GedExpert – Gestion de la validation des documents et leur diffusion

GedExpert – Gestion de la validation des
documents et leur diffusion
Introduction
Paramétrage
Paramétrage des rubriques
Paramétrage des critères de diffusion
Utilisation
Utilitaires
Exemples
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Introduction
Il existe actuellement 4 méthodes pour diffuser les documents aux clients :
- iGed (option) : publication instantanée des documents sur le serveur Web.
- Publication Web (option) :
- GedExpert Nomade (option) : Génération d’une version client lui permettant de consulter
ses documents au travers d’un logiciel qui peut être installé sur n’importe quel support.
- CD Rom ou Clé USB (gratuit) : Diffusion des documents avec consultation à partir du
navigateur Internet Explorer.
La problématique était la suivante, surtout pour les clients équipés de iGed :
Dès lors qu’un document était classé dans une rubrique « diffusable », il était
automatiquement disponible pour le client sur son portail internet.
Une notion de validité des documents a donc été introduite afin de sécuriser la diffusion
des documents. Ainsi, bien que le document ait été classé dans une rubrique diffusable, il ne
sera pas diffusé automatiquement sans que le document soit validé.
Evidemment ce paramétrage pourra être ajusté par rubrique de classement.
Paramétrage
Paramétrage des rubriques
Menu Administration / GedExpert / Plan de classement type
Au niveau du paramétrage des rubriques de classement une nouvelle case à cocher
« Rubrique à valider » a été ajouté.
Elle permet d’indiquer si les documents classés dans la rubrique peuvent être validés ou pas.
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Paramétrage des critères de diffusion
Menu Administration / GedExpert / Critères de diffusion des documents
Un nouveau document ne sera diffusable que s’il est classé dans une rubrique diffusable et
qu’il respecte les critères de diffusion : extension de fichier diffusable, rubrique de
classement diffusable, critère de validation
Liste des extensions diffusables :
Cela permet de restreindre les types de fichiers qui seront diffusable.
Par exemple il est intéressant dans un premier temps d’ajouter « .pdf » pour faire en sorte
que seuls ces fichiers soient diffusables.
Par défaut toutes les extensions sont diffusables.
Critères de validation :
En cochant cette case cela permet donc de dire que tant qu’un document n’est pas validé il
ne pourra être diffusable.
Il est donc intéressant de cocher cette option.
Maintenance :
Permet de mettre à jour l’ensemble des documents existants de la base de données.
Attention cette opération peut durer longtemps. Il est préférable de faire une sauvegarde de
la base en cas de problème.
Remarque : L’attribut "diffusable" d’un document reste toujours forçable, tant
que le collaborateur en a les droits.
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Utilisation
Sur la fenêtre d’acquisition ou de création d’un document
Un nouveau champ liste "Validation" est disponible.
Suivant le paramétrage de la rubrique, il sera positionné soit sur "document à valider" soit
sur "document ne devant pas être validé".
Il est possible de forcer le choix.
Dans le module GedExpert
Un clic droit sur le
document permet de
modifier les attributs
Zone de validation
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Filtre et recherche
► Filtre dans le module GedExpert :
1
3
2
Possibilité dans la Ged du client de ne faire apparaître que les documents non validés par
exemple.
► Recherche de documents [F11]
Nouveau champ permettant de rechercher les documents validés ou pas dans la base de
données.
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Exemples
"Je veux que ne soit diffusé que les documents ayant l’extension « .pdf »"
Menu Administration / GedExpert / Critères de diffusion des documents
"Je veux que tous les documents classés dans la rubrique « Dossier annuel social »
soit diffusables sans les valider"
Menu Administration / GedExpert / Plan de classement type
Cocher « rubrique diffusable »
Ne pas cocher « rubrique à valider »
"Je veux que tous les courriers émis dans la rubrique « Courrier sortant » passent par la
procédure de validation avant d’être diffusés."
Menu Administration / GedExpert / Plan de classement type
Cocher « rubrique diffusable »
Cocher « rubrique à valider »
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"Je veux que tous les documents classés dans la rubrique « Litige » passe par la
procédure de validation mais ne soit pas diffusables »
Menu Administration / GedExpert / Plan de classement type
Ne pas cocher « rubrique diffusable »
Cocher « rubrique à valider »
"Je veux que les collaborateurs ne puissent pas forcer la diffusion des documents sauf
à passer par la validation des documents "
Menu Administration / GedExpert / Critères de diffusion des documents
Cocher la case suivante :
Puis interdire dans les sécurités fonctionnelles la possibilité de forcer l’attribut diffusable sur
les documents.
Menu Administration / Paramétrage / Sécurité / Sécurités fonctionnelles
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