Matrice des activit s d`un projet d`e-business - LOMAG

Fiche méthodologique
Matrice des activités d'un projet d'ebusiness
Plan de la fiche :
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•
•
1 : Présentation de la fiche
2 : Objectifs et usages de la matrice : illustrations
3 : Structuration de la matrice
4 : Synthèse générale des éléments de la matrice
5 : Les dimensions d'un projet e-business
1 - Présentation de la fiche
Le contexte d'utilisation de cette matrice est celui du développement d'un projet d'ebusiness.
Rappelons qu'un projet d'e-business consiste essentiellement à:
•
•
mettre en place les canaux de communication électronique entre une entreprise et
d'autres organisations (clients, fournisseurs, partenaires financiers, co-opétiteurs,
autres partenaires);
éventuellement, interfacer (intégrer) ces canaux de communication avec les systèmes
d'information internes aux organisations concernées, en particulier, ceux de
l'entreprise qui prend l'initiative du projet.
Les activités de cette matrice concernent les canaux de communication électronique et
les interfaces avec les systèmes d'information de l'entreprise qui développe le projet d'ebusiness.
2 - Objectifs et usages de la matrice : illustrations
Faire de cette matrice un instrument qui doit servir de guidance à:
•
•
l'identification des activités constitutives d'une application d'e-business figures 1, 2,
3);
l'analyse des avantages et inconvénients (figure 1) potentiels pour une PME dans le
développement d'une application d'e-business en vue du choix d'une ou plusieurs
applications d'e-business à mettre en œuvre;
•
•
la spécification des modalités techniques et organisationnelles d'implantation d'une
application d'e-business;
la valorisation des activités en vue d'estimer la structuration des coûts et des revenus
d'une application.
Illustration 1
Considérons une firme qui produit et vend des équipements à des laboratoires d'analyses
médicales et à des grossistes de matériel pharmaceutique.
Figure 1
Activités
Objets des activités
Produits vendus
Clients
Infrastructure,
support propre
relatives aux marchés
•
•
•
saisie des commandes
opportunité : permettre
aux clients de connaître la
disponibilité et les délais
avant de commander
internes
•
•
•
gestion des commandes
gestion des stocks
gestion des expéditions
suivi des livraisons, envoi
des factures
opportunité : permettre
aux
clients de suivre à tout
moment
l'état de leurs commandes
•
gestion des clients
faiblesse : pas d'analyse
du profil des clients
gestion de la facturation
faiblesse : délais
d'expédition des factures
trop longs
opportunité : envoi de la
facture dès l'affectation du
produit en stock à la
commande
fax, téléphone, courrier
postal, service d'encodage
faiblesse : coût trop élevé
du système de saisie
•
SI gestion des commandes
et des clients
•
SI gestion des stocks
•
SI planification et suivi
des expéditions
•
SI facturation et
comptabilité
•
SI : système d'information
•
Figure 1 : L'activité de saisie des commandes clients est réalisée à l'aide d'un support
traditionnel de courrier postal, de fax, d'échanges téléphoniques et d'un système
d'encodage.
Cette activité est interfacée avec les activités internes relatives à la gestion des commandes et
des clients et les activités de gestion des stocks. Ces activités de gestion ont pour support les
systèmes d'information (SI) intégrés qui leur correspondent.
Pour répondre aux faiblesses et saisir les opportunités, la firme décide de mettre en
place un catalogue électronique en ligne, un système WEB/EDI et un système de suivi
des livraisons sous-traités auprès d'un opérateur.
Par simplification pédagogique, nous supposons que le nouveau système remplace en totalité
les procédures anciennes.
Figure 2
Activités
Objets des
activités
relatives aux marchés
internes
Produits vendus
•
saisie en ligne des
commandes
•
•
•
gestion des commandes
gestion des stocks
gestion des expéditions
Clients
•
suivi des livraisons
•
•
gestion des clients
gestion de la facturation
Infrastructure
support propre
•
accès Internet via un réseau
local
•
SI gestion des stocks
•
SI gestion des commandes
•
SI facturation et
comptabilité
•
SI planification et suivi des
expéditions
•
SI gestion des clients
Infrastructure
support soustraité
•
plate-forme WEB/EDI de
traitement des commandes,
factures et système de suivi
des livraisons
La matrice représentée à la figure 2 indique les modifications intervenues dans les
activités:
•
•
l'activité d'envoi traditionnel des factures est supprimée et remplacée par la
production, via un système WEB/EDI, d'une facture électronique ;
le support propre aux activités de commande, de facturation et de suivi des
livraisons est remplacé par un support WEB/EDI sous-traité auprès d'un
opérateur d'une plate-forme d'intermédiation.
Ce système WEB/EDI devra être interfacé avec les SI internes à la firme.
On remarquera que l'ordre du flux d'information entre ces SI internes est modifié de
façon à permettre la vérification immédiate de la disponibilité des stocks et l'envoi de
la facture dès que les produits à livrer sont affectés à la commande.
Illustration 2
La même firme a conclu un accord avec des concurrents pour passer des commandes
groupées auprès d'un fournisseur afin d'obtenir des conditions plus favorables.
Figure 3
Objet des
activités
Produits
approvisionnés
Activités
relatives aux
fournisseurs
•
définition
des
comman
des par
consultati
on d'un
catalogue
électroni
que
relatives aux
co-opétiteurs
•
groupement
des
commandes
relatives aux
partenaires
financiers
•
paiement
des
fournisseu
rs
internes
•
•
Infrastructure
support propre
Infrastructure
support soustraité
•
accès
Internet
via un
réseau
local
•
•
accès
Internet via
un réseau
local
•
•
•
bases de
données
commandes
groupées
WEB/EDI
•
•
WEB/EDI
services
du réseau
ISABEL
gestion
des
fourniss
eurs,
des
comma
ndes et
des
factures
gestion
de la
trésoreri
e
SI
approvi
sionnement
SI
compta
ble et
financie
r
La base de données qui groupe les commandes est hébergée chez l'opérateur de la plate-forme
d'intermédiation. Ce dernier assure, en outre, le traitement des commandes auprès du
fournisseur à l'aide du système WEB/EDI. Ce système est connecté au réseau bancaire
ISABEL pour le paiement du fournisseur.
3 - Structuration de la matrice
Dimensions
La matrice possède deux dimensions:
•
•
les activités,
les cibles de ces activités.
Les activités et les cibles peuvent être :
•
•
relatives aux relations externes avec les organisations avec qui la PME communique
(activités et objets externes);
internes à une PME (activités et objets internes).
Activités
Cibles
externes
externes activités de communication externe
internes
(infrastructures)
supports aux activités de
communication externe
internes
interfaçage avec les activités
internes (back-office)
supports aux activités internes
Activités externes
Une activité externe peut être:
•
•
une activité de communication (échange de messages, mise à disposition
d'informations) entre l'entreprise et d'autres organisations
exemples : envoi d'un mailing aux clients, publication d'un catalogue, envoi d'un bon
de commande à un fournisseur.
soit une activité de support (physique, logistique, organisationnelle,
informationnelle) à une activité de communication
exemples : circuit organisationnel et flux des informations pour la création et la mise
en forme du catalogue, réseau local.
Classes d'activités externes : les activités externes sont regroupées en classes relatives aux:
•
•
•
marché (clients, prospects);
fournisseurs;
co-opétiteurs, concurrents qui partagent certaines ressources dans un souci de
mutualisation des coûts;
•
•
partenaires financiers (banques, financement des investissements, actionnaires,…);
autres partenaires (administrations publiques, fédérations professionnelles,…).
Activités internes
Une activité interne peut être :
•
•
une activité du back office qui sera interfacée avec une activité externe
exemple : interfaçage des activités de gestion comptable et financière avec la saisie en
ligne de commandes clients
une activité de support
exemple : le système d'information comptable et financier
Une activité interne concerne l'intégration avec le back office de la firme.
Cibles externes
Les cibles externes sont structurées en trois classes:
•
•
•
les produits et services vendus;
les produits et services approvisionnés;
les clients et prospects.
Infrastructures ou cibles internes
Les infrastructures ou cibles internes servent à identifier les activités qui servent de
support aux activités relatives aux cibles externes:
Par exemple, la connaissance du comportement d'achat des clients (activité externe ayant
pour objet les clients) a pour support (façon de faire) un panel conçu par le service de
marketing mais dont la réalisation est sous-traitée selon des procédures, un planning et un flux
d'informations définis. Les activités relatives à la gestion et à la réalisation du panel seront
considérées comme des activités d'infrastructure : il s'agit de la gestion de la banque de
données du panel et de la gestion des échanges avec la firme extérieure.
Les infrastructures ou supports internes sont structurés en quatre classes:
•
•
•
•
les infrastructures physiques
exemples : bâtiments, équipements informatiques et de réseau
les infrastructures logistiques
exemple : un système de transport
les infrastructures organisationnelles
exemple : les structures d'organisation d'un département.
les infrastructures informationnelles
exemples : les flux d'informations, les systèmes d'informations.
4 - Synthèse générale des éléments de la matrice
Activités
Cibles des
activités
relatives aux
partenaires
autres
comarchés fournisseurs financiers partenaires opétiteurs internes
produits et
services vendus
produits et
services
approvisionnés
clients
prospects
Infrastructures
internes
physique
logistique
organisationnelle
informationnelle
Infrastructures
externes
physique
logistique
organisationnelle
informationnelle
5 - Les dimensions d'un projet e-business
Réaliser une application e-business consiste à:
•
•
repenser le contenu d'une ou plusieurs activité(s) externe(s);
mettre en place des supports électroniques pour ce(s) activité(s)
exemple : introduire la vente en ligne de produits de peinture accompagnée de
conseils en ligne interactifs pour l'usage de ces produits.
Pour éviter des déceptions ultérieures, la conception correcte d'une application ebusiness nécessite d'examiner les répercussions selon les dimensions illustrées par le
schéma ci-dessus:
•
•
•
•
répercussions directes de l'évolution du contenu des activités externes sur les
activités internes du back-office
exemple : répercussion de la mise en place d'un système de vente en ligne avec
services associés sur la gestion des clients et du marketing;
répercussions directes sur les infrastructures relatives aux activités externes
exemples : organisation de la logistique de distribution des produits, hébergement du
site WEB de vente en ligne chez un fournisseur de services Internet (ISP);
répercussions indirectes sur les infrastructures relatives aux activités internes
exemple : interfaçage du site WEB de prise des commandes avec le SI de gestion des
commandes et des clients et avec le SI comptable et financier;
sous-traitance éventuelle d'infrastructures relatives aux activités externes
exemples : sous-traitance de la distribution de produits, hébergement du site WEB
chez un ISP.
Il est important de noter que des évolutions à apporter aux infrastructures ou aux
activités internes peuvent constituer une opportunité pour créer une application d'ebusiness.
Autres fiches de l'AWT à consulter
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Qu'est-ce que l'e-business?
E-Business : présentation de ses différentes catégories, de ses principaux piliers et de
ses différents modèles (fiche méthode)
Le Business to Consumer (B to C)
E-Business : présentation du B to C (activités ayant le consommateur final comme
client) et de ses différentes catégories (fiche méthode)
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Le Business to Business (B to B)
E-Business : présentation du B to B (activités concernant les relations entre des
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L'intermédiation
E-Business : présentation de l'intermédiation (activités liées à l'e-business
externalisées vers des parties tierces) et de ses différents modèles (fiche méthode)
Rôles de la direction et du chef de projet
Première étape de tout projet e-business, l'implication de la direction générale,
désignation et missions d'un chef de projet (fiche méthode)
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