Excel – Formules et Fonctions [fn] - UHA
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Excel – Formules et Fonctions [fn] K. Zampieri, Version 11 février 2014 Table des matières 1 Fonctions 1.1 Fonctions intégrées . . . . . . . . 1.2 Fonction via l’Assistant . . . . . . 1.3 Fonction récente . . . . . . . . . . 1.4 Insertion directe . . . . . . . . . . 1.5 Référencement d’une plage . . . . 1.6 Quelques fonctions . . . . . . . . 1.7 Correction des erreurs de formules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 4 6 7 8 9 10 2 Moyennes pondérées 11 3 Exercices : Appréhender le cours 3.1 Suivi de travaux / fn00exerc1a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Ventilation automatique / fn00exerc1b . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 14 15 4 Exercices : Appliquer le cours 4.1 Prix matières / fn00exerc2a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Gestion de la qualité / fn00exerc2b . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 16 17 5 Exercices : Approfondir le cours 5.1 Activités / fn00exerc3a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Gestion du photocopieur / fn00exerc3b . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Contrôle de code / fn00exerc3c . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 18 19 20 6 Exercices : Compléments 6.1 Calcul de Codes Adhérents / fn00exerc4c . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 21 1 Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 2 Introduction Mots-Clés Excel, Formules, Fonctions. Requis Fonctionnalités de base. Comprend [Minot-X2]. Ce module présente les formules et les fonctions accessibles par l’« assistant fonction ». Il aborde ensuite quelques fonctions à connaı̂tre en mathématiques, statistiques, texte, logiques et information. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 3 == Activités Cours == 1 1.1 > Fonctions Fonctions intégrées Le tableur propose plus de 400 fonctions intégrées réparties en catégories : Logique : Manipulation des données logiques (ET, OU...). Texte : Manipulation de chaı̂nes de texte. Date et heure : Manipulation et conversion de dates et heures. Recherche et références : Fonctions employées avec des données organisées sur une seule ligne ou colonne de données. Mathématique et trigonométrique : Manipulation de données numériques. Statistiques : Outils d’analyse et de moyenne. Information : Sur le contenu de cellules. Finances : Manipulation de données monétaires. Scientifique : Fonctions évoluées nécessitant généralement l’installation d’un module complémentaire. Comptabilité (Excel 2010 uniquement) : suite à différents commentaires, techniques et scientifiques, Excel 2010 offre un ensemble de fonctions statistiques (et autres) plus précises, tandis que certaines fonctions existantes ont été renommées afin de mieux décrire leur finalité. Dans un but de comptabilité descendante, les fonctions renommées sont cependant toujours disponibles sous leur ancien nom et ont été regroupées dans cette catégorie. Conseil Si vous devez partager votre feuille de calcul avec d’autres utilisateurs qui ne disposent pas d’Excel 2010, servez-vous des fonctions de Comptabilité plutôt que des fonctions renommées. Les versions antérieures d’Excel reconnaissent les anciens noms et garantissent les résultats attendus. > Une fonction est caractérisée par son nom suivi de parenthèses qui renferment facultativement un ou plusieurs paramètres séparés par des points-virgules. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 1.2 4 Fonction via l’Assistant Pour insérer une fonction via l’Assistant, > Cliquez dans la cellule recevant la formule puis appelez Formules>Insérer une fonction ou cliquez directement sur la catégorie souhaitée. > Dans la boite de dialogue, tapez un extrait du nom dans la zone Recherchez une fonction puis cliquez sur OK, ou choisissez une catégorie. > La boite de dialogue qui s’affiche propose plusieurs type de fonction. Examinez les descriptions puis double-cliquez sur celle souhaitée. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 5 > Une nouvelle boite de dialogue apparaı̂t. Remplissez les paramètres en vous aidant de la description. Cliquez sur Aide... pour avoir plus de détails. > Finissez par OK : le résultat apparaı̂t dans la cellule. Un reclic dans la cellule montre la formule. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 1.3 6 Fonction récente Pour insérer une formule récente, > Cliquez sur l’icône fx à côté de la barre de formule. > Dans la boite de dialogue, remarquez que la catégorie Dernières fonctions utilisées est sélectionnée par défaut et que la dernière fonction apparaı̂t en tête de la liste. Doublecliquez sur la fonction souhaitée puis complétez-la. Rappel Pour annuler l’entrée, tapez Esc ou cliquez sur le bouton Annuler de la barre de Formule. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 1.4 7 Insertion directe La dernière façon de saisir une fonction dans une formule consiste à le faire directement. > Sélectionnez la cellule puis tapez = : la liste des fonctions apparaı̂t dans la zone Nom. > Si vous tapez le début de la fonction =XXX : une zone apparaı̂t et vous propose les fonctions débutant par ces trois lettres. > Double-cliquez sur la fonction souhaitée. > Achevez la saisie avec l’aide contextuelle. Remarque Si vous tapez entièrement la formule, ne laissez pas de blanc entre le nom de la fonction et la première parenthèse. Exemple : SOMME (C1:C11) ne sera pas reconnue tandis que SOMME(C1:C11) sera exécutée. Remarque Une formule peut être tapée en minuscules : le tableur affichera en majuscules dans la barre de formule les références et les noms des fonctions reconnues. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 1.5 8 Référencement d’une plage > Le mode de référencement est identique pour toutes les fonctions qui emploient des paramètres de type plage de cellules. – Une plage de cellules se note en indiquant les références de la cellule de début et de fin, séparées par le caractère deux points (:). – Les plages de cellules discontinues se séparent par des points-virgules (;). – La référence à une (plage de) lignes ou une colonne se fait en précisant le(s) numéro(s) de ligne ou de colonne. – La référence à une plage nommée se fait en notant le nom de la plage. – La référence à une plage d’une autre feuille du même classeur se fait sous la forme nomfeuille! (ou ’nomfeuille’! si le nom comporte un espace). Exemple Dans SOMME(A2:A9;C2:G7;B10) : – L’expression A2:A9;C2:G7;B10 désigne la liste des paramètres. Le « ; » sépare chaque paramètre. – L’expression A2:A9 est une plage. Elle renferme les cellules A2 à A9. Le « : » se lit « jusqu’à ». – La plage C2:G7 est le rectangle dont la diagonale est C2:G7. Conseil Utilisez au maximum des plages dans les formules et non pas les cellules une à une : une plage s’adapte dynamiquement aux insertions/suppressions de lignes/colonnes. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 1.6 9 Quelques fonctions > La catégorie Mathématique et Trigonométrique inclut un grand nombre de fonctions : – Fonctions arithmétiques : valeur absolue ABS, valeur entière ENT, arrondi ARRONDI, valeur tronquée TRONQUE, modulo (reste de la division entière) MOD, somme des produits SOMMEPROD, etc. – Fonctions trigonométriques : valeur de π PI(), etc. Toutes les fonctions trigonométriques (sinus SIN, cosinus COS, tangente TAN, etc.) utilisent les radians en paramètres. Il est donc souvent nécessaire de traduire les radians en degrés ; cette opération peut être effectuée par la fonction RADIANS. – Fonctions mathématiques : puissance PUISSANCE, logarithme en base 10 LOG10, exponentielle EXP, etc. La fonction ALEA() génère un réel pseudo-aléatoire entre 0 et 1 (avec 14 ou 15 chiffres après la virgule). La fonction ALEA.ENTRE.BORNES (dans l’utilitaire d’analyse) fournit un réel pseudo-aléatoire dans un intervalle donné. – Fonction composée SOMMME.SI : Additionne les éléments d’une plage qui vérifient une condition. > – – – – – Parmi les fonctions statistiques : NB Nombre de valeurs d’une série MIN Plus petite valeur d’une série MAX Plus grande valeur d’une série MOYENNE Moyenne d’une série NB.SI Cellules non vides vérifiant une propriété > Les fonctions logiques permettent d’introduire des conditions dans les formules. Une expression logique est une condition. – SI(expressionLogique ; valeurSiVraie ; valeurSiFaux) – ET, OU > Les fonctions textes permettent de manipuler des chaı̂nes de caractères. – GAUCHE, DROITE, STXT, CNUM, CHERCHE > Les fonctions informations donnent des renseignements ou des informations (prédicats) sur le contenu ou format des cellules. – ESTVIDE, ESTNA Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 1.7 10 Correction des erreurs de formules Il serait miraculeux que vous ne rencontriez jamais de message d’erreur suite à la saisie d’une formule. Voici les types d’erreurs et leurs causes. – ##### La valeur numérique entrée dans en cellule est trop large pour être affichée dans la cellule. Une formule de date ou d’heure produit un résultat négatif. – #NOMBRE Un argument de fonction peur être inapproprié, ou une formule produit un nombre trop grand ou trop petit pour être représenté. – #NOM? Le tableur ne reconnaı̂t pas le texte dans ne formule. Un nom a pu être supprimé ou ne pas exister mais le cas le plus fréquent est une faite de frappe. Autre cause fréquente, l’entrée de texte dans une formule sans l’encadrer par des guillemets anglais doubles (il est alors interprété comme un nom) ou l’omission des deux points dans la référence à une plage. – #VALEUR Emploi d’un type d’argument ou d’opérande inapproprié, ou il est indiqué une plage à un opérateur ou une fonction qui exige une valeur unique et non une plage. – #DIV/0! La formule effectue une division par zéro. Souvent dû à une référence de cellule vers une cellule vide ou une cellule contenant 0 comme diviseur ou à la saisie d’une formule contenant une division par 0 explicite. – #N/A Une valeur n’est pas disponible pour une fonction ou une formule. – #REF Une référence de cellule n’est pas valide. Cela peut être dû à sa suppression ou à son déplacement. – #NUL! Il est spécifié une intersection de deux zones qui en réalité ne se coupent pas. Vous avez employé un opérateur de plage ou une référence de cellule incorrects. Le tableur vous avertit souvent de la présence d’une erreur et propose de corriger l’erreur avant la validation de la saisie. Remarque Excel dispose de l’outil Vérification des erreurs (dans Formules) qui repère et permet d’éliminer les erreurs. Attention : seules les erreurs identifiables sont signalées. D’éventuelles erreurs de logique ou de références passeront inaperçues. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 2 11 Moyennes pondérées Thématique Calculs de base. Fichiers fn00notes. Cet exercice calcule la moyenne pondérée de notes d’étudiants et affiche leur admissibilité (admis, recalé, session2). Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera fn00calcul. @[fn00notes.txt] Action Calculez la moyenne par matière en ligne 23 (fonction MOYENNE) en figeant les numéros de ligne. Action Calculez la note la plus basse par matière en ligne 24 (fonction MIN) ainsi que la note la plus haute par matière en ligne 25 (fonction MAX). Orientation Tirez la formule de la moyenne vers le bas puis remplacez la fonction. Action Recopiez les formules vers la droite. Action Insérez une ligne vide entre les données et les calculs. Action Comparez votre tableau avec la solution. Solution simple Solution détaillée Les formules sont : – En B24 : =MOYENNE(B$3:B$22) – En C24 : =MIN(B$3:B$22) – En D24 : =MAX(B$3:B$22) Action Tapez les coefficients suivants (ligne 2) : 5, 5, 4, 2, 3. Aide simple Constatez que le logiciel affiche dans le coin supérieur gauche un petit triangle signifiant qu’il y a risque d’oubli de valeurs : en effet, il y a encore un nombre dans la colonne (le coefficient) ! Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 12 Action Comme il faut calculer une moyenne pondérée, il est préférable de nommer la matrice des coefficients et d’utiliser le nom dans les formules. Nommez Coefficients la plage B2:F2 des coefficients. Solution simple Appelez Formules[Noms définis]>Définir un nom. Constatez que le logiciel fixe la plage. Action Calculez la moyenne du premier élève en G3 définie comme suit : ! n n X X moyenne = note j ∗ coeff j / coeff j j=1 j=1 Outil Fonctions SOMMEPROD et SOMME. Tapez la touche [F3] pour afficher la liste des noms ou utilisez la zone liste de noms ou montrez la zone. Action Outil Arrondissez la moyenne de l’élève à une décimale. Fonction ARRONDI. Action Recopiez la formule de la moyenne vers le bas. Action Calculez les classements des étudiants (colonne H). Outil Action Fonction RANG. Attention, Figez le tableau des moyennes. Calculez la décision (colonne I) définie comme suit : si (moyenne >= 10) alors "admis" sinon "recalé" finsi Outil Action Fonction SI. Calculez la décision1 (colonne J) définie par : si (moyenne >= decision1) alors "admis" sinon "recalé" finsi Outil Action Fonction SI. Calculez la décision2 (colonne K) définie par : si (moyenne >= decision1) alors "admis" | sinon si (moyenne >= decision2 alors "session2" | | sinon "recalé" | finsi finsi Outil Fonctions SI imbriquées. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 Action 13 Comparez votre tableau avec la solution. Solution simple Solution détaillée Les formules sont : – En G3 : =ARRONDI(SOMMEPROD(B3:F3;Coefficients)/SOMME(Coefficients);1) – En H3 : =RANG(G3;$G$3:$G$22;0) – En I3 : =SI(G3>=10;"admis";"recalé") – En J3 : =SI(G3>=$J$1;"admis";"recalé") – En K3 : =SI(G3>=$J$1;"admis";SI(G3>=$K$1;"session2";"recalé")) Action Copiez la plage K16:K18 et collez les valeurs en J24:J26. Action Calculez le nombre d’étudiants pour chacune des décisions (plage K24:K26). Outil Action Fonction NB.SI. Validez votre formule avec la solution. Solution simple – En K24 : =NB.SI(K$3:K$22;J24) (recopiable vers le bas) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 14 == Activités Exercices == 3 Exercices : Appréhender le cours 3.1 Suivi de travaux / fn00exerc1a Thématique Formules et fonctions. Utilise Mathématiques. Fichiers fn00exerc1a.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex07]. Le tableau recense le montant de devis ainsi que la durée des travaux issu d’un appel d’offre. Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 1a-devis. @[fn00exerc1a.txt] Action Outil Action Établissez les différentes formules du tableau (cellules F1:F7). Fonctions MAX, MIN, MOYENNE, NB, NBVAL. Validez vos formules avec la solution. Solution simple – En F1 : =MOYENNE(B:B) – En F2 : =MAX(B:B) – En F3 : =MIN(B:B) – En F4 : =NBVAL(B:B) – En F5 : =NB(C:C) – En F6 : =MOYENNE(C:C) – En F7 : =MAX(C:C) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 3.2 15 Ventilation automatique / fn00exerc1b Thématique Formules et fonctions. Utilise Logiques. Fichiers fn00exerc1b.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c02 :ex01]. Cet exercice réalise une ventilation automatique. Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 1b-dc. @[fn00exerc1b.txt] Action Établissez les colonnes C et D en fonction du type de l’écriture « D=Débit » ou « C=Crédit ». Outil Action Outil Action Fonctions SI. Calculez les totaux (colonnes G:H). Fonctions SOMME, SOMME.SI. Validez vos formules avec la solution. Solution simple – En C2 : =SI($B2="D";$A2;"") (recopiable vers le bas) – En D2 : =SI($B2="C";$A2;"") (recopiable vers le bas) – En G2 : =SOMME(C:C) – En G3 : =SOMME(D:D) – En H2 : =SOMME.SI(B:B;F2;A:A) (recopiable vers le bas) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 4 16 Exercices : Appliquer le cours 4.1 Prix matières / fn00exerc2a Thématique Formules et fonctions. Utilise Logiques. Fichiers fn00exerc2a.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex05]. Le tableau donne des prix unitaires et des quantités de matières premières. Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 2a-ctprod. @[fn00exerc2a.txt] Action Outil Action Calculez le prix de revient matières de chaque tarte. Fonctions SOMMEPROD. Validez votre formule avec la solution. Solution simple – En C1 : =SOMMEPROD($B$4:$B$10;C4:C10) (recopiable vers la droite) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 4.2 17 Gestion de la qualité / fn00exerc2b Thématique Formules et fonctions. Utilise Logiques. Fichiers fn00exerc2b.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c02 :ex07]. Le tableau recense des relevés d’échantillons. Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 2b-mesures. @[fn00exerc2b.txt] Action Faites apparaı̂tre « PROBLEME » lorsque le résultat de la mesure n’est pas compris dans les limites autorisées. Outil Action Outil Action Fonctions SI, OU. Calculez la plage F4:F6. Fonctions NB, NB.SI. Validez vos formules avec la solution. Solution simple – En C2 : =SI(OU(B2<$F$1;$F$2<B2);"Problème";"") (recopiable vers le bas) – En F4 : =NB(B:B) – En F5 : =NB.SI(C:C;"Problème") – En F6 : =F5/F4 Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 5 18 Exercices : Approfondir le cours 5.1 Activités / fn00exerc3a Thématique Formules et fonctions. Utilise Mathématiques. Fichiers fn00exerc3a.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex10]. Le tableau recense les inscrits à des activités. Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 3a-activites. @[fn00exerc3a.txt] Action Calculez la colonne D comme suit : si (Femmes > Hommes) alors afficher "Fem" | sinon si (Femmes = Hommes) alors afficher "=" | sinon afficher "Masc" finsi Outil Fonctions SI. Action Calculez les colonnes E et F. Action Calculez la ligne 13. Action Validez vos formules avec la solution. Solution simple – En D2 : =SI(B2>C2;"Masc";SI(B2<C2;"Fem";"=")) (recopiable vers le bas) – En E2 : =SOMME(B2:C2) (recopiable vers le bas) – En F2 : =E2/$E$13 (recopiable vers le bas) – En B13 : =SOMME(B2:B11) (recopiable à droite) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 5.2 19 Gestion du photocopieur / fn00exerc3b Thématique Formules et fonctions. Utilise Mathématiques. Fichiers fn00exerc3b.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex08]. Il s’agit de faciliter la tâche d’une assistante qui doit gérer une photocopieuse. Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 3b-copieur. @[fn00exerc3b.txt] Action Établissez la formule de la colonne du Compteur DEBUT. Action Établissez la formule de la colonne du TOTAL. Action Établissez les formules du montant à facturer à chaque service (colonne G). Action Validez vos formules avec la solution. Solution simple – En C3 : =B2 (recopiable vers le bas) – En D2 : =B2-C2 (recopiable vers le bas) – En G2 : =SOMME.SI($A:$A;F2;$D:$D) (recopiable vers le bas) – En G7 : =SOMME(D:D) – En G8 : =SOMME(G2:G5) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 5.3 20 Contrôle de code / fn00exerc3c Thématique Formules et fonctions. Utilise Textes. Fichiers fn00exerc3c.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c07 :ex01]. Afin de contrôler les accès à certaines informations, on a mis en place un système de codification. Chaque utilisateur possède un numéro (nombre de quatre caractères supérieur à 2000) et un code. Ce code est calculé de la manière suivante : (deux premiers chiffres du numéro)∗7+(nombre composé des 2è et 3è et 4è chiffre)∗(dernier chiffre) Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 3c-texte. @[fn00exerc3c.txt] Action Établissez les formules du tableau permettant de vérifier qu’un code saisi correspond bien à l’utilisateur. Action Validez vos formules avec la solution. Solution simple – En C2 (recopiable vers le bas) : =GAUCHE(A2;2)*7+STXT(A2;2;3)*DROITE(A2;1) – En D2 (recopiable vers le bas) : =SI(NBCAR(A2)<>4;"4 caractères"; SI(A2<2001;"Mauvais N˚"; SI(B2=C2;"OK";"Erreur"))) Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 6 21 Exercices : Compléments 6.1 Calcul de Codes Adhérents / fn00exerc4c Thématique Formules et fonctions. Utilise Textes. Fichiers fn00exerc3c.txt. Comprend -. Vous devez attribuer un code adhérent à chaque membre du groupe. Le code est composé des éléments suivants : « Sexe (1 ou 2) suivi des initiales de la personne puis des 2 derniers chiffres de son année de naissance et du numéro de son département ». Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 4c-texte. @[fn00exerc4c.txt] Action Outil Calculez les initiales du Nom et Prénom de chaque étudiant. Fonctions GAUCHE et l’opérateur & (ou la fonction CONCATENER). Aide simple Il faut récupérer le premier caractère gauche du Nom et le concaténer avec le premier caractère gauche du Prénom. Action Outil Calculez le code de chaque étudiant. Fonctions GAUCHE, DROITE, l’opérateur & et la fonction date ANNEE. Aide simple Il faut concaténer le Sexe, les Initiales, les deux chiffres à DROITE de l’ANNEE de la Date de naissance et les deux chiffres à GAUCHE du Code Postal. Action Validez vos formules avec la solution. Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014 22 Solution simple – En D2 (recopiable vers le bas) : =GAUCHE(A2;1)&GAUCHE(B2;1) – En G2 (recopiable vers le bas) : =C2&D2&DROITE(ANNEE(E2);2)&GAUCHE(F2;2) Action Proposez une solution permettant de résoudre le problème du pays d’origine (France, Allemagne ou Suisse). Solution simple On ajoute une colonne avec fr (pour FRance), de (pour DEutch) et ch (pour la Suisse) puis on concatène le pays d’origine au code de la colonne G.