(ifa) tableau de tri
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(ifa) tableau de tri
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 35 ARCHIVES DE L’INSTITUT DE FORMATION DE L’ADMINISTRATION FÉDÉRALE (IFA) TABLEAU DE TRI 2009 par Michaël AMARA Bruxelles 2009 ARCHIVES DE L’INSTITUT DE FORMATION DE L’ADMINISTRATION FÉDÉRALE (IFA) TABLEAU DE TRI 2009 par Michaël AMARA Bruxelles 2009 LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique. LISTE DES ABRÉVIATIONS AGR : Archives générales du Royaume AR : Arrêté royal BPR : Business Process Reengineering CPA: Cellule Conseil et Politique d’Achats DGSF : Direction générale de la Sélection et de la Formation IFA : Institut de Formation de l’Administration fédérale INTERDEP : Groupe consultatif interdépartemental pour l’application de la Charte des utilisateurs MB : Moniteur Belge OFO : Opleidingsinstituut van de Federale Overheid PAM: Program Account Manager PuMP: Public Management Programme PIF: Programme d’Investissement pour la Formation SAG: Service d’Administration générale SMART : Système méthodologique d’Aide à la Réalisation de Tests de l’Université de Liège SMGS: Service du Maître général des Stages SOM : Solution Manager SPR: Secrétariat permanent au Recrutement SPF P&O: Service public fédéral Personnel et Organisation SPOC : Single point of contact 7 IFA – Tableau de tri TABLEAU DE TRI Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives, quel que soit leur support, qui sont produites et reçues par un organisme dans l’exercice de ses activités. Il indique la nature des séries d’archives, le délai de conservation de chaque série et leur destination définitive. Ainsi, dès la création des documents, l’institution sait lesquels pourront être détruits lorsque leur délai de conservation sera écoulé, et lesquels devront être conservés à titre permanent en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante avant d’être versés aux Archives Générales du Royaume. Le tableau de tri reprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes: Les différents services producteurs d’archives Les différents services qui composent l’IFA sont indiqués dans des lignes horizontales qui sont grisées afin de rendre le tableau plus facilement lisible. Série d’archives Les archives sont décrites par séries. Celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et matérielles principales du classement des documents. Les séries rassemblent des documents qui, quels que soient leur date, forme ou support matériel, sont destinés par nature à être conservés ensemble. Il s’agit de tous les documents papiers et numériques constitués dans l’accomplissement d’une mission ou d’une tâche spécifique ou qui ont été réunis du fait qu’ils présentent un élément commun, généralement de caractère formel, ou sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique ou numérique. On parlera par exemple d’une série de procès-verbaux, de lettres ou de dossiers relatifs à une même problématique (dossiers de personnel,…). C’est au niveau de la série qu’il est le plus commode de trier les archives sans imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront chargés des opérations de tri. Les pièces qui ont été intégrées aux archives par hasard ou qui n’ont pas de lien direct avec l’exercice d’une fonction, ainsi que les livres et la documentation volante ne font pas partie des archives. Dates extrêmes Les séries sont datées le plus précisément, sur la base du document ou du dossier le plus ancien et du document ou du dossier le plus récent. Délai de conservation Les délais de conservation indiquent combien de temps les documents doivent être conservés par les services. Souvent basés sur la durée d’utilité administrative, ils ont été fixés en concertation avec l’ensemble des services de l’IFA qui ont tous été consultés. Sauf mention contraire, il est important de noter que ce délai prend cours au 1er janvier qui suit la date du document le plus récent placé dans les dossiers concernés ou, plus simplement, au 1er janvier de la date de clôture de ces derniers. A titre d’exemple, le délai de conservation d’un dossier contenant des pièces produites entre septembre 2002 et octobre 2003 et dont le délai de conservation a été fixé à 5 ans sera écoulé à la date du 1er janvier 2009. 9 IFA – Tableau de tri Destination définitive Une fois le délai de conservation écoulé, trois possibilités s’offrent à l’archiviste : la conservation intégrale, l’élimination intégrale ou l’élimination partielle. Dans la colonne prévue à cet effet, on mentionne « Conserver » dans le premier cas, « Eliminer » dans le second et « Trier » dans le troisième. La destination définitive des différentes séries d’archives a été déterminée par les Archives générales du Royaume en concertation avec l’IFA, sur base de leur valeur culturelle, scientifique et historique. Les documents suivis de la mention « Eliminer » peuvent être détruits à la fin du délai de conservation. Une fois leur délai de conservation écoulé, les documents « à conserver » seront archivés, conditionnés, munis d’un inventaire et placés dans des locaux de conservation adéquats. A échéance régulière, ils seront versés aux Archives générales du Royaume. A terme, les fichiers numériques « à conserver » devront être sauvegardés sur un serveur à part et convertis dans un format ad hoc. En attendant le mise en œuvre de cette pratique, on veillera à ce que les fichiers numériques à conserver ne subissent aucune altération. Les documents à trier feront l’objet d’une sélection dont les critères ont été définis en concertation entre l’IFA et les Archives Générales du Royaume. Ces critères sont repris dans le tableau de tri. Remarques La colonne Remarques est réservée à des informations complémentaires sur la série ou sur la destination définitive : format et emplacement des archives, critères de tri à leur appliquer,…. 10 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Correspondance du Directeur-général 2003-auj. 7 ans Conserver Correspondance e-mail 2007-auj. 3 ans Trier Notes de cabinet 2002-auj. 7 ans Conserver Procès-verbaux du Comité de direction P&O + Documents annexes 2002-auj. 7 ans Eliminer Les originaux sont conservés au SPF P&O. Procès-verbaux du réseau des directeurs P&O + 2007-auj. 7 ans Eliminer Les originaux sont conservés au SPF P&O. Procès-verbaux du comité d’encadrement 2006-auj. 7 ans Conserver Concerne les réunions des responsables des services d’encadrement. Procès-verbaux des réunions des responsables Logistique 2007-auj. 3 ans Eliminer Notes de service 1997-auj. 7 ans Conserver Documents annexes 11 Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques 2000-auj. 7 ans Trier Opérer un tri quand l’inventaire des pièces sera dressé. Tri a opérer en concertation avec les Archives de l’Etat. 2008-auj. 7 ans Conserver Nombreux originaux de ces documents gérés aussi par le Planning opérationnel. Feuilles de renseignements individuelles 2005-auj. 7 ans Eliminer Contrats et bons de commande 2005-auj. 7 ans Eliminer Listes de présence 2005-auj. 7 ans Eliminer Correspondance 2006-auj. 7 ans Eliminer Dossiers individuels du personnel Ca. 1995-auj. 3 ans Eliminer Dossiers du Directeur-général (Série thématique – Fardes rouges) Cellule de Coopération opérationnelle (COC) Procès-verbaux des réunions de la cellule de coopération opérationnelle (Réunions COC) Gestion administrative des Stagiaires Niveau A SERVICES D’ENCADREMENT 1. B&B – Economa(a)t 12 Copies de pièces conservées à P&O. Eliminer après le départ de l’agent. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Dossiers des marchés publics – « Grands projets » 2001-auj. 7 ans Eliminer Dossiers des marchés publics – « Petits projets » 2001-auj. 7 ans Eliminer Banque de données Comptabilité 2005-auj. 7 ans Eliminer Dossiers des subventions aux organisations syndicales et organisations internationales 2002-auj. 7 ans Eliminer Dossiers individuels des stagiaires francophones de niveau A de l’administration fédérale Ca. 1965-auj. 50 ans après la fin du stage Trier 2006-auj. 3 ans Eliminer Correspondance 2006-auj. 3 ans Eliminer Données reprises dans ITMA 2005-auj. --- Conserver Remarques Contiennent cahiers de charge, appels d’offre,… En se basant sur l’année de fin du stage, conserver un dossier représentatif par an. 2. Logistique Correspondance 3. ICT 13 A ce jour, pas de sélection des données à archiver prévues. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques SOUTIEN MÉTIER / ONDERSTEUNING KERNPROCES OPLEIDINGEN 1. R&D – KM Correspondance 2007-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. Dossiers des marchés publics Ca. 2002-auj. 7 ans Eliminer Concernent la fourniture de matériel didactique multimédia, la création et la gestion du campus virtuel,…Le délai de 7 ans ne s’applique qu’aux originaux de documents liés à des marchés conclus et attribués. A terme, ces documents seront archivés par un même service. Matériel didactique développé dans le cadre des formations e-learning et multimédia Ca. 1995-2008 3 ans Conserver A terme, ces documents seront conservés par un même service et rattachés aux formations auxquels ils se rapportent. Dossiers de projets 2002-auj. 7 ans Trier Sur e-comm + papier. Contiennent des fiches projets, rapports d’évaluation, copies de pièces comptables, syllabi,… de 14 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques différentes formations développées par l’IFA. Ne conserver que les documents originaux se rapportant à l’élaboration et à la mise en œuvre des projets e-learning. Documents destinés à la rédaction du Catalogue des formations 2006-auj. 3 ans Eliminer Dossiers des journées d’études 2007-auj. 3 ans Conserver Sur e-comm. Fiches de présentation individuelles des formateurs 2006-auj. 3 ans Eliminer Sur e-comm. Dossiers des Journées d’études de l’IFA regroupant les responsables formation fédéraux 2004-auj. 5 ans Conserver Sur e-comm. Rapports d’évaluation de satisfaction des utilisateurs 2000-auj. 7 ans Conserver Dossiers des Projets de restructuration initiés dans le cadre du BPR de l’IFA Ca. 2002-2007 7 ans Conserver Dossiers relatifs au réseau OFO-IFA net1 Ca.2002-auj. 7 ans Conserver Dossiers relatifs à la gestion des plaintes Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver 1 Ce réseau regroupe les responsables de la formation actifs au sein des services de l’administration fédérale. 15 Sur e-comm. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Site OFO-IFA Campus 2007-auj. --- Trier Au minimum, conserver des captures d’écrans lors des changements de version. Prévoir procédure d’archivage partiel avec la SMALS. Archives placées près de la bibliothèque Ca. 2002-auj. 7 ans Trier Opérer un tri quand l’inventaire des pièces sera dressé. Tri a opérer en concertation avec les Archives de l’Etat. Correspondance 2005-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. Procès-verbaux des réunions des docimologues 2008-auj. 3 ans Conserver Sur e-comm. Dossiers relatifs aux résultats des tests de certification organisés dans le cadre des formations certifiées. 2006-auj. 3 ans après la publication des résultats Trier Les documents peuvent être éliminés à l’exception des tests blancs, grilles de corrections et analyses docimologiques qui seront conservés et placés dans les dossiers « Formations certifiées » mentionnés page 45. 2. Docimologues Dossiers classés par date et code du test et dont les pièces sont conservées à la fois sous format papier et numérique. Selon qu’il se rapporte à des tests formés de questions ouvertes, de QCM ou mixtes, chaque dossier renferme un test blanc, les instructions du test, les copies 16 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques des participants, les formuloms, la feuille de paramétrage, les grilles de correction, un tableau des résultats, un fichier CSV et une analyse docimologique. Dossiers relatifs aux résultats des tests consécutifs aux formations organisées au Ministère des Finances Appliquer la même procédure de tri que la série précédente en concertation avec le Ministère des Finances. 2006-2007 3 ans Trier Correspondance Ca. 2006-auj. 3 ans Eliminer Copies de pièces comptables Ca. 2006-auj. 3 ans Eliminer Mémoires de stage des stagiaires niveau A de l’administration fédérale 1962-auj. 50 ans Conserver Voir catalogue en ligne de la Bibliothèque (Libis). 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. La correspondance vers 3. Centre de documentation - Bibliothèque SOUTIEN MANAGEMENT / ONDERSTEUNING MANAGEMENT Service Communication / Dienst Communicatie Correspondance 2006-auj 17 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques info@ofoifa peut être éliminée. Concernent essentiellement les contrats passés en vue de l’impression de brochures ou de la fourniture des bics, sacs,…munis du logo IFA. Le délai de 7 ans ne s’applique qu’aux originaux de documents liés à des marchés conclus et attribués. A terme, ces documents seront archivés par un même service. Dossiers marchés publics 2005-auj. 7 ans Eliminer Bon de commande Papeterie 2007-auj. 3 ans Eliminer Publications (brochures, catalogues,…) 1988-auj. 7 ans Conserver Conserver au moins un exemplaire et s’assurer que le dépôt légal a été respecté. Transférer les catalogues les plus anciens vers la bibliothèque. Veiller au bon archivage des catalogues numériques. Dossiers de projets 2001-auj. 7 ans Trier Classés de manière thématique. Conserver les dossiers relatifs à l’élaboration, à l’exécution et à l’évaluation des campagnes de communication externes. 18 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Documents relatifs à l’IFA destinés à être publiés dans « Fédra » et/ou sur Fedweb 2005-auj. 3 ans Eliminer Intranet 2002-auj. --- Trier Conserver les données statistiques, la Newsletter interne et les organigrammes placés dans l’Intranet. Newsletter interne 2006-auj. 3 ans Conserver Sur intranet. Newsletter externe 2008-auj. 3 ans Conserver Veiller au bon archivage confié à la firme privée en charge de son élaboration. Archives antérieures à la création du service 2000-2003 7 ans Trier Opérer un tri quand l’inventaire des pièces sera dressé. Tri a opérer en concertation avec les Archives de l’Etat. PLANNING OPÉRATIONNEL / OPERATIONELE PLANNING Correspondance 2007-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. Procès-verbaux des réunions de la cellule de coopération opérationnelle (Réunions COC) 2008-auj. 7 ans Conserver Nombreux originaux de ces documents gérés aussi par le 19 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques secrétariat de la DG. coopération opérationnelle (Réunions COC) Procès-verbaux des réunions projets informatiques et ITMA 2007-auj. 7 ans Eliminer Sur espaces serveur P et Z. Comptes rendus de workshops organisés dans le cadre de projets ponctuels 2007-auj. 3 ans Eliminer Fiches de projets 2007-auj. 3 ans Conserver Reprennent les objectifs, l’état d’avancement et l’analyse de processus mis en œuvre dans le cadre de projets d’amélioration. Statistiques sur l’activité de l’IFA 2005-auj. 7 ans Conserver Conserver les statistiques qui ne font pas l’objet d’une publication. Dossiers relatifs au BSC 2007-auj. 7 ans Conserver Plans d’action et tableaux de bord 2007-auj. 7 ans Conserver 2007-auj. 3 ans Trier PROGRAM ACCOUNT MANAGERS Correspondance 20 Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Procès-verbaux des réunions de commissions de filière + Documents annexes 2004-auj. 7 ans Conserver Procès-verbaux des réunions de la commission inter-filières + Documents annexes 2004-auj. 7 ans Conserver Dossiers relatifs aux marchés publics conclus dans le cadre de l’organisation des formations 2002-auj. 7 ans Eliminer Le délai de 7 ans ne s’applique qu’aux documents originaux. A terme, ces documents seront archivés par un même service. Dossiers relatifs à l’élaboration, au déroulement et à l’organisation des formations certifiées et des tests qui les accompagnent (Boîtes à étiquettes jaunes) 2005-auj. 7 ans Trier Série classée par filière de métier et/ou par code de la formation. On conservera l’ensemble des dossiers relatifs aux formations génériques et aux formations couvrant plusieurs filières de métier. Pour les formations spécifiques, on pourra éliminer les dossiers de formations liées à la comptabilité, à la logistique, aux marchés publics et à la gestion des RH. Dossiers relatifs aux Programmes d’Investissements en Formation (PIF) 2003-auj. 7 ans Conserver Sur e-comm IFA. Catalogues des formations 2006-auj. 7 ans Conserver Les dossiers doivent contenir au minimum fiche de projet, programme de la formation, syllabi, tests, grilles de correction, analyse des résultats, résultats des formulaires d’évaluation et rapports sur le pourcentage de réussite. 21 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Dossiers de Projets 2002-auj. 7 ans Trier Classés par sujets. Conserver les dossiers relatifs à la préparation et à l’organisation des « projets sur mesure » ainsi qu’à l’organisation générale et au fonctionnement de l’IFA. Pour les formations certifiées, les copies des pièces mentionnées dans la série « étiquettes jaune » (p. 45) peuvent être éliminées. Dossiers relatifs aux marchés publics conclus dans le cadre de l’organisation des formations 2002-auj. 7 ans Eliminer Le délai de 7 ans ne s’applique qu’aux documents originaux. Demandes de reconnaissance de diplômes 2005-auj. 7 ans Eliminer Tableau Excel des demandeurs de reconnaissance de diplômes 2005-auj. 7 ans Conserver SECRÉTARIAT FORMATIONS CERTIFIÉES Correspondance 2005-auj. 3 ans Eliminer Procès-verbaux de tests 2006-auj. 3 ans Eliminer Listes de présence aux formations 2006-auj. 3 ans Eliminer 22 Ces PV portent sur le déroulement des tests et ne renferment pas les résultats IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Questionnaires des tests vierges 2007-auj. 3 ans Eliminer Les originaux sont conservés au Service Docimologie et dans les Dossiers Formations certifiées mentionnés page 45. Originaux des tests remplis par les agents formés 2006-auj 2 ans Eliminer Les copies des tests complétés sont conservées au Service Docimologie. Listes des résultats des tests 2007-auj. 7 ans Conserver Enquêtes de satisfactions remplies par les candidats 2007-auj. 3 ans Eliminer « Rapports SPOC2 » (Rapports de synthèse sur les tests adressés aux administrations) 2007-auj. 15 ans Conserver Statistiques destinées à la commission inter-filières 2006-auj. 7 ans Conserver Données archivées dans ITMA Ca. 2005-auj. --- Conserver Dossiers relatifs aux formations « aptitude PC » Ca 1998-2001 7 ans Eliminer 2 Les SPOC sont les personnes de contact externes pour l’IFA au sein des administrations fédérales clientes de l’Institut. 23 Données transmises au SMART. Résultats de synthèse conservés dans les Dossiers Formations certifiées mentionnés page 45. Ces statistiques sont généralement annexées aux PV des réunions de la commission. Dossiers stockés dans le local attenant à la bibliothèque. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques SECRÉTARIAT FORMATIONS STANDARD Correspondance 2007-auj. 3 ans Eliminer Dossiers individuels des évaluations organisées dans le cadre des tests de niveau en langue 2006-auj. 2 ans Eliminer Calendriers des formations 2006-auj. 3 ans Eliminer Listes des participants conviés 2006-auj. 3 ans Eliminer Listes de présence des participants 2006-auj. 3 ans Eliminer Formulaires d’inscriptions 2007-auj. 3 ans Eliminer Fiches d’évaluation des formateurs 2006-auj. 3 ans Eliminer Documents transmis aux SOM. Listes de présence des formateurs 2007-auj. 3 ans Eliminer Ces listes n’existent que pour les formations en langue. Syllabi des formations standards 2005-auj. 3 ans Trier Attribuer un lieu de conservation unique à ces documents. Pour l’ensemble des syllabi des formations liées aux aptitudes PC, aux langues et aux matières administratives, on ne conservera qu’un exemplaire-type par année académique. Pour les autres formations, on conservera un 24 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques exemplaire de chaque syllabus. Syllabi des cours de langues 2005-auj. 3 ans Eliminer Données archivées dans ITMA Ca. 2005-auj. --- Conserver Attribuer un lieu de conservation unique à ces documents. SOLUTION MANAGERS (DOCUMENTS COMMUNS À L’ENSEMBLE DES SOM) Correspondance 2002-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. Procès-verbaux des commissions de filière + annexes 2005-auj. 7 ans Conserver Plusieurs SOM sont secrétaires de commissions de filière. Dossiers de marchés publics relatifs à l’organisation de formations 2002-auj. 7 ans Eliminer 25 Le contenu et le classement de ces dossiers varie selon les SOM. Le délai de 7 ans ne s’applique qu’aux originaux de documents liés à des marchés conclus et attribués. A terme, ces documents seront archivés par un même service et seules des copies pourront être éventuellement conservées dans les bureaux des SOM. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques 2002-auj. 3 ans Trier A terme, ces documents seront conservés par un même service. Pour les formations standard, on appliquera les critères de tri mentionnés p. 45. En ce qui concerne les formations certifiées, on conservera les syllabi relatifs aux formations génériques et aux formations couvrant plusieurs filières de métier. Pour les formations spécifiques, les syllabi de formations liées à la comptabilité, à la logistique, aux marchés publics et à la gestion des RH pourront être détruits. Fiches de projet 2002-auj. 3 ans Trier La dernière version de chaque document original sera transférée dans les « Dossiers relatifs à l’élaboration, au déroulement et à l’organisation des formations certifiées et des tests qui les accompagnent », mentionnés p. 45. Les versions intermédiaires et les copies peuvent être éliminées. Programmes des formations 2002-auj. 3 ans Trier Syllabi des Formations certifiées et standard Pièces relatives aux formations certifiées 26 Idem. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Tables de spécification 2002-auj. 3 ans Trier Tests 2002-auj. 3 ans Trier Grilles de correction 2002-auj. 3 ans Trier Analyse des résultats 2002-auj. 3 ans Trier Rapports sur les pourcentages de réussite 2002-auj. 3 ans Trier Notes des formateurs en cas d’incidents 2002-auj. 3 ans Trier Résultats des évaluations de satisfaction relatifs aux formations 2002-auj. 3 ans Trier Résultats des évaluations de satisfaction relatifs aux tests 2002-auj. 3 ans Trier Remarques Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. SOLUTION MANAGERS (DOCUMENTS PARTICULIERS À CERTAINS SOM) SOM Informatique/Droit (actuellement, Martine Expeels) Dossiers relatifs aux mesures de compétences (Tests PC) Ca. 2002-2007 7 ans Eliminer Documents destinés à la rédaction du Catalogue des formations 2006-auj. 3 ans Eliminer 27 Dossiers stockés e.a. dans le local attenant à la bibliothèque. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Sur disque partagé. Dossiers relatifs à l’élaboration des formations certifiées Niveau D. 2007-auj. 7 ans Eliminer Documents placés sur le campus virtuel 2006-auj. 3 ans Eliminer Dossiers relatifs aux plaintes visant les formations Ca. 2000-2006 7 ans Conserver Statistiques diverses relatives aux formations 2006-auj. 3 ans Conserver Fiches de projets 2006-auj. 7 ans Conserver Pour les fiches de projets de formations certifiées, voir p. 50. Dossiers relatifs à l’organisation du PuMP (Public Management Programme) 2005-auj. 3 ans Trier Conserver les pièces relatives au contenu du PuMP (élaborations des programmes,…) et à leur fréquentation (listes des participants, résultats,…) . Documents destinés à la rédaction du Catalogue des formations 2006-auj. 3 ans Eliminer Notes stratégiques 2006-auj. 7 ans Conserver Tableaux de bord de suivi 2006-auj. 7 ans Eliminer Copies de tests 2006-auj. 3 ans Eliminer SOM Management – PuMP (actuellement, Sarah Geens) 28 Originaux conservés aux secrétariats Formations IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques secrétariats Formations Copies de procès-verbaux de tests 2006-auj. 3 ans Eliminer Documents destinés à la rédaction du Catalogue des formations 2006-auj. 3 ans Eliminer Copies de pièces se rapportant à la comptabilité 2006-auj. 3 ans Eliminer Copies de tests pour formations certifiées 2006-auj 3 ans Eliminer 2006-auj. 3 ans Eliminer Procès-verbaux des réunions de l’équipe 2006-auj. 3 ans Conserver Documents destinés à la rédaction du Catalogue des formations 2006-auj. 3 ans Eliminer Originaux conservés aux secrétariats Formations SOM Formations GRH (actuellement, Peter Vandenbruaene) SOM Projets sur mesure (actuellement, Griet Valgaeren) Tableaux de suivi des formations SOM Formations communications – Langues (actuellement, Lyn Vandrepol) 29 A la fois sur l’espace serveur et sur les e-comm. IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques 2006-auj. 3 ans Eliminer Une partie de ces documents (syllabi, fiches de grammaire,…) est placée sur le campus virtuel de l’IFA. Dossiers d’organisation des formations (Fardes couleurs) 2005-auj. 7 ans Trier Veiller à ce que les originaux des pièces relatives aux formations certifiées énumérées p. 45 soient intégrés dans la série mentionnée. Le reste peut être éliminé. Inventaire des fardes couleurs 2005-auj. 7 ans Conserver Tableau excel. Matériel didactique pour les formateurs en langue SOM Pierre Ramelot SERVICE PROJETS À LA DEMANDE / DIENST KLANTENRELATIES EN PROJECTEN OP VRAAG Correspondance 2008-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. Dossiers des marchés publics relatifs à l’organisation de projets sur mesure 2005-auj. 7 ans Eliminer Le délai de 7 ans ne s’applique qu’aux originaux de documents liés à des marchés conclus et attribués. A terme, ces documents seront archivés par un même service. 30 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Remarques Sur e-comm. Probable éclatement en fiches projets/ fiches clients/ fiches résultats. Fiches projets de formations à la demande 2008-auj. 3 ans Conserver Comptes rendus des réunions avec les clients 2008-auj. 5 ans Conserver Correspondance 2007-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés. Correspondance relative aux stages Ca. 2000-auj. 7 ans Conserver Format papier. Classée annuellement. Veiller à ce que les originaux intègrent les dossiers individuels des stagiaires à la fin du délai fixé. Correspondance relative à l’activité et à la composition de la Commission interdépartementale des stages 1987-auj. 7 ans Conserver Les décisions relatives aux stagiaires prises par la Commission sont intégrées aux dossiers individuels. Dossiers individuels des stagiaires néerlandophones de niveau A de l’administration fédérale Ca. 1970-auj. 50 ans après la fin du stage Trier En se basant sur l’année de fin du stage, conserver un dossier représentatif par an. STAGES NIVEAU A 31 IFA – Tableau de tri Série Dates extrêmes Délai de conservation Destination définitive Dossiers relatifs à la réglementation en matière de stages Ca. 1970-auj. 30 ans Conserver Dossiers relatifs aux activités du Comité de direction de l’IFA 2002-2008 7 ans Conserver Dossiers relatifs aux activités des directeurs de la formation3 Ca.1986-2001 7 ans Conserver 3 Les directeurs de la formation disposaient de brevets délivrés par l’IFA. Ils ont été remplacés par les SPOC. 32 Remarques Ce comité de direction a fait place à une nouvelle Cellule de coopération opérationnelle en 2008. [Nom de l’institution] - Tableau de tri 33