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Spring/Printemps
2015
PM #40065075
72ND ANNUAL CONFERENCE | 72e CONGRÈS ANNUEL
Balancing agility, openness and security in
IT’s new normal
La « nouvelle normalité » en TI :
juste équilibre entre souplesse, accessibilité et sécurité
HELPING
STUDENTS
ACHIEVE THEIR
ACADEMIC
ASPIRATIONS.
Sodexo is a proud sponsor of the Canadian Association of University Business Officers.
From building operations and maintenance to environmental services; from custodial and retail food
services to customer service centres; Sodexo is dedicated to providing Quality of Life Services on campuses
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Global real estate securities
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Multi-asset strategies
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Canadian institutional marketplace gives us
a profound understanding of the country’s
regulatory environment and regional nuances.
This informed perspective enables us to tailor
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plan and jurisdiction.
All data is as at December 31, 2014. † Source: Towers Watson Global Pension Assets Study, 2014.
Invesco® and all associated trademarks are trademarks of Invesco Holding Company Limited, used under licence. © Invesco Canada Ltd., 2015
G A I N T H E P R I VAT E
M A R K E T A D VA N TA G E
W I T H E X P E R I E N C E O N YO U R S I D E
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Sun Life Investment Management is the brand name under which the investment operations of Sun Life Assurance Company of Canada and Sun Life Investment
Management Inc. operate. Sun Life Investment Management Inc. is a Canadian registered portfolio manager, investment fund manager and exempt market dealer and
is the manager and distributor of the funds. Subscriptions for units of a fund will only be considered on the terms of the offering memorandum of the fund, which will
be available to qualified Canadian institutional investors. This communication is intended to be general in nature only and does not constitute a specific offer to buy
and/or sell securities, insurance or investment services. Investors should consult with their professional advisors before acting upon any information contained herein.
Canadian Association of University
Business Officers
Association canadienne du personnel
administratif universitaire
315 – 350 rue Albert Street
Ottawa, Ontario K1R 1B1
Tel./Tél.: (613) 230-6760
Fax/Téléc.: (613) 563-7739
[email protected]/[email protected]
Executive Director/Directrice générale
Nathalie Laporte
Editor/Rédactrice en chef
Christine Hanlon
Graphic Designer/Graphiste
Kristy Unrau
Marketing Manager/
Directeur du marketing
Al Whalen
SPRING/PRINTEMPS 2015
Features
VOLUME 23 • NUMBER 1 | VOLUME 23 • NUMÉRO 1
Articles
Emergency management Part II: Communication ...............................................................18
La préparation aux situations d’urgence 2e partie : les communications............................21
Higher education budgeting basics – Concepts, creation and connections ..............25
Balancing agility, openness and security in IT’s new normal ............................................29
La « nouvelle normalité » en TI :
juste équilibre entre souplesse, accessibilité et sécurité ...........................................................35
TIDES OF CHANGE
The 72nd Annual CAUBO Conference ..........................................................................................41
VAGUES DE CHANGEMENT
Le 72e congrès annuel de l’ACPAU ...................................................................................................62
Advertising Coordinator/
Coordonnatrice de la publicité
Stefanie Hagidiakow
Publications Mail Agreement #/Numéro de
convention du service Poste-publications : #40065075
Return undeliverable Canadian addresses to/
Retourner toute correspondance ne pouvant être livrée au
Canada à : [email protected]
Third Floor/Troisième étage – 2020 avenue Portage Avenue,
Winnipeg, Manitoba R3J 0K4
41
Published four times a year on behalf of the
Canadian Association of University Business Officers
(CAUBO) by
Publié quatre fois par année pour l’Association
canadienne du personnel administratif universitaire
(ACPAU) par
Third Floor - 2020 Portage Avenue
Winnipeg, Manitoba R3J 0K4
Tel: 866-985-9780
Fax: 866-985-9799
www.kelman.ca
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The views expressed in this publication are the responsibility of the
publisher and do not necessarily reflect the views
of the officers or members of the Canadian Association
of University Business Officers.
Les opinions exprimées dans cette publication sont la
responsabilité de l’éditeur et ne reflètent pas nécessairement celles des
dirigeants ou des membres de l’Association canadienne du personnel
administratif universitaire.
© 2015 Craig Kelman & Associates Ltd. All rights reserved.
The contents of this publication may not be reproduced by any means,
in whole or in part, without the prior written consent of the publisher.
© Craig Kelman & Associates Ltd., 2015. Tous droits réservés.
Cette publication ne peut être reproduite, en tout ou en partie, par
quelque moyen que ce soit, sans autorisation écrite préalable de l’éditeur.
Departments
Chroniques
Executive Director’s Message .......................................................................................................... 7
Message de la directrice générale ..................................................................................................... 8
Campus Profiles .................................................................................................................................. 11
Profils campus....................................................................................................................................... 11
Professional Development/Perfectionnement professionnel ..............................................15
People Moves ......................................................................................................................................16
Executive Director’s Message
Moving forward
By Nathalie Laporte
I
am pleased to report that we are
making excellent progress on the
creation of CAUBO’s new strategic
plan. Consultations are ongoing, and we
are on track to complete the plan in April
and share it with members at the annual
general meeting in June.
You will recall that as part of the
earlier stages of planning, we surveyed
the membership at large last fall, and
shared some of the results with you
in the Winter 2015 issue of University
Manager. The valuable feedback that
members provided has served us well as
the basis for the development of a set of
strategies and associated tactics as well as
a renewed vision and mission statement
for CAUBO. A focus group composed
of present and past national committee
chairs is conducting a thorough review
of those strategies and tactics as I write
this, and is also assessing the associated
resource implications.
Although the plan is not yet complete, it
now has a clear direction and a lot of meat
on its bones. What I can tell you is that the
strategies we have identified focus on allowing
CAUBO to respond nimbly and substantively
to current issues and needs within the higher
education administrative sector and enabling
us to provide a national perspective on those
issues in order to assist members in finding
solutions to common challenges. Our hope
is that CAUBO can serve as a resource
hub where university administrators from
across Canada can find relevant information,
current and comparative data, best practices,
and mutual support.
By the time you read this, we will
be finalizing the plan and preparing
to present it to the Board of Directors.
Once they approve it in principle, we
look forward to sharing it with you
in June at the annual conference in
Saint John, New Brunswick (and of
course on our website for those of you
who cannot join us there). We believe
strongly that the plan will focus and
renew our sense of direction and make
CAUBO membership an even more
valuable asset to you, our members.
I am eager to hear your thoughts and
questions about the plan.
"...the strategies we
have identified focus
Funding Your Future
on allowing CAUBO to
respond nimbly and
BNY Mellon
MellonAsset
Asset
Management
helps
Canada’s
colleges
BNY
helps
Canada’s
colleges
andand
BNY
Mellon
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Management
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Canada’s
colleges
and
substantively to current
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for
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future.
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common challenges."
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Your Future
Future
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UNIVERSITY MANAGER • Spring 2015
7
Message de la directrice générale
Board of Directors ~ 2014-2015
Conseil d’administration
Nous progressons bien!
Dave Button
President/Président
Vice-President (Administration)
University of Regina
(306) 585-4386 Fax/Téléc. : (306) 585-5255
[email protected]
Gitta Kulczycki
Vice-President/Vice-présidente
Vice-President (Resources and Operations)
Western University Canada
(519) 661-3114 x83114 Fax/Téléc. : (519) 661-3139
[email protected]
Gayle Gorrill
Secretary-Treasurer/Secrétaire-trésorière
University of Victoria
(250) 721-7018 Fax/Téléc. : (250) 721-6677
[email protected]
Matthew Nowakowski
Past President/Président sortant
Directeur général, Service des finances
Université de Montréal
(514) 343-7153 Fax/Téléc. : (514) 343-6608
[email protected]
Nathalie Laporte
Executive Director/Directrice générale
(613) 230-6760, x268 Fax/Téléc. : (613) 563-7739
[email protected]
Directors / Administrateurs
Gary Bradshaw
Associate Vice-President,
Administration and Finance
Grenfell Campus,
Memorial University of Newfoundland
(709) 637-6251 Fax/Téléc. : (709) 637-6239
[email protected]
James Butler
Vice-President, Finance & Administration
Wilfrid Laurier University
(519) 884-0710 x2248
Fax/Téléc. : (519) 886-8645
[email protected]
Lisa Castle
Vice-President, Human Resources
The University of British Columbia
(604) 822-8120 Fax/Téléc. : (604) 822-8134
[email protected]
Michael Di Grappa
Vice-Principal (Finance and Administration)
McGill University
(514) 398-2883 Fax/Téléc. : (514) 398-5902
[email protected]
Josée Germain
Vice-rectrice à l’administration et aux finances
Université Laval
(418) 656-3988 Fax/Téléc. : (418) 656-3300
[email protected]
Donna Janiec
Associate Vice-Principal (Finance)
Queen's University
(613) 533-6000 x33048 Fax/Télec. : (613) 533-2011
[email protected]
Par Nathalie Laporte
J
e suis ravie de confirmer que nous
réalisons d’excellents progrès
dans le processus de création du
nouveau plan stratégique de l’ACPAU.
Les consultations vont bon train, et nous
sommes en bonne voie de terminer le plan
en avril pour le présenter à nos membres
à l’assemblée générale annuelle de juin.
Vous vous rappelez sans doute que
nous avons sondé nos membres l’automne
dernier et vous avons présenté une partie
des résultats dans le numéro d’hiver 2015
de Gestion universitaire. Les nombreux
commentaires reçus nous ont bien servis
pour élaborer un ensemble de stratégies
et de tactiques connexes, de même qu’une
nouvelle vision et un nouvel énoncé de
mission pour l’ACPAU. Au moment où
j’écris ces lignes, un groupe de discussion
composé d’anciens présidents et de
présidents actuels de comités nationaux
procède à un examen approfondi de ces
stratégies et tactiques, et il évalue par la
même occasion les ressources nécessaires
à leur mise en application.
Bien qu’il ne soit pas encore terminé,
notre plan a maintenant une orientation
claire et pas mal de chair sur l’os. Je peux
vous dire que les stratégies retenues
visent à permettre à l’ACPAU de répondre
promptement et exhaustivement aux
enjeux et aux besoins des administrateurs
de l’enseig nement supérieur et de
présenter une perspective nationale de
ces enjeux pour aider les membres à
trouver des solutions à des problèmes
communs. Nous espérons que l’ACPAU
deviendra le point de service commun où
les administrateurs universitaires de tout
le Canada trouveront de l’information
pertinente, des données actuelles et
comparatives, des pratiques exemplaires
et de l’entraide.
Au moment où vous lirez ces lignes,
nous serons à la phase finale de rédaction
du plan stratégique et nous apprêterons à
le présenter au Conseil d’administration.
Une fois que le conseil l’aura approuvé
en principe, nous anticipons vous le
présenter à notre congrès annuel de juin
à Saint John, au Nouveau-Brunswick (et
bien sûr sur notre site web, pour ceux
qui n’auront pas la chance d’assister au
congrès). Nous croyons fermement que
ce plan concrétisera et renouvellera notre
orientation et fera de votre adhésion à
l’ACPAU un atout encore plus précieux.
Ce sera avec plaisir que je recevrai vos
réflexions et vos questions sur notre
nouveau plan stratégique.
« ... les stratégies retenues visent à permettre
à l’ACPAU de répondre promptement et
exhaustivement aux enjeux et aux besoins des
administrateurs de l’enseignement supérieur
et de présenter une perspective nationale de
ces enjeux pour aider les membres à trouver
des solutions à des problèmes communs. »
Sharon Johnson-Legere
Vice President, Finance and Administration
NSCAD University
(902) 494 8112 Fax/Télec. : (902) 429 4925
[email protected]
Eric Tufts
Vice-recteur à l'administration
Université Sainte-Anne
(902) 769-2114 x7309 Fax/Téléc. : (902) 769-3120
[email protected]
FBS Website Launch Coming This Spring
Printemps 2015 : Lancement du site web des SANCP
Did you know that FBS is launching its own comprehensive website?
Saviez-vous que les SANCP lanceront bientôt leur site web?
nc
sa
w
Members of the FBS Community will be notified once the site is launched.
Les membres de la Communauté des SANCP seront avisés lorsque le site sera lancé.
Questions? Contact us / Contactez-nous : [email protected] / 613.230.6760 x333
p.
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BASE DE DONNÉES
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administration materials.
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et de gestion des contrats du
corps professoral des universités
canadiennes.
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NOUVELLES ET PUBLICATIONS
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Campus Profiles/Profils Campus
École nationale
d'administration
publique
Location: Quebec City (headquarters)
Lieu : Ville de Québec (siège social)
Student population: 1,776
Population étudiante : 1776
Number of professors: 38
Nombre de professeurs : 38
Number of other staff members (FTE): 193
Nombres d’autres membres du personnel (ETP) : 193
Campus locations: Quebec City, Montreal, Gatineau,
Saguenay and Trois-Rivières
Localisation des campus : Québec, Montréal, Outaouais, Saguenay
et Trois-Rivières
Total revenues budget: $33,998,192
Revenus totaux budgétés : 33 998 192 $
Head administ rator: Louise Laflamme, Director of
Administration and Secretary General
Administrateur principal : Louise Laflamme, directrice de
l’administration et secrétaire générale
What sets your institution apart from others in your area?
As part of the Université du Québec system, the École
nationale d’administration publique (ENAP) is the only
university entirely devoted to public administration in
Canada. For over 45 years, it has offered graduate studies
for managers and professionals in the public sector. It is
also active in public administration, governance and policy
research. Now a benchmark in its field, ENAP is recognized
as an avant garde institution involved in shaping in the
future of the public sector. It contributes to the renewal of
public administrations that are under pressure to become
ever more efficient and effective.
Qu’est-ce qui distingue votre
établissement des autres de votre région?
Constituante du réseau de l’Université du Québec, l’École
nationale d’administration publique (ENAP) est la seule université
dédiée entièrement à l’administration publique au Canada. Depuis
plus de 45 ans, elle offre des programmes d’études de 2e et de 3 e
cycles pour gestionnaires et professionnels du secteur public. Elle
est aussi active en recherche dans les domaines principalement
liés à la gestion publique, à la gouvernance et aux politiques
publiques. Devenue une référence dans son domaine, l’ENAP
se distingue comme institution d’avant-garde pour penser et
participer au devenir de la chose publique, et pour être au service
du renouvellement d’administrations publiques qui doivent
évoluer vers toujours plus d’efficience et d’efficacité.
Describe a major accomplishment of the past year.
Professor Martin Goyette, holder of the Canada Research
Chair in evaluating public actions related to young people
and vulnerable populations (CRÉVAJ), and his research
team received nearly $2.5 million for a project entitled
Leaving Care in Québec and France: A Longitudinal Study.
This project addresses an interest youth organizations
have expressed for decades to better understand the links
between out-of-home care and entry into adult life. With this
funding, professor Goyette will contribute to solidifying the
ENAP’s major progress in research development.
Share something significant about your institution.
In recent years, ENAP has experienced a steady and
remarkable increase in its research capabilities and projects
in public administration. Before 2005, direct funding
for this subsidized and contractual research had never
Décrivez une réalisation significative
au cours de la dernière année.
Le professeur Martin Goyette, titulaire de la Chaire de recherche
du Canada sur l'évaluation des actions publiques à l'égard des
jeunes et des populations vulnérables (CRÉVAJ), de même que
son équipe, se sont vus accorder près de 2,5 M$ pour un projet
de recherche intitulé Étude longitudinale sur le devenir des jeunes
placés en France et au Québec. Ce projet répond à une préoccupation
exprimée depuis plusieurs décennies par de nombreux ministères
et organismes du champ d’intervention de la jeunesse qui
souhaitent mieux comprendre les liens entre les dynamiques de
placement et l’insertion dans la vie adulte. Avec l’obtention de ce
financement, le professeur Goyette contribue à la consolidation
des importantes avancées de l'ENAP en matière de développement
de la recherche.
11
Campus Profiles/ Profils Campus
exceeded $1.5 million per year. Now, this funding amounts
to $4-5 million annually. With about $95,000 allotted to each
professor, today ENAP is among the best-funded Canadian
universities. It has been classified 11th out of 68 universities
without a faculty of medicine. For a university with a modestly
sized academic staff (78th place), this is an exceptional result
that demonstrates the quality of our professors and their
research teams.
What projects does your
institution foresee for the next year?
ENAP has just embarked upon a wide-reaching assessment
and modernization of its study programs in order to respond
more specifically and adequately to the issues and challenges
public administration is facing here and around the world.
In a report by the Consortium of Universities for Education
Evaluation (CUEE), ENAP was listed as the Canadian
university offering the best-adapted training to current needs
in public administration.
Citez un fait saillant des activités de votre établissement.
Au cours des dernières années, l’ENAP a connu une forte et
remarquable progression de ses capacités et de ses activités de
recherche en administration publique. Avant 2005, le financement
direct de cette recherche subventionnée et contractuelle ne
dépassait pas les1,5 M$/an. Celui-ci est désormais de l’ordre du
4 à 5 M$ annuellement. Avec une intensité d’environ 95 k$ par
professeur, l’ENAP se situe aujourd'hui parmi les meilleures
universités canadiennes à ce chapitre : au 11e rang sur 68
universités sans faculté de médecine. Pour une université dont
le corps professoral est de taille modeste (78 e rang), ce résultat est
exceptionnel et démontre la qualité de ses professeurs et de leurs
équipes de recherche.
Quels sont les projets de votre
établissement pour la prochaine année?
L’ENAP vient de s’engager dans un vaste chantier d’évaluation et
d’actualisation de l’ensemble de ses programmes d’études dans
le but de répondre de façon encore plus précise et adéquate aux
enjeux et aux défis qui se posent aux administrations publiques
d’ici et d’ailleurs dans le monde. Dans un rapport du Consortium
des universités pour l’enseignement de l’évaluation (CUEE), on
classe l’ENAP comme l’université canadienne offrant la formation
en évaluation de programme la mieux adaptée aux besoins des
administrations publiques.
Location: Montreal, Quebec (with campuses in
Laval, Longueuil, Saint-Hyacinthe and Trois-Rivières)
Lieu : Montréal, Québec (et des campus à Laval, Longueuil,
Saint-Hyacinthe et Trois-Rivières)
Student population: 46,509 (not including that
of our affiliate schools, the HEC and Polytechnique)
Population étudiante : 46,509 (sans nos écoles affiliées HEC et
Polytechnique)
Number of professors (full time and part time): 1,500
Nombre de professeurs (à temps plein et à temps partiel) : 1,500
Number of other staff members (FTE): 5,000
(1,600 lecturers and 3,400 employees)
Nombres d’autres membres du personnel (ETP) : 5,000
(1,600 chargés de cours et 3,400 employés)
Approximate surface area of the campus: 160 acres (main campus)
Superficie approximative du campus : 65 hectares (campus principal)
12
Campus Profiles/Profils Campus
Total revenues budget: $747.1 million (operations) +
$442.6 million (research)
Budget total de revenus : 747,1M$ (fonctionnement) +
442,6M$ (recherche)
Main administrator and contact person:
Eric Filteau, Vice-president, Finance and Infrastructure
Administrateur principal également personne ressource) :
Eric Filteau, vice-recteur, finances et infrastructures
What sets your institution
apart from others in your area?
With its two affiliate schools (HEC Montréal and Polytechnique
Montréal), Université de Montréal is Québec’s largest university,
both by number of students and research volume. UdeM ranks
third nationally for research volume, just behind the University
of Toronto and The University of British Columbia. With a hand
in every knowledge sector, UdeM also comes out the bestranked French-language generalist university in international
classifications.
Qu’est-ce qui distingue votre
établissement des autres de votre région?
L’Université de Montréal, avec ses deux écoles affiliées,
HEC Montréal et Polytechnique Montréal, est la plus
grande université du Québec par le nombre d’étudiants
qu’elle accueille mais également par son volume de
recherche. Au plan national, l’Université de Montréal
se classe troisième pour le volume de recherche, juste
derrière la University of Toronto et la University of
British Columbia. Présente dans tous les champs du
savoir, l’Université de Montréal est aussi l’université
francophone généraliste la mieux cotée dans les grands
classements internationaux.
Describe a major accomplishment of the past year.
UdeM founded and inaugurated its School of Public Health.
Unique in Québec and one of Canada’s first, this school boasts
the country’s greatest concentration of researchers and students
in every area of public health.
Share something significant about your institution.
UdeM has adopted a sustainable development policy. The result
of extensive consultation, this policy strives to continually reduce
the university’s carbon footprint, minimize social inequality,
protect the environment, biodiversity and cultural heritage,
develop environmentally and community friendly technologies
and create an inclusive and eco-citizen university community.
What projects does your
establishment foresee for the next year?
A new science and engineering complex is being developed on
the site of a former rail yard near our main campus. The site
has been rehabbed and the first buildings will welcome 3,000
students and staff in the chemistry, physics, geography and
biology departments. Over the coming year, the University will
continue planning this construction, which will start in 2016. The
complex is slated to open in 2019. This major project will create
a new neighborhood where researchers and students will mix
with artists, entrepreneurs and residents. As such, it is the largest
university development project in Québec.
Décrivez un exploit accompli
au cours de la dernière année.
L’École de santé publique de l’Université de Montréal a
été créée et inaugurée. Cette école, unique au Québec
et l’une des toutes premières au Canada, rassemble la
plus importante concentration au pays de chercheurs et
d’étudiants dans tous les domaines de la santé publique.
Citez un fait saillant des activités de votre établissement.
L’Université de Montréal s’est dotée d’une politique de
développement durable. Fruit d’une vaste consultation de
sa communauté, la politique de l’Université de Montréal
vise une réduction continue de son empreinte écologique;
la réduction des inégalités sociales; la protection de
l’environnement, de la biodiversité et du patrimoine;
le développement de technologies respectueuses de
l’environnement et des individus; et la constitution d’une
communauté universitaire inclusive et écocitoyenne.
Quels sont les projets de votre
établissement pour la prochaine année?
Un nouveau complexe des sciences et de génie est en
développement sur le site d’une ancienne gare de triage,
à proximité du campus principal. Le site a été réhabilité
et les premiers pavillons accueilleront quelque 3000
étudiants et membres du personnel des départements
de chimie, physique, géographie et sciences biologiques.
Au cours de l’année qui vient, l’Université poursuivra la
planification de cette construction qui débutera en 2016
pour une ouverture prévue en 2019. Ce projet majeur
permettra de créer un nouveau quartier où se côtoieront
les chercheurs et les étudiants mais aussi les créateurs, les
entrepreneurs et les résidents. Il s’agit du plus important
projet de développement universitaire au Québec.
13
Professional
Development
Perfectionnement
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Video to Strengthen Campus Safety
May 29, 2015
12:00 p.m. – 1:30 p.m. ET
Webinar
The Story the Numbers Tell
June 14-16 juin, 2015
Annual Conference
Congrès annuel
Tides of Change, Saint John, NB
Vagues de changement, Saint John (N.-B.)
October 26 – November 27, 2015
Online Course
Understanding the University Context,
Governance and Culture for Effective Administration
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Online Course
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licence. © RBC Global Asset Management Inc. 2015. Phillips Hager & North gestion de placements est une division de RBC Gestion mondiale d’actifs
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15
People Moves
Appointments
Bruce Belbin has been appointed Director, Student Residences
at Memorial University. Belbin has most recently been serving
as Interim Director, Housing, Food, and Conference Services.
He also brings to the role prior experience as Assistant
Deputy Minister (Post-Secondary) with the Government of
Newfoundland and Labrador and as an Associate Vice-President
at the Northern Alberta Institute of Technology.
Jason Ferrigan has been appointed Director, Planning and
Capital Projects at Laurentian University. Ferrigan joins
Laurentian from the City of Greater Sudbury, where he was
Senior Planner.
France Gervais has been appointed as Vice-Principal Finance
and Administration of Bishop’s University effective April 7,
2015. Most recently, Ms. Gervais was the General Manager at
Bleu Lavande Inc. She is a Chartered Professional Accountant
and holds degrees in Microbiology from the Université de
Sherbrooke and in Accounting from HEC Montréal.
Dwayne Hart has been appointed Vice-President Administration
at Grande Prairie Regional College. Before joining GPRC, Hart
served as VP Finance and Administration at Keyano College
and at Northern Lights College.
Ted Hewitt has been appointed President of the Social Sciences
and Humanities Research Council of Canada, effective March
1, 2015. Hewitt is the Canadian Co-Chair of the Canada-Brazil
Joint Committee for Cooperation on Science, Technology and
Innovation, and serves on the boards of International Science
and Technology Partnerships Canada and the Brazil-Canada
Chamber of Commerce.
Karen Keiller has been appointed University Librarian at
Lakehead University, effective May 2015. Keiller is currently
Director of Information Services and Systems at the University
of New Brunswick Saint John.
Julia Hanigsberg, former Vice President Administration and
Finance at Ryerson University, has been appointed President
and CEO of Holland Bloorview Kids Rehabilitation Hospital in Toronto. Ms. Hanigsberg joined Ryerson in 2006 and
was appointed Vice President Administration and Finance in 2010.
Please send information regarding
appointments, retirements etc.
to the CAUBO National Office,
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Emergency
management
Part II: Communication
This article is the second in a series. Part I, The Importance of a Crisis Management Team/
Emergency Operations Centre, appeared in the Winter 2015 issue of University Manager.
O
n June 15, 2012, just after midnight,
an armed robbery at the University of Alberta’s retail and residence
complex, HUB Mall, resulted in the shooting
of four armoured car employees. In the days
that followed, the university was heavily
criticized for not deploying its emergency
notification system immediately upon learning of the incident. Although the institution
communicated with students in residence
shortly after the shooting, and provided
information by Twitter and on its home page
beginning at 2:10 a.m., most of the community did not receive direct communication
from the university until after 9:00 a.m.
“We acknowledge the message to the
community should have been sent sooner
in the day,” says Philip Stack, Associate
Vice-President of Risk Management Services
at the U of A, and Deputy Crisis Leader on
the night of the shootings. “But we were
surprised by the number of people who
thought they should have received an emergency message immediately even though
they weren’t even on campus at the time.”
The criticism of the institution’s
response illustrates the vital importance
of effective communication during a crisis,
as well as the increased communications
expectations of stakeholders in our highly
connected society.
The primary focus of communication
is generally on the campus community,
including students, faculty, staff and visitors. Depending on the situation, additional
stakeholders may include vendors, services
(such as campus day care), recreation program participants, donors, board of governors, emergency respondents, the media,
and people in the neighbouring community.
Even when it does not involve persuading a
target audience to perform a specific action
– such as evacuation or shelter in place –
18
informing the campus community is critical
to establishing trust, as a foundation for
further communications to follow.
The University of Calgary has had
its share of crises in the last two years,
including the flood of 2013 that devastated
Southern Alberta and forced the sudden
closure of campus for two days. “One of the
biggest mistakes can be not communicating
with stakeholders quickly enough,” says
Darlene Crowell, Associate Vice President,
Strategic Communications at the University
of Calgary. Without communication,
the institution appears to be unaware,
unconcerned and unresponsive, even if the
emergency response is at full throttle.
“When something happens, that first 20
minutes to half-hour is really important,”
agrees Andrea Farqhuar, Assistant VicePresident, Public & Government Relations
at McMaster University. She notes that in
these days of social media, it is easy for
incorrect information to be circulated and
that it is not unusual for there to be little
confirmed information in the earliest stages
of a crisis.
“Institutions have to very quickly be
in a position to inform the university
community that we are aware that an
incident has or is occurring, we will provide
as much correct information as possible,
and we are committed to frequent updates,”
continues Farqhuar. “Then we must provide
directions to people on the best place to find
updated information.”
In the HUB mall incident, the U of A’s
Protective Services was on site within minutes, followed almost immediately by the
Edmonton Police Service, which assumed
command of the incident. Partnering and
coordinating with emergency responders is
critical to ensuring both the flow and consistency of information. “Your crisis communications plan should include developing a
relationship with the information officers
from your first responder agencies,” says
Deb Hammacher, who was the crisis communications lead for the U of A during the
HUB mall incident.
York University’s Director of Risk
Management Services, Steve Pottle,
notes that the University’s Emergency
Preparedness Advisory Committee meets
with its external partners from police, fire
and ambulance departments on an annual
basis to foster and encourage dialogue that
will support the university during a largescale emergency. Many universities also
involve these people in their tabletop crisis
communications exercises.
During the HUB mall incident, the U of A
found that a unified command with Edmonton Police Service was not established as
quickly as they would have liked, so the
university did not have access to information as soon as possible. “We now have a
clear framework involving University of
Alberta Protective Services’ duty officer
and representatives from the Edmonton
Police Service that allows us to quickly and
effectively establish a unified command.
This significantly enhances access to information and aids in confirming what and
when information can be released,” explains
Philip Stack.
Of course, the person who receives the
information is most often not the spokesperson for the institution during a crisis.
Selecting the appropriate spokesperson
depends on the situation. “There are times
when absolutely the best thing a university
can do is have the president speaking,” says
Farquhar, “and there are other situations
when it makes more sense to involve people
with particular accountability or knowledge
of the areas impacted by the crisis. You really
have to think carefully about who you are
going to use.”
During the HUB Mall incident, the university provost was the designated spokesperson. “The U of A uses the highest-ranking
university official with knowledge of the
situation,” says Hammacher, “and that is
typically the provost.”
Different universities have different
approaches. Some only designate the
president as the spokesperson in crises
involving potential or actual loss of life.
Some use people from communications
departments, while others begin with
one spokesperson who then passes the
microphone to a technical expert.
There are advantages in selecting a
spokesperson trained in the principles and
risks of crisis communications. A message
delivered by someone with poor verbal
skills, who overuses technical language
and/or jargon, or displays a lack of empathy, can be ineffective. “If you do not understand that a crisis is about people, then
you are going to get into hot water,” says
Farquhar, adding that the message should
reflect the concerns of stakeholders, the
values of the institution and the specific
needs of the audience.
At the same time, information must
be delivered using the principles of good
messaging. It must be clear, delivering the
most important information first. Updates
should be consistent with the importance,
urgency or magnitude of the issue, avoiding
any words that can be misinterpreted, and
clearly outlining any action the audience is
expected to perform.
“Because of its perspective on both the
internal and external community, public
relations can provide tremendous value as
part of the crisis communications team,”
says Farquhar. It’s not uncommon for communications teams to have pre-written messages based on possible emergency scenarios. At York, Pottle notes that development
of standardized messaging to alert the community to potential emergency scenarios
(building closures, transit disruptions, etc.)
is part of the institution’s emergency preparedness plans.
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During a crisis it is also important to
monitor social media, such as Twitter and
Facebook, in order to respond to concerns
and correct misinformation. At the same
time, local media such as newspapers, radio,
and television can be helpful in passing
along information in a major emergency.
When selecting communications channels,
it is useful to understand how the intended
audiences obtain their information.
Most universities have access to various
communications channels, which can be
altered depending on the emergency. These
include webpages, voicemail, text or email
message to smart phones, Twitter, Facebook,
onsite signage, beacons, digital displays,
and fire alarms that double as intercoms.
To be able to act quickly, channels need to
be already established, with people trained
in how to use them.
“In our digital age, new communications
tools are emerging and old ones are dying
off at record speeds. You need to stay on
top of this,” says Crowell. For instance,
in the case of an early morning incident
requiring the campus to close, channels
might include Twitter – the university’s
account has over 36,000 followers – as well
as radio, television, alerts to smart phones,
and postings on the university’s website.
Each mode of communications has its
advantages and limitations. “No single
method is enough, and not all will perform
perfectly in the crunch,” says Stack. “When
it’s life and death, you have to use whatever
you have.” The U of A reminds its staff and
students to “pass it on” when they receive
an emergency message, and tells students
and staff that the university homepage is
the place to go for the most current and
accurate information.
Crowell points out that it is vital for
institutions to have a back-up plan to
continue to communicate online in the event
that a major power or network outage blocks
all electronic communications. To manage
this, the University of Calgary has an offcampus “Cold Site” system that can kick
into action if needed.
Another important tool is having lists
with complete and up-to-date contact
information. After the HUB mall incident,
the U of A was able to identify gaps in the
lists it used. “To this day, I remain confident
that we had a professional and wellorganized response to the incident,” stresses
Stack, who ordered an internal as well as an
external report focusing on the communications
elements of the response. “But did we learn
things? Absolutely.”
Post-incident reviews are vital. “Debriefing
sessions following a crisis or training scenario
provide an organization with an opportunity to
improve its communication methods and plans,”
says Crowell. “Any identified gaps can be rectified to help ensure a higher level of effectiveness
in the event another crisis occurs. You need to
hear from the people involved on what worked
and what didn’t. Crisis communications is all
about continuous improvement.”
Following the Crisis Management Team
debrief and the development of the reports about
the HUB Mall incident, the U of A’s Office of
Emergency Management set to work on the recommendations, ranging from improving internal
processes to testing and pre-incident education
and lowering the threshold for sending emergency notifications.
“There will always be criticism about the way
communications are handled in an emergency,”
says Stack. “We need to accept that we won’t
please everyone. Our primary goal has to be to
prevent harm to people, then manage everything
else as we can.”
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20
La préparation aux situations
d’urgence
2e partie : les communications
Second d’une série sur la préparation aux situations d’urgence, cet article fait suite à « L’importance d’une équipe de
gestion des crises et d’un centre des opérations d’urgence », paru dans le numéro d’hiver 2015 de Gestion universitaire.
L
e 15 juin 2012, un peu avant minuit,
quatre employés d’un service de
véhicules blindés ont été atteints
par balle lors d’un vol à main armée au
pavillon HUB abritant une résidence et
des commerces à la University of Alberta.
Dans les jours qui ont suivi, on a vertement
reproché à l’université de ne pas avoir
déployé son système de notification en
cas d’urgence dès qu’elle a été informée
de l’incident. L’établissement a bien
communiqué avec les étudiants de la
résidence peu de temps après la fusillade
et publié de l’information sur son compte
Twitter et sa page web à compter de 2 h
10, mais la communauté universitaire n’a
reçu aucune communication directe de
l’université avant 9 h.
« Nous reconnaissons que nous
aurions dû informer les membres de la
communauté universitaire plus tôt »,
concède Philip Stack, vice-recteur adjoint
à la gestion des risques à la University
of Alberta et responsable adjoint des
situations de crises le soir de la fusillade.
« Nous avons toutefois été surpris du
nombre de personnes qui pensaient
qu’elles auraient dû recevoir un message
les informant de la situation sur-le-champ,
même si elles n’étaient pas sur le campus. »
Les critiques formulées envers la
réaction de l’établissement illustrent
bien l’importance cruciale de pouvoir
communiquer efficacement en situation
de crise et du fait que, dans notre monde
hyperconnecté, les personnes concernées
ont des attentes très élevées en ce qui
concerne les communications.
Dans une université, les communications
visent généralement les membres de la
communauté universitaire – étudiants,
membres du corps professoral, personnel
et visiteurs – en premier lieu. Selon la
situation, d’autres personnes ou entités
seront informées : les fournisseurs, les
services (p. ex. la garderie du campus), les
participants à des programmes de loisirs,
les donateurs, les membres du conseil
des gouverneurs, les intervenants en
cas d’urgence, les médias ou les gens du
voisinage. Même si l’objectif n’est pas de
convaincre les personnes visées de faire
une action précise – p. ex. évacuer les lieux
ou se mettre à l’abri sur place –, il est
primordial d’informer les membres de la
communauté universitaire afin d’établir
un lien de confiance qui constituera la base
de toutes les communications ultérieures.
21
La University of Calgary a eu son lot
de crises à gérer dans les deux dernières
années, notamment les inondations de
2013 qui ont dévasté le Sud de l’Alberta
et forcé la fermet ure soudai ne du
campus pendant deux jours. « L’une
des plus grandes erreurs consiste à ne
pas communiquer avec les personnes
concernées assez rapidement », précise
Darlene Crowell, vice-rectrice adjointe
aux communications stratégiques à la
University of Calgary. S’il ne communique
pas efficacement, l’établissement a l’air
de ne pas être au courant, de ne pas
se préoccuper de la situation et de ne
rien faire, même si, dans les faits, il est
totalement en mode réaction à la situation
d’urgence.
« Les 20 ou 30 premières minutes
d’une situation d’urgence sont vraiment
i mp or t a nt e s », c on f i r m e A nd r e a
Farqhuar, vice-rectrice adjointe aux
relations publiques et gouvernementales
à la McMaster University. Elle ajoute
qu’en cette ère des médias sociaux, de
faux renseignements peuvent aisément
être publiés – et que, par ailleurs, il n’est
pas inhabituel que très peu d’information
soit confirmée au tout début d’une crise.
« Les établissements doivent très
rapidement être en mesure d’informer
la communauté universitaire qu’ils sont
au courant de ce qui s’est produit ou de
ce qui est en train de se produire, qu’ils
donneront le plus d’information exacte
possible et qu’ils s’engagent à faire des
mises à jour fréquentes, poursuit M me
Farqhuar. Ils doivent ensuite dire aux
gens quel est le meilleur endroit pour
se renseigner. »
Da n s le cas de la f usi l lade au
pavillon HUB, les services de protection
de l’université étaient sur place en
quelques m i nutes, su iv i s pre sque
immédiatement du Service de police
d’Edmonton, qui a pris les commandes
de l’opération. Il est essentiel d’assurer
un partenariat et la coordination entre
les intervenants en cas d’urgence pour
garantir à la fois la circulation et la
cohérence de l’information. « Un plan
de communications en cas de crise doit
inclure la création d’une relation avec
les agents d’information des premiers
répondants », précise Deb Hammacher,
responsable des communications pendant
cette crise qui a secoué l’université.
Le directeur des services de gestion
du risque de l’Université York, Steve
22
« Les établissements doivent très
rapidement être en mesure d’informer
la communauté universitaire qu’ils
sont au courant de ce qui s’est produit
ou de ce qui est en train de se produire,
qu’ils donneront le plus d’information
exacte possible et qu’ils s’engagent à
faire des mises à jour fréquentes. »
Pottle, souligne que le comité consultatif
de préparation aux situations d’urgence
de son université rencontre une fois l’an
ses partenaires externes de la police,
du service d’incendie et des services
ambulanciers afin de faciliter le dialogue
qui sera nécessaire dans l’éventualité
d’u n e c r i s e g rave. De nomb r e u x
établissements invitent également ces
personnes à leur exercice de simulation
de communications en situation de crise.
Pe n d a n t l a c r i s e au p av i l lo n
HUB, l’université a constaté que le
commandement unifié avec la Police
d’Edmonton ne s’était pas fait aussi
rapidement qu’elle l’aurait souhaité.
Résultat : l’université n’a pas eu accès
à l’information assez tôt. « Nous avons
maintenant un cadre de travail clair
qui implique l’officier de service des
Services de protection de la University
of Alberta et les représentants de la
Police d’Edmonton, ce qui nous permet
maintenant d’établir un commandement
unifié de façon rapide et efficace. Tout
cela améliore g randement l’accès à
l’information et nous aide à confirmer
quels renseignements il est possible de
publier et à quel moment », explique
Philip Stack.
Bien sûr, la person ne qui reçoit
l’information est le plus souvent le porteparole de l’établissement pendant la crise.
Il est important de choisir cette personne
en fonction de la situation. « Il arrive que
l’établissement n’ait d’autre choix que de
donner la parole à son recteur, explique
M me Farquhar, et d’autres cas où il est
plus logique de faire parler les personnes
imputables dans certains dossiers ou
les spécialistes du domaine en cause. Il
faut bien réfléchir à la personne à qui il
convient de donner la parole. »
Dans le cas de la crise au pavillon
HUB, c’est le vice-recteur aux études
qui était porte-parole. « À la University
of Alberta, nous donnons la parole à
la personne du rang le plus élevé de
l’université qui connaît bien situation,
explique Deb Ham macher, et cette
personne est généralement le vice-recteur
aux études. »
D’autres universités fonctionnent
aut rement. Certai nes ne désig nent
le recteur comme porte-parole que
dans les crises où il y a perte réelle ou
potentielle de vie humaine. D’autres
désignent des représentants du service
des communications, et d’autres encore
commencent avec un porte-parole puis
passent le micro à un spécialiste.
Il y a des avantages à choisir un porteparole qui a une formation sur les principes
et les risques des communications en
situation de crise. Un message livré
par une personne qui ne sait pas bien
s’exprimer, qui emploie un vocabulaire
trop technique ou jargonneux, ou qui
manque d’empathie ne serait pas efficace.
« Si vous ne comprenez pas qu’une
crise touche les gens, vous allez vous
mettre dans l’eau chaude », explique M me
Farquhar, en ajoutant que le message
devrait tenir compte des préoccupations
des personnes concernées, des valeurs
de l’établissement et des besoi n s
particuliers de l’auditoire.
De plus, l’in formation doit être
transmise selon les principes de la bonne
communication. Elle doit être claire et
présenter les renseignements les plus
importants en premier. Les mises à jour
doivent tenir compte de l’importance,
de l’urgence ou de l’ampleur de la
situation, ne pas contenir de mots
qui pourraient être mal interprétés,
et présenter clairement toute action
que l’on demande aux destinataires
d’exécuter.
« En raison de sa perspective de
la communauté interne aussi bien
qu’externe, le service des relations
publiques peut être d’une grande utilité
en tant que membre de l’équipe de
communications en situation de crise »,
explique M me Farquhar. Il n’est pas rare
que les services des communications
rédigent des messages à l’ava nce
en fonction de scénarios d’urgence
possibles. À l’Université York, Steve
Pottle souligne que la rédaction de
messages standards pour alerter la
communauté à des situations d’urgence
potentielles (fermeture de pavillons,
interruption du transport public, etc.)
fait partie des plans de préparation aux
situations d’urgence de l’établissement.
Pendant une crise, il est aussi
important de suivre les médias sociaux
(Twitter, Facebook, etc.) afin de pouvoir
répondre aux inquiétudes et rectifier
toute information erronée. Quant aux
médias locaux, comme les journaux, la
radio et la télévision, ils peuvent être
utiles pour diffuser de l’information en
cas d’urgence majeure. Avant de choisir
les bons médias à employer, il est utile de
savoir de quelle façon les destinataires
cibles obtiennent leur information.
La plupart des universités ont accès
à diverses formes de communications,
qui pour raient êt re i nter rompues
dans certaines situations d’urgence :
site web, messagerie vocale, messages
texte ou courriel dirigés vers des
t é lé phon e s i nt e l l ig e nt s, Tw it t e r,
Facebook, sig nalisation sur place,
balises, panneaux électroniques ou
avertisseur d’incendie qui fait aussi
fonction d’interphone. Pour pouvoir
réagir rapidement, il faut que les canaux
soient déjà en place et que les gens
sachent les utiliser.
« À l’ère du numérique, de nouveaux
outils de communications émergent et
d’autres disparaissent à des vitesses
record. Il est important de se tenir à jour
à ce chapitre », précise M me Crowell. Par
exemple, si un incident qui se produit tôt
le matin exige la fermeture du campus,
les canaux privilégiés seront sans doute
Twitter – le compte de l’université a
36 000 abonnés –, la radio, la télévision,
des alertes envoyées aux téléphones
intelligents et des messages sur le site
web de l’université.
Chaque mode de communication a
ses avantages et ses limites. « Un seul
mode ne suffit pas, et tous les modes ne
seront pas aussi efficaces en situation
de crise, explique M. Stack. Quand c’est
une question de vie ou de mort, toutes
les options sont bonnes. » La University
of Alberta rappelle à son personnel et
à ses étudiants de « passer le message
» s’ils reçoivent un avis concernant
une situation d’urgence, et que la page
d’accueil de l’université est l’endroit à
privilégier pour obtenir l’information
la plus à jour et exacte.
M me Crowel l sou l ig ne qu’i l est
crucial pour un établissement d’avoir
un plan B qui lui permet de maintenir
les communications en ligne dans le cas
d’une grave panne d’électricité ou de
réseau qui bloque toute communication
électronique. Pour parer à une telle
éventualité, la University of Calgary
s’est dotée d’un système à l’extérieur du
campus appelé « salle blanche » (cold
site en anglais) qui prendra la relève
au besoin.
Il est aussi important d’avoir une
liste de contacts complète et à jour.
Après la fusillade au pavillon HUB,
la University of Alberta a trouvé des
failles à sa liste. « Encore maintenant, je
suis convaincu que nous avons réagi de
façon professionnelle et bien organisée,
soutient M. Stack, qui a commandé un
rapport interne et un rapport externe sur
les éléments de communications relatifs
à l’incident. Mais avons-nous appris des
choses? Assurément. »
L e s b i l a n s p o st-i n c ide nt s s ont
essentiels. « Des séances de comptes
r e ndu s su iva nt u ne c r i s e ou u n
scénario de formation permettent à une
organisation d’améliorer ses méthodes
et ses plans de communication, affirme
Darlene Crowell. On peut alors corriger
les lacunes décelées pour accroître
l’efficacité de la réaction advenant une
autre crise. Il faut entendre le point de vue
des gens qui ont vécu l’événement, leur
demander ce qui a bien marché et ce qui
n’a pas fonctionné. Les communications
en situation de crise, c’est avant tout une
question d’amélioration continue. »
Suite à la séance de compte rendu
de l’équipe de gestion de crise et à la
lecture des rapports sur la fusillade
au pavillon du HUB, le bureau de
gestion des situations d’urgence de la
University of Alberta s’est attaqué aux
recommandations, notamment améliorer
les processus internes en matière de tests
et de formation préventive et réduire
le délai d’expédition des avis en cas
d’urgence.
« On critiquera toujours la gestion
des communications dans une situation
d’urgence, soutient Philip Stack. Nous
devons accepter que nous ne plairons pas
à tout le monde. Notre principal objectif
consiste à protéger les gens, ensuite à
gérer tout le reste le mieux possible. »
« À l’ère du numérique, de nouveaux
outils de communications émergent
et d’autres disparaissent à des
vitesses record. Il est important
de se tenir à jour à ce chapitre. »
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faculty budget or responsible for submitting
annual requests for program funding. With
terms like ancillary, sponsored research,
endowment, ta rgeted a nd RCMs, t he
landscape can appear hard to navigate –
and yet the stakes are high for those charged
with these responsibilities.
In late November, 56 professionals
representing 25 institutions from across
Canada attended a two-day workshop to
gain new knowledge and demystify the topic
of budgeting. The workshop was structured
in three sections (Concepts, Creation and
Connections) with each section designed to
build on the previous one. The workshop
was highly interactive, employing hands-on
activities and case studies in each of the
three sections.
Unde r s t a nd i ng h ig h e r e duc at ion
budgeting begins with understanding the
world of finance and how budgeting fits into
that world alongside its cousin accounting.
From there, we are able to begin discussing
the Concepts and terminology used in
financing and those specifically related to
budgeting. While the basic terminology has
not changed for budgeting, new concepts
have emerged from the private sector –
specifically, budget models geared toward
improved efficiencies and effective resource
allocation methods. The workshop presented
six models, with an emphasis on responsibility
centered management (RCM), zero-based,
and incremental. While most institutions use
an incremental model for annual budgeting,
more and more institutions are exploring and
implementing the RCM model.
“As a professor who works closely with
both my faculty association and my senior
administration, generally on committees
related to salary, budget, and financial
statements, I found the workshop was quite
useful. With a senior administrational ‘clean
sweep’ this year and a new president coming
to us from another institution, I was happy to
develop an understanding of the RCM model
(and other budget models).”
– Workshop participant
After building a foundation in the concepts,
the workshop moved to discussion and
activities about budgeting processes –
Creation, at both the institutional and
faculty or department level. While most
attendees were interested in their own
faculties’ budget process, understanding
the institution’s overarching process
and timeline allows a budget manager
to put his or her area in context with the
bigger picture. Participants were highly
engaged during this section as they heard
from representatives from Memorial
University of Newfoundland and others
who shared their institutional processes.
This section emphasized the importance
of gathering and modeling information
in order to develop the optimal budget
request justification, whether at the
institutional or departmental level.
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“I got the most value out of being able
to share processes, procedures and
experiences with my colleagues from
other universities. For example it was
very interesting to learn what the other
Universities allow/don’t allow for carry
over funds, or how budget reductions
are applied etc. Very helpful!”
– Workshop participant
In addition to learning about various
p r o c e s s e s u s e d b y i n s t i t ut i o n s,
participants engaged in case studies
where departments were faced with
simple and complex scenarios on how
to reduce – and in some cases, relocate
– their budgets based on directives
from leadership and the provincial
government (something that we are all
far too familiar with).
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+ Absolute Return Bonds
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Where other budgeting programming
ends after the creation section, this
workshop intentionally brought in
the third section on Connections.
The budgeting conversation is not
complete unless we understand how
our budgeting process and subsequent
reviews of past activity are connected to
our institution’s mission and strategic
goals, and to the department goals
that are aligned with the institution’s
vision. One eye-opening activity the
group engaged in was looking at how
an institution had allocated its annual
resources by functional categories and
comparing that to the institution’s
mission and goals. This is an exercise
that anyone of one of us can do with
our department or faculty resources
and goals: ask ourselves the question
“Are we walking our own talk?”
The workshop concluded with
participants challenged to developed
initiatives in their department to
address an institutional goal to “attract
and retain a more diverse student
body.” Participants were grouped
into departments such as Admissions,
Library and English, and each group
was asked to develop a program from
their department’s perspective that
aligned with the institutional goal.
While the group in Admissions might
have had the easiest task, the Library
and English departments stepped
up to the challenge and came up
with great ideas. This last hands-on
exercise was a way for the participants
to see that no matter where you live
in your institution, you can align
yourself with institutional priorities
and actively play in the resource
allocation game.
If you are interested in attending
a future workshop on the topic of
budgeting, please contact David
Elliott, Professional Development
Coordinator, at [email protected].
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26
Lyrae Williams is a 23-year financial professional who has spent the last 16 years
in higher education finance and planning
in the United States. She holds a master’s degree in higher education finance
and economics. She is a past presenter at
WACUBO’s annual conference, Business
Management and Winter Management
& Leadership Institutes. Ms. Williams
led the development of this workshop for
WACUBO and is frequently asked to present it in the western United States.
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Balancing agility,
openness and security in
IT’s new normal
T
en years ago, most students still relied
on the computer lab or their home PC,
equipped with a CD drive to install software. Information systems used by faculty
and staff were hosted on servers located on
campus and accessed via computers owned
and maintained by the institution. Virtually
everything was plugged into a wall. A few
people had laptops and Blackberries for
‘mobility’ but no one owned a tablet or a smart
phone. Technology in a classroom meant a
DVD player. There was no YouTube or Twitter,
and Facebook, Skype and Gmail were just out
of the gate.
Fast-forward to 2015. Today’s students,
staff and faculty expect to connect to any
device they bring onto campus anytime,
anywhere. On any given day, hundreds
or thousands of them – depending on the
size of the institution – are downloading videos, uploading information into
the cloud, and accessing the Internet as
part of the education they are pursuing,
delivering or helping to manage.
Today, we live in a world that includes
mobility; online education; access to software, services, and files from anywhere
there is Internet; and the ability to Bring
Your Own Device (BYOD). It is an environment that allows the campus community to study, work, live and play in
ways that were unthinkable a mere 10
years ago.
So what does this so-called ‘New
Normal’ mean for administrators, Information Technology (IT) leadership and
university governance?
“In the past, IT set the rules for connectivity and everyone was expected to
abide by those rules,” says Shelley Smith,
Chief Information Officer (CIO) at Memorial University in Newfoundland (MUN).
“Now, all bets are off. Everything is on
the table.” The ‘consumerization’ of IT
has shifted the focus to one of individual
choice and self-reliance. Members of the
university community come to campus
not only with their own devices, but also
with an expectation that they can use
them in the same way they do at home.
Students expect everything to be ‘online,’
from registering for courses on their
smart phone to participating in Google
hangouts as part of their coursework.
Smith describes this evolution as a ‘sea
change’ that is not only revolutionizing
the role of IT in the organization, but
also requiring institutions to examine
everything, from their strategic plans to
their policies, with information systems
in mind.
A decade ago, IT was a back office
function, seen as a support to the
institutional mission rather than an
integral part of everything universities
do. At the University of Prince Edward
Island (UPEI), CIO Dana Sanderson
argues that, today, IT is increasingly
29
"The cost pressures of
increasing bandwidth
and data storage
capacity, coupled
with the demand
to keep up with the
latest technologies,
are driving many
universities to look at
cloud-based solutions
as a replacement for
on-site servers."
appreciated as a st rateg ic enabler.
“It should not be purely serving,” he
explains. “IT should lead while serving.”
He adds that information technology
on campus is expected to be agile and
flexible, yet stable and secure. Today’s IT
professionals need a blend of technical
and business skills to meet those needs.
IT has become integral to everything
a university does on a day-to-day basis.
This includes so-called ‘mission critical’ functions as basic as recruitment
and retention. If one university is not
embracing the opportunities afforded
by the technology that students, faculty
and staff know exist, they can choose to
go to an institution that is offering better
capabilities. Also, as internationalization continues to become an increasingly
important part of a university’s recruitment strategy, universities that fail to use
technology to help make international
students feel like a part of the institution
even before they arrive on campus do so
at their own peril. “If we are not doing
that, we very quickly fall behind those
who are,” says Sanderson.
30
At Trent University, the Associate
Vice-President of IT, Tariq Al-Idrissi
points out that IT also plays a key role in
a university’s core educational mission.
Delivering online curriculum can push
richer content. On the research side, more
and more faculty members are using the
latest IT technology for such functions as
the visualization of big data.
As a result, there is increasing pressure being placed on the capacity of the
system, notes Al-Idrissi.
Across the country, his counterparts
concur. At Dalhousie University, CIO
Dwight Fischer observes that consumption of bandwidth at that institution has
doubled in the last 10 months. Adding
to the demand from a myriad of mobile
devices brought onto campus daily is
the proliferation of on-campus functions
such as point-of-sale systems, heating
and air controls, video surveillance, medical dummies, etc., that are all connected
online. “More and more things are connected that we never planned for,” says
Fischer, and adds that consumerization
means that people on campus no longer
look to IT as a “gatekeeper” that controls
access. “Where they need IT is to provide
a robust, ever-available network.”
The cost pressures of increasing bandwidth and data storage capacity, coupled
with the demand to keep up with the
latest technologies, are driving many
universities to look at cloud-based solutions as a replacement for on-site servers.
Dalhousie, for instance, has migrated
all its email to Microsoft’s Office 365, a
service that also supplies users with a
terabyte of storage, all at no direct cost to
the institution. Meanwhile, universities
south of the border have even started
migrating their ‘sacrosanct’ ERP systems
into the cloud.
At the University of Saskatchewan,
CIO Mark Roman sees things somewhat
differently. For instance, he questions the
need to provide students with such services as cloud-based email systems and
data storage. He points out that students
already come to campus with an existing
email address, so instead of providing
them with yet another email service, why
not ask them for their preferred address?
“If you are going to provide these
services, do not just give them email,
provide them with a full collaboration
suite, including a wiki and a blog,” says
Roman. “More and more, we are finding
that better pedagogy involves using technology to help groups of students work
together.” He adds that, before going to
the cloud, the university should assess
which services are already available from
servers on campus.
The current focus of Information and
Communications Technology (ICT) at
the University of Saskatchewan is on
bringing people, processes, data, and
technology together into one information
system, or One I.S. “This means we will
have one ERP, a single integrated teaching
and learning ecosystem, and a unified
research computing environment,” says
Roman. Presently, the U of S has multiple
adm in ist rative systems, as well as
multiple data warehouse environments.
But it is with a unified learning ecosystem
that the university can truly add value,
argues Roman.
At Queen’s University, three different
major learning management systems are
used across campus, creating challenges
for students and professors who take and
teach courses across different faculties.
A more unified system will be easier not
only for students and faculty, but also
for staff working in IT. “At the end of the
day, it becomes easier to support,” says
Queen’s CIO Bo Wandschneider.
Standardizing technology also makes
it easier to use. “Gone are the days of ‘you
ring, we run,’” says Fischer. Dalhousie
has moved from providing in-person
support to providing it by phone and
online with self-help tools such as Frequently Asked Questions (FAQs).
Al-Idrissi agrees. “Service is not only
about getting a friendly person who can
help you,” he says. “Good service means
that you might not even have to call us.”
Trent’s long-term strategy is to increase
the digital literacy of the entire institution so that as new services unfold,
people are able to connect them with
technology they have seen before. The
university offers a number of online tools
to members of its community, including
access to technology training websites
such as lynda.com. Trent has a deployment protocol for new products and services in which the help desk is involved
far ahead of consumers, developing
training materials and FAQs so they are
in place from the get-go.
Online support is the frontline model
for the University of Saskatchewan and
UPEI as well. “Students do not want a
help desk person - they want support
services when they can’t figure it out
on their own,” asserts Sanderson. “This
means any service we provision needs to
be easy to consume, with support service
having the ability to be self-serve.”
On the other hand, levels of technological literacy can vary widely among
members of the campus community, says
Paul Stokes, CIO at the University of Victoria. He references a study by the Gates
Foundation which points out that only
27% of faculty members at North American universities are using some type of
‘flipped’ classroom, where students learn
content using online tools and the professor acts as a facilitator for discussion and
application during class time. If institutions want to embrace pedagogical best
practices, they must provide support for
faculty in adopting technological tools.
There can be other situations where
self-support is not the solution for every
member of the campus community. When
Queen’s rolled out an encryption function, some turned to a self-service option
to bring their devices into compliance,
while others relied on a drop-in service
where an IT professional encrypted the
devices for them.
MUN has also experienced ongoing
demand for in-person support. “For us,
the whole idea of a help desk is something that appears to be very much an
active requirement,” says Smith. Memorial has a physical walk-up help desk
on every campus that offers services
ranging from software support to diagnoses of hardware problems for a wide
range of devices. The university also
has a number of computer labs that are
especially important to any student who
cannot afford some of the specialized
software they offer.
T here is no quest ion, however,
that meeting the needs of the campus
community in a BYOD context is a
challenge. “If UPEI had a student help
desk of an IT nature that supported every
device or combination of device, we could
never staff it,” adds Sanderson. “It is just
not a practical thing for us to enable.”
“However, whatever technologies or
applications we support need to be as
open as possible,” he continues. In other
words, services have to be accessible
through virtually any device, with library
terminals and loaner laptops available to
students who need them.
It was only a few years ago that
Dalhousie was considering making it
a requirement for all students to have
the same type of laptop. “That would be
a recipe for aggravation,” says Fischer.
“Instead we told them we would work
with whatever device they brought.”
“That is all part of the new normal,”
agrees Al-Idrissi. “We went from being
institutions with tightly controlled IT services to a very diverse environment that
demands openness. You have to be able
to balance agility, openness and security.”
If the institution wants to gain some
control over the services, applications
and systems used on campus, it must
be agile in its adoption and deployment
of new te c h nolog y. At Memor i a l,
Smith advocates for the incremental
“We went from being
institutions with
tightly controlled IT
services to a very
diverse environment
that demands
openness."
The University of Saskatchewan's One I.S. model.
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development of a digital strategy in
order to maintain agility. “Things are
changing so fast that if you take two
years to develop a digital strategy, by the
time you communicate it, the strategy
will be irrelevant,” she explains, adding
that any policies related to IT should
avoid being tied to any particular kind
of technology. “We need to be able to
engage in opportunities as they arise
and connect the dots horizontally across
the institution. At the end of the day, we
will find that we have a digital strategy.”
Stokes describes this process as continuous evolution, whereby institutions
are responsive to the needs of the campus
community without “leaping into anything too fast and too big.” An incremental approach, he notes, allows an institution to be agile.
For instance, UVic recently developed
capabilities for an online academic community platform with very diverse functionality. However, IT purposefully constrained what the deployed version could
do. “If you open Pandora’s box, it gets
ugly to support and maintain,” explains
Stokes. “Then the service fails because
it does not meet people’s expectations.”
In order to develop online applications
in an agile way, UVic lists all the functions it wants and then whittles down
the list to the most important. Before
implementing each feature, IT tests the
function with focus groups. “Once we
get it right, we move onto the next piece,”
says Stokes. “We have to ensure we have
incredibly good and reasonable processes
that people will want to use.”
User expectations are high, so getting
it right is important. “If they do not like
the solutions we are providing, they will
go out and get their own,” says Wandschneider at Queen’s. “At that point we
lose control over our institutional information, and that is a problem.”
Although concern has been expressed
over the security of information stored
in the cloud, the problem is related to
privacy rather than security. In fact, information stored in the cloud enjoys a far
greater level of security than what IT services could ever hope to offer on campus.
“I do not think any university can provide
the security that those big cloud providers
can offer,” agrees Smith at MUN. On the
other hand, the issue becomes more complicated from the point of view of privacy.
“Security for security’s sake is not the
right approach. There is a need for IT and
university leaders to clearly articulate
what is a security concern.”
Whether students choose to store their
assignments on Dropbox, Google Docs,
Office 365 or on some application offered
by the institution is of little importance,
notes Fischer. However, the stakes are
much higher with personal, institutional
and propriety information.
“Legally it is a real morass,” Smith
points out, noting that most large cloud
service providers are American, and that
access by the American government can
conflict with Canadian privacy laws. This
creates reluctance by certain stakeholders
to allow their information to be stored
in the cloud. At the same time, ironically, many individuals are using cloud
services at home and for their own purposes, even when they resist having such
services used by their institutions.
One of the most important issues
when choosing to move to the cloud is
to ensure that well-crafted contracts are
negotiated with cloud service providers.
“We have to ensure we talk to one another
about the cloud contracts,” continues
Smith, “and that, as best we can, we
ensure we get the provisions we need.”
At Dalhousie, for every service level
agreement it negotiates, the institution
undertakes a complete privacy impact
analysis comprised of eleven different
categories, including who owns the data;
the implications and protocols associated with a security breach; notification
if a government seeks access to data;
and the data retrieval process in case of
exiting contracted services.
On the other hand, some institutions
are exploring alternatives to a ‘cloud-first’
policy through shared data centres such
as Compute Canada, a national highperformance computing platform for
research. Provincial initiatives such as
BC Net and Nova Scotia’s Shared Services
Initiative are looking at other shared data
centre possibilities.
Each of these approaches to storing
sensitive data involves the dedication
of time and resources. After all, not
everything needs to be secured. “Security
for security’s sake is not the right approach,”
notes Sanderson at UPEI. “There is a need
for IT and university leaders to clearly
articulate what is a security concern.” He
believes that universities need a carefully
developed data management policy
identifying what data needs to be secured,
with clear and simple classification
processes and procedures and periodic
reviews. Compliance is the endgame,
but education and awareness are almost
always more effective than policing.
33
“You are only as good as your weakest
link,” notes Wandschneider, adding that
part of Queen’s security strategy is the
encryption of data. “If someone sends
you an encrypted document and you
place an unencrypted version on a USB
stick and lose it on the subway, that
link has been broken.” Procedures and
guidelines have been put in place for
mobile devices storing information such
as student grades. At the same time, the
university is working on establishing
follow-up audits to assess compliance.
Nonetheless, there is always an element of risk. “It is not a question of
whether a security breach will occur,”
says Wandschneider. “It is about what
an institution does when it occurs.” He
adds that all institutions need policies
addressing their response to a breach.
No t su r pr i si ng ly, st a ke holde r s
involved in IT policy development should
include risk management as well as the
legal team and privacy experts along
with the provost, senior management and
34
IT. At many institutions, best practices
involve sharing a draft policy with the
entire university community to solicit
feedback and promote buy-in. At UVic,
Stokes advocates involving researchers
and students as well. “IT policies affect
everybody,” he explains. “If their views
are not at the table, you are going to miss
some crucial and critical things.”
At MUN, Smith cautions that any
policies related to IT should avoid being
tied to any particular kind of technology,
thereby allowing the institution enough
flexibility to continue carefully balancing
agility, openness and security, regardless
of what the future brings. Just as 10 years
ago, we could not foresee the shape of
today’s ‘new normal,’ we cannot predict
what the next decade or even the next
five years will bring. What we know for
certain is that every policy, procedure,
and strategy our institution has, and will
have in the future, will continue to be
affected by the ever-changing world of
information technology.
Contacts:
Tariq Al-idrissi
Trent University
(705) 748-1011 x6114, [email protected]
Dwight Fisher
Dalhousie University
(902) 494-2215, [email protected]
Mark Roman
University of Saskatchewan
Dana Sanderson
University of Prince Edward Island
Shelley Smith
Memorial University
Bo Wandschneider
Information Technology Services
Queen’s University
La « nouvelle
normalité » en TI :
juste équilibre entre
souplesse, accessibilité
et sécurité
I
l y a dix ans, la plupart des étudiants se
fiaient encore au laboratoire d’informatique
ou à leur propre ordinateur personnel
munis d’un lecteur de cédérom pour installer
des logiciels. Les systèmes de gestion de
l’information qu’utilisaient les professeurs et
le personnel étaient installés sur des serveurs
situés dans les universités et accessibles sur
des ordinateurs appartenant aux établissements et gérés par eux. À peu près tout était
branché au mur. Quelques personnes avaient
des ordinateurs portables et des téléphones
Blackberry pour être « mobiles », mais personne n’avait de tablette ou de téléphone
intelligent. Quand on parlait de technologie de
l’enseignement, on parlait d’utiliser un lecteur
de DVD. YouTube et Twitter n’existaient pas,
et les Facebook, Skype et Gmail de ce monde
venaient tout juste de faire leur apparition.
On avance en 2015. Les étudiants, le
personnel et les professeurs s’attendent
maintenant à pouvoir se connecter avec
n’importe quel appareil, n’importe où et en
tout temps. Tous les jours, des centaines,
voire des milliers d’entre eux – selon la
taille de l’établissement – téléchargent des
vidéos, envoient de l’information dans le
« nuage » et se connectent à Internet dans
le cadre de leur programme d’études, pour
livrer un tel programme ou pour en assurer
la gestion.
La mobilité fait aujourd’hui partie de
nos vies. Tout comme l’enseignement à
distance; l’accès à des logiciels, à des services et à des fichiers partout où l’on peut
se connecter à Internet; et la possibilité
de travailler ou d’étudier en mode PAP
(prenez vos appareils personnels). C’est
un environnement qui permet à la communauté universitaire d’étudier, de travailler,
de vivre et de jouer de manières que l’on
n’imaginait même pas il y a à peine dix ans.
Alors que signifie cette soi-disant
« nouvelle normalité » pour les
administrateurs, les gestionnaires de
technologies de l’information (TI) et les
dirigeants des universités?
« Il fut un temps où les départements
de TI fixaient les règles en matière de connectivité, et l’on s’attendait à ce que tout
le monde respecte ces règles, explique
Shelley Smith, dirigeante principale de
l’information (DPI) à la Memorial University (MUN) de Terre-Neuve. Ce n’est
plus du tout le cas maintenant, tout est à
revoir. » La personnalisation des TI force
les organisations à se préoccuper de choix
35
« Les coûts associés à
l’augmentation de la
bande passante et de la
capacité de stockage de
données, de même qu’à
l’obligation de toujours
offrir les toutes dernières
technologies, obligent
bon nombre d’universités
à se tourner vers des
solutions basées sur
l’infonuagique pour
remplacer leurs serveurs
sur campus. »
individuel et d’autonomie. Les membres
de la communauté universitaire arrivent
au travail avec leurs propres appareils, mais
aussi en s’attendant à pouvoir les utiliser
exactement comme à la maison. Les étudiants s’attendent à ce que tout se trouve et se
fasse en ligne, de l’inscription à partir d’un
téléphone intelligent à la participation à des
discussions sur Google Hangouts dans le
cadre d’un cours. Pour Mme Smith, il s’agit
d’un changement radical qui révolutionne
non seulement le rôle des TI dans les universités, mais qui oblige aussi les établissements à revoir leur plan stratégique, leurs
politiques et tout le reste, en fonction de
leurs systèmes d’information.
Il y a dix ans, les TI étaient une fonction
secondaire, considérée comme un appui
à la mission de l’établissement plutôt que
comme partie intégrante de tout ce que font
les universités. À la University of Prince
Edward Island (UPEI), le DPI Dana Sanderson estime que les TI sont de plus en plus
considérées comme un instrument stratégique. « Les départements de TI ne font
pas qu’offrir un service, explique-t-il. Ils
doivent orienter les universités tout en les
desservant. » Il ajoute qu’à l’université, on
s’attend à ce que les TI soient performantes
et souples, mais aussi stables et sûres. Les
professionnels des TI d’aujourd’hui doivent posséder un mélange de compétences
techniques et commerciales pour répondre
à ces besoins.
36
Les TI sont désormais au cœur de toutes
les activités quotidiennes des universités,
y compris des fonctions de base
qualifiées d’« essentielles à la mission »
comme le recrutement ou la rétention.
Si une université n’offre pas les services
informatiques auxquels les étudiants,
le personnel et le corps professoral
s’attendent, toutes ces personnes risquent
de s’en aller vers un établissement qui
offre de meilleurs services à ce chapitre. De
plus, comme l’internationalisation occupe
une place toujours grandissante dans la
stratégie de recrutement des universités,
celles qui n’adoptent pas ces technologies
pour aider les étudiants étrangers à
acquérir un sentiment d’appartenance à
l’établissement avant même leur arrivée le
font à leurs risques et périls. « Si nous ne le
faisons pas, nous prenons immédiatement
du recul par rapport à ceux qui le font »,
précise M. Sanderson.
Tariq Al-Idrissi, vice-recteur adjoint, TI, à
la Trent University, souligne que les TI jouent
aussi un rôle clé dans la mission éducative
d’une université. Le fait d’offrir des programmes en ligne permet d’en enrichir le
contenu; côté recherche, de plus en plus
de membres du corps professoral utilisent
les technologies les plus récentes pour des
fonctions comme la visualisation de données
massives (Big data). Résultat : la capacité du
système subit des pressions toujours croissantes, nous explique M. Al-Idrissi.
Ses homologues d’ailleurs au pays
partagent son avis. À Dalhousie, Dwight
Fischer observe que la consommation de
bande passante dans son établissement a
doublé dans les dix derniers mois. Outre la
demande créée par une myriade d’appareils
mobiles apportés sur le campus tous
les jours, il faut compter la prolifération
de systèmes de l’établissement qui sont
tous branchés en ligne, par exemple
des terminaux de point de vente, les
réglages des systèmes de chauffage et
de climatisation, la vidéosurveillance,
les mannequins de soins médicaux,
etc. « De plus en plus d’appareils sont
connectés, et nous n’avions pas prévu
cela », dit M. Fischer, en ajoutant que la
personnalisation des TI fait en sorte que
la communauté universitaire n’attend plus
du service des TI qu’il contrôle simplement
les accès. « Les utilisateurs s’attendent à ce
que nous leur offrions un réseau stable et
toujours fiable. »
Les coûts associés à l’augmentation
de la bande passante et de la capacité
de stockage de données, de même qu’à
l’obligation de toujours offrir les toutes
dernières technologies, obligent bon
nombre d’universités à se tourner vers des
solutions basées sur l’infonuagique pour
remplacer leurs serveurs sur campus. Dalhousie, par exemple, a transféré tous ses
services de courriel à Microsoft Office 365,
un service qui offre aussi aux utilisateurs
un téraoctet d’espace de stockage, sans
frais direct pour l’établissement. Aux
États-Unis, des universités ont même
commencé à migrer leurs sacro-saints
progiciels de gestion intégrés (ERP) dans
l’espace infonuagique.
À la University of Saskatchewan, le
DPI Mark Roman voit les choses un peu
différemment. Il se demande par exemple
s’il est nécessaire d’offrir aux étudiants
des services comme le courriel ou le stockage de données basés sur l’infonuagique.
Comme les étudiants qui arrivent sur
campus ont déjà une adresse courriel,
pourquoi ne pas leur demander quelle
adresse ils préfèrent utiliser au lieu de leur
en donner une autre?
« Si vous comptez offrir de tels services, il ne faut pas leur proposer seulement le courriel, mais plutôt une suite
complète de collaboration, y compris un
wiki et un blogue, affirme M. Roman.
Nous constatons de plus en plus que
les enseignants qui ont les meilleures
pratiques pédagogiques se servent de la
technologie pour aider les étudiants à travailler en groupes. » Il ajoute qu’avant de
se tourner vers l’infonuagique, les universités devraient vérifier quels services sont
déjà offerts par leurs propres serveurs.
À la University of Saskatchewan,
le département des technologies de
l’information et des communications
(TIC) s’attache à intégrer les personnes,
les processus, les données et les technologies en un seul système d’information.
« Nous aurons donc un progiciel de
gestion intégré, soit un seul écosystème
pour l’enseignement et l’apprentissage,
et un espace informatique de recherche
commun », explique M. Roman. En ce
moment, cette université compte plusieurs
systèmes administratifs et de nombreux
entrepôts de données. Un écosystème
d’apprentissage intégré sera une grande
valeur ajoutée pour cette université, selon
M. Roman.
La Queen’s University utilise pour sa
part trois grands systèmes de gestion de
l’apprentissage différents, ce qui pose des
défis aux étudiants et professeurs qui suivent ou donnent des cours dans plusieurs
facultés. Un système intégré facilitera la
vie non seulement des étudiants et des
professeurs, mais aussi du personnel des
TI. « Un système unifié sera beaucoup plus
facile à gérer », précise Bo Wandschneider,
DPI de Queen’s.
En uniformisant la technologie, on en
facilite aussi l’utilisation. « Fini l’époque
du service sur appel », dit M. Fischer.
À Dalhousie, on a remplacé le service
personnel par un service téléphonique et
en ligne, qui s’accompagne de diverses
rubriques d’aide, dont une Foire aux
questions (FAQ).
M. Al-Idrissi partage cet avis : « Un
bon service n’est pas seulement un service
offert par une personne aimable et prête à
aider; si vous avez un service de qualité,
vous n’aurez peut-être même pas besoin
de nous appeler! » Trent s’est donné
comme stratégie à long terme d’améliorer
les compétences informatiques de tous
les utilisateurs de manière à ce que, dès
l’apparition de nouveaux services, les gens
pourront faire le lien avec des technologies
qu’ils connaissent déjà. L’université offre
plusieurs outils en ligne aux membres
d e s a c o m mu n aut é, n o t a m m e n t
l’accès à des sites de formation sur les
technologies comme lynda.com. Trent a
adopté un protocole pour le déploiement
de nouveaux produits et services dans
lequel on implique les gens du soutien
technique bien avant les utilisateurs en
leur faisant créer du matériel de formation
et des questions-réponses pour la FAQ
avant le déploiement.
Le soutien en ligne est le modèle préconisé par la University of Saskatchewan et
l’UPEI. « Les étudiants ne veulent pas d’une
personne qui vient les aider; ils veulent
du soutien technique quand ils n’arrivent
pas à se débrouiller eux-mêmes, souligne
M. Sanderson. Tous nos services doivent
donc être faciles à utiliser, et les utilisateurs doivent pouvoir utiliser eux-mêmes
le soutien technique. »
Il importe toutefois de tenir compte
du niveau très variable de compétence
technique des membres de la communauté
universitaire, précise Paul Stokes, DPI à
la University of Victoria (UVic). Il cite à
ce sujet une étude de la Fondation Gates
selon laquelle 27 % seulement des membres
du corps professoral des universités
nord-américaines enseignent dans un
local « branché » où l’apprentissage se
fait au moyen d’outils en ligne et où le
professeur anime les discussions et les
exercices pendant les heures de classe.
Les établissements qui veulent adopter
des pratiques pédagogiques exemplaires
doivent aider leur personnel enseignant à se
familiariser avec les dernières technologies.
Il arrive aussi que les services d’aide en
ligne ne conviennent pas à tout le monde.
Lorsque Queen’s a déployé son service de
cryptage, une partie de ses employés ont
choisi le service en ligne pour mettre leurs
appareils à niveau, tandis que d’autres ont
eu recours au soutien technique traditionnel, où un technicien a activé le cryptage
sur leurs appareils.
Le soutien technique en personne est
aussi en demande constante à la MUN.
« Pour nous, précise Mme Smith, il semble
que le soutien technique en personne
demeure une grande nécessité. » Cette université tient un service de dépannage dans
chacun de ses campus, où les techniciens
offrent des services comme l’assistance
logicielle ou le diagnostic de problèmes
matériels sur toutes sortes d’appareils.
L’université compte aussi plusieurs laboratoires d’informatique qui sont particulièrement importants pour les étudiants qui
ne peuvent pas s’offrir certains des logiciels
spécialisés qu’on y trouve.
Il ne fait aucun doute, toutefois, qu’il
n’est pas facile de répondre aux besoins
de la communauté universitaire dans un
contexte où chacun apporte son propre
appareil. « Si la UPEI voulait se doter d’un
service de dépannage pour les étudiants
qui prendrait en charge tous les appareils
ou toutes les combinaisons d’appareils
qui existent, nous ne pourrions jamais
avoir suffisamment de personnel en place,
ajoute M. Sanderson. Ce serait tout simplement impossible pour nous ».
« Toutefois, toutes les technologies
ou applications que nous prenons en
charge doivent être aussi accessibles que
possible », poursuit-il. Autrement dit, les
services doivent être accessibles au moyen
de pratiquement tout appareil, et les
étudiants qui n’ont pas de tels appareils
doivent avoir accès à des terminaux dans
les bibliothèques et pouvoir emprunter des
ordinateurs portatifs.
Il y a quelques années à peine, Dalhousie
avait pensé obliger tous ses étudiants à posséder le même type d’ordinateur portatif.
« Nous aurions causé beaucoup de frustration, soutient M. Fischer. Nous leur avons
plutôt dit que nous nous adapterions à
n’importe lequel de leurs appareils. »
« Tout cela fait partie de la nouvelle normalité, poursuit M. Al-Idrissi. Nous sommes
passés de services de TI rigoureusement
encadrés à un environnement très diversifié
qui exige de l’ouverture. Il faut trouver le
37
bon équilibre entre souplesse, accessibilité
et sécurité. »
Pour établir un certain contrôle de leurs
services, de leurs applications et de leurs
systèmes, les établissements doivent faire
preuve de souplesse dans l’adoption et le
déploiement de nouvelles technologies.
À la MUN, M me Smith préconise le
développement par étapes d’une stratégie
numérique pour assurer cette souplesse.
« Les choses changent si rapidement que
si nous prenons deux ans pour élaborer
une stratégie, celle-ci sera déjà désuète
quand nous serons prêts à la déployer »,
explique-t-elle, en ajoutant qu’aucune
politique de TI ne devrait être liée à une
technologie en particulier. « Il faut être
en mesure de profiter des occasions qui
se présentent et de faire les liens entre
tous les secteurs de l’établissement. Notre
stratégie numérique se construit ainsi,
progressivement. »
M. Stokes qualifie ce processus
d’« évolution continue », un processus où
les établissements répondent aux besoins
de la communauté universitaire sans
« sauter dans quoi que ce soit de trop gros
trop rapidement ». Pour lui, la souplesse
d’une université dans ce domaine passe
par une stratégie progressive.
Par exemple, la UVic a développé
dernièrement une plateforme destinée à
accueillir une communauté universitaire
virtuelle offrant des fonctions très variées.
Toutefois, le service des TI a limité en toute
connaissance de cause les possibilités de
la version qu’il a déployée. « Si l’on avait
ouvert cette boîte de Pandore, le soutien
technique et la gestion seraient devenus
impossibles, explique M. Stokes. Et le service n’aurait pas répondu aux attentes. »
Pour créer des applications de façon
souple à la UVic, on dresse d’abord la liste
de toutes les fonctions désirées, puis on
réduit cette liste aux éléments les plus
importants. Avant de rendre disponible
chacune de ces fonctions, l’équipe des
TI la teste avec des groupes-témoins.
« Une fois que ça marche, on passe à
la fonction suivante, dit M. Stokes. Il
faut avoir des processus d’une qualité et
d’une fiabilité incroyables que les gens
voudront utiliser. »
Les attentes des utilisateurs étant
élevées, il est important de ne pas rater son
coup. « Si les utilisateurs n’aiment pas les
solutions que nous leur proposons, ils iront
chercher leurs propres solutions ailleurs,
38
« La sécurité pour le principe n’est pas la bonne
approche. Les dirigeants des TI et des universités
doivent définir clairement ce qu’ils considèrent
comme important du point de vue de la sécurité. »
explique M. Wandschneider de Queen’s, et
c’est là que l’établissement risque de perdre
le contrôle de son information institutionnelle, ce qui pose problème. »
Bien que des craintes entourent la sécurité de l’information envoyée vers le nuage,
le problème en est plutôt un de protection
des renseignements personnels. En fait,
l’information stockée dans le nuage est bien
plus en sécurité que tout ce que les services
de TI ne pourraient jamais espérer offrir
dans leurs établissements. « Je ne pense
pas qu’aucune université ne puisse offrir
le niveau de sécurité que ces gros nuages
offrent », soutient Mme Smith de la MUN.
L’enjeu est toutefois plus compliqué en ce
qui a trait à la protection de la vie privée.
Que les étudiants choisissent de sauvegarder leurs travaux en utilisant Dropbox, Google Docs, Office 365 ou une autre
application offerte par l’université a peu
d’importance, souligne M. Fischer. C’est
une tout autre histoire par contre quand
il s’agit de protection des renseignements
personnels, institutionnels et exclusifs.
« Légalement, c’est un vrai bourbier »,
souligne Mme Smith, en ajoutant que la
plupart des fournisseurs de services en
nuage sont américains, et que l’accès par
le gouvernement américain peut enfreindre
certaines lois canadiennes sur la protection
de la vie privée. Certains établissements
se montrent donc réticents à permettre le
stockage de leurs renseignements dans le
nuage. Curieusement, par contre, bien des
gens utilisent les services infonuagiques à
la maison pour leur usage personnel, mais
refusent que leurs établissements recourent
aux mêmes services.
Avant d’opter pour les services infonuagiques, il est primordial de négocier des
contrats clairs avec les fournisseurs. « Il faut
se parler des contrats de services infonuagiques, poursuit Mme Smith, et faire tout ce
que nous pouvons pour obtenir les conditions dont nous avons besoin. »
Pour chaque contrat de service qu’elle
négocie, Dalhousie entreprend une analyse
approfondie des répercussions sur la vie
privée en onze points, notamment : à qui
appartiennent les données; répercussions
et protocoles relatifs aux atteintes à la sécurité; avis si un gouvernement veut accéder
aux données; processus de récupération
des données s’il y a rupture du contrat de
service ou à la fin du contrat.
Certains établissements cherchent
plutôt d’autres options que les services
infonuagiques, par exemple les centres de
partage de données comme Calcul Canada,
qui propose une plateforme de calcul à
haute performance pour la recherche. Des
initiatives provinciales comme BC Net et la
Shared Services Initiative de la NouvelleÉcosse étudient d’autres options de partage
de centres de données.
Toutes ces stratégies de stockage de données sensibles impliquent l’investissement
de temps et de ressources. Après tout, ce ne
sont pas toutes les données qu’il faut protéger. « La sécurité pour le principe n’est
pas la bonne approche, souligne M. Sanderson de la UPEI. Les dirigeants des TI et
des universités doivent définir clairement
ce qu’ils considèrent comme important du
point de vue de la sécurité. » Selon lui, les
universités doivent se doter d’une politique soigneusement élaborée de gestion
des données où elles préciseront quelles
données doivent être sécurisées de même
que des méthodes claires et simples de
classification et des examens périodiques.
Le respect des règlements est l’objectif
ultime, mais l’éducation et la sensibilisation sont presque toujours plus efficaces
que le contrôle.
« La qualité d’un système se mesure
à son maillon le plus faible », précise
M. Wandschneider, en ajoutant que la
stratégie de Queen’s en matière de sécurité
porte notamment sur le cryptage des
données. « Si quelqu’un vous envoie un
document crypté et que vous sauvegardez
une version non cryptée de ce document
sur une clé USB que vous perdez dans le
métro, le maillon est brisé. » L’université a
mis en place des méthodes et des directives
concernant la sauvegarde de certains
renseignements sur les appareils mobiles,
par exemple les notes des étudiants.
Elle travaille en parallèle à instaurer un
système pour vérifier si les règles sont
bien respectées.
Mais il y a toujours un élément
de risque. « Il ne s’agit pas de savoir
si il y aura un bris de sécurité, précise
M. Wandschneider, mais quoi faire quand
il se produit », en ajoutant que tout
établissement a besoin d’une politique
relative aux atteintes à la sécurité.
À l’évidence, les responsables de
l’élaboration de politiques relatives aux
TI devraient donc faire participer au processus des spécialistes de la gestion des risques, des questions d’ordre juridique et de
la vie privée, de même que le vice-recteur
à l’enseignement, la haute direction et du
personnel des TI. De nombreux établissements ont comme pratique exemplaire de
présenter leur projet de politique à toute la
communauté universitaire pour recueillir
les commentaires et favoriser l’adhésion à
la politique. À la UVic, M. Stokes préconise
aussi la consultation des chercheurs et des
étudiants. « Les politiques relatives aux TI
concernent tout le monde, explique-t-il. Si
nous ne tenons pas compte de leur opinion, des éléments cruciaux et essentiels
risquent de nous échapper. »
À la MUN, M me Smith réitère que
toute politique relative aux TI ne devrait
être liée à aucune technologie en particulier; l’établissement s’assure ainsi de
conserver la marge de manœuvre nécessaire pour maintenir le fragile équilibre
entre souplesse, accessibilité et sécurité,
quoi que réserve l’avenir. Tout comme
nous n’aurions jamais pu imaginer de
quoi aurait l’air la « nouvelle normalité »
d’aujourd’hui il y a à peine dix ans, nous
ne pouvons pas prédire ce que la prochaine
décennie nous réserve, ni même les cinq
prochaines années. Ce dont nous sommes
certains, toutefois, c’est que chacune des
politiques, procédures et stratégies actuelles ou futures de nos établissements
sera touchée par l’évolution constante des
technologies de l’information.
Personnes ressources :
Tariq Al-idrissi
Trent University
(705) 748-1011 x6114, [email protected]
Dwight Fisher
Mark Roman
Dana Sanderson
University of Prince Edward Island
Shelley Smith
Memorial University
Bo Wandschneider, Information
Technology Services Queen’s University
CAUBO Data at Work
Les données de l'ACPAU en action
CAUBO’s Financial Information of Universities and Colleges is used all over the
place – by bloggers, researchers, educators and administrators across Canada!
Tout le monde s’en sert, partout au Canada : blogueurs, chercheurs, ceux
qui enseignent comme ceux qui gèrent. Quoi donc? Information financière
des universités et collèges, une autre publication de l’ACPAU!
39
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72ND ANNUAL CONFERENCE
72E CONGRÈS ANNUEL
41
WELCOME TO
SAINT JOHN
From June 14-16, 2015, CAUBO and the University of New Brunswick have
the pleasure of welcoming you to Saint John, New Brunswick for the 72nd
CAUBO Annual Conference.
This year’s conference theme, “Tides of Change,” is reflective of the power
of the tides of the Bay of Fundy – the highest tides in the world – and the
emerging energy sector in New Brunswick, with Saint John centered as the
energy hub for the Province. Universities have seen significant fundamental
changes of late, at times in tumultuous environments. They must embrace
change and harness its energy in order to compete and excel in the future.
The CAUBO 2015 Conference will take place at the Saint John Trade
and Convention Centre (SJTCC) and the Delta Brunswick hotel. The PreConference Seminars will be split between the Delta and the Hilton Saint
John, which is adjacent to the SJTCC.
Please visit the conference website (click the link from www.caubo.ca) for
the most up-to-date information about conference accommodations.
Evenings during the conference will be enlivened with great food,
entertainment and east coast hospitality at lively social events where you can
relax and connect with friends and colleagues from across the country.
Scheduling notes
Due to the multiple conference locations and the walking distance
between the SJTCC and the Delta Brunswick, session times have been
adjusted to allow time for delegates to move between locations. Also,
concurrent session times vary slightly between Monday and Tuesday
to allow for some longer and some shorter sessions, depending on the
topic. All times will be clearly marked in the program booklet.
A contingent of university Chief Information Officers who will be attending
the Canadian IT Conference for Higher Education (CANHEIT) conference
in Fredericton starting on June 17 will also be joining us in Saint John on
June 16. Please take advantage of this opportunity to engage them in good
discussions on critical IT issues while they are on-site.
OUR HOST
Founded in 1785, the University of New Brunswick (UNB) offers
undergraduate and graduate degrees in more than 60 disciplines
and continuing education in a variety of fields. UNB brings a
diverse group of students together with nationally recognized
professors to learn in small classes and labs. Campuses are
located in two New Brunswick cities: Fredericton and Saint John.
Fredericton, the provincial capital, was named one of the Top
7 Intelligent Communities by the New York-based Intelligent
Communities Forum. Saint John, New Brunswick’s financial and
industrial centre, is emerging as an energy hub for the Eastern
Seaboard.
UNB has among the best student-to-faculty ratios of Canada’s
comprehensive universities, according to Maclean’s magazine, and
offers world-class programs while maintaining a small-university
experience. Offering full-time and part-time undergraduate
and graduate degrees in arts, science, business administration,
computer science, nursing, engineering, education, forestry,
law and kinesiology, as well as certificates and diplomas, UNB’s
programs help students achieve their dreams.
In 2010-11, UNB celebrated its 225th anniversary. The
institution is proud to be one of the first public universities
in North America. UNB continues to develop innovative
programs and conduct world-class research.
CAUBO and the Organizing Committee welcome you to
Saint John!
CAUBO 2015 Organizing Committee members:
Chris Callbeck, Conference Chair
Sue Allen and Cathy Mahboob, Co-Liaisons
Erin Caines
Nicola Cassidy
Karen Cunningham
Heather Finkle
Cindy Flann
David Gillespie
Larry Guitard
Janice Hicks
Natalie Kallar
Carla Lavigne
Peter McDougall
Keri Regier
Katie Stevens
NEW for 2015 – Mobile conference app!
CAUBO is pleased to announce that for the first time in 2015,
we have developed a mobile conference app for use by all
registered delegates. The app will contain information about
the conference location and sessions, including the schedule,
maps, speaker bios, session descriptions, and more. The link to
download the app will be available on the main page of the
conference website in May. The app will be usable from any
device including all smartphones, tablets, laptop and desktop computers.
Give it a try and let us know what you think!
Visit www.caubo.ca and click the link to the conference website under
Highlighted Events. The website will be updated regularly to keep you
informed of any changes or additions to the conference program. Refer
to page 52 for more details on how to register.
French content
This year we are pleased to offer delegates three concurrent conference
sessions in French for the convenience of our francophone and bilingual
members. In addition, simultaneous translation will be available for both the
opening keynote on Monday and the plenary panel discussion on Tuesday.
Complimentary wireless Internet access will be provided for delegates’
use in the SJTCC and the Delta Brunswick on Monday, June 15 and
Tuesday, June 16.
42
REGISTER NOW
WIRELESS INTERNET ACCESS
SATURDAY, JUNE 13
Thank you!
The high-quality educational content at the CAUBO Annual Conference
is the result of months of work on the part of a team of committed
volunteers who make up the eight Conference Coordination Teams. We
thank them for their hard work and dedication:
Rae Ann Aldridge
Kay Ali
Mohamed Attalla
Sandra Aversa
Anne Baxter
Darren Becks
Lyne Bouret
William Chew
Deborah Collis
Stephen Cook
Swavek Czapinski
Behram Dadachanji
David Davidson
Dan Doran
Mike Drane
Marc Drouin
Paul Dugal
Christina Duquette
Sharon Farnell
Genevieve Gagne
Jacquetta Goy
Lawrence (Larry) Guitard
Maureen Hayward
Keith Hollands
Steve Houle
Robert Inglis
Lynn Joly
Kelly Kummerfield
Daniel Label
Jeff Lamb
Tony Maltais
Ian McAskill
Roxanne Millan
Susan Miller
John Osborne
Mary Paul
Andrea Purvis
Shelley Rennick
L’naya Russell
Chad Schulz
Dennis Silva
Philip Stack
Dan Swerhone
Daniel Therrien
Hugh Warren
Terry Waterhouse
Anne Weeden
Heather Woermke
GREEN INITIATIVES 2015
ARAMARK Higher Education returns as the official CAUBO 2015 sustainability
sponsor. ARAMARK is proud to support these important initiatives.
The following sustainability initiatives are being implemented at the
conference:
•
Recycling name badge holders
•
Printing conference materials on recycled paper
•
No paper handouts – all presentations submitted in
advance of the conference will be made available to
delegates for download from the CAUBO website
•
Menus that feature locally grown and
seasonal foods wherever possible
•
Use of bulk dispensers and china, water
jugs and glasses to reduce waste
•
Encouraging exhibitors to offer environmentally sound
draw prizes, reduce printed materials, and demonstrate
their commitment to sustainability on campuses
•
In lieu of speaker gifts, CAUBO will make a donation
to the Boys & Girls Club of Saint John.
OPTIONAL EVENT - CAUBO UNCORKED
Presented by Uncorked Tours
6:00 p.m. – 9:30 p.m.
$55 per person
Take a culinary walking tour of downtown Saint John during this unique and
delicious event! CAUBO Uncorked features stops at four locations including
the Saint John Ale House, the Handworks Gallery, Big Tide Brewing and
Happinez Wine Bar. At each location, guests will be treated to a tasty small
plate that showcases the signature flavours of New Brunswick. The tour will
conclude at the UNB Saint John Grand Hall for dessert and specialty coffee.
Please register separately for this optional event on the CAUBO
conference registration form.
SUNDAY, JUNE 14
PRE-CONFERENCE SEMINARS
Please register separately for these seminars on the CAUBO conference
registration form.
Pre-conference seminars will be held at both the Hilton Saint
John and the Delta Brunswick. Registrants will be notified of the
location of their seminar closer to the conference date. If you
are picking up your name badge and delegate bag on Sunday
morning, you will do so at the registration desk located in the
Delta Brunswick if your seminar is located there. If your seminar is
located in the Hilton Saint John, you will register at the Saint John
Trade and Convention Centre.
ACADEMIC MANAGERS’ SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Continental Breakfast
Seminar
Streamlining the Contract Instructor Appointment Approval Process
Terrence Odin, Manager, Human Resources Information Systems,
Carleton University
Valerie Pereboom, Systems Functional Analyst and Project Officer,
Office of the Provost and Vice-President (Academic), Carleton University
Learn how Carleton University was able to leverage technology through an
enterprise solution to effectively streamline, create efficiencies, and provide
comprehensive tracking and reporting for the contract instructor appointment
approval process.
Teaching Assignments Integration System
Wellness initiatives during the conference
In the spirit of wellness, several activities will be offered this year:
• A 5K run along the Harbour Passage, on Sunday morning at
6:30 a.m. starting from the entrance to the Hilton Saint John at
the lighthouse; and
• A 45-minute power walk along the Harbour Passage, on
Monday morning at 6:30 a.m. starting from the entrance to the
Hilton Saint John at the lighthouse.
Liz Leman, Business Officer, Faculty of Community Services,
Ryerson University
In 2012, Ryerson University embarked upon a journey to develop and
implement a new Teaching Assignments Integration (TAI) System, which
has now been in full operation for one academic year. Hear highlights
of the successes and challenges faced by Ryerson as it developed and
implemented this new web-based system to manage faculty teaching and
workload assignments.
43
Round Table Discussion
(closed session for university representatives only)
Budget Models – Which is best?
Alan Harrison, Provost and Vice-Principal (Academic), Queen’s University
Pat Hibbitts, Vice-President (Finance and Administration),
Simon Fraser University
Keith Matthews, Associate Director of Academic Budgets, Office of the
Provost and Vice-President, Academic, Memorial University of Newfoundland
Gordon Myers, Associate Vice-President (Academic), Simon Fraser University
As provincial grants are reduced and expenditures escalate, many universities
are exploring alternative models for budgeting. The speakers will compare and
contrast the budget models practiced at each of their institutions (including
incremental budgeting, responsibility-centered, and hybrids) and provide a
transition roadmap for design and implementation of a new budget model.
FACILITIES MANAGEMENT SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
Applying the FPI
Robert Carter, Associate Vice-President, Physical Resources,
University of Guelph
Learn how the University of Guelph has applied the APPA FPI tool and hear
their thoughts on the benefits it has provided.
Operationalizing a New Building
Keith Hollands, Associate Director, Facilities & Operations,
University of Alberta
Denis Mondou, Director, Utilities and Energy Management, Facilities
Operations and Development, McGill University
Dan Swerhone, Director, Operations & Maintenance,
They’re shiny, new and more complicated than the old ones… Eventually,
every university faces the challenge of a building moving from its design
and construction phase to becoming operational. Different development
models can lead to challenges during the early period of building operations.
Complex systems and new technologies in the building that require a
higher technical level of operations staff can complicate the transition. Hear
representatives of three universities discuss their experiences and processes
undertaken to reduce the pain of operating a new building, and learn how
retro-commissioning can provide feedback for this process.
Putting the ‘M’ Back into Facilities Management
Darrell Boutilier, Director of Operations, Facilities Management,
Dennis Gillis, Assistant Director of Asset Management, Facilities
Management, Dalhousie University
Jeff Lamb, Assistant Vice-President, Facilities Management,
Often, in the field of institutional facilities management, the day-to-day
pressures of failing infrastructure, shrinking budgets and demanding
customers can take a manager’s attention away from their defined role
and lead them to become reactive problem solvers, rather than proactive
organizational leaders. Dalhousie University has developed an integrated
work management process based on an annual cycle of strategic and
business planning, monthly and weekly implementation activities, and a
performance management system incorporating electronic dashboards
and an achievement management process. Learn about the key elements
of their work management process and the benefits that have resulted.
Bringing Procurement and Facilities Together with Best Value
Stephen Cook, Director, Procurement and Contract Services,
University of Waterloo
Hugh Warren, Associate Vice President, Operations and Maintenance,
Facilities and Operations, University of Alberta
This will be a joint session for both the Facilities Management
and Procurement pre-conference seminar attendees.
Facilities managers experienced in traditional procurement can be
uncomfortable with the Best Value Procurement process. An understanding of procurement as risk management is essential to working
with Best Value. Whereas the traditional model can add risk to a project,
focusing on submission compliance and the lowest bid without consideration for creativity, Best Value Procurement emphasizes planning and
bidding firms’ expertise, and opens the door to innovation. Learn how
Best Value Procurement brings facilities and procurement staff together
in a way that can add value to the selection process and the project.
Creative Financing Options for Capital Projects
Keith Hollands, Associate Director, Facilities & Operations,
Richard Peters, Vice-President, Finance and Corporate Services,
Canadore College
Dan Swerhone, Director, Operations & Maintenance,
Hear about how three institutions are using creative methods of
financing capital projects on their campuses: The University of Alberta
has been using a sustainability revolving fund for the past several
years to finance infrastructure capital improvements; the University
of Saskatchewan is bringing together a number of funding sources
to develop a new research facility, a move that is becoming the
new paradigm for financing capital projects in Saskatchewan; and
Canadore College is using vendor financing through a modified energy
performance contract to replace infrastructure.
44
FINANCE SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
Financial Benchmarking at the National Level
Cristiane Tinmouth, Interim Assistant Vice-Principal and Controller, Financial
Services, McGill University
Jimmy Wong, Associate Director, Financial Services, Simon Fraser University
A CAUBO representative
In a survey administered by CAUBO in the fall, access to benchmark data was
identified as the number one resource needed by university administrators
in Canada. Benchmarking helps university administrators understand their
institution’s performance, identify trends, and anticipate challenges. In this
session, you will hear different perspectives on how organizations use CAUBO’s
annual Financial Information of Universities and Colleges (FIUC) report to
garner information about their organizations and the sector, and ideas on how
universities can make the data work for them.
Benchmarking for Administrative and Financial Performance
Carol McAulay, Vice-President Administration, Laurentian University
Since 2012, the Council of Senior Administrative Officers – Ontario Universities
(CSAO) have been developing financial and administrative performance and
productivity benchmarks for senior administrators to use in decision-making. Hear
how and why they selected their key indicators, the results of the benchmark
exercise conducted thus far, and lessons learned along the way.
Digital Invoicing and Payment: Saving Money, Time, and Trees
Cristiane Tinmouth, Interim Assistant Vice-Principal and Controller,
McGill University
After implementing the McGill Market Place (MMP) digital procurement system,
McGill University wanted to address the more than 100,000 paper invoices that
were processed annually. The eSettlement project, managed in conjunction with
McGill’s procurement and IT departments, has produced numerous benefits
including savings equivalent to one FTE and a reduction of a minimum of
30,000 sheets of paper per year (not counting envelopes). Hear the story of
eSettlement’s development and the many benefits that have resulted, including
greater efficiency, accuracy, and compliance with Tri-Council guidelines, cost
savings, and improved sustainability.
The New Tri-Council Monitoring Review Process
Evelyn Miguel, Manager, Research & Trust Accounting,
Susan Munro, Assistant Director, Research Finance, McMaster University
What can you expect when the Tri-Council selects your institution for a
monitoring review? Hear about McMaster University and The University of
British Columbia’s experiences with the new review process and share your own
comments and experiences during an informal discussion.
Training for Success: Ryerson’s Financial Services Certificate Program
Diane Winiarz, Director, Client Services, Ryerson University
In 2012, Ryerson University launched its Financial Services Certificate Program to
improve data quality, make administrative processes more effective, and provide
staff members with the necessary skills to succeed in an era of increasing budget
pressures. Since the program’s launch, more than 5,000 people have attended and
nearly 800 certificates issued. As a result, fewer financial system errors have been
reported, relationships with Financial Services have been strengthened, and many
academic leaders now mandate the program as part of staff development. Get an
overview of the key success factors needed to bring this type of program to fruition.
HUMAN RESOURCES SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
HR and Shared Services
Greg Caines, Partner, Morneau Shepell Ltd.
David H. Davidson, Chief Executive Officer, Interuniversity Services Inc.
Sharon Hooper, Chief Human Resources Officer, Brandon University
Laurel Repski, Vice-President Human Resources, Audit & Sustainability,
University of Winnipeg
The topic of shared services remains on the radar of post-secondary institutions
across the country. Explore how eastern Canadian institutions, through
Interuniversity Services Inc. (ISI) and its partners, have realized measurable
success with a multi-institutional model. The presenters will address some of
the common myths associated with implementing a similar model elsewhere.
Colleagues from Manitoba will also share their initial experiences with shared
services, including how the concept was introduced by the Province, the
expected outcomes and next steps.
Creating Healthy Campuses
Marcia Buchholz, Associate Vice-President, Human Resources,
University of Calgary
Tracey Hawthorn, WRAP Coordinator, The University of British Columbia
Learn about the successful journeys that two institutions have taken to develop
healthy campuses for faculty, staff and students. UBC has developed Thrive Week,
a campus-wide initiative focused on building positive mental health. Thrive has
been so successful that 10 other Canadian universities have adopted the Thrive
format. The University of Calgary has implemented the Respect Program, providing online training available across campus that focuses on developing and fostering a respectful workplace that promotes a healthy, safe, supportive environment. The impact of this training is enhanced by facilitated sessions focused on
developing respectful behaviors toward others and creating workplace charters.
Building Leadership Capacity at the University of Alberta
Gerry McCune, Manager, Organizational Health and Effectiveness,
The University of Alberta has experienced an unprecedented level of change
and challenge in a complex, competitive, shifting academic and administrative
environment. In response, the university developed and implemented the
Leadership Development Program (Gold College) to help develop leadership
skills, promote personal and professional growth for academic leaders, and aid
in creating smooth and sustainable faculty and department relations. Learn
more about what led to this strategy to shift the university’s culture and set it
on a purposeful path, share your own approaches to this challenge, and build
opportunity linkages with one other.
45
INTERNAL AUDIT SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
Fraud in Canadian Higher Education: Annual Fraud Survey Results
Chad Schulz, Director, Integrated Finance Services, University of Alberta
Hear the results of the 2014 Canadian Higher Education Fraud Survey
interspersed with examples of fraud encountered in post-secondary settings.
The session will include a high-level look at the types of fraud issues facing
responding institutions, as well as those that typically occur in the postsecondary environment.
Assessing Fraud Risk in the University Environment
Linda M. Lister, Senior Manager, Fraud Investigation & Dispute Services,
Ernst & Young LLP
Managing and mitigating fraud risk in a university environment is
complicated by a culture built on trust, honesty and collegiality, as well as by
limited resources. A significant fraud could impact your university’s reputation
and ability to recruit top faculty and students, secure government funding,
and solicit alumni donations. Hear an overview of key components of a fraud
risk assessment and gain insights into the various methodologies used for
conducting fraud risk assessments as well as the potential challenges and
solutions for conducting internal risk assessments, and learn when to use
outside service providers and the scope of services they generally offer.
Auditing Risk Management in Higher Education
Tim Leech, Managing Director Global Services, Risk Oversight
This fast-paced half-day workshop has been specifically designed to help
internal auditors and their universities meet new expectations and increase
senior management and board satisfaction levels. The main focus of the
workshop will be on Board and C-Suite Driven/Objective-Centric Assurance,
including a definition, the business case in favour of it, its impact on internal
audit planning, steps to implementation, and how to integrate ERM, internal
audit and your organization’s strategic planning and budgeting processes.
PROCUREMENT SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
Legal Update on Competitive Law in Canada
Paul Emanuelli, General Counsel and Managing Director,
The Procurement Law Office
Paul Emanuelli will share the most recent news regarding government
procurement law and the Comprehensive Economic and Trade Agreement
between Canada and Europe, along with current trends in public
procurement.
Category Management
Dennis Silva, Director, Payment and Procurement Services,
Should universities organize their procurement resources to focus externally on supply markets in order to fully leverage their purchasing capacity? Explore vendor and market analysis, spend data, trends, and internal
and external pressures in order to come to an answer to this question.
Tactical Versus Strategic Procurement
Mary Aylesworth, Director, Procurement Services,
Explore the separation of tactical and strategic procurement, including the
advantages of this model, the priorities that drive this approach, and the
associated challenges and perception issues.
Measuring the Value of Procurement
David Davidson, CEO, Interuniversity Services Inc.
Explore alternative ways of measuring the value of procurement services
that go beyond simply tracking activity to effectively demonstrate value,
including KPIs, value reporting, and more.
Bringing Procurement and Facilities Together with Best Value
Stephen Cook, Director, Procurement and Contract Services,
This will be a joint session for both the Facilities Management
and Procurement pre-conference seminar attendees.
Facilities managers experienced in traditional procurement can
be uncomfortable with the Best Value Procurement process. An
understanding of procurement as risk management is essential to
working with Best Value. Whereas the traditional model can add risk to a
project, focusing on submission compliance and the lowest bid without
consideration for creativity, Best Value Procurement emphasizes planning
and bidding firms’ expertise, and opens the door to innovation. Learn how
Best Value Procurement brings facilities and procurement staff together in
a way that can add value to the selection process and the project.
46
RISK MANAGEMENT SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
Enhancing the Safety Culture at Universities
Marc Drouin, Director, Environmental Health and Safety, University of Toronto
Pietro Gasparrini, Director, Environmental Health and Safety, Concordia University
Philip Stack, Associate Vice President, Risk Management Services,
In recent years several high-profile research lab incidents have raised concerns
regarding the safety culture in universities. Through a panel presentation and
discussion, learn about the importance of enhancing the safety culture within
your institution and about the strategies being pursued at three different
universities to that end.
Could Your Institution Pass an Occupational
Health and Safety Management System Audit?
Rae Ann Aldridge, Associate Vice President (Risk), University of Calgary
Michael Histed, Director, Risk Management, University of Ottawa
Glyn Jones, Partner, EHS Partnerships Ltd.
A structured approach to health and safety management focuses on continual
improvement, legal compliance and effective risk management. Can post-secondary educational institutions implement an integrated Occupational Health and
Safety Management System (OHSMS)? Can they do so to an auditable standard?
If they could, what standard would best suit the sector? Learn about occupational
health and safety management system standards and how two organizations
have developed and implemented an OHSMS to an auditable standard.
Testing Emergency Plans
Miranda Myles, Emergency & Continuity Planner, Safety & Risk Services,
Kris Parsons, Chief Risk Officer, Memorial University of Newfoundland
Holly Tobin, Emergency Management Analyst, Enterprise Risk Management,
Terry Waterhouse, Chief Safety Officer, Safety & Risk Services,
All universities develop emergency plans – but how often are they tested? Explore
various methods for conducting emergency planning exercises and hear the
benefits and challenges associated with training seminars and workshops, tabletop
exercises, drills, functional exercises and full-scale exercises. Two institutions will
share their learnings and engage participants in a discussion about their concerns
and experiences. Gain an understanding of when and why to use different exercise
or testing methods to ensure your Emergency Plan is adequate and ready for use.
Understanding and Managing Risk associated with Internationalization
Sonja Knutson, Director, International Centre and Special Advisor to the
President on International Affairs, Memorial University of Newfoundland
Canadian universities welcome international students to their institutions every
year, and Canadian students increasingly engage in study-abroad initiatives,
partnerships, and outreach projects. These initiatives and the globalization of
education bring both unique challenges and potentially high rewards. Learn
about managing the risks associated with a large international program, with a
focus on how to prepare staff across the university to identify and manage risks,
both on-campus and abroad.
STU BUDDEN TREASURY AND INVESTMENT SEMINAR
8:00 a.m. – 8:30 a.m.
8:30 a.m. – 4:30 p.m.
Seminar
2015 Economic Forecast
Dawn Desjardins, Assistant Chief Economist, RBC Royal Bank of Canada
Private Market Investing –
Opportunities and Challenges for Canadian Universities
Richard Iwuc, Portfolio Manager, University of Alberta
Jeff Pentland, Managing Director, Northleaf Capital Partners
Private market investing has become commonplace at American universities
and is gaining traction in Canada. Hear the potential benefits of including
private equity and infrastructure assets in a university’s endowment or
pension portfolio, the challenges inherent in private market investing and
how best to deal with these, and a critical examination of select legal and tax
issues faced by Canadian universities interested in these asset classes and
their potential implications for Canadian and US tax treatment.
2014 CAUBO Investment Survey Results
Speaker TBD
Pension and Endowment Governance
Tej Dosanjh, Consultant, Towers Watson
Colin Spinney, Treasurer, Dalhousie University
Learn about best practices around governance structures for endowments
and pension funds from both a treasurer’s and an investment manager’s
perspective. Presenters will discuss approaches for interacting with
investment committees to help them stay focused on strategy and oversight,
and to move from information through decision and implementation. Meeting
structure will also be discussed, including agenda setting and prioritization,
meeting frequency, type of briefing materials, decision-making processes,
approaches to investment manager performance review, and more.
WELCOME RECEPTION
Sponsored by Chartwells Education Dining Services
6:00 p.m. – 7:30 p.m.
Hans W. Klohn Commons, UNB Saint John Campus
Spend an evening in one of the greenest buildings in Canada and enjoy fresh,
local, and sustainably-sourced (not to mention delicious) food and drink while you
relax and reconnect with friends and colleagues from across Canada! The Saint
John String Quartet will provide an elegant musical backdrop for the event.
After the reception, delegates are encouraged to go out to dinner at one of
Saint John’s many vibrant restaurants. A list of suggestions will be included in
your delegate bag.
47
MONDAY, JUNE 15
BREAKFAST
Sponsored by MNP
7:00 a.m. – 8:20 a.m.
Great Hall, Saint John Trade and Convention Centre
CAUBO ANNUAL GENERAL MEETING
7:45 am. – 8:15 a.m.
OPENING SESSION
8:15 a.m. – 10:00 a.m.
BREAK
Sponsored by OfficeMax Grand & Toy
10:00 a.m. – 11:00 a.m.
Tradeshow Open
Great Hall and Montagu Room, Saint John Trade and
Convention Centre
CONCURRENT SESSIONS
11:00 a.m. – 12:15 p.m.
Delta Brunswick
We ask that all delegates pre-select their concurrent sessions, as
capacity will be limited by meeting room size. Please select one
session in each time slot on the registration form.
A Shift in the Data Security Paradigm
Welcome Remarks
Lawrence Dobranski, Director ICT Security, Access and Compliance,
CAUBO 28th Annual Quality and Productivity Awards Ceremony
Sponsored by Budget Car Rental and MacQuarie Equipment Finance
The network-centric, defense-in-depth approach that has served universities
well for so long is no longer the only game in town. Maintaining a fortified
wall and moat around our data is no longer feasible. Our workflows and
behaviour are now intertwined with social media, mobile devices and cloud
computing. Explore data risks and security and learn about approaches that
bring together policies, user security awareness, and compliance.
2015 and Beyond: Examining the Trends
in Canadian Higher Education Finance
Alex Usher, President, Higher Education Strategy Associates
Mr. Usher will examine the long-term trends in Canadian higher education
finance, discuss the likelihood of significant retrenchment to come, and
highlight the key issues that every institution needs to address in order to
prosper in the coming years.
Note: simultaneous French interpretation will be available for
this session.
Applying the Best Value Model Across an Institution
Mike Drane, Director of Procurement, Dalhousie University
Brian Lines, Assistant Professor, University of Kansas
Concerns about risk, budgets, schedules, internal and external challenges
led Dalhousie University to test and implement the risk-based procurement,
contracting, and operations tools of the Best Value Business Model. Hear
the results of several years of implementation on more than 15 projects
(including design, construction, facility operations, IT and business services)
and learn about organizational challenges and efficiencies encountered along
the way. Explore examples of request for proposals (RFP) documentation,
evaluation scoring, interview approaches, and contract additions used at
Dalhousie, and their resulting impact on project performance. Lessons learned
and thoughts on future tools and strategies of public project management
will be shared.
Are You Hiring a Contractor or an Employee?
Wendy Abel, Director, Procurement & Contract Management,
Larry Guthrie, Director, Financial Services, Simon Fraser University
Barry F. Travers, Partner, Business Unit Leader – West Tax, KPMG LLP
The difference between an employee relationship and a business or
contractor relationship is not cut-and-dried. Leaving it up to the Canada
Revenue Agency to determine which it is can have very expensive
repercussions. If a university hires a contractor who is later deemed to be an
employee, both parties will suffer the consequences: unpaid taxes, penalties,
interest, CPP and EI premiums will all have to be paid. Learn about strategies
and processes that help university administrators use the contractor status
most effectively and navigate the complex and sometimes-challenging work
of hiring independent contractors.
48
program make the CP
INSTITUT CANADIEN DE LA RETRAITE
ET DES AVANTAGES SOCIAUX
On May 26, don’t miss the
cocktail reception followed
by the Broadway musical,
Phantom of the Opera.
2 0 1 5
HÔTEL
NEWHILTON
YORK HILTON
NEW
YORK
HOTEL
NEW YORK,
YORK, MAY,
25, 2625,ET2627&MAI
NEW
27 2015
CPBI Thanks All FORUM 2015 Star Sponsors
DEFINING
O U R FUTURE
DIAMOND STAR
PLATINUM STARS
NEW YORK CITY, MAY 25 - 27, 2015
From May 25th to the 27th, plan to be in New York City for the CPBI FORUM 2015. Join
colleagues from across the country to learn, discuss and share on what the future holds
for the pension and benefits industry and how to prepare for it. Some of the sessions that
are bound to interest you will cover topics such as:
Technology and the Future of Healthcare
Integrating Drugs & Disability claims
Gamification
Innovative Alternative Investment
Searching for Yield: : What Is Next?
Pharmacogenetics
Global Demographic Trends, Macro
Concerns and Asset Valuations
Decumulation: Time to Take Action
BIG Data! What Are Companies Doing?
Who’s Risk Is It Anyway?
GOLD STARS
SILVER STARS
More details and sessions are available on
the CPBI Website.
BRONZE STARS
FOR THE PROGRAM
AND TO REGISTER
WWW.CPBI-ICRA.CA
MEDIA PARTNERS
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institutionnels et affilés deux grands choix en matière de location de voitures,
assortis de service, de valeur et de commodité qu’ils connaissent et auxquels ils
font confiance.
Two Great Brands.
One Global Business Rental Solution.
Les voyageurs aériens assidus préfèrent la rapidité de service et les choix de
véhicules que leur offre Location d’autos National tandis que les voyageurs qui
louent à proximité de leur résidence ou de leur bureau font de Location d’autos
Enterprise leur premier choix.
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Enterprise and the “e” logo are trademarks of Enterprise Holdings, Inc. © 2014 Enterprise Holdings, Inc. F00492 9.14 JH
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Melanie Smith
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(613) 274-6931
49
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Strategies for Navigating the Deferred Maintenance Iceberg
Jim Kadamus, Vice President, Sightlines LLC
Jeff Lamb, Assistant Vice President, Facilities Management,
The 2014 CAUBO study Deferred Maintenance at Canadian Universities
documented over $8 billion worth of deferred maintenance (DM)
need. Four institutions (the University of Alberta, Carleton University,
Dalhousie University and the University of New Brunswick) have
partnered with the facilities asset advisor firm that authored the study to
use data to analyze and understand the drivers of DM, the future needs
that will be coming due, and the impact DM is having on operating
costs. Hear about the strategies being implemented to address the
current backlog of need and to mitigate the future growth of DM at the
participating universities.
More Than Tuition: Revenue Generation and Cost Savings
David McGuire, Executive Director, UFV International,
University of the Fraser Valley
John Predyk, Special Advisor to the President,
Vancouver Island University
In the current economic climate, many Canadian universities find
themselves in the position of needing to think creatively in order to
generate additional revenues. Hear about the experiences of Vancouver
Island University, which undertook a review of its revenue-generating
activities and made efforts to develop a more entrepreneurial culture
within the institution; and the University of the Fraser Valley, whose
international office has sought to both cut costs and increase revenues
in a variety of ways. Presenters will share specific examples of successes
and opportunities as well as lessons learned along the way.
Définir et diffuser les priorités de l’université au
moyen d’un tableau de bord stratégique (en français)
Denis Cossette, Vice-recteur associé, Ressources financières,
Université d’Ottawa
Serge Nadeau, Vice-recteur associé, Recherche institutionnelle et
planification, Université d’Ottawa
This session will also be offered in English as Using a Strategic
Dashboard to Define and Communicate University Priorities on
Monday, June 15 from 3:30 p.m. – 4:30 p.m.
La plupart des universités établissent des plans stratégiques pour mieux
définir et diffuser leurs grands objectifs. Le tableau de bord stratégique
peut se révéler un outil puissant pour mesurer et suivre de près les progrès
accomplis et pour affecter efficacement les ressources en vue d’atteindre
ces objectifs. Vous verrez dans cette séance le concept fondamental de
tableau de bord, les arguments appuyant le choix d’indicateurs clés et la
façon dont ces indicateurs orientent l’affectation des ressources.
LUNCH/TRADE SHOW OPEN
12:15 p.m. – 1:45 p.m.
Great Hall and Montagu Room, Saint John Trade and
Convention Centre
CONCURRENT SESSIONS
1:45 p.m. – 2:45 p.m.
Delta Brunswick
We ask that all delegates pre-select their concurrent
sessions, as capacity will be limited by meeting room
size. Please select one session in each time slot on the
registration form.
Designing and Implementing a
Responsibility-Centered Budget Model at Queen’s
Alan Harrison, Provost and Vice Principal (Academic),
Megan Sheppard, Executive Director, Planning & Budgeting,
Responsibility-Centered Budgeting is a hot topic in the university
sector. Speakers from Queen’s University will outline the approach
taken to designing and implementing their new budget model in 2013,
share key success factors around governance and the planning cycle,
and explore their approach to attributing revenues and expenses, the
“hold harmless” provision used to temper the impact of the model on
business units, and the cross-teaching implications. Finally, now that
the budget model has been in place for almost three years, Queen’s
will outline their next steps in reviewing and expanding the model
within the university.
Due Diligence and Compliance –
Can your President and Board Chair Sleep at Night?
Michelle Plouffe, Vice President, General Counsel and Compliance
Officer, Grant MacEwan University
Philip Stack, Associate Vice-President, Risk Management Services,
Presidents and Board chairs assume tremendous fiduciary
responsibility for higher education institutions when they assume
their positions. It is the responsibility of senior administrators
to demonstrate to their president and board that reasonable
due diligence processes are in place and that the institution is
compliant with key legislation and regulations in order to advance
the organization’s strategies while effectively managing risk. Learn
about the processes and mechanisms that Grant MacEwan University
and the University of Alberta have put in place to help ensure their
president and board chair can sleep at night.
Personnel enseignant et de recherche : enjeux et stratégies de
négociation au Québec et ailleurs au Canada (en français)
Claude Paradis, agent régional, Services d’appui à la négociation
avec le corps professoral (SANCP)
Cette présentation se veut un survol des principaux enjeux et
stratégies de négociation pour les divers personnels enseignants et
de recherche des universités au Canada. Autant que faire se peut, les
enjeux soulevés aux diverses tables de négociation seront placés dans
leurs contextes politique et budgétaire respectifs. Cette présentation
fera également le point sur les préoccupations et les enjeux de
négociation identifiés par les associations professionnelles et les
centrales syndicales représentant le personnel académique au Canada.
51
Planning, Using and Managing Campus Space:
Challenges and Solutions
Mary Jane Adams, Director of Campus Planning, Dalhousie University
Shari McHugh, Senior Manager, Finance, McMaster University
Due to larger student populations and reduced budgets, space is becoming
a scarce resource at post-secondary institutions, and its design and
efficient use more challenging. Extensive research has been conducted
on the topic of space, and many initiatives undertaken by Canadian
institutions to analyze these challenges and provide adequate solutions,
yet difficulties persist. The session will explore learning space standards,
budget models, measuring use of space, the use of data in decisionmaking, and scheduling management.
The Benefits of the Negotiable Request for Proposal
Stephen Cook, Director, Procurement & Contract Services,
Paul Emanuelli, General Counsel and Managing Director,
Competitive bidding has become an increasingly complex and high-risk
area. Many public institutions at all levels of government across Canada
have begun using the Negotiable Request for Proposal (NRFP) tool as an
alternative to the fixed-bid Invitation to Tender in order to increase flexibility
and reduce overall risk to their institution. Hear the advantages of using the
NRFP, discuss the reluctance that sometimes exists on behalf of practitioners
to deploy the tool, and learn how to make the necessary internal procedural
changes to take advantage of the benefits the NRFP offers.
Understanding and Measuring the Cost of IT
Bob Gagne, Chief Information Officer, York University
Bala Kathiresan, Executive Director, Information Technology Services,
University of Windsor
Lori MacMullen, Executive Director, CUCCIO
Beginning with an understanding of the cost of IT (what is included, how is it
measured, etc.) and building on the experiences of two member institutions
in using the data collected through CUCCIO’s benchmarking program to
support these discussions within their institutions, take part in a discussion
around what the cost of IT actually includes, whether we are managing these
expenditures effectively, and where there might be flexibility.
BREAK/TRADE SHOW OPEN
2:45 p.m. – 3:30 p.m.
Great Hall and Montagu Room, Saint John Trade
and Convention Centre
CONCURRENT SESSIONS
3:30 p.m. – 4:30 p.m.
Delta Brunswick
We ask that all delegates pre-select their concurrent sessions, as
capacity will be limited by meeting room size. Please select one
session in each time slot on the registration form.
Creating Value for Money through Service-Sharing Arrangements
Dwight Fischer, Assistant Vice President and Chief Information Officer,
Information Technology Services, Dalhousie University
Rita Neogy, Director, Supply Chain Management & Integrated Service Centre,
Finance, University of Calgary
Shane Royal, Director, Research Accounting, University of Calgary
Perry M. Sisk, Senior Director, Information Technology Systems and Support,
Saint Mary’s University
Shared services are a hot topic in the university sector: using vehicles such
as joint hiring, purchasing consortia, departmental consolidation, joint task
forces, partnerships, or service agencies to facilitate cooperation among
various participants in a mutually-beneficial, cost-effective arrangement.
Hear firsthand about two institutions’ experiences and challenges in creating
and measuring the success of shared-services initiatives: one internal to the
University of Calgary’s Finance and Services, the other a shared IT initiative
among Atlantic universities.
Fostering a Culture of Service Excellence
Janet Leblanc, President, Janet LeBlanc + Associates Inc.
Lucie Mercier-Gauthier, Associate Vice-President, Student Services,
University of Ottawa
Service to students, faculty and staff is a strategic priority for the University of
Ottawa in its quest to improve the quality of the student experience.
A transformation was needed to stimulate excitement and gain the trust
and commitment of employees across campus as the university embarked
on a journey to achieve its goal of becoming a recognized leader in service
excellence. Learn how to overcome resistance, create a movement to motivate
employees to embrace change, and establish concrete practices to make
measureable improvements in service quality.
The University Bookstore – What next?
Mikhail Dzuba, Director, Bookstore / Spirit Shop, Simon Fraser University
Ed Kane, Assistant Vice President, University Services, Carleton University
Chad Saunders, Vice-President, Retail, University of Toronto Press
Campus bookstores were once stable, profitable enterprises, but more choices,
an increasingly competitive market, and changes to the ways that books and
other learning materials are used in the classroom have challenged the viability
of bookstores’ business model. Hear how several universities are navigating
these changes and adapting to the new reality in order to provide a successful
service that students find attractive.
52
Using a Strategic Dashboard to
Define and Communicate University Priorities
Denis Cossette, Associate Vice-President, Financial Resources,
Serge Nadeau, Associate Vice-President, Institutional Research and
Planning, University of Ottawa
This session will also be offered in French as Définir et diffuser les
priorités de l’université au moyen d’un tableau de bord stratégique
on Monday from 11:00 a.m – 12:15 p.m.
Many, if not most universities develop strategic plans as a means of defining
and communicating their high-level objectives. In this context, a strategic
dashboard is an effective tool to measure and track progress toward,
and to facilitate the effective allocation of resources in support of those
objectives. This session will outline the fundamental concept of a dashboard,
the rationale behind the selection of key indicators and how dashboard
indicators are used to guide resource allocation.
Workplace Juggling: Accommodating Requests for Accommodation
Ashley Brown, Employment and Labour Counsel, Sherrard Kuzz LLP
Cheryl Sutton, Director Human Resources, Nipissing University
Stringent human rights legislation and dispute resolution mechanisms
have resulted in a considerable increase in allegations of workplace
discrimination and requests for accommodation. Employers must address
these issues compassionately, effectively and financially responsibly.
As diverse organizations, universities face complex human rights
and accommodation issues. This interactive session will help senior
administrators identify and strategically manage some of higher learning’s
most pressing human rights issues, including drugs and alcohol, stress and
mental health, abuse of process, institutional skepticism and maintaining
workplace morale.
VP Forum
3:30 p.m. – 5:30 p.m.
Bellisle Room, Hilton Saint John
By invitation only
PRESIDENT’S RECEPTION, DINNER AND DANCE
Sponsored by Fisher Scientific
6:00 p.m. – midnight
Join us and our sponsor for an elegant evening of dining and dancing, as
current CAUBO President Dave Button offers some thoughts on the year
gone by, and passes the torch to incoming President Gitta Kulczycki. After
dinner, local DJ Hunter Sounds will provide the soundtrack for a night on
the dance floor with friends old and new! The attire for this evening will be
business elegance.
TUESDAY, JUNE 16
BREAKFAST
7:00 a.m. – 8:20 a.m.
PLENARY SESSION
8:30 a.m. – 10:00 a.m.
CAUBO Volunteer Recognition Awards
The 2015 CAUBO Volunteer Recognition Awards, including the
Ken Clements Distinguished Administrator, Leadership in Learning,
Distinguished Service, and Emerging Leader Awards will be presented.
Panel Discussion sponsored by Morneau Shepell Ltd.
Leading Change in Universities – Whose Role Is It?
Norman M. Betts, Former Minister of Finance of New Brunswick and
Associate Professor, Business Administration, University of New Brunswick
Ronald Bond, Principal, Ronald B. Bond Consulting and former Provost
and VP Academic, University of Calgary (moderator)
Tom Traves, Immediate Past President, Dalhousie University
Building on Alex Usher’s keynote address on Monday, two panelists
with deep roots in governance and higher education will discuss what
changes are required in order for universities to remain sustainable, and
whose role it is to plan and implement those changes. In doing so, they
will explore issues of leadership, governance, collaboration and more.
Note: simultaneous French interpretation
will be available for this session.
BREAK/TRADE SHOW OPEN
10:00 a.m. – 11:00 a.m.
Great Hall and Montagu Room, Saint John Trade
and Convention Centre
CONCURRENT SESSIONS
11:00 a.m. – 12:15 p.m.
Delta Brunswick
We ask that all delegates pre-select their concurrent sessions,
as capacity will be limited by meeting room size. Please select
one session in each time slot on the registration form.
Alternative IT Service Delivery Options: So Many Choices
Robert Cook, Chief Information Officer, University of Toronto
Mark Roman, Chief Information Officer and Associate Vice-President,
Bo Wandschneider, Chief Information Officer and Associate VicePrincipal, Queen’s University
The availability of alternative delivery options sources (such as the
cloud, shared services, and outsourcing) for many of the IT services
traditionally delivered from within the institution can be both a blessing
and a curse – to not only the CIO but to all senior leaders with a stake
in these services. Learn about the many facets of this topic, including
understanding the various options and their implications and examining
the conditions for success. Building on the experience of these
institutions, the objective will be to provide a framework within which
options should be considered.
53
Canada’s Universities:
Cost Pressures, Business Models and Financial Sustainability
Ken Snowdon, President, Snowdon & Associates
Canada’s universities are in the midst of dealing with unprecedented
financial challenges that have led some to question the financial
sustainability of the current university business model. This session will
present the main findings of a discussion paper commissioned by CAUBO
on this issue, with a focus on the fundamental cost drivers and key factors
that have shaped all financial aspects of Canadian higher education in the
new millennium.
Employee Benefit Plan Performance Indicators:
How Does Your Plan Measure Up?
Greg Caines, Partner at Morneau Shepell Ltd.
David H. Davidson, Chief Executive Officer, Interuniversity Services Inc.
Lily Fraser, Vice-President, Finance & Administration, St. Thomas University
The Atlantic Canadian University and Community Colleges collaborative
employee benefits model focuses on real-time benchmarking and
plan performance data. Interuniversity Services Inc. and its employee
benefits committee measure and monitor a comprehensive suite of plan
performance indicators. Gain insight into actual plan performance and
hear examples of how this insight has been used to drive process and
plan improvements.
Our Students Are Going Where?
Risk Management Trends in International Travel
Jean Demchak, Managing Director, Global Education and Public Entity
Leader, Marsh, Inc.
Kathy Hargis, Director, Risk Management, Lipscomb University
Michael Histed, Director, Office of Risk Management, University of Ottawa
Global travel has changed dramatically over the past decade. With students
increasingly participating in a wide assortment of experiential learning
opportunities as well as internships, risk managers are challenged to help
safeguard their students from a variety of unique hazards. Learn ways in
which risk managers can mitigate these new and evolving risks, and discuss
current and pending legislation related to international travel for higher
education institutions.
Using a P3 Model to Develop New Residences
Scott Mabury, Vice-President, University Operations, University of Toronto
Richard Simm, Partner, KPMG LLP
Hear how the University of Toronto is finding innovative ways to deliver
new residence buildings using private sector involvement, such as
public-private partnerships or joint ventures. Speakers will review their
key learnings around the challenges to be overcome, how to creatively
structure such arrangements so that they can work for all parties, and
will share best practices for universities to adopt when considering new
development models.
LUNCH/CAUBO 2016 PRESENTATION
By the Université du Québec network
12:15 p.m. – 1:45 p.m.
54
CONCURRENT SESSIONS
1:45 p.m. – 2:45 p.m.
Delta Brunswick
We ask that all delegates pre-select their concurrent sessions,
as capacity will be limited by meeting room size. Please
select one session in each time slot on the registration form.
Business Process Re-engineering: Hype or Reality?
Gayleen Gray, Deputy Chief Information Officer and Associate
Director, Computing and Communications Services,
Graham Kemp, Director, Enterprise Applications and Solutions
Integration, Information and Technology Services, University of Toronto
Nela Petkovic, Chief Information Officer, Wilfrid Laurier University
The concept of business process reengineering is not a new one;
however, many institutions continue to struggle with making it
happen. Questions such as “why bother, what types of return
should one expect, what incentives are required, what types of
models work, etc.” will be addressed through the presentation of
two case studies where institutions have faced the hard questions
and undertaken the re-engineering that was required before
implementing the solutions they needed.
Debt and University Borrowing
Kathrin Heitmann, Assistant Vice President / Analyst,
Moody’s Canada Inc.
Michael Yake, Vice President – Senior Analyst, Moody’s Canada Inc.
Universities are increasingly financing capital projects that are no
longer funded by governments. Hear an overview of Canadian
universities’ available debt capacity, how debt structures are evolving,
and how Canada compares with the US and abroad in this regard.
Faculty Bargaining Services (FBS) Sustainability Project:
Findings, Recommendations and Action Plans
Glenn Harris, Field Officer, Faculty Bargaining Services (FBS)
Financial sustainability has emerged as a major concern among
Canadian university administrators, especially issues associated with
faculty collective bargaining. Hear the findings, recommendations
and action plans that have emerged from recent work undertaken by
Faculty Bargaining Services, with particular emphasis on compensation
costs, salary structure issues, workload and teaching capacity.
La gestion du risque, processus ou culture ? (en français)
Speaker TBD
Basma Neaime, Directrice performance organisationnelle,
Une fois le cadre et les étapes préliminaires d’un programme
institutionnel de gestion du risque d’entreprise établis, tout le défi
de la mise en œuvre et de l’amélioration du programme commence.
Les conférencières raconteront leur expérience d’implantation de ce
processus dans leur établissement respectif, expliqueront comment
elles ont su obtenir l’adhésion à son égard et comment elles sont
parvenues à encourager les pratiques et la culture de gestion du risque.
University Culture and Effective Communication (Part 1 of 2)
IT Is a Key Contributor to Achieving Business Objectives
Julie Stockton, Director, Human Resources, Organizational
Development & Learning, The University of British Columbia
Denis Cossette, Associate Vice-President, Financial Resources,
Damien Dumas, Senior Manager, IT Advisory, KPMG LLP
Danielle Levasseur, Chef Information Officer, University of Ottawa
In this interactive workshop, learn how the unique culture and
governance characteristics of universities need to be taken into
consideration to achieve effective communication, particularly between
administrators and academics. Specific culture and governance
elements will be explored and scenarios discussed. This is a two-part
workshop: Tuesday 1:45p.m. – 2:45 p.m. and 3:15 p.m. – 4:15 p.m.
Program Prioritization: Metrics and Benchmarks
Serge Desmarais, Acting Provost and Vice-President (Academic),
John Fraser, Director, Strategic Academic Initiatives,
Wayne Steffler, Assistant Vice-President: Administration,
When confronted with the tough financial challenges currently
facing many universities and colleges, Wilfrid Laurier University
and the University of Guelph both undertook the formidable
task of academic and administrative program prioritization.
Learn how these two institutions developed program definitions,
templates, metrics and benchmarks to assist in the process, and
hear about the evaluation process and tools used to perform the
program prioritization.
BREAK
2:45 p.m. – 3:15 p.m.
Delta Brunswick
CONCURRENT SESSIONS
3:15 p.m. – 4:15 p.m.
Delta Brunswick
We ask that all delegates pre-select their concurrent
sessions, as capacity will be limited by meeting room
size. Please select one session in each time slot on the
registration form.
Highlights from AUCC 2014 Internationalization Survey
Nina Di Stefano, Senior Policy Analyst, Research and International
Relations, Association of Universities and Colleges of Canada
Internationalization refers to “institutional efforts to integrate an
international, global, and/or intercultural dimension into the teaching,
research and service functions of universities.” Reliable aggregate data
on internationalization activities enables institutions to benchmark
their activities, strategically shape programs and policies, and advocate
externally for policy priorities. AUCC will share highlights from its
2014 internationalization survey, identify emerging trends, and explore
how the survey can help influence public discourse and shape policies
related to international education. The session will conclude with
some thoughts on how surveys can help higher education institutions
improve their internationalization activities.
Information technology (IT) departments are more than just service providers:
they act as a key partner in the evolution of the business model of an
organization. Enterprise architecture defines a holistic view of the university
and optimization of organizational resources to support the mission and
achievement of business objectives. Presenters will share their experiences
with enterprise architecture, with an emphasis on the deliverables and the
strategic value it provides for the CIO, the CFO, and the university at large.
Navigating the Sea Change in Labour Relations Communication
Helen MacGregor, Director of Finance, Assistant Secretary to Board of
Governors, St. Francis Xavier University
Barbara Richards, Field Officer, Faculty Bargaining Services (FBS)
In the past, although unions communicated freely with their members
and the public while bargaining, administrations would not do the same,
lest they attract an unfair labour practice or complaint of bad faith
bargaining. Today, most institutions are dedicating increased resources to
communications. Explore the reasons for this sea change and discuss ways
to safely engage in communications surrounding labour relations.
The Role of Ancillary Services – Best Practices in Relevance
Kathryn Le Gros, Director, Campus Community Services, Camosun College
Andrew Parr, Managing Director, Student Housing & Hospitality Services,
David Shorey, Associate Director, Residence Education,
Heather Sutherland, Assistant Vice-President Ancillaries,
Ancillary services support the mission of the institution, provide many
services to the campus community, and actively support and contribute to
the student experience from recruitment to graduation. Hear about current
best practices and gain insights into how ancillary services meet the needs
of students and the campus community.
University Culture and Effective Communication (Part 2 of 2)
Julie Stockton, Director, Human Resources, Organizational Development &
Learning, The University of British Columbia
See description under Part 1 (Tuesday, 11:00 a.m. – 12:15 p.m.).
FAREWELL EVENING
6:00 p.m. – 9:30 p.m.
Field House, UNB Saint John campus
On Tuesday evening the tides turn to tradition. Come bid farewell to Saint John
with an old-fashioned Maritime kitchen party. Enjoy a feast of flavours and
sounds from the sea, beginning with a mouth-watering lobster supper with all
the trimmings. Then it’s time to let loose and kick up your heels on the dance
floor to the rollicking sounds of Bottoms Up!, a five-piece traditional East coast
band. This is how to end the conference on a high note!
55
COMPANION PACKAGE
Bringing a guest with you to Saint John? Take advantage of our Companion
Package, which includes breakfast on Monday and Tuesday, tickets and
transportation to all three social evenings (Welcome Reception, President’s
Reception, Dinner and Dance, and Farewell Evening).
Sunday, June 14
6:00 p.m. – 7:30 p.m.
Welcome Reception – Hans W. Klohn Commons, UNB Saint John Campus
REGISTRATION
Please register now by visiting our website www.caubo.ca – click on the
conference website link under Highlighted Events and follow the registration
and payment instructions.
CONFERENCE REGISTRATION FEES
Pre-Conference Seminars – Sunday, June 14, 2015
Registration fee of $300 for members (or $360 for non-members) includes:
•
Attendance at one of eight pre-conference seminars
to be held Sunday, June 14, 2015
•
Breakfast, lunch, AM & PM breaks
•
Access to CAUBO’s Live Learning Centre. After the
conference, you can visit the LLC to catch up on sessions
from the other seven pre-conference seminars.
Monday, June 15
7:00 a.m. – 8:20 a.m.
Breakfast – Saint John Trade and Convention Centre
6:00 p.m. – midnight
President’s Reception, Dinner and Dance – Saint John Trade and Convention
Centre
Tuesday, June 16
7:00 a.m. – 8:20 a.m.
Breakfast – Saint John Trade and Convention Centre
6:00 p.m. – 9:30 p.m.
Farewell Evening – Field House, UNB Saint John Campus
TOURISM INFORMATION
Welcome to the only city on the stunning Bay of Fundy. There is simply no
other place in the Maritimes where the urban charms of a vibrant, historic city
nestle up against the grand, natural allure of this world-famous Bay.
No wonder Saint John, on the southern coast of New Brunswick, has quickly
become the traveler’s favourite anchor for exceptional adventures of every
kind. Here, you are never far from a new, unexpected delight, be it an evening
of contemporary fine dining, a band on the boardwalk, whale-watching on
the Bay of Fundy or exploring the world’s highest tides.
For more information visit http://discoversaintjohn.com/
Conference – Sunday, June 14 to Tuesday, June 16, 2015
Registration fee includes:
•
Attendance at all plenary and concurrent
sessions on Monday and Tuesday.
•
Breakfasts, lunches, AM & PM breaks on Monday and Tuesday
•
Access to all social events:
•
Welcome Reception – Sunday evening*
President’s Reception, Dinner and Dance – Monday evening
Farewell Event – Tuesday evening*
•
•
•
Access to CAUBO’s Live Learning Centre (LLC). After the conference,
you can visit the LLC to catch up on all of the conference sessions.
*Additional tickets may also be purchased for these social events
Until May 1
As of May 2
$725
$960
$850
$1075
Member fee:
Non-member fee:
Optional Event: CAUBO Uncorked
$55
Companion Package
Registration includes:
•
Breakfast on Monday and Tuesday
•
Access to all social events:
•
•
•
56
$330
Welcome Reception – Sunday evening
President’s Reception, Dinner and Dance – Monday evening
Farewell Event – Tuesday evening
ON-SITE REGISTRATION
Saturday, June 13
1:00 p.m. – 6:00 p.m.
Foyer, Saint John Trade and Convention Centre
Sunday, June 14
7:00 a.m. – 6:00 p.m.
AND
7:00 a.m. – 1:30 p.m.
Delta Brunswick (only for those delegates whose
pre-conference seminars take place in the Delta)
Monday, June 15
7:00 a.m. – 5:00 p.m.
Tuesday, June 16
7:00 a.m. – 5:00 p.m.
For more information regarding conference registration, please contact
Unconventional Planning at 613- 721-7061 or toll free at 1-888-625-8455
(North America only) or by e-mail at [email protected].
Airport Taxis and Car Services
Diamond Taxi
648-8888
1-800-598-3988
Airport Limousine Services
506-636-0337
HMS Transportation
1-800-254-5466
or 506-633-2044
www.hmstrans.com
QTS Executive Transport
(506) 977-4970
www.myQTS.ca
By Ferry
Saint John is accessible by ferry from Digby, Nova Scotia.
The crossing takes approximately three hours.
http://www.ferries.ca/nova-scotia-to-new-brunswick-ferry/schedule/
By Bus
Greyhound Canada offers coach service to and from Saint John.
www.greyhound.ca
ACCOMMODATIONS
LIVE LEARNING CENTRE
Once again in 2015, CAUBO will offer delegates access to all recorded
conference presentations via the CAUBO Live Learning Centre. Conference
sessions will be captured in high-quality digital format and PowerPoint
presentations will be synchronized with audio recordings and sessions will
be posted to the LLC shortly after the conference. Delegates will receive a
personalized login and password to access the conference content.
DRESS CODE
The dress code for the conference is business casual, with the exception of
the President’s Dinner, which is business elegance.
TRANSPORTATION
By Air
Saint John is a two-hour flight from Toronto, a one-hour flight from Montreal
and 45 minutes from Halifax. Air Canada provides several daily direct flights
from Toronto, Montreal and Halifax. The Saint John Airport is located 16 km
(a 25 minute drive) from the centre of the city.
The official conference hotels are
the Hilton Saint John, adjacent
to the Saint John Trade and
Convention Centre (SJTCC), and the
Delta Brunswick, a five-minute
walk from the SJTCC, where all
concurrent sessions will take place.
Plenary sessions and the trade
show will be held at the SJTCC.
Pre-conference seminars will be split
between the two hotels.
For the most current
information regarding
hotel availability and
rates, please visit the
CAUBO 2015 website.
Air Canada
www.aircanada.com
1-888-247-2262
Air Canada is offering a 10% discount for CAUBO 2015 travelers. Simply visit
aircanada.com and enter the promotion code J7Y26PH1 in the promotion
code box when booking your flight. (Please note that discount does not apply
to Tango fares.)
57
CONFERENCE SPONSORS
Thank you to all of our sponsors!
CAUBO gratefully acknowledges the generous support of our sponsors, who make the Annual Conference possible.
Their valuable contributions of time, money, products and services help make CAUBO 2015 a truly extraordinary event!
Principal Partners
Exhibitors
Optional Event: CAUBO Uncorked
Chartwells Education Dining Services
Air Canada
Greystone Managed Investments Inc.
Fisher Scientific
Akran Marketing
KPMG LLP
AMJ Campbell Inc.
Prestige Partners
ARAMARK Canada Ltd.
Pre-conference Seminar Sponsors
Morneau Shepell Ltd.
Armstrong Moving/United Van Lines
Aberdeen Asset Management
Best Doctors
CIBC Mellon
Major Partners
BMO Financial Group
Concur Technologies
MNP
Campus Living Centres
Ernst & Young LLP
OfficeMax Grand & Toy
Canadian Campus Communities
Fiera Capital Corporation
Chartered Professional Accountants of Canada
Official Sustainability Sponsor
CURIE
Hicks Morley
ARAMARK Canada Ltd.
Dana Hospitality LP
HigherEdPoints
Ellucian
KPMG LLP
Delegate Bag Sponsor
Enterprise Holdings
MHPM Project Leaders
People Admin, Inc.
Follett of Canada Inc.
RPR Environmental
GovDeals, Inc.
Associate Partners
IBM Canada Ltd.
Arizona State University - Best Value Business Model
International SOS
AVIS & Budget Car Rental
ITC Systems/Go Print Systems
Centurion Property Associates Inc.
Macquarie Equipment Finance, Ltd
Commissionaires
MCW Custom Energy Solutions Ltd.
Concur Technologies
FairTax
Johnson Controls
Knightsbridge Robinson Surrette
Mercer
RBC Royal Bank
Ricoh Canada
MERX Networks Inc.
MHPM Project Leaders
Millennium Computer Systems Ltd.
peerTransfer
People Admin, Inc.
Precise Parklink Inc.
Scotiabank
Raymond James
Sightlines
RPR Environmental
Sodexo Canada Ltd.
SciQuest, Inc.
The Scion Group
Staples Advantage
Tribal
University of Guelph CME Executive Programs
VISA Canada
Western Union Business Solutions
58
Solutions for
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Concur helps drive efficiencies, control spend and increase visibility into the travel, expense,
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serve scientists engaged in biomedical, pharmaceutical, chemical and other fields of
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to work better. Grand & Toy has the expertise and consolidated product and supply
chain leadership to provide customers big and small with a range of superior products
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approach is informed by our Academic Advisory Council – five of Canada’s successful
post secondary leaders. Our commitment to long-term success is demonstrated in
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61
BIENVENUE À
SAINT JOHN
L’ACPAU et la University of New Brunswick sont ravies à l’idée de vous
accueillir à Saint John, au Nouveau-Brunswick, à l’occasion du 72e Congrès
annuel de l’ACPAU, qui aura lieu du 14 au 16 juin 2015.
Le thème du congrès de cette année, « Vagues de changement », évoque
la puissance des marées de la baie de Fundy, reconnues comme les plus
grandes au monde, en plus de faire un clin d’œil au statut montant de
carrefour énergétique de la ville de Saint John. Le monde de l’enseignement
supérieur a lui aussi été marqué dernièrement par de nombreux changements
fondamentaux ayant parfois été à l’origine de grands remous. Pour maintenir
leur compétitivité et exceller dans les années à venir, les universités doivent
affronter la vague jusqu’à la chevaucher.
Le congrès ACPAU 2015 se déroulera au Centre des congrès de Saint John
et à l’hôtel Delta Brunswick, tandis que les séminaires précongrès auront
lieu au Delta Brunswick et à l’hôtel Hilton Saint John, adjacent au Centre
des congrès.
Visitez le site Web du congrès (suivre le lien sur www.acpau.ca) pour
obtenir de l’information à jour concernant l’hébergement.
La côte Est vous ouvre grand les bras! Pendant le congrès, vous aurez
l’occasion chaque soir de profiter de mets délicieux et de divertissements
hauts en couleur au cours de nos activités sociales, propices à relaxer entre
amis et à renouer avec vos collègues des quatre coins du Canada.
Remarques concernant l’horaire
Étant donné que le congrès se partage entre plusieurs lieux à distance de
marche, l’horaire des séances a été ajusté de manière à donner le temps
aux congressistes de se déplacer. À noter aussi que la durée des séances
parallèles varie légèrement d’une journée à l’autre; ainsi, certaines séances
sont un peu plus longues que d’autres, selon le sujet. Tous ces éléments
seront clairement indiqués dans le mini-programme du congrès.
Un groupe de dirigeants principaux de l’information assistant au
colloque Canadian IT Conference for Higher Education (CANHEIT), qui
débutera à Fredericton le 17 juin, se joindra à nous le 16 juin. Profitez
du passage de ces acteurs clés pour discuter avec eux des grands enjeux
du domaine des TI.
NOTRE HÔTE
Fondée en 1785, la University of New Brunswick (UNB) offre des
programmes de 1er, 2e et 3e cycles dans plus de 60 disciplines et des
programmes d’éducation permanente dans une variété de domaines.
La UNB rassemble des étudiants d’origines diverses autour de professeurs
de renommée nationale qui enseignent dans des classes et des
laboratoires au cadre intimiste. La UNB compte deux campus au NouveauBrunswick : un dans la capitale provinciale, Fredericton, l’autre à Saint
John, centre financier et industriel de la province. À noter que Fredericton
a été classée parmi les sept villes les plus intelligentes de la planète
par l’Intelligent Community Forum de New York, tandis que Saint John
s’impose de plus en plus comme plaque tournante du secteur énergétique
sur la côte Est.
D’après la revue Maclean’s, la UNB présente un des meilleurs ratios
étudiants-professeurs parmi les universités canadiennes offrant un
large spectre de programmes. C’est l’une de ses forces : proposer
des programmes de classe mondiale dans le cadre d’une expérience
universitaire à échelle humaine. Grâce à ses programmes d’études à
temps plein et à temps partiel de 1er, 2e et 3e cycles en arts, en sciences,
en administration des affaires, en informatique, en sciences infirmières, en
génie, en sciences de l’éducation, en foresterie, en droit et en kinésiologie,
et aussi à ses certificats et à ses diplômes, la UNB est un lieu propice à
accomplir ses rêves.
La UNB a célébré son 225e anniversaire en 2010-2011. Bien fière
d’être l’une des premières universités publiques d’Amérique du Nord, elle
continue de mettre au point des programmes novateurs et de mener des
recherches d’envergure internationale.
L’ACPAU et les membres du comité organisateur du congrès vous
souhaitent la meilleure des bienvenues à Saint John!
Comité organisateur du congrès ACPAU 2015 :
Chris Callbeck, président du congrès
Sue Allen et Cathy Mahboob, agentes de liaison
Erin Caines
Nicola Cassidy
Karen Cunningham
Heather Finkle
Cindy Flann
David Gillespie
Larry Guitard
Janice Hicks
Natalie Kallar
Carla Lavigne
Peter McDougall
Keri Regier
Katie Stevens
NOUVEAU EN 2015 – Application mobile sur le congrès!
Nouveau en 2015! L'ACPAU est heureuse d'annoncer qu’une
toute nouvelle application mobile sur le congrès a été développée
cette année à l’intention des congressistes. Ceux-ci y trouveront
de l’information sur le lieu du congrès et les séances, notamment
l’horaire, des cartes, les notices biographiques des conférenciers,
les descriptions des séances, et plus encore. L'application pourra
être téléchargée dès mai prochain sur votre téléphone intelligent, tablette et
ordinateur portable ou de bureau à partir du site Web du congrès. N’hésitez pas
à l'essayer et à nous faire part de vos commentaires!
Allez au www.acpau.ca et cliquez sur le lien sous la rubrique
« Événements à souligner ». Le site Web du congrès sera mis à jour
régulièrement pour refléter tout changement ou ajout apporté au
programme. Reportez-vous à la page 71 pour avoir tous les détails
concernant l’inscription.
Contenu en français
Nous sommes heureux d’offrir, cette année encore, trois séances parallèles
en français pour les congressistes francophones et bilingues. Un service
d’interprétation simultanée en français sera en outre offert à la conférence
d’ouverture du lundi et à la plénière du mardi.
Le Centre des congrès de Saint John et le Delta Brunswick offriront
gracieusement l’accès Internet sans fil aux congressistes les lundi et mardi
15 et 16 juin.
62
INSCRIVEZ-VOUS DÈS MAINTENANT!
ACCÈS INTERNET SANS FIL
SAMEDI 13 JUIN
Merci!
La qualité exceptionnelle du programme du congrès est le fruit de
plusieurs mois de labeur de la part d’un groupe dévoué de bénévoles
regroupés en huit équipes de coordination. Nous souhaitons tous les
remercier ici chaleureusement :
Rae Ann Aldridge
Kay Ali
Mohamed Attalla
Sandra Aversa
Anne Baxter
Darren Becks
Lyne Bouret
William Chew
Deborah Collis
Stephen Cook
Swavek Czapinski
Behram Dadachanji
David Davidson
Dan Doran
Mike Drane
Marc Drouin
Paul Dugal
Christina Duquette
Sharon Farnell
Genevieve Gagne
Jacquetta Goy
Lawrence (Larry) Guitard
Maureen Hayward
Keith Hollands
Steve Houle
Robert Inglis
Lynn Joly
Kelly Kummerfield
Daniel Label
Jeff Lamb
Tony Maltais
Ian McAskill
Roxanne Millan
Susan Miller
John Osborne
Mary Paul
Andrea Purvis
Shelley Rennick
L’naya Russell
Chad Schulz
Dennis Silva
Philip Stack
Dan Swerhone
Daniel Therrien
Hugh Warren
Terry Waterhouse
Anne Weeden
Heather Woermke
ACTIVITÉ FACULTATIVE L'ACPAU DÉBOUCHÉE
Une présentation de Uncorked Tours
18 h 00 – 21 h 30
55 $ par personne
Cette promenade dans le centre-ville de Saint John vous promet une
expérience gourmande mémorable! L’activité « L’ACPAU débouchée »
consiste en une visite en quatre temps, au Saint John Ale House, à la
Handworks Gallery, au Big Tide Brewing et au Happinez Wine Bar. Chaque
établissement vous attendra avec un léger plat à déguster avec une boisson
assortie qui mettra en valeur les saveurs typiques du Nouveau-Brunswick.
La visite se terminera en beauté dans le grand hall de la University of New
Brunswick, campus de Saint John, où l’on vous servira un savoureux dessert
accompagné de café fin.
Attention! L’inscription à cette activité facultative fait l’objet
d’une section distincte sur le formulaire d’inscription au congrès
de l’ACPAU.
DIMANCHE 14 JUIN
SÉMINAIRES PRÉCONGRÈS
INITIATIVES VERTES 2015
Cette année encore, ARAMARK Higher Education est le commanditaire du
volet développement durable du congrès. ARAMARK est fière d’appuyer les
grandes initiatives qui suivent.
Voici les initiatives à caractère écologique mises en place pour le congrès
cette année :
• Récupération des porte-noms
• Impression de la documentation du congrès sur du papier recyclé
• Pas de documentation de référence en format papier :
toutes les présentations reçues avant le congrès seront
versées en ligne sur le site Web de l’ACPAU
• Mise en valeur des produits locaux et de saison
dans les menus (lorsque possible)
• Utilisation de distributrices en vrac, de vaisselle non jetable,
de pichets d’eau et de verres pour réduire les déchets
• Les exposants sont invités à offrir des prix écologiques, à réduire
la quantité de documents imprimés et à contribuer aux initiatives
de développement durable mises en place sur le campus
• Plutôt que de remettre un cadeau aux conférenciers, l’ACPAU
fera une donation en leur nom au Boys & Girls Club of Saint John
Initiatives favorisant le mieux-être des congressistes
Pour favoriser leur mieux-être, les congressistes seront invités cette année
à démarrer la journée du bon pied grâce aux activités suivantes :
• Jogging de 5 km dans les sentiers du Passage du port (dimanche
matin à 6 h 30, départ à l’entrée du Hilton Saint John, près du phare);
• Marche rapide de 45 minutes dans les sentiers du Passage du port (lundi
matin à 6 h 30, départ à l’entrée du Hilton Saint John, près du phare).
Attention! L’inscription à ces séminaires fait l’objet d’une section distincte sur
le formulaire d’inscription au congrès de l’ACPAU.
Les séminaires précongrès se dérouleront simultanément à
l’hôtel Delta Brunswick et au Hilton Saint John. L’hôtel où aura
lieu chaque séminaire sera indiqué aux participants peu avant le
congrès. Si votre séminaire a lieu au Delta Brunswick et que vous
souhaitez récupérer dès dimanche matin votre sac de congressiste,
vous pourrez passer le prendre au bureau d’inscription du
Delta. Si votre séminaire a lieu au Hilton, c’est plutôt au bureau
d’inscription du Centre des congrès de Saint John que vous devrez
vous présenter.
SÉMINAIRE À L’INTENTION
DES GESTIONNAIRES ACADÉMIQUES
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Petit-déjeuner continental
Séminaire
Vers un meilleur processus d’approbation des
nominations des chargés de cours à contrat
Terrence Odin, directeur, Systèmes d’information des ressources humaines,
Carleton University
Valerie Pereboom, analyste fonctionnelle des systèmes et agente de projet,
Bureau du vice-recteur principal et vice-recteur à l’enseignement et à la
recherche, Carleton University
Des représentants de la Carleton University vous dévoileront comment ils ont
pu, grâce à une solution technologique d’entreprise, alléger efficacement le
processus d’approbation des nominations des chargés de cours à contrat tout
en conservant l’ensemble des traces nécessaires au suivi et à la déclaration.
63
Développement d’un système d’intégration des tâches d’enseignement
Redonner tout son sens à la gestion des installations
Liz Leman, administratrice, Faculté des services communautaires,
Ryerson University
Darrell Boutilier, directeur de l’exploitation, Gestion des installations,
Dennis Gillis, directeur adjoint, Gestion des biens, Gestion des installations,
Jeff Lamb, vice-recteur adjoint, Gestion des installations, Dalhousie University
En 2012, la Ryerson University a entamé le développement et l’implantation
d’un nouveau système d’intégration des tâches d’enseignement sur
plateforme Web assurant la gestion des cours et des assignations. Venez
entendre le bilan des bons coups et des leçons à tirer de cette expérience
après un an d’utilisation.
Table ronde dirigée
(séance à huis clos – représentants des universités seulement)
Les modèles budgétaires : lequel choisir?
Alan Harrison, vice-recteur principal et vice-recteur à l’enseignement et à la
recherche, Queen’s University
Pat Hibbitts, vice-rectrice aux finances et à l’administration,
Keith Matthews, directeur adjoint, Budget des départements d’enseignement
et de recherche, Bureau du vice-recteur principal et vice-recteur à
l’enseignement et à la recherche, Memorial University of Newfoundland
Gordon Myers, vice-recteur associé à l’enseignement et à la recherche,
Avec les subventions provinciales qui diminuent et les dépenses qui
augmentent, bien des universités explorent de nouveaux modèles budgétaires.
Les conférenciers feront ressortir les différences entre plusieurs modèles
expérimentés (approche budgétaire progressive, budget par centre de
responsabilité, modèles hybrides) en plus de proposer un plan de transition
pour guider la conception et la mise en œuvre d’un nouveau modèle.
SÉMINAIRE SUR LA GESTION DES INSTALLATIONS
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
Comment utiliser les Indicateurs de rendement des installations (IRI)
Robert Carter, vice-recteur associé aux ressources matérielles,
Apprenez comment la University of Guelph a utilisé les IRI de l’APPA et quels
avantages elle en a retirés.
Comment rendre un nouveau bâtiment opérationnel
Keith Hollands, directeur adjoint, Gestion des installations, University of Alberta
Denis Mondou, directeur, Gestion des services d’utilité et de l’énergie,
Gestion et développement des installations, Université McGill
Dan Swerhone, directeur, Exploitation et entretien des bâtiments,
Tout beaux, tout neufs... mais source de complications! Tous les campus
finissent par vivre le passage des étapes de conception et construction de
nouveaux bâtiments vers la mise en opération de ces derniers. Chaque
modèle de développement pose ses défis aux premières heures de vie, et la
nécessité pour le personnel technique de maîtriser des systèmes complexes
et des nouvelles technologies peut compliquer la donne. Les représentants
de trois universités partageront leur expérience et les démarches suivies
pour aplanir les obstacles en plus de se pencher sur l’apport des pratiques
d’optimisation des systèmes.
64
Les gestionnaires d’installations des grands établissements risquent bien
souvent de voir leur attention détournée de leurs tâches originelles par les
difficultés à régler au jour le jour (pannes, coupes budgétaires, demandes de
clients, etc.). Dans ce contexte, le rôle de dirigeant organisationnel proactif peut
finir par céder le pas à un rôle plus réactif de simple résolution de problèmes. La
Dalhousie University a mis au point un processus intégré de gestion des tâches
fondé sur une planification stratégique et opérationnelle annuelle, des activités
de mise en œuvre mensuelles et hebdomadaires, et un système de gestion du
rendement avec tableaux de bord électroniques et suivi des réalisations. Découvrez les grandes lignes de ce processus et les principaux avantages retirés.
L’approche « Best Value » en gestion des installations :
vers une vision commune
Stephen Cook, directeur, Service de l’approvisionnement et des contrats,
Hugh Warren, vice-recteur associé, Exploitation et entretien des bâtiments,
Gestion des installations, University of Alberta
Séance conjointe réunissant les participants aux séminaires sur la
gestion des installations et l’approvisionnement.
Les gestionnaires d’installations habitués au modèle traditionnel
d’approvisionnement ont parfois du mal à s’adapter à l’approche « Best Value »,
qui nécessite une bonne compréhension des notions de gestion du risque.
Pourtant, alors que le modèle traditionnel crée un risque en s’attardant uniquement à la conformité de la soumission et au plus bas prix offert sans égard à la
créativité, l’approche « Best Value » vérifie, elle, les compétences en planification
et l’expertise des soumissionnaires, et ouvre la porte à l’innovation. Voyez comment cette approche peut contribuer à mieux arrimer la gestion des installations
et l’approvisionnement tout en bonifiant les processus de sélection et les projets.
Des moyens de financement
créatifs pour vos projets d’immobilisations
Keith Hollands, directeur adjoint, Gestion des installations,
Richard Peters, vice-président, Services financiers et administratifs,
Canadore College
Dan Swerhone, directeur, Exploitation et entretien des bâtiments,
Trois établissements vous dévoileront les moyens qu’ils ont trouvés pour
financer de manière créative leurs projets d’immobilisations : fonds
renouvelable de développement durable pour l’amélioration des infrastructures
à la University of Alberta; diversification des sources de financement pour un
projet de centre de recherche à la University of Saskatchewan (une méthode
appelée à devenir la norme dans cette province); contribution des fournisseurs
par la renégociation d’un contrat de rendement énergétique pour remplacer des
installations au Canadore College.
SÉMINAIRE SUR LES FINANCES
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
Analyse comparative des données financières : un portrait national
Cristiane Tinmouth, vice-principale adjointe intérimaire et contrôleuse,
Services financiers, Université McGill
Jimmy Wong, directeur adjoint, Services financiers, Simon Fraser University
Représentant de l’ACPAU
Une enquête menée par l’ACPAU en automne dernier a révélé que ce
qui manquait le plus aux administrateurs universitaires canadiens, c’était
l’accès à des données comparatives. Les analyses comparatives aident les
administrateurs universitaires à se faire une idée du rendement de leur
établissement, à repérer les tendances et à voir venir les difficultés. Vous
entendrez dans cette séance des témoignages inspirants sur la manière
dont les données du rapport annuel « Information financière des universités
et collèges » de l’ACPAU peuvent être utilisées pour mieux comprendre sa
propre organisation et le secteur.
L’analyse comparative au service
du rendement administratif et financier
Carol McAulay, vice-rectrice à l’administration, Université Laurentienne
Le Council of Senior Administrative Officers des universités de l’Ontario
(CSAO) prépare depuis 2012 des analyses comparatives sur le rendement et la
productivité pour aider les cadres supérieurs à prendre des décisions. Découvrez
le processus et les raisons qui ont orienté le choix des indicateurs retenus, les
résultats des essais entrepris à ce jour et les leçons tirées de cette expérience.
La facturation et le paiement numériques :
sauvez des arbres, du temps et de l’argent!
Cristiane Tinmouth, vice-principale adjointe intérimaire et contrôleuse,
Services financiers, Université McGill
Après avoir mis en place le système d’approvisionnement numérique
McGill Market Place (MMP), l’Université McGill s’est attaquée aux quelque
100 000 factures papier traitées annuellement. Ainsi est né le projet
eSettlement, piloté conjointement par les services de l’approvisionnement
et des TI. Les retombées furent nombreuses : économies équivalant à un
ETP, réduction de la consommation de papier d’au moins 30 000 feuilles par
année (sans compter les enveloppes!), et plus encore. Venez entendre cette
histoire à succès et connaître les avantages retirés sur les plans de l’efficacité,
de la précision, de la conformité aux normes des trois Conseils de recherche,
des économies d’argent et du développement durable.
La nouvelle approche des trois
Conseils de recherche en matière de surveillance
Evelyn Miguel, gestionnaire, Comptabilité de la recherche et des fiducies,
Susan Munro, directrice adjointe, Financement de la recherche,
McMaster University
Qu’arrive-t-il quand les trois Conseils de recherche procèdent à un examen
de la surveillance financière de votre établissement? Des représentants de la
McMaster University et de la University of British Columbia raconteront leur
expérience du nouveau processus dans le cadre d’une discussion ouverte où
vous pourrez aussi faire part de vos observations et commentaires.
Une formation bénéfique : le programme de
certificat en services financiers de la Ryerson University
Diane Winiarz, directrice au service à la clientèle, Ryerson University
La Ryerson University a commencé à offrir en 2012 un tout nouveau
programme de certificat en services financiers visant à améliorer la
qualité des données, l’efficacité des processus administratifs et la
capacité du personnel à travailler avec des budgets réduits. Depuis,
près de 5 000 personnes ont suivi les cours et près de 800 certificats
ont été délivrés. Conséquence : les erreurs dans le système financier
ont diminué, les relations avec le service des finances sont au beau
fixe, et plusieurs dirigeants universitaires demandent maintenant à
leur personnel de suivre ce programme. La conférencière décrira les
principaux facteurs clés à respecter pour assurer le succès de ce type
de projet.
SÉMINAIRE SUR LES RESSOURCES HUMAINES
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
Services partagés et RH
Greg Caines, associé, Morneau Shepell ltée
David H. Davidson, PDG, Interuniversity Services Inc.
Sharon Hooper, dirigeante principale des ressources humaines,
Brandon University
Laurel Repski, vice-rectrice aux ressources humaines, à la
vérification et au développement durable, University of Winnipeg
Le recours aux services partagés continue de susciter l’intérêt des
établissements postsecondaires partout au pays. Apprenez comment,
dans l’Est canadien, les établissements ont réussi à mettre en place
un modèle multipartite réellement fructueux grâce à Interuniversity
Services Inc. (ISI) et à ses partenaires. Les mythes les plus courants
seront examinés, et une expérience menée au Manitoba à l’initiative
du gouvernement provincial sera également relatée avec ses tenants
et aboutissants.
Créer des campus en santé
Marcia Buchholz, vice-rectrice associée aux ressources humaines,
Tracey Hawthorn, coordonnatrice du programme de réintégration et
d’accommodements au travail, The University of British Columbia
Deux établissements relateront leur quête d’un campus en santé
pour tous : étudiants et personnel administratif et enseignant. La
UBC présentera sa semaine de la santé mentale, un événement
dont la formule gagnante a été reprise par dix autres universités
canadiennes. La University of Calgary traitera quant à elle du
programme mis en place pour promouvoir le respect incluant, d’une
part, de la formation en ligne faisant la promotion d’habitudes
saines, sécuritaires et ouvertes pour créer un milieu respectueux
et, d’autre part, des séances de discussion dirigées sur les
comportements à avoir et les codes de conduite à établir pour
assurer le respect de tous sur le campus.
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Bâtir les compétences en leadership à la University of Alberta
L’audit de la gestion du risque en enseignement supérieur
Gerry McCune, gestionnaire, Santé et efficacité organisationnelles,
Tim Leech, directeur général des services généraux,
Risk Oversight Solutions
Nous vivons à une époque dominée par la complexité, la concurrence
et la transformation des milieux administratifs et de l’enseignement,
une période de changements et de défis sans précédent, et la
University of Alberta n’y échappe pas. Aussi a-t-elle créé « Gold
College », un programme de perfectionnement pour augmenter les
compétences en leadership, favoriser le développement personnel et
professionnel des dirigeants universitaires, et contribuer à la bonne
santé des relations entre le corps professoral et l’administration.
Cette séance sera l’occasion de savoir pourquoi et comment la
culture de l’université a pris ce nouveau chemin, d’échanger sur les
approches adoptées par chacun pour relever les défis actuels, et de
tisser des liens fructueux avec vos collègues.
Cet atelier condensé d’une demi-journée est conçu spécifiquement pour
aider les auditeurs internes et les universités à respecter les nouvelles
exigences en la matière en vue d’augmenter le degré de satisfaction
de la haute direction et du conseil. L’atelier portera principalement sur
la nouvelle méthode de gestion du risque d’entreprise « Board and
C-Suite Driven/Objective-Centric Assurance » (assurance axée sur les
objectifs/dirigée par le conseil, le chef de la direction et le chef des
finances). Nous en verrons la définition, les arguments en sa faveur, les
répercussions sur la planification de l’audit interne, les étapes de mise
en œuvre, et l’intégration au sein de votre organisation de la gestion du
risque d’entreprise, de l’audit interne et des processus de planification
stratégique et de budgétisation.
SÉMINAIRE SUR LA VÉRIFICATION INTERNE
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
Résultats du sondage annuel sur
la fraude dans les universités canadiennes
Chad Schulz, directeur, Services intégrés des finances,
Découvrez les résultats du sondage de 2014 sur la fraude dans les
établissements d’enseignement supérieur du Canada. La présentation
de ces résultats inclura des exemples de fraudes pratiquées, un survol
des types de fraudes qui menacent les établissements répondants et
une discussion sur les enjeux courants à cet égard dans le milieu de
l’enseignement postsecondaire.
Évaluer le risque de fraude dans le monde universitaire
Linda M. Lister, directrice principale, Enquête sur fraudes et Services
de litiges, Ernst & Young
Le manque de ressources doublé d’une culture fondée sur la
confiance, l’honnêteté et la collégialité tend à compliquer les
activités de gestion et d’atténuation du risque de fraude dans le
milieu universitaire. Une fraude importante peut cependant nuire à
votre réputation tout comme à votre capacité d’attirer et de garder
des professeurs et étudiants de haut calibre, ou encore d’obtenir du
financement public ou des dons des diplômés. Cette présentation
comportera un tour d’horizon des principaux éléments d’une
évaluation du risque de fraude et un exposé des diverses méthodes
d’enquête utilisées de même que des problématiques et solutions
possibles lorsqu’une évaluation est menée à l’interne. Enfin, nous
évoquerons les situations où il peut être utile de faire appel à un
service externe, en précisant les services de ces firmes.
66
SÉMINAIRE SUR L’APPROVISIONNEMENT
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
Loi sur la concurrence : une mise à jour
Paul Emanuelli, avocat général et directeur général,
Paul Emanuelli fera une mise à jour sur les questions liées aux lois sur
l’approvisionnement, l’accord économique et commercial global CanadaEurope, et les tendances actuelles en matière de marchés publics.
La gestion par catégorie de produits
Dennis Silva, directeur, Services des paiements et de
l’approvisionnement, The University of British Columbia
Afin de maximiser leur pouvoir d’achat, les universités devraient-elles
organiser leurs ressources en approvisionnement de manière à se
tourner entièrement vers les marchés externes? Différents éléments
seront analysés pour tenter de répondre à cette question : analyse
des fournisseurs et du marché, données sur les dépenses, tendances,
contraintes à l’interne et à l’externe.
Approvisionnement tactique et stratégique :
une analyse comparative
Mary Aylesworth, directrice, Services d’approvisionnement,
Voyez ce qui arrive lorsqu’on dissocie approvisionnement tactique
et stratégique à travers les avantages que promet ce modèle, les
priorités sous-tendant cette approche, et les défis et problèmes de
perception associés.
Déterminer la valeur des services d’approvisionnement
David Davidson, PDG, Interuniversity Services Inc.
Explorez de nouvelles façons de mesurer la valeur des services
d’approvisionnement allant au-delà de la liste d’activités et montrant de
manière efficace la valeur avec, notamment, les IRC, la déclaration de
valeur, et plus.
L’approche « Best Value » en gestion des installations :
vers une vision commune
Stephen Cook, directeur, Service de l’approvisionnement et des contrats,
Séance conjointe réunissant les participants aux séminaires
sur la gestion des installations et l’approvisionnement.
La mise à l’essai des plans d’urgence
Miranda Myles, planificatrice en gestion d’urgence et continuité des
activités, Services de la sécurité et des risques, Simon Fraser University
Kris Parsons, chef de la gestion des risques, Memorial University of
Newfoundland
Holly Tobin, analyste en gestion des urgences, Gestion du risque,
Terry Waterhouse, chef de la sécurité, Services de la sécurité et des risques,
Les gestionnaires d’installations habitués au modèle traditionnel
d’approvisionnement ont parfois du mal à s’adapter à l’approche « Best Value »,
qui nécessite une bonne compréhension des notions de gestion du risque.
Pourtant, alors que le modèle traditionnel crée un risque en s’attardant uniquement à la conformité de la soumission et au plus bas prix offert sans égard à la
créativité, l’approche « Best Value » vérifie, elle, les compétences en planification
et l’expertise des soumissionnaires, et ouvre la porte à l’innovation. Voyez comment cette approche peut contribuer à mieux arrimer la gestion des installations
et l’approvisionnement tout en bonifiant les processus de sélection et les projets.
Toutes les universités se sont dotées de plans d’urgence, mais à quelle
fréquence les mettent-elles à l’essai? Pesez le pour et le contre des
différentes manières de tester vos plans d’urgence : séminaires et ateliers de
formation, exercices de simulation, exercices d’urgence, exercices fonctionnels
et exercices réels. Deux établissements feront part de leur expérience en
invitant les participants à discuter eux aussi de leurs préoccupations. Vous
sortirez de cet atelier avec une meilleure compréhension des raisons et
moments justifiant le recours à chaque type d’exercice en vue d’avoir un plan
d’urgence fin prêt et fonctionnel.
Comprendre et gérer les risques associés à l’internationalisation
SÉMINAIRE SUR LA GESTION DES RISQUES
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
L’importance de renforcer la culture de sécurité des universités
Marc Drouin, directeur, Environnement, santé et sécurité,
University of Toronto
Pietro Gasparrini, directeur, Environnement, santé et sécurité,
Université Concordia
Philip Stack, vice-recteur associé, Services de gestion du risque,
Sonja Knutson, directrice du Centre international et conseillère spéciale du
recteur en affaires internationales, Memorial University of Newfoundland
Les universités canadiennes accueillent chaque année des étudiants
étrangers, et les étudiants canadiens profitent de plus en plus des
programmes d’études internationales, des partenariats et des autres projets
de développement à l’étranger. La mondialisation de l’éducation et les
possibilités qui en découlent peuvent être extrêmement enrichissantes, mais
elles viennent aussi avec leur lot d’interrogations. Cette séance expliquera
comment gérer les risques associés aux grands programmes internationaux
en insistant sur la manière d’aider le personnel universitaire à repérer les
risques potentiels et à les gérer sur le campus comme à l’étranger.
Au cours des dernières années, plusieurs incidents survenus dans des
laboratoires de recherche de haut niveau ont soulevé des inquiétudes quant
à la culture de sécurité des universités. Cette présentation suivie d’une
discussion en panel fera le point sur les stratégies mises en place dans trois
universités pour renforcer leur culture de sécurité tout en vous invitant,
arguments à l’appui, à en faire autant dans votre établissement.
Feriez-vous auditer votre système de
gestion de la santé et sécurité au travail?
Rae Ann Aldridge, vice-rectrice associée, Bureau des risques,
Michael Histed, directeur, Bureau de la gestion du risque,
Glyn Jones, associé, EHS Partnerships
L’adoption d’une approche SST structurée poursuit un objectif d’amélioration
continue, de conformité à la loi et de gestion efficace du risque. Comment
mettre en place un système de gestion de la santé et sécurité au travail dans
un établissement postsecondaire? Ce système peut-il respecter des normes
d’audit? Et si oui, quelles normes exactement devraient être appliquées?
Deux organisations ayant mis en place un système du genre suivant des
normes d’audit vous dévoileront leur démarche et les normes respectées.
67
SÉMINAIRE SUR LA TRÉSORERIE
ET LE PLACEMENT STU BUDDEN
8 h 00 – 8 h 30
8 h 30 – 16 h 30
Séminaire
Prévisions économiques pour 2015
LUNDI 15 JUIN
PETIT-DÉJEUNER
Commandité par MNP
7 h 00 – 8 h 20
Grand hall du Centre des congrès de Saint John
Dawn Desjardins, économiste en chef adjoint, RBC Banque Royale
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE L’ACPAU
Recours à l’investissement privé : le pour et le contre
Richard Iwuc, gestionnaire de portefeuilles, University of Alberta
Jeff Pentland, directeur général, Northleaf Capital Partners
L’investissement privé est rendu monnaie courante dans les universités
américaines et prend de plus en plus d’ampleur au Canada. Quels avantages
une université peut-elle tirer en intégrant dans ses caisses de dotation et de
retraite des placements et des biens privés? Quels sont les défis inhérents
à cette pratique et comment les aborder? Que penser des enjeux fiscaux et
légaux pour les universités canadiennes souhaitant ouvrir leur portefeuille à
ce type d’actifs et quelles obligations fiscales posent-ils au Canada comme
aux États-Unis?
Résultats du sondage 2014 de
l’ACPAU sur les placements des universités
Conférencier à confirmer
7 h 45 – 8 h 15
OUVERTURE DU CONGRÈS
8 h 15 – 10 h 00
Mot de bienvenue
28e remise des prix de la qualité et de la productivité de l’ACPAU
Commanditée par Budget Location de voitures et Macquarie
Equipment Finance
Conférencier principal
Tendances canadiennes en financement de l’enseignement supérieur
Alex Usher, président, Higher Education Strategy Associates
La gouvernance en matière de fonds de retraite et de dotation
Tej Dosanjh, conseiller, Towers Watson
Colin Spinney, trésorier, Dalhousie University
Du point de vue d’un trésorier et d’un conseiller, quelles pratiques
exemplaires découlent des structures de gouvernance des caisses de dotation
et de retraite? Les conférenciers présenteront différentes manières d’interagir
avec les comités de placement pour qu’ils ne perdent pas de vue leur
stratégie et leur mandat de surveillance et pour faciliter la prise de décisions
éclairées qui seront ensuite exécutées. Nous parlerons aussi de l’organisation
efficace des réunions (établissement de l’ordre du jour et priorités, fréquence,
information à fournir, processus décisionnels, méthodes d’examen du
rendement des gestionnaires des placements, etc.).
Dans le cadre de cette conférence, M. Usher analysera les tendances à long
terme en matière de financement de l’enseignement supérieur au Canada,
discutera du possible recul auquel il faut s’attendre et présentera les
questions clés que chaque établissement doit se poser pour affronter avec
succès les années à venir.
Avec interprétation simultanée en français.
PAUSE
Commanditée par OfficeMax Grand & Toy
10 h 00 – 11 h 00
Salon des exposants ouvert
Grand hall et salle Montagu, Centre des congrès de Saint John
RÉCEPTION D’ACCUEIL
Commanditée par Chartwells Education Dining Services
18 h 00 – 19 h 30
Espace Hans W. Klohn, Campus de Saint John, University of New
Brunswick
L’un des bâtiments les plus verts du Canada vous attend pour une magnifique
soirée de retrouvailles où vous pourrez, le verre à la main, savourer avec
vos collègues de délicieux mets issus de produits frais, locaux et de culture
écologique, le tout sur fond de l’élégante musique de chambre du Saint John
String Quartet.
Après la réception, essayez l’un des nombreux restaurants réputés de Saint
John : vous trouverez une liste de suggestions dans votre sac de congressiste.
68
SÉANCES PARALLÈLES
11 h 00 – 12 h 15
Hôtel Delta Brunswick
Nous prions tous les congressistes de choisir à l’avance sur
leur formulaire d’inscription les séances parallèles auxquelles
ils comptent assister (une séance par plage horaire), car le
nombre de places est limité par la taille des salles.
Sécurité des données : nouvelles façons de faire
Lawrence Dobranski, directeur, Sécurité des TIC, accès et conformité,
L’ère où la sécurité des données sur le campus était assurée par un
réseau fermé et férocement protégé tire à sa fin : à l’heure où les
médias sociaux, les appareils mobiles et l’infonuagique infiltrent tous
les aspects de notre vie, travail compris, le modèle du château-fort ne
fonctionne plus. Quels sont les risques aujourd’hui pour les données?
Existe-t-il des approches qui combinent respect des politiques,
sensibilisation des usagers et conformité aux exigences de sécurité?
Découvrez-le dans cette séance.
Étendre l’approche « Best Value » à l’échelle de l’établissement
Mike Drane, directeur de l’approvisionnement, Dalhousie University
Brian Lines, professeur adjoint, University of Kansas
Préoccupée par les risques, les budgets, les échéanciers et les défis
internes et externes à relever, la Dalhousie University a décidé de
mettre en œuvre l’approche « Best Value » fondée sur les risques pour
l’approvisionnement, les contrats et l’exploitation. Quelques années
et plus de 15 projets plus tard dans des domaines aussi variés que la
conception, la construction, l’exploitation des installations, les services
de TI et les affaires, elle fait un retour sur cette expérience. Cette séance
fera état des bons coups tout comme des apprentissages faits sur le
chemin et exposera les éléments employés par la Dalhousie University :
documents d’appels d’offres, méthodes d’évaluation et de pointage,
approche par entrevues et ajouts au contrat. Les retombées quant au
rendement des projets retenus, les leçons à retenir et les idées de futurs
outils et stratégies pour la gestion de projets seront aussi abordées.
Contractuel ou employé, telle est la question!
Wendy Abel, directrice, Acquisitions et gestion des contrats,
Larry Guthrie, directeur, Services financiers, Simon Fraser University
Barry F. Travers, associé et chef d’unité de travail – West Tax,
KPMG s.r.l.
La ligne entre le statut d’employé et celui de relation contractuelle
ou d’affaires n’est pas claire, et laisser le soin à l’Agence du revenu
du Canada de trancher peut s’avérer coûteux. En fait, lorsqu’une
université embauche un contractuel qui se fait ensuite qualifier
d’employé, les deux parties en souffrent, car tant l’employeur que
l’employé nouvellement découvert reçoivent une facture d’impôts
avec pénalités, intérêts et primes d’assurance-emploi et de régie des
rentes à payer. Voyez quelles stratégies et procédures peuvent aider
les administrateurs universitaires à profiter au mieux des relations
contractuelles et quels écueils doivent être évités dans ces relations
parfois complexes avec des tiers indépendants.
Stratégies pour éviter l’iceberg de l’entretien différé
Jim Kadamus, vice-président, Sightlines LLC
Jeff Lamb, vice-recteur adjoint à la gestion des installations,
L’étude de 2014 de l’ACPAU sur l’entretien différé dans les universités
canadiennes a mis au jour des besoins de travaux d’entretien différé
totalisant plus de 8 milliards de dollars. La University of Alberta, la
Carleton University, la Dalhousie University et la University of New
Brunswick se sont associées pour retenir les services de la firme-conseil
ayant produit l’étude afin d’analyser les données en vue de comprendre les
facteurs menant à l’entretien différé et d’évaluer les besoins futurs ainsi
que les répercussions de l’entretien différé sur les coûts d’exploitation. Les
conférenciers vous dépeindront les stratégies envisagées pour rattraper
les retards et éviter l’explosion des coûts d’entretien différé dans les
universités concernées.
Au-delà des droits de scolarité :
comment développer une culture entrepreneuriale
David McGuire, directeur général, UFV International,
University of the Fraser Valley
John Predyk, conseiller spécial du recteur, Vancouver Island University
Le climat économique actuel oblige les universités canadiennes
à faire preuve de créativité pour produire de nouveaux revenus.
Deux universités viendront partager leur expérience à cet égard : la
Vancouver Island University, qui a procédé à l’examen de ses sources
de revenus et a encouragé l’éclosion d’une culture entrepreneuriale
dans son établissement; et la University of the Fraser Valley, dont le
bureau international a entrepris de réduire les coûts et de produire de
nouveaux revenus de diverses manières. La présentation sera émaillée
d’exemples concrets d’expériences réussies et de leçons tirées sur le
parcours.
Définir et diffuser les priorités de l’université
au moyen d’un tableau de bord stratégique (en français)
Denis Cossette, vice-recteur associé, Ressources financières,
Serge Nadeau, vice-recteur associé, Recherche institutionnelle et
Cette séance sera aussi offerte en anglais (« Using a Strategic
Dashboard to Define and Communicate University Priorities »)
le même jour à 15 h 30.
accomplis et pour affecter efficacement les ressources en vue d’atteindre ces
objectifs. Vous verrez dans cette séance le concept fondamental de tableau
de bord, les arguments appuyant le choix d’indicateurs clés et la façon dont
ces indicateurs orientent l’affectation des ressources.
DÎNER/SALON DES EXPOSANTS OUVERT
12 h 15 – 13 h 45
69
13 h 45 – 14 h 45
Nous prions tous les congressistes de choisir à l’avance sur leur
formulaire d’inscription les séances parallèles auxquelles ils
comptent assister (une séance par plage horaire), car le nombre de
places est limité par la taille des salles.
Concevoir et implanter un budget par centre de responsabilité :
l’expérience de la Queen’s University
Alan Harrison, vice-recteur principal et vice-recteur à l’enseignement et à la
recherche, Queen’s University
Megan Sheppard, directrice générale, Planification et budget,
L’approche budgétaire par centre de responsabilité est un sujet chaud dans
le milieu universitaire. Des représentants de la Queen’s University viendront
expliquer comment cette approche a été utilisée pour concevoir et mettre
en œuvre un nouveau modèle budgétaire en 2013. Différents facteurs de
succès sur les plans de la gouvernance et du cycle de planification seront
soulignés, et l’approche d’affectation des revenus et des dépenses, la clause
« d’exonération » conçue pour les unités opérationnelles et les implications
sur les domaines d’enseignement seront discutées. Enfin, les étapes suivantes
pour la Queen’s University, qui prévoit étendre le modèle après trois ans
d’essai, seront abordées.
Diligence raisonnable et conformité,
causes d’insomnie pour le recteur et le président du CA?
Michelle Plouffe, vice-présidente, avocate générale et agente de
conformité, Grant MacEwan University
Philip Stack, vice-recteur associé, Services de gestion du risque,
Le recteur et le président du CA assument une responsabilité fiduciaire
phénoménale dans les établissements d’enseignement supérieur qu’ils
dirigent. Aussi revient-il aux cadres supérieurs de leur faire la preuve que des
procédures de diligence raisonnable sont en place pour assurer la conformité
aux lois et règlements, de sorte que l’organisation puisse poursuivre ses
objectifs stratégiques tout en gérant efficacement les risques. La Grant
MacEwan University et la University of Alberta viendront présenter les
processus et mécanismes mis en place pour aider leur recteur et le président
de leur CA à dormir sur leurs deux oreilles.
Personnel enseignant et de recherche : enjeux et stratégies
de négociation au Québec et ailleurs au Canada (en français)
Claude Paradis, agent régional, Services d’appui à la négociation avec le
corps professoral (SANCP)
Cette présentation se veut un survol des principaux enjeux et stratégies
de négociation pour les divers personnels enseignants et de recherche des
universités au Canada. Autant que faire se peut, les enjeux soulevés aux
diverses tables de négociation seront placés dans leurs contextes politique
et budgétaire respectifs. Cette présentation fera également le point sur les
préoccupations et les enjeux de négociation identifiés par les associations
professionnelles et les centrales syndicales représentant le personnel
académique au Canada.
70
À l’étroit sur votre campus?
Comment planifier, gérer et utiliser pleinement votre espace
Mary Jane Adams, directrice, Planification du campus,
Shari McHugh, gestionnaire principale des finances,
McMaster University
Hugh Warren, vice-recteur associé, Exploitation et entretien des
bâtiments, Gestion des installations, University of Alberta
La population étudiante augmente alors que les budgets diminuent,
si bien qu’il faut maintenant relever ses manches pour aménager et
utiliser l’espace, devenu de plus en plus rare dans les établissements
postsecondaires. Une vaste recherche a été menée sur le sujet, et
nombre d’initiatives ont été entreprises sur les campus canadiens
pour relever le défi du manque d’espace et trouver des solutions
adéquates. Des difficultés demeurent néanmoins : profitez de
cette séance pour mieux connaître les normes sur les espaces
d’apprentissage, les modèles budgétaires utiles, la manière de
mesurer l’utilisation d’un espace, l’utilisation des données dans la
prise de décisions, et la gestion des horaires.
Un outil appréciable : l’appel d’offres négociable
Stephen Cook, directeur, Service de l’approvisionnement et des
contrats, University of Waterloo
Paul Emanuelli, avocat général et directeur général,
Les appels d’offres concurrentiels ont gagné en complexité et
en risques. Dans ce contexte, nombre d’institutions publiques
canadiennes de tous niveaux voient dans l’appel d’offres
négociable une solution souple minimisant les risques. Cette
séance vous donnera l’occasion de connaître ses avantages,
certaines réticences potentielles à y avoir recours et les
modifications aux procédures internes devant être faites pour
profiter vraiment de ce nouvel outil.
Comprendre et établir le coût des TI
Bob Gagne, dirigeant principal de l’information, Université York
Bala Kathiresan, directeur général, Services des technologies de
l’information, University of Windsor
Lori MacMullen, directrice générale, Conseil des dirigeants
principaux de l’information des universités canadiennes (CDPIUCCUCCIO)
Après une brève introduction au coût des TI (ce qu’ils recouvrent,
comment les mesurer, etc.), les représentants de deux
établissements membres du CDPIUC-CUCCIO viendront témoigner
de l’utilisation qu’ils font des données issues du programme
d’analyse comparative piloté par le Conseil pour alimenter la
discussion sur leur campus. Une discussion ouverte suivra sur les
coûts des TI et ce qu’ils comprennent exactement, la manière de
gérer efficacement ces dépenses et les zones de flexibilité.
PAUSE/SALON DES EXPOSANTS OUVERT
14 h 45 – 15 h 30
15 h 30 – 16 h 30
comptent assister (une séance par plage horaire), car le nombre
de places est limité par la taille des salles.
L’entente de partage de services,
une manière d’optimiser les ressources
Dwight Fischer, vice-recteur adjoint et dirigeant principal de l’information,
Services des technologies de l’information, Dalhousie University
Rita Neogy, directrice, Gestion de l’approvisionnement et Centre de services
intégrés, Service des finances, University of Calgary
Shane Royal, directeur, Gestion financière de la recherche,
Perry M. Sisk, directeur principal, Systèmes et soutien informatiques,
Saint Mary’s University
Le partage de services est certainement dans l’air pour le secteur universitaire
et se décline sous nombre de formes : embauche mixte, groupes d’achat,
regroupement des départements, groupes de travail mixtes, partenariats,
organismes de services facilitant la coopération entre plusieurs participants
dans le cadre d’ententes mutuellement bénéfiques et rentables, etc. Des
établissements viendront témoigner de leur expérience et des défis posés par la
création d’initiatives de services partagés et la mesure de leur succès, que ces
initiatives soient internes, comme le Centre de services intégrés des Services de
finances de la University of Calgary, ou externes, comme l’initiative de partage
des TI établie entre plusieurs universités de la région atlantique.
Comment instaurer une culture d’excellence du service
Janet Leblanc, présidente, Janet LeBlanc + Associates Inc.
Lucie Mercier-Gauthier, vice-rectrice associée, Services aux étudiants,
Désireuse d’améliorer la qualité de l’expérience étudiante, l’Université d’Ottawa
a stratégiquement misé sur le service global offert aux étudiants, au corps
professoral et au personnel. Pour devenir, comme elle le souhaitait, un leader en
excellence du service, l’université devait se renouveler et susciter l’enthousiasme
et l’engagement de ses employés quant à ce changement. Voyez comment vaincre la résistance et créer un mouvement incitant les employés à vivre le changement sans heurts, en plus de vous pencher sur les pratiques concrètes pouvant
être mises de l’avant pour obtenir des gains marqués en qualité du service.
La librairie universitaire, un service en transition
Mikhail Dzuba, directeur, librairie et boutique Spirit Shop,
Ed Kane, vice-recteur adjoint aux services universitaires, Carleton University
Chad Saunders, vice-président, Ventes au détail, University of Toronto Press
Définir et diffuser les priorités de
l’université au moyen d’un tableau de bord stratégique
Serge Nadeau, vice-recteur associé, Recherche institutionnelle et
Cette séance est aussi donnée en
français plus tôt le même jour, à 11 h 00.
accomplis et pour affecter efficacement les ressources en vue d’atteindre ces
objectifs. Vous verrez dans cette séance le concept fondamental de tableau
de bord, les arguments appuyant le choix d’indicateurs clés et la façon dont
ces indicateurs orientent l’affectation des ressources.
Doit-on accommoder les demandes
d’accommodement en milieu de travail?
Ashley Brown, conseillère en emploi et relations de travail,
Sherrard Kuzz LLP
Cheryl Sutton, directrice des ressources humaines, Nipissing University
L’application rigoureuse des lois sur les droits humains et la mise en place
de mécanismes de règlement des différends ont mené à une augmentation
des allégations de discrimination en milieu de travail et des demandes
d’accommodement. Cette question complexe doit être abordée par
l’employeur – qu’il s’agisse d’une université ou d’une autre organisation –
dans un esprit de compassion, mais aussi d’efficacité et de responsabilité
financière. Cette séance misant sur l’interaction aidera les cadres à mieux
repérer et gérer de manière stratégique certaines problématiques au cœur
même de l’humain : alcool et toxicomanie, stress et santé mentale, abus de
procédure, scepticisme institutionnel, maintien du moral des employés.
Forum des vice-recteurs
15 h 30 – 17 h 30
Salle Bellisle, Hilton Saint John
Sur invitation seulement
RÉCEPTION, DÎNER ET DANSE DU PRÉSIDENT
Commandités par Fisher Scientific
18 h 00 – minuit
L’ACPAU et le commanditaire de cette soirée chic vous invitent à un
savoureux repas qui servira de cadre pour remercier le président sortant
de l’ACPAU, M. Dave Button, et accueillir la nouvelle présidente, Mme Gitta
Kulczycki. Un DJ local, Hunter Sounds, animera ensuite la soirée pour vous
faire bouger sur la piste de danse avec vos collègues! À noter que la tenue
de soirée est de mise pour cette activité.
Les librairies universitaires étaient autrefois des entreprises stables et
profitables. Aujourd’hui, les choix se sont diversifiés et le marché est plus
concurrentiel que jamais. Le rapport aux livres et au matériel d’apprentissage
a aussi changé dans les salles de classe, mettant en péril la viabilité du modèle
des librairies. Découvrez comment les universités naviguent dans cette période
de changement et s’adaptent à la nouvelle réalité de manière à offrir aux
étudiants un service attrayant.
71
MARDI 16 JUIN
PETIT-DÉJEUNER
7 h 00 – 8 h 20
PLÉNIÈRE
8 h 30 – 10 h 00
Remise des prix de reconnaissance de l’ACPAU
Dévoilement des lauréats 2015 des prix de reconnaissance de l’ACPAU, parmi
lesquels le prix Ken Clements pour administrateur exceptionnel, le prix pour
service exceptionnel, le prix de leadership en apprentissage et le prix de du
leader émergent.
Discussion en panel commanditée par Morneau Shepell Ltd.
Qui devrait être moteur de changement dans les universités?
Norman M. Betts, ancien ministre des Finances du Nouveau-Brunswick et
professeur agrégé en administration des affaires, University of New Brunswick
Ronald Bond, conseiller principal, Ronald B. Bond Consulting, et ancien
vice-recteur principal et vice-recteur à l’enseignement et à la recherche à la
University of Calgary (animateur)
Tom Traves, recteur sortant, Dalhousie University
Pour faire suite à la conférence d’Alex Usher du lundi, deux experts baignant
depuis longtemps dans la gouvernance et l’enseignement supérieur
discuteront des changements nécessaires pour que les universités demeurent
durables et examineront à qui il faudrait confier la planification et la mise
en œuvre de ces changements en abordant notamment les aspects de
leadership, de gouvernance et de collaboration.
Avec interprétation simultanée en français.
PAUSE/SALON DES EXPOSANTS OUVERT
10 h 00 – 11 h 00
11 h 00 – 12 h 15
Nous prions tous les congressistes de choisir à l’avance sur
leur formulaire d’inscription les séances parallèles auxquelles
ils comptent assister (une séance par plage horaire), car le
nombre de places est limité par la taille des salles.
Sortir du modèle traditionnel des services de TI :
un éventail de possibilités
Robert Cook, dirigeant principal de l’information,
University of Toronto
Mark Roman, dirigeant principal de l’information et vice-recteur
associé, University of Saskatchewan
Bo Wandschneider, dirigeant principal de l’information et vicerectrice adjointe, Queen’s University
Les services de TI qui étaient auparavant centralisés au sein de
l’établissement peuvent maintenant être offerts par d’autres voies
comme l’infonuagique, les services partagés et l’externalisation.
Cette nouvelle réalité est appréciable, mais vient aussi avec son
lot de difficultés tant pour les DPI que les cadres concernés par ces
services. Explorez différentes facettes de ce sujet, notamment en
examinant les possibilités, leurs implications et leurs conditions
de fonctionnement, l’objectif étant d’établir, sur la base des
témoignages proposés, un cadre permettant la prise en compte de
chaque option.
Universités au Canada :
indicateurs de coûts, modèles de gestion et viabilité financière
Ken Snowdon, président, Snowdon & Associates
Les universités canadiennes font face à des défis financiers
sans précédent qui viennent remettre en question la viabilité du
modèle universitaire actuel. Cette séance présentera les faits
saillants d’une étude commandée par l’ACPAU sur le sujet en
s’attardant plus particulièrement aux principaux indicateurs de
coûts et aux facteurs clés qui façonnent désormais les finances en
enseignement supérieur.
Indicateurs de rendement des régimes d’avantages sociaux :
comment va le vôtre?
Greg Caines, associé, Morneau Shepell ltée
David H. Davidson, PDG, Interuniversity Services Inc.
Lily Fraser, vice-rectrice aux finances et à l’administration,
St. Thomas University
Le modèle collaboratif d’avantages sociaux mis en place dans les
universités et collèges communautaires de la région de l’Atlantique
mise sur l’analyse comparative en temps réel et les données sur le
rendement des régimes. Interuniversity Services Inc. et le comité
affilié sur les avantages sociaux s’occupent de mesurer et de
surveiller un ensemble d’indicateurs de rendement. Cette séance
donnera un aperçu du rendement atteint et illustrera la manière dont
les données recueillies sont utilisées pour améliorer les processus et
les régimes offerts aux employés.
72
Mobilité des étudiants à l’international : tendances et gestion du risque
Emprunts et dettes universitaires
Jean Demchak, directrice générale, groupes d’expertise en éducation et
institutions publiques, Marsh
Kathy Hargis, directrice, Gestion du risque, Lipscomb University
Michael Histed, directeur, Bureau de la gestion du risque, Université d’Ottawa
Kathrin Heitmann, adjointe au vice-président et analyste,
Michael Yake, vice-président et analyste principal,
La mobilité à l’international a radicalement changé au cours de la dernière
décennie. Les étudiants participent de plus en plus à une diversité
d’expériences d’apprentissage et de stages à l’étranger. Résultat : les
gestionnaires de risques doivent aider les étudiants à se protéger d’une
panoplie de risques plus vaste que jamais. Voyez comment les nouveaux
risques peuvent être contrôlés et réduits et venez échanger sur les lois en
vigueur et en discussion en matière de voyages à l’international dans le cadre
de l’enseignement supérieur.
Les universités doivent de plus en plus investir dans des
projets d’immobilisations qui ne sont plus financés par les
gouvernements. Cette séance brossera un portrait général
de la capacité d’endettement des universités canadiennes,
de l’évolution de la structure de la dette et de la manière
dont le Canada se compare aux États-Unis et à d’autres
pays à cet égard.
Construire de nouvelles résidences à l’aide du modèle PPP
Scott Mabury, vice-recteur aux opérations universitaires, University of Toronto
Richard Simm, associé, KPMG s.r.l.
Un représentant de la University of Toronto racontera comment son
établissement a su emprunter de nouveaux chemins pour bâtir de nouvelles
résidences avec la participation du privé (partenariats public-privé et
projets conjoints). Découvrez les principaux apprentissages faits au fil des
difficultés rencontrées, comment faire preuve de créativité dans la rédaction
d’ententes bénéficiant à toutes les parties, et quelles sont les pratiques
exemplaires à adopter pour faire fonctionner ces nouveaux modèles dans le
contexte universitaire.
DÎNER ET PRÉSENTATION DU CONGRÈS ACPAU 2016
Par le réseau de l’Université du Québec
12 h 15 – 13 h 45
13 h 45 – 14 h 45
comptent assister (une séance par plage horaire), car le nombre de
places est limité par la taille des salles.
Redéfinir les processus administratifs : utopie ou réalité?
Gayleen Gray, co-dirigeante principale de l’information et directrice adjointe
des Services de l’informatique et des communications, University of Guelph
Graham Kemp, directeur, Intégration des solutions et des applications
pratiques, Services des technologies et de l’information, University of Toronto
Nela Petkovic, dirigeante principale de l’information, Wilfrid Laurier University
La réingénierie des processus administratifs n’est pas nouvelle, mais sa
réalisation continue néanmoins d’être difficile. Nous tenterons, à partir de
deux études de cas où une redéfinition des processus a dû être entreprise
par des établissements pour mettre en œuvre des solutions, de répondre aux
grandes questions découlant de cette transformation, notamment : Est-ce
vraiment nécessaire de passer par là? Quels bénéfices en retire-t-on? Quelles
mesures incitatives sont nécessaires? Quels types de modèles fonctionnent?
Rapport sur la viabilité universitaire émis par les Services
d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP) :
faits, recommandations et plans d’action
Glenn Harris, agent régional, Services d’appui à la négociation
avec le corps professoral (SANCP)
La viabilité financière des universités est devenue un enjeu
majeur pour les administrateurs, particulièrement dans
le domaine des négociations collectives avec le corps
professoral. Cette séance présentera les constats, les
recommandations et les plans d’action issus des derniers
travaux des SANCP, en mettant un accent particulier sur les
coûts salariaux, la structure des salaires, la charge de travail
et la capacité d’enseignement.
La gestion du risque, processus ou culture? (en français)
Conférencier à confirmer
Basma Neaime, directrice performance organisationnelle,
Une fois le cadre et les étapes préliminaires d’un programme
institutionnel de gestion du risque d’entreprise établis, tout le
défi de la mise en œuvre et de l’amélioration du programme
commence. Les conférencières raconteront leur expérience
d’implantation de ce processus dans leur établissement
respectif, expliqueront comment elles ont su obtenir l’adhésion
à son égard et comment elles sont parvenues à encourager les
pratiques et la culture de gestion du risque.
Bien comprendre la culture universitaire pour
favoriser une communication efficace (partie 1 de 2)
Julie Stockton, directrice des ressources humaines,
Développement organisationnel et apprentissage,
Cet atelier fondé sur l’interaction expliquera comment tenir
compte de la culture et des caractéristiques de gouvernance
bien particulières aux universités pour communiquer avec
plus d’efficacité, particulièrement dans les relations entre
administrateurs et professeurs/chercheurs. Divers éléments
propres à la culture et à la gouvernance seront examinés,
et plusieurs scénarios seront proposés pour alimenter la
discussion. Atelier en deux parties : mardi 16 juin, de 13 h 45
à 14 h 45 (partie 1) et de 15 h 15 à 16 h 15 (partie 2).
73
Priorisation des programmes :
mesures, données-repères et autres outils
Serge Desmarais, vice-recteur principal et vice-recteur à l’enseignement et
à la recherche par intérim, University of Guelph
John Fraser, directeur, Initiatives stratégiques, enseignement et recherche,
Wayne Steffler, vice-recteur adjoint à l’administration,
Lorsqu’elles ont dû faire face aux difficultés financières qu’ont connues bien
des universités et collèges dernièrement, la Wilfrid Laurier University et la
University of Guelph ont décidé d’entreprendre la colossale tâche de prioriser
les programmes administratifs et pédagogiques. Découvrez les définitions de
programmes, modèles, outils de mesure et facteurs comparatifs élaborés par
ces deux établissements au fil du processus, sans oublier les procédures et
outils d’évaluation utilisés pour procéder à la priorisation des programmes.
PAUSE
14 h 45 – 15 h 15
15 h 15 – 16 h 15
comptent assister (une séance par plage horaire), car le nombre
de places est limité par la taille des salles.
Points saillants du Sondage 2014 de l’AUCC sur l’internationalisation
Nina Di Stefano, analyste principale des politiques,
Recherche universitaire et Relations internationales,
Association des universités et collèges du Canada
On définit l’internationalisation comme une série d’efforts institutionnels
faits pour donner une dimension internationale, mondiale et interculturelle
à l’enseignement, à la recherche et aux services universitaires. L’existence
de données agrégées fiables sur les activités d’internationalisation aide les
établissements à mesurer par comparaison leurs activités, à modeler leurs
politiques et programmes de manière stratégique, et à faire valoir à l’externe
leurs priorités stratégiques. L’AUCC commentera les faits saillants de son
Sondage 2014 sur l’internationalisation en faisant ressortir les tendances
émergentes et la manière dont le sondage peut alimenter le discours et
contribuer aux politiques concernant l’éducation internationale. La séance se
terminera par quelques réflexions sur la manière dont les sondages peuvent
aider les établissements d’enseignement supérieur à améliorer leurs activités
en matière d’internationalisation.
Les TI, un facteur clé dans l’atteinte des objectifs opérationnels
Damien Dumas, directeur principal, Services-conseils en TI, KPMG s.r.l.
Danielle Levasseur, dirigeante principale de l’information,
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Les services de TI sont bien plus que de simples fournisseurs : ils jouent un rôle
clé comme partenaires dans l’évolution du modèle d’affaires des organisations.
En effet, l’architecture organisationnelle oriente la vision globale de l’université et
contribue à optimiser les ressources de manière à soutenir sa mission en regard de
ses objectifs généraux. Les présentateurs se pencheront sur leur propre architecture organisationnelle en faisant ressortir les résultats et la valeur stratégique
qu’elle apporte au DPI, au chef des finances et à l’université en général.
Communication lors de négociations des conventions collectives :
pratiques émergentes
Helen MacGregor, directrice des finances et secrétaire adjointe au conseil des
gouverneurs, St. Francis Xavier University
Barbara Richards, agente régionale, Services d’appui à la négociation avec le
corps professoral (SANCP)
Par le passé, les syndicats s’adressaient librement à leurs membres et à la
population pendant des négociations, tandis que la partie patronale montrait
plus de réserve, ce qui menait à des allégations d’iniquité et de mauvaise
foi. De nos jours, la plupart des établissements consacrent des ressources à
la communication. Voyez comment et pourquoi ce changement de cap a eu
lieu et échangez dans le cadre de cette séance sur la manière d’établir des
communications sécuritaires en matière de relations de travail.
Des services auxiliaires pertinents : pratiques exemplaires
Kathryn Le Gros, directrice, Services à la communauté et au campus,
Camosun College
Andrew Parr, directeur général, Services d’accueil et des logements pour
étudiants, The University of British Columbia
David Shorey, directeur associé, Résidences d'apprentissage,
Heather Sutherland, vice-rectrice adjointe aux services auxiliaires,
Les services auxiliaires soutiennent la mission de l’établissement tout en offrant
des services à la communauté universitaire et en améliorant l’expérience des
étudiants de leur inscription jusqu’à leur diplomation. Apprenez quelles sont
les pratiques exemplaires actuelles en matière de services auxiliaires et voyez
comment ces derniers peuvent encore mieux répondre aux besoins des étudiants
et de l’ensemble de la communauté universitaire.
Bien comprendre la culture universitaire pour
favoriser une communication efficace (partie 2 de 2)
Julie Stockton, directrice des ressources humaines, Développement
organisationnel et apprentissage, The University of British Columbia
Voir description sous partie 1, mardi 16 juin, de 13 h 45 à 14 h 45.
SOIRÉE D’ADIEU
18 h 00 – 21 h 30
Complexe sportif de la University of New Brunswick (campus Saint John)
Venez faire vos adieux à la ville de Saint John avant votre départ dans le cadre
d’un « kitchen party » (fête champêtre) traditionnel des provinces maritimes.
Vous pourrez savourer une dernière fois les odeurs, saveurs et splendeurs de la
mer dans le cadre d’un souper au homard. Le band Bottoms Up!, une formation
de cinq musiciens de la côte Est, revisitera avec vous les grands classiques du
rock pour vous faire danser et vous divertir. Quelle belle manière de finir en
beauté notre événement!
PROGRAMME DES ACCOMPAGNATEURS
Ce programme comprend les petits-déjeuners du lundi et du mardi ainsi
que des billets et le transport pour les trois activités sociales du congrès
(réception d’accueil, réception, dîner et danse du président, soirée d’adieu).
Profitez-en pour inviter quelqu’un à Saint John!
Congrès – Du dimanche 14 juin au mardi 16 juin 2015
Le prix comprend :
• L’accès aux plénières et aux séances parallèles du lundi et du mardi.
Mardi 16 juin
7 h 00 – 8 h 20
Petit-déjeuner – Centre des congrès de Saint John
18 h 00 – 21 h 30
Soirée d’adieu – Complexe sportif de la University of New Brunswick
(campus Saint John)
INFORMATION TOURISTIQUE
Bienvenue à Saint John! Cette petite ville dynamique et historique est
située sur la côte sud du Nouveau-Brunswick, au bord de la superbe
baie de Fundy. Il s’agit d’ailleurs du seul endroit où les charmes urbains
se fondent au paysage grandiose et naturel de cette baie de renommée
mondiale. Il n’est guère étonnant que Saint John soit devenue le point de
départ préféré des touristes à la recherche d’aventures exceptionnelles
de tous genres. Ici, vous n’êtes jamais loin de nouvelles expériences
aussi agréables qu’inattendues, que ce soit une soirée gastronomique,
un orchestre qui joue sur la promenade, des baleines observées dans la
baie de Fundy ou la découverte des merveilles créées par les plus hautes
marées du monde.
Pour en savoir plus, visitez discoversaintjohn.com.
INSCRIPTION
Le petit-déjeuner, le dîner et les deux pauses-café du lundi et du mardi
•
L’accès à toutes les activités sociales :
•
Dimanche 14 juin
18 h 00 – 19 h 30
Réception d’accueil – Espace Hans W. Klohn, Campus de Saint John,
University of New Brunswick
Lundi 15 juin
7 h 00 – 8 h 20
Petit-déjeuner – Centre des congrès de Saint John
18 h 00 – minuit
Réception, dîner et danse du président – Centre des congrès de Saint John
•
•
•
•
Réception d’accueil – Dimanche soir*
Réception, dîner et danse du président – Lundi soir
Soirée d’adieu – Mardi soir*
L’accès au Live Learning Centre de l’ACPAU, où il sera possible après
le congrès de visionner toutes les séances qui auront été enregistrées
pendant l’événement.
* Il est possible d’acheter des billets supplémentaires pour ces activités.
Prix membre :
Prix non-membre :
Jusqu’au 1er mai
725 $
960 $
À partir du 2 mai
850 $
1 075 $
Activité facultative : L’ACPAU débouchée
55 $
Programme des accompagnateurs
L’inscription comprend :
330 $
•
Le petit-déjeuner du lundi et du mardi
•
L’accès à toutes les activités sociales :
•
•
•
Réception d’accueil – Dimanche soir
Réception, dîner et danse du président – Lundi soir
Soirée d’adieu – Mardi soir
INSCRIPTION SUR PLACE
Samedi 13 juin
13 h 00 – 18 h 00
Foyer, Centre des congrès de Saint John
Dimanche 14 juin
7 h 00 – 18 h 00
ET
Inscrivez-vous dès maintenant! Il suffit de visiter le www.acpau.ca et de
cliquer sur le lien sous la rubrique « Événements à souligner », puis de
suivre les instructions relatives à l’inscription et au paiement.
7 h 00 – 13 h 30
Hôtel Delta Brunswick (uniquement pour les congressistes pour qui le
séminaire précongrès a lieu à l’hôtel Delta)
FRAIS D’INSCRIPTION AU CONGRÈS
Séminaires précongrès – Dimanche 14 juin 2015
300 $ pour les membres (360 $ pour les non-membres). Comprend :
Lundi 15 juin
7 h 00 – 17 h 00
•
La participation à l’un des huit séminaires
précongrès du dimanche 14 juin 2015
•
Le petit-déjeuner, le dîner et les deux pauses-café
•
L’accès au Live Learning Centre de l’ACPAU, où il sera possible après
le congrès de visionner les sept autres séminaires précongrès.
Mardi 16 juin
7 h 00 – 17 h 00
Pour en savoir plus sur l’inscription au congrès, veuillez communiquer
avec Unconventional Planning, par téléphone au 613-721-7061
(sans frais en Amérique du Nord : 1-888-625-8455) ou par courriel à l’adresse
[email protected].
75
LIVE LEARNING CENTRE
Encore une fois cette année, l’ACPAU permettra aux congressistes
d’accéder à toutes les présentations enregistrées dans le cadre du congrès.
Les séances seront enregistrées en format audionumérique de haute
qualité et synchronisées avec les présentations PowerPoint avant d’être
mises en ligne peu après le congrès sur le Live Learning Centre, accessible
directement à partir du site Web de l’ACPAU. Chaque congressiste recevra
un identifiant personnalisé assorti d’un mot de passe qu’il pourra utiliser
pour accéder au contenu.
CODE VESTIMENTAIRE
Tenue d’affaires décontractée pour toutes les activités du congrès, à
l’exception du dîner du président, où la tenue de soirée est de rigueur.
TRANSPORT
Avion
Saint John se trouve à deux heures de vol de Toronto, à une heure de vol
de Montréal et à 45 minutes de vol d’Halifax. Air Canada offre chaque jour
plusieurs vols directs à partir de ces villes. L’aéroport de Saint John est situé à
16 km (25 minutes de route) du centre-ville de Saint John.
HÉBERGEMENT
Les deux hôtels officiels du
congrès sont le Hilton Saint
John, adjacent au Centre des
congrès de Saint John (où se
dérouleront les plénières et le
salon des exposants), et le Delta
Brunswick (où se tiendront les
séances parallèles), à cinq minutes
de marche du Centre des congrès.
À noter que les séminaires
précongrès seront répartis entre
ces deux hôtels.
La disponibilité des chambres et
les tarifs peuvent être
consultés sur le site
Web du congrès.
Air Canada
www.aircanada.com
1-888-247-2262
Air Canada offre 10 % de réduction aux personnes à destination du congrès
ACPAU 2015. Pour profiter de cette offre, allez sur aircanada.com et entrez
le code promo J7Y26PH1 dans la boîte prévue à cet effet au moment de
réserver vos billets. (Veuillez notez que cette réduction n'est pas disponible
au passagés des vols Tango.)
Taxi et transport routier
Diamond Taxi
648-8888
1-800-598-3988
Airport Limousine Services
506-636-0337
HMS Transportation
1-800-254-5466
ou 506-633-2044 www.hmstrans.com
QTS Executive Transport
506-977-4970 www.myQTS.ca
Traversier
Pour se rendre à Saint John à partir de la Nouvelle-Écosse, on peut
prendre le traversier à Digby. La traversée dure environ trois heures.
http://french.ferries.ca/princess-of-acadia-ferry-schedule-and-fares/
Autobus
Greyhound Canada offre des trajets en autobus à
destination et au départ de Saint John.
www.greyhound.ca
76
NOS COMMANDITAIRES
Merci à tous nos commanditaires!
Un événement d’envergure comme le congrès annuel de l’ACPAU ne serait pas possible sans l’extraordinaire soutien de
nos commanditaires. Le temps qu’ils nous consacrent de même que leurs contributions en argent, en produits et en services
permettent de rehausser la valeur de notre congrès et d’en faire un événement exceptionnel!
Partenaires principaux
Exposants
Activité facultative : ACPAU débouchée
Chartwells Education Dining Services
Air Canada
Fisher Scientific
Akran Marketing
KPMG s.r.l.
AMJ Campbell Inc.
Partenaire de prestige
Aramark Canada ltée
Séminaires précongrès
Morneau Shepell ltée
Armstrong Moving/United Van Lines
Aberdeen Asset Management
Best Doctors
CIBC Mellon
Partenaires majeurs
BMO Groupe financier
Concur Technologies
MNP
Campus Living Centres
Ernst & Young LLP
OfficeMax Grand & Toy
Canadian Campus Communities
Fiera Capital Corporation
Chartered Professional Accountants of Canada
CURIE
Hicks Morley
Dana Hospitality LP
HigherEdPoints
Ellucian
KPMG s.r.l.
Enterprise Holdings
MHPM maîtres de projets
Follett of Canada Inc.
RPR Environmental
Commanditaire officiel du développement
durable
Aramark Canada ltée
Commanditaire des sacs des congressistes
People Admin, Inc.
Partenaires associés
Arizona State University – Best Value Business Model
AVIS & Budget location de voitures
GovDeals, Inc.
IBM Canada ltée
International SOS
ICT Systems/Go Print Systems
Centurion Property Associates Inc.
Macquarie Equipment Finance
Commissionnaires
MCW Custom Energy Solutions Ltd.
Concur Technologies
Millennium Computer Systems Ltd.
FairTax
MERX Networks Inc.
Johnson Controls
MHPM maîtres de projets
Knightsbridge Robinson Surrette
peerTransfer
Mercer
People Admin, Inc.
RBC Banque Royale
Precise Parklink Inc.
Ricoh Canada
Scotiabank
Sightlines
Sodexo
The Scion Group
Tribal
Raymond James
RPR Environmental
SciQuest, Inc.
Staples avantage
University of Guelph CME Executive Programs
VISA Canada
Western Union Solutions d’affaires
77
Doing business with our ADVERTISERS
Company
Website
Phone
Addenda Capital
www.addenda-capital.com
514-287-7373
26
ARAMARK Canada
www.aramark.ca
416-255-6131 x3447 (Rob McNern)
40
Armstrrong Moving
www.armmove.com
888-670-4400
10
BNY Mellon Asset Management
www.bnymellon.com
416-775-5876 (Michael Parsons)
7
Canadian Pensions & Benefits Institute
www.cpbi-icra.ca
Centurion Asset Management Inc
www.centurionreit.com
888-992-5736
24
Chartwells
www.dineoncampus.ca
647-328-0709
28
Commissionaires
www.commissionaires.ca
888-688-0715
59
CURIE
www.curie.org
888-462-8743
9
D.L.G.L. Ltd
www.dlgl.com
450-979-4646 (Richard Rousseau)
6
D.P. Murphy Hotels and Resorts
www.dpmurphyhotelsandresorts.com
902-564-6555
78
Eckler Ltd.
www.eckler.ca/vision
416-696-3000
14
Enterprise Holdings Canada
www.caubo.ca/supplier_contracts/car_rentals
613-274-6931 (Melanie Smith)
49
FirstOnSite Restoration
www.firstonsite.ca
877-778-6731
19
Follett
www.follett.com/managedstores
800-FOLLETT
32
Foyston, Gordon & Payne, Inc.
www.foyston.com
416-848-1944 (David Adkins)
59
Good Earth Coffee House
www.goodearthcoffeehouse.com
888-294-9330
16
Greystone Managed Investments Inc
www.greystone.ca
416-309-2182
79
Invesco Trimark Ltd.
www.institutional.invesco.ca
416-324-7442
3
MFS Investment Management
www.mfs.com/getactive
416-862-9800
27
MNP LLP
www.mnp.ca
877-500-0792 (Maggie Kiel)
80
Phillips, Hager & North Investment
Management Ltd.
www.phn.com
855-408-6111
15
PricewaterhouseCoopers LLP
www.pwc.com/ca/education
416-863-1133
20
Shure Canada
www.shurecanada.com
800-363-8855
50
Sodexo
www.sodexo.ca
905-632-8592
2
Stitt Feld Handy Group
www.adr.ca
800-318-9741
34
Sun Life Investment Manageent
www.sunlifeinvestmentmanagement.com
855-807-7546
4
TD Asset Management
www.tdaminstitutional.com
888-834-6339
17
www.toron-ami.com
800-463-7475 (James Porter
or Jamie Brubacher)
25
Toron AMI International Asset Management
Page
49
Hospitality... Like Never Before!
Dalvay
CHARLOTTETOWN
SAINT JOHN
Sydney
Fredericton
Moncton
Hotels and ResoRts
dpmurphyhotelsandresorts.com
Saint John
Halifax
78
Charlottetown
Saint John • Fredericton • Moncton
Charlottetown • Dalvay • Halifax • Sydney
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Michael Gillis, Senior Vice-President, Business Development
416.309.2182
[email protected]
Greystone.ca
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