette si vous souhaitez conserver le contrôle et effacer uniquement son
étiquette.
Page 61
Pour effacer en même temps plusieurs contrôles
1. Marquez-les avec la souris et la touche <Shift> appuyée
2. Exécutez la commande <Suppr>.
Changer le style et l'alignement du texte
Si la taille de la police d'une étiquette a été agrandie via la zone de liste de la barre d'outils
horizontale, vous devez corriger la taille du contrôle pour que l'utilisateur puisse lire entièrement
le contenu. Cette adaptation peut s'effectuer en sélectionnant l'étiquette puis en choisissant
Format / Taille / Au contenu.
Modifier les couleurs et les effets spéciaux
Utilisez la palette pour ajouter de la couleur et donner une impression de profondeur à vos
formulaires et à vos états. Avant de choisir une option de la palette, sélectionnez le contrôle ou la
section dont vous désirez modifier l'apparence.
Les options sont décrites dans le tableau ci-dessous. (Chacune des options de la palette est aussi
une propriété de la section ou du contrôle sélectionné et peut donc être définie dans la feuille des
propriétés.)
Option
Apparence
Texte
Fond
Bordure
Épaisseur
Fonction
Détermine si la section ou le contrôle sélectionné possède une apparence
plane ou tridimensionnelle (relâchée ou enfoncée).
Définit la couleur du texte à l'intérieur du contrôle sélectionné.
Définit la couleur d'arrière-plan de la section ou du contrôle sélectionné(e). Si
vous cochez la case Transparent, le contrôle sélectionné devient transparent.
Définit la visibilité et la couleur de la bordure d'un contrôle. Si vous cochez la
case Transparent ou si vous choisissez, pour l'option Bordure, la même
couleur que celle sélectionnée pour l'option Fond, aucune bordure n'apparaît.
Détermine l'épaisseur d'une ligne ou de la bordure d'un contrôle.
Ajouter des contrôles liés pour afficher des données de la table
Pour créer un contrôle dépendant à l'aide de la liste des champs : Quand votre formulaire ou votre
état est affiché en mode Création.
1. Affichez la liste des champs et la boîte à outils.
2. Choisissez le type de contrôle que vous désirez créer dans la boîte à outils. Quand vous
faites glisser des champs de la liste des champs, Access crée automatiquement un
contrôle Zone de texte, à moins que vous ne choisissiez préalablement un type de
contrôle différent dans la boîte à outils.
3. Sélectionnez le(s) champ(s) pour lesquels vous désirez créer des contrôles dépendants
dans la liste des champs.
4. Faites glisser le(s) champ(s) sélectionné(s) de la liste des champs vers le formulaire ou
l'état. Le pointeur prend la forme d'une icône de champ.
5. Placez le coin supérieur gauche de l'icône de champ à l'endroit où vous désirez placer le
coin supérieur gauche du contrôle principal (et non son étiquette)
Page 62
6. Relâchez le bouton de la souris. Access place un contrôle dépendant dans le formulaire
ou l'état pour chaque champ sélectionné dans la liste des champs.
Utiliser la boîte à outils pour créer des contrôles
La boîte à outils s'avère nécessaire dès que vous décidez d'attribuer un autre type à la liste des
champs. Ces outils servent à la fois à créer des contrôles dépendants et indépendants.
Si la boîte à outils reste invisible lors de la commutation en mode Création du formulaire,
affichez-la par Affichage / Boîte à outils. La boîte à outils apparaît alors à gauche de la fenêtre
Access. La commande Boîte à outils est munie d'une coche. Une nouvelle exécution de la
commande Boîte à outils fait disparaître la coche et la boîte à outils de l'écran.
Le pointeur n'est pas un contrôle en soi. Il sert à sélectionner les commandes et utiliser les objets.
Cet outil permet de marquer, déplacer et éditer les différents objets une fois qu'ils ont été placés
dans un formulaire.
€ Etiquette de champ : l'outil Etiquette permet d'afficher des étiquettes dans lesquelles
l'utilisateur ne peut pas entrer des données. En principe, les étiquettes montrent des
instructions ou un texte descriptif.
€ Zone de texte : le contrôle Zone de texte désigné aussi par Boîte de saisie ou Champ de
saisie contient des données que vous pouvez consulter et modifier. C'est un type de
contrôle couramment utilisé.
€ Groupe d'options : le groupe d'options permet de rassembler des cases à cocher, des
boutons radio ou des boutons bascule par défaut. Un seul bouton est activable à
l'intérieur de ce groupe. Le contenu d'un groupe d'options représente donc une sélection
l:N.
€ Bouton bascule par défaut : il sert à activer une valeur Oui/Non. Dans un groupe
d'options, vous pouvez sélectionner une valeur de différentes manières grâce aux
boutons bascule par défaut. En raison de son comportement, le Bouton bascule par
défaut est désigné par Toggle Button en anglais. Son aspect est similaire à un bouton
de commande, sauf que le bouton reste à l'état actif une fois qu'il est cliqué.
€ Bouton radio : Les cases d'options ou mieux les boutons radio s'utilisent comme des
boutons bascule par défaut pour sélectionner des valeurs Oui/Non. Ce type de contrôle
permet de regrouper dans un groupe plusieurs boutons dont un seul se trouve à l'état
actif. II est représenté par un point noir.
€ Case à cocher : Une case à cocher, Checkbox en anglais, est utilisée pour afficher le
contenu d'un champ de type Oui/Non, tout comme le bouton radio. Son état actif est
signalé par une coche dans la case. Sous Windows, la différence par rapport à un bouton
Page 63
€
€
€
€
€
€
€
€
€
•
Page 64
radio est qu'il est possible d'activer en même temps plusieurs cases à cocher dans un
groupe. Sous Access, les cases à cocher à l'intérieur d'un groupe se comportent
différemment. Dans les groupes d'options, une seule case à cocher est activable en
même temps. Elles ne se distinguent donc des boutons radio que par leur aspect.
Liste modifiable : une liste modifiable est une combinaison entre une zone de texte et
une zone de liste (appelée aussi Combobox). L'utilisateur peut ainsi sélectionner une
entrée dans la liste ou entrer un texte de son choix. Les listes modifiables sont utilisées
très souvent sous Access.
Zone de liste : la zone de liste montre une liste d'entrées parmi lesquelles vous pouvez
en sélectionner une. Si la taille de la zone de liste est insuffisante pour afficher toutes les
entrées, elle se voit alors dotée d'une barre de défilement verticale.
Graphique : l'outil Graphique permet d'inclure par exemple un histogramme dans un
formulaire.
Sous-formulaire : Vous devez d'abord créer un formulaire distinct afin de pouvoir
afficher dans un formulaire un second formulaire (sous-formulaire) lié par un champ au
formulaire principal. L'outil Sous-formulaire permet de définir la place nécessaire au
formulaire secondaire à l'intérieur du formulaire principal.
Cadre d'objet dépendant et indépendant : Les cadres d'objets dépendants peuvent
servir à afficher des liaisons OLE stockées dans un champ de la table. Un transfert
d'images représentant par exemple le logo d'une société s'effectue dans les formulaires et
les états. Des cadres indépendants sont requis pour ces images qui ne sont pas stockées
dans la table.
Trait, Rectangle : Les rectangles et les traits servent à améliorer l'organisation d'un
formulaire ou d'un état. Un rectangle permet par exemple de représenter des contrôles
tels que des groupes. Les traits établissent des liens visibles à l'écran.
Saut de page : comme son nom l'indique, l'outil Saut de page sert à inclure un saut de
page. Le saut de page provoque un passage forcé à une nouvelle page dans un
formulaire affiché sur plusieurs volets ou dans un état imprimé sur plusieurs pages.
Bouton de commande : en anglais, le bouton de commande est désigné par
Pushbutton ou Command Button. Un bouton de commande doit être cliqué pour
exécuter une ou plusieurs commandes. La plupart des boîtes de dialogue Windows sont
équipées des boutons OK et Annuler.
Outil verrou : l'outil verrou doit être activé pour qu'un outil de la boîte à outils reste
sélectionné jusqu'à ce qu'un autre soit marqué. Cet outil permet de créer facilement
plusieurs éléments de même type.
Les contrôles Etiquette, Cadre d'objet indépendant, Trait, Rectangle, Bouton de
commande et Saut de page sont toujours indépendants. Les autres contrôles
peuvent être dépendants, calculés ou indépendants.
Créer un contrôle indépendant possédant une taille prédéfinie
Quand le formulaire ou l'état est affiché en mode Création.
1. Affichez la boîte à outils, puis sélectionnez le type de contrôle que vous désirez créer.
2. Cliquez à l'endroit où vous désirez placer le coin supérieur gauche du contrôle (et non
pas de son étiquette) sur le formulaire ou l'état,. Le contrôle apparaît avec la taille
définie par défaut pour ce type de contrôle. Pour modifier la taille par défaut, vous
devez modifier les propriétés par défaut correspondantes pour le contrôle.
Pour créer un contrôle indépendant possédant une taille spécifique
1. Cliquez sur le contrôle que vous désirez créer dans la boîte à outils.
2. Placez le pointeur dans le formulaire ou dans l'état à l'endroit où vous voulez positionner
le coin supérieur gauche du contrôle (et non pas de son étiquette).
3. Faites glisser le pointeur pour créer un contrôle possédant la taille désirée.
Pour créer un contrôle dépendant à l'aide de la liste des champs
1. Affichez la liste des champs et la boîte à outils quand votre formulaire ou votre état est
affiché en mode Création.
2. Choisissez le type de contrôle que vous désirez créer dans la boîte à outils. Quand vous
faites glisser des champs de la liste des champs, Access crée automatiquement un
contrôle Zone de texte, à moins que vous ne choisissiez préalablement un type de
contrôle différent dans la boîte à outils.
3. Sélectionnez le(s) champ(s) pour lesquels vous désirez créer des contrôles dépendants
dans la liste des champs.
4. Faites glisser le(s) champ(s) sélectionné(s) de la liste des champs vers le formulaire ou
l'état. Le pointeur prend la forme d'une icône de champ.
5. Placez le coin supérieur gauche de l'icône de champ à l'endroit où vous désirez placer le
coin supérieur gauche du contrôle principal (et non son étiquette), puis relâchez le
bouton de la souris. Access place un contrôle dépendant dans le formulaire ou l'état
pour chaque champ sélectionné dans la liste des champs.
Pour associer un contrôle dépendant à un champ d'une table
1. Affichez la feuille des propriétés du contrôle.
2. Cliquez sur la propriété SourceContrôle (ControlSource), puis définissez la propriété
avec le nom du champ auquel vous désirez associer le contrôle.
Pour créer un contrôle calculé
1. Ajoutez une zone de texte ou un autre contrôle quand le formulaire ou l'état est affiché
en mode Création.
Bien que les zones de texte constituent le type de contrôle le plus couramment utilisé
pour afficher des valeurs calculées, vous pouvez utiliser n'importe quel contrôle
possédant une propriété SourceContrôle (ControlSource).
2. Cliquez de nouveau sur le contrôle lorsqu'il est sélectionné. Dans le contrôle, le pointeur
se présente sous la forme d'un I. Entrez l'expression appropriée (voir les exemples cidessus).
Page 65
MODIFIER L'ORDRE DE TABULATION DES CHAMPS DANS UN FORMULAIRE
Access affecte automatiquement un ordre aux contrôles que vous ajoutez dans le formulaire. En
mode Formulaire, la touche <Tab> permet de passer d'un contrôle à l'autre. Access ajoute un
nouveau contrôle à la fin des champs existants. Pour réordonner les contrôles dans le formulaire,
utilisez la boîte de dialogue Affichage / Ordre de tabulation.
Dans la boîte de dialogue Ordre de tabulation, les contrôles du formulaire sont affichés pour les
sections En-tête de formulaire, Détail et Pied de formulaire. Vous pouvez les sélectionner pour
une entrée et commuter entre eux avec <Tab>. Les contrôles ne pouvant pas être sélectionnés en
mode Formulaire ne sont pas affichés dans la boîte de dialogue. II s'agit notamment des rectangles
et des étiquettes. Les autres contrôles sont affichés dans le même ordre que celui spécifié par
<Tab>.
Pour que les contrôles soient accessibles de gauche à droite et de haut en bas, selon la méthode
habituelle, vous devez tout simplement cliquer sur Ordre automatique puis sur OK.
Pour déterminer un ordre personnalisé, déplacez les contrôles dans cette liste. Procédez comme
pour le déplacement de lignes en mode Création de la table. Cliquez d'abord sur le marqueur situé
à gauche du contrôle à déplacer. Access marque toute la ligne. Sélectionnez une seconde fois la
ligne, gardez le bouton appuyé et amenez la ligne jusqu'à l'endroit souhaité. Durant cette action,
un trait fin noir indique l'endroit où l'élément viendra se placer une fois le bouton relâché.
Procédez de même pour déplacer en même temps plusieurs contrôles dans la liste. Etendez tout
simplement la sélection avec le bouton gauche appuyé ou avec la touche <Shift>. Visualisez la
nouvelle organisation des champs en basculant vers le mode Formulaire. Tapez <Tab> pour
parcourir les différents éléments.
Page 66
UTILISER DES FILTRES
Vous pouvez utiliser un filtre pour trier, dans l'ordre croissant (A°-°Z, 0°-°100) ou décroissant
(Z°-°A, 100°-°0), des enregistrements dans un formulaire ou sa feuille de données. Quand vous
fermez le formulaire, les enregistrements retrouvent automatiquement leur ordre initial. Si vous
désirez que Access affiche toujours les enregistrements d'un formulaire dans l'ordre croissant ou
décroissant, spécifiez l'ordre de tri dans la requête sur laquelle est basé le formulaire.
Créer un filtre
1. Cliquez sur le bouton Filtrer par formulaire de la barre d'outils. Vous pouvez aussi
choisir, dans le menu Enregistrement, la commande Filtre/Filtrer par formulaire.
Dans les champs du formulaire apparaissent des zones de liste déroulante qui permettent
de choisir l’enregistrement qui définira le filtre.
2. Choisissez alors un critère dans un des champs et cliquez sur le bouton Appliquez le
filtre de la barre d’outils ou alors dans le menu Filtre la commande Appliquer le
filtre/Tri.
Supprimer un filtre
1. Choisissez le bouton Fermer le filtre sera alors supprimé dans la barre de menu Filtre,.
2. Enregistrez-le en tant que requête si vous pensez utiliser le filtre ultérieurement,.
Sauvegarder un formulaire
Sélectionnez Fichier/Enregistrer pour sauver un formulaire. S'il s'agit d'un nouveau
formulaire, vous êtes invité à préciser le nom dans une boîte de dialogue. La même boîte
de dialogue apparaît par la sélection de la commande Enregistrer sous.
Dès l'instant où vous avez modifié un formulaire ou en créez un nouveau, et souhaitez fermer la
fenêtre de formulaire via par exemple Fichier/Fermer, Access vous invite à enregistrer le
formulaire.
€
Fermer la fenêtre Formulaire
€
Choisissez la commande Fichier/Fermer puis cliquez sur Oui.
UTILISER UN FORMULAIRE SAUVEGARDE
Dans la fenêtre Base de données, vous pouvez ouvrir un formulaire en mode Création ou en mode
Formulaire.
€ En mode Création, vous pouvez modifier la disposition ou tout autre aspect de la
conception du formulaire.
€ En mode Formulaire, vous pouvez afficher, ajouter et modifier les données contenues
dans le formulaire.
Page 67
Quand vous avez affiché un formulaire, vous pouvez passer au mode Feuille de données et
travailler avec les données présentées sous forme de lignes et de colonnes.
Pour ouvrir un formulaire en mode modifier ou en mode Formulaire
1. Cliquez sur le bouton Formulaire dans la fenêtre Base de données. Access affiche les
noms de tous les formulaires de la base de données.
2. Sélectionnez le nom du formulaire que vous désirez ouvrir.
Pour ouvrir un formulaire en mode Formulaire
Cliquez sur le bouton Ouvrir ou cliquez deux fois sur le nom du formulaire.
Pour ouvrir le formulaire en mode Création
€
€
•
Cliquez sur le bouton Nouveau ou cliquez deux fois sur le bouton droit de la souris.
Quand vous avez ouvert un formulaire, vous pouvez facilement permuter les
trois modes en cliquant sur le bouton approprié de la barre d'outils ou en
choisissant un mode dans le menu Affichage.
Ajouter des enregistrements dans un formulaire
Lorsque vous venez de parcourir tous les enregistrements dans le mode Formulaire d'un
formulaire Colonne simple et vous vous trouvez à la fin de la table, Access présente un
enregistrement vierge après le dernier enregistrement. Un enregistrement vierge réservé aux
nouvelles données est affiché dans les formulaires qui ne contiennent pour l'instant pas de
données. En mode Feuille de données, l'enregistrement vierge est représenté par un astérisque
situé dans le marqueur d'enregistrement. Dès l'instant où vous entrez des données dans
l'enregistrement vierge, Access affiche au-dessous un autre enregistrement vierge avec un
astérisque dans la marge gauche.
1. Cliquez sur le premier champ de l'enregistrement de la table et entrez la valeur
souhaitée. Le curseur clignotant indique le champ attendant l'entrée.
2. Utilisez <Tab> pour passer d'un champ à l'autre.
3. Reculez d'un champ à l'autre par la combinaison de touches <Shift> + <Tab>.
Naturellement, vous pouvez activer le champ suivant en cliquant.
4. Allez à la fin de l'enregistrement avec la touche <Tab> ou dans le prochain
enregistrement vierge avec la touche <Entrée>. Après avoir entré les données et quitté
l'enregistrement, Access sauvegarde automatiquement cet enregistrement.
5. Sélectionnez Fichier/Enregistrer pour effectuer une sauvegarde intermédiaire sans
quitter l'enregistrement.
Il arrive que vous constatiez une erreur après la saisie ou avant de quitter l'enregistrement. Vous
pouvez annuler la dernière action avant de quitter le champ en cliquant sur l'icône Annuler dans
la barre d'outils horizontale ou en sélectionnant Edition/Annuler. La dernière entrée est alors
replacée dans ce champ. Si vous avez effacé accidentellement des données, vous pouvez les
réintroduire dans le champ via la commande Rétablir qui remplace Annuler.
Page 68
CHAPITRE 7. LES ETATS
Les états permettentde représenter efficacement vos données sous une forme imprimée. Dans la
mesure où vous avez la possibilité de définir la taille et la mise en forme de chaque élément de
l'état, vous pouvez afficher les informations exactement comme vous le souhaitez.
La plupart des informations contenues dans un état proviennent de tables sous-jacentes, de
requêtes ou d'instructions SQL constituant la source des données de l'état. Les autres
informations contenues dans l'état sont, quant à elles, enregistrées lors de sa création.
Vous créez le lien entre un état et ses enregistrements source en utilisant des objets graphiques
appelés contrôles. Les contrôlespeuvent être des zones de textz qui affichent des noms et des
nombres, des étiquettes qui affichent des titres et des lignes décoratives qui représentent les
données et qui rendent l'état plus attrayant.
Page 69
UTILISATION
Vous pouvez créer un état vous-même ou demander à Microsoft Access de le créer pour vous à
l'aide d'un Assistant État. Ce dernier réalise toutes les opérations de base à votre place, le
processus de création de l'état est donc plus rapide. Lorsque vous utilisez un Assistant État, celuici vous invite à entrer des informations dont il se sert pour créer l'état. L'Assistant État vous
permet également de mettre en page votre état. Vous pouvez alors basculer en mode Création afin
de le personnaliser.
Créer un état à l'aide d'un Assistant
1. Cliquez sur l'onglet États dans la fenêtre Base de données.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez l'assistant que vous voulez utiliser dans la boîte de dialogue Nouvel état.
Une description de l'assistant apparaît dans la partie gauche de la boîte de dialogue.
4. Sélectionnez la table ou la requête contenant les données à partir desquelles vous voulez
créer l'état.
5. Cliquez sur OK.
•
Microsoft Access utilise cette table ou cette requête comme source
d'enregistrements par défaut de l'état. Toutefois, vous pouvez modifier la source
d'enregistrements dans l'Assistant et sélectionner des champs d'autres tables et
d'autres requêtes.
Créer un état sans utiliser d'Assistant
1.
2.
3.
4.
Cliquez sur l'onglet États dans la fenêtre Base de données.
Cliquez sur Nouveau.
Cliquez sur Mode Création dans la boîte de dialogue Nouvel état.
Sélectionnez le nom de la table ou de la requête contenant les données à partir
desquelles vous allez créer l'état (si vous désirez créer un état indépendant, n'effectuez
aucune sélection dans cette liste).
5. Cliquez sur OK.
Conseil : Si vous désirez créer un état qui extrait des données dans plusieurs tables, créez votre
état à partir d'une requête.
AMELIORATION DE LA PRESENTATION
Il est possible de modifier l’apparence de tout un état ou de certaines parties de celui-ci.
Modifier en une seule opération la police, le corps,la graisse du texte et des filets d’un état
1. Cliquez sur Format automatique dans la barre d’outils
2. Sélectionnez ensuite un nouveau format automatique pour l’état.
Page 70
Modifier l’apparence d’un seul contrôle (ex : une étiquette)
1. Cliquez sur celui-ci afin de le sélectionner.
2. Sélectionnez ensuite la police, le corps ou une autre option dans la barre d’outils Mise
en forme.
Modifier le format d’affichage des données dans un contrôle (ex : zone de texte)
1. Sélectionnez d’abord le contrôle.
2. Cliquez ensuite sur Propriétés
dans la barre d’outils afin d’afficher la feuille des
propriétés.
LES SECTIONS D'UN ETAT
Vous pouvez répartir les informations d'un état sur plusieurs sections. Chaque section a une
fonction particulière et s'imprime dans un ordre particulier sur la page et sur l'état.
En mode Création, les sections sont représentées sous forme de bandeaux. Chaque section
contenue dans l'état n'est représentée qu'une seule fois, mais il est possible que certaines sections
s'impriment plusieurs fois dans un état. Pour identifier les informations contenues dans une
section, placez des contrôles (par exemple des étiquettes ou des zones de texte).
Vous pouvez regrouper des enregistrements ayant des valeurs identiques et effectuer des soustotaux afin de faciliter la lecture de vos états. Exemple, regrouper les commandes livrées un même
jour.
Page 71
Utilisation des différentes sections
En-tête d'état
C'est l'endroit qui convient pour conenir des informatins descriptives, un logo
ou la date d'impression. Il apparaît une seule fois au début de l'état.
En-tête de page Utilisé pour mette des entêtes de colonnes. Il apparaît en début de chaque page.
Section détail
Cette section contient toute les données. Chaque enregistrement de la table
créera une ligne de l'état.
Pied de page
Cette section contient en général les sous-totaux. Elle apparaît à la fin de
chaque page.
Pied d'état
Destiné à y mettre les totaux. Il est imprimé tout à la fin de l'état.
LES REGROUPEMENTS DANS UN ETAT
Les groupes permettent d'organiser les enregistrements de manière à mettre en évidence les liens
entre les informations.
Par exemple, il est possible de grouper des livres par type d'éditeur afin de compter le nombre de
livres pour chaque groupe.
Regrouper des enregistrements
Vous pouvez exécuter un regroupement sur un maximum de 10 champs ou expressions d'un état.
1. Ouvrez l'état en mode Création.
2. Cliquez sur Trier et regrouper
dans la barre d'outils pour afficher la boîte Trier et
regrouper.
3. Définissez l'ordre de tri des données de l'état.
4. Sélectionnez le champ ou l'expression qui désigne les propriétés du groupe que vous
désirez définir.
5. Définissez les propriétés du groupe qui figurent dans la liste ci-dessous. Vous devez
activer soit EntêteGroupe, soit PiedGroupe afin de créer un niveau de regroupement et
définir les autres propriétés du regroupement.
€ EntêteGroupe (GroupHeader) ajoute ou supprime un en-tête de groupe pour le champ
ou l'expression.
€ PiedGroupe (GroupFooter) ajoute ou supprime un pied de groupe pour le champ ou
l'expression.
€ RegrouperSur (GroupOn) spécifie le type de regroupement de valeurs que vous
désirez. Les options qui apparaissent dépendent du type de données du champ sur lequel
vous opérez le regroupement. Si vous regroupez une expression, toutes les options pour
tous les types de données apparaissent à l'écran.
Page 72
€ Intervalle (GroupInterval) spécifie tout intervalle valide pour les valeurs du champ ou
de l'expression sur lequel ou laquelle vous opérez le regroupement.
€ SectionInsécable (KeepTogether) spécifie si Microsoft Access imprime la totalité ou
uniquement une partie d'un groupe sur une même page.
APERCU AVANT L'IMPRESSION
Visualiser un état avant son impression vous permet de voir quelle présentation l'état aura sur la
page imprimée. Vous pouvez avoir un aperçu du format qui contient uniquement un exemple de
données de l'état. Vous pouvez également vérifier les données en passant chaque page de l'état en
revue.
Aperçu du format vous permet de vérifier rapidement le format d'un état. En effet, Microsoft
Access utilise la quantité adéquate de données contenues dans la table sous-jacente pour vous
donner une idée de l'apparence de l'état. Si vous désirez revoir avec précision les données qui
apparaîtront dans un état, utilisez Aperçu avant impression.
€
•
Cliquez sur le bouton Mode d'affichage dans la barre d'outils, puis sur Échantillon de
l'aperçu lorsque vous vous trouvez dans l'état, en mode Création,.
Si l'état est basé sur une requête de paramètres, aucune valeur ne doit être
entrée, il vous suffit de cliquer sur OK. Microsoft Access ignore les paramètres
lorsque vous choisissez Aperçu du format.
Page 73

cours access 97 base

Transcription

Documents pareils

programme de formation initiation access

Formation : Access 2010

Contenu Access 97

programme access - Le blog d`Arborescence

programme access - Le blog d`Arborescence

module de formation access l`essentiel

Evaluation de votre stage en ligne

access initiation

Anteres Formation - Access : formation complète

Plan de cours - RSI Informatique