FEUILLE DE ROUTE GROUPE ACCUEIL

Congrès national des professeurs de physique- chimie à Nantes en octobre 2012
FEUILLE DE ROUTE GROUPE ACCUEIL
I. COMPILATION DU DOCUMENT UDPPC
ACCUEIL DES CONGRESSISTES
En gare, aéroport
Il faut prévoir un accueil aux principaux trains et éventuellement avions. Un fléchage est
indispensable pour compléter le plan envoyé avec le certificat d’inscription ; ce fléchage doit
commencer à l’extérieur de l’enceinte du lieu où se tient le congrès et si possible dès les
principaux accès routiers et autoroutiers. Prestation à demander aux mairies, mais
généralement insuffisantes, il faut prévoir de la compléter.
Pensez à donner l’adresse exacte des différents lieux pour les utilisateurs de GPS.
Sur le lieu du congrès
L’accueil dans les locaux doit être le plus près possible de l’entrée principale repérable par
une banderole. Un classement par ordre alphabétique des enveloppes dans des cartons
permet de gagner du temps car tous les congressistes arrivent en même temps. Les valises
ne sont pas nominales
Dans l’enveloppe, le congressiste trouvera en particulier un récapitulatif de ses inscriptions
ainsi que les différentes invitations et tickets repas.
BANQUET
Penser à réserver très longtemps à l’avance, les bonnes salles sont souvent très
demandées. La participation est variable et oscille entre cent et cent quatre vingt personnes.
Les participants ont pris l’habitude d’y danser mais la fête ne se termine jamais très tard
(une heure du matin en général). Ne pas oublier de gérer la table “ officielle ” afin surtout
que les invités, qui ne connaissent souvent pas grand monde, ne soient pas trop isolés.
BANDEROLES
Une d’entrée, une de fond d’amphi au minimum. Réutilisable si possible pour le congrès
suivant. Attention au vent.
BUVETTE (PAUSE)
Prévoir de la place, pas trop excentrée. Il est possible, à l’aide d’un BUP et des statuts de
l’association, d’acheter les denrées dans des grandes surfaces type METRO normalement
réservées aux revendeurs et grossistes.
On peut aussi négocier avec des grandes surfaces qui peuvent ensuite reprendre les
invendus.
Pour le café, certains torréfacteurs prêtent des machines moyennant l’achat du café.
Attention, le CROUS est en général cher.
Un café + viennoiseries d’accueil le premier jour est apprécié de ceux qui voyagent la nuit et
arrivent le matin...
Les pauses sont généralement offertes ces dernières années, c’est un geste apprécié,
certains torréfacteurs offrent café, tasses, sucre, «touillettes ». Il reste à se renseigner sur les
viennoiseries.
COIN RENCONTRE
Proche du stand accueil, on doit y trouver toutes les informations (les congressistes pouvant
oublier leur valise à l’hôtel) n° téléphone des taxis, médecins et pharmacies de garde,
horaires de trains et d’avions...ainsi que la liste des participants. Il serait bon d’avoir à
proximité le photocopieur et une ligne téléphonique, un ordinateur relié à internet.
FLECHAGE
Ne négligez pas celui-ci. Il doit être pensé à l’avance, faire un plan du fléchage afin de savoir
où sont disposés les panneaux. Il sera bien utile en cas de changement.
De nombreuses municipalités ont un service de fléchage, souvent très bien fait. Cela vaut la
peine de faire la dépense... (d’autant que les affichages « sauvages » sont en général
interdits). C’est uneprestation souvent proposée.
Fondamental pour le bon déroulement des journées. Il doit être visible et contrôlé
régulièrement au cours du congrès. Il faut désigner une équipe qui en assumera la
responsabilité.
Si on le fait soi-même, un repérage avant le déroulement du congrès avec simulation et
parcours des itinéraires empruntés est indispensable, de préférence avec des personnes ne
connaissant pas les lieux. Les panneaux de fléchage seront préparés à l’avance en pensant
à
leur
fixation.
Prendre bien soin de bien flécher les ateliers et les salles des exposants.
Penser à la pluie et au démontage.
GILETS ROUGE
Très appréciés du congressiste perdu, une trentaine de gilets rouge de deux tailles ont été
fabriqués par des élèves de Bac Pro pour les JN 2008. Ils permettent de repérer les
organisateurs du congrès. Ils sont disponibles à chaque congrès.
HOTELS
Il n’est pas obligatoire de prévoir les hôtels, sauf pour le bureau national et les invités
étrangers.
QUAND RETENIR
S’en occuper un an avant. En particulier en fonction de la date choisie.
Il est souvent impossible de retenir autant de chambres sans verser une très forte somme
pour la réservation. A ce sujet, bien prévoir les modalités de remboursement des arrhes en
cas de désistement.
A QUI S’ADRESSER
Office du tourisme qui en général renvoie vers des organismes type voyagistes ou
organisateurs dépendant de France congrès qui sont capables de verser la première nuit
d’arrhes à l’avance ( “ Visit France ” du groupe Air France - Limoges congrès, etc.. ) Le
traitement des dossiers (30 francs par dossier en moyenne en 96, 10€ en 2005, 2006) peut
être gratuit car l’organisme se paye sur les retombées indirectes (Remise de prix dans les
hôtels, prolongement touristique du séjour).
COMMENT NEGOCIER LES PRIX
C’est l’organisme qui les négocie mais il faut toujours garder un contrôle.
L’UGAP a des prix mais cet intermédiaire n’a jamais été testé.
QUI REGROUPER
En général le Bureau National est regroupé dans le même hôtel, avec les invités étrangers.
Soit une trentaine de personnes.
CHAMBRES A BAS PRIX, AUBERGE DE JEUNESSE
Prévoir cette possibilité pour les jeunes enseignants mais il ne faut pas prévoir un trop grand
nombre de chambres. Il est surtout important de faire passer l’information
INFORMATION DES CONGRESSISTES
Donner une description, même sommaire des hôtels, (emplacement, parking, catégorie,
prix).
Sur place, indiquer dans chaque hôtel les dates et heures de passage des Car et Bus, et ceci
pour toutes les activités (si vous avez prévu un ramassage).
Voir aussi : parking, plans, valises
HOTESSES
Pour l’accueil, le vestiaire, le restaurant, les visites. Il est plus facile de leur demander ce
travail plutôt qu’à des collègues qui auront envie d’assister aux conférences.
Attention au problème de la rémunération pas toujours facile : si les actions sont comprises
dans les stages des élèves, elles peuvent être gratuites. Sinon attention aux pb de charges
etc. L’utilisation de bons cadeaux est une bonne solution.
Attention, si on fait appel à des BTS de tourisme, ils ne sont pas censés tenir le vestiaire, la
cafet ..., il doit y avoir un aspect « créatif » (stand de produits régionaux, accueil)
A Lille, deux élèves « responsables » ont été invités à toutes les réunions.
NETTOYAGE
L’université peut le prendre en charge, sinon penser aux entreprises de nettoyage privées.
Ne pas oublier : Se méfier des odeurs de toilettes, penser aussi au papier. Prévoir le
problème du dimanche.
Un nettoyage à la mi - journée est à prévoir
Voir aussi : démontage
OFFICE DU TOURISME
Demander
- s’ils ont un organisme de gestion de réservation des hôtels.
- s’ils ont un organisme de gestion des visites et des spectacles
-
les dépliants touristiques, guides et plans et horaires de bus.
PANNEAUX D’INFORMATION
Pris en charge par l’équipe d’accueil. Ils doivent être mis en évidence dans un coin
rencontre. Le congressiste qui a oublié sa pochette à son hôtel doit y trouver toutes les
informations utiles.
PARKING
Problème fondamental, surtout pour la livraison du matériel des exposants. Fournir aux
exposants en même temps que leur confirmation d’inscription un plan d’accès et un
horaire. Donner les possibilités offertes (chariot, monte charge...) ainsi que les contraintes
éventuelles.
Pour les congressistes, ne pas oublier de signaler les parkings sur les plans et de signaler les
hôtels ayant possibilité de parking au moment de l’élaboration des fiches d’inscription.
Essayer de négocier le prix des parking avec l’entreprise gestionnaire ou des places avec la
mairie.
PHARMACIE DE SECOURS
Avoir les adresses SAMU, centre antipoison etc.
Prévoir pour petites coupures, aspirine, règles
PHOTOS
Les congressistes apprécient beaucoup les photos réalisées et exposées pendant le
déroulement du congrès. L’exposition peut être présentée sur le stand académique. Penser
aussi aux photos pour la presse (régionale en général) Ainsi que pour les archives de
l’UdPPC.
Voir aussi : archives
PLANS
Indispensables : ceux des locaux, de la ville et des transports urbains. Fournir aussi un plan
expurgé des principaux sites du congrès (Conférences, ateliers, spectacles, banquets, départ
des bus...)
POLICE
Avoir le numéro du commissariat le plus proche. Aussi bien pour les vols éventuels que pour
négocier les contraventions des congressistes et exposants. Prévenir à l’avance le
commissariat de quartier du déroulement de la manifestation.
POMPIERS
Prévoir de mettre en évidence les numéros des services de secours. Penser au contrôle de la
commission de sécurité avant le congrès.
RECEPTION OFFICIELLE
Il peut y avoir un problème de définition, de protocole et de gestion. A gérer localement et il
ne peut y avoir qu’une réception officielle. Attention que le fait d’accepter une réception
n’engage pas l’UdPPC par ailleurs (Style on vous invite et subventionne mais vous utilisez le
Palais des congrès qui vaut tant. Se méfier des périodes électorales...)
REPAS
Aller tester le temps de passage dans les chaînes. Les assurances des directeurs ne sont pas
suffisantes. Essayer de gérer l’arrivée par vague des congressistes. Le service à table avec
apéritif et l’entrée déjà servie sur les tables fait gagner du temps. La contrainte de compléter
les tables aussi. Ne pas choisir de solutions mixtes. La gestion du “ timing ” dans les amphis
et ateliers peut jouer un grand rôle !
Prévoir éventuellement une salle ou une table à part pour les conférenciers du jour, les
huiles...
RESERVATION
Il faut des disponibilités financières pour réserver Hôtels et Restaurants. Ceux - ci peuvent se
réserver jusqu’à un an à l’avance.
Penser à réserver aussi les salles nécessaires.
RESTAURANT
Penser à pouvoir donner des adresses avec le plan. Ne pas oublier de les solliciter pour la
plaquette.
SACEM
A contacter dès qu’il y a utilisation de musique, de textes (spectacles)… Ne pas oublier que
l’UdPPC est une seule association qui a déjà été déclarée.
Pour la musique liée au dîner de gala, le calcul est fait sur le prix du dîner et le nombre de
participants.
Exemple : Rouen, 160 couverts, 40€, environ 400€ de droits SACEM
SALLES (Occupation)
Il est important de faire très à l’avance une simulation des besoins afin de réserver le
nombre de salles suffisant. Au moment du congrès, donner un planning détaillé et précis afin
que les congressistes ne se perdent pas. Les gilets rouge sont bien visible et rassure le
congressiste perdu !
TRANSPORTS
Un des point essentiels à ne pas sous estimer. Penser à demander un plan avec horaire des
transports publics à fournir dans les valises. Donner un plan détaillé des lieux de départ et
d’arrivée des Bus spéciaux. Ne pas oublier d’afficher en plus ce plan dans les hôtels et sur les
lieux du congrès La mairie peut fournir gratuitement les services de transport.
TRAVAUX
Attention qu’il ne soit pas prévu, à la même période, des travaux bruyants à proximité du
lieu du congrès.
VALISE
On n’imagine pas un congrès sans valise du congressiste. Au minimum, elle contiendra le
programme, le plan et la liste de participants ainsi qu’une enveloppe personnelle contenant
un justificatif des inscriptions et les tickets repas. On y trouve aussi traditionnellement une
plaquette du congrès, la ou les invitations aux apéritifs, des dépliants touristiques de la
région, les horaires et plan des transports. On peut aussi, moyennant finances, accepter des
plaquettes publicitaires et y placer des cadeaux (stylos, bonbons, pin’s et badges,
calculatrice...). Il est possible de négocier le logo porté par la valise ; c’est un des plus forts
postes du budget publicitaire.
Pour simplifier la distribution, la valise n’est plus personnalisée. L’enveloppe personnelle
(contenant le détail des activités, les tickets repas …) est distribuée indépendamment.
VESTIAIRE
Les portes manteaux peuvent se louer, les services de l’établissement d’accueil peuvent en
avoir, le vestiaire peut être tenu par des stagiaires de BTS ou de lycées hôteliers. Il est
normalement gratuit mais obligatoirement gardé et doit pouvoir faire consigne
II. LISTES DES TACHES DU GROUPE ACCUEIL
1.
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3.
4.
5.
6.
Accueil le dimanche soir : à définir et confirmer.
Evaluation des besoins en personnes les jours J et répartition des tâches.
Organisation et gestion des pauses.
Repas le midi.
Repas de gala.
Accueil le jour 1 : distribution des malettes, vestiaire,…distribution des enveloppes
individuelles.
7. Fléchages à l’école centrale.
8. Stand de spécialité régional (hors alcool) (sur le jour des exposants ?)
9. Liste d’hôtels.
10. Liste de restaurants.
11. Les plans divers et variés.
12. Gestion des cas particuliers (point d’accueil).
13. Photos du congrès.
14. TAN(Tickets de tram) (à voir) horaires.