Cahier des Clauses Techniques Particulières

 Collège Émile Zola 19 rue de Los Heros 33185 LE HAILLAN Tél. : 05 56 28 08 29 Courriel : marches@clg­ezola.fr Marché public
Cahier des Clauses Techniques Particulières
Impression - n°2015-02
Contexte du marché
Le collège Émile Zola dispose actuellement de quatre copieurs en location : ● un copieur noir et blanc de type Sharp MX­M453n, installé à l’accueil de l’établissement, à disposition des agents administratifs ; ● un copieur noir et blanc de type Sharp MX­M453n, installé en salle des professeurs et utilisés par une cinquantaine d’utilisateurs ; ● un copieur couleur de type Sharp MX­2301n, installé au Centre de Documentation et d’Information, à disposition des élèves et enseignants pour l’impression, avec un accès physique restreint au personnel documentaliste ; ● un copieur couleur de type HP Color LaserJet CM2320nf, installé dans le bureau du Conseiller Principal d’Éducation, utilisé par lui seul ; et de trois imprimantes en location : ● une imprimante noir et blanc de type HP LaserJet P1102w, installée dans le bureau du magasinier, utilisée par lui seul ; ● une imprimante couleur de type HP LaserJet Color Pro CP1020, installée dans le bureau de la Principale adjointe, utilisée par elle seule ; ● une imprimante couleur de type HP LaserJet Color Pro CP1020, installée dans le bureau des responsables informatiques, utilisée par eux seuls. Le présent marché a pour objet de renouveler la location de ces équipements dont l’échéance est le 30 juin 2015, selon les spécifications détaillées dans chacun des lots : ● lot n°1 : location de trois copieurs multifonctions A3/A4 avec maintenance ; ● lot n°2 : location d’un copieur multifonctions A4 avec ou sans maintenance. Une solution de gestion de flux – PaperCut – est installée sur un serveur virtualisé Microsoft Windows Server 2008. Elle permet, à ce jour, de gérer les quotas d’impression de chaque utilisateur de l’établissement et de produire des statistiques. Toute personne ayant accès aux matériels d’impression (pour copie, impression ou numérisation) dispose d’un compte utilisateur défini dans l’annuaire centralisé (openLDAP). Cette solution n’est pas remise en cause dans le présent marché, le matériel proposé devra être compatible. Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 2 / 13 Lot n°1 : location de trois copieurs multifonctions A3/A4 avec
maintenance
Le présent lot porte sur le renouvellement de la location de trois copieurs multifonctions A3/A4 avec maintenance, à échéance du 30 juin 2015, à savoir : ● deux copieurs noir et blanc ; ● un copieur couleur ; par : ● un copieur noir et blanc ; ● deux copieurs couleur. Les utilisations ayant évoluées pendant la durée de la précédente location, quelques ajustements seront également à prendre en compte. Pour des raisons de simplification technique (gestion des drivers, maintenance,…), d’utilisation et de gestion quotidienne, les trois copieurs de ce lot devront être du même constructeur. Copieur couleur administratif
Le copieur noir et blanc existant, de type Sharp MX­M453n sera remplacé par un copieur couleur. Celui­ci remplacera, entre autre, deux imprimantes couleur actuellement en location. Le volume global d’impression/copie relevé pour la période de juillet 2010 à mars 2015, en monochrome est de 620 000 pages, avec une moyenne de 12 000 pages/mois sur les six derniers mois. Le nombre de pages est dérisoire sur la période estivale. Caractéristiques minimales demandées Gamme Couleur Volumes annuels prévisionnels Noir et blanc : 125 000 pages Couleur : 3 000 pages Vitesse minimale 50 pages par minute Formats A5, A4 et A3 Fonction copieur À plat ou via chargeur automatique de document Zoom, copie de cartes, copie de livre Fonction impression Impression en réseau et depuis clé USB Drivers PCL et PostScript, compatibles Microsoft Windows et Mac OS Interface 100/1000 baseT, RJ45 sous TCP/IP avec DHCP Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 3 / 13 Fonction numérisation Numérisation en réseau Vers courriel (annuaire et saisie directe), serveur SMB, clé USB Formats TIFF, JPEG et PDF/A Disque dur interne Mise en file d’attente des impressions, en vue de les déclencher depuis l’interface du copieur (code PIN) Chargeur de documents Chargeur automatique de documents, 100 pages, recto/verso Recto/verso Automatique pour l’impression, la copie et la numérisation Écran Tactile et couleur Alimentation papier 4 cassettes de 500 feuilles A5, A4 et A3 (modulables) By­pass de 100 feuilles multiformats, multigrammages et sur enveloppes Magasin grande capacité de 3500 feuilles A4 Basculement automatique des magasins Finitions Tri électronique décalé Module d’agrafage (1 et 2 points) 50 feuilles avec pli et piqûre à cheval Capacité minimale du bac de réception de 1 000 feuilles API Ouverture aux applications de gestion des utilisateurs externes Compatible PaperCut embarqué Divers Codes utilisateurs avec quotas Minimum une licence module OCR Gestion et supervision à distance du copieur, via interface Web, pleinement accessible depuis Mozilla Firefox, et ce sans plugin ou extension particulière (notamment Flash et Java) Commande automatique des toners, alertes (fin de vie des pièces ou des consommables, bourrage, etc.) doivent être relayées automatiquement aux personnes compétentes (prestataire ou en interne), par des moyens adéquats Option Clavier externe Le collège Émile Zola numérise via les matériels de reprographie une partie de ses documents. Généralement, il s’agit de numérisation dans le cadre de la dématérialisation et donc systématiquement de PDF/A. Selon les services, ces documents prennent des chemins assez variés, qu’on peut factoriser autour de quelques usages : ● envoi vers un répertoire partagé (SMB) ; ● envoi vers une adresse de courriel (parmi une liste, ou saisie directe). Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 4 / 13 La montée en puissance de la dématérialisation rend de plus en plus nécessaire l’utilisation d’un moteur de reconnaissance de caractères (OCR). Une variante pourra être proposée par les candidats avec un chargeur de document plus performant : ● possibilité de lire les recto/verso en un seul passage ● compression et indexage des PDF ● suppression des pages blanches ● séparation des fichiers ● clavier externe Copieur noir et blanc salle des professeurs
Le copieur noir et blanc existant, de type Sharp MX­M453n sera remplacé par un copieur noir et blanc équivalent. Le volume global d’impression/copie relevé pour la période de juillet 2010 à mars 2015, en monochrome est de 900 000 pages, avec une moyenne de 24 000 pages/mois sur les six derniers mois. Le nombre de pages est nul sur la période estivale. Caractéristiques minimales demandées Gamme Noir et blanc Volumes annuels prévisionnels Noir et blanc : 200 000 pages Vitesse minimale 45 pages par minute Formats A5, A4 et A3 Fonction copieur À plat ou via chargeur automatique de document Zoom, copie de cartes, copie de livre Fonction impression Impression en réseau et depuis clé USB Drivers PCL et PostScript, compatibles Microsoft Windows et Mac OS Interface 100/1000 baseT, RJ45 sous TCP/IP avec DHCP Fonction numérisation Numérisation en réseau Vers courriel (annuaire et saisie directe), serveur SMB, clé USB Formats TIFF, JPEG et PDF/A Disque dur interne Mise en file d’attente des impressions, en vue de les déclencher depuis l’interface du copieur (code PIN) Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 5 / 13 Chargeur de documents Chargeur automatique de documents, 100 pages, recto/verso Recto/verso Automatique pour l’impression, la copie et la numérisation Écran Tactile et couleur Alimentation papier 4 cassettes de 500 feuilles A5, A4 et A3 (modulables) By­pass de 100 feuilles multiformats et multigrammages Basculement automatique des magasins Finitions Tri électronique décalé Capacité minimale du bac de réception de 100 feuilles API Ouverture aux applications de gestion des utilisateurs externes Compatible PaperCut embarqué Divers Codes utilisateurs avec quotas Minimum une licence module OCR Gestion et supervision à distance du copieur, via interface Web, pleinement accessible depuis Mozilla Firefox, et ce sans plugin ou extension particulière (notamment Flash et Java) Commande automatique des toners, alertes (fin de vie des pièces ou des consommables, bourrage, etc.) doivent être relayées automatiquement aux personnes compétentes (prestataire ou en interne), par des moyens adéquats Variante Copieur de format A4 uniquement Copieur couleur CDI
Le copieur couleur existant, de type Sharp MX­2301n sera remplacé par un copieur couleur équivalent. Le volume global d’impression/copie relevé pour la période de juillet 2010 à mars 2015, en monochrome est de 250 000 pages, avec une moyenne de 3 500 pages/mois sur les six derniers mois. Le nombre de pages est nul sur la période estivale. Caractéristiques minimales demandées Gamme Couleur Volumes annuels prévisionnels Noir et blanc : 36 000 pages Couleur : 10 000 pages Vitesse minimale 25 pages par minute Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 6 / 13 Formats A5, A4 et A3 Fonction copieur À plat ou via chargeur automatique de document Zoom, copie de cartes, copie de livre Fonction impression Impression en réseau et depuis clé USB Drivers PCL et PostScript, compatibles Microsoft Windows et Mac OS Interface 100/1000 baseT, RJ45 sous TCP/IP avec DHCP Fonction numérisation Numérisation en réseau Vers courriel (annuaire et saisie directe), serveur SMB, clé USB Formats TIFF, JPEG et PDF/A Disque dur interne Mise en file d’attente des impressions, en vue de les déclencher depuis l’interface du copieur (code PIN) Chargeur de documents Chargeur automatique de documents, 100 pages, recto/verso Recto/verso Automatique pour l’impression, la copie et la numérisation Écran Tactile et couleur Alimentation papier 2 cassettes de 500 feuilles A5, A4 et A3 (modulables) By­pass de 100 feuilles multiformats et multigrammages Basculement automatique des magasins Finitions Tri électronique décalé Capacité minimale du bac de réception de 100 feuilles API Ouverture aux applications de gestion des utilisateurs externes Compatible PaperCut embarqué Divers Codes utilisateurs avec quotas Minimum une licence module OCR Gestion et supervision à distance du copieur, via interface Web, pleinement accessible depuis Mozilla Firefox, et ce sans plugin ou extension particulière (notamment Flash et Java) Commande automatique des toners, alertes (fin de vie des pièces ou des consommables, bourrage, etc.) doivent être relayées automatiquement aux personnes compétentes (prestataire ou en interne), par des moyens adéquats Maintenance
La maintenance des matériels loués est assurée par le titulaire à compter de leur mise en service, et dans la limite de la durée de la location. Elle s’effectuera dans les locaux du collège. Le titulaire est tenu de fournir et mettre à jour un carnet d’entretien. Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 7 / 13 Chaque copieur sera doté d’un carnet d’entretien. Ce dernier fera apparaître : ● le modèle de la machine, numéro et date de mise en service ; ● les principales consignes d’utilisation ; ● les dates d’intervention des visites préventives ; ● les dates d’intervention en cas de pannes ou de dysfonctionnements ; ● la liste des pièces et éléments changés. Ces prestations comprennent aussi bien celles relatives à la maintenance préventive (visites permettant de prévenir les risques de panne) qu’à la maintenance corrective (remise en état en cas de dysfonctionnement, panne dans le cadre d’une utilisation normale des appareils). Elles comprennent notamment les pièces, la main d’œuvre et les frais annexes (déplacements,…) et intègrent également le remplacement de toutes pièces d’usure. Le titulaire ne pourra être tenu responsable du mauvais fonctionnement du matériel dans les cas suivants : ● dommages consécutifs liés à la qualité du courant fourni, dégâts par eau, feu, chocs ou accidents causés sur place ; ● dommages survenus au matériel par suite de fausses manœuvres manifestes des utilisateurs ou par suite de détériorations accidentelles ou volontaires. Dans cette hypothèse, le titulaire pourra facturer, après acceptation par le collège d’un devis détaillé identifiant la cause exacte du dommage, le seul prix des pièces détachées nécessaires à la réparation à l’exclusion de tous autres frais. Le titulaire devra préciser la méthode d’enregistrement retenue pour les compteurs, en fonction du format imprimé ou numérisé. Le titulaire est tenu de fournir tous les consommables nécessaires au bon fonctionnement des matériels, notamment le toner, les agrafes, les bacs de récupération de toner, etc. à l’exclusion du papier. À cet effet, il met à disposition du collège un stock de consommables dont il assurera la gestion. L’approvisionnement des pièces détachées et consommables est réalisé avec des pièces d’origine. Le besoin en termes de disponibilité des matériels de reprographie nécessite un délai d’intervention de deux jours ouvrés maximum​
, et ce quels que soient : ● le système d’alerte utilisé (automatique ou manuel), ● la ou les pièces concernées (y compris les consommables). En cas d’immobilisation simultanée des deux matériels, l’intervention doit être réalisée dans un délais de un jour ouvré maximum. Le titulaire s’engage à intervenir sur appel téléphonique ou dès la transmission d’un fax, courrier électronique ou formulaire web, dans le délai maximal précisé ci­avant. Le titulaire s’engage à accuser Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 8 / 13 réception de la notification et à intervenir dans les délais précisés ci­avant à compter de cette notification. La maintenance s’exprimera en coût par copie, selon le nombre prévisionnel de pages énoncé ci­avant plus ou moins 10 %. Il sera exprimé pour les copies couleurs et noir et blanc. En cas de dépassement, en plus ou en moins du nombre prévisionnel de pages, le titulaire devra préciser les modalités d’ajustement du coût par copie. En aucun cas le titulaire ne proposera de maintenance avec un abonnement ou un engagement minimal sur le nombre de copies. Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 9 / 13 Lot n°2 : location d’un copieur multifonctions A4 avec ou sans
maintenance
Le présent lot porte sur le renouvellement de la location d’un copieur multifonctions couleur A4, de type HP Color LaserJet CM2320nf, actuellement sans maintenance par un copieur multifonctions couleur A4 équivalent avec ou sans maintenance. Le volume global d’impression/copie relevé pour la période de juillet 2012 à mars 2015, en monochrome est de 15 000 pages, avec une moyenne de 500 pages/mois sur les six derniers mois. Le nombre de pages est nul sur la période estivale. Caractéristiques minimales demandées Gamme Couleur Volumes annuels prévisionnels noir et blanc : 3 000 pages Couleur : 200 pages Vitesse minimale 20 pages par minute Formats A4 Fonction copieur À plat ou via chargeur automatique de document Zoom, copie de cartes, copie de livre Fonction impression Impression en réseau Drivers PCL et PostScript, compatibles Microsoft Windows et Mac OS Interface 100 baseT, RJ45 sous TCP/IP avec DHCP Fonction numérisation Numérisation en réseau Vers courriel (annuaire et saisie directe), serveur SMB, clé USB Formats TIFF, JPEG et PDF/A Chargeur de documents Chargeur automatique de documents, 50 pages, recto/verso Recto/verso Automatique pour l’impression, la copie et la numérisation Écran Tactile et couleur Alimentation papier 1 cassette de 250 feuilles A4 By­pass de 50 feuilles multiformats et multigrammages Divers Gestion et supervision à distance du copieur, via interface Web, pleinement accessible depuis Mozilla Firefox, et ce sans plugin ou extension particulière (notamment Flash et Java) Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 10 / 13 Options Ouverture aux applications de gestion des utilisateurs externes Compatible PaperCut embarqué Commande automatique des toners, alertes (fin de vie des pièces ou des consommables, bourrage, etc.) doivent être relayées automatiquement aux personnes compétentes (prestataire ou en interne), par des moyens adéquats Maintenance
La maintenance du matériel loué peut­être assurée par le titulaire à compter de la mise en service, et dans la limite de la durée de la location. Celle­ci n’est pas obligatoire dans le cadre de ce marché. Elle s’effectuera dans les locaux du collège. Le titulaire est tenu de fournir et mettre à jour un carnet d’entretien. Le copieur sera doté d’un carnet d’entretien. Ce dernier fera apparaître : ● le modèle de la machine, numéro et date de mise en service ; ● les principales consignes d’utilisation ; ● les dates d’intervention des visites préventives ; ● les dates d’intervention en cas de pannes ou de dysfonctionnements ; ● la liste des pièces et éléments changés. Ces prestations comprennent aussi bien celles relatives à la maintenance préventive (visites permettant de prévenir les risques de panne) qu’à la maintenance corrective (remise en état en cas de dysfonctionnement, panne dans le cadre d’une utilisation normale des appareils). Elles comprennent notamment les pièces, la main d’œuvre et les frais annexes (déplacements,…) et intègrent également le remplacement de toutes pièces d’usure. Le titulaire ne pourra être tenu responsable du mauvais fonctionnement du matériel dans les cas suivants : ● dommages consécutifs liés à la qualité du courant fourni, dégâts par eau, feu, chocs ou accidents causés sur place ; ● dommages survenus au matériel par suite de fausses manœuvres des utilisateurs ou par suite de détériorations accidentelles ou volontaires. Dans cette hypothèse, le titulaire pourra facturer, après acceptation par le collège d’un devis détaillé identifiant la cause exacte du dommage, le seul prix des pièces détachées nécessaires à la réparation à l’exclusion de tous autres frais. Le titulaire devra préciser la méthode d’enregistrement retenue pour les compteurs. Le titulaire est tenu de fournir tous les consommables nécessaires au bon fonctionnement des matériels, notamment le toner, les agrafes, les bacs de récupération de toner, etc. à l’exclusion du Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 11 / 13 papier. À cet effet, il met à disposition du collège un stock de consommables dont il assurera la gestion. L’approvisionnement des pièces détachées et consommables est réalisé avec des pièces d’origine. Le besoin en termes de disponibilité des matériels de reprographie nécessite un délai d’intervention de deux jours ouvrés maximum​
, et ce quels que soient : ● le système d’alerte utilisé (automatique ou manuel), ● la ou les pièces concernées (y compris les consommables). Le titulaire s’engage à intervenir sur appel téléphonique ou dès la transmission d’un fax, courrier électronique ou formulaire web, dans le délai maximal précisé ci­avant. Le titulaire s’engage à accuser réception de la notification et à intervenir dans les délais précisés ci­avant à compter de cette notification. La maintenance pourra être exprimée en coût par copie, selon le nombre prévisionnel de pages énoncé ci­avant plus ou moins 10 %. Dans ce cas, le coût par copie sera exprimé pour les copies couleurs et noir et blanc. En cas de dépassement, en plus ou en moins du nombre prévisionnel de pages, le titulaire devra préciser les modalités d’ajustement du coût par copie. En aucun cas le titulaire ne proposera de maintenance avec un abonnement ou un engagement minimal sur le nombre de copies. Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 12 / 13 Généralités
Les candidats reconnaissent avoir pris connaissance des contraintes techniques de tout ordre relatives à la mise en œuvre des prestations du présent CCTP. Ils sont réputés en avoir tenu compte dans l’établissement de leur réponse. Les offres s’établiront sur la base d’une durée ferme et non tacitement reconductible de 12 trimestres (3 ans), avec une variante sur 16 trimestres (4 ans) et une autre variante sur 20 trimestres (5 ans) La mise en œuvre ne devra pas entraîner de coupure de services pendant les horaires de fonctionnement du collège (du lundi au vendredi de 7h30 à 18h00). La mise en service effective est souhaitée au 1er juillet 2015. Collège Émile Zola, 33185 LE HAILLAN
CCTP ­ Impression ­ n°2015­02 13 / 13